Текст книги "Богатый коуч"

Автор книги: Александр Белановский

сообщить о нарушении

Текущая страница: 33 (всего у книги 37 страниц)

Теперь давайте разберемся, а зачем Вам необходимо что-то делегировать или аутсорсить? Основные причины:

1. кто-то сделает лучше;

2. нехватка времени, сильная загруженность;

3. для обучения людей своему опыту и дальнейшего роста (при расширении штата, развития бизнеса);

4. для избавления от рутины/для концентрации на основном виде деятельности, на более прибыльных задачах;

5. в случае Вашего вынужденного отсутствия (болезнь, командировка). Хочу обратить особое внимание на то, что в причинах делегирования и аутсорсинга нет пунктов о том, что Вам это делать не нравится, лень, не хочется, Вы устали, Вам надоело. В противном случае, делегируя не по пяти причинам, перечисленным Выше, эти процессы становятся трудными (безрезультатная трата денег, времени, нервов и сил), в результате чего Ваш бизнес потихоньку рушится.

Дела для делегирования и аутсорсинга

1. Дела, касающиеся заработка

Задание: выпишите все дела, которые Вы делаете в течение месяца, для того чтобы заработать денег (все что касается не только самих рабочих процессов, но и лично Вас, Вашего внешнего вида, Вашей манеры поведения, общения, речи и т.д.) Далее, все что Вы выписали, Вы можете развить на 3 условные категории, которые со временем могут перетекать из одной в другую:

• «Я сам»;

• «может другой»;

• «может другой, но я боюсь… (что хуже, дорого, испортит, другим не понравится и так далее)».

В соответствии с этими категориями Вы разносите все свои дела, приносящие Вам деньги, по трём категориям.

Если с двумя первыми категориями все более или менее понятно, то третью категорию, а именно, чего Вы опасаетесь при передаче дел другим, давайте разберем поподробнее. Вы боитесь, что:

a) сделают хуже, чем Вы;

b) человек некомпетентный в данном вопросе;

c) станут делать лучше, чем Вы;

d) потеряете авторитет или статус;

e) не сможете контролировать работу;

f) нежелание рисковать;

g) не сможете научить, объяснить, как правильно это сделать; h) нет ресурсов искать, кому делегировать.

Но существует один нюанс. Если у Вас крупный бизнес, то все вышеперечисленные причины самоуничтожаются, так как в крупном бизнесе Вы всегда сможете выделить деньги, время и силы на делегирование, и крупный бизнес так или иначе всегда ждет и терпит. Другими словами, в крупном бизнесе все эти причины решаемы. Если рассматривать малый и средний бизнес, то здесь нарисовывается следующая картина.

• Причина «хуже, чем Вы» – ей необходимо научиться пренебрегать, научиться решать проблему обучением.

• Вторую причину «некомпетентности людей» тоже нужно решать, давая им тестовые задания для доказательства или опровержения своих доводов.

• Третью причину страха, что кто-то сможет стать лучше Вас, советую вообще не решать. Если действительно есть опасения по этому поводу, не делегируйте этому человеку никаких дел.

• То же самое, что и с предыдущей, советую делать и с четвертой причиной «потери авторитета и статуса».

• Пятая причина страхов делегирования решается несколькими путями: правильным планированием временем или чужими руками.

• «Нежелание рисковать» чаще всего возникает по причине нехватки времени, и чтобы не упустить драгоценные минуты, Вам иногда проще сделать все самому, чем делегировать кому-то другому.

• Чтобы решить седьмую причину, связанную со страхом, что Вы не сможете научить или объяснить другому человеку правильность действий, Вам в первую очередь необходим запас времени.

• «Отсутствие ресурсов» для поиска того, кому Вы будете делегировать, также необходимо решать любыми способами.

Таким образом, Вы видите, что в большинстве случаев при возникновении каких-то преград, каких-то сомнений, Вы просто обязаны решить эти проблемы, предотвратить эти страхи, чтобы эти «но» перенеслись в категорию «сможет другой».

2. Дела по изменению окружения

Что касается Вашего окружения, то для лучшего понимания можно использовать принцип двух рек. Итак, представьте, есть 2 реки, в которой также существует деление на «лузеров», на «середнячков» и на «успешных людей».

Чтобы из «лузеров» перейти в «середнячки» Вам может понадобиться около 2-3х лет. А вот переход из «середнячков» в «успешных людей» может занять довольно длительное время, даже при учете того, что Вы адекватный, целеустремленный и пробивной человек. И виной этому отчасти может стать Ваше окружение, которое не стремиться жить Выше среднего.

Для того чтобы резко изменить свою жизнь, Вы из «середнячков» раз в пять лет должны переходить в новую реку, но на стадию «лузеров», которые в этой реке живут не хуже «успешных людей» в Вашей предыдущей реке.

И как это ни странно, но Вы опять же быстро переходите в категорию «середнячков» и в этой новой реке», стараясь соответствовать большинству. Почему так происходит? Да потому что еще раз повторюсь, на Ваш доход, на Ваш заработок очень сильно влияет ваше окружение.

Так вот дела, которые направлены на изменение Вашего окружения носят более стратегический характер. Это:

• заведение новых знакомств;

• проведение совместных мероприятий с новыми людьми;

• участие или выступления в каких-то программах;

• организация своих мероприятий;

• выпуск каких-нибудь статей.

То есть это те дела, те действия, которые напрямую не касаются заработка денег, но помогают менять окружение.

Задание: выписать все дела, направленные на изменения кружения и так же, как и в предыдущем пункте, распределить их по следующим категориям: «сам», «другой», «другой, но…».

3. Дела для здоровья

Здесь поступаем по аналогии с предыдущими пунктами, выписываем все и распределяем по категориям.

4. Дела, которые связаны с полноценным отдыхом (по аналогии)

5. Всё, что нужно для счастья, для эмоций, для души (по аналогии) Составление списков дел по категориям поможет Вам понять, что конкретно Вы бы хотели выполнять самостоятельно, а что бы хотели точно делегировать. И совсем не обязательно ежесекундно отказаться от дел, которые Вы решили делегировать или аутсорсить. Вам просто необходимо иметь данный список перед глазами, в виде своеобразного чек-листа на будущее.

Распределение дел по выгоде

Для начала давайте разберем несколько обозначений.

Х – это Ваш суммарный доход в месяц (основной доход плюс все дополнительные поступления на ваш счет или наличными).

Y – цена часа жизни, где Y=Х/720 (количество часов в месяце). N – новая переменная, цена 5-ти часов жизни, N=5Y.

Задание: рассчитайте Ваше N.

Итак, у Вас есть список дел (таблица №1). Напротив каждого дела напишите сумму денег, которое оно приносит Вам в час (естественно, сумма приблизительная, но с точки зрения Ваших предварительных расчетов).

Таблица №1

Распределяя доходы по таблице при расстановке приоритетов, Вы пытаетесь оценить вклад того или иного дела, а Ваш общий чистый доход.

После распределения дел по данной таблице, у Вас выделяются дела, которые меньше 2N, 2-7N, больше 7N.

Теперь Вы отсеиваете дела по следующему принципу.

Дела, которые попали в категорию меньше 2N, Вы сами не делаете никогда и, естественно, делегируйте. Дела, относящиеся к категории между 2-7N, приносящие, как правило, основную часть денег, делаете сами плюс прибегаете к помощи Вашей команды. Дела, которые попали в категорию больше 7N, Вы делаете только сами. Фишка данной таблицы в том, что в ней смешаны цена работы и цена жизни. И после составления этой таблицы, Вы увидите не очень хорошую картину: на рутину Вы тратите основную часть своего времени. Из-за этого Вы недосыпаете, перекусываете на ходу, мало отдыхаете, уделяете минимальное количество времени своим близким и родственникам и тому подобное.

После тго ,как Вы выяснили какие дела Вы должны делегировать, а какие выполнять самостоятельно, Вы сводите все данные в единую таблицу (Таблица №2).

Таблица №2

Таки образом, окончательное решение по тому или иному делу (касается малых и средних бизнесов) Вы принимаете субъективно на основании ранее высчитанных выгод и распределенных обязанностей между Вами и другими людьми.

Виды делегирования

Делегирование подразделяется на 2 вида по срокам:

• длительное;

• разовое или краткосрочное.

Возвращаясь к таблице №2, в которой Вы расписывали свои дела и отводили каждому свое место в решении делегирования, Вы также должны определить для себя, берете ли Вы человека, которому делегируете то или иное дело, на постоянную работу или прибегаете к его помощи разово.

То есть, например, если Вы делегируете написание текстов, а новые тексты Вам нужны регулярно, то Вы определяете это делегирование как постоянное. Если же Вам необходимо сделать видеоролик, который в лучшем случае Вы снимаете раз в полгода, то, естественно, для этих целей Вы нанимаете кого-то разово, следовательно, и делегирование у Вас носит краткосрочный характер.

Что нельзя делегировать?

Что ни в коем случае нельзя делегировать, чтобы Вы и Ваш бизнес был всегда на плаву: • постановку целей;

• утверждение итоговых планов, принятие решений;

• контроль результатов;

• мотивацию подчиненных;

• решения по финансам;

• рисковые решения и задачи;

• тушение пожара (если горит какое-то дело);

• конфиденциальное (индивидуальная работа с вип-клиентами). 15 правил делегирования

0. Контролируйте

Когда Вы делегируете свои дела, Вы обязательно должны контролировать, как именно их выполняют другие люди.

Как часто Вам нужно контролировать работу других? Сначала Вам нужно осуществлять контроль примерно каждый час, затем каждые полдня, после каждый день, затем каждые три дня, и уже только потом Вы можете контролировать человека раз в неделю. При этом, как только человек, которому Вы что-то делегировали, совершит ошибку, Вам надо будет вновь ужесточать контроль над ним.

Проще говоря, контроль Вы должны будете осуществлять уже не раз в неделю, а, допустим, раз в три дня.

1. Делегируйте заблаговременно

Проще говоря, делегировать дело, которое должно было быть сделано еще вчера, глупо и бессмысленно. Все дела необходимо делегировать только заранее.

2. Делегируйте по способностям и по возможностям

Если Вы будете делегировать дела не по способностям Ваших сотрудников, а просто по собственному желанию, то Вы практически точно получите в итоге кучу невыполненных дел.

По этой причине, прежде чем кому-то что-то делегировать, Вам надо будет проводить тестовые задания. И уже по результатам подобных тестов Вы должны будете передавать дела другим людям.

3. Делегирование без мотивации не работает

4. Если делегировать, то целиком

В том случае, если человек, которому Вы хотите что-то делегировать, еще учится, то Вы можете отдавать ему дело небольшими кусочками. Но как только он закончит обучаться, Вы должны будете передать ему всю задачу целиком.

5. Делегируйте однотипную задачу только одному

6. Делегируйте тому, кто хочет и кому нравится задача

Если человеку не нравится дело, которое Вы хотите ему делегировать, то он наверняка его завалит.

Однако если у Вас срочная ситуация, то Вы можете делегировать задачу любому человеку, который с ней может справиться, в независимости от его желаний.

7. Обучайте, инструктируйте и контролируйте

То есть сначала Вам нужно будет обучать сотрудника, затем допускать до самостоятельной работы под Вашим руководством.

И только после всего этого Вы сможете отпустить человека «в свободное плавание», но обязательно под своим контролем.

8. Объясняйте цель действий

Для примера: Вы говорите сотруднику, чтобы он написал Вам письмо. Он написал, Вы смотрите, а оно не продающее. Вы задаете вопрос: «Почему?» А Вам отвечают: «Потому что Вы не сказали, что письмо должно быть продающим». Итак, чтобы Вы не попадали в подобные ситуации, Вам нужно будет обязательно объяснять подчиненным, что Вы хотите получить в итоге, и для чего Вам это нужно.

9. Делегируйте сложные задачи частями

10. Давайте полную информацию, доступ к этой информации и к ресурсам Например, где взять, как присоединить, откуда скачать и прочее.

11. Не вмешивайтесь

Если Вы уж делегировали задачу, то Вы ни в коем случае не должны вмешиваться в ход работ. Ваша задача в данном случае – контролирование.

12. Оговаривайте систему отчетности

В качестве примера: каждое утро до 10 часов Ваш сотрудник должен подавать Вам отчет о проделанной работе за прошедший день. В том случае, если отчет не поступил, зарплату сотруднику начислять Вы не будете.

13. Контролируйте промежуточные результаты и сверяйте их с финальными результатами

Это крайне важный момент, ведь в том случае, если Ваш сотрудник решит Вас обмануть, то его ежедневные отчеты будут не соответствовать недельным показателям, а его недельные результаты месячным.

14. Хвалите и наказывайте конструктивно

15. Делегируйте совместно с задачей и полномочия (права доступа) Для примера: Вы сказали бухгалтеру, чтобы он заплатил налоги. А доступ в программу для создания платежек сотруднику Вы не предоставили. Соответственно, он не сможет выполнить делегированную Вами задачу.

Таблица делегирования

После того, как Вы определитесь с тем, что именно Вы будете делегировать, Вы должны будете составить так называемую таблицу делегирования для сотрудника. Как она должна выглядеть? (Таблица № 3).

Таблица № 3

Теперь давайте разберемся с таблицей делегирования немного подробнее, и рассмотрим первый пункт: «Что?»

Итак, представьте для примера, что Вы решили купить чайник. Так вот, что Вам нужно сделать? Купить полезный электроприбор.

Какие этапы Вы должны будете пройти, чтобы сделать то, что запланировали? Вы должны будете доехать до магазина, купить чайник и вернуться домой. Какой результат Вы ожидаете? Вы сможете получить кипяток и сможете сделать кофе. Какие могут быть подводные камни? Вы можете забыть дома кошелек. О каких допустимых отклонениях в данном случае может идти речь? Вы можете хотеть купить зеленый чайник, но допускаете, что купите и красный, если зеленого не будет в наличии.

Идем далее. После того, как Вы составите таблицу делегирования и отдадите ее сотруднику, Вам останется только контролировать выполнение делегированного задания. Важный момент: в идеале все пункты, которые Вы пропишите в таблице, Вам нужно будет включить и в договор.

Пошаговый план делегирования

1. Выбор сотрудника

2. Обучение сотрудника

3. Составление инструкции и проведение инструктажа

4. Наблюдение или частый контроль промежуточных результатов

5. Помощь и дообучение

6. Контроль результата

7. Совместный разбор процесса и результата

8. Составление окончательной инструкции

Если Вы будете придерживаться данного плана, то все делегированные Вами дела будут выполняться, а Вам останется только контролировать их выполнение.

Разделы бизнеса

Когда люди только начинают свой бизнес, они зачастую работают по принципу «одно Я». То есть они самостоятельно выполняют все функции. Разумеется, подобный подход к делу работает, но до определенного периода. То есть до той поры, пока человек не принимает решение расширяться.

И как только он принимает аналогичное решение, так сразу же сталкивается с определенными трудностями. Какими? Например, ему требуется нанимать на работу дополнительных людей. А если взять в расчет тот факт, что у среднего бизнеса существует 12 так называемых разделов, то и сотрудников в штате должно быть не менее 12-ти. Что это за разделы? (Рисунок 1)

Рисунок 1

Теперь ответьте на вопрос: как Вы думаете, можно ли каким-нибудь образом уменьшить затраты, связанные с приемом на работу дополнительных сотрудников? Разумеется, можно. Например, Вы можете выполнять все вышеописанные функции самостоятельно. Либо же Вы можете нанять таких людей, которые смогут совмещать некоторые обязанности.

Естественно, объединять обязанности Вы должны будете исходя из следующих факторов:

1. образования человека;

2. его способностей;

3. его желания.

Для примера: один сотрудник может совмещать финансы, контроль, персонал, снабжение и один из элементов управления.

Второй сотрудник может заниматься сервисом, логистикой и частично производством. Третий сотрудник может работать с лидогенерацией, креативом и еще одной частью производства.

И четвертый сотрудник, которым, кстати, можете быть и Вы, должен будет заниматься оставшимися частями управления, производства, лидогенерации, креатива, а также продажей и безопасностью.

Стоит отметить, что существует один крайне нежелательный вариант объединения обязанностей. Какой? Это когда есть только Вы и Ваш помощник. И Ваш помощник выполняет большую часть работы.

Чем плох такой вариант? Тем, что если Ваш помощник решит от Вас уйти, а это, скорее всего, точно произойдет, то Вы останетесь в крайне неудобном положении. Потому что Вам нужно будет найти новых сотрудников, нужно будет всему их обучить и так далее. А это, безусловно, приведет к потере Вашего времени и к потере Вашей прибыли.

Так как же в идеале должно работать делегирование? Для малого бизнеса идеальным вариантом является так называемый вариант «звездочка». Что это такое? (Рисунок 2)

Рисунок 2

То есть в Вашей компании помимо Вас должно быть еще 5 ключевых фигур. При этом если на один из отделов начнет увеличиваться нагрузка, то Вы должны будете взять в него еще одного человека.

Для чего? Чтобы не увеличивать нагрузку на имеющихся людей, и чтобы в их руках не аккумулировались большие суммы денег (Рисунок 3).

Рисунок 3

Почему именно вариант под названием «звездочка» считается наиболее подходящим для малого бизнеса?

Потому что в том случае, если Вы потеряете кого-то из своих сотрудников, Ваш бизнес не рухнет, и Вы продолжите вполне спокойно и плодотворно работать. Конечно, поначалу сотрудник может справляться и один, но как только появляются новые задачи, Вы берете на работу второго и последующих с увеличением работы. Таким образом, у Вас должно быть до 5 ключевых фигур, под которых Вы также можете взять по 5 сотрудников и так далее по аналогии. И никаких личных помощников!

Где искать сотрудников для делегирования?

Если Вы ищите сотрудников для краткосрочного (разового) делегирования, то Вам может помочь, например, Work-zilla с протекцией (гарантией) оплаты. Но важно четко прописать техническое задание.

Если Вы не знаете, как правильно составить техническое задание для найма разовых сотрудников для делегирования, то для начала Вам необходимо нанять человека на временную работу, с которым Вы совместно пропишите все условия и инструкцию для разовых наемных.

И уже впоследствии, исходя из составленной инструкции, раздавать задание для краткосрочного делегирования. Только обозначив четкое ТЗ, Вы сможете получать хорошие результаты.

Как же оплачивать труд разовых наемных работников? Если рассматривать work-zilla, то для начала Вам необходимо зарегистрироваться как исполнитель на сторонний электронный адрес. Нужно это для того, чтобы узнать среднюю стоимость оплаты труда за то, что Вы хотите делегировать.

И только после этого Вы регистрируйтесь как работодатель, назначая цену чуть ниже средней.

Поэтому запомните, не стоит оценивать работу с точки зрения Вашей готовности и желания платить исполнителю, надо смотреть, сколько стоит та или иная работа на рынке в настоящее время.

Для того чтобы делегировать на постоянной основе, сотрудников Вы ищите на Авито. Оплата здесь уже идет помесячная. Поиск сотрудников на Авито проходит уже гораздо проще. Достаточно только правильно составить грамотное объявление, правильно расписать служебные обязанности.

Цену в объявлении о найме сотрудника на постоянную работу Вы указываете опять же ниже рыночной, предварительно промониторив среднюю заработную плату в конкретно интересующем Вас регионе. И не забудьте упомянуть про испытательный срок, в течение которого сотрудник будет получать на 30-40% меньше от указанной заработной платы. И не гонитесь за первоклассными сотрудниками, которым нужны и высокие заработные платы. Качество может отнюдь не соответствовать цене. Как показала практика, проще и выгоднее самому вырастить необходимого Вам специалиста, чем платить на порядок, а то и на два за уже заявленного профессионала.

Также запомните следующую вещь: категорически никаких процентов, только оклады Вашим подчиненным! Проценты могут быть только у тех, кто принимает непосредственное участие в продажах.

Если у вас довольно много продаж, то идеальным вариантом оплаты труда будут выступать только проценты от продаж. Но опять же только продажникам и только проценты с оборота, а не с прибыли.

Вторыми претендентам на проценты могут быть те люди, которых вы уже перевели в статус партнеров. Но в данном случае проценты должны быть уже только с прибыли. Если рассматривать аутсорсинг, то здесь картина, в принципе, вся та же самая, что и в простом делегирование при найме работников самостоятельно, только все технические моменты ложатся на плечи организации, с которой Вы заключаете договор. В договоре Вы должны прописать лишь точки выхода, то есть те результаты, которые хотите получить в итоге, прибегая к помощи этой организации.

Как правило, аутсорсингом занимаются уже более крупные организации, корпорации. Работу на аутсорсинг вы можете отдавать практически любую, главное – уметь правильно договариваться и ставить четкие задачи. Естественно, что вопросы ключевой компетенции должны всегда оставаться при Вас. Но всё, что её не касается, Вы можете смело отдавать на аутсорсинг.

Делегировать Вы можете не только живым людям, но серверам и роботам. Например, Вы можете делегировать роботам постинг в социальных сетях. Также что касается делегирования в социальных сетях, то следует запомнить, что все явки пароли администратора Вы держите только у себя. Разрешение на пользование Вы можете сделать некоторым сотрудникам через авторизацию, но опять же все через Ваш аккаунт. Помните, безопасность прежде всего.