Текст книги "Интегрированный тайм-менеджмент"
Автор книги: Стив Прентис
сообщить о нарушении
Текущая страница: 2 (всего у книги 19 страниц)
ГЛАВА 2.
НАШЕ ТЕЛО И ВРЕМЯ
ЗАЛИТЫЙ ВОДОЙ ПОДВАЛ
Денек выдался замечательный, и вы решили навестить соседа. Стучите в дверь, а ответа нет. Однако изнутри доносится какое-то хлюпанье. Очень странно, думаете вы, и, движимый любопытством, обходите дом.
Заглянув в подвальное окошко, вы обнаруживаете соседа по колено в воде. Вооружившись большой миской и пытаясь справиться с потопом, он зачерпывает воду – и опустошает миску в окно, прямиком на ваши туфли.
– Ты что там делаешь? – задаете вы резонный вопрос.
– Вода хлещет! – кричит он в ответ. – Не пойму, откуда!
– А в аварийную службу звонил? Там бы воду отключили, – предлагаете вы.
– Некогда! Видишь – потоп! – и сосед продолжает черпать миской воду.
Вот вам наглядный пример неверного поведения. Вместо того чтобы ухватить суть проблемы, ваш сосед пытается справиться с ее следствием. Его тело и мозг нацелены на решение сиюминутной задачи, что лишило его ясности мысли. А вода тем временем прибывает.
Автор этой книги посоветовал бы хвататься за телефон, а не за миску и звонить в аварийную службу. Это во-первых. Ну, а во-вторых, быть может, попросить у соседей насос.
Совершенно очевидно, что в этой истории вода символизирует тот объем работы, что кажется нам нескончаемым и зачастую непредсказуемым потоком. Человек с миской олицетворяет всех нас – наше отношение к работе, усилия и способы ее исполнения. Как вам картинка? Безысходна и неадекватна, не правда ли? Минуточку! Мы ведь все умные люди. Откуда же это чувство, что загнанные в тот самый подвал, мы в отчаянии вычерпываем миской воду?
Все просто: каждый из нас недостаточно развит, чтобы справляться со стрессами современного мира.
ГРЕМУЧИЕ ЗМЕИ И ПЧЕЛЫ
Все мы являемся продуктом сотен тысяч лет эволюции. Наше тело, как уже говорилось в главе 1, почти не изменилось за 50 000 лет, а большинству современных технических средств, окружающих нас, два десятка лет от роду. Этот факт сильно влияет на наш подход к работе и времени – не потому, что мы в состоянии многое делать быстрее, но потому, что не знаем, как держать под контролем имеющиеся в нашем распоряжении средства, обладающие собственной степенью срочности. Контакты, которым эти средства способствуют, требуют немедленной реакции.
Самые важные части человеческого мозга призваны поддерживать и сохранять жизнь, в частности, помогают нам дышать или избегать опасности. Одна из многочисленных задач мозга – заставлять нас реагировать на вспышки света, резкие контрасты, внезапные движения – иными словами, на перемены в поле нашего зрения. В дикой природе эта способность крайне важна и помогает нам избегать укусов пчел, гремучих змей и иных смертельных опасностей: вовремя заметив проблеск яркого света или движение, мы успеваем отпрыгнуть – это рефлекторная реакция.
Находящаяся в состоянии боевой готовности, эта часть нашей нервной системы и в современном мире тоже всегда начеку, всегда готова отреагировать на «вспышки» нового дизайна. Проблесковый маячок полиции или машины техпомощи вы заметите, будучи за рулем, – даже средь бела дня и прежде, чем любые иные помехи на дороге. Сделав шаг с тротуара и краем глаза уловив приближение машины, вы тут же отпрянете обратно. Это инстинкт самосохранения посылает сообщение вашей нервной системе о грозящей вам опасности.
А теперь представьте себе такую картину: вы занимаетесь делами на своем рабочем месте, как вдруг дзынь! Получена электронная почта! Значок имейла сообщает, что в электронном почтовом ящике новое письмо. Еще секунду назад не было, зато сейчас есть. Каков ваш первый порыв? Прочитать и ответить, верно? А вдруг там что-то важное? Или забавное? Какая дразнящая новизна скрывается в этом письме. Большинству из нас не под силу отвергнуть соблазн иконки «новая почта». Многократно повторенный отклик нервной системы на новый стимул зафиксировался и превратился в условный рефлекс.
Еще один пример. Вы разговариваете с кем-то с глазу на глаз и поглощены беседой, когда раздается телефонный звонок. Ход ваших мыслей обрывается: вы пытаетесь подавить желание немедленно снять трубку или хотя бы проигнорировать настойчивый сигнал телефона. Возможно, вы справитесь с порывом ответить на звонок, однако ваше общение он все же нарушил.
И последний пример. Вы приходите на работу с четким распорядком трудового дня, но стоит вам сесть за стол, как появляется коллега с заданием, которое она считает неотложным. Вы откликаетесь на ее призыв, хватаетесь за новое дело, а все намеченное тем временем отодвигается дальше и дальше, пока весь ваш тщательно спланированный день не летит кувырком.
Во всех вышеописанных ситуациях, как и во многих других, фиктивно срочные дела взводят ваш внутренний курок тревоги, и не отреагировать на их сигналы крайне сложно. Это и есть условный рефлекс – древний рефлекс, отзывающийся на современные раздражители. Я называю его «ответоголизм». Стоит вам ответить на раздражитель, и вы начинаете терять время, а ваши планы проваливаются в тартарары. В точности как ваш сосед в затопленном подвале, вы хватаетесь за то, что кажется главным, теряете контроль над временем – и в итоге приходите к краху.
УСЛОВНЫЙ РЕФЛЕКС
Представьте, что вы усадили рядом охотника-туземца из джунглей и своего агента по недвижимости, а между ними положили сотовый телефон и сделали на него вызов. Туземец вздрогнет, услышав звонок. Это рефлекс. Ваш агент схватит трубку, чтобы ответить на звонок или хотя бы узнать, кто звонит, и заранее обдумать решение вероятных проблем. Если мобильник не принадлежит агенту, он начнет гадать, чей это телефон, и эти мысли вытеснят все, что занимало его до тех пор. Это условный рефлекс. А острую необходимость ответить на звонок, оставив все остальные дела, я называю «ответоголизм», эта привычная поведенческая реакция редко приводит к оптимальному результату.
До изобретения электронной и голосовой почты, возвращаясь с обеденного перерыва, мы находили на своем столе целую коллекцию записок о том, кто звонил, или что случилось в наше отсутствие. Мы просматривали сообщения и сортировали по степени важности: кому или чему уделить внимание в первую очередь. В данном случае решение принималось нами сознательно, а это совсем другое дело. Розовые листочки с сообщениями (материальные, которые можно потрогать) не требовали от нервной системы такой реакции, как звуковой сигнал входящей электронной почты. Чтение записок приводило к более сознательному мыслительному процессу. Конечно, розовые записки тоже содержали новые задания, однако они позволяли установить приоритеты вдумчиво, а не рефлекторно.
СТРАХ ПЕРЕД НЕИЗВЕСТНЫМ
Наш инстинкт самосохранения трансформируется также в страх перед неизвестным. Чувства обостряются, если мы идем ночью по лесу или по пустынной улице. Однако страх неизвестного проявляется и иначе. К примеру, многие люди не любят голосовую почту. Их злит невозможность узнать, дошло ли сообщение до абонента, или нет, а источник этого недовольства коренится в страхе перед неизвестным. На месте ли она сегодня? Прослушала ли сообщение? Когда перезвонит? Как это отразится на моих планах? В связи с этим некоторые фирмы не устанавливают голосовую почту, предпочитая отвечать на каждый звонок клиента. От страха перед неизвестным в итоге хромает производительность труда на обоих концах телефонной линии.
(Используемая должным образом голосовая почта может быть прекрасным средством общения, которое предвосхищает страхи и тревоги ваших абонентов и удачно совмещает два преимущества: вы всегда доступны для клиентов и при этом используете свое время наиболее эффективно просто потому, что верно выбираете слова своего приветствия. Подробнее об этом в главе 10.)
СУТОЧНЫЙ РИТМ
Еще одной особенностью нашего организма, имеющей важное значение для восприятия и использования времени, является ритм. Биение сердца – лишь один из многочисленных ритмичных процессов в нашем теле. Существует суточный цикл сна и бодрствования, в нашей речи также присутствует определенный ритм, как и в энергии нашего организма и во внутренних химических и гормональных процессах. Мы испытываем на себе эффект американских горок с их взлетами, падениями и отрезками горизонтального пути. Каждые полтора часа пик нашей энергии сменяется спадом. Эти взлеты и падения происходят в течение всего дня, изматывая нас переменами в уровне сахара в крови, изменением степени выносливости и способности сосредоточиваться и складываясь в итоге в самые разные варианты того целого, что мы зовем самочувствием.
Для большинства людей, к примеру, худшая часть дня от 14.00 до 15.30; это время, когда наш организм находится на спаде физических возможностей и когда даже простейшие из дел словно требуют дополнительных усилий. Такое состояние является следствием сочетания следующих обстоятельств: во-первых, желудок занят перевариванием обеда (если вы, конечно, вообще обедаете, а обедать вы непременно должны), во-вторых, внутренний двенадцатичасовой цикл вашего организма в этот период отражает фазу глубокого сна от 2.00 до 3.30 ночи. Послеобеденный спад работоспособности я называю «время шоколада».
А ЧТО ТАКОГО В ШОКОЛАДЕ?
Шоколад – это идеальное сырье для избавления от послеобеденного упадка сил. Шоколад богат жирами и сахаром, что позволяет организму быстро преобразовать его в глюкозу и растворить в крови. Кроме того, в шоколаде содержатся кофеин и теобромин, а также фенилэтиламин, при взаимодействии с допамином высвобождающие эндорфины из центра удовольствий мозга, те самые эндорфины, что насыщают кровь в моменты, когда мы испытываем эмоциональное наслаждение. Потому-то многие народы приравнивают шоколад к сексу (вспомните День св. Валентина). Кое-кто даже утверждает, что шоколад лучше.
Увы, дневные циклы и спады – не единственная помеха работоспособности; существует еще одна – данная нам от природы нисходящая спираль наших сил: все обменные процессы человеческого организма с течением дня замедляются. Большинство людей, признают они это или нет, утром находятся на пике своей активности, которая снижается с каждым часом.
Рис. 2.1. Эта линия демонстрирует характерное течение обменных процессов, уровня сахара в крови и энергии организма. В течение дня мы движемся по наклонной линии ко сну. Однако своевременное и правильное питание может существенно сгладить пики и спады
В биологическом отношении все мы существа светолюбивые. Наш мозг и все обменные процессы реагируют на смену света, когда ночь переходит в день, выбрасывая в кровь возбуждающие гормоны, такие как серотонин (угнетающий сон) и кортизол (гормон стресса), тем самым нейтрализуя действие мелатонина, с помощью которого наш организм накануне вечером заставил нас уснуть.
Этот дневной ритм называется circadian, от латинских слов «circa» (вокруг) и «dian» (день). Природа так настроила нас, охотников и собирателей ее даров, чтобы мы были энергичны с раннего утра (когда пищи больше), а к ночи погружались в сон (поскольку темнота защищает от хищников, а неподвижность защищает от увечий).
Большинство работающих в западном мире людей, а по статистике, и большинство тех, с которыми мы взаимодействуем, следуют этому суточному (circadian) ритму, когда утро (между 9.00 и 12.00) отдается самой продуктивной мыслительной деятельности, а вторая половина дня – делам, требующим меньших усилий.
ДЕЙСТВУЙ, ПОКА КОФЕ НЕ ОСТЫЛ
Наилучшим временем для обмена важной информацией является период от 9.00 до 9.30, когда совместное воздействие света, кофеина и физических усилий, требующихся для поездки на работу, сливается в наибольшую готовность организма. Отсюда вывод: деловые встречи назначайте ровно на 9.00 и выкладывайте все важные проблемы в течение первых тридцати минут.
НОЧНОЙ ОТДЫХ И СОН
Большинство из нас к тому же почти постоянно испытывают дефицит сна. Современные исследования показывают, что взрослому человеку в среднем требуется от восьми до десяти часов сна [2]2.
Данные Национального фонда сна (www.Sleepfoundation.org). – Здесь и далее примечания автора
[Закрыть]. Кому-то, возможно, нужно и меньше. Существует очень простой способ выяснить, достаточно ли вы спите: если вы просыпаетесь только с помощью будильника, значит, ваше пробуждение искусственно, а следовательно, ваш ночной цикл не совпадает с дневным. Если в понедельник утром вы поднимаетесь, не доспав один час, – налицо дефицит сна. А если то же самое повторяется во вторник, среду и четверг, то к пятнице дефицит составляет уже пять часов. Пытаясь компенсировать недосып долгим субботним сном, вы еще сильнее выбиваетесь из режима. (Единственно верное решение этой проблемы – ложиться в одно и то же время и вставать в одно и то же время.)
Дефицит сна – еще один пример несовпадения реальности и наших представлений о собственных действиях и возможностях. Мы ежесекундно ведем битву с самими собой на физическом, химическом, эмоциональном и интеллектуальном уровнях.
Раньше ложиться спать – не лучший способ справиться с дефицитом сна. Важнее добиться высокого качества сна за счет правильного использования «периода простоя». (См. главу 12.)
ЦИКЛИЧНЫЙ МИР
Между тем чередование дней и ночей, времен года, приливов и отливов, фаз луны происходит постоянно. Все двадцать четыре часа в сутки растения дышат, восстанавливая воздух нашей планеты, а мощные силы природы перегоняют влагу, холод и тепло из одной части земного шара в другую. Планета также живет в соответствии с собственным глобальным циклом.
Это природное чувство ритма влияет на наше восприятие времени, которое словно бы тоже обретает ритмичный, или круговой, характер. Каждые двенадцать часов стрелки показывают на циферблате одни и те же числа. В неделе только семь дней, так что каждый наступает в свой черед. Раз в двенадцать месяцев приходит Новый год, раз в четыре года происходят Олимпийские игры, и т. д. Эта периодичность позволяет строить общество с достаточной степенью предсказуемости и стандартизации. Без этого любому обществу было бы крайне сложно развиваться. Однако если между нынешним вторником и следующим и есть что-то общее, то одно лишь название, не более того.
Наш язык полон фраз, в которых время предстает одушевленным и едва ли не материальным. Выражения вроде «у меня нет времени», или «как летит время!» наделяют время качествами, которыми оно не обладает. Мы отмечаем, что люди «тратят время зря», «проводят время», «убивают время», «управляют временем», словно время – это предмет, который можно покупать, продавать и использовать. Любому понятно, что выражения эти безобидны, однако и они перекладывают всю вину и ответственность исключительно на плечи самого времени. Мы убедили себя, что способны подчинить себе время, обязаны это сделать или и впрямь уже подчинили его – и изумляемся до глубины души, когда обнаруживаем истину.
Спору нет, это очень удобно – согласовывать наш график со сменой времен года и представлять время материальным объектом, однако лучше увидеть себя в реальном свете: как мы маршируем по прямой, продвигаясь вдоль нашего отрезка вечности, словно муравьи по линейке.
ВЗАИМНОЕ ВЛИЯНИЕ И ЧТО ТАКОЕ ФУТБОЛ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Люди по природе своей существа общественные, и потому мы любим отвлекаться на разговоры и всевозможные шутки; интеллектуальным стимулом могут послужить имейл от приятеля со свежим анекдотом, дружеская болтовня на отвлеченные темы, внеочередная вылазка в Интернет. Все это добавит красок вашему рабочему дню и подарит несколько минут отдыха, однако и заплатить придется: ведь страдает ваше дело, а потому вы вынуждены будете задержаться в офисе, взять работу на дом или принести еще какие-либо жертвы, чтобы нагнать упущенное время.
Будучи в основном выпускниками западной системы образования, мы получаем профессию и пополняем собой ряды трудящихся страны. Мы продолжаем учиться – в процессе работы и на курсах повышения квалификации мы движемся вверх по служебной лестнице, в идеале обеспечивая себе стабильное общественное и финансовое положение. К сожалению, с течением времени мы приобретаем и иной опыт – худшего свойства. Вливаясь в корпоративную жизнь фирмы, мы постепенно перенимаем привычки и нормы поведения коллег, включая и многочисленные скрытые способы разбазаривания времени, передающиеся путем взаимного влияния друг на друга.
Понятно, что мы искренне изумляемся, впервые узнав, что большинство наших коллег работают всего лишь одну третьот того времени, которое проводят на работе – иными словами, за восьми– или девятичасовой рабочий день они выполняют заданий ровно на три часа [3]3.
Дж. П. Льюис. «Мастерство управления проектами» (Mastering Project Management), Нью-Йорк, издательство McGraw-Hill, 1998, с. 165.
[Закрыть]. Этот факт, который на первый взгляд выглядит ударом по честолюбию, вовсе не означает, что вы недостаточно преданы делу или прилагаете недостаточно усилий. Средний рабочий день изобилует препонами, снижающими производительность, – в их числе собрания, имейлы, внезапные посетители, конфликты среди коллег, технические проблемы и пр. Все это, хоть и является частью нашей работы, за которую нам платят, возникает стихийно, а потому нарушает рабочий ритм и отодвигает выполнение заранее запланированных дел. Разница между объемом работы, который мы считаем выполненным, и сделанным в реальности просто изумляет.
И все же – три часа?! Уж очень малая выходит часть дня, которую можно считать продуктивной в буквальном смысле слова. Все равно что прийти на футбольный матч с секундомером. Матч длится четыре часа, но за вычетом положений вне игры, замен футболистов и тайм-аутов оказывается, что в игре мяч находится минут двадцать – крайне малую часть общего времени.
Многочисленные опросы работающего населения Северной Америки показали, что в течение рабочего дня происходит следующее:
• 25 % времени уходит на реальную работу;
• 15% времени занимают ответы на сообщения электронной и голосовой почты;
• 15% времени тратится на разговоры по телефону;
• 20% времени уходит на деловые встречи и переговоры;
• 25 % времени отводится на подготовку к этим деловым встречам или на обработку их итогов.
Тот факт, что реальные дела занимают относительно небольшой процент рабочего дня, зачастую проходит незамеченным – до тех пор, пока не потребуется назвать точные сроки окончания какого-либо проекта. В попытке угодить потенциальному клиенту вы, ваш шеф или специалист по продажам обещаете: «Мы выполним ваш заказ к четвергу». Вы и впрямь в состоянии выполнить заказ к четвергу – при условии, что иных дел у вас нет и вы будете по восемь часов в день работать исключительно над заказом данного клиента. Но уж очень это оптимистичный взгляд на вещи, вот в чем загвоздка. А мы должны быть реалистами – более того, лучше даже немного пессимистами. Нам не известно, какие срочные дела могут возникнуть в период от данной минуты до четверга, однако кое-что известно наверняка:
• Любая задача отнимет больше времени, чем кажется, и гораздо больше, чем вы рассчитывали.
• Если к вам обращаются с просьбой, содержащей словосочетание «всего лишь» (не могли бы вы всего лишь?..). – считайте, что у вас проблемы.
• Идеальный момент для того, чтобы выполнить задание, никогда не наступит.
• Сколько бы хорошего вы ни сделали для человека, запомнит он единственный ваш просчет (и не преминет сообщить о нем всем)
ВОДА В МИСКЕ
Мы начали главу рассказом о человеке с миской. Давайте под конец главы вспомним о пресловутой миске еще раз. Миска вмещает определенное количество воды. Наполнив миску до краев, вы можете как угодно долго пытаться добавить еще немножко воды – ровно столько же воды будет выливаться на пол. В миску просто-напросто больше не помещается.
Теперь допустим, что объем миски символизирует определенное количество времени. Каждый из нас имеет в своем распоряжении двадцать четыре часа в сутки, и никому не удастся взять немного времени взаймы из других дней, попросить об авансе или ухватить часок задним числом. Сутки, состоящие из двадцати четырех часов, приходят и уходят, регулярно и неизбежно. Продолжительность дня – величина постоянная. Это основополагающий механизм нашего существования.
Многие из нас начинают свой день с наилучшими намерениями, заранее планируя количество и очередность задач, требующих выполнения, но одно неотложное дело следует за другим, и вот уже все планы летят кувырком. Мы нервничаем, жертвуем обедом, задерживаемся допоздна на работе – все ради того, чтобы нагнать упущенное. Мы мечтаем, чтобы в сутках было больше часов или чтобы время остановилось. Мы отчаянно ищем лишние часы – нам нужна миска побольше. Беда в том, что и с желанной, большей миской в руках мы придем к тому же: будем работать в два раза дольше, вычерпывая в два раза меньше воды.
Умение правильно распорядиться временем аналогично умению справиться с потопом в подвале. Весь фокус в том, чтобы научиться пользоваться той миской, которую вы держите в руках, вместо того чтобы пытаться найти миску побольше. Оптимально использовать время – значит применять верную стратегию, а вовсе не стараться растянуть рабочее время, работать вдвое быстрее или вдвое упорнее. Специалисты, умеющие эффективно распоряжаться своим временем, не стремятся каждый миг заполнить плодотворным трудом, как раз напротив. Они составляют разумный план, где находится место событиям ожидаемым, событиям вероятным и сюрпризам, а в результате каждая минута используется по назначению и с пользой. Такие специалисты умеют отделить главное от второстепенного и в своей работе учитывают интересы коллег. Они понимают и принимают тот факт, что папка входящих документов никогда не будет пустовать. Свое рабочее место они покидают вовремя, точно зная, что сегодня сделали немало, а завтра успеют еще больше.
Они понимают значение самообладания: оно прокладывает путь к влиянию, продуктивности, удовлетворению работой. Итак, давайте ступим на дорогу к успеху и в качестве первого шага произведем учет.
