Текст книги "Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур"
Автор книги: Сергей Ковалев
Соавторы: Валерий Ковалев
Жанр:
О бизнесе популярно
сообщить о нарушении
Текущая страница: 25 (всего у книги 30 страниц)
6.4. Структурные регламенты
Структурные регламенты регламентируют оргструктуру компании и выполняемые ею процессы. Этот тип документов регламентирует компанию с точки зрения оргструктуры – в них прописываются сначала структурные единицы, а потом указываются процессы, которые они выполняют.
Существуют три вида структурных регламентов. Первый вид представлен регламентом верхнего уровня и называется положением об организационной структуре компании. Второй вид представляет группу документов среднего уровня, регламентирующих структурные подразделения. Эти регламенты называются положениями о структурных подразделениях, и их количество определяется широтой и глубиной регламентации предприятия. И последний третий вид структурных регламентов представляет группу документов, регламентирующих самый нижний уровень оргструктуры – персонал. Эти регламенты называются должностными инструкциями, и их количество также определяется широтой и глубиной регламентации компании.
Различия между тремя видами структурных регламентов определяются уровнем описания оргструктуры. Если положение об оргструктуре описывает всю структуру предприятия агрегировано, то положение о подразделении описывает только структуру отдела, а должностная инструкция используется на самом нижнем уровне и детально описывает должностные обязанности сотрудников.
6.4.1. Положение об организационной структуре компании
Положение об организационной структуре описывает структуру предприятия на верхнем уровне, показывая, из каких структурных единиц состоит компания и какие процессы они выполняют.
Помимо этого положение об оргструктуре имеет и другие важные разделы, такие как: общие положения, порядок внесения изменений, приложения и пр.
Типовая структура положения об оргструктуре с максимальным перечнем разделов, которые этот документ может содержать, приведена в табл. 6.7.
Табл. 6.7. Типовая структура положения об оргструктуре с максимальным перечнем разделов
I. Общие положения
1.1. Назначение (цели) положения;
1.2. Область применения положения (структурные подразделения, должности и процессы, деятельность которых регламентируется положением);
1.3. Внутренние и внешние документы, регламентирующие оргструктуру компании (законы, уставы, положения, приказы, акты, распоряжения, стандарты и т. д.);
1.4. Термины, определения и сокращения, используемые в положении;
1.5. Прочее.
II. Организационная структура компании первого уровня
2.1. Структурная единица 1;
2.2. …
Примечание: В этом разделе приводится описание оргструктуры компании первого уровня.
III. Бизнес-направления компании первого уровня
3.1. Бизнес-направление 1;
3.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-направлений (продуктовых групп, рынков) компании первого уровня.
IV. Бизнес-процессы компании верхнего уровня
4.1. Бизнес-процесс первого уровня 1;
• Бизнес-процесс второго уровня 1.1 (процедура);
• …
4.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-процессов компании первого-второго уровня.
V. Распределение бизнес-направлений и бизнес-процессов по оргструктуре
5.1. Структурная единица;
• Бизнес-направления, в которых задействована структурная единица;
• Бизнес-процессы, в которых задействована структурная единица.
5.2. …
Примечание: В этом разделе приводится описание распределения бизнес-направлений и бизнес-процессов по оргструктуре первого уровня. Здесь для каждой структурной единицы указываются бизнес-направления и бизнес-процессы, в которых структурная единица задействована.
VI. Контроль и ответственность
6.1. Процедура контроля исполнения настоящего положения;
6.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего положения.
VII. Порядок внесения изменений в положение
Примечание: В этом разделе описывается порядок внесения изменений в положение или, другими словами, описывается процедура его актуализации.
VIII. Приложения
8.1. Графические схемы оргструктуры компании до первого уровня;
8.2. Графические схемы распределения бизнес-направлений и бизнес-процессов по оргструктуре первого уровня;
8.3. Графические схемы основных взаимодействий структурных единиц первого уровня.
Структура первого раздела «Общие положения» аналогична подобным разделам процессных регламентов.
Во втором разделе положения описывается оргструктура компании до первого уровня. При ее описании перечисляются структурные единицы первого уровня – департаменты или отделы предприятия, для которых разрабатывается положение.
В третьем разделе положения об оргструктуре перечисляются бизнес-направления деятельности компании, которые представляют продуктовые группы или рынки, на которых компания работает и получает прибыль.
Четвертый раздел регламента содержит иерархический перечень основных, обеспечивающих и управленческих бизнес-процессов компании как первого, так и второго уровней. Причиной детализации процессов до второго уровня является то, что процессы первого уровня являются сквозными и в их выполнении участвуют различные подразделения первого уровня. В результате этого каждое подразделение первого уровня полностью выполняет только процессы второго уровня. Именно поэтому их и нужно указать для того, чтобы описание распределения процессов по оргструктуре было достаточно информативным.
Пятый раздел положения содержит информацию о распределении бизнес-направлений, основных, обеспечивающих и управленческих бизнес-процессов по оргструктуре первого уровня. Здесь для каждого подразделения указываются бизнес-направления и бизнес-процессы первого уровня, за которые они отвечают, а также бизнес-процессы второго уровня, исполнителями которых они являются.
Структуры шестого и седьмого разделов положения об оргструктуре «Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в положение» аналогичны подобным разделам процессных регламентов.
По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.
В последнем восьмом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы оргструктуры компании, схемы распределения бизнес-направлений и процессов по структурным единицам и графические схемы основных взаимодействий этих структурных единиц.
Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение об оргструктуре компании. По аналогии с процессными регламентами в каждом конкретном случае необходимо выбрать перечень основных разделов, наиболее актуальных для текущих целей регламентации. Минимальный формат этого структурного регламента представлен разделом V.
В табл. 6.8. приведен фрагмент положения об оргструктуре, разработанного для кондитерской фабрики.
Табл. 6.8. Фрагмент положения об оргструктуре кондитерской фабрики
Положение об организационной структуре кондитерской фабрики
I. Общие положения
1.1. Назначение
Положение об организационной структуре (далее Положение) кондитерской фабрики
(далее Предприятие) регламентирует оргструктуру и процессы, выполняемые структурными подразделениями верхнего уровня предприятия.
1.2. Область применения
Настоящее положение должны знать и использовать в своей работе все руководители верхнего уровня предприятия.
II. Организационная структура предприятия верхнего уровня
Организационная структура предприятия первого уровня состоит из следующих структурных подразделений:
2.1. Конфетный цех;
2.2. Бисквитный цех;
2.3. Коммерческая служба;
2.4. Департамент логистики;
2.5. Энерго-механическая служба;
2.6. Департамент экономики и финансов;
2.7. Служба персонала;
2.8. …
III. Распределение бизнес-процессов по оргструктуре предприятия верхнего уровня
Структурные подразделения предприятия верхнего уровня выполняют и отвечают за выполнение следующих бизнес-процессов:
3.1. Конфетный цех
– Контроль наличия остатков конфет на складе;
– Планирование производства конфет;
– Складирование и хранения сырья в цехе;
– Производство конфет.
3.2. Бисквитный цех
– Контроль наличия остатков бисквитов на складе
готовой продукции;
– Планирование производства бисквитов;
– Складирование и хранения сырья в цехе;
– Производство бисквитов.
3.3. Коммерческая служба
– Планирование продаж;
– Закупка сырья;
– Продажа продукции.
3.4. Департамент логистики
– Доставка сырья от поставщиков;
– Складирование и хранение продукции на складе;
– Доставка продукции клиентам.
3.5. Энерго-механическая служба
– Обслуживание и ремонт автотранспорта;
– Обеспечение автотранспорта ГСМ.
3.6. Департамент экономики и финансов
– Проведение финансовых расчетов;
– Обеспечение финансовыми ресурсами;
– Бюджетирование деятельности;
– Расчет себестоимости продукции;
– Проведение экономического анализа.
3.7. Служба персонала
– Подбор персонала;
– Ведение кадрового учета;
– Обучение и развитие персонала;
– Мотивация персонала.
3.8. …
На практике для малых и средних компаний часто разрабатываются упрощенные варианты положения об оргструктуре. Эти положения представляют собой матрицу распределения бизнес-процессов по оргструктуре, похожую на ту, которая использовалась при разработке положения о процессной системе управления, за исключением двух отличий.
Первое отличие матрицы оргструктуры от процессной матрицы связано с тем, что матрица транспонирована или перевернута вокруг своей главной диагонали, идущей от верхнего левого угла к правому нижнему. Второе отличие связано с тем, что в матрице оргструктуры помимо ответственности структурных единиц за бизнес-процессы верхнего уровня также показывается их участие в выполнении других бизнес-процессов.
Пример такого упрощенного положения об оргструктуре производственного предприятия приведен в табл. 6.9.
Табл. 6.9. Пример упрощенного положения об оргструктуре завода
Положение об организационной структуре производственного предприятия
6.4.2. Положения о структурных подразделениях
В положении об оргструктуре компании были представлены структурные подразделения верхнего уровня. По каждому из них агрегировано были перечислены бизнес-направления и бизнес-процессы, в которых они задействованы. Внутренняя структура, детальное описание процессов и распределение ответственности за бизнес-процессы внутри подразделений не рассматривались. Для подобного описания используются другие структурные регламенты – положения о подразделениях. При максимальной широте регламентации компании по каждому структурному подразделению разрабатывается положение.
Положение о подразделении аналогично положению об оргструктуре за тем исключением, что вместо описания структуры компании верхнего уровня, описывается оргструктура подразделения. Другим отличием положения о подразделении является то, что в него включены дополнительные разделы: задачи подразделения, ключевые показатели подразделения – KPI(d), права и полномочия руководителя подразделения, взаимодействие подразделения с другими подразделениями компании и пр.
Типовая структура положения о подразделении с максимальным перечнем разделов, который этот регламент может содержать, приведена в табл. 6.10.
Табл. 6.10. Типовая структура положения о подразделении с максимальным перечнем разделов
I. Общие положения
1.1. Назначение (цели) положения;
1.2. Область применения положения (структурные подразделения, должности и процессы/функции, деятельность которых регламентируется положением);
1.3. Вышестоящее структурное подразделение, в которое входит подразделение;
1.4. Название должности руководителя структурного подразделения;
1.5. Вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется руководитель структурного подразделения;
1.6. Внутренние и внешние документы, регламентирующие деятельность структурного подразделения (законы, уставы, положения, приказы, акты, распоряжения, стандарты и т. д.);
1.7. Термины, определения и сокращения, используемые в положении;
1.8. Прочее.
II. Бизнес-направления подразделения
2.1. Бизнес-направление 1 (продуктовая группа, продукт, рынок, клиент, регион);
2.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-направлений (продуктовых групп, продуктов, рынков, клиентов, регионов), в которых задействовано структурное подразделение.
III. Задачи подразделения
3.1. Задача 1;
3.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень задач, решение которых возлагается на структурное подразделение.
IV. Организационная структура подразделения
4.1. Структурная единица 1 (входящая в состав подразделения);
4.2. …
Примечание: В этом разделе описывается оргструктура подразделения, то есть указываются структурные единицы, входящие в состав подразделения и их иерархия.
V. Бизнес-процессы (функции) подразделения
5.1. Бизнес-процесс 1 (функция);
5.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-процессов (функций), которые структурное подразделение выполняет и которые входят в зону его ответственности.
VI. Распределение бизнес-направлений и бизнес-процессов по оргструктуре подразделения
6.1. Структурная единица 1 (входящая в состав подразделения);
• Бизнес-направления, в которых задействована структурная единица;
• Бизнес-процессы, в которых задействована структурная единица.
6.2. …
Примечание: В этом разделе приводится описание распределения бизнес-направлений и бизнес-процессов по оргструктуре подразделения. Здесь по каждой структурной единице подразделения указываются бизнес– направления и бизнес-процессы, в которых они задействованы.
VII. Ключевые показатели подразделения – KPI(d)
7.1. Ключевой показатель 1;
Конечное целевое значение показателя;
Промежуточные целевые значения показателя.
7.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень ключевых показателей структурного подразделения – KPI(d) и по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения.
VIII. Права и полномочия подразделения
8.1. …;
8.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень прав и полномочий, которые предоставляются руководителю и сотрудникам структурного подразделения для эффективного управления своим подразделением и выполнения его ключевых показателей – KPI(d).
IX. Взаимодействия подразделения с другими подразделениями
9.1. Подразделение-контрагент 1 (другое подразделение, с которым подразделение взаимодействует);
Информационные и материальные потоки, получаемые структурным подразделением от подразделения-контрагента 1;
Информационные и материальные потоки, предоставляемые структурным подразделением подразделению-контрагенту 1;
9.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень подразделений-контрагентов, с которыми структурное подразделение взаимодействует. Для каждого подразделения-контрагента указывается перечень информационных и материальных потоков, которые оно предоставляет подразделению, а также перечень информационных и материальных потоков, которые контрагент получает от подразделения.
X. Контроль и ответственность
10.1. Процедура контроля исполнения настоящего положения;
10.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего положения.
XI. Порядок внесения изменений в положение
…
Примечание: В этом разделе описывается порядок внесения изменений в положение или, другими словами, описывается процедура его актуализации.
XII. Приложения
12.1. Графические схемы оргструктуры подразделения;
12.2. Графические схемы распределения бизнес-направлений и бизнес-процессов по оргструктуре подразделения;
12.3. Графические схемы взаимодействий структурного подразделения с другими подразделениями компании.
Первый раздел «Общие положения» в отличие от положения об оргструктуре компании содержит ряд дополнительных подразделов. В них указывается вышестоящее структурное подразделение и должностное лицо, которому подчиняется руководитель подразделения, а также приводится прочая важная информация.
Во втором разделе положения перечисляются бизнес-направления, в которых задействовано структурное подразделение. Эти направления представляются продуктовыми группами, продуктами, рынками, клиентами или регионами, за которые подразделение является ответственным или участвует в их реализации.
В третьем разделе перечисляются задачи, поставленные перед структурным подразделением. Другими словами здесь описывается, для решения каких регулярных задач создано структурное подразделение.
В четвертом разделе положения описывается оргструктура подразделения с указанием, отделов, групп и прочих структурных единиц, входящих в его состав.
Пятый раздел регламента содержит перечень основных, обеспечивающих и управленческих бизнес-процессов (функций), которые выполняет структурное подразделение и отвечает за их надлежащее выполнение. Здесь также приводится перечень бизнес-процессов (функций), за выполнение которых структурное подразделения целиком несет ответственность, выполняя их частично и контролируя выполнение другими отделами остальных частей этих процессов.
Шестой раздел положения содержит информацию о распределении бизнес-направлений и бизнес-процессов (функций) подразделения по его оргструктуре. В этом разделе указывается, за какие направления и процессы отвечают структурные единицы, входящие в состав подразделения.
Седьмой раздел положения содержит перечень ключевых показателей – KPI(d) подразделения. Для структурных подразделений первого уровня, например службы производства, количество ключевых показателей составляет 7-15. Для подразделений средних уровней, например производственного цеха, ввиду меньшей разнородности выполняемых процессов, количество показателей уменьшается и для небольших отделов, например производственных бригад, составляет 3–5.
Часто на практике ключевые показатели структурных подразделений по аналогии с бизнес-процессами выносятся в отдельный документ, который является приложением к положению о подразделении. Этот документ называется счетной картой подразделения. В ней по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения. Причина вынесения этой информации в отдельный документ такая же и обусловлена тем, что перечень ключевых показателей и их целевые значения актуализируются намного чаще, чем остальные разделы положения. В результате такого подхода при изменении показателей не нужно переутверждать весь регламент целиком.
В восьмом разделе положения о подразделении перечисляются права и полномочия, которые предоставляются его руководителю и сотрудникам для эффективного управления подразделением и выполнения его ключевых показателей – KPI(d).
Из возможных полномочий, которыми руководитель и сотрудники могут наделяться, четкой формализации поддаются легитимные и финансовые механизмы управления подразделением. Именно эти полномочия подробно описываются в этом разделе.
В девятом разделе регламента описывается взаимодействие подразделения с другими структурными подразделениями предприятия. В этом разделе указывается перечень отделов– контрагентов, с которыми происходит взаимодействие. После этого по каждому из них указываются информационные и материальные потоки, которые получает подразделение от отдела-контрагента, а также информационные и материальные потоки, которые подразделение предоставляет отделам-контрагентам.
Структуры десятого и одиннадцатого разделов положения «Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в положение» аналогичны подобным разделам положения об оргструктуре.
По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.
В последнем двенадцатом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы оргструктуры подразделения, схемы распределения бизнес-направлений и бизнес-процессов (функций) по структурным единицам подразделения, а также схемы взаимодействий подразделения с другими подразделениями предприятия.
Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение о структурном подразделении. Из него в каждом конкретном случае необходимо выбрать перечень основных разделов, наиболее актуальных для текущих целей регламентации. Минимальный формат этого структурного регламента представлен разделом V.
В табл. 6.11. приведен фрагмент положения о структурном подразделении, разработанного для отдела оборудования компании, занимающейся поставкой и монтажом технологического оборудования.
Табл. 6.11. Фрагмент положения о подразделении «Отдел оборудования» торговой компании
Положение о структурном подразделении «Отдел оборудования»
I. Общие положения
1.1. Настоящее положение о структурном подразделении «Отдел оборудования» (далее Положение) в компании > (далее Компания) предназначено для описания бизнес-процессов (функций), выполняемых подразделением, его прав, ключевых показателей и взаимодействий с другими структурным подразделениями компании.
1.2. Общее руководство подразделением осуществляет начальник отдела оборудования (далее Руководитель), который напрямую подчиняется Коммерческому директору компании.
1.3. В своей деятельности подразделение руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, уставом компании, приказами и другими регламентами, касающимися деятельности подразделения, а также настоящим положением.
II. Бизнес-процессы (функции) подразделения
2.1. Основные бизнес-процессы (функции)
• Проведение переговоров с клиентами;
• Заключение договоров с клиентами на поставку технологического оборудования;
• Проведение переговоров с производителями технологического оборудования;
• Заключение договоров с производителями на производство и поставку оборудования;
• Поиск транспортных экспедиторов и заключение договоров на оказание транспортных услуг;
• Организация доставки оборудования клиенту;
• Проведение расчетов с покупателями оборудования;
• Проведение расчетов с производителями оборудования;
• Организация монтажа технологического оборудования у клиента;
• Организация проведения пуско-наладочных работ у клиента;
• Организация сервисного гарантийного и послегарантийного обслуживания технологического оборудования;
• Работа с претензиями клиентов;
• Контроль выполнения договоров на поставку технологического оборудования;
• Организация решения спорных вопросов, связанных с деятельностью отдела.
2.2. Обеспечивающие бизнес-процессы (функции)
• Административное обеспечение работы отдела;
• Хозяйственное обеспечение работы отдела;
• Документационное обеспечение работы отдела;
• Информационное обеспечение работы отдела.
2.3. Управленческие бизнес-процессы (функции)
• Управление отделом;
• Бюджетирование деятельности отдела;
• Исследование рынка технологического оборудования, потребителей и конкурентной среды;
• Разработка продуктово-рыночной стратегии;
• Совершенствование и разработка новых услуг;
• Обучение, развитие и мотивация персонала отдела.
III. Права подразделения
3.1. Руководитель отдела от имени и по поручению компании, по доверенности, выдаваемой генеральным директором компании имеет право:
3.1.1. Заключать договоры на поставку и производство технологического оборудования, а также оказание и приобретение установленных услуг;
3.1.2. Рассматривать и разрешать претензии.
3.2. Сотрудники отдела в установленном порядке имеют право осуществлять переговоры с организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.3. Сотрудники отдела в установленном порядке имеют право запрашивать и получать от других структурных подразделений компании услуги, материалы, справки и прочую информацию, необходимую для надлежащего выполнения бизнес-процессов (функций) подразделения.
IV. Оценка работы и ключевые показатели подразделения
Работа отдела оборудования оценивается на основе выполнения им за определенный период бизнес-планов, планов работ и ключевых показателей – KPI(d), которые описаны в счетной карте отдела, прилагаемой к настоящему положению.
V. Взаимодействия подразделения с другими структурными подразделениями компании
Отдел оборудования в пределах, возложенных на него обязанностей, взаимодействует со следующими структурными подразделениями компании:
• Инженерный отдел;
• Склад;
• Финансовая служба;
• ИТ-отдел;
• Отдел кадров;
• Хозяйственный отдел.
На практике для малых и средних компаний часто разрабатываются упрощенные варианты положений о структурных подразделениях. Эти варианты представляют собой матрицу распределения ответственности структурных единиц, входящих в состав подразделения, за его бизнес-процессы (функции).
Пример такого упрощенного положения об отделе подбора персонала приведен в табл. 6.12.
Табл. 6.12. Упрощенное положение о структурном подразделении «Отдел подбора персонала» страховой компании
Положение о структурном подразделении «Отдел подбора персонала»
Руководитель подразделения: Начальник отдела подбора персонала.
