Текст книги "Деловая коммуникация в профессиональной деятельности"

Автор книги: Альбина Панфилова

сообщить о нарушении

Текущая страница: 21 (всего у книги 38 страниц)

участников, каким образом, были ли те, кому не дали возможности высказаться?

10. Время было потрачено на поиск причин и виновных или на

поиск конструктивных решений?

11. По поводу принятого решения были ли сделаны прогнозы

эффективности, риска, появления потенциальных проблем, если

да, то почему?

САМОМАРКЕТИНГ

Тест “ВЛАСТНЫЙ ЛИ У ВАС ХАРАКТЕР?”

Ведете ли вы за собой людей или являетесь ведомым? Отвечайте “да”

или “нет”.

1. Умеете ли вы отказывать другим в их просьбах?

2. Избегаете ли разногласий, даже если думаете, что правы?

3. Легко ли подчиняетесь правилам и предписаниям?

4. Часто ли извиняетесь?

5. Вы перестанете носить одежду, если кто-то посмеется над ней?

6. Стараетесь ли модно одеваться?

7. Если одежда неудобная, но к лицу, будете ли вы носить ее?

8. Приходилось ли вам когда-нибудь грозить водителям или пешеходам?

9. Вы нетерпеливы к людям, которые не сразу понимают, чего от них хотят?

10. Употребляете ли нецензурные выражения?

11. Демонстрируете ли вы превосходство над другими людьми?

12. Мнения, высказываемые по телевизору, раздражают вас?

13. Можете ли честно сказать другому, что вас не устраивает качество

выполненной им работы?

14. Вы всегда говорите то, что думаете, невзирая на последствия?

15. Считаете ли вы себя нетерпимым?

16. Раздражаетесь, если проигрываете в споре?

17. Важные решения в жизни принимают за вас другие, не так ли?

18. Вы тратите деньги только на себя и свои удовольствия?

19. Одеваетесь ли вы так, чтобы привлечь внимание?

20. Нормально ли чувствуете себя в толпе?

Подсчитайте очки

Каждый положительный ответ приносит 1 очко, отрицательный – ноль.

Однако с 9-го по 18-й, а также 20-й вопросы оцениваются наоборот: “нет” -

1 очко, “да” – 0.

Результаты:

14-20 очков. Вы не лидер. Предпочитаете чужие подсказки, нежели

собственные решения. В трудных случаях вам бы хотелось полагаться на

руководство и выполнять его приказания.

7-13 очков. У вас непостоянный характер, однако можете руководить и

организовывать. Вам нравится советовать другим, что делать. Но, вероятно, вам не хватает того грамма агрессивности, который превращает

человека в настоящего лидера.

271

6 очков или меньше. Вы родились лидером, имеете властный характер и, вероятно, болезненно воспринимаете, когда вам указывают, что делать.

Если не удается занять важный пост, то вы можете стать бунтарем.

Тест “ЕСТЬ ЛИ У ВАС ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКАЯ ЖИЛКА?”

Ответ на этот вопрос поможет выявить тест. На каждый вопрос теста

нужно выбрать один вариант ответа, а затем подсчитать сумму очков.

1. Инициативны ли вы:

а) ищете дополнительные задания, очень искренни; б) находчивы, смекалисты при выполнении задания; в) выполняете необходимый объем работы без указаний руководства; г) ждете указаний.

2. Как относитесь к людям:

а) дружелюбны;

б) вежливы, приятны в обхождении;

в) иногда с вами трудно работать;

г) сварливы и некоммуникабельны.

3. Лидер ли вы:

а) вы внушаете уверенность и доверие;

б) умело отдаете эффективные приказы;

в) вы – ведущий;

г) вы – ведомый.

4. Ответственны ли вы:

а) проявляете ответственность при выполнении поручений; б) соглашаетесь с поручениями, хотя и не без протеста; в) неохотно соглашаетесь с поручениями;

г) уклоняетесь от любых поручений.

5. Ваши организаторские способности:

а) способны убеждать людей и выстраивать факты в логическом порядке; б) способный организатор;

в) средние организаторские способности;

г) плохой организатор.

6. Решительны ли вы:

а) быстры и точны;

б) осмотрительны и осторожны;

в) быстры, но часто делаете ошибки;

г) сомневаетесь в себе и боязливы.

7. Упорны ли вы:

а) целеустремленны, вас нелегко обескуражить трудностями; б) предпринимаете постоянные усилия;

в) у вас средний уровень упорства и решимости; г) почти никакого упорства.

За каждый вариант ответа получаете:

“а” – 4 очка, “б” – 3 очка, “в” – 2 очка, “г” – 1 очко.

Если вы набрали в сумме 12 очков и меньше – вы еще не предприниматель.

13-16 очков – у вас средние способности к предпринимательству.

17-20 очков – вы обладаете хорошими способностями к предпринимательству.

21-24 очка – у вас действительно есть предпринимательская жилка.

25-28 очков – вы перспективный предприниматель.

272

Тест “НАСКОЛЬКО ВЫ АКТИВНЫ?”

Для людей, ведущих переговоры, большое значение имеет жизненная

активность. Она влияет на деятельность, на производительность труда, на

принятие решений. Знаете ли вы себя с этой стороны?

Ответьте на вопросы теста, выбрав подходящий для вас вариант.

1. Убеждены ли вы в позитивном значении “школы жизни” для развития

человека?

а) да, б) нет.

2. Какую из функций современных политических лидеров вы считаете

наиболее важной?

а) реализация практических задач,

б) деятельность, направленная на защиту прав гражданина.

3. Хорошо ли вы себя чувствуете в атмосфере соревнования?

а) да, б) нет.

4. Ваша деятельность должна быть регламентирована

а) религиозными положениями,

б) материальными соображениями.

5. Если вы выбираете себе друга, то выбираете

а) человека предприимчивого, наделенного практическим умом, б) человека мечтательного.

6. Достаточно ли у вас энергии, чтобы преодолевать встречающиеся на

пути трудности?

а) достаточно, б) мало.

7. Считаете ли вы, что мы можем радоваться тому, что живем в такое

сложное время?

а) да, б) нет.

8. Любите ли вы смотреть на огонь?

а) люблю, б) не люблю.

9. Легко ли вы переносите отказ, даже если знаете, что вашу просьбу

выполнить невозможно?

а) легко, б) тяжело.

10. Разговорчивы ли вы?

а) да, б) нет.

11. Живете ли вы по принципу, что каждая дорога ведет к цели?

а) да, б) нет.

12. Любите ли вы действия, требующие быстроты?

а) люблю, б) не люблю.

Используя таблицу, подсчитайте сумму набранных вами очков.

№

[ вопроса

1

2

3

4

5

L 6

Вариант ответа

“а”

5

0

0

0

5

5

“б”

0

5

5

5

0

0

№

вопроса

7

8

9

10

И

12

Вариант ответа

“а”

5

0

0

0

5

5

“б”

0

5

5

5

0

0 ]

273

Если вы набрали:

0-40 очков. Ваша энергия не является вашим сильным качеством. Вы

неохотно берете на себя ответственность и с трудом принимаете решения.

Слишком много в вас равнодушия и осторожности.

45-60 очков. Вы энергичны и деятельны. У вас есть черты руководителя.

УПРАЖНЕНИЯ, ИГРЫ, ТРЕНИНГИ

Упражнение 1. “ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ”

Совещание – одна из форм коллективного принятия решений. Проверьте

правильность ваших действий при его организации и проведении с учетом

следующих ситуаций.

1. Вам предстоит провести совещание, предусмотренное календарным

планом или в связи с возникновением непредвиденной ситуации. Какую

подготовительную работу вы должны выполнить, чтобы обеспечить

эффективность совещания?

2. Какие приемы следует применять для контроля дискуссии в ходе

совещания: сохранение единства участников совещания, их мобилизация, фокусирование внимания на обсуждаемой задаче?

3. Вы заметили, что участники совещаний часто стремятся к

обсуждению возможности проведения в жизнь первого же предложения по

проблеме, даже если оно не очень рационально. Вам же кажется, что не мешало бы

поискать и другие варианты. Подумайте:

– что может заставить сотрудников искать решения типа “как делать”, а

не “что делать”?

– как следует поступить, чтобы подтолкнуть собравшихся на

расширение круга предложений?

4. Часто на совещаниях люди не слушают друг друга. Один говорит: “А – это В”. Другой вступает в диалог так, как если бы первый сказал: “А -

это С”. Словом, обсуждение проблемы превращается в обсуждение личных

позиций участников совещания, и конкретные доводы того или иного из них

игнорируются присутствующими.

Как вам следует вести себя в данной ситуации?

5. Вам трудно перед аудиторией говорить. Вы не можете собраться

перед выступлением на “публике”, даже перед небольшой группой людей

Вашей организации.

Каковы методы подготовки к выступлению? Как приобрести

уверенность в себе?

О чем надо помнить в процессе выступления, какие соблюдать правила?

6. Один из работников на совещаниях персонала обычно занимает

позицию противостояния. При этом все вынуждены выслушивать длинные и

туманные объяснения причин его несогласия, в силу чего впустую тратится

масса времени.

Стоит ли прервать выступающего и предложить ему связать сказанное с

предметом обсуждения?

Стоит ли повторять этот прием в том случае, если он не подействовал сразу?

Какие еще способы воздействия на этого подчиненного Вы могли бы

предложить?

274

упражнение 2

диализ ситуаций на совещании

Ситуация :

Вы – менеджер предприятия. Всем известно, что ваш генеральный

директор – руководитель не из худших, но имеет привычку на совещаниях

выбирать “козлом отпущения” одного из присутствующих и без особых на

то причин устраивать ему “разгон”. Сегодня дошла очередь и до вас…

Ваши действия?

Ситуация :

В самый напряженный период завершения производственной

программы один из сотрудников вашего коллектива заболел. Каждый из

подчиненных занят выполнением своей работы. Работа отсутствующего специалиста

также должна быть выполнена в срок. Вы решили провести совещание, чтобы принять решение. Как поступите?

– посмотрите, кто из сотрудников меньше загружен и передайте ему

дополнительную работу;

– предложите участникам совещания принять коллективное решение по

выходу из этой ситуации; (

– попросите своих самых активных помощников высказать свои

предложения, предварительно поручив им поговорить с персоналом; – предложите самому опытному и надежному работнику выручить

коллектив, взяв на себя дополнительное задание, и попросите участников

совещания поддержать вас в этом.

Упражнение 3

Ролевая игра “ВЫКИНЬТЕ СВОИ ПРОБЛЕМЫ”

Цель: помочь людям “уйти” от своих проблем и огорчений, в то же время

обеспечивая остальную группу материалом для обсуждения этих

проблем и выдвижения. предложений по их решению.

Процедура:

Эта игра может проводиться во время обычных совещаний по

отделениям, общих собраний или других деловых встреч. .

• Расскажите суть этой игры, отметив, что большинство людей постоянно

сталкиваются с различными проблемами производственного или личного

характера. Участникам игры предлагается решить проблемы сегодня.

• Попросите каждого участника сформулировать такие проблемы.

Будьте осторожны в отношении личностных черт, фраза “видеть щепку в

чужом глазу, а в своем и бревна не заметить” – не слишком удачный

юмор.

• Каждый участник записывает свои проблемы на листке бумаги. Затем они

комкают листки и выкидывают их в корзину для мусора.

• После того как все бумажки окажутся в корзине, образуйте группы из трех

человек, попросите выделить по одному человеку от группы, которые

будут вынимать записки из корзины.

• Теперь у “тройки” есть “вытянутая” проблема, и рабочей группе дается 3-5 минут, чтобы записать и обсудить сколько возможных решений они

успеют выработать за этот промежуток времени.

275

• Затем каждая группа излагает свою проблему и оглашает решения. Остальные

участники игры могут сделать добавления по поводу новых предложений.

• Повторяйте этот процесс столько раз, сколько позволяет время, или д0

тех пор, пока все проблемы не будут обсуждены.

Упражнение 4

Ролевая игра “УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ”

Цель: дать группе возможность изучить процесс изменений и показать, как

можно уменьшить сопротивление.

Процедура:

1. Разделите группу на подгруппы по четыре-пять человек, затем

попросите обсудить внутри команд следующие вопросы: • Вспомните последний случай, когда в деятельность вашей фирмы были

внесены какие-либо изменения.

• Были ли эти изменения встречены сопротивлением?

• Почему?

• Оглянитесь в прошлое: что могло бы облегчить внесение этих изменений?

2. Предоставьте достаточно времени для дискуссии. Затем каждая

команда выступит с сообщением.

3. Предложите вопросы для обсуждения:

– выявлены ли идентичные изменения?

– сколько человек не сопротивлялись изменениям? Попросите их рассказать

об этом;

– почему изменениям так часто сопротивляются?

– назовите несколько вещей, которые могут помочь вам легче провести

будущие изменения.

Советы:

Если члены группы – представители различных сфер деятельности, то

дискуссия принесет наилучшие результаты. Если все члены группы из

одного офиса, это может быть упражнением, где проявятся различные типы

поведения в момент коллективного обсуждения проблемы.

Пусть каждая группа выберет только одно изменение для дискуссии.

Однако если время позволяет, список можно расширить.

Упражнение 5

Ролевая игра “ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ БАРЬЕРЫ ПРИ ВОСПРИЯТИИ

ИЗМЕНЕНИЙ”

Цель: продемонстрировать участникам игры, что важно распознавать и

реально оценивать факторы, ограничивающие успех нашей

профессиональной деятельности.

Процедура:

1. Расскажите участникам игры историю о щуке, которую поместили в

одной половине большого аквариума, в другой же половине за стеклянной

перегородкой свободно плавали многочисленные мелкие рыбешки. Когда

щука становилась голодной, она делала попытки достать рыбешек, однако с

каждой новой попыткой лишь врезалась мордой в стеклянную перегородку.

Постепенно щука поняла, что достать рыбешек – невыполнимая задача, и

смирилась со своей участью. Когда перегородку аккуратно убирали, щука, к

276

удивлению, не атаковала рыбешек, даже если они отважно плавали вокруг

нее. Это иллюстрирует “синдром щуки”, который характеризуется следующим: • игнорированием изменений в ситуации;

? предположением полной осведомленности;

? склонностью к чрезмерному обобщению;

• слепым следованием прошлому опыту;

• неспособностью действовать в стрессовом состоянии; • отказом от рассмотрения альтернатив;

• чувством жертвы окружающей среды;

• неспособностью проанализировать ощущаемые принуждения.

Задание 1: проведите небольшое совещание и обсудите следующие вопросы: 1. Когда люди проявляют синдром щуки? Приведите примеры.

2. Как мы можем помочь другим (или себе) преодолеть эти

психологические барьеры?

3. Какие типы поведения вы хотели бы приобрести, а от каких отказаться?

4. Какие принуждения вы ощущаете на вашем рабочем месте?

Приведите примеры.

5. Как научиться постигать природу принуждений?

Советы:

–Для лучшего понимания группой рассматриваемых вопросов приведите

примеры из вашей жизни, наглядно демонстрирующие виды принуждений.

– Вы также можете предложить участникам совещания составить список качеств и

типов поведения, которые были бы полезны для преодоления синдрома щуки.

Задание 2: разработайте “Памятку” руководителю по внедрению инноваций и

преодолению психологических барьеров у людей консервативного типа.

В оставшееся время объясните участникам игры, что принуждения, которые, как нам кажется, держат нас “взаперти”, могут иногда быть созданы

нашим собственным восприятием ограничений окружающей нас

обстановки. Покажите это, попросив каждого участника игры назвать дело, которое

он хотел бы или, наоборот, не хотел бы сделать. Попросите перечислить все

факторы, которые сейчас мешают выполнению поставленной задачи. Затем

покажите приготовленную заранее таблицу и попросите участников разделить

ощущаемые ими принуждения в соответствии с диаграммой на реальные и

иллюзорные, жесткие и гибкие. Иллюзорные и гибкие типы в конце концов

могут быть исследованы, если не могут быть преодолены. Только

принуждения типа В (реальные и жесткие) представляют непреодолимые препятствия.

Когда принуждения будут разделены, обратите внимание группы на то, что одна организация ( ) обнаружила, что свыше 95% принуждений, выявленных экспертами, были классифицированы как иллюзорные или гибкие.

Одним словом, для каждого будет полезно проанализировать ощущаемые

ограничения, поэкспериментировать и убедиться, что он правильно оценивает

окружающую обстановку.

Природа принуждений

А

С

В

Д

Иллюзорные Реальные

277

Упражнение 6

Ролевая игра “ПО АНАЛОГИИ С ЖИВОТНЫМИ”

Цель: представить руководителям в легкой бесконфликтной форме их стиль

управления, каким он видится со стороны.

Процедура:

По завершении какого-нибудь организационного совещания или встречи

персонала проинформируйте группу о том, что вам было бы интересно уз·

нать мнение ее членов по поводу того, как вы провели совещание.

Вместо письменной или устной оценки попросите каждого участника

игры сравнить вас с каким-либо животным, с которым вы ассоциировались

в его представлении при проведении совещания. Попросите не льстить вам

и не уклоняться от честного ответа.

Примечание: это задание можно дать слушателям лекции или

участникам деловой игры после ее окончания.

Вопросы для обсуждения:

1. Как вы отреагировали на пожелание получить от вас честный ответ?

2. Есть ли какие-либо другие пути установления обратной связи такого рода?

3. Если некоторые из ваших коллег считают своих руководителей

слишком уж самоуверенными, как они могли бы тактично сказать об этом?

4. Какое животное можно было бы считать “идеальным” в данном

случае? Почему?

Советы:

– Когда будете давать задание группе, в шутливой форме скажите, что

предыдущая группа трижды сравнила вас с быком и дважды со слоном.

– Поддерживайте веселую атмосферу. Дайте понять группе, что вам

интересно ее мнение.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

ДЛЯ ВЫЯВЛЕНИЯ КОММУНИКАТИВНОЙ КОМПЕТЕНТНОСТИ

1. Какие типы совещаний вы знаете?

2. Что включает в себя подготовка деловых совещаний?

3. Каковы профессиональные цели деловых совещаний?

4. Типология людей, участвующих в совещании?

5. Что необходимо предусмотреть организатору?

6. Каковы правила поведения на совещании для руководителей?

7. Каковы правила поведения на совещании для участников?

8. Что нужно знать, чтобы контролировать дискуссию?

9. Как проанализировать результаты совещания?

10. Что необходимо предпринять руководителю?

11. Какие требования предъявляются к ведущему деловое совещание?

12. Чем отличаются совещания по мотивации труда от совещаний по

планированию?

13. В чем специфика совещаний по внутрифирменной организации?

14. В чем специфика совещаний по контролю за деятельностью работников?

15. Что предпринимать, если решений нет?

16. Что предпринимать, если разговор “ушел в сторону”?

17. Как управлять деловым совещанием в условиях конфронтации?

18. Что нужно знать, чтобы генерировать идеи прямо на совещании?

19. Чем отличается совещание от собрания, от дискуссии?

20. Можно ли делегировать полномочия по руководству совещанием?

278

Глава 4

ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ

“У меня есть ответ> не найдется ли у вас

вопроса?”

Буди Аллеи

На пресс-конференции место отвечающего

не обычный сгул, а горячая сковорода.

Дороти Доти

§ 1. ЗАЧЕМ ПРОВОДЯТ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЮ?

Пресс-конференция – встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с

представителями прессы, телевидения, радио с целью

информирования общественности по актуальным вопросам. Это общепринятое

и эффективное средство предоставления прессе такой информации, которая работает на паблисити фирмы, организации, личности и на

поддержание необходимого уровня паблик рилейшнз. Пресс-

конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы

обнародовать документ или информацию, которую с таким же

успехом можно передать с помощью пресс-релиза. Она является также

эффективным средством выдачи информации “не для протокола”, когда ее

не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные

информационные контакты журналистов с официальными лицами.

Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы

власти, организации, “важные” персоны, но они могут проводиться

и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в

профессиональных комментариях тех или иных событий.

Таким образом цель пресс-конференции – это информационно-

управленческая направленность, то есть представление точки зрения

фирмы (организации) на некоторую общественно значимую

проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а

также для поддержки имиджевых и рекламных целей.

§ 2. ВОПРОСЫ ДЛЯ РАЗДУМЬЯ:

А НУЖНА ЛИ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ?

Как известно, редакторы и репортеры очень занятые люди.

Профессионалы, занимающиеся информационным обеспечением, просто не могут себе позволить участвовать в мероприятии, посвященном какому-нибудь тривиальному событию, о котором можно

прочитать в присланных в СМИ материалах.

279

Если вы все же решили провести пресс-конференцию, задайте

себе несколько вопросов:

1. Является ли тема такой конференции новостью для СМИ?

2. Относится ли предмет пресс-конференции к тем, которые

вызовут общий интерес у аудитории?

3. Есть ли такие противоречия в предполагаемом обсуждении, которые позволят иметь по проблеме разные точки зрения, что

обусловит появление множества дополнительных вопросов и позволит

вам выразить свою точку зрения полно и обоснованно?

4. Является ли настолько необходимой демонстрация новых

товаров представителям прессы, нельзя ли сделать это иначе, например провести презентацию, ярмарку, выставку и пр.?

5. Является ли новый товар таким сложным, что его нельзя

представить, скажем, в передаче, где участвует только один

представитель СМИ?

6. Если вы собираетесь поведать на пресс-конференции о том, каковы прибыли компании или о слиянии или поглощении, или о A переезде на новое место, может быть, данное сообщение принесет

больше пользы, если оно будет сделано непосредственно после

ежегодного собрания акционеров или заседания совета директоров, так

как в этих случаях у репортеров будет больше возможностей

пообщаться и взять интервью у многих важных людей, принимающих

участие в собрании или заседании?

7. Развиваются ли события в вашей компании настолько быстро, что пресс-конференция или серия информационных брифингов

являются единственным способом держать прессу в курсе дела?

8. Думаете ли вы, что свободное обсуждение с представителями

прессы полуправдивых сведений о вашей компании, появившихся

ранее и показывающих ее в неблаговидном или даже порочащем

виде, является единственным способом разрешения создавшейся

проблемы?

Обдумывая ответы на эти вопросы, постоянно помните, что все

ваши успехи и неурядицы должны быть достаточно интересными

для широкого круга общественности, и тогда журналисты найдут

возможность прийти.

[Источник: Дороти Доти. Паблисити и пабликрилейшнз. Пер. с

англ. М., 1998, с. 211-212].

§ 3. ПОДГОТОВКА К ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ

Успех пресс-конференции обеспечивается тщательностью

концептуальной и организационной подготовки и в какой-то степени

удачей, которая далеко не всегда сопутствует такого рода

мероприятиям. Даже если вы тщательно подготовились, но неожиданно до-

280

пустили ошибку в терминах или споткнулись на ступеньке, сходя со

сцены, то именно это и появится на экране, а не ваше сообщение, цто же нужно предусмотреть и продумать заранее? И. В. Алешина в

книге “Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетёров”

рекомендует следующие шаги при подготовке пресс-конференции: 1. Выбрать время и дату проведения пресс-конференции с учетом

времени освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением. День проведения назначается, если есть

выбор, так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными

для общественности мероприятиями, способными отвлечь публику

от проводимой пресс-конференции.

2. Заранее известить СМИ о предстоящей пресс-конференции -

сначала почтой, а затем по телефону. Извещение должно быть

четким и ясным и содержать следующее:

– предмет (тема);

– дата, время и длительность проведения;

– место проведения;

– основной докладчик или информатор;

– имя и должность ПР-специалиста для контакта, его номер

телефона;

–возможны некоторые подробности, убеждающие редактора в

целесообразности освещения события.

Извещение должно достичь адресата за 7-10 дней до пресс-

конференции. За день до проведения следует сделать телефонный

звонок-напоминание.

3. Отпечатать для всех присутствующих необходимую

информацию или текст доклада, а также подготовить материалы для

рассылки в те газеты или журналы, чьи представители не присутствовали

на данном мероприятии.

4. Заранее подготовить сопутствующую информацию для

докладчика, например пресс-кит, включающий все относящиеся к

докладу, предмету и организации материалы.

5. Продумать место и способы регистрации прибывающих

журналистов, подготовить для раздачи специальные пакеты и папки с

пресс-релизами и фотографиями.

Итак, в результате подготовки вы должны иметь ответы на

следующие вопросы: I

• Каковы цель и тема пресс-конференции?

• Сколько человек должно в ней участвовать?

• Кто должен присутствовать обязательно?

• Где ее следует провести?

• Когда ее нужно проводить?

• Сколько времени она будет длиться?

• Что необходимо подготовить и организовать заранее?

281

§ 4. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ВСТРЕЧИ

С ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ ПРЕССЫ

Для того чтобы чувствовать себя увереннее, не только

проинформируйте прессу о готовящейся конференции, но и сами вступите

в контакт с журналистами. Как это можно сделать?

а. Когда репортер звонит вам, чтобы узнать, что нового в

компании, постарайтесь познакомиться с ним поближе. Дайте ему нужную

информацию не через секретаря, а сами. Станьте ценным для

репортера “источником” сведений.

б. Как бы вы ни были заняты, для представителей прессы всегда

держите дверь открытой. Будьте доступны. Дайте им знать, что вы

готовы для контакта по их просьбе. Старайтесь знакомиться с ними

в неформальной обстановке, если такая возможность представляется.

в. Поощряйте их задавать вам вопросы, выражать любые

жалобы, которые у них есть или о которых они слышали, а также

высказывать их мнения по важным для вас вопросам.

г. Многие вопросы журналистов могут показаться вам

примитивными, ибо только некоторые из них разбираются в вопросах

бизнеса. Постарайтесь это не демонстрировать, не отмахивайтесь от таких

вопросов, чтобы не оказаться в неприятной ситуации.

д. Используйте благоприятный случай познакомить журналиста с

вашей компанией, производимыми ею товарами и услугами. Когда

придет время, они напишут или расскажут о вашем бизнесе с

большим пониманием дела.

Но не забывайте – никакой конфиденциальности.

§ 5. КАК ГОТОВИТЬСЯ К ВОПРОСАМ

Превентивно можно предположить, что вам зададут очень

неприятные или нежелательные вопросы, так называемые

“провокационные” или вопросы-“ловушки”. Чтобы не попасть

впросак, заранее посоветуйтесь с вашим адвокатом и другими членами

руководства компании по поводу ответов на них.

Ответы готовьте разные, как можно откровеннее и полнее. Они

могут носить предварительный характер, гипотетический, подготовьте объяснение, с чем это связано.

Ответ “Не для записи” используйте как можно реже, в тех

случаях, когда вы хотите обсудить ситуацию, не высказываясь по

существу дела публично.

Когда речь идет о конфиденциальной информации, то еще одним

вариантом ответа может быть заявление, что в настоящее время У

вас нет данных, чтобы ответить на вопрос, но что вы в самое

ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этот вопрос, и

ответите на него. Такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним

282

готовиться и, если обещаете ответить позже – это нужно потом

обязательно выполнить.

Нежелательно при ответах на вопросы использовать фразы типа

“без комментариев”, постарайтесь иметь ответ на любой случай.

В среде журналистов всегда находятся такие, кто играет не по

правилам, то есть задает вопросы не по теме пресс-конференции, они

хотят использовать момент, чтобы выудить у вас необходимую

информацию о вашей фирме, ее услугах, продукции и пр. Необходимо

предусмотреть такого рода вопросы и хотя бы в общих чертах

подготовить на них ответы или мотивированно объяснить их невозможность.

Для подготовки ответов используйте так называемую

“дискуссию дилетантов”. Пусть в ней участвуют самые разные

люди – компетентные в вашем деле и ничего о нем не знающие.

Попросите их сформулировать свои вопросы и, если окажется, что есть

такие, на которые вы не можете убедительно ответить, возьмите эти

вопросы для дополнительной проработки.

Хорошо бы поработать с так называемым “адвокатом дьявола”, который имеет очень острый, саркастический ум и при этом очень

мало знает о вашей фирме. Его каверзные вопросы будут для вас

особенно полезны. Пусть он или они задают свои вопросы до тех

пор, пока не поймут, какую фирму вы представляете, чем

занимаетесь, в чем суть вашей благородной миссии. Если есть возможность, запишите беседу на магнитофон, чтобы потом поработать над не

очень корректными или неясными ответами.

Продумайте все термины и их адекватную интерпретацию, не

используйте в ответах жаргонные, арготические слова и выражения, так как на пресс-конференции это недопустимо.

И, наконец, разыграйте потенциальную пресс-конференцию в

ролях, с участием в ней ваших юридических и технических

экспертов, которым поручите отследить ваше сообщение и ответы на

вопросы с профессиональной и коммуникативной точек зрения. Такие

репетиции придадут вам внешний лоск и уверенность.

И последняя рекомендация: если возникнет необходимость

объяснять технические подробности или давать технические

характеристики, лучше поручите сделать это экспертам и

специалистам – они обеспечат точность и понятность.

§ 6. ГДЕ И КАК ПРОВОДИТЬ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЮ

Пресс-конференцию рекомендуется проводить в специальном

помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в

чьем-либо офисе или в большом актовом зале, где все будут

смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному

помещению, что создаст неудобства для коммуникации. Зачастую ор-

283

ганизаторы используют для пресс-конференции административные

аудитории или бизнес-центры в отелях.

В помещении должно быть достаточно стульев для всех

участников. Следует проверить работу обеспечивающего оборудования -

участникам встречи должно быть удобно делать записи, слушать и

задавать вопросы. Для телевизионных команд заранее надо

подготовить место для размещения камер. Необходимо позаботиться и о

том, чтобы участникам были видны демонстрируемые образцы

товаров. Для выступающих не только установить микрофоны и

диктофоны, но и заранее проверить качество их работы, а также

подготовить место для их размещения.

Следует предусмотреть, что кто-то может прийти на

конференцию на двадцать минут раньше, поэтому уборку и подготовку

помещения надо закончить заранее.

Чтобы не было очередей при регистрации, нужно подключить к

этой работе несколько человек и столы поставить в таком месте, чтобы никто не закрывал входа в зал. Личные приветствия от пресс-

секретаря или его заместителей приведут журналистов в хорошее

расположение духа с самого начала.

Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их

именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было

прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды, если