Текст книги "Интегрированный тайм-менеджмент"
Автор книги: Стив Прентис
сообщить о нарушении
Текущая страница: 9 (всего у книги 19 страниц)
НЕСКОЛЬКО СОВЕЩАНИЙ ПОДРЯД: КАК СПРАВИТЬСЯ
Если от вас хоть что-нибудь зависит, избегайте совещаний, следующих одно за другим. Планируйте время на то, чтобы отдышаться, собраться с мыслями, обдумать решения предыдущего совещания и подготовиться к следующему.
Учтите, что отдышаться – значит в буквальном смысле отдышаться, а не хвататься за телефон или мчаться к себе в кабинет (где вы наверняка окунетесь в текущие дела, вместо того чтобы сосредоточиться на предстоящем совещании).
Ваше тело, мозг и душа должны быть максимально свежи и бодры, а для этого нужно дать себе время, чтобы переключиться с одной деятельности на другую, не утратив энергию и способность противостоять дневной нагрузке. Даже если в данный момент время совещаний от вас и не зависит, помните: чтобы изменить привычки человека или группы людей, нужна не одна неделя. С течением времени вы сможете влиять на сроки, организацию и ход совещаний, в которых принимаете участие.
Если уж участие в нескольких совещаниях подряд неизбежно, справьтесь у обоих председательствующих, можно ли вам уйти с первого совещания пораньше и прийти на второе попозже – скажем, к началу обсуждения второго пункта. Гибкость, как мы уже видели, – это сила, а шансы нам предоставляет общение.
БЛАГОПРИЯТНАЯ ОБСТАНОВКА
От помещения, где происходит встреча, во многом зависит ее успех. Рабочая обстановка сильно влияет на физическое и душевное здоровье и продуктивность участников совещания. Некоторые менеджеры собирают коллег в кабинетах, где офисная мебель пришла в полную негодность, другие же используют помещения с роскошными креслами и оборудованием, способным привести в восторг Джеймса Бонда. А что имеется в вашем распоряжении? Что вы можете обеспечить? С учетом того, насколько важен для человека комфорт, любая мелочь, которая обеспечит удобство участников, поработает на общее дело: совещание пройдет быстрее и эффективнее. При планировании совещания удобство комнаты должно учитываться наравне с удобством времени для его участников.
Первое и самое важное: перерывы. Мы собрались, чтобы поговорить, обменяться идеями и выработать решения, а значит, обязательно в распорядке должны значиться перерывы! Если ограничиться пятьюдесятью пятью минутами, как описано выше, не удастся, если совещание продлится девяносто и более минут, то перерыв в его распорядке обязателен. Людям необходимо отдыхать.
Перерывы вовсе не затягивают совещания. В конечном счете они делают их короче и продуктивнее, борясь с заторможенностью и рассеянностью – последствиями плохого кровообращения. Перерывы позволяют участникам совещания отдохнуть, зарядиться энергией, сосредоточиться и быстрее прийти к нужным решениям.
И дело не только в том, что мозгу необходим кислород, – мозг работает продуктивнее (как уже говорилось ранее), когда видна финишная прямая. Если в начале совещания вы известите участников о времени перерыва, они смогут соответствующим образом рассчитать свои силы. Вы увеличите шансы на успех совещания, пообещав людям отдых (как правило, каждый час).
Освещение. При возможности выбирайте комнату с естественным освещением. Альтернативой могут быть лампы накаливания, но только не флуоресцентные лампы. Если помещение освещается лампами обоих видов – выключите флуоресцентные. От ламп накаливания глаза меньше устают, и вы обеспечите большую работоспособность людей без сонливости (от полумрака), усталости глаз или головной боли (от мерцания флуоресцентных ламп). Кроме того, если часть комнаты используется для презентации, проверьте наличие автономного освещения, чтобы экран и ведущий презентации были хорошо освещены. Выключатели этих ламп должны быть маркированы, чтобы работать с ними могли не только вы, но и человек, на которого вы возложите эту обязанность. Не упускайте шанс использовать для совещания комнату с окном. Организму человека необходимо естественное освещение, и даже когда жалюзи опускают для проведения презентации, ощущение близости естественного света добавляет присутствующим энергии и выносливости. При любой возможности поднимайте жалюзи, чтобы впустить в помещение солнечные лучи.
Циркуляция воздуха. Прохладная атмосфера помогает людям оставаться в тонусе. Недостаток свежего воздуха в помещении грозит потерей работоспособности, если собрание длится более двадцати минут. А значит, выбирать нужно комнату либо с открывающимися окнами (хотя найти такую шансы невелики), либо с кондиционером и вентиляцией. Установите переключатель на 20° С – это достаточно свежо, но не холодно. Поскольку люди реагируют на жару и холод по-разному, крайне важно во время совещания поинтересоваться, подходит ли данная температура. А в целом чуть прохладнее – лучше для работы, нежели слишком жарко. Если совещание длится много часов или данный конференц-зал используется для собраний на протяжении всего дня, для обеспечения хорошего качества воздуха стоит воспользоваться увлажнителем или ионизатором.
ЦЕРКВИ И ХРАМЫ
Церкви и храмы веками являют собой пример удачного помещения для сбора массы людей. Их архитектура призвана порождать соответствующие чувства у прихожан. И ароматный воздух, и теплый свет обусловливают возвышенное состояние души. И что наиболее важно, алтарь всегда расположен на противоположном от входа конце, чтобы опоздавшие могли зайти, никому не мешая.
Шум. Как известно, шум отвлекает. Вы собираете людей для общения и обучения, а слишком явственный шум может помешать вам добиться своих целей. Жужжание и гул кондиционеров, компьютеров, называемые белым шумом, влияют на слух и внимание присутствующих. Оценивая достоинства и недостатки помещения, остановитесь и прислушайтесь к белому шуму. Проверьте уровень звука включенного вентилятора. Проверьте отвлекающий фактор при автоматическом включении и отключении кондиционера. Не будут ли эти звуки отрывать участников от работы? Если соседнее помещение отделено от вашего подвижной перегородкой, а у оратора зычный голос или ваши соседи будут аплодировать или смеяться – это не самым лучшим образом отразится на вашем совещании, тем более если мероприятие за стенкой явно веселее. Обсудите эти вопросы с ответственным за конференц-залы и постарайтесь найти наиболее изолированное помещение. Проверьте также, не доносятся ли в комнату дорожный гул или звуки ремонта внутри здания? Не назначена ли на день совещания учебная пожарная тревога? Все это вы должны узнать у ответственных лиц, перед тем как бронировать конференц-зал.
Телефоны. В начале совещания попросите участников отключить мобильные телефоны, чтобы при острой необходимости человек мог ответить на звонок с минимальным вредом для хода мероприятия. Желательно также обратиться с этой просьбой в распечатках повестки дня.
Сидячие места. Большую часть совещания участники проводят сидя, а значит, удобные кресла – деталь необходимая. Почему это столь важно для управления временем? Потому что если человеку неудобно или больно сидеть, он не сможет работать в полную силу, а значит, его участие будет ограниченным или он вовсе прогуляет. По возможности выбирайте помещение с удобными креслами, высоту и положение спинок которых можно регулировать. Избавьтесь от скрипучих – даже если это придется сделать во время совещания.
Напитки и закуски не просто приветствуются – они обязательны. Подавать чай и кофе уже вошло в норму, но не забывайте и о достаточном количестве воды для участников совещания. Закажите воду из холодильника, а вот от льда лучше отказаться, поскольку звяканье кубиков отвлекает внимание. Закуски также не помешают, однако помните, что пончики, пирожные и тому подобные кондитерские изделия изобилуют «пустыми» калориями, а значит, не только не содействуют работоспособности, но скорее вызовут вялость, едва сахар попадет в кровь. В качестве закусок предпочтительнее низкокалорийные булочки, свежие фрукты, овощи с высоким содержанием воды, такие как морковь и зелень, плюс небольшие сандвичи в случае, если продолжительность совещания требует перерыва на полноценный ланч. Собираясь продолжить обсуждение сложных вопросов после обеда, избегайте продуктов с высоким содержанием жиров (пицца), углеводов и крахмала (мучные изделия, картофель).
АЛЬТЕРНАТИВА ОФИЦИАЛЬНЫМ СОВЕЩАНИЯМ
Собраться в конференц-зале – не единственная возможность провести совещание.
Хитрость и наскок. Если у вас возникла необходимость «маленького совещания», к примеру, с коллегой или шефом, а вопрос не требует долгих обсуждений – воспользуйтесь методом наскока. Сколько великолепных решений было принято во время дружеских бесед в офисных столовых, коридорах и лифтах! Важно лишь заранее подготовиться к наскоку, обдумав во время I-образного планирования вопросы по теме, которые можно задать быстро и как бы мимоходом.
Кафетерии. Люди общаются за чашкой кофе вот уже лет 500. Зачем же прерывать эту традицию? Если вы не собираетесь поднимать вопросы деликатного или конфиденциального характера, пригласите нужных вам людей в соседнее кафе – эта встреча внесет приятное разнообразие в рабочий ритм и вполне может выйти очень продуктивной.
Успешные совещания, как видите, – это пример влияния в действии. Их основная цель – выработка идей и достижение решений, однако искусство собрать людей и сохранить их работоспособность во время совещания базируется на вашем знании их внутренних мотиваций.
Отлично. Но как себя вести, когда эти же люди возникают у вашего рабочего стола?
ГЛАВА 9.
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ И ПРОТИВОДЕЙСТВИЕ: ЛЮДИ ВОКРУГ ВАС
Вне всяких сомнений, самое сложное в управлении временем – искусство общения с сотрудниками. В главе 5 шла речь о том, что регулярные встречи с начальством помогают вам обоим быть в курсе событий и согласовывать свои действия. Но как поступать, если кто-то звонит или заглядывает к вам – либо с нужной информацией, либо просто развеяться? Как контролировать подобные ситуации? Чтобы ответить на этот вопрос, мы объединим все, что уже знаем о влиянии и «краеугольном времени»/времени отдачи, с новыми методами, о которых нам предстоит узнать.
В главе 3 мы открыли секрет запоминания имен новых знакомых: не забыть использовать образную ассоциацию, превратив тем самым неконтролируемую деятельность мозга в контролируемую и упреждающую. Попав в ловушку разговора, люди зачастую оказываются жертвами именно такого неконтролируемого момента: они мечтают, чтобы разговор закончился (или вовсе не происходил), но связаны по рукам и ногам нормами вежливости. Чтобы попросить человека оставить вас в покое, требуется немалая сила духа, а по отношению к клиенту, пусть даже невероятно многословному, подобная просьба вообще исключена.
КАК ОГРАНИЧИТЬ СОБЕСЕДНИКА: ЗАЧИН И ФИНАЛ РАЗГОВОРА
Телефонные звонки – прекрасный пример неконтролируемых, убивающих время ситуаций, поскольку разговоры вживую, как правило, протекают спонтанно и длятся куда дольше, чем требуется.
В ваших силах в корне изменить положение, для чего нужно в начале разговора четко обозначить его границы. Попробуйте в качестве зачина произнести такую фразу: «Билл, привет. Страшно рад тебя слышать. У меня есть ровно четыре минуты до начала телеконференции. Чем могу помочь?» Если произнести эту фразу правильно, вы очертите границы разговора, сконцентрируете собеседника и создадите у него благоприятное впечатление. Запомните две ключевые фразы зачина разговора:
• «У меня ровно четыре минуты до...» – информирует собеседника, сколько у него времени на беседу. Считайте эту фразу мини-повесткой дня: «Совещание продлится ровно четыре минуты, так что давайте начнем».
• «Чем могу помочь?» – обеспечивает позитивный тон беседы, демонстрируя вашу готовность помочь собеседнику, насколько позволят рамки разговора.
С приближением обозначенного времени можно воспользоваться похожими, правильно сформулированными фразами, например «Мне пора – телеконференция начинается», чтобы закруглиться с беседой, не обидев абонента (даже если никакой телеконференции у вас в этот день нет).
У некоторых людей возникают сложности с придумыванием подобных полуправд для завершения беседы; если вы из таких людей, воспользуйтесь примерами фраз, которые не лягут слишком тяжелым бременем на вашу совесть и которые вы сможете произнести убедительно:
• У меня через четыре минуты совещание.
• Меня ждет шеф.
• Меня вызывают по параллельной линии.
• Я занят – замещаю коллегу.
• Батарея мобильника садится.
• Клиент на пороге.
• Давай обсудим это через пару деньков – пятница подойдет?
Суть в том, что при огромном ежедневном количестве звонков масса времени расходуется из-за импровизированного характера живых разговоров. Обозначив правила разговора как в начале, так и в конце, используя социально приемлемые оправдания и позитивный тон, вы сможете удержать беседу в разумных и предсказуемых границах. Выгода этого метода очевидна:
• Вы быстрее подбираетесь к теме разговора.
• Вы меньше времени тратите на телефонный разговор.
• Вы не только эффективно используете время, но и сохраняете хорошие отношения с собеседником.
• Во время I-образного планирования вы достигаете большей точности в вычислении предполагаемой занятости на телефоне.
Да-да, конечно: к некоторым звонкам данный метод неприменим – например, если на проводе важный клиент или ваш шеф. Не забывайте о правиле 80:20 из главы 7. Цель не в том, чтобы применить этот метод ко всем без исключения звонкам; однако если вы воспользуетесь им в большинстве случаев, то добьетесь гораздо большего, чем если будете бездействовать.
НЕЖДАННЫЕ ПОСЕТИТЕЛИ
Многие из нас работают в офисах открытого типа, где пространство разделено перегородками. У некоторых и письменный стол один на двоих с коллегой. Вот почему для большинства предметом вожделения является кабинет с дверью. «Закрыв дверь, я хотя бы поработать смог», – объясняют они свое желание. Но оказывается, что у работающих в собственных кабинетах схожие проблемы, поскольку чаще всего дверь оказывается бесполезной по одной или нескольким из следующих причин:
• Коллеги и посетители все равно постоянно заходят в кабинет.
• Сотрудники то и дело подсовывают под дверь служебные записки.
• Сотрудники подсовывают под дверь служебные записки, а затем еще и имейлы отправляют – по поводу оставленного под дверью документа.
• Обладателя кабинета делает беззащитным политика открытых дверей в фирме.
В отношениях с людьми, которые вас постоянно отвлекают, возникает дилемма: как не выглядеть неприступным, при этом не превратившись в вечную жертву грабителей времени. Сохранить равновесие не так просто. Нам ведь хочется выглядеть в глазах окружающих деловитыми, увлеченными и готовыми всегда прийти на помощь, а это желание вынуждает нас ставить интересы коллег выше своих собственных. Мы делаем это не задумываясь – либо из вежливости, либо следуя корпоративному духу. Мы позволяем себе эту слабость, потому что просто не видим иного выхода. Чтобы восстановить справедливость, пора воспользоваться методом «интеллигентного отказа».
Представьте, что коллега заглядывает к вам в кабинет с вопросом: «Минутка свободная есть?» Что вы ответите? «Ну, конечно. Заходи. Какие-то проблемы?» Вам кажется, что подтекст ваших слов такой: «Я всегда готов помочь, я ведь профессионал». Однако коллега слышит иное: «Ну, конечно. Твое время ценнее моего – давай, не стесняйся, трать, сколько хочешь». Вы поставили интересы коллеги выше собственных. Как только вы позволили кому-нибудь вклиниться в блок вашего времени, отведенного для определенной работы, – считайте, что-то нужное вы уже потеряли безвозвратно. Положа руку на сердце – вам вовсе не хочется разговаривать с нежданным визитером (работы и так по горло), однако и отваживать коллегу не хочется (не дай бог, разозлится или обидится). Да и в глазах всего коллектива не хочется выглядеть грубияном. А минутка, само собой, растягивается куда дольше минуты. Так что же делать? Предлагаем несколько вариантов.
Напомните коллеге о своем времени отдачи. Этот период отведен после вашего «краеугольного времени» специально, чтобы те, кому это необходимо, получили ваше внимание (см. главу 6).
Воспользуйтесь методом шестидесятисекундного допуска. Как было сказано в главе 6, если вопрос коллеги отнимет не более одной минуты, стоит его выслушать. Если же проблема более серьезная – попросите зайти в ваше время отдачи. Не забудьте сначала на производственном совещании (см. главу 14) объяснить коллегам понятия «краеугольного времени», времени отдачи и т. д.).
Всегда имейте наготове фразы для старта и финиша беседы. Тем самым вы сразу очертите временные рамки разговора и обеспечите себе достойный путь к отступлению. Не обязательно обосновывать свой «отход» совещаниями или телефонными звонками. С посетителями, которых особенно трудно выпроводить, попробуйте варианты:
• обратитесь с просьбой разложить бумаги по файлам;
• начните собирать документы со стола, чтобы выйти из кабинета – в копировальную комнату или к вышестоящему начальству.
Отстраняйте гостя, уважая его достоинство. Даже если «краеугольное время» не наступило или уже прошло, а коллеге требуется ваше внимание – попросите зайти попозже. В таком случае на уже известный вопрос: «Минутка свободная есть?» следует ответить: «Вообще-то у меня срочный отчет, но в 11.15 я к тебе загляну». Вы даете посетителю слово выслушать его в иное время, довольно скоро, плюс демонстрируете уважение к коллеге: отстраняете его от лишней (своей) заботы и помогаете ему сохранить при этом лицо.
Крайне важно, однако, выполнить обещание. Сказано – в 11.15, значит, в это время вы должны быть у коллеги.
Заметьте, желательно, чтобы в 11.15 именно вы зашли к коллеге, а не он вернулся к вам в кабинет. Почему? Да потому что, будучи инициатором, вы вправе завершить визит, когда удобно вам, – иными словами, вы держите ситуацию под контролем. Если же коллега вновь зашел к вам, распрощаться с ним во второй раз может оказаться непросто.
По-вашему, этот метод никуда не годится? Напрасно вы так думаете. Вспомните специалистов, от которых только подобных действий и ждут. У президентов компаний, дантистов, терапевтов, юристов вряд ли найдется для вас время в момент вашего появления: к ним нужно записываться. Разве вы не удивитесь (а возможно, и встревожитесь), если ваш терапевт лично ответит на звонок? Принимать по записи людей, которым необходимо с вами поговорить, – значит выгодно и эффективно использовать свое время. Такой способ кажется вам высокомерным? Напротив, он демонстрирует ваше умение отделять главное от второстепенного, а также готовность прийти на помощь коллегам – но на ваших условиях. Помните: важно не то, что вы говорите, а то, как вы это делаете. Отказывая посетителю, вовсе ни к чему быть грубым или резким. «Нет» произнести гораздо легче, если сразу же предложить альтернативное время для общения:
Нежданный посетитель. Привет. Свободная минутка есть? Вы. Вообще-то, Боб, у меня срочный отчет. Через полчаса сдавать. Подождешь до 11.15?
• Вы не обязаны вдаваться в подробности. Если на вопрос «свободная минутка есть?» вы пустились в детали, например «работаю над отчетом Джонсона», тем самым вы ставите себя в уязвимое положение. Коллега может прикинуть, насколько важен отчет Джонсона, придет к выводу, что его собственная проблема важнее для вас обоих, – и вы окажетесь в тупике, поскольку иной повод для отказа приводить уже неприлично. Следовательно, не стоит обеспечивать посетителя информацией, которая ослабит вашу позицию. Не идите дальше фактов, способствующих беспроигрышному для вас сценарию.
• Держите свой I-образный распорядок дня под рукой и на виду. Если ситуация вынуждает вас конкретизировать причину, по которой вы не можете принять коллегу, черным по белому написанный распорядок дня докажет посетителю, что вы действительно заняты. Это куда достовернее, чем устное описание запланированных дел.
• Используйте метод «отстранение и уважение достоинства» избирательно и осторожно. У кого-то из ваших нежданных гостей, например старшего менеджера, проблема может быть действительно важнее вашей, а значит, ее нужно решать сразу. Будьте внимательны в своих ответах и установлении приоритетов.
Если нежданный гость все же настаивает на разговоре сию минуту, воспользуйтесь заготовленными фразами зачина и окончания, чтобы удержать общение в рамках.
Зайдите через час... Как вариант: предложите посетителю заглянуть через час. Очень возможно, что коллега просто не вернется, потому что:
• найдет другого человека, к кому обратиться;
• решит проблему самостоятельно;
• просто-напросто забудет о своем вопросе.
Далеко не каждую проблему или кризис нужно разрешать немедленно: увязнув в каком-нибудь несущественном вопросе, вы не справитесь с важными делами.
Какой бы путь вы ни выбрали – любезно принимать всех и каждого независимо от своих дел или, напротив, воспользоваться вышеописанными методами этой книги, – приучать окружающих вы будете в любом случае. Люди ведут себя с вами так, как вы им позволяете. Создать себе репутацию человека, к которому можно ворваться в любую минуту, – задача не из сложных. Как только коллеги поймут, что вас можно отвлечь когда и на сколько угодно, они пойдут к вам потоком, и о своей работе вам придется забыть. Не забывайте правило 80:20. Вместо того чтобы избавляться от 100% непрошеных визитеров, постарайтесь отсечь 80% из них. И последнее: никогда не используйте нежданного гостя в качестве отвлечения от неприятного задания. Как известно, любой предлог хорош, если не хочется приниматься за дело, но, к сожалению, коллега когда-нибудь уйдет, а ваше дело останется, и все, чего вы добьетесь, – это потеря драгоценных минут рабочего дня.
