Текст книги "Интегрированный тайм-менеджмент"
Автор книги: Стив Прентис
сообщить о нарушении
Текущая страница: 16 (всего у книги 19 страниц)
ЧРЕЗМЕРНАЯ УВЕРЕННОСТЬ В СВОИХ СИЛАХ
Если синдром супергероя рождается из ощущения, что вы обязаны сделать все лично, чрезмерная уверенность в своих силах – это внутренняя убежденность, что вы можете все сделать, что нет ничего такого, чего бы вы сделать не могли. Подобная убежденность хороша для вашего эго, однако ведет к перенапряжению и в конечном итоге к стрессу.
Так же как и супергерои, чрезмерно уверенные в своих силах люди способны очень на многое, если направляют свои таланты в правильное русло, т. е. выполняют нужные задачи в нужное время (с помощью планирования, установления приоритетов и передачи полномочий). Римский сенатор Публий Сириус еще в 42 г. до н. э. произнес слова, которые и сейчас верны: «Никогда не обещай больше, чем можешь выполнить».
НЕВЕРНАЯ ОЦЕНКА ВРЕМЕНИ
Одна из серьезных причин чрезмерной загруженности рабочего графика – неверная оценка времени, которое уйдет на выполнение конкретной задачи. Человеку свойственно тяготеть к оптимистичному варианту, и поэтому, обдумывая предстоящую работу, вы отводите ей время, за которое надеетесь ее выполнить, а не то, которое реально уйдет на выполнение задачи.
Из-за такой оценки, пусть и сделанной из наилучших побуждений, но все же неверной, рабочий график вскоре сливается с критическим путем. Желание угодить клиентам, менеджерам или коллегам заставляет вас называть нереально ранние сроки окончания проекта. Иногда эти сроки удается выдержать – за счет невероятных усилий и стресса. В остальных случаях приходится сообщать плохую новость о задержке проекта. Вместо того чтобы рождать в партнерах ложные надежды, которым не суждено сбыться, лучше сразу назвать реальные сроки.
Проще всего это сделать, удвоив то время, за которое вы собираетесь выполнить задачу. Нам крайне редко, чтобы не сказать – никогда, удается справиться с делом за ожидаемое время. Удвоив его заранее, вы существенно увеличиваете шанс завершить проект в обещанные сроки. Если все пойдет хорошо и вы справитесь раньше – отлично, у вас появится лишнее время на другие проекты, а в глазах менеджеров и клиентов вы будете выглядеть героем. Зато если возникнут проблемы, то время, которое вы добавили, вам очень пригодится.
ТОЧНЫЙ РАСЧЕТ
Современное управление проектами своему нынешнему успеху во многом обязано строительству в США в 50-60-х годах прошлого века таких крупных объектов, как например, цементный завод Дюпона. Именно тогда появилась методика оценки, известная как PERT – Programm Evolution and Review Technigue (методика оценки и обзора программ). Она включает следующую формулу подсчета оценки продолжительности работы: Р = пессимистичная оценка (время, которое уйдет на проект при максимальном количестве проблем); О = оптимистичная оценка (время, которое уйдет на проект при идеальном развитии событий); R = реалистичная оценка (время, которое уйдет на проект, по мнению опытных менеджеров).
Затем из суммы этих трех слагаемых выводится среднее, со сдвигом в сторону пессимистичной оценки, что позволяет проектировщикам определить истинные сроки, а также привести веские доводы для объяснения этих сроков заинтересованным сторонам.
КЛУБ ЛЮБИТЕЛЕЙ ВСЕ ДЕЛАТЬ В ПОСЛЕДНИЙ МОМЕНТ
Для определенной категории людей все эти разговоры о планировании – пустой звук. Такие люди клянутся, что способны по-настоящему работать, только когда сроки всерьез поджимают, когда тянуть уже некуда, когда напряжение на пределе. Если ваши творческие таланты и впрямь расцветают от напряжения, то это сила, а не слабость.
Но давайте прежде убедимся, что это действительно так. А вдруг ваша любовь к работе в последний момент – это всего лишь привычка откладывать дела на потом? Убедившись, что это не так, мы поищем способы превратить вашу силу в истинную мощь.
ОТКЛАДЫВАЕТЕ ДЕЛА НА ПОТОМ?
Среди требующих вашего внимания дел непременно найдется хотя бы одно, к которому вам не хочется приступать. Дело либо вам просто не нравится, либо оно не выгодно, либо грозит неприятностями и проблемами. В сравнении с ним все остальные вдруг начинают казаться особенно привлекательными.
Мало того что дело, которое вы откладываете, камнем лежит на вашем графике, оно еще и наполняет вас негативной энергией. Чем дольше вы его откладываете, тем дольше живете с чувством вины, боли и страха неизбежного. Вас не отпускает мысль о деле, за которое вы еще не взялись.
Единственный выход из такой ситуации – взяться за эту ненавистную задачу и завершить ее как можно быстрее и лучше. Воспользуйтесь I-образным распорядком дня и методами установления приоритетов, о которых шла речь в предыдущих главах, чтобы сделать шаг назад и оценить эту задачу в ее отношении к остальным. Быть может, она настолько важная и срочная, что ею следует заняться немедленно, даже если не хочется? Или ее можно официально отложить на более поздний срок? А как насчет передачи полномочий? Нельзя ли поручить эту задачу коллеге, у которого есть на ее выполнение время и опыт?
А почему вы вообще откладываете то или иное дело? Причины могут быть разными, в зависимости от характера людей и обстоятельств, однако определить их необходимо. Это первый шаг к избавлению от дурной привычки:
• Объем. Задача слишком велика, чтобы ее выполнить в один прием? Вы ждете, когда у вас найдется время, чтобы начать и закончить задачу? Попробуйте разбить ее на этапы. Импульс переходящего остатка (см. главу 6) поможет вам организовать систематическую работу на этих этапах.
• Неопределенность. Задача слишком велика или слишком туманна, чтобы к ней подступиться? Разработайте план проекта на бумаге. Добейтесь ощущения времени и важности задачи, для чего выстройте очередность этапов проекта от конечного срока назад, к крайнему сроку начала работы над проектом (критический путь). В этом случае начальная и конечная даты проекта становятся реальными, что позволит вам в перспективе увидеть процесс его исполнения.
• Непонимание. Вы не уверены, как правильно выполнить задачу? Вам неизвестен способ, нет руководства? Попросите помощи. Найдите человека, который не только даст совет, но и поддержит собственным опытом.
• Страх и волнение. Вы откладываете дело, потому что боитесь? Многим свойственно тянуть с визитом к терапевту или дантисту именно по этой причине. Это классический пример страха неизвестного. Посмотрите страху в лицо. Знать всегда лучше, чем не знать, потому что знание открывает дорогу к решению проблемы. Если вы откладываете дело из-за страха, постарайтесь докопаться до причины. Запишите. Затем запишите все возможные последствия этой причины страха, а рядом – возможные решения. Вы будете поражены, какую пользу вам принесет этот список, находящийся перед глазами. Вы обретете контроль над своим страхом.
• Стремление к идеалу. По-вашему, если задачу невозможно выполнить наилучшим образом, то и приступать не имеет смысла? Вернитесь к пункту «Объем» чуть выше. Разбейте задачу на этапы и выполняйте каждый как можно лучше.
• Скука. Задача слишком проста и настолько скучна, что все другие рядом с ней кажутся захватывающими? Воспользуйтесь методом продуктивного откладывания. Если вас ждет задача, которую вам выполнять не хочется, и все прочие задачи кажутся более приятными – выполните сначала их. Взгляните на эту ситуацию с другой стороны – как на возможность справиться с другими задачами. Если неприятное для вас дело не горит, метод продуктивного откладывания поможет вам завершить некоторые из текущих проектов. Таким образом, вы обращаете слабость (откладывание дела) в силу (завершение других дел). Кроме того, вы освободите время для того, чтобы наконец приступить к той задаче, которую откладывали.
Пересмотреть сроки выполнения задачи и отложить задачу – не одно и то же. Откладывание – процесс эмоциональный: вы избегаете задачи, которую необходимо выполнить, потому что она вам неприятна. Пересмотр сроков – действие сознательное: вы меняете график работ на основании их срочности и важности. Но каковы бы ни были причины, если задачу выполнить необходимо, лучше это сделать. Каким образом? Есть варианты:
• Выполните неприятную задачу в первую очередь. И забудьте о ней. Если задача достаточно важна, чтобы взяться за нее немедленно, – выполните ее и наслаждайтесь телом и душой от ощущения свободы. Это куда приятнее, чем страдать от чувства вины за откладывание дела. Если же неприятная задача висит на ваших плечах недели и даже месяцы, то пора усомниться в ее значимости и/или передать ее выполнение кому-то другому.
• Предвкушайте окончание. Вообразите, что задача уже выполнена. Представьте то ощущение, которое вы испытаете в случае успешного выполнения задачи. Пусть окончание задачи станет реальностью – и вы найдете в себе силы и решимость на ее выполнение.
• Предвкушайте следующий шаг. В конце тоннеля будет виден свет. Если задача крайне тяжела, например, вы должны сообщить плохую новость, думайте только о том, что следующий шаг будет приятнее. Ведь сообщив плохую новость, вы можете предложить и помощь. Если же задача всего лишь неприятна, например прием у дантиста с 10.00 до 11.00, – вспомните, что после 11.00 жизнь продолжится! Вы займетесь другими делами. Зуб перестанет болеть. Неприятное дело останется позади.
• Назначьте себе крайний срок. Очень важно иметь конкретную, а не туманную цель. Сосредоточьтесь на поставленном крайнем сроке и отмечайте каждый шаг, каждую свою маленькую победу на пути к этой цели.
• Поощрите себя за успех. Уйдите пораньше домой, купите что-нибудь или займитесь проектом, который вам нравится гораздо больше. Награда – мощный мотив в борьбе с откладыванием дел. Награда, словно глазурь на торте, кажется вдвойне приятной. Ведь ваша совесть чиста, и груз неприятной задачи уже не давит на ваши плечи.
• Передавайте полномочия. Быть может, неприятную для вас задачу с удовольствием выполнит кто-то другой?
• Сначала выполните самую легкую часть задачи. Если задача состоит из многих частей и вы не уверены, с какой начать, – начните с самой легкой. Чувство удовлетворения поможет вам настроиться на дальнейшую работу. Совет особенно полезен в том случае, если вы пишете доклад и страдаете от творческого кризиса. Заносите на бумагу все, что приходит на ум, так сказать, весь поток сознания. Как только первые мысли покинут область кратковременной памяти, остальные хлынут следом.
• Подумайте, во что вам выльется откладывание задачи. Какой бы неприятной ни была задача, прикиньте, какими будут последствия ее откладывания? Увольнение? Штраф или иное наказание? Разрыв с приятелем? Цена может оказаться слишком высокой.
• Смиритесь с неизбежным. Есть вещи, которые просто-напросто должны быть сделаны. Чем скорее вы возьмете быка за рога, тем раньше расправитесь с ненавистной задачей и вернетесь к тем делам, которые нравятся. Откладывание – процесс не из приятных. Жизнь слишком коротка, чтобы проводить часы и дни под гнетом вины. Удовлетворение и чувство облегчения от выполненной задачи быстро вернут вас в более здоровое русло жизни.
КЛУБ ЛЮБИТЕЛЕЙ ВСЕ ДЕЛАТЬ В ПОСЛЕДНИЙ МОМЕНТ (ПРОДОЛЖЕНИЕ)
Вы по-прежнему утверждаете, что ваша любовь к работе в последний момент не коренится в привычке откладывать дела? Вам действительно лучше работается в жестких условиях? Отлично! Пользуйтесь этим своим талантом, но подумайте также, не помогут ли вам следующие советы:
• Заранее сокращайте конечный срок на всякий непредвиденный случай. Если ваша творческая энергия подпитывается адреналином от близости крайнего срока – прекрасно, но представьте, что в последнюю секунду у вас заел принтер, или ваш имейл с выполненной работой вернулся назад, или курьер отвез ваш пакет по неверному адресу. Произойти может какая угодно путаница, и любая мелочь может испортить ваш успех, привести к опозданию, стрессу. Стоит ли рисковать своим трудом из-за простейшей процедуры? Люди, имеющие опыт работы в последний момент, настоятельно рекомендуют установить конечный срок на день раньше (или на сколько вы считаете нужным), как только возьметесь за данный проект. Работайте в соответствии с этим измененным конечным сроком, и вас не застанут врасплох никакие случайности.
• Не забывайте об окружающих. Подумайте, как ваша любовь к работе в последний момент отражается на людях, которые работают над тем же проектом? Подходит ли им такой график? Они работают параллельно с вами или принимают у вас эстафету, когда ваша роль закончена? Мы не предлагаем подлаживаться под режим коллег, но предварительное совместное планирование с командой позволило бы всем участникам проекта работать с наивысшей пользой для вашей общей задачи. Возможно, вам еще предстоит совместная работа над другими проектами, а значит, пригодится понимание коллег вашего рабочего метода. Взаимопонимание и уважение команды – ваш билет в успешное будущее.
Быть может, работой в последнюю минуту вы привыкли успокаивать свою совесть: «Я сделал все, что мог. На большее и лучшее просто не было времени»? Многие из нас найдут корни своей нынешней любви к работе в последний момент в школьных годах, когда мы тянули со сдачей домашних работ до предела, а потом работали ночами и просили об отсрочке.
Выход в том, чтобы перестать принимать желаемое за действительное и обратиться к методам управления проектами. Если задача должна быть выполнена, ее следует выполнить достойно. Принципы теории кайзен, «краеугольное время» и управление проектами – ваши главные союзники. Помните, что работа в последний момент приводит к стрессу, который в свою очередь негативным образом сказывается на областях мозга, ответственных за разумное, творческое мышление. В вашей власти решить, работать ли вам в условиях положительного стресса (завершив задачу к установленному лично вами, подправленному сроку) или в условиях отрицательного стресса, когда вам просто не хватает времени. А уж результаты вашей работы будут оценивать другие.
ПРАВИЛО БЕРЕГОВОЙ ОХРАНЫ
У береговой охраны США существует правило заправки кораблей, которое позволяет избегать неприятных случайностей. Топливо в верхней трети топливного бака предназначено для пути корабля к месту назначения. Нижняя треть – для обратного пути. Средняя треть – для всяческих сюрпризов на маршруте.
РАБОТОГОЛИЗМ
В какой-то момент ценность работы становится меньше ценности потраченного на нее времени. Мы уже рассматривали эту ситуацию в главе 12, где речь шла о времени с негативной величиной ценности. Когда подобное происходит регулярно, речь уже идет о работоголизме, что очень плохо.
Работать много, работать сверхурочно и страдать работоголизмом – далеко не одно и то же. Работая много, мы вкладываем свои силы и способности в исполнение задач конкретных, ясных и запланированных. Такова работа, к которой стремится человек, умеющий управлять своим временем, поскольку она обеспечивает максимальную продуктивность, не нарушая при этом равновесия между работой и отдыхом.
Работать сверхурочно – значит иногда добавлять лишние часы к официальному рабочему времени. В некоторых ситуациях сверхурочная работа необходима и выгодна: вы заканчиваете проект в срок, получаете лишние деньги на отпуск и т. д. Суть в том, что сверхурочная работа – это исключение, а не правило.
Работоголизм – это болезненное пристрастие к работе. Работоголики постоянно перерабатывают из маниакального желания трудиться, в то время как труженики делают то, что необходимо для выполнения проекта. Закончив проект, труженики позволяют себе расслабиться и уделить время семье, друзьям, хобби. Помногу труженики работают в течение короткого срока, имея перед собой ясную цель. А работоголики настолько увлечены процессом работы, что отключаться не способны. Большинство работоголиков не отдают себе отчета в том, что уже переступили границу, где заканчивается эффективность и начинается бесплодность. Более того, они считают себя вечными двигателями прогресса, чье внимание сконцентрировано на отдаленной цели, ради достижения которой нужно еще немного поработать.
Причины возникновения работоголизма очевидны. Трудовая этика Соединенных Штатов гласит: «Ты есть то, что ты делаешь». Ноутбуки, мобильные телефоны и доступ в Интернет, сделав возможным работу в любом месте, вполне отвечают тому вечному чувству срочности, которое свойственно современному деловому человеку и которое мы обсуждали в главе 2. Кроме того, существует и фактор страха. Мы боимся выпасть из команды, боимся выглядеть неудачниками, боимся оказаться в рядах безработных, боимся понижения по службе.
Сочетание личных, технологических и социальных проблем – вот плодородная почва для пышного процветания работоголизма.
Каковы симптомы работоголизма? Прежде всего работоголиков тянет засиживаться в кабинете и появляться в офисе в выходные или праздники (или работать в выходные и праздники дома), даже если их не поджимают сроки проектов. Работоголики постоянно думают о работе, не только в офисе, но и за его стенами. По утверждению доктора Брайана Робинсона, работоголик «использует работу для удовлетворения внутренней потребности» [30]30.
Брайан Робинсон «Прикованные к письменному столу: руководство для работоголиков, их партнеров, детей и медиков, которые их лечат» (Chained to the Desk: A guidebook for Workaholics, Their Partners and Children, and the Clinicians Who Treat Them), Нью-Йорк, издательство New York University Press, 1998.
[Закрыть]. У работоголиков, как правило, нет никаких хобби, за исключением тех, которые каким-то образом связаны с работой (например, гольф с коллегами). Кроме того, работоголики пренебрегают личными отношениями, особенно с супругами и детьми.
К хорошим членам команды работоголиков тоже нельзя отнести, поскольку у них большие проблемы с передачей полномочий. Они хватаются за все задачи сами, представляя себя в роли супергероя, о чем шла речь раньше.
В общем и целом действия и приоритеты работоголиков противоречат истинной эффективности. Работоголизм – это пристрастие к работе ради самой работы. Работоголики тяготеют к делам, отнимающим больше всего времени, наименее эффективным или наименее выгодным, поскольку их цель – сама работа, а не ее результаты. Вместо того чтобы отделять главные задачи от второстепенных, работоголики хватаются за те, которые первыми попадаются под руку.
Цена работоголизма. Если в вашем рабочем окружении появился работоголик – немедленно бейте тревогу. Пусть на первый взгляд такой сотрудник кажется подарком судьбы, образцом для подражания, на деле все как раз наоборот. Работоголик создает вокруг себя обстановку стресса, усталости и падения трудового настроя, поскольку работоголики требуют от подчиненных постоянного перенапряжения, что заканчивается частыми больничными и выплатой компенсаций за сверхурочные.
Кроме того, природа не предполагает подобное использование адреналина, который питает активность работоголика. Адреналин необходим для экстренных случаев, это топливо рефлекса «борись или беги». Адреналин вреден и со временем разрушает соматические клетки и кровеносные сосуды.
Удовольствие, получаемое от работы, – ценное качество, однако важно также удостовериться, что усилия направлены на нужную цель и что сохраняется равновесие между работой и отдыхом.
Вам кажется, что вы работоголик? Спросите себя:
• Задача, которую вы выполняете, действительно важна для меня или мне просто нужно чувствовать себя занятым?
• Может ли эту задачу выполнить кто-нибудь другой (т. е. могу ли я передать полномочия)?
• Какую выгоду принесет выполнение данной задачи? Станет ли она вкладом в завершение основного проекта?
• Чем я жертвую ради выполнения этой задачи? Семьей? Здоровьем? Личным временем?
• Как мои привычки затрагивают сотрудников? Быть может, коллеги за мной не успевают? Не слишком ли часто увольняются мои подчиненные?
• Смогу ли я отложить работу и уйти домой или это выше моих сил?
Работоголизм – нездоровая привычка, складывающаяся на фоне неумолимых требований бизнеса. Пусть это пристрастие не зависит от каких-то веществ (например, наркотиков), абстинентные симптомы могут быть похожими: крайне плохое самочувствие, раздражительность, стрессовое состояние. Если вы считаете себя работоголиком, вы прежде всего должны признать этот факт, а затем найти наименее болезненный путь к переменам.
Составьте реальный план проекта, список уравновешивающих работу моментов (семья, друзья, хобби), а также график проведения в жизнь перемен.
К сожалению, работоголизм в Соединенных Штатах мало кто воспринимает всерьез, во всяком случае, пока не возникнет необходимость в «скорой помощи».
Итак, вывод: работоголизм – это не продуктивная работа, это болезненное пристрастие к процессу работы.
СИНДРОМ ПРИСУТСТВИЯ
Близкое работоголизму состояние, проистекающее из чрезмерного напряжения, называется синдромом присутствия. Этот термин, впервые использованный профессором Манчестерского университета Кэри Купером, обозначает существенное снижение продуктивности по причине стресса, нездоровья или информационных перегрузок, однако в отличие от прогулов или отсутствия по больничному, когда работник остается дома, синдром присутствия вынуждает его выходить на работу даже больным – либо из страха увольнения, либо из «ложного проявления верности делу» [31]31.
Грэм Лоу «Присутствует телом, отсутствует продуктивностью» (Here in body, absent in productivity), Canadian HR Reporter, №2, декабрь 2002, с. 42.
[Закрыть].
Совершенно очевидно, что такое состояние обнаруживает противоречие между нуждами организма и требованиями бизнеса. Оно заметно снижает работоспособность, способность ясно мыслить и общаться, однако человек все равно приходит на рабочее место. Подобные ситуации служат сигналом (или должны служить), что отдых и время для себя – необходимые компоненты продуктивной работы.
Синдром присутствия может иметь минимальные последствия, как, например, задержка проекта, потому что сотрудник находится на месте, но мало что соображает. Однако это же состояние может привести и к настоящим катастрофам: танкер сядет на мель (как это случилось с Exxon Valdez в 1989 г.) или член экипажа забудет задраить люк (как в случае с Herald of Free Enterprise в 1987 г.).
Ваш организм – кредитор безжалостный. Рано или поздно он свое возьмет.
