Текст книги "Основы русской деловой речи"

Автор книги: авторов Коллектив

сообщить о нарушении

Текущая страница: 8 (всего у книги 31 страниц)

Производственная документация

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления. Он относится к самым распространенным видам управленческой и организационно-распорядительной документации. Приказ издается по вопросам внутреннего распорядка предприятия, учреждения, организации, по вопросам создания, ликвидации учреждения, по кадровым вопросам приема или увольнения сотрудников и др. Например:

ПРИКАЗ

от 14.08.08 № 3881/1

О продлении обучения иностранному гражданину

ПРИКАЗЫВАЮ:

По факультету прикладной математики и процессов управления Чжао Шаньшань, гражданину КНР, продлить обучение на 1-м курсе дневного отделения бакалавриата по направлению 010400 «Информационные технологии».

Проректор СПбГУ (подпись)

Контракт, или договор, – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Контракт относится к документам административно-организационного характера. Например:

ДОГОВОР

Об управлении правами автора на коллективной основе

г. Москва, 23 мая 2006 г.

Настоящий договор заключен между Российским авторским обществом (РАО) и Ивановым П. С. (Автор), о нижеследующем:

1) Автор поручает РАО в качестве организации, осуществляющей управление имущественными правами авторов на коллективной основе, заключать с иностранными юридическими и физическими лицами договоры о воспроизведении его произведений путем их издания, перевода, репродуцирования и распространения во всем мире;

2) собранное вознаграждение за все возможные способы использования произведений автора подлежит выплате в соответствии с условиями договоров, упомянутых в пункте 1;

3) настоящий договор вступает в силу с даты его подписания.

Фамилия, имя, отчество Автора

Псевдоним

Домашний адрес

Банковские реквизиты и номер счета

Автор за РАО

Подпись________________ Подпись_______________

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Охарактеризуйте понятие «документ».

2. Перечислите общие требования к тексту-документу.

3. Какие типы деловых бумаг вы можете назвать?

4. Перечислите формы записи текстов-документов.

5. Что такое реквизиты и формуляр документа? Приведите примеры.

6. Вспомните наиболее распространенные языковые формулы в содержательной части различных документов.

7. В каких документах и кто выступает как доверитель, заявитель, получатель, потерпевший, доверенное лицо?

§ 3. Понятие документооборота и его этапы

3.1. Документооборот и система документов

Документооборот – это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления».[110]110
  ГОСТ Р51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998. – П. 60.


[Закрыть] Документооборот определяет порядок движения документа. Этот путь зависит от системы управления в каждой конкретной организации и, отражая данную систему управления, позволяет наглядно ее увидеть.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагает закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах. Их разработкой занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах находят отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

«С юридической точки зрения, документы представляют собой одну из форм права. Одни документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения, прекращают их действие, другие обладают юридической силой и могут быть использованы в суде, нотариате, арбитраже и т. п. в качестве доказательств».[111]111
  Теплицкая Т. Ю. Правила деловой переписки. – Ростов-на-Дону, 2006. – С. 5.


[Закрыть]

Одним из важнейших направлений совершенствования документации является унификация, т. е. приведение к единообразной системе. Все документы организации представляют единую систему и делятся на входящие (поступающие), исходящие (отправляемые) и внутренние (не выходящие за пределы подготовившей его организации) документы.

Основным назначением документов является информационная функция. Развитие компьютерных технологий и внедрение технических средств, начиная с создания документа на компьютере и заканчивая отправкой и получением документа в любой точке мира, где существует доступ в Интернет, коренным образом упростило и облегчило организацию документооборота.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения. Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

1) прием и первичная обработка входящих документов;

2) предварительное рассмотрение и распределение документов службой ДОУ;

3) регистрация документов;

4) информационно-справочная работа;

5) контроль исполнения документов;

6) исполнение и отправка документов.

3.2. Прием и первичная обработка входящих документов

Документы могут быть получены по почте, переданы по телеграфу, доставлены курьером, секретарем, посетителем, приняты по факсу, телетайпу, электронной почте. Прием и первичная обработка документов производятся в крупных фирмах и организациях службой делопроизводства (экспедицией), в небольших – секретарем-референтом. Данная операция в основном техническая.

Заказная почта принимается под расписку. При получении документов с пометой «Срочно» проставляется время получения. При получении документов следует убедиться в правильности их доставки. Если корреспонденция доставлена не по адресу, она пересылается адресату или возвращается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты (за исключением тех, которые имеют надпись «лично»). После вскрытия конверта проверяется целостность вложения (наличие всех страниц документа и приложения, отсутствие повреждений текста). Если целостность документа нарушена, составляется акт, один экземпляр которого вместе с полученным документом отсылается отправителю.

Аналогичным образом проверяется корреспонденция, полученная по факсу, в случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес и дата отправления или получения документа могут быть указаны только на конверте. В этом случае конверт подкалывается к документу.

На входящих документах отметка о получении обычно проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа. Она включает учетный порядковый номер и дату поступления. Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения, поэтому на нем достаточно проставить порядковый номер. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

При обработке входящих документов типичной ошибкой является учет только документов, подлежащих регистрации. Входящий документопоток в таком случае оказывается значительно уменьшенным, и невозможно просчитать время на обработку неучтенной корреспонденции.

3.3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть, что значительно повышает эффективность управленческого процесса. Задача службы делопроизводства или секретаря-референта на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. В учреждении необходимо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы, содержащие второстепенные вопросы, должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам, минуя кабинет руководителя.

После рассмотрения документа должностное лицо пишет на нем резолюцию. Документ возвращается в канцелярию, резолюция переносится в регистрационную форму.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводятся в день регистрации, дабы избежать задержек в исполнении документов.

Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то по согласованию с ответственным исполнителем устанавливается очередность исполнения резолюции или с документа снимаются ксерокопии для всех лиц, указанных в резолюции.

Можно отметить несколько этапов обработки входящих документов:

1) проверка правильности доставки корреспонденции;

2) проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

3) фиксация факта получения документа;

4) подготовка полученных документов к исполнению;

5) передача их на исполнение.

Первичная обработка документов заканчивается сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрируемые документы вносятся в регистрационную форму, установленную в каждой организации. Это может быть журнал, карточка, электронная карточка. Нерегистрируемые документы сразу передаются исполнителям или в отделы для доставки.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Регистрация, т. е. «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирует факт его создания, отправления или получения»[112]112
  ГОСТ Р51141–98… – П. 65.


[Закрыть] и придает ему юридическую силу. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Очень важна рациональная постановка регистрации документов. Наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. С ее помощью можно, проводя регистрацию на различных рабочих местах, собрать все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль исполнения документов.

В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Данную систему можно использовать для справочной работы и контроля исполнения документов. Таким образом, регистрация документов позволяет проводить учет документов, контроль их исполнения и справочную работу по документам.

Не регистрируются документы, полученные только для сведения, не требующие ответа и исполнения. В учреждении должен быть разработанный службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов.

К таким документам относятся: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой «лично», проспекты, копии нормативных документов, постановлений, распоряжений государственных органов, информационные материалы.

Каждый регистрируемый документ получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и значительно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

При регистрации в регистрационную форму из документа выписываются:

1) дата получения;

2) входящий (регистрационный) номер, присвоенный документу учреждением-получателем;

3) дата документа;

4) индекс документа;

5) автор (корреспондент);

6) заголовок (краткое обозначение сведений о составе и содержании документа);

7) количество листов и экземпляров;

8) резолюция;

9) срок исполнения;

10) исполнитель (кто с ним работает);

11) ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

12) номер дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации документа на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически могут быть использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Поиск может вестись по любому из введенных показателей.

3.4. Обработка исходящих документов

К исходящим относятся документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения (вышестоящие организации, подчиненные учреждения) или частным лицам, приславшим обращение. Обработка исходящих документов состоит из составления чернового варианта документа, подготовки проекта документа, его согласования (визирования), удостоверения (подписания) документа, отправки документа.

Работу по подготовке документа ведет ответственный исполнитель.

Подготовленный документ передается для подписания должностному лицу через службу ДОУ или секретаря руководителя.

В начале работы исполнитель составляет черновой документ. После необходимых консультаций исполнитель создает проект документа. Данный проект составляется на бланке организации, который соответствует будущему документу. При необходимости проект проходит процедуру внешнего согласования, которая оформляется грифом согласования. Затем проект передается исполнителем на подпись должностному лицу со всеми материалами, на основании которых он готовился.

Руководитель может сразу подписать документ, а может отправить его на доработку, внеся свои замечания. В этом случае документ дорабатывается и вновь собираются визы согласования. Процедура подготовки проекта документа может повторяться, и каждый раз она должна быть проведена исполнителем от начала до конца.

Подпись в документе – один из самых важных реквизитов. В него входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. При этом инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор

ООО «Форус»

Личная подпись Ф. Н. Никитин

Печать заверяет подлинность документа и подписи руководителя. Оттиск печати должен хорошо читаться и захватывать часть личной подписи. Название организации и печать должны соответствовать друг другу.

По российским стандартам, датой письма считается дата его подписания руководителем, по западным канонам – день составления документа.

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй – с визами согласования – остается в деле организации.

Перед отправкой документа ответственный исполнитель проверяет правильность его оформления. Проверяются:

1) наличие подписи;

2) наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

3) наличие заголовка;

4) правильность адресации (кому направлен документ);

5) если документ предназначен рядовому корреспонденту, наличие адреса;

6) наличие отметки об исполнителе;

7) наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений;

8) номер дела, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, наличие приложений, порядок отправки и т. д.

Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или в первой половине следующего дня.

Все вышеперечисленные действия обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.

В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (по факсу, электронной почтой) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты коренным образом сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

«Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения подписи (авторизации документа), т. е. необходимо применение специальной программы „электронной подписи“, и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом».[113]113
  Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – 3-е изд., испр. и доп. – М., 2002. – С. 18.


[Закрыть]

3.5. Информационно-справочная работа

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах управления. Служба делопроизводства или секретарь-референт на основе этого банка данных могут в любой момент ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится документ и в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Внедрение автоматизированных систем регистрации документов существенно изменило возможности информационно-справочного обслуживания. Современные системы управления базами позволяют наводить справки по любой комбинации данных, введенных в регистрационную карточку документа. Справка может выдаваться: по конкретному документу, по теме или содержанию, по корреспонденту или автору, по региону и т. д. Справку также можно выдавать по исполненным документам, по документам, находящимся в работе и, при необходимости, по архивной базе данных.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам, как правило, относятся распорядительные документы, объяснительные и докладные записки, протоколы и акты.

Обработка внутренних документов при подготовке и оформлении организуется в соответствии с общим порядком работы с исходящими документами, а на этапе исполнения документы повторяют путь входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов – «совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».[114]114
  ГОСТ Р51141–98… – П. 67.


[Закрыть] Можно выделить контроль по существу решения вопроса (выполняют руководители всех рангов) и контроль сроков исполнения задания (выполняет служба ДОУ, учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения, в небольшой фирме – секретарь). Важным условием эффективности контроля является его централизация.

Типовые сроки исполнения документов определяются нормативно-правовым актом. Индивидуальные сроки устанавливаются организационно-распорядительным документом организации или резолюцией руководства. В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления»[115]115
  Государственная система документационного обеспечения управления. – М., 1991.


[Закрыть] дан перечень типовых сроков исполнения документов.

Периодически составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

В последние годы широко используется автоматизированный контроль исполнения документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя, а также исполнителю может посылаться предупреждение о документах с истекающим сроком исполнения. В любой момент компьютер может выдать списки неисполненных документов, документов с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.

Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа.

Учет объема документооборота

При определении объема документооборота учитывают все подлинные экземпляры документов. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают отдельно. Копии документов также учитываются отдельно.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Охарактеризуйте понятия «документооборот» и «система документов», перечислите основные группы документов организации.

2. Как регулируется и управляется система документооборота на государственном уровне? Зачем нужна эта система управления и совершенствования документооборота?

3. Перечислите основные этапы документооборота. Раскройте содержание каждого из них.

4. Как следует поступать с поступившим в организацию документом? В чем заключается регистрация входящего документа?

5. Как готовится и оформляется исходящий документ?

6. Охарактеризуйте особенности документооборота, осуществляемого с помощью современных средств связи.

§ 4. Дипломатический и законодательный подстили: жанры письменной коммуникации

4.1. Документы дипломатического подстиля

Вся информация, предназначенная либо для собственного правительства, либо для передачи представителям другого государства, заключается в определенного вида дипломатических документах.

В дипломатическом подстиле одной из основных является воздействующая функция. Поскольку партнеры в дипломатических отношениях, два соседних государства или главы этих государств, находятся на равных, то в качестве средства воздействия используется именно язык. «Язык – оружие дипломата».

Дипломатический подстиль в целом характеризуется:

– наличием системы терминологии, насыщенной международными терминами, как заимствованными (атташе, коммюнике и др.), так и русскими (посол, наблюдатель и др.);

– этикетными словами – обращениями к представителям государств, титулами и формами титулования: король, принц, Ее Высочество, Его Превосходительство, Ваша Светлость, господин Президент и др.;

– эмоциональностью, представленной в некоторых жанрах этого подстиля.

Любой дипломатический документ имеет свой протокол составления, который включает список обращений к тем или иным главам государств, главам правительства, к другим дипломатическим работникам. Использование этого протокола составления дипломатических документов показывает в письменной форме уважение к адресату. Как правило, дипломатические документы начинаются с принятого в этой сфере коммуникации специального комплимента и заканчиваются им (даже если в документе излагается какой-то протест, отправитель должен соблюдать форму приличия в документе, т. е. начать и закончить документ формами уважения и комплиментами).

Дипломатический документ не должен содержать фраз принуждающего характера (Ваше правительство должно, Вы обязаны и т. п.), не должен быть фамильярным, содержать обидных сравнений, насмешек. Даже протест выражается в приличных фразах. Дипломатический язык настолько тонок, что, составляя какой-либо документ, необходимо помнить об особенностях страны, поскольку совершенно безобидная шутка на Западе может быть воспринята восточными странами как серьезное оскорбление.

Дипломатическому документу присущи краткость и четкость изложения, лишь при обращении к представителям высшего общества (королева, президент и т. п.) уместны витиеватость и образность. Дипломатический стиль своеобразен, легко узнаваем и нередко используется в целях стилизации.

Классическим примером текста дипломатического подстиля может служить:

ВСЕОБЩАЯ ДЕКЛАРАЦИЯ ПРАВ ЧЕЛОВЕКА

Преамбула

Принимая во внимание, что признание достоинства, присущего всем членам человеческой семьи, и равных и неотъемлемых прав их является основой свободы, справедливости и всеобщего мира,

принимая во внимание, что пренебрежение и презрение к правам человека привели к варварским актам, которые возмущают совесть человечества, и что создание такого мира, в котором люди будут иметь свободу слова и убеждений и будут свободны от страха и нужды, провозглашено как высокое стремление людей,

принимая во внимание, что необходимо, чтобы права человека охранялись властью закона в целях обеспечения того, чтобы человек не был вынужден прибегать, в качестве последнего средства, к восстанию против тирании и угнетения,

принимая во внимание, что необходимо содействовать развитию дружественных отношений между народами,

принимая во внимание, что народы Объединенных Наций подтвердили в Уставе свою веру в основные права человека, в достоинство и ценность человеческой личности и в равноправие мужчин и женщин и решили содействовать социальному прогрессу и улучшению условий жизни при большей свободе,

принимая во внимание, что государства-члены обязались содействовать, в сотрудничестве с Организацией Объединенных Наций, всеобщему уважению и соблюдению прав человека и основных свобод,

принимая во внимание, что всеобщее понимание характера этих правил и свобод имеет огромное значение для полного выполнения этого обязательства,

Генеральная Ассамблея

провозглашает настоящую Всеобщую декларацию прав человека в качестве задачи, к выполнению которой должны стремиться все народы и все государства с тем, чтобы каждый человек и каждый орган общества, постоянно имея в виду настоящую Декларацию, стремились путем просвещения и образования содействовать уважению этих прав и свобод и обеспечению, путем национальных и международных прогрессивных мероприятий, всеобщего и эффективного признания и осуществления их как среди народов государств-членов Организации, так и среди народов территорий, находящихся под их юрисдикцией.

Статья 1

Все люди рождаются свободными и равными в своем достоинстве и правах. Они наделены разумом и совестью и должны поступать в отношении друг друга в духе братства.