Текст книги "Интегрированный тайм-менеджмент"
Автор книги: Стив Прентис
сообщить о нарушении
Текущая страница: 1 (всего у книги 19 страниц)
Стив Прентис
Интегрированный тайм-менеджмент
ВВЕДЕНИЕ
Интегрированный тайм-менеджмент – это наука и искусство легко, непринужденно идти по жизни. Успех в делах вам гарантирован как результат нового подхода к жизни, который вы освоите благодаря методам, изложенным в этой книге. Книга, которую вы держите в руках, – ваш ключ в мир совершенства.
Жить по методике интегрированного тайм-менеджмента значит в полной мере использовать свои физические и умственные способности. Гнев, раздражение, отчаяние можно обуздать с помощью надлежащего планирования и учета случайностей, помех и ограничений, неизбежных как в работе, так и в жизни вообще.
Вы спросите: почему это так важно? Ответ прост: потому что нельзя постоянно жить в стрессе. Большинство людей только и делают, что выкручиваются. Запрыгивают в автобус на ходу или скрипят зубами от злости в дорожной пробке. Наспех обедают за рабочим столом. Глотают таблетки от головной боли или несварения желудка, пытаясь возместить тот ущерб, который наносит стресс их организму. Считают дни до пятницы, когда можно наконец отдохнуть. У всех этих людей – ваших коллег, клиентов, конкурентов – жизнь перевернута с ног на голову: основное место занимают негативные эмоции, такие как гнев, раздражение, отчаяние, а ясность мысли и творческий потенциал отодвинуты на задний план. Вы ежедневно наблюдаете сотни примеров потери контроля над ситуацией. Так жить нельзя, и уж, конечно, не таков путь к совершенству. Стресс выбивает из-под ваших ног лестницу, ведущую к успеху, и радости жизни становятся недосягаемыми.
В вашей власти все изменить, и ключ к переменам вы сейчас держите в руках.
Начав жить и работать по методике интегрированного тайм-менеджмента, вы по-прежнему будете сталкиваться с экстремальными ситуациями, требовательными менеджерами, горящими сроками проектов, проволочками. Но вот справляться с ними вы будете совсем иначе. На ваши хладнокровие и компетентность будут равняться, в них будут видеть харизму или талант лидера, который природой дан далеко не всем. От окружающих вас людей не укроются ваша стойкость в сумятице делового дня, блеск ваших глаз, уверенные манеры и твердый голос, а также ваши решения, идеи и поступки, демонстрирующие преимущества методики интегрированного тайм-менеджмента.
ГЛАВА 1.
СМОТРЕТЬ ТУДА! ЖИВО!
Попробуйте отдать эту команду собаке как можно настойчивее. После чего укажите пальцем на горизонт. Собака уставится на кончик вашего пальца в надежде найти там угощение. Или же примется возбужденно прыгать, понимая, что ей нужно куда-то смотреть, но не зная, куда именно. В любом случае она не подумает смотреть в сторону горизонта и уж, конечно, не сообразит, что за это ее ждала бы награда. Единственное, чем ваш палец интересен для собаки, – возможность получить от вас угоение. Стоит животному сообразить, что ничего съестного у вас нет, палец потеряет для него всякую привлекательность.
Таковы же традиционные курсы и руководства по оптимальному использованию времени: задание имеется, решения предлагаются, однако при этом указываются слишком общие идеи, а прямые мотивировки в расчет не принимаются. Все эти курсы и книги обычно придают много значения расписаниям, выбору между главным и второстепенным, записи своей деятельности в течение дня, системам регистрации, но, будучи важным для планирования, все это является лишь орудием достижения основной цели, применять которое следует позже, уже решив стержневую проблему в управлении временем: проблему человеческого фактора.
Ни четкая система планирования, ни ежедневники, ни всевозможные мантры не принесут результатов, если во главу угла вы не поставите людей, от которых зависят ваша работа и настроение. Согласитесь, нечего и пытаться привести в порядок коллекцию перьев на сильном ветру. Иными словами, бессмысленно планировать свою жизнь и расставлять приоритеты без учета воздействия внешних факторов.
Кроме того, время теперь уже не то, что раньше. Век информации изменил традиционный подход к работе, здоровью и жизни в целом, заменив его сложным коктейлем из новых ценностей, проблем и страхов. Мы проверяем электронную почту даже во время отпуска. Наши автомобили превратились в мобильные офисы. Мы перекусываем на работе, не отрываясь от экрана компьютера. А к 10.30 утра тщательно спланированный день превращается в полный хаос.
И происходит это, несмотря на небывалое обилие механизмов, способов и средств планирования рабочего дня.
Почему так? Причина стара, как мир, она уходит корнями в далекое прошлое. Видите ли, за последние 50 000 лет строение человеческого тела не слишком изменилось. Наш мозг, нервная система, желудок работают так же, как и во времена, когда человек только научился добывать огонь. Внутренние процессы нашего организма не успевают за темпами развития коллективного знания, благодаря которому мир получил компьютеры и атомную энергию. Мы вздрагиваем всякий раз, когда приходит электронное письмо, ведь это внешний раздражитель – такой же, как шорох в кустах для наших предков. Или другой пример: жители самых разных стран стремительно набирают вес, поскольку врожденная потребность запасать энергию на случай возможного голода осталась прежней и не учитывает возросшие калории фастфуда.
Таким образом, контролировать время сегодня – в век информации и нервных перегрузок – значит соответствовать новому этапу истории человечества. Нам нужна система, с помощью которой можно было бы взглянуть на проблему изнутри, т. е. с учетом всего, что движет человеком и как индивидуумом, и как частью социума. Лишь в этом случае можно достичь установления приоритетов, равновесия между досугом и работой, продуктивности и прочих целей управления временем.
Книга, которую вы держите в руках, призвана помочь вам усовершенствовать свой организм, используя инструменты, созданные на основе трех важных областей знания: 1) управления проектами; 2) психологии и 3) физиологии, а также приемы, которые легко запомнить и применять.
А это в свою очередь откроет вам доступ к трем китам поистине успешного управления временем:
1) учет;
2) влияние;
3) исполнение.
ТРИ КИТА
Коротко говоря, под учетом подразумевается понимание трудовых процессов, т. е. определение типичных заданий, с которыми вы можете столкнуться в будущем, на основании тех, которые вы получали в недавнем прошлом, и соответствующее планирование работы. Поверьте, это вовсе не заумь, как может показаться на первый взгляд; более того, частично именно эти действия превращают управление проектами в надежный и здравый процесс. Учет позволяет предвидеть ближайшее будущее, высвобождая время и на рутинную работу, и на авралы, и на выгодные предложения, а также придает сил, чтобы вы могли использовать время по своему усмотрению.
Влияние означает то, как вы общаетесь с окружающими вас людьми – коллегами, клиентами, начальством, а точнее, насколько вы соответствуете их ожиданиям и трансформируете их поведение, чтобы их личные интересы уживались с вашими. Вы способны повлиять на кого угодно из вашего окружения – включая главу фирмы – и на деле улучшить межличностные отношения, при этом обеспечив себе больший контроль над временем. Влиять не значит манипулировать; влияние имеет своей целью более тесное общение к взаимному удовольствию сторон и основывается на методах управления проектами, а также учитывает психологический фактор.
Наконец, исполнение подразумевает успешное внедрение в жизнь всех этих навыков; внедрение осторожное, постепенное и последовательное, с тем чтобы личное совершенствование и глобальная перестройка приобрели неизменный характер и принесли очевидные достижения. Кладбище новогодних решений изобилует искренними обещаниями моментального самосовершенствования, однако тело и мозг человека не созданы для внезапных перемен. Как и рабочий коллектив. А значит, только понимание вашей собственной физиологии и физиологии окружающих обеспечит укоренение и процветание новых привычек.
Итак, в двух словах: интегрированный тайм-менеджмент предлагает план действенного управления вашим рабочим временем и часами досуга.
Интегрированный тайм-менеджмент поможет вам:
• Добиться увеличения производительности и результативности труда. Вы научитесь делать только то, что нужно,и только так, как нужно. Организованный ум рождает ясные мысли и позволяет человеку наиболее полно раскрывать свои возможности, как физические, так и интеллектуальные. Вам станет значительно проще сосредоточиваться, думать, вести дела и поступать правильно. Концентрация мысли вкупе с вашей новоприобретенной способностью заслоняться от внешних воздействий (к примеру, неожиданный имейл, или посетитель, или даже шумовой фон на рабочем месте) помогут вам успевать больше за меньшее время.
• Добиться снижения психических и физических перегрузок, точнее – перенапряжения. Главным образом перенапряжение возникает, когда то, чем вам хочется заняться, вступает в конфликт с происходящим на самом деле. Физически перенапряжение выражается в унынии, смятении, недомогании и в конечном счете серьезной болезни. Душевный стресс мешает сосредоточиться на работе и существенно снижает производительность труда. С помощью книги «Интегрированный тайм-менеджмент» вы восстановите контроль над своими делами, надеждами, возникающими ситуациями и тем самым избавитесь от стресса.
• Добиться равновесия между работой и досугом. Все мы понимаем, как важно снимать напряжение трудового дня регулярными тренировками и отдыхом, но времени на это мало у кого хватает. Приобщение к этим важнейшим составляющим успешной работы и здоровой жизни начинается, как вы сами увидите, с громадной выгоды, которую нам приносит переход от сопротивления к контролю.
БЕНДЖАМИН ФРАНКЛИН И «УЛИЦА СЕЗАМ»
Переход на летнее время был задуман Бенджамином Франклином в 1784 году в качестве экономически выгодного решения проблемы очень коротких световых дней в зимние месяцы. Принятие такого перехода характеризует важный шаг в развитии взаимосвязи человека и времени, поскольку позволяет приспособить часовой механизм под нужды бизнеса, вместо того чтобы подстраивать бизнес под светлое время суток.
Изобретение электрической лампочки упрочило наше господство над временем и с тех самых пор, а особенно в последние пятьдесят лет, позволило нам увеличивать темп во всем: темп мысли, общения, путешествий, торговли. И самое главное – темп наших ожиданий.
«Улица Сезам» одной из первых среди телепередач продемонстрировала обучение в высокоскоростном формате с использованием скетчей и тщательно разработанного визуального ряда вместо длинных сюжетных линий. Миллионы детишек, выросших на «Улице Сезам», мыслят абсолютно иначе, чем их старшие братья и сестры, которых воспитывали на книгах, радиопьесах и сказках.
Переход на летнее время, электрическая лампочка и «Улица Сезам» являют собой три вехи на пути ускорения человеческой активности; том пути, что позволил нам достичь больших высот и результатов, однако не сумел в той же степени усовершенствовать «внутреннюю проводку» нашего организма.
Рассмотрим, к примеру, электронную почту. Осталась ли она всемирной скоростной системой обмена сообщениями, как это было изначально задумано, или превратилась для вас в нечто большее? Забудьте на секунду о спаме, вирусах, патчах, обновлениях, технической поддержке и прикиньте, сколько имейлов скопится у вас во входящих, если вы на неделю уедете в отпуск. Прикиньте также, сколько времени вы тратите на просмотр каждого имейла, в особенности тех, которые предлагают рекламу и общую информацию, писем с многослойным цитированием и откликов на те, которые вы разослали как копии. Так ли уж необходимо все их читать? Вы этого не узнаете, пока не откроете каждое: не дай бог, одно пропустите – а через неделю получите задание, связанное именно с этим письмом.
С возвращением домой проблема не исчезает, ведь вы понимаете, что имейлы все приходят и приходят. Во входящих всегда будет хоть одно письмо, искушающее вас задержаться чуть дольше, уйти с работы чуть позже. Кто-то выходит из положения с помощью мобильника или карманного компьютера, на которые можно и дома получать электронку, которые можно брать с собой в душ (вдруг именно в этот момент придет важное сообщение) и класть на тумбочку, прежде чем лечь в постель. «Зато я всегда могу проверить почту, – оправдывает этот человек свою зависимость, – убедиться, что все в порядке, и спокойно уснуть».
ТЕМП ОЖИДАНИЙ
Мы стремимся, чтобы наши ожидания осуществлялись немедленно. Мы жаждем стимуляции срочностью. Мы испытываем потребность постоянно быть на связи, общаться, получать незамедлительные ответы на все свои вопросы. Даже если нам кажется, что все это нам не нужно и что мы предпочли бы за порогом офиса забывать о работе, хроническая склонность к экстренной стимуляции превращает ее в постоянную необходимость.
Наслаивающиеся друг на друга стрессы от подобного образа жизни порой выливаются в приступы ярости. К примеру, агрессия на дорогах и воздушное хулиганство родились как следствие неосуществленных надежд, что мы можем и должны добраться до пункта назначения с максимальной скоростью и удобством. Мы рисуем оптимистичные картины предстоящего путешествия, не беря в расчет дорожные пробки и иные препоны. Реклама новых автомобилей или авиарейсов изображает чистое небо, пустые трассы, улыбающихся путешественников и ничем не омраченное удовольствие. Предполагается, что никакие помехи нам не грозят. Заторы на дорогах и задержки авиарейсов выводят нас из себя, поскольку ограничивают в скорости, и мы закатываем истерики, выпуская пар долго сдерживаемого негодования от жизни, где нам не все подвластно. Конечно, не все из нас выплескивают ярость наружу; некоторые загоняют разочарование внутрь, откуда оно непременно вырвется – позднее и самым неожиданным образом. Вспомните хотя бы телевизионные реалити-шоу...
ЭРА ЗЛОРАДСТВА
Реалити-шоу убедительно показывают, как век перегрузок породил век Schadenfreude. Немецкий термин «Schadenfreude» означает «получать удовольствие от чужих неприятностей». Именно ради такого рода удовольствия большинство людей и смотрят реалити-шоу: чтобы насладиться выражением лиц тех, кого изгнали с острова; или тех, чье жилище, жизнь, внешность изменились до неузнаваемости и далеко не всегда в соответствии с их ожиданиями; или тех, кто загнан в экранную ловушку очень неудобных ситуаций. Зрители наблюдают за действом не для того, чтобы приветствовать победителей, но упиваясь унынием проигравших и тем, что хотя бы на миг стали свидетелями чужого бессилия. Вот так и проявляет себя утрата контроля над ситуацией.
Но вернемся к нашей собственной жизни, где господствует скорость. Для радиовещания, например, мертвый эфир – плохой признак. Слушателю достаточно одной трети секунды, чтобы почувствовать: пауза затянулась, следовательно, диктор упустил нить рассказа. Осознанно или нет, но мы всегда ощущаем темп бытия, в результате обретая устойчивые привычки и реакции:
• отказываемся от завтрака, поскольку утром на это не хватает времени;
• раздражаемся, услышав в трубке сигнал «занято»;
• пользуемся сотовым телефоном за рулем автомобиля;
• обожаем статьи о том, как родителей бесят учителя и тренеры их детей;
• чувствуем себя оторванными от мира, если подводит поставщик услуг Интернета;
• терзаемся вопросом, почему нужный человек не ответил на наш звонок или имейл в течение часа;
• бунтуем против дорожных пробок и задержек авиарейсов.
Корень этой проблемы, вероятно, следует искать на заре века информации – в 1939 году.
МЕЖДУНАРОДНАЯ ЯРМАРКА 1939 ГОДА В НЬЮ-ЙОРКЕ
В 1939 году в Нью-Йорке проходила Международная ярмарка, предоставившая посетителям великолепную возможность увидеть чудеса науки и техники. Гигантские павильоны в стиле ар деко [1]1.
Архитектурный стиль 1920-1930-х годов, отличающийся яркостью красок и геометрическим орнаментом. – Прим. ред.
[Закрыть] приглашали самых любознательных заглянуть в будущее: там сияющие глянцем авто с крыльями-плавниками или прозрачные воздушные пузыри ждали своих пассажиров, чтобы унести их в загородные дома, где все заботы по хозяйству брали на себя роботы. Уже в 1985, самое позднее 1990 году люди должны были работать лишь два часа в день, а остальное время отдавать досугу. По крайней мере, так нам говорили.
Международная ярмарка – 1939 возвестила о начале эпохи науки, эпохи больших скоростей. Однако мало кто из специалистов может похвастать сегодня обещанным двухчасовым рабочим днем, а все потому, что открытия нам всегда недостаточно. Всякий раз, обнаружив в себе способность к какому-то новому действию, мы продолжаем поиск способов улучшить достижение (и это хорошо) или добавить ему скорости (что тоже хорошо). Затем в свой и без того плотный график пытаемся втиснуть новые способности наряду с другими приоритетами, а вот это уже далеко не так хорошо. Поднимая планку наших способностей, мы вместе с тем поднимаем и планку наших ожиданий, тогда как количество времени остается неизменным. Потому-то мы и не работаем по два часа в неделю. Ведь несмотря на то что сегодня за два часа мы можем сделать больше, чем кто-либо в 1939 году за целый день, наш организм требует продолжать работу, а наше сознание вынуждает нас закрывать глаза на современные и прошлые достижения. Такое состояние называется сенсорной адаптацией.
Удачным примером этого состояния может послужить приобретение вами нового компьютера. Первые полчаса работы за ним, скорее всего, были самыми потрясающими. Насколько все происходит быстрее, чем на вашей старой машине! Скорость ну просто ошеломительная! Однако очень скоро вы привыкли к такой скорости, она стала нормой, и теперь ощутить разницу вы способны, лишь вернувшись за старый, явно страдающий подагрой компьютер.
Сенсорная адаптация – явление настолько естественное и распространенное, что ко мне нередко обращаются с просьбой о некой «чудо-таблетке управления временем», таинственном средстве, которое, по мнению людей, поможет работать быстрее, чтобы они либо справились с делами полностью, либо хотя бы нагнали упущенное. В ответ я обычно подмигиваю и интересуюсь, какую лекарственную форму они предпочитают: аэрозоль или пилюлю; дескать, у меня в запасе есть оба вида, и при правильном употреблении это снадобье запустит их жизнь в ускоренном режиме, наподобие кинолент 1920-х годов.
Однако я тут же предупреждаю о нежелательном побочном эффекте: стоит человеку заработать в новом скоростном режиме, его тело быстро приспосабливается и такой темп становится нормой. Человек испытывает потребность сделать всего лишь одно срочное дело, поработать в обеденный перерыв, а затем хватается еще за одну задачу и еще – и наконец, вообще не в силах произнести «нет». Вот тогда-то потребитель «чудо-таблеток» прибежит ко мне за новой, сверхсильной дозой.
Стоит нам поднять планку ожиданий, мы забываем границы наших нынешних возможностей. Сенсорная адаптация вызывает своего рода эргономическую инфляцию: задачи множатся, стремясь наполнить пустоты, ожидания следуют по пятам, и в итоге никто не достигает успеха.
Выход из подобной ситуации и предлагает интегрированный тайм-менеджмент.
А НУЖНА ЛИ ВАМ ЭТА КНИГА?
Узнав, что я обучаю навыкам целесообразного использования времени, кое-кто из собеседников вспоминает, что когда-то прослушал курс управления временем, после чего объясняет, почему полученные на лекциях сведения не дали плодов. Другой отмахивается: «Все это не для нашей фирмы – мы единственные в своем роде». Причины неудач разнятся, однако большинство людей признают, что продолжают поиск достижения лучших результатов.
Если вы зарабатываете на хлеб насущный – неважно, в помещении или вне офисных стен, как член команды или как предприниматель-одиночка, если отчитываетесь перед другими людьми (клиентами, начальством) и/или отчитываются перед вами, если у вас есть дело, требующее завершения, и есть (или желательно, чтобы была) жизнь, помимо работы, – значит, эта книга написана для вас.
Если вы признаете существование хотя бы одного из перечисленных ниже симптомов – значит, эта книга написана для вас:
• Очередные задачи возникают прежде, чем вы справляетесь с текущими.
• Дела слишком быстро множатся.
• Место более интересных событий все чаще занимают совещания.
• Звонки и посетители отнимают слишком много времени.
• Случаются конфликты с окружающими.
• На рабочем месте страшный беспорядок.
• Стены кабинета пестрят стикерами с памятками.
• Список неотложных дел нереально длинный.
• Вы регулярно берете работу на дом.
• По выходным вас так и подмывает заглянуть в офис.
• Времени на хобби, здоровую диету и спорт не остается.
• У вас вообще нет времени.
Если вы испытали на себе хоть один из перечисленных ниже симптомов, эта книга написана для вас:
• воскресная депрессия в связи с надвигающимся понедельником;
• накопление симптомов стресса в ходе рабочего дня;
• ощущение утраты контроля;
• чувство подавленности;
• метания между работой и семьей;
• хроническая усталость, бессонница или ночные кошмары;
• возмущение атмосферой в офисе, распрями сослуживцев;
• ощущение упущенного в жизни шанса;
• ощущение собственной никчемности;
• провалы в памяти;
• злость на водителей впереди идущих машин и на лифты, которые слишком медленно двигаются;
• ощущение, что потерял форму, или страх ее потерять;
• страх не успеть за ритмом жизни.
Не имеет значения, что вы используете для планирования своего дня – органайзер в мобильном телефоне, карманный компьютер, программы вроде Microsoft Outlook или книжки-ежедневники, поскольку для результата важно не орудие, но методика. А значит, необходимо создать собственную систему, с помощью которой у вас все будет под контролем и вы будете знать, что у вас все под контролем.
У всех нас ежедневно масса дел, и у всех количество отпущенных дней ограничено. Собственный вес в обществе мы оцениваем на основе тех задач, которые выполняем, нередко за счет отдыха, в ущерб здоровью и семье. В действительности нам вовсе не нужно заниматься многим из того, чем мы считаем своим долгом заниматься, и значение многого из того, чем, по нашему мнению, мы обязаны заниматься, искусственно завышено нами же – вследствие утомления, рассеянности, стресса.
Советы, которые вы решите взять на вооружение из данной книги, должны усовершенствовать привычный для вас образ жизни и работы. Эти советы, помогая вам взаимодействовать с другими людьми, защитят от перегрузок и вместе с тем помогут сохранить ясность общения и ожиданий. Вплетаясь в ткань вашей жизни, эти советы должны обернуться вполне реальным нарядом, не только удобным в носке для вас, но видимым и осязаемым для окружающих, которые его неизбежно оценят.
Итак, приступим.
