Текст книги "Интегрированный тайм-менеджмент"

Автор книги: Стив Прентис

сообщить о нарушении

Текущая страница: 6 (всего у книги 19 страниц)

ГЛАВА 6.
ПРИМЕНЕНИЕ: ПРИЕМЫ ПОВЫШЕНИЯ ПРОДУКТИВНОСТИ

 «КРАЕУГОЛЬНОЕ ВРЕМЯ»

ПОЛУКРУГЛАЯ АРКА

В те давние времена, когда здания строили из камня, наибольшее признание получила арка как удачный элемент конструкции. Форму арки использовали в мостах, акведуках и окнах домов, а основным компонентом арки всегда был массивный краеугольный камень, опора для веса строения. На краеугольный камень ложилась основная тяжесть. Без него сооружение могло рухнуть

 «Краеугольное время» охватывает период вашего дня, посвященный работе, которую почти ничто не нарушает. Это наиболее эффективный прием, поскольку в «краеугольное время» работа продвигается быстрее и качественнее, нежели в промежутках между телефонными звонками и беседами с клиентами. Дайте ему шанс – и «краеугольное время» станет опорой конструкции вашего рабочего дня.

Длиться этот период может час, полтора или два часа – в зависимости от характера вашей деятельности и рабочего графика. А трудитесь вы в это время над самой важной задачей – той, что значится главным пунктом вашего I-образного распорядка дня. «Краеугольное время» – ваш шанс добиться наивысшей продуктивности. Продолжительность этого периода не обязательно должна быть одинаковой, а приходиться он может на разные часы, хотя предпочтительно, чтобы он совпадал с пиком активности вашего организма.

«Краеугольное время»: оазис концентрации

Первое: одним из важнейших свойств человеческого мозга является концентрация, поэтому «краеугольное время» настолько эффективно. Многозадачность, лежащая в основе многих должностных инструкций, на деле порождает несбыточные надежды в плане продуктивности. Способ функционирования вашего мозга схож с работой компьютера. Несмотря на изумительную скорость и количество выполняемых процессором действий, он все же производит их последовательно, так что в каждый конкретный момент ваше внимание сосредоточено на одном каком-нибудь действии. Разумеется, компьютер выполняет одновременно массу задач, однако лишь одна из них находится в фокусе. Вот такой фокус и обеспечивает вам «краеугольное время».

Второе: уяснив для себя, что на данную задачу отведен ограниченный отрезок времени, ваш мозг включается на полную мощность – в отличие от ситуации, когда вы собираетесь работать над задачей, «пока не закончу». Здесь хороша аналогия с состязанием в беге на конкретную дистанцию. Задавая своему телу четкие параметры – когда начать и когда завершить выполнение задачи, вы существенно увеличиваете его возможности концентрироваться и стремиться к цели. Эта концентрация в четких границах времени – отличный стимул, и вы увидите, какую большую роль он играет в вашем влиянии на коллег. С помощью этого стимула вы приучите их не тревожить вас в период «краеугольного времени», а также появляться на совещаниях вовремя (глава 8).

Третье: на протяжении дня наша энергетика сильно разнится, ей свойственны взлеты и спады. Собрав максимум энергии в небольшой отрезок времени, вы достигаете наивысшей производительности работы. Согласно принципу Парето (глава 7) 80% дневных достижений приходится на 20% рабочего времени. Считайте свое «краеугольное время» этими двадцатью самыми эффективными процентами.

ТЯГАЧ С ПРИЦЕПОМ

Вы когда-нибудь видели, как тягач с прицепом трогается с места после остановки на светофоре? Он вовсе не исчезает из поля зрения моментально, в клубах пыли. Напротив, он трогается тяжело, неуклюже, ежесекундно дергаясь. Ему потребуется добрый километр, чтобы вернуться к той скорости, с которой он подъехал к перекрестку. Это прекрасная иллюстрация того, что происходит с вашим мозгом, когда вас прерывают во время выполнения какой-либо задачи. Представьте, что остановка на светофоре – это возникший на мониторе значок нового имейла или неожиданный посетитель. Нам всегда кажется, что как только помеха устранена, мы тут же углубляемся в прерванную работу. Ничего подобного. На самом деле мозгу требуется гораздо больше времени на обретение прежней скорости (и степени концентрации), минимум пять—десять минут, как и тягачу с прицепом. Эти минуты уйдут на переключение, так сказать, скоростей и посте– пенное возвращение к сути задачи, над которой вы работали, – подсознательной версии знакомого вопроса: «Так-так... на чем же я остановился?» Прикиньте, сколько раз вас «останавливают на светофоре» – и вы поймете, что большую часть дня вы только тем и занимаетесь, что пытаетесь набрать нужную скорость, и в результате ваша производительность далека от оптимальной. Устраивает вас такая работа?

Рис. 6.1. «Краеугольное время» позволяет вам успешно справиться с основной задачей дня, обусловленной I-образным распорядком дня

Степень концентрации, которой вы достигаете в «краеугольное время», невозможно сохранять на протяжении всего рабочего дня; это средство краткосрочное, ударное, высокоэффективное. Считайте, что это спринт с ясной финишной чертой и жесткими временными рамками. Выиграв забег, вы почувствуете себя великолепно, поскольку удовлетворение от завершенного дела, тем более если оно завершено в первой половине дня, вливает новую энергию и вместе с тем снимает часть напряжения рабочего дня. Все, чего вы добьетесь после «краеугольного времени», покажется премией. Благодаря «краеугольному времени» вы сможете вовремя отправиться домой с чувством выполненного долга, вместо того чтобы засиживаться в офисе и переживать обо всем, что еще не сделано.

Не попробуешь – вкуса не узнаешь

Доказать эффективность «краеугольного времени» просто. Оглянитесь вокруг – сколько людей регулярно допоздна задерживаются на работе, чтобы нагнать упущенное? Возможно, и вы к ним относитесь? На вопрос, почему вечер за вечером они проводят на рабочем месте, такие работники обычно отвечают: «Да потому что только по вечерам умолкает телефон и я могу наконец хоть что-то сделать». Нужно ли лучшее доказательство практической ценности «краеугольного времени» как периода полной концентрации? И не пора ли внести этот период в рабочий график?

Цена уединения: отдача

Большинство согласится, что очень неплохо было бы получить час-другой для спокойной, без помех, работы. Руководства по управлению временем тоже советуют отводить такой период в течение рабочего дня, но как этого добиться в реальной жизни? Запираться в кабинете – не выход: мы уже отмечали, что человеку свойственно действовать, исходя из врожденной потребности в душевном комфорте, а неизвестность угрожает удовлетворению этой потребности. Если дверь вашего кабинета заперта, если вы уединились, не сообщив никому, когда появитесь, – для ваших коллег ситуация вписывается в понятие неизвестного. Страх этого неизвестного вынудит их добиваться немедленной связи с вами, а значит, вам будут непрерывно стучать в дверь или названивать по телефону.

Итак, для успеха «краеугольного времени» прежде всего следует вложить в него время отдачи и во что бы то ни стало соблюдать эту вторую составную часть. Вам необходим час «краеугольного времени»? Отведите полтора часа: час на собственно «краеугольное время» и полчаса на время отдачи.

Время отдачи предназначено для тех, кто не тревожил вас в течение первой части «краеугольного времени». В эти полчаса коллеги могут обратиться к вам с теми проблемами, решение которых отложили ради вашего спокойствия. Время отдачи – средство избавить их от страха неизвестного и удовлетворить потребность в комфорте. Чтобы коллеги поступали так, как нужно вам, сообщите им не час начала своего «краеугольного времени», а час его окончания, когда вы будете в их распоряжении. Точно зная, что в определенное время его проблема будет разрешена, человек с большим пиететом отнесется к вашему уединению.

 Рис. 6.2. «Краеугольное время» следует планировать как две взаимосвязанные части: первая отводится вам, а вторая, время отдачи, – тем, кому нужно было вас увидеть в течение первой части. Первая часть работать без второй не будет

Сколько будет длиться завтра ваше «краеугольное время» и время отдачи, вы должны четко определить по окончании рабочего дня, завершая базовый обзор вашего I-образного распорядка. Это этап кайзен – постоянного совершенствования.

Заложите заранее «краеугольное время»/ время отдачи в свой график. Вспомните нашу беседу об учете (глава 3). Вы убедились, что наибольшего прогресса в управлении временем и влиянии на окружающих можно достичь, лишь заранее запланировав на конкретный день события, которые непременно произойдут. То же самое относится и к «краеугольному времени» и времени отдачи. Планируйте их как единое целое, обязательное для каждого дня.

Заручитесь дружеской поддержкой. Если вы чувствуете, что не сможете полностью оградить себя от звонков и посетителей на весь период «краеугольного времени», скооперируйтесь с коллегой. Договоритесь, что в его «краеугольное время» вы будете отвечать его абонентам и принимать его посетителей, а он будет то же самое делать для вас в ваше «краеугольное время». Выгода пятикратная.

• Вы справляетесь со своей основной задачей дня.

• Он справляется со своей основной задачей дня.

• В ваше отсутствие с вашими клиентами общается знающий человек.

• В его отсутствие с его клиентами общается знающий человек.

• Ваши рабочие отношения с коллегой упрочиваются.

Шестидесятисекундный допуск. Мы живем в реальном мире. Во-первых, вашу новую концепцию «краеугольного времени» примут не все (но большинство наверняка примет); во-вторых, иногда возникают ситуации, с которыми проще справиться немедленно, даже если они вас и отвлекают. Если у коллеги возник вопрос, на который можно ответить за шестьдесят секунд, _ пусть задает при условии, что он не превысит лимит отведенной минуты. Возможно, ему нужно узнать, где лежит папка, или требуется подписать документ. Понятно, что подобные проблемы лучше решить сразу. Если он попытается тут же обсудить и более существенный вопрос – напомните о времени отдачи, которое скоро наступит. Не забывайте о плотине Гувера: сила в гибкости. Время отдачи – все равно что обводные каналы плотины, они смягчают основной натиск, допуская небольшое давление. Пусть проблемы в шестьдесят секунд вас отвлекают, в целом они все же работают на вашу продуктивность в «краеугольное время».

«КРАЕУГОЛЬНОЕ ВРЕМЯ»: КАК ЕГО ОРГАНИЗОВАТЬ

Ограничивайте сроки. Наш мозг, как уже было сказано, стремится к концентрации, но ему нужно этому учиться. Кроме того, концентрация может быть очень утомительна. Попробуйте оставаться в одном положении долгое время – какая-нибудь часть вашего тела онемеет, потому что мышцам и костям необходимо постоянное движение. То же относится и к мозгу. Попытка сосредоточиться на чем-то в течение долгого периода приведет к «онемению» мозга, которое выразится в раздражении, рассеянности или сонливости.

Ограничивайте «краеугольное время» одним часом, максимум полутора часами. И обязательно в течение рабочего дня (не только на этапе «краеугольного времени») каждый час устраивайте двухминутный отдых: встаньте, покрутите головой, поводите глазами, потянитесь. Сидя на стуле, вытяните руки вверх, словно хотите дотронуться до потолка, а затем отведите как можно дальше назад, чтобы расправить грудную клетку и снять напряжение с позвоночника [9]9.
  Описание несложных упражнений вы можете найти на нашем сайте www.cool-time.com


[Закрыть].

Подготовьте все, что вам понадобится, и уберите лишнее. Все нужные папки, записи и прочие материалы должны быть у вас под рукой. Уберите из поля зрения документы или предметы, имеющие отношение к другим проектам. Выключите звонок телефона и по возможности закройте электронную почту. Ваша цель – иметь в распоряжении только то, что поможет в выполнении конкретной задачи.

Устройтесь поудобнее. Снимите туфли. Проверьте, подходят ли вам высота рабочего кресла и наклон его спинки. Монитор, клавиатура и мышь должны находиться в положении, оптимальном для вашего зрения, плеч и запястий. Позаботьтесь заранее о кофе или чае и поставьте их на расстоянии вытянутой руки. Создайте «уголок спокойствия». К сожалению, пока еще невозможно создать «уголок безмолвия» – офисную зону, где заглушены абсолютно все звуки, однако в ваших силах приблизиться к идеалу. Приобретите шумопоглощающие наушники и диск с музыкой [10]10.
  Фирмы-производители подходящих наушников и музыкальных дисков вы найдете на нашем сайте www.cool-time.com


[Закрыть]. Наушники поглотят основной офисный шум (это также прекрасное средство снятия усталости во время длительного полета). Конечно, они не обеспечат полную тишину, однако значительно отдалят все отвлекающие звуки. Музыку рекомендуется подбирать из разряда обучающей и способствующей концентрации; популярная музыка с ее узнаваемыми мотивами и словами может вас отвлекать. Надев наушники, вы получите и дополнительную выгоду: окружающие менее склонны обращаться к человеку в наушниках, тем более если знак «краеугольного времени» сообщает, когда эти наушники будут сняты.

ГЛАВНОЕ, НЕ СКОЛЬКО, А КАК

Джулиус Эпштейн в паре с братом-близнецом Филиппом написал сценарии многих голливудских фильмов и ремейков, в том числе и знаменитой «Касабланки». В 1940-х годах мистер Эпштейн заболел, и руководство студии «Джек Уорнер» позволило ему трудиться дома. В результате он справился с текущим заданием в два раза быстрее. А работал он всего по два часа в день. Творчество за рамками этих двух часов, по словам Эпштейна, было низкого качества. Все остальное время он играл в теннис или гольф. Понятно, что не у каждого из нас имеется собственное поле для гольфа или теннисный корт, но суть-то не в этом. Главное, что два часа концентрации лучше десяти часов суматохи.

Кстати: если вы не уверены, каким образом ознакомить коллег с новыми понятиями вашего графика – «краеугольным временем», временем отдачи и шестидесятисекундным допуском, в главе 14 мы исправим этот недочет.

ВРЕМЯ ВОЗМОЖНОСТЕЙ

Многие из тех, кто добился профессионального успеха, применяют еще одно средство, которое несложно употреблять и которое всегда обеспечивает им запас времени для неожиданно возникших возможностей.

Немало успешных, высокопрофессиональных работников осознали всю ценность этого способа и всегда закладывают в свой график тактическое время возможностей. Кэтлин Келли Риардон в своей книге «Тайное рукопожатие» называет такие громкие имена как, например, Джефф Безос из Amazon, com, который «готов сделать шаг назад, когда это необходимо, всегда оставляет время для себя и, кроме того... каждый вторник и четверг проводит обзор проделанной работы и благодарит сотрудников». Безос четко понял, что «отказывать себе в передышке – верный путь потерять из виду цели» [11]11.
  Кэтлин Келли Риардон «Тайное рукопожатие: как постичь отношения в тесном кругу бизнеса» (The Secred Handshake: Mastering the Politics of the Business Inner Circle), Нью-Йорк, издательство Doubleday, 2002, с. 58.


[Закрыть].

Необходимость времени возможностей трудно признать сразу, поскольку эта идея идет вразрез с существующей этикой бизнеса, согласно которой лучший рабочий график – до предела загруженный график, а достижение успеха возможно лишь путем непрерывной занятости.

В действительности же время возможностей – это развитие опыта учета. Если в главе 3 мы проводили учет предсказуемых и ожидаемых событий, то время возможностей отвечает за сюрпризы. Окажется ли этот сюрприз приятным (появился новый клиент или шанс продвижения по служебной лестнице) или неприятным (в фирме возник совершенно неожиданный кризис) – справиться с ним будет куда проще, имея запас времени.

Распределить время до минуты, ничего не оставляя про запас, следуя критическим путем, – это все равно что наполнять миску водой до краев. Любой сюрприз или кризис неизбежно выбьет вас из рабочего ритма, и все прочие задачи будут отложены.

Итак, наша цель – считать 15 % от дневного объема времени неприкосновенным запасом, чтобы никакой сюрприз не застал вас врасплох. Представьте, что врач сначала принял пациента на лечение и только затем побежал в аптеку за необходимыми лекарствами. Ситуация немыслимая. Точно так же и вам не следует пытаться найти лишнее время, после того как в этом возникнет необходимость. Запас времени, как и запас лекарств, приготовленный заблаговременно, используется наиболее эффективно.

Совершенно очевидно, что сразу научиться планировать время возможностей не получится. Этот процесс требует привыкания, постепенного осознания, тренировки и наблюдения. Начните с малого. Используйте помощь резервных задач (глава 3), чтобы включить по полчаса в график каждого рабочего дня очередного месяца и месяца, следующего за ним, и т. д. Всего лишь полчаса. Используйте это время при необходимости и увеличивайте, если потребуется. Время возможностей не отнимает 15% вашего дня, оно позволяет использовать рабочее время на 100%. Это бесподобное чувство!

 Рис. 6.3. Пример рабочей недели. В графике каждого дня включены результаты учета различных повторяющихся событий. Помните, что делается это не для того, чтобы увеличить вашу дневную нагрузку, но чтобы обозначить приоритеты и исполнить их в нужное порядке.

ЗОЛОТОЙ ЧАС

В кинобизнесе существует такое понятие, как «золотой час». Точнее, это несколько драгоценных минут на закате, когда свет становится золотистым, теплым и прозрачным. Такое освещение используют для съемок заключительных романтических сцен и вообще любых, где сюжет того требует. Золотой час длится очень недолго; как правило, второй дубль в тот же день снять невозможно. Солнце садится – и свет уходит. Съемочной группе приходится работать в темпе, чтобы успеть отснять необходимые кадры.

В рабочем дне тоже есть золотой час, столь же ценный и уникальный, и тоже не совсем час – от силы полчаса. В главе 2 мы установили, что человек – существо светолюбивое. Цикличный ритм его организма (вкупе со стимулами утреннего света, поездки на работу, завтрака и кофе) обеспечивает максимальную бодрость в течение первых тридцати минут рабочего дня – примерно с 9.00 до 9.30. Дальше уровень энергии идет на спад.

Это важно помнить, составляя свой I-образный распорядок дня. Как вы используете эти тридцать минут? Включите их в свое «краеугольное время»? Или назначьте совещание, зная, что почти все коллеги будут на высоте своих возможностей? Или стоит наметить на золотой час презентацию, чтобы гарантировать внимание аудитории? А может, лучше всего запланировать встречу с шефом, развеять его тревогу о сроках завершения проекта?

Работа с коллегами сложится наиболее эффективным образом, если, планируя время совещаний, презентаций и иных общих мероприятий, вы будете учитывать цикличный ритм организма. Удовлетворить запросы всех и каждого, конечно, не удастся, и все же постарайтесь, назначая следующее важное стратегическое совещание, думать не только о том, когда освободится зал для заседаний или когда можно поймать всех сотрудников на рабочем месте. Сознательно выбирая тот период рабочего дня, когда большинство присутствующих будут бодры и энергичны, и сознательно избегая того периода, когда они, скорее всего, будут на спаде активности, вы добьетесь более удачных совещаний с более продуктивными результатами. Лучшие периоды рабочего дня (для большинства):

• 9.00-10.00 (золотой час), за которым следуют:

• 10.45-11.30 (при условии, что сотрудники успели отдохнуть в утренний перерыв и перекусить);

• 13.00-14.00 (при условии, что сотрудники отдохнули в обед).

У вас есть шанс использовать следующие идеи на пользу своего предприятия и, конечно, себе на пользу.

• Первое: назначайте самые важные совещания на золотой час.

• Далее: используйте методы проведения действительно продуктивного совещания (глава 8); этим вы обеспечите его наивысшую креативную отдачу плюс все участники оценят его значимость и эффективность.

• И последнее. Отведите часть I-образного обзора на критический обзор совещания: гладко ли оно проходило, какие возникли проблемы, что можно предпринять, чтобы избежать их в следующий раз. Помните: во время коллективных мероприятий происходит и приучение. Вы создаете предпосылки для дальнейшего поведения коллег. Исходя из опыта совещания – положительного или отрицательного – сотрудники и поступать будут соответственно, причем исключительно в собственных интересах. Такова уж природа человека. Неудачными совещаниями вы приучаете коллег избегать, отмалчиваться или срывать подобные мероприятия. Успешные совещания вызывают желание принимать активное участие. На этапе кайзен вашего I-образного обзора держите это в голове – и вам удастся раскрыть достоинства коллег в наикратчайшие сроки.

ИМПУЛЬС ПЕРЕХОДЯЩЕГО ОСТАТКА

Малое планирование обладает изумительной силой. Неважно, в какой день недели вы читаете эти строки, – припомните сейчас, что вы делали ровно неделю назад. Трудно поверить, что прошло целых семь дней, не правда ли? Время летит так быстро – это сущая несправедливость, но с этим ничего не поделаешь.

Взявшись за задачу, слишком объемную, чтобы справиться с ней в один присест, вы легко можете не заметить, как промелькнет одна неделя, затем вторая и третья. Не откладывая выполнения задачи сознательно, вы вместе с тем и не приступаете к ней по-настоящему.

На этот случай и пригодится принцип «импульс переходящего остатка». Этот принцип предполагает разбивку объемной задачи и распределение ее более мелких частей на длительный срок.

Посвятив проекту всего один час в день, вы не заметите прогресса. Но представьте, что вы работали над данным проектом по часу каждый рабочий день в течение месяца. Это составит двадцать часов, или два с половиной рабочих дня! При работе над очень крупными проектами час в день (даже за вычетом выходных и праздников) составит 250 часов в год, т. е. целый рабочий месяц. Масса времени, верно?

Название этого приема, как и многих других, связано с характером деятельности мозга человека. Возвращаясь к одной и той же задаче ежедневно (желательно, но не обязательно в одно и то же время), мозг подхватывает импульс предыдущего дня, что существенно уменьшает время на раскачку по сравнению с работой после одно– или двухнедельного перерыва.

Это еще один пример того, как извлечь выгоду из достоинств и недостатков нашего мозга, чтобы выполнить необходимую работу успешно и без излишнего напряжения.

Итак, мы уже неплохо продвинулись. Мы изучили целый ряд приемов планирования рабочего дня с использованием основного средства – учета. Далее необходимо рассмотреть, что заботит окружающих вас людей, что движет ими и что движет вами, – для того чтобы вы успешно внедряли эти идеи, а ваши коллеги их воспринимали.