Текст книги "Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур"
Автор книги: Сергей Ковалев
Соавторы: Валерий Ковалев
Жанр:
О бизнесе популярно
сообщить о нарушении
Текущая страница: 24 (всего у книги 30 страниц)
6.3.1. Положение о процессной системе управления компании
Положение о процессной системе управления компании содержит перечень процессов верхнего уровня, с указанием их целей, границ и ответственных. Под границами понимается перечень входов процесса и их поставщиков, а также перечень выходов и их потребителей. Ответственных за бизнес-процессы верхнего уровня на практике часто называют владельцами или хозяевами процессов.
Помимо этого положение о процессной системе управления имеет и другие важные разделы, такие как: общие положения, порядок внесения изменений, приложения и пр.
Типовая структура положения о процессной системе управления компании с максимальным перечнем разделов, которые этот документ может содержать, приведена в табл. 6.1.
Табл. 6.1. Типовая структура положения о процессной системе управления компании с максимальным перечнем разделов
I. Общие положения
1.1. Назначение (цели) положения;
1.2. Область применения положения (процессы, структурные подразделения и должности, деятельность которых регламентируется положением);
1.3. Внутренние и внешние документы, регламентирующие деятельность и состав бизнес-процессов компании (законы, уставы, положения, приказы, акты, распоряжения, стандарты и т. д.);
1.4. Термины, определения и сокращения, используемые в положении;
1.5. Прочее.
II. Бизнес-направления компании первого уровня
2.1. Бизнес-направление 1;
2.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-направлений (продуктовых групп, рынков) компании первого уровня.
III. Бизнес-процессы компании первого уровня
3.1. Бизнес-процесс 1;
3.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-процессов компании первого уровня.
IV. Границы бизнес-процессов и ответственные
4.1. Бизнес-процесс 1;
– Назначение (цели) бизнес-процесса;
– Входные границы процесса: входы и поставщики;
– Выходные границы процесса: выходы и клиенты;
– Ответственный за бизнес-процесс.
4.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень бизнес-процессов компании первого уровня и по каждому из них указываются: назначение (цель) процесса, его границы, а также ответственный за его выполнение.
V. Контроль и ответственность
5.1. Процедура контроля исполнения настоящего положения;
5.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего положения.
VI. Порядок внесения изменений в положение
6.1. …
Примечание: В этом разделе описывается порядок внесения изменений в положение или, другими словами, описывается процедура его актуализации.
VII. Приложения
7.1. Графические схемы дерева и сети бизнес-процессов первого уровня;
7.2. Графические схемы окружений процессов первого уровня с указанием целей, границ и ответственных.
Первый раздел положения о процессной системе управления называется «Общие положения» и в нем указывается зачем нужен этот регламент, каковы его цель и область применения. В этом разделе указывается, какие должности должны его знать и руководствоваться им при выполнении своей деятельности, а также приводятся определения специальных терминов и описываются сокращения, которые используются в документе.
Второй раздел положения содержит перечень бизнес-направлений первого уровня, существующих в компании и приносящих прибыль. Каждое бизнес-направление, выделяемое при разработке стратегии компании, обладает своей спецификой и имеет свою продуктово-рыночную стратегию. В зависимости от стратегии компании бизнес-направления могут быть представлены либо стратегическими продуктовыми группами, либо стратегическими рынками или клиентскими группами, с которыми компания решила работать в долгосрочной перспективе.
Перечень бизнес-направлений определяет набор основных бизнес-процессов верхнего уровня предприятия, которые вместе с двумя другими группами обеспечивающих и управленческих процессов перечисляются в третьем разделе.
В четвертом разделе документа по каждому бизнес-процессу первого уровня указываются ответственный, назначение (цели) и границы процесса, которые делятся на входные и выходные. Входные границы представляют перечень входов процесса и их поставщиков, а выходные границы представляют выходы и их клиентов.
В пятом разделе положения «Контроль и ответственность» указывается, кто будет контролировать исполнение этого регламента и какова ответственность должностных лиц за его несоблюдение. Другим словами, здесь указываются санкции за нарушения этого положения. Если это будет наказание в виде штрафов, то должны быть указаны их размеры и методы начисления. Часто на практике это описание выносится в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них.
Шестой раздел положения о процессной системе управления описывает порядок внесения изменений в документ. Так как внешняя среда и стратегия компании меняются, бизнес-процессы и оргструктура тоже, то вслед за ними должен меняться и регламент. Здесь описывается – кто инициирует изменение, кто согласует, кто его вносит и кто утверждает. По аналогии с предыдущим разделом это описание в большинстве случаев выносится в отдельный документ, который регламентирует процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентов, существующих в компании.
В последнем седьмом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы дерева и сети процессов первого уровня, а также схемы их окружения с указанием целей, границ и ответственных. Эти графические схемы являются наглядным визуальным дополнением к регламенту, они удобны для использования различными сотрудниками. Их намного удобнее и быстрее читать, нежели текст, так как графическая информация более быстро и эффективно осознается и запоминается сотрудниками.
Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение о процессной системе управления. В каждом конкретном случае необходимо применить принцип целесообразности использования всех разделов положения, согласно которому неактуальные для текущих целей регламентации разделы нужно опустить.
Существует минимальный перечень разделов этого положения, которые должны быть всегда в любой компании, иначе этот процессный регламент не будет иметь смысла – это раздел III.
В табл. 6.2. приведен фрагмент положения о процессной системе управления производственного предприятия.
Табл. 6.2. Фрагмент положения о процессной системе управления производственного предприятия
Положение о процессной системе управления производственного предприятия
I. Общие положения
1.1. Назначение
Настоящее положение о процессной системе управления (далее Положение) в компани> (далее Предприятие) регламентирует перечень бизнес-процессов предприятия верхнего (первого) уровня, их границы и ответственных за их выполнение.
1.2 Область применения
Настоящее положение должны знать и использовать в своей работе все руководители верхнего уровня.
II. Бизнес-процессы предприятия верхнего уровня
2.1. Основные бизнес-процессы
• Закупка сырья;
• Производство продукции;
• Продажа продукции.
2.2. Обеспечивающие бизнес-процессы
• Обеспечение безопасности;
• Инженерно-техническое обеспечение;
• Информационное обеспечение.
2.3.Управленческие бизнес-процессы
• Стратегическое управление;
• Управление финансами;
• Управление персоналом.
III. Границы бизнес-процессов предприятия верхнего уровня и ответственные
3.1. Бизнес-процесс «Закупка сырья»
Входные границы бизнес-процесса:
Выходные границы бизнес-процесса:
Ответственный за бизнес-процесс: Директор по закупкам.
3.2. Бизнес-процесс «Производство продукции»
Входные границы бизнес-процесса:
Выходные границы бизнес-процесса:
Ответственный за бизнес-процесс: Директор по производству.
3.3. Бизнес-процесс «Продажа продукции»
Входные границы бизнес-процесса:
Выходные границы бизнес-процесса:
Ответственный за бизнес-процесс: Директор по продажам.
3.4. Бизнес-процесс «…»
На практике для малых и средних предприятий часто разрабатываются упрощенные варианты положения о процессной системе управления. Эти варианты представляют обыкновенную матрицу распределения ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня, которые рассматривались в главе, посвященной анализу и оптимизации оргструктуры.
Пример такого упрощенного положения о процессной системе управления производственного предприятия приведен в табл. 6.3.
Табл. 6. 3. Упрощенное положение о процессной системе управления производственного предприятия
Положение о процессной системе управления производственного предприятия
6.3.2. Положения о бизнес-процессах
В положении о процессной системе управления перечисляются процессы первого уровня компании. Их детальное описание содержится в процессных регламентах следующего уровня, которые называются положениями о бизнес-процессах. При максимальной широте регламентации компании по каждому бизнес-процессу первого уровня разрабатывается положение.
В положении о бизнес-процессе перечисляются подпроцессы (процедуры, операции), входящие в состав регламентируемого процесса, указываются ответственные за них должностные лица, информационные и материальные потоки, а также прочая важная информация, определяемая целями регламентации.
Положения о бизнес-процессах могут иметь различные названия в зависимости от уровня процесса, для которого они разрабатываются. Среди прочих названий этого документа на практике часто встречаются следующие:
• регламент бизнес-процесса;
• стандарт бизнес-процесса;
• технологическая карта процесса;
• положение о процедуре;
• инструкция о выполнении операции;
• и т. д.
Положение о бизнес-процессе аналогично положению о процессной системе управления за тем исключением, что вместо агрегированного описания процессов всей компании, детально описывается один бизнес-процесс. Другим отличием положения о бизнес-процессе является то, что в него включены такие дополнительные разделы как: цели бизнес-процесса, ключевые показатели процесса, права и полномочия ответственного за процесс и пр.
Типовая структура положения о бизнес-процессе с максимальным перечнем разделов, которые этот регламент может содержать, приведена в табл. 6.4.
Табл. 6.4. Типовая структура положения о бизнес-процессе с максимальным перечнем разделов
I. Общие положения
1.1. Назначение (цели) положения;
1.2. Область применения положения (процессы, структурные подразделения и должности, деятельность которых регламентируется положением);
1.3. Внутренние и внешние документы, регламентирующие бизнес-процесс (законы, уставы, положения, приказы, акты, распоряжения, стандарты и т. д.);
1.4. Термины, определения и сокращения, используемые в положении;
1.5. Ограничения применения положения;
1.6. Прочее.
II. Границы бизнес-процесса и ответственный
2.1. Назначение (цели) бизнес-процесса;
2.2. Входные границы процесса: входы и поставщики;
2.3. Выходные границы процесса: выходы и клиенты;
2.4. Ответственный за бизнес-процесс.
III. Процедуры бизнес-процесса
3.1. Процедура 1 (подпроцесс);
3.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень процедур (подпроцессов) из которых состоит бизнес-процесс
IV. Описание процедур бизнес-процесса и ответственных
4.1. Процедура 1 (подпроцесс, операция);
– Входные границы процедуры: входы и поставщики;
– Выходные границы процедуры: выходы и клиенты;
– События и даты, запускающие процедуру;
– События и даты, наступающие после завершения процедуры;
– Ответственный за процедуру;
– Структурные подразделения и должности, участвующие в выполнении процедуры;
– Временная взаимосвязь процедуры с другими процедурами (указываются предшествующие и последующие процедуры);
– Длительность процедуры;
– Требования, нормативы, критерии и ограничения выполнения процедуры.
4.2. …
Примечание: В этом разделе по каждой процедуре (подпроцессу, операции), входящей в состав бизнес-процесса, указываются: ответственный за процедуру, ее границы, а также прочая важная информация, приведенная выше.
V. Ключевые показатели бизнес-процесса
5.1. Ключевой показатель 1;
– Конечное целевое значение показателя;
– Промежуточные целевые значения показателя.
5.2. …
Примечание: В этом разделе приводится перечень ключевых показателей бизнес-процесса и по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения.
VI. Права и полномочия ответственного за бизнес-процесс
6.1. …;
6.2. ….
Примечание: В этом разделе приводится перечень прав и полномочий, которые предоставляются ответственному за бизнес-процесс руководителю для эффективного управления своим процессом и выполнения его ключевых показателей.
VII. Контроль и ответственность
7.1. Процедура контроля исполнения настоящего положения;
7.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение настоящего положения.
VIII. Порядок внесения изменений в положение
…
Примечание: В этом разделе описывается порядок внесения изменений в положение или, другими словами, описывается процедура его актуализации.
IX. Приложения
9.1. Графические схемы бизнес-процесса;
9.2. Графические схемы информационных и материальных потоков процесса;
9.3. Графические схемы документооборота и ресурсооборота процесса;
9.4. Графические схемы взаимодействий структурных подразделений и должностей, участвующих в бизнес-процессе;
9.5. Формы документов, составляющих документооборот бизнес-процесса.
Структура первого раздела «Общие положения» аналогична подобному разделу положения о процессной системе управления.
Во втором разделе регламента описываются назначение и цели регламентируемого бизнес-процесса, его входные и выходные границы с указанием входов, выходов, клиентов и поставщиков процесса, а также указывается должностное лицо, ответственное за него.
Третий раздел положения о бизнес-процессе содержит перечень подпроцессов (процедур, операций), которые входят в состав регламентируемого бизнес-процесса.
В четвертом разделе по каждой процедуре указываются ее ответственный, участники, входные и выходные границы. При максимальной регламентации бизнес-процесса также указываются события, запускающие процедуру, и события, наступающие после ее завершения. Указывается временная последовательность процедур, их длительность, даты начала и завершения, а также различные требования, нормативы и ограничения, существующие при их выполнении.
Пятый раздел положения содержит перечень ключевых показателей бизнес-процесса. Для процессов первого уровня количество ключевых показателей составляет 7-15. Для процессов нижних уровней ввиду их меньшей разнородности количество показателей уменьшается и для мелких процедур составляет 3–5.
Часто на практике ключевые показатели процессов выносятся в отдельный документ, который является приложением к положению о бизнес-процессе. Этот документ называется счетной картой процесса. В ней по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения. Причина вынесения этой информации в отдельный документ связана с тем, что перечень ключевых показателей и их целевые значения актуализируются намного чаще, чем остальные разделы положения. В результате такого подхода при изменении показателей не нужно переутверждать весь регламент целиком.
В шестом разделе положения о бизнес-процессе перечисляются права и полномочия, которые предоставляются ответственному за процесс владельцу для эффективного управления своим процессом и выполнения его ключевых показателей.
Из возможных полномочий, которыми владелец процесса может наделяться, четкой формализации поддаются легитимные и финансовые механизмы управления процессом. Именно эти полномочия подробно описываются в этом разделе.
Структуры седьмого и восьмого разделов положения о бизнес-процессе «Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в положение» аналогичны подобным разделам положения о процессной системе управления.
По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.
В последнем девятом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы бизнес-процесса, схемы информационных и материальных потоков, диаграммы документооборота и ресурсооборота, схемы взаимодействий структурных подразделений и должностей, задействованных в процессе, а также формы документов, составляющих документооборот.
Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение о бизнес-процессе. В каждом конкретном случае необходимо выбрать перечень основных разделов, наиболее актуальных для текущих целей регламентации.
Если разрабатываются регламенты для устоявшихся бизнес-процессов, где сотрудники знают, как их выполнять и требуется только узаконить распределение ответственности, достаточным является простое описание процедур и ответственных за их выполнение.
Если цели регламентации требуют обеспечения соблюдения сроков, то нужно пойти дальше и указать в регламенте нормативное время выполнения бизнес-процедур.
Если в процессе используется сложный документооборот, тогда в положении целесообразно описать его подробно.
Если регламент разрабатывается для нового бизнес-процесса, который сотрудники никогда не выполняли, целесообразно включить в приложения формы документов, которые составляют документооборот процесса. При этом эти формы нужно не просто описать, но и указать порядок их заполнения.
В максимальном случае положение по одному бизнес-процессу вместе с прилагаемыми формами – это довольно объемный пакет документов, который может достигать 40–80 страниц. Поэтому, чтобы не тратить лишние усилия, в каждом конкретном случае в зависимости от ситуации и существующих проблемных мест в бизнес-процессе нужно выбрать оптимальный набор разделов, который должен войти в регламент. Минимальный формат этого процессного регламента представлен разделом IV.
В табл. 6.5. приведен фрагмент положения о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки», разработанного для компании, занимающейся торговлей сложным технологическим оборудованием.
Табл. 6.5. Фрагмент положения о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки» торговой компании
Положение о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки»
I. Общие положения
1.1. Назначение
Настоящее положение о бизнес-процессе «Выполнение импортной торговой сделки» (далее Положение) в компании > (далее Компания) предназначено для распределения ответственности и регламентации внутренних взаимодействий структурных подразделений и должностных лиц при выполнении импортных торговых сделок.
1.2. Область применения
Настоящее положение должны знать и использовать в своей работе должностные лица следующих структурных подразделений компании:
• Коммерческий департамент;
• Департамент логистики;
• Финансовый департамент;
• Юридический отдел;
• …
1.3. Термины, определения и сокращения
1.3.1. Термины и определения
В настоящем положении используются следующие термины с соответствующими определениями:
Исполнитель – Старший менеджер по импорту;
Комитент – Российский потребитель, которому поставляется товар;
Инофирма – Иностранный поставщик, который поставляет товар;
Документы – Контракт, договор комиссии;
…
1.3.2. Сокращения
В настоящем положении применены следующие сокращения:
С3 – Служебная записка;
КД – Коммерческий департамент;
ДЛ – Департамент логистики;
ФД – Финансовый департамент;
ЮО – Юридический отдел;
…
1.4. Ограничения
1.4.1. Настоящее положение описывает типовую схему исполнения импортной торговой сделки.
1.4.2. При реализации нетиповых, сложных и новых торговых сделок, а также при возникновении форс-мажорных ситуаций схема реализации, распределения ответственности и взаимодействий, описанная в положении, может быть скорректирована под конкретную ситуацию.
1.4.3. В этих случаях корректировка инициируется старшим менеджером по импорту, согласуется и в случае признания ее целесообразной утверждается директором коммерческого департамента.
II. Границы бизнес-процесса и ответственный
2.1. Входные границы бизнес-процесса
2.2. Выходные границы бизнес-процесса
2.3. Ответственный за бизнес-процесс
Директор коммерческого департамента.
III. Процедуры бизнес-процесса
3.1. Проработка импортной сделки;
3.2. Заключение контракта и договора комиссии;
3.3. Подготовка паспорта сделки и сведений о договоре;
3.4. Организация доставки груза комитенту;
3.5. Осуществление таможенной очистки;
3.6. Ведение учетных карточек товара и платежей;
3.7. Проведение расчетов с комитентом;
3.8. Проведение расчетов с инофирмой;
3.9. Выполнение шеф-монтажных работ;
3.10. Обеспечение гарантийного обслуживания.
IV. Описание процедур бизнес-процесса
4.1. Проработка импортной сделки
После получения запроса на поставку товара старший менеджер по импорту (Исполнитель) коммерческого департамента (КД) выполняет следующие работы:
4.1.1. Не позднее следующего дня после получения запроса дает промежуточный ответ комитенту с подтверждением получения запроса и ориентировочной даты отправки ему коммерческого предложения.
4.1.2. Прорабатывает запрос с инофирмами, и в случае необходимости ищет новые инофирмы.
4.1.3. Получает, согласовывает и отбирает коммерческие предложения от инофирм.
4.1.4. Прорабатывает транспортные условия поставки с департаментом логистики (ДЛ).
4.1.5. Прорабатывает финансовые условия поставки с финансовым департаментом (ФД).
4.1.6. На основе отобранных коммерческих предложений от инофирм, транспортных и финансовых условий поставки исполнитель готовит коммерческое предложение для комитента.
4.1.7. Не позднее 7-ми дней с даты получения запроса направляет подготовленное коммерческое предложение комитенту. В случае невозможности подготовить коммерческое предложение в указанный срок, исполнитель информирует об этом комитента и согласует с ним новые сроки.
4.2. Заключение контракта и договора комиссии
После получения согласия от комитента на подписание контракта, исполнитель выполняет следующие работы:
4.2.1. Готовит контракт с инофирмой.
4.2.2. Одновременно, в случае выбора новой инофирмы, готовит договор комиссии с комитентом.
4.2.3. Исполнитель передает контракт и договор комиссии (документы) на рассмотрение и визирование в юридический отдел (ЮО), ДЛ и ФД. Получив переданные документы, руководители этих структурных подразделений выполняют следующие работы:
• Начальник ЮО рассматривает и визирует документы в части соответствия сделок действующему законодательству Российской Федерации и международным соглашениям.
• Директор ДЛ рассматривает и визирует документы в части соответствия условиям транспортировки и страхования груза.
• Начальник отдела валютных и экспортно-импортных операций ФД рассматривает и визирует документы в части правильности условий платежа и его гарантий. После этого в ФД документы рассматриваются и визируются финансовым директором в части использования финансовых средств компании.
Исполнитель контролирует своевременное выполнение руководителями ЮО, ДЛ и ФД работ и получает обратно рассмотренные документы в течение одного дня с момента их предоставления на визирование.
4.2.4. В случае задержки сроков рассмотрения и визирования документов исполнитель информирует директора КД, который связывается с руководителем соответствующего структурного подразделения, выясняет причину и определяет новые сроки рассмотрения документов.
4.2.5. После получения указанных виз исполнитель передает документы на подпись директору КД.
4.2.6. В случае необходимости подписания документов первым руководителем, директор КД визирует документы и передает их на подпись генеральному директору.
4.2.7. Исполнитель высылает документы, подписанные со стороны компании, на подпись контрагентам: комитенту – договор комиссии, инофирме – контракт. После чего получает от них оригиналы подписанных документов для компании.
4.2.8. Подписанные документы исполнитель передает на хранение заместителю финансового директора.
4.3. …
На практике для малых и средних компаний часто разрабатываются упрощенные варианты положений о бизнес-процессах. Эти варианты представляют обыкновенную матрицу распределения ответственности за процедуры регламентируемого бизнес-процесса.
Пример такого упрощенного положения о процессе «Подбор и прием персонала» приведен в табл. 6.6.
Табл. 6.6. Упрощенное положение о процессе «Подбор и прием персонала»
Положение о бизнес-процессе «Подбор и прием персонала»
Ответственный за бизнес-процесс: Начальник отдела подбора персонала.
