Текст книги "Интегрированный тайм-менеджмент"
Автор книги: Стив Прентис
сообщить о нарушении
Текущая страница: 13 (всего у книги 19 страниц)
ЛИЧНОЕ ВРЕМЯ
Сегмент личного времени в суточном круге включает все, что не относится к работе и сну: стирка и глажка белья, покупка продуктов, а главное – активный отдых, физические упражнения, занятие хобби и всем, чем нам нравится заниматься.
Если из-за напряженного графика работы насильственно уменьшаются сегменты сна и личного времени – значит, сокращается количество времени, отведенное на восстановление и укрепление тех частей нашего организма, от которых как раз и зависит продуктивность нашей работы.
ВАША ЗОЛОТАЯ ЖИЛА
Старатели упорно копают землю в надежде отыскать богатые россыпи, собственную золотую жилу.
Каждый из нас является обладателем творческого ума, способного рождать гениальные идеи, доставлять нам радость и поддерживать идеальное равновесие в организме, однако этот замечательный инструмент не работает в полную силу из-за перенапряжения. Подтвердим эти слова примером.
Представьте, что вы беседуете с приятелем о каком-то актере, сыгравшем в кинофильме, который вы недавно посмотрели. Вы изо всех сил пытаетесь вспомнить имя актера – но безрезультатно. «Минутку, минутку, – повторяете вы. – Сейчас скажу... вертится на языке...» Увы, имя не желает всплывать в памяти. В итоге вы меняете тему – и через две минуты, когда речь идет совершенно о другом, вы вдруг восклицаете: «Есть, вспомнил!» – и имя слетает с языка безо всяких проблем.
Успех пришел, как только вы сняли с мозга напряжение конкретной проблемы. Ситуацию можно сравнить с застрявшей в банке рукой: только разжав кулак, можно вытащить ладонь.
Пока вы продолжали упорно вспоминать имя актера, эти усилия наглухо закрывали двери вашей памяти. Как только вы сняли этот мини-стресс – память немедленно подсказала ответ.
Физические упражнения. Мозг способен на большее, если тело в хорошей физической форме. Личное время, особенно в вечерние часы, необходимо для того, чтобы избавить тело от напряжения рабочего дня и дать отдохнуть мозгу. Упражнения могут быть активными (занятия спортом, игры с детьми) или более спокойными (прогулки, работа в саду, мытье машины). В любом случае, позволив себе (или даже заставив себя) отвести время для упражнений, в итоге вы повысите свою продуктивность в рабочие часы. Творческие мысли, вдохновение, неожиданные решения проблем – все это приходит во время физических упражнений. Кроме того, упражнения поднимают настроение и усиливают природный оптимизм, снимают депрессию, беспокойство и прочие негативные чувства. Даже при сильном стрессе двадцатиминутные физические упражнения помогут вам успокоиться. Не забывайте держать при себе диктофон или ручку с бумагой – они вам понадобятся, чтобы записать идеи, которые вас непременно посетят!
Еда. Питаться вовремя крайне важно для поддержания веса в норме. Личное время позволяет вам правильно питаться. Ужин в 21.00 или 22.00 не дает организму достаточно времени для переваривания пищи перед сном, что ведет к расстройствам пищеварения и в конечном итоге к накапливанию жира.
Здоровый сон. Даже если у нас нет возможности поспать положенные девять часов, мы многое можем сделать для повышения качества сна. Чтобы глубокий сон приходил быстрее и длился дольше, достаточно лишь не мешать химическим процессам, которые протекают в организме. Такие вещества, как мелатонин, способствующие сну, начинают вбрасываться в кровь во второй половине дня. Ваше личное время вечером помогает этим веществам подготовить вас ко сну. Если же вы работаете допоздна, жертвуя личным временем, ваш организм вынужден противостоять действию мелатонина, и когда вы все-таки отправляетесь в постель, сбой процессов в организме приводит к бессоннице. Вы расплачиваетесь и на следующий день: головной болью, усталостью, общим плохим самочувствием.
Перерывы – шанс подзаправиться. Все мы знаем, каково это – работать без обеда или вообще работать без перерывов. Отказываясь от возможности подкрепить свой организм пищей, а также дать отдых телу и мозгу, вы повышаете вероятность ошибок, истощения, болезней: как только уровень сахара в крови падает, организм вынужден обращаться к своему неприкосновенному запасу, что не идет на пользу здоровью. Кроме того, истощение лишенного пищи организма впоследствии повлияет и на сон: вы будете позже засыпать и хуже спать.
Личное время помогает вам поддерживать наилучшую форму. Движущие силы успеха – позитивная энергия интеллекта и позитивный образ мыслей. Наиболее успешные личности всегда выглядят уверенными, самодостаточными, полными сил. Они вдохновляют окружающих, в них видят лидеров и авторитетных специалистов. Часть этого имиджа – результат правильного использования личного времени. Добившиеся успеха люди часть личного времени обязательно посвящают снятию стресса деловой жизни. И наоборот, уставший, сонный, раздраженный человек не вызывает у клиентов и коллег уважения и ощущения надежности. Личное время плюс здоровая диета и здоровый сон – вложение не менее выгодное, чем образование, одежда и опыт.
Фактор престижа. Вы вправе собой гордиться, отправляясь домой после плодотворного рабочего дня. Прошли времена, когда в работоголике, который трудится по шестнадцать часов в день, видели звезду компании. Трудолюбие, конечно, по-прежнему в чести, но теперь качество работы в сочетании с успешным общением ставят выше чрезмерного количества рабочих часов. Если для того чтобы справиться с делами, вам нужно ежедневно просиживать на рабочем месте до 22.00 – как это характеризует вашу способность руководить фирмой или собственной жизнью? Совершенство достигается первоклассным исполнением работы в запланированные сроки, а не вечной борьбой с никогда не заканчивающимися делами. Пусть люди знают, что всегда могут на вас рассчитывать, но все-таки прежде всего оградите свое время от посягательств. Всегда помните о важнейшем триумвирате: тщательное планирование каждого периода работы плюс личное время плюс здоровый сон.
ЛИЧНОЕ ВРЕМЯ ПРОТИВ ВРЕМЕНИ С ОТРИЦАТЕЛЬНОЙ ВЕЛИЧИНОЙ СТОИМОСТИ
Цена приобретения – известный в бизнесе термин. Если на подготовку, разработку, создание и маркетинг товара уйдет больше, чем вы рассчитываете получить от его продажи, это нерентабельно. Точно так же нерентабельно пренебрегать периодом личного времени в вашем двадцатичетырехчасовом цикле. Последствия этого могут быть очень серьезными. Предпочитаете в личное время работать? Остерегайтесь – как бы цена этой работы не превратилась в отрицательную величину. Считайте сами:
• Во-первых, прикиньте стоимость той работы, которую вы можете сделать за личное время. Предположим, вы говорите сами себе: «Сегодня вечером я проработал лишние два с половиной часа, это достижение равно А в долларовом эквиваленте».
• Затем представьте истинную ценность тех же часов личного времени, проведенных в семье, с друзьями. Если бы цену времени, отданного хобби или любимым людям, можно было выразить в долларах, то эту цену примем за В.
• Если вы согласны с тем, что на протяжении прошедшего дня какое-то время потратили впустую (когда могли бы сделать хотя бы часть той работы, которую перенесли на вечер), то его стоимость примем за С.
• И наконец, вспомним о несомненных преимуществах, которые дает личное время и которые вы упускаете: физические упражнения, здоровая диета да и просто отдых. Итак, все это примем за D.
• Если сумма В + С + D больше А: А – (В + С + D) < 0, то ценность вашей работы выражается величиной отрицательной.
Вы можете возразить, что не ради удовольствия задерживаетесь в офисе: работу-то закончить необходимо! Допустим. А теперь задумайтесь: какое количество работы, на которую вы потратили личное время, можно было бы сделать днем или перенести на завтра, или поручить кому-либо из сотрудников? Быть может, вы позволяете рабочему графику взять над вами верх просто потому, что не устанавливаете приоритеты в задачах, идете на поводу у экстремальных ситуаций и не защищаете свое время? Насколько велико господство работы над вами? Держать свой график под контролем – значит планировать его реалистично и регулярно, уметь договариваться с клиентами, отвечать их ожиданиям – и при этом осознавать истинную цену каждой своей минуты. Вечер всегда приходит после дня, но это еще не означает, что рабочий день следует продолжать и вечером. Завершите столько дел, сколько в ваших силах, – и отправляйтесь домой. В почтовом ящике всегда будут ждать новые имейлы, а в голосовой почте новые сообщения, и всегда найдутся задачи, которые необходимо завершить, но все это можно сделать в более подходящее время. Идите домой!
МАРАФОНЕЦ
Спортсмены-марафонцы прекрасно понимают значение равновесия между работой и отдыхом. Без плана не побежит ни один из них, каждый умеет держать нужный темп, сохраняя энергию и водный баланс организма. Ни один профессиональный марафонец никогда не пробегал всю дистанцию, без малого сорок два километра, в режиме спринта, и какими бы соблазнами ни манила карьера, ни один не станет бежать дистанцию два дня подряд.
Люди, работающие в экстремальном режиме долгое время, страдают от общей усталости организма и прочих тяжелых последствий. Если вы надолго заболеете из-за стресса, который не сняли вовремя, поскольку работали вечерами, это вряд ли поднимет вашу репутацию успешного профессионала. Помните – ваше тело просто-напросто не в состоянии долго поддерживать наивысший уровень активности. А значит, отдых пусть даже непродолжительный, но регулярный, будет способствовать повышению ежедневной продуктивности и сохранению здоровья в целом.
ПРОЕКТ ВАШЕГО ЗДОРОВЬЯ
Вы наверняка уже убедились, что концепция этой книги касается не только продуктивности рабочих часов. Она предоставляет вам средства самозащиты в пути по прямой дороге времени. Она помогает осознать, что вместе ваши тело и мозг образуют единое транспортное средство передвижения по жизни, за которым, как за любым другим, нужен ежедневный уход. В этом разделе вы найдете рекомендации по поддержанию физического, интеллектуального и эмоционального здоровья минимальными средствами.
Воздух. Если вы работаете в офисном здании, вполне возможно, что оно герметизировано. Из экономических соображений владельца здания воздух, которым дышат работающие здесь люди, заперт внутри и рециркулирует. Вращающиеся двери обеспечивают минимальный приток воздуха снаружи, когда люди заходят в здание или выходят из него. Та же ситуация в миниатюре повторяется на борту самолета: пассажиры дышат одним и тем же рециркулируемым воздухом на протяжении нескольких часов. В обоих случаях (в офисе и на борту самолета) это приводит к утомлению, головным болям и подавлению иммунной системы, а иногда даже становится причиной фобии замкнутого пространства.
А нельзя ли решить проблему спертого воздуха, просто открыв окно? К сожалению, устройство большинства зданий лишает нас такой возможности, однако в ваших силах по крайней мере обеспечить себе более здоровую атмосферу с помощью тех самых перерывов, о которых шла речь чуть раньше. Поднимитесь из-за рабочего стола, ненадолго оставьте дела, которыми занимаетесь, и выйдите на улицу. Даже в зимнюю стужу или в летний зной пять минут вне стен офисного здания восстановят ваши силы, наполнят легкие и кровь воздухом другого качества.
Если условия вашего рабочего места позволяют, подумайте о приобретении ионизатора и небольшого вентилятора. Смена воздуха вокруг вас – вот что важно. Ощущение легкого ветерка, являясь своеобразным стимулятором, поддерживает работоспособность тела и мозга.
Отвлекитесь от текущих дел. Что такое релаксация? Дайте себе возможность пофантазировать, отпустите свои мысли в свободный полет. Займитесь релаксацией – пока обедаете или во время короткого перерыва; тем самым вы даете мозгу шанс отдохнуть. Тот же эффект достигается чтением интересной книги: вы ненадолго отвлекаетесь от проблем, но результаты очень действенные. И напротив, тот, кто во время обеда продолжает просматривать деловые документы или во время короткого перерыва слушает сообщения голосовой почты, получает лишь половинную выгоду. Вашему мозгу тоже нужна передышка!
Естественное освещение. Организм человека жаждет солнечного света, который регулирует наш внутренний суточный ритм, помогает вставать по утрам и недостаток которого подавляет обмен веществ. Неудивительно, что самые желанные кабинеты в здании имеют окна с хорошим, ничем не закрываемым видом. И дело не только в панораме; бодрость и ощущение жизни нам дарит солнечный свет. Вам очень повезло, если вы работаете в помещении с естественным освещением. Если у вас есть возможность открыть окно – вам повезло вдвойне.
Солнечный свет нам жизненно необходим. Множество людей, живущих в северных широтах, в январе-феврале страдают от сезонного расстройства здоровья. Это длительное состояние тоски, депрессии, вялости вызывается несколькими причинами, среди которых далеко не последняя – недостаток солнечного света в зимние месяцы. Чтобы нормально себя чувствовать, нам нужен солнечный свет. Доступа к нему на вашем рабочем месте нет? Это лишнее основание делать как минимум два перерыва в день (помимо обеденного), чтобы встать из-за стола и выйти на улицу.
А еще неплохо было бы приобрести настольную лампу полного спектра. Такие лампы обеспечивают более здоровое и приятное для глаз освещение, смягчающее негативное воздействие бликов компьютерных мониторов и флуоресцентных ламп.
Пища. Страсть к сладкому и жирному – одно из проявлений инстинкта самосохранения, который выручал человека тысячи лет благодаря тому, что человеку приходилось очень тяжело трудиться, чтобы добыть хоть какую-то пищу. Между потреблением и расходом калорий достигалось примерное равновесие, а жир был складом калорий в случае вынужденного голодания. Реакции нашего организма остались прежними, зато пищи у большинства из нас теперь в избытке, и к тому же очищенный сахар и мука (основные компоненты экспресс-блюд в закусочных) настолько легко усваиваются, что организм без особых проблем перерабатывает их в жир. Больше они ни для чего не нужны. Но черт побери, уж больно вкусные пончики, ну как не съесть (всего один)?! Съешьте, конечно, раз уж хочется, но постарайтесь хотя бы уравновесить эту никчемную пищу чем-то более существенным и полезным. Если отказ от пончика выше ваших сил – ешьте и наслаждайтесь.
Но помните, что пончики и тому подобные вкусности обеспечивают вас лишь быстроусваиваемым сахаром и пустыми калориями, совершенно бесполезными для обмена веществ. По сути, повышение сахара в крови очень скоро приведет к «сахарному похмелью», которое выражается в вялости и общем упадке сил.
Здоровая пища вовсе не обязательно должна быть пресной и скучной на вид. Кафе и рестораны предлагают все больше вкусных и здоровых блюд по разумным ценам. Здесь вам предложат легкую пищу и закуски, дающие организму энергию для работы.
Физическая необходимость в еде, которую мы называем чувством голода, всесторонне изучена специалистами в области экспресс-питания. Как итог этих исследований экспресс-закусочные предлагают продукты с высоким содержанием сахара, натрия, крахмала и жиров, которые мгновенно избавляют от чувства голода, однако не удовлетворяют долговременные потребности организма. Огромное влияние на ваш аппетит и выбор блюд имеет даже цвет. Считается, что оттенки ярко-красного и желтого стимулируют чувство голода. Вспомните, как выглядит интерьер близлежащих заведений общественного питания. А какого цвета упаковка их блюд на вынос? Наверняка даже в самой дешевой пиццерии скатерти в красную клетку. Цветовая концепция работает!
Успешной защиты и оптимального использования времени можно достичь лишь на сытый желудок. Пища в конце концов – это топливо нашего организма. Вы хотите научиться управлять своим временем? Научитесь сначала управлять своим организмом. Мало кому придет в голову засыпать в бензобак машины чашку сахара вместо топлива. Но почему-то мы запросто творим такое со своим организмом.
Не пропускайте завтраки, обеды и ужины. Старайтесь питаться вовремя и регулярно. Завтрак, как известно, – основа питания на весь день. Изголодавшись за десять или даже более часов без пищи, ваше тело жаждет углеводов, протеинов, витаминов и сахарозы, чтобы обеспечить вас энергией до следующего, обеденного приема пищи. Отказываясь от завтрака или обеда из-за нехватки времени или, хуже того, из желания похудеть, вы приговариваете себя к целому дню пониженной физической активности и спада внимания. Если вы едите понемножку, но регулярно, на протяжении всего дня, вы улучшаете самочувствие и работоспособность. Отказываясь от одного из приемов пищи ради похудения, вы вводите собственный организм в заблуждение: решив, что наступил голодный период, организм начинает разрушать мышечную ткань, которая легче поддается переработке в энергию, чем жировая ткань. А это значит, что когда вы будете есть в следующий раз, организм оставит немножко жира про запас, на случай будущего голода. Так что отказ от какого-либо из дневных приемов пищи – это успешный способ набрать вес, а не похудеть.
Опасаетесь переедания? Съешьте немного низкокалорийного йогурта минут за двадцать до основной еды. Содержащийся в йогурте белок снимет остроту голода, и вы меньше съедите в обед [24]24.
Этот и массу других крайне полезных советов касательно здоровой диеты вы найдете в книге доктора Роберта Арнота «Биология успеха» (The Biology of Success), а также у Рика Гэллопа в книге «G.I. диета» (The G.I. Diet). Зайдите на сайт www.cool-time.com
[Закрыть]. Завтракайте обязательно. Легко перекусывайте между завтраком и обедом. И вовремя ужинайте. Яблоки и другие фрукты, сыр, пресные лепешки, орехи – все это здоровые продукты, которые не нужно готовить, зато можно купить в любом магазине и держать под рукой. Ешьте пять раз в день, но понемногу: вот наилучший способ хорошо себя чувствовать. К сожалению, такой режим чужд нашей культуре, а потому мало кем практикуется.
ВРЕМЯ УЖИНАТЬ
Время ужина, обычное для Соединенных Штатов, когда-то означало окончание смены на фабриках. Именно поэтому ужин считался основной едой, однако поздний по времени ужин – изобретение недавнее. Раньше люди принимали пищу четыре или пять раз в день, но меньшими порциями. Привычка наедаться плотно почти перед самым сном появилась в Англии эпохи королевы Виктории, причем появилась вынужденно, ради финансовой выгоды хозяев английских промышленных предприятий, а затем распространилась на все индустриально развитые страны.
ПЛАНИРУЕМ ОТПУСК ЗАРАНЕЕ
Большинство людей с нетерпением ждут отпуска, и вполне оправданно. Отпуск дается нам, чтобы расслабиться и восстановить силы. Это время необходимо для сохранения равновесия в жизни. К отпуску нужно относиться как к одной из важнейших сторон вашей работы, потому что так оно на самом деле и есть. Отпускное время нужно защищать. Это значит – тщательно планировать свой отпуск, чтобы уехать спокойно, без напряжения и так же спокойно, без напряжения вернуться на работу.
Стройте планы заранее, чтобы избежать предотпускной горячки. Последние предотпускные несколько дней могут оказаться крайне напряженными: все те дела, которыми вы занимались бы, если бы не уходили в отпуск, вдруг начинают выглядеть наиважнейшими, и вам кажется, что все их необходимо завершить лично.
Эту ситуацию можно и нужно избегать, ведь отпуск редко является для вас неожиданностью. Как правило, сроки отпусков сотрудников рассчитываются за много месяцев вперед, чтобы весь штат фирмы не ушел отдыхать одновременно. Следовательно, начав готовиться заранее, вы вполне успеваете согласовать даты сдачи проектов, важных встреч и прочих мероприятий, которые совпадают с вашим отпуском.
Крайне важно создать защитный барьер вокруг отпускного периода, включив в этот период десять рабочих дней до отпуска и десять рабочих дней после него. Последние десять дней перед отпуском должны быть тщательно распланированы, чтобы вы либо сами успевали завершить этап проекта, либо могли передать полномочия коллегам. Эти дни должны отличаться от обычных рабочих дней. Если вы попытаетесь работать в нормальном режиме, то, скорее всего, добьетесь такого стресса и перенапряжения, что не избавитесь от последствий за весь отпуск. Прежде чем уйти в отпуск, вам следует:
• Составить список коллег, которые смогут заменить вас в мелких делах: к примеру, ответить на звонок крупного клиента или обеспечить доставку пакета документов в первый понедельник вашего отпуска.
• Записать на голосовую почту и на автоответчик электронной почты сообщение о вашем отсутствии с просьбой позвонить после определенной даты. Ни в коем случае не называйте свой первый рабочий день после отпуска!
• Контактный телефон лучше не оставлять. Если же вам по должности положено быть доступным в экстренных ситуациях, сообщите контактный телефон человеку, которому доверяете.
В отпуске вам просто необходимо отдохнуть и расслабиться. Даже если ваше благосостояние зависит от ежедневных контактов, восстановив силы за время отпуска, вы повысите свою работоспособность.
• Защищайте свои интересы. Не все дела можно закончить ко дню начала вашего отпуска. Какие-то из них подождут, а какие-то можно поручить коллегам. И знаете, что я вам скажу? Фирма продержится и без вас, по крайней мере пару недель – точно. Ни в коем случае не берите дополнительную работу, это лишь омрачит удовольствие от отдыха. Напомните окружающим, что вы очень скоро вернетесь и что жизнь продолжается.
• Устройте и телефону отпуск. Ваш мобильник тоже заслуживает передышки. Я бы посоветовал взять его с собой, но исключительно ради вашей личной безопасности и для связи с родными. Пусть ваш сотовый телефон служит напоминанием о том, для чего нужен отпуск, – ведь когда его батарея садится, вы вынуждены давать ему время на подзарядку. Почему бы и себе не сделать такое же одолжение?
• В последний перед отпуском день уйдите с работы на час раньше. Это чистейшей воды потакание своей слабости, зато как приятно! Вы доставите себе удовольствие, а заодно и зададите верный тон периоду отпуска. Насладитесь этим «украденным» часом свободы. Но уж, конечно, не задерживайтесь на работе допоздна накануне отпуска, не лишайте ни себя, ни семью того чудесного ощущения, что приносит с собой отпуск, – это несправедливо. Отдыхайте.
• Возвращение планируйте перед уходом. Большинству из нас даже думать не хочется о возвращении, какое уж тут планирование. Однако лучше все же заранее позаботиться о графике первых рабочих дней – это смягчит стресс, неизбежный, когда вы вновь включаетесь в рабочую гонку. Не назначайте деловых встреч и совещаний на самый первый послеотпускной день. Считайте его переходным этапом; этот день нужен вам для того, чтобы вникнуть в события, произошедшие за время вашего отсутствия. «Краеугольное время» посвятите ответным звонкам, корректировке I-образного распорядка дня и в целом возращению к рабочему ритму. Почему это так важно? Видите ли, слишком многие из нас приходят после отпуска в офис и тут же рвутся в бой, пытаясь немедленно набрать прежний рабочий темп. А в результате возвращаются на прежний уровень напряжения, теряя большую часть оздоровительного эффекта от отдыха. Помните, что отпуск – время для расслабления и восстановления. Это часть вашей работы. Отпуск приносит пользу вам, приносит пользу вашей семье, приносит пользу вашей фирме. Так притормозите немного, привыкайте к рабочем темпу постепенно. Берите пример с бегуна, который непременно разогреется, прежде чем займет место на старте марафонской дистанции, – и вам будет проще ее выдержать. Ну и, конечно, немедленно приступайте к планированию очередного отпуска!
• А не провести ли часть отпуска дома? Две недели на Карибском море – это великолепно, но десять дней на побережье и четыре дома – пожалуй, даже лучше для более эффективного восстановления организма. Провести некоторое время дома, когда все считают, что вы в отъезде, – это редкий шанс насладиться домашним уютом и покоем, кое-что сделать по дому и подготовиться к отъезду. Запланируйте пару дней дома перед отпуском и пару дней перед выходом на работу – и вы ничего не забудете, обеспечив себе более удобную, без спешки и стрессов поездку.
То же относится и к возвращению, особенно если вы собрались в путешествие во время общенациональных праздников, как, например, Рождество, когда все дороги забиты. Фокус в том, чтобы спокойно добраться до дома и при этом чтобы никто не знал о вашем возвращении вплоть до вашего второго рабочего дня. Планируйте отпуск так же, как планируете любой другой проект. Отводите время для непредвиденных ситуаций, передавайте полномочия другим. Вам придется постараться, чтобы возвращение на работу прошло так же гладко, как сам отпуск.
