Текст книги "Интегрированный тайм-менеджмент"

Автор книги: Стив Прентис

сообщить о нарушении

Текущая страница: 17 (всего у книги 19 страниц)

ГЛАВА 16.
РУКИ СВЯЗАНЫ: ЧТО МЕШАЕТ РЕАЛИЗАЦИИ ИДЕЙ

КОМАНДА И ВЕДРО

Представьте, что вы с коллегами находитесь во дворе. В одном конце двора стоит бак с водой, и ваша задача перелить эту воду в другой бак на противоположном конце двора. Ни шлангов, ни насосов у вас нет, а полный бак слишком тяжел, чтобы поднять, перекатить или еще каким-нибудь образом переместить. В вашем распоряжении лишь одно-единственное ведро.

Для выполнения задачи вам придется выстроиться в шеренгу на расстоянии вытянутой руки, создав человеческую цепочку от одного бака к другому. Таким образом, передавая ведро друг другу, вы перельете воду, и вам всем заплатят за работу.

Процесс, конечно, длительный, но это единственный возможный способ справиться с задачей, и в конце концов работа будет сделана. Кроме того, каждому достанется равная доля задания, а значит, равновесие между работой и отдыхом сохранится для каждого из вас. А если коллега в конце цепочки, вылив воду в бак, будет бросать ведро соседу, можно сэкономить половину времени на передачу ведра.

Этот рассказ показывает, как верно оценить и справиться с факторами, ограничивающими ваши действия в конкретной ситуации. Понятно, что задачу можно было выполнить проще и быстрее, если бы ведер было больше, или имелся бы насос или автопогрузчик для перевозки полного бака. Но у вас нет ничего, кроме ведра. Увидите ли вы в этом ведре средство для достижения цели или опустите руки, решив, что задача невыполнима? А ваши коллеги? Смогут ли они найти решение и работать в команде? Не забудьте также о погоде и о световом дне. Это тоже факторы, ограничивающие выполнение задачи.

Наличие таких «оков», т. е. ограничений, совсем не плохо. В проектном менеджменте ограничения помогают определять наиболее реальный путь работы над проектом. Для достижения поставленной цели нам часто советуют настроиться на эту цель телом, мыслями и душой. Все это, конечно, правильно, однако голого энтузиазма недостаточно. Вам приходится работать с тем, что есть в наличии, бить картами, которые у вас на руках, справляться с задачей в пределах определенных границ. Ваши «оковы» как раз и помогают очертить эти границы действий, а их преодоление станет достоверным признаком вашего потенциала.

ВРЕМЯ: КАК ОБЫЧНО ОГРАНИЧЕННО

Наше время всегда ограничено. В сутках ровно двадцать четыре часа – ни больше ни меньше. Завтра непременно наступит. Не все можно завершить за один день, бессмысленно и пытаться. Планирование и обмен информацией позволяют вам решить, что необходимо сделать сегодня, а что подождет до завтра. Вы – один, я – один, и каждый из нас может делать одновременно лишь что-то одно.

ВЫ САМИ СЕБЕ ОГРАНИЧЕНИЕ – И ЭТО НОРМАЛЬНО!

Ваш организм – ограниченная система с конечным запасом энергии. Те, кто в работе выходит за пределы своих физических и интеллектуальных возможностей, платят очень высокую цену (см. раздел «Синдром присутствия» в главе 15). Если сегодня вы проработали четырнадцать часов подряд, не рассчитывайте завтра и послезавтра на стопроцентную продуктивность. Это просто-напросто не в ваших силах. А преступая границы своих сил, вы неизбежно снижаете качество работы и рискуете заболеть. Вы самый большой помощник самому себе, но вы же себе и ограничение.

ВАШЕ ОКРУЖЕНИЕ – ЭТО ТАКЖЕ ОГРАНИЧЕНИЕ

Все окружающие вас люди тоже являются фактором, сдерживающим работу над проектом. Только помните, что в проектном менеджменте это вовсе не плохо. Работаете ли вы в большой компании, мелкой фирме или на самого себя – вам в любом случае приходится взаимодействовать с людьми, у которых и приоритеты, отличные от ваших, и умения. Кое-кому из них не дано научиться планировать или правильно распоряжаться своим временем. Это их жизнь, и вы с ними ничего не поделаете. Эти люди, возможно, не понимают или не принимают ваш стиль работы, и вам придется учитывать их отношение. Значительная часть успеха в жизни – это результат взаимодействия с людьми, благодаря которому вы создаете свой имидж. Достичь лишь собственной продуктивности недостаточно. Вы должны ежедневно «продавать» себя и обеспечивать душевный комфорт тем, с кем работаете.

У окружающих вас людей разные характеры и способности. Один – жаворонок, а другой – явная сова. Кто-то – душа общества и очень любит поговорить; кто-то немногословен и стеснителен. Один – лидер, другой – ведомый. Один педантично планирует все свои действия, другой предпочитает действовать по наитию.

Эти обстоятельства крайне важны для ваших планов организации своего времени по нашей методике, поскольку они повлияют не только на вас лично, но и на окружающих. Как работающие с вами люди отреагируют на ваше «краеугольное время», если до сих пор они в любую минуту могли с вами связаться? А если вы возьмете на вооружение методику пятидесятипятиминутного совещания, смогут ли ваши коллеги работать в более жестких временных рамках? Наилучший рецепт успеха – сочетание подготовительного этапа, объяснения своих идей и умения вникнуть в нужды окружающих, их мотивировки и ограничения.

И не забудьте, что ваша цель – достижение 80% результата от внедрения нашего метода. Ваш коллектив почти наверняка не позволит вам достичь всех 100%, но отличное качество, как мы уже знаем, лучше, чем идеал.

ВАШ НАЧАЛЬНИК: И ВНОВЬ ОГРАНИЧЕНИЯ

Мне вспомнился один мой последователь. Прочитав эту книгу, он сообщил своему шефу, что отныне он каждое утро хочет отводить один час на «краеугольное время». Начальник отказал наотрез, заявив, что утро рабочего дня – не время для того, чтобы рассиживаться в позе лотоса, и что с йогой придется подождать до обеда. Таково оказалось мнение этого руководителя о методике организации времени.

Большинство менеджеров стремятся к максимальной продуктивности при минимальных затратах, а главное – к успехам в работе своего отдела, по крайней мере в глазах собственного начальства.

Предложение перемен, тем более со стороны рядового сотрудника, будет воспринято либо с подозрением, либо с интересом, в зависимости от точки зрения руководства компании. Кроме того, мы ведь не в курсе планов наших менеджеров: возможно, шеф уже готовит следующий проект и новшество выглядит угрозой его осуществлению.

Объясните шефу, что цель предлагаемого вами метода организации рабочего времени – личное и профессиональное движение вперед. Если правильно применять метод управления временем, он заметно поднимает продуктивность. А если методы интегрированного тайм-менеджмента, изложенные в этой книге, правильно преподнести, они сами себя «продадут», поскольку обещают беспроигрышные варианты. Попробуйте сказать шефу примерно следующее:

• Этот метод улучшит мою работу. Управление временем приносит положительные результаты благодаря планированию, обмену информацией и реализации.

• Этот метод улучшит нашу совместную работу. Если мы отведем время на регулярные встречи и воспользуемся методом I-образного распорядка дня, то оба сможем четче увидеть стоящие перед нами задачи и разделить ответственность за установление приоритетов. А это в свою очередь уменьшит риск недоразумений, из-за которых теряются время и деньги.

• Этот метод обеспечит обмен информацией и сплочение коллектива. Использование конкретных терминов, таких как «краеугольное время» или пятидесятипятиминутное совещание, поможет мне объяснить суть нового метода коллегам, что приведет к еще более высокой продуктивности и ясности коллективного мышления.

• Этот метод обеспечит постоянный контроль. 1-образный распорядок дня позволяет организовать проведение более эффективных контрольных встреч вместо единственного в году обзорного совещания.

Убедить своего менеджера в достоинствах метода интегрированного тайм-менеджмента может оказаться непросто. А вы воспользуйтесь примером с дырой в кухонной стене из главы 10: сколько времени тратится в коллективе бесцельно из-за того, что каждого сотрудника что-то постоянно отвлекает. Словом, сосредоточьте внимание на внутренних мотивировках аудитории (в данном случае – вашего шефа), обеспечьте ему душевный комфорт, и ваши шансы убедить его принять методы интегрированного тайм-менеджмента существенно возрастут.

И КАЛЕНДАРЬ – ТОЖЕ ОГРАНИЧЕНИЕ

Каждому игроку в гольф известно о существовании небольшой зоны на поверхности клюшки, где концентрируются импульс и потенциальная энергия удара по мячу. То же самое относится и к бейсбольной бите вашего ребенка. Попросите его взять биту обеими руками, сами крепко удерживайте другой конец биты и постучите в разных местах по всей ее поверхности. При ударе в определенной точке ваш ребенок не почувствует вибрации биты. Вот это и есть искомая зона.

Одно из основных преимуществ метода интегрированного тайм-менеджмента кроется в понимании того, что потенциальная энергия разных часов рабочего дня, разных дней рабочей недели и разных недель рабочего года неодинакова, а значит, с помощью упреждающего планирования можно выделить лучшее время для выполнения конкретной задачи.

День. Мы уже выяснили, что пик активности рабочего дня приходится на период с 9.00 до 9.30, после чего идет на спад. Совещания, «краеугольное время» и прочие события дня следует назначать только после того, как вы все тщательно выверили. Возможно, в вашем коллективе совещания лучше проводить утром. А возможно, лучше чередовать – в какие-то дни утром совещания, а в какие-то – «краеугольное время». Анализ поможет вам обнаружить самую потенциально сильную зону дня, которую нужно использовать по максимуму.

Недели и месяцы. Как, по-вашему, какие дни недели наиболее продуктивны? Вы думаете, в году и впрямь пятьдесят два понедельника, пятьдесят два вторника и т. д.? Ничего подобного. Уровень суточной энергии человека, как известно, представляет собой кривую с пиками и спадами. То же самое можно сказать и об энергии того или иного дня недели.

Если частью вашего бизнеса является продажа – в какое время недели лучше всего предлагать новый товар? Вы знаете? Вы проверяли, сравнивали? А в какой день недели проще добиться наибольшей посещаемости совещаний или собраний? Если вы сами менеджер или работаете под началом менеджера, какие дни вы считаете наилучшими для координации проектов и постановки целей?

Понедельник, к примеру, – это день, когда люди возвращаются к рабочему ритму после выходных. Ваши сотрудники отдохнули и рвутся в бой. Назначенные на понедельник совещания обычно проходят продуктивнее, коллективу легче сосредоточиться на стратегии бизнеса. Если вы сами проводите совещание – это обстоятельство для вас выгодно. Но это же обстоятельство куда менее выгодно, если ваша цель – продажа, если вы обзваниваете клиентов и предлагаете новый товар.

Не ждите адекватной отдачи и в пятницу, в канун выходных. К 14.00, особенно в хорошую погоду, большинство работающих уже мысленно находятся вне стен офиса. Пусть вы сами не из таких, но ваши коллеги и клиенты, возможно, считают иначе. Некоторые менеджеры назначают совещания в пятницу на 16.00, чтобы не допустить преждевременного исчезновения сотрудников с рабочего места. Способ жестковат, конечно (метод пятидесятипятиминутных совещаний работает эффективнее) и тем не менее подчеркивает тот факт, что никто не хочет задерживаться в пятницу. Вы решили ознакомить коллег с новой идеей в пятницу? Это должна быть в высшей степени впечатляющая идея, иначе ее тут же выбросят из головы, особенно если дело происходит в конце рабочего дня. То же самое относится и к поездкам. В больших городах время пик в пятницу начинается раньше, чем в другие дни, примерно с 14.00. Так что поездка к клиенту во второй половине пятницы может оказаться крайне изматывающей.

Праздники. Выходные длиной в семь дней. Длинные выходные – это заслуженный отдых, который необходим людям для сохранения равновесия между работой и жизнью для себя, однако проблема в том, что на деле длинные выходные продолжаются девять дней. Начинаются они уже в понедельник. Согласитесь, куда легче подняться с постели, зная, что впереди короткая рабочая неделя и длинные выходные. Продуктивность уже с понедельника идет на спад, а к четвергу люди уже все в мечтах об отдыхе.

Разве можно начинать проект в 15.00 пятницы перед длинными выходными? Разве можно ожидать от сотрудников стопроцентной отдачи? Ни в коем случае. Это совершенно не подходящее время для начинаний. К сожалению, пятница составляет 20% от рабочего времени средней рабочей недели. Если мысли людей нацелены на предстоящие длинные выходные, то коллективная продуктивность падает. И даже если ваши коллеги погружены в работу, вполне возможно, что они никуда не могут дозвониться или ни о чем не могут договориться, потому что на том конце провода люди уже думают о футбольном матче, об уборке гаража или о поездке на пикник. Суть в том, что из-за способности людей в деталях обдумывать предстоящие события, продуктивность ваших коллег и клиентов далека от стопроцентной примерно с полудня пятницы до полудня вторника, что в сумме составляет два полных рабочих дня.

В календаре США существует примерно десять государственных праздников (в зависимости от района). Давайте подсчитаем:

• Десять длинных выходных: следовательно, минус десять понедельников или пятниц, т. е. десять рабочих дней.

• Вторая половина рабочего дня перед длинными выходными плюс первая половина дня после длинных выходных: люди работают на 50% продуктивности, поскольку мыслями они уже или еще на отдыхе. Прибавьте пять потерянных рабочих дней (пять половинок пятниц и пять половинок понедельников).

В целом – пятнадцать рабочих дней, что равноценно трем рабочим неделям.

Рождественские праздники. Сезон Рождества – это период, потерянный для работы. И тянется он гораздо дольше самих рождественских праздников. В предвкушении отдыха люди начинают отвлекаться от работы уже начиная с 15 декабря, и такое состояние длится всю первую неделю января. Имейте это в виду. Даже если сами вы Рождество не отмечаете и всецело поглощены работой, все вокруг нацелено на праздник. В офисах планируются вечеринки, перерывы заметно удлиняются: люди стоят в очередях за подарками.

Вся эта предпраздничная суета приятна, и в это время года мир так или иначе празднует уже тысячи лет. Однако когда речь идет о делах, приходится учитывать существенное снижение продуктивности и внимания, совпадающее с этим периодом.

Февральский провал. Едва заканчиваются праздники, как наступает период февральского провала, по крайней мере, в США. Короткий световой день, промозглая погода и упадок сил после праздников в определенной степени влияют на всех нас, приводя к апатии, простудам и плохому настроению. Опять же, если вам лично февральский провал и не грозит, окружающие вас люди, скорее всего, находятся в это время не на высоте.

Весенняя передышка. Март приносит с собой традиционную весеннюю передышку. Собственно, это время студенческих каникул, но для многих, как ни удивительно (и приятно), оно превращается в семейный праздник.

Летние отпуска. С наступлением лета люди уходят в отпуска или мечтают о предстоящем отпуске, и это очень хорошо для их физического и душевного здоровья. А для менеджеров? Понятно, что исчезновение сотрудников из офиса не лучшим образом отражается на работе над проектами.

Хэллоуин. 31 октября официально не считается праздником, но в деловом календаре Запада занимает особое место, поскольку много людей уезжают домой, чтобы отметить Хэллоуин с детьми. Общее настроение сказывается и на тех, у кого нет маленьких детей: дороги вечером забиты, а коллеги стараются пораньше убежать из офиса. Лучше всего отметить этот день в своем календаре и не назначать никаких серьезных дел.

Сложив все вышеперечисленное, вы получите:

Рис. 16.1. График продуктивности в течение года, с пиками в мае и октябре-ноябре, во время которых вы можете рассчитывать на высокий уровень энергии и внимательности сотрудников и их максимальное присутствие на рабочих местах. Резкое падение в конце октября приходится на Хэллоуин

ДЕНЬ ИНТЕГРИРОВАННОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Теперь вы видите, как мало по-настоящему продуктивных дней в году. Разумеется, это обобщение, однако оно служит своей цели. Аналогии и символы – прекрасная иллюстрация абстрактных понятий, и потому я предлагаю вам наметить новое событие в своем календаре: День интегрированного тайм-менеджмента.

День интегрированного тайм-менеджмента основывается на концепции, сходной с идеей Дня свободы от налогов – некоей мифической даты делового календаря, когда ваши доходы позволяют вам наконец заплатить налоги и начиная с которой вы до конца года работаете только на себя.

День интегрированного тайм-менеджмента призван символизировать истинное количество часов продуктивной работы, которые нам выдаются в течение года. Его цель – отнюдь не призыв «Давайте работать больше!» Напротив, я предлагаю использовать этот символический день для объяснения окружающим методов интегрированного тайм-менеджмента.

Суть в следующем (не забывайте, что это обобщение, однако общая тенденция наверняка будет понятна):

• В году 365 дней 365

• Минус 104 выходных дня 365-104 = 261

• Минус девять дней на больничные и отгулы 261-9 = 252

• Минус десять государственных праздников 252-10 = 242

• Минус «эффект выходных», т. е. сорок два понедельника и сорок две пятницы в год, когда теряется 20% продуктивности, так как эти дни слишком тесно соседствуют с выходными:

42 + 42 = 84 дня

84 дня х 20 % = 17 потерянных дней 242-17 = 225

• Минус «эффект длинных выходных», т. е. десять половинок дней перед длинными выходными и десять половинок дней после длинных выходных, когда продуктивность не превышает 50%:

10 + 10 = 10 рабочих дней

10 дней х 50 % = 5 потерянных дней 225-5 = 220

• Минус «рождественский эффект»; десять дней до и после рождественских каникул, когда теряется 20% продуктивности:

20 дней х 20% = 4 потерянных дня 220-4 = 216

• Если вы согласны с тем, что только 25% от рабочего дня отдается реальной работе, а все остальное уходит на совещания, звонки и т. д.:

216x25% = 54

• Наконец, учтите дефицит сна, возрастающий к концу рабочей недели. Ухудшение самочувствия из-за сонливости, головной боли и т. д. означает, что люди способны работать лишь с 75 % продуктивностью:

54 х 75 % = 40

Сорок дней реальной работы в году. Отражает ли эта цифра ситуацию в вашем офисе? Не спешите, подумайте. Возможно, цифра выйдет несколько иная, но составляющие данной формулы справедливы для всего делового мира Соединенных Штатов. И главное – она демонстрирует, насколько редка и потому драгоценна истинная продуктивность.

9 февраля – сороковой день года. В соответствии с нашими вычислениями это число олицетворяет общую сумму реально рабочих дней в году. Можно сказать, что все оставшиеся дни, вплоть до декабря – это потерянное время, потерянные силы, потерянные возможности.

Предлагаю отмечать этот день как большой праздник, например День труда. Соберитесь всем коллективом. Пригласите и начальство. Выпейте чаю с тортом, порадуйтесь тому, что весна на пороге, что работа идет и что еще многое может быть сделано на общее благо. День интегрированного тайм-менеджмента дает вам возможность осознать свои достижения, планы и перспективы отдела и главное – пообщаться. День интегрированного тайм-менеджмента подчеркивает ценность интеллектуального использования времени и применения на практике идей, изложенных на этих страницах, таких как «краеугольное время», время возможностей, постоянное совершенствование и т. д.

ГЛАВА 17.
УПРАВЛЕНИЕ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ ДОМА: НА ЭТОТ РАЗ ТОЛЬКО ЛИЧНОЕ ВРЕМЯ

Дома нам хочется чувствовать себя свободно и забыть о правилах, которые ограничивают наше поведение в стенах офиса. Зачем же применять навыки управления временем там, где мы живем, а не работаем? Ответ прост: всегда и везде нужно использовать любые навыки, облегчающие жизнь и снижающие риск стресса.

ЗАВТРАК ДАЕТ СИЛЫ

Завтрак – это источник энергии для организма после ночного отдыха. Как уже говорилось ранее, утренний прием пищи очень важен для человека, однако им зачастую жертвуют, потому что времени не хватает.

Питательная ценность завтрака обсуждалась в главе 12, способы найти время для неспешного завтрака мы предлагали в главе 13. Тем не менее стоит повторить основную мысль: спокойный, за газетой или телевизионными «Новостями» завтрак гораздо важнее, чем лишние десять минут сна. Даже если у вас маленькие дети, которым нужно помочь собраться в школу, отведите себе время для спокойного завтрака (например, до того, как поднять детей), и он даст вам силы справиться с напряженным днем.

Для тех же, кто абсолютно не в силах подняться раньше ради завтрака, есть иное решение: завтрак брать с собой.