Текст книги "Интегрированный тайм-менеджмент"
Автор книги: Стив Прентис
сообщить о нарушении
Текущая страница: 11 (всего у книги 19 страниц)
ЕСЛИ НУЖЕН ТОЛЬКО ЖИВОЙ РАЗГОВОР
В ситуациях, когда вам действительно необходимо обсудить вопросы с человеком лично и голосовой почты просто недостаточно, вы все же можете воспользоваться ее услугами, чтобы договориться о встрече. Оставьте своему неуловимому адресату сообщение с тремя вариантами времени, когда вас можно наверняка застать. Например, такое:
«Пэт, это Стив. Мы с тобой уже пару дней перебрасываемся сообщениями, а поговорить все же надо. Я буду свободен в среду между 14.00 и 14.30, в четверг между 16.00 и 18.00 и в пятницу между 9.00 и 10.00. Сообщи мне сегодня по голосовой или электронной почте, когда тебе удобно поговорить. Мой номер...»
Договаривайтесь о телефонных свиданиях, так же как и о встречах лицом к лицу, планируйте их заранее и свято придерживайтесь графика. В обещанное время вы непременно должны быть на телефоне и не занимать его другими звонками. Четкое исполнение обещаний идет на пользу вашей репутации надежного профессионала, и вместе с тем вы распоряжаетесь своим временем так, как это удобно вам.
РЕГИСТРИРУЙТЕ АБСОЛЮТНО ВСЕ
Одно из несомненных преимуществ работы по методике этой книги заключается в том, что вы ничего не упускаете. Время, информация, счастливые шансы – все это ваше, берите и пользуйтесь. А потому отмечайте каждый звонок, каждое сообщение голосовой почты: в основном для того, чтобы запомнить все события, идеи и задачи, но также и для того, чтобы все это зарегистрировать. Все звонки, которые вы сделали и на которые ответили за год, или все звонки, связанные с конкретным проектом, можно внести в один документ, который будет легко хранить.
ЛОВКИЙ МАНЕВР: СООБЩЕНИЯ ПОСЛЕ РАБОТЫ
Отличный способ справляться с голосовой почтой за меньшее время – оставлять короткие (от тридцати секунд до минуты), но емкие сообщения на голосовую почту нужных абонентов по окончании рабочего дня.
Вообще-то авторы этой книги не одобряют работу в часы, предназначенные для отдыха или семьи, однако давайте призовем на помощь математику. Допустим, на часах уже 16.00, а вам нужно сделать двадцать ответных звонков, причем беседовать необязательно, достаточно передать информацию. Если начнете звонить в рабочее время – рискуете увязнуть в несущественных разговорах. Пусть даже каждый звонок займет всего пять минут, общая их продолжительность составит 100 минут, а значит, вы минимум на полтора часа задержитесь в офисе. Если же вы отложите звонки до дома, где и сделаете их один за другим, они могут занять по минуте каждый (пятнадцать секунд на набор и соединение, полминуты на сообщение, пятнадцать секунд на то, чтобы отметить выполненную задачу). В общем и целом на звонки уйдет двадцать минут, зато вы ведь успели домой к ужину.
Вы боитесь, что, оставляя сообщения в девять часов вечера, создадите впечатление работоголика? В таком случае лучше всего играть в открытую и сказать адресату примерно следующее:
«Пэт, это Стив. Нет, я не работаю по ночам, я просто решил сэкономить и твое, и свое время, вкратце ответив на твой звонок, чтобы утром ты была уже в курсе...»
Вот в чем соль этого подхода: беречь свое время и вместе с тем доставлять радость клиентам самому выбирать, с кем и когда вы хотите поговорить, и держать все под контролем.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА
В главе 2 упоминалось о том, что наша реакция на появление нового имейла – это условный рефлекс, основанный на стремлении сразу отреагировать. Я назвал это состояние «ответоголизм». Условный рефлекс заставляет нас отвечать на имейл раньше, чем это действительно необходимо, – мы просто чувствуем, что должны это сделать.
Добавьте к этому, что масса внутренних имейлов отсылается сырыми, по сути, не готовыми к отправке. Под гнетом бесконечных дел люди так жаждут справиться с одним заданием, чтобы перейти к следующему, что спешно переправляют работу дальше по конвейеру или шлют имейлы с пометкой «К сведению», экономя время на просмотре документов и составлении резюме. Это современный пример классического «правила обезьяны», выведенного Гарвардской бизнес-школой. Правило гласит: всякий раз, когда кто-то перебрасывает вам задачу, он сбрасывает «обезьяну» (то есть мелкую второстепенную проблему) со своих плеч на ваши [18]18.
Уильям Онкен-мл. «Тайм-менеджмент: кому достанутся обезъяны?» (Management Time: Who's Got the Monkey?) Нью-Джерси, издательство Englewood Cliffs, 1984.
[Закрыть]. Электронная почта – идеальное средство для переброски «обезьян».
Морин Маланчук в своей книге «Инфопомощь» (Inforelief) утверждает, что мы страдаем не от информационной перегрузки, а скорее от безынформационной перегрузки, что куда хуже сказывается на нашей продуктивности. Сегодня вы получили разосланный всем сотрудникам фирмы имейл, а завтра получите отредактированный и обновленный тот же имейл, отправленный с помощью той же кнопки «отослать всем». Время на работу с первым имейлом потрачено впустую. Неопределенность берет верх над ясной связью. Горы «незрелых фактов» отвлекают внимание и расходуют наше время [19]19.
Морин Маланчук «Информация о спасении: не утоните в море информации» (Inforelief: Stay Afloat in the Infoflood), Сан-Франциско, издательство Jossey-Bass, 1996, c.27.
[Закрыть].
А ведь существует еще и внутренний спам – объявления по фирме, благодарственные записки, весь этот несущественный, зато настойчивый корпоративный гул. Каким бы безобидным он ни выглядел, многочисленные исследования по всему миру доказывают, что на сражение с этой лавиной тратятся тысячи и тысячи человеко-часов и долларов.
Ну и, наконец, вопрос эффективности. Имейлы сослужат вам прекрасную службу, если требуется передать конкретную информацию, однако они далеко не так удачны для творческой мысли. Электронная связь порождает «стадный менталитет», а он ярый враг творчества. К примеру, вы послали мне имейл с просьбой поделиться мыслями о предстоящем проекте, и я полчаса или больше барабанил по клавишам, сочиняя длиннющий ответ. А ведь если я снял бы трубку или даже лучше – встретился бы с вами за чашкой кофе в перерыве, то, впитывая информацию из вашего тона, взгляда, даже из окружающей обстановки, гораздо быстрее уяснил бы ваши желания и пришел к нужному решению.
Вот где очевидна ценность нашего метода: хотя на первый взгляд имейл отнимает меньше времени, чем телефонный разговор или личная встреча, именно при личной встрече благодаря общению лицом к лицу вы можете сделать больше за меньшее время. Вспомните историю Чуко Лианга из главы 7: если подходить к ситуации с умом, то можно поймать удачу там, где другому обеспечены лишь неприятности. Если у вас в фирме еще не ввели политику электронной почты, то самое время это сделать. Во многих компаниях существуют правила относительно использования электронной почты и Интернета в личных целях, однако мало где могут похвастать настоящим, современным руководством пользователя, которое помогало бы сотрудникам в ежедневном эффективном обращении с электронной почтой. У нас есть несколько предложений:
Краткое резюме письма в поле «тема». Поле «тема» имейла всегда должно содержать резюме письма, а при необходимости и дополнительную информацию. Этим вы облегчаете адресату уяснение сути письма. Благодаря резюме в поле «тема» адресат может не открывать письмо, а значит, вы экономите ему время – каких-нибудь пару секунд, но представьте, сколько вы сэкономите за дни и месяцы!
То же относится и к ответному имейлу. Просто нажав кнопку «ответить» и отослав свое письмо с первоначальной фразой и лишним Re: в поле «тема», вы ровным счетом ничего не делаете для информативности. Если же к Re: вы добавите собственное сообщение, то ваш ответ становится ясным для адресата с первой секунды плюс становится частью истории, как только это письмо отправится в соответствующую папку.
Вот вам простой пример такой переписки:
В моем поле «тема»: В четверг обедаем?
В вашем: В четверг обедаем? – Как насчет 13.00?
В моем ответном: В четверг обедаем? – Как насчет
13.00? – Отлично! Я закажу столик.
Конечно, поле «тема» ограничено, однако для краткого сообщения вполне достаточно. В самом письме вы можете детализировать это сообщение, но адресату не обязательно открывать письмо, чтобы понять, о чем речь. Кроме того, резюме в поле «тема» сразу выделит ваш имейл из общей массы входящих в электронном ящике вашего адресата и ваши шансы на скорый ответ увеличатся.
Усовершенствуйте методику рассылки писем всем адресатам одновременно. Куда эффективнее, чтобы имейл отправлялся не всем сразу, а лишь тем, кому это необходимо. Политика рассылки крупных вложений или имейлов всем адресатам из адресной книги порочна: из целесообразных памяток подобные сообщения превращаются в сущих убийц времени. Введение в фирме современной политики электронной почты – задача, конечно, посложнее любой поставленной перед вами лично, но и ее можно попытаться решить с помощью «производственного совещания» (см. главу 14) [20]20.
Зайдите на сайт www.cool-time.com, чтобы скачать данные интересных исследований по итоговой стоимости имейлов на рабочем месте, новые разработки и предложения.
[Закрыть].
Папка входящих должна быть пустой. Наступило время заняться имейлами? Прочтите новое письмо, обдумайте, запланируйте последующие действия, после чего отправьте в соответствующую папку. Даже если от вас требуется ответ, лучше всего внести его в список срочных дел, а письмо тем не менее убрать из входящих, где оно легко затеряется среди двух тысяч подобных. Это продолжение концепции из главы 11, которую я назвал «один человек – один календарь». Суть в том, чтобы не загромождать поле вашего зрения, а значит, и кратковременную память открытыми имейлами. Рабочее пространство свободно – значит, и голова свободна для работы. В положенный срок календарь напомнит вам, чтобы вы занялись отложенными имейлами.
ЭЛЕКТРОННЫЙ СКВОЗНЯК
Электронная почта – средство связи спонтанное, требующее быстрой реакции, и потому нам нелегко осознать гигантское количество времени, которое она отнимает. Очень схожее явление можно отыскать совсем рядом, скажем, у вас на кухне. Если я сообщу вам, что в типовой дом сквозь электрические розетки и неплотно пригнанные окна и двери проникает воздух снаружи, вам покажется, что это не так уж и страшно. Но представьте, что вместе все эти отверстия складываются в дыру размером с волейбольный мяч. Вам хочется, чтобы ваши дети среди зимы завтракали на кухне, где в стене зияет такая дыра? Вот во что превратились имейлы. В общей массе они создают дыру, куда утекают финансы фирмы и ваше драгоценное время.
Главное в имейлах – краткость и ясность мысли. Ограничивайте письма одним экраном и попросите всех, с кем постоянно переписываетесь, придерживаться этого же правила. Пользуйтесь сокращениями и аббревиатурами вместо целых слов и предложений. Абзацы ограничивайте четырьмя предложениями (лучше даже меньше).
Всегда указывайте, нужен ли ответ. Это можно сделать в поле «тема». В этом случае PR (please respond) – «просьба ответить» должно стоять перед собственно темой, как в данном примере:
(PR) В четверг обедаем? – Как насчет 1 3.00?
Адресат сразу поймет, ответ на какой вопрос от него требуется. Если вы пишете стандартное письмо из трех-четырех абзацев, подскажите адресату, каких шагов – действий и ответов – вы от него ждете. Не стоит считать, что ему и так все понятно. Подскажите (тактично), как именно ему следует поступить.
Проверяйте поле «тема» на наличие ошибок. Возможно, вы пользуетесь опцией автоматической проверки орфографии в поле для письма, однако для поля «тема» эта опция имеется не во всех программах, а ошибки здесь сразу бросаются в глаза и создают далеко не идеальный образ отправителя. Так что прежде чем нажать кнопку «отправить» – потратьте пару секунд на проверку, это будет работать на вашу репутацию.
Для ответа используйте наиболее продуктивные методы. Тот факт, что корреспондент воспользовался электронной почтой для связи с вами, не означает, что отвечать можно исключительно имейлом. Если сообщение, оставленное на голосовой почте, отнимет у вас меньше времени – воспользуйтесь голосовой почтой. Если для быстроты и ясности проще дождаться личной встречи с корреспондентом – непременно так и поступите. Помните, что имейлы хороши для передачи краткой информации (например, даты совещания), но не для креативной деятельности. Фокус заключается в том, чтобы сосредоточиться не на средстве связи, а на связи как таковой. Каков наиболее продуктивный способ общения с данным человеком? Тот, который поможет вам полностью донести нужную информацию и успешно воздействовать на человека, чтобы тот действовал без промедления и не тратил зря ваше время.
Поле «кому» заполняйте в последнюю очередь. Если вы хоть раз нажимали кнопку «отправить» прежде, чем закончили письмо, вы помните, насколько это неудобно. Куда проще оставлять поле «кому» пустым, пока не поставлена последняя точка в письме. Эта уловка не только исключит вероятность отправки незаконченного имейла, она также даст шанс лишний раз убедиться, что все нужные вложения присоединены.
Так... а что это за гора бумаг у вас на столе?..
ГЛАВА 11.
НАЙТИ ВСЕ ЗА МИНУТУ: МЕСТО ДЛЯ КАЖДОЙ ВЕЩИ И КАЖДАЯ ВЕЩЬ НА СВОЕМ МЕСТЕ
ЛЕДИ И ЛИМУЗИН
Молодой консультант по инвестициям изо всех сил трудился на благо своего бизнеса. Среди его клиентов была одна миниатюрная пожилая леди из пригорода, которая доставляла ему больше всего хлопот. «Она очень богата, – говорил молодой бизнесмен, – но мне нужен час, чтобы до нее добраться, час на беседу с ней и час на обратный путь. А она обожает, когда ее окружают вниманием. К тому же она такой выгодный клиент... Если бы только я не тратил на нее по полдня!» Его коллега ответил: «У меня есть похожая клиентка, но вместо того чтобы всякий раз мотаться за город, я посылаю за леди лимузин и обратно отправляю на нем же. Это обходится мне в 1 00 долларов, леди чувствует себя королевой, а я за те два часа, которые экономлю на поездках, делаю приличные деньги».
Какое отношение эта история имеет к организации рабочего места? Очень прямое: она демонстрирует продуктивный подход к проблеме, возможный, лишь когда зримый хаос не загромождает мозги.
Поговорим немного о вашем рабочем месте. Ответьте на следующие вопросы:
• Сможете ли вы найти любой документ на своем рабочем месте (включая портфель) меньше чем за минуту?
• Сможете ли вы найти любой документ в своем компьютере меньше чем за минуту?
• Устраивает ли вас нынешнее состояние (порядок или хаос) вашего рабочего места? Вам приятно здесь работать?
Понятно, что рабочее место – это пространство, предназначенное для работы. Это продолжение вас как работника, вашего тела и разума. Мало найдется людей, которые скажут: «Побольше бы мне беспорядка на письменном столе. Уж очень он пуст». Зато многие не раз говорили: «Совершенно нет времени, чтобы навести хотя бы относительный порядок». Или иначе: «Я уже не раз пытался прибрать, но какой толк, если через день все опять кувырком». Или даже так: «У меня своя система. Я знаю, где что лежит»
РАБОЧЕЕ МЕСТО – ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ РАБОТЫ, А НЕ ЯЩИК ДЛЯ ИНСТРУМЕНТОВ
Хорошо отрегулированный автомобиль ездит лучше. Остро наточенный карандаш лучше пишет. Порядок на рабочем месте помогает вам лучше мыслить. Сложно, конечно, собраться с силами для уборки, тем более если никогда этого не делали; так же непросто заставить себя свернуть с шоссе на заправку. Однако помните: усилиями небольшими, но регулярными достигаются великие результаты. Как только вы увидите в своем рабочем пространстве (письменный стол, компьютер, секция в офисе или кабинет) источник творческой мысли и, соответственно, личного развития, вы научитесь ценить преимущества постоянного порядка.
НАЙТИ ЗА МИНУТУ
Возможность отыскать конкретный документ менее чем за минуту – это необходимость для настоящего профессионала. Драгоценные минуты нашей жизни не должны растрачиваться на поиски, рыскание по ящикам и мучительные попытки вспомнить, где в последний раз видел нужную вещь. Научитесь класть все на место, а не откладывать в сторону – и вы ощутите ценность этого метода, ключевыми элементами которого являются:
• рациональная система регистрации документов;
• регулярное ее использование.
Данные по каждому проекту храните отдельно. Каждый проект, клиент, файл или договор, над которым вы работаете, уникальны. Даже если это очередной проект из целого ряда для одного и того же клиента, он значится под конкретным именем или номером, чтобы под этим номером можно было собирать и хранить корреспонденцию, документы, файлы и прочие записи.
Использовать названия или номера – решать вам, лишь бы система работала безошибочно. Если файлы регистрируются под именами, в алфавитном порядке, их легко найти. Если вы используете систему номеров, в дополнение к ней вам понадобится лишь каталог, желательно в виде электронного документа в компьютере, где поиск ABC Company укажет нужный номер, как это делается в библиотеке.
Вы облегчите себе жизнь, если будете использовать одну и ту же систему (либо именную, либо номерную) не только для бумаг, но и для компьютерных папок. Так проще хранить электронные документы в соответствующих папках и входящие имейлы в почтовых папках. Словом, вы получите три главных правила регистрации:
• папки картонные;
• папки электронные;
• папки для имейлов.
ПОСЛЕДНИЙ ШТРИХ
Удар в гольфе непременно должен быть доведен до конца. Ни в коем случае нельзя тормозить, если вы уже размахнулись клюшкой и ударили по мячу – это может быть опасно и болезненно. То же правило применимо и в мире управления проектами: с отправкой товара клиенту проект не заканчивается. Из главы 3 мы уже знаем, что финальный этап проекта предполагает определенные заключительные действия, даже если уже пора приступать к следующему проекту. Учтите, что последний штрих применительно к вашему рабочему пространству означает «убрать на место», а не «отодвинуть в сторону». Тридцать секунд, потраченные на регистрацию, – это и есть финальный этап конкретного мини-проекта. Иными словами, когда закончена задача А и прежде чем началась работа над задачей Б:
• вы складываете документы в папки;
• папки убираете в шкафы;
• компьютерные файлы заносите в папку, соответствующую данному проекту;
• электронную корреспонденцию из папки входящих заносите в почтовую папку данного проекта.
ОДИН ЧЕЛОВЕК – ОДИН КАЛЕНДАРЬ
Поскольку вы существуете в единственном числе, логично и календарь иметь только один для всех событий. Не может человек находиться сразу в двух местах, и полноценное внимание он в состоянии уделить только чему-то одному. А потому очень полезно и удобно, чтобы все события, контакты, файлы, памятки и архивы хранились в одной системе, а не были раскиданы по разным.
Клочки и обрывки. Каждый день у вас скапливается масса листочков с памятками и прочей информацией. Некоторые из них, например квитанции, вы сразу убираете в папку к подобным бумагам. А вот, скажем, визитные карточки и цветные стикеры для памяток, как правило, засоряют бумажники и сумочки или растут горой на краю стола, поскольку информация на них вам все-таки нужна. Коллекционирование подобных листочков из опасения их потерять – стихийное бедствие для рабочего пространства. Однако выход есть. Лучше всего поступать с ними, как с имейлами в папке входящих: информацию записать, а оригиналы разложить по файлам как часть завершающего этапа деловой поездки или только что прошедшего совещания. Сделайте это немедленно, прежде чем приступать к другим делам.
• Визитные карточки. Внесите личные данные с карточки в свою записную книжку или электронный список контактов и уберите визитку в отведенную для этого папку. Отметьте, что требуется сделать: отправить документ, который вы пообещали новому деловому знакомому, или позвонить через шесть месяцев?
• Цветные стикеры для памяток. Информацию с листочков внесите в календарь: деловая встреча такого-то числа в такое-то время. А затем выбросьте стикер. Как бы удобны ни были они для памяток, глаза к ним быстро привыкают. Это явление, называемое переменной слепотой, прямо противоположно непреодолимому желанию ответить на новый имейл (см. главу 2). Нервная система человека реагирует на перемены в окружении, но отказывается видеть то, что не меняется. Потому-то стикер с напоминанием продлить водительскую лицензию может месяцами висеть сбоку вашего монитора, а пустяковая задача так и не будет выполнена.
• Счета. Одна из величайших проблем, верно? Вам приходит счет, сегодня вы его оплачивать не хотите, как, впрочем, и забыть о нем, – и добавляете его к груде бумажек где-нибудь в поле вашего зрения. А почему бы не внести сумму и срок платежа в свой календарь (учтите только время, которое потребуется, чтобы платеж дошел по почте или Интернету) и убрать чек в специальную папку? В этом случае вся информация, связанная с чеком, становится частью вашего рабочего графика, а также вы избавляетесь от лишней бумажки на вашем столе.
Выберите тот способ поддержания порядка, который вам больше подходит. Если вам нравится электронный вариант, то в вашем распоряжении масса великолепных прикладных программ персонального информационного менеджмента (РIM). Если же вы любитель ежедневников – выбирайте по вкусу. Ладонные КПК (карманные персональные компьютеры) тоже очень удобны.
Многие из вас, поддавшись порыву или по совету приятеля, хоть раз да приобретали какое-нибудь «новейшее решение всех проблем со временем», а потом новинка пылилась невостребованной на краю вашего рабочего стола. Потерпев неудачу, люди, как правило, считают себя неорганизованными: «Ничего у меня не выходит с этой системой планирования. Никуда я, видно, не гожусь». И конечно, расстраиваются.
Чтобы система работала, она должна соответствовать вашему складу ума и характера. Подыщите средство на свой вкус.
Регулярное обновление необходимо. Почему в управлении проектами существует контрольный этап? Потому что в жизни то и дело что-то случается. Неожиданное развитие событий или экстренная ситуация в любой момент могут повлиять даже на идеальный план. И здесь на помощь приходит метод учета (как часть I-образного распорядка дня) с таким важным его компонентом, как время возможностей. Если вы пользуетесь удобным календарем и понимаете, что регулярное обновление плана – это необходимая часть управления проектами, а не навязчивая идея, жизнь ваша станет легче, а мысли яснее.
Дублируйте данные. Потеря записной книжки или данных компьютерного списка контактов равносильна убийству огромного количества времени. А ведь предотвратить это «преступление» проще простого. Сделайте самому себе громадную любезность – сию же секунду внесите в свой ближайший график задачу «продублировать всю информацию». Дважды в год копируйте свой календарь и список контактов. При пользовании обычным ежедневником с той же регулярностью делайте фотокопии и храните отдельно. Информация из наладонника должна храниться также и на жестком диске компьютера. Вновь работает правило «выкладывай сейчас или заплатишь потом»: на дублирование информации вы потратите гораздо меньше времени, нежели на то, чтобы восстановить ее, когда грабитель украдет у вас важнейшую часть вашей деловой жизни.
Система планирования и поиска должна охватывать все моменты вашей деятельности. Какую бы систему вы ни выбрали (ежедневник или электронный календарь), она должна обеспечивать следующее:
• следить за вашими встречами;
• хранить список контактов;
• показывать I-образный распорядок дня и список неотложных дел;
• переносить невыполненные пункты списка неотложных дел на следующий день;
• предоставлять хронику вашей прошлой деятельности;
• отражать последовательную хронологию событий вашей деловой жизни: клиенты, проекты, задачи;
• напоминать о регулярных событиях (дни рождения, юбилеи);
• указывать на совпадающие по времени встречи и приближающиеся сроки сдачи проектов;
• подсчитывать время, оставшееся до предельного срока исполнения проектов;
• напоминать о необходимости запланировать дополнительные и завершающие действия по проекту;
• предоставлять возможность изменений в графике работ и распорядке дня;
• напоминать о необходимости регулярного дублирования информации.
