Текст книги "Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы"
Автор книги: Дэвид Сиббет
Жанры:
Деловая литература
,сообщить о нарушении
Текущая страница: 18 (всего у книги 24 страниц)
На протяжении многих лет я работаю с небольшими группами, и меня всегда изумляет одно: группа в состоянии выполнить работу и создать презентационный плакат, хотя я даю очень краткие инструкции. Для себя я стал называть этот процесс «ориентация на результат». Определяя результат работы, например, такой фразой: «Отразите на этой заготовке ваши самые лучшие идеи», – я ставил группе четкую цель. И группа шла к цели.
Прогулки по галерее и панорамные панноТИПЫ НЕБОЛЬШИХ ГРУПП
• Диалоговая. Цель – достижение взаимопонимания.
• Обучающаяся. Форма – игра или активность.
• Встреча новых людей. Цель – дать людям возможность познакомится друг с другом.
• Мозговой штурм. Определение круга идей в рамках той или иной темы.
• Принятие решения. Работа таких групп дает возможность руководству решить, что им выгодно отстаивать в ходе переговоров.
• Рабочая группа анализирует форму и характер последующих действий.
• Приоритетность. Группа анализирует возможности и выстраивает их по степени приоритетности.
• Планирование сценариев. Несколько групп анализируют гипотезы и подводят итоги обсуждения.
• Модель видения. Группы анализируют потенциально возможное будущее.
• Группы, разрабатывающие планы дальнейших действий, например, составляющие графический план действий.
Когда небольшие группы завершают свою работу и возвращаются в главный зал, желая продемонстрировать результаты своих трудов, могут возникнуть некоторые трудности. Чтобы упредить их, вам необходимо взять на себя обязанности режиссера сцены. Следует руководствоваться поставленными целями, а также тем, что должны делать собравшиеся с полученной информацией. Потенциальных целей может быть много, но все они в основном зависят от того, ожидаете ли вы от группы в целом глубокой проработки внутренних связей полученных данных. Ниже приведен список способов использования результатов работы небольших групп.
Иллюстрация на следующей странице демонстрирует ход встречи: отчеты небольших групп по бокам, а в середине – большая тематическая презентация, посвященная заголовкам. Темы выработаны в ходе презентаций в небольших группах.
Способы использовать результаты работы небольших групп:
• Благодарность. Самая простая цель: все благодарят друг друга за проделанную работу, выступают с краткими отчетами и бурно аплодируют.
• Приоритетные темы на лекционных плакатах. Попросите сообщить о заранее заданном количестве тем, а затем разместите плакаты с отчетами так, чтобы их можно было увидеть как единое целое.
• Объединение в кластеры предложений с мест. Вы можете заставить группы обменяться лекционными плакатами, а затем попросить аудиторию выкрикивать темы с места и зафиксировать поступающие идеи. Для этого понадобится создать большую карту кластеров, в которую будут сведены идеи всех участников.
• Прогулки по галерее. Вы можете вывесить плакаты с результатами обсуждений в группах в холле или в коридоре, а затем попросить всех «пройтись по галерее» и поискать пересекающиеся темы и интересные идеи. Инструкции, в сущности, сводятся к тому, чтобы все плакаты были внимательно изучены.
• Цифровая фиксация. Во время крупных встреч участники не в силах внимательно изучить большие лекционные плакаты, на которых сведены результаты работы небольших групп. Но можно прибегнуть к альтернативному способу – фиксировать предложения виртуально и проецировать полученные результаты на несколько больших экранов. Такая фиксации не столь удобна для прояснения внутренних связей и структур, но позволяет дать понять присутствующим, что их вклад в общее дело учитывается.
Технологии работы на больших листах бумагиИТОГИ РАБОТЫ НЕБОЛЬШИХ ГРУПП
Подведение итогов работы групп, зафиксированных на лекционных плакатах, создает атмосферу, напоминающую собрание в городском клубе. На иллюстрации руководители компании DLR Group, изучающие визуализированные темы, предложенные различными подразделениями. Большое панно в середине выполнено в формате кластеров по результатам «прогулок по галерее» всех участников встречи.
Большинство дизайнеров, создающих пространство рабочих комнат, предполагают, что, если люди станут использовать какие-то изображения, им понадобятся проекторы и доски для демонстрации. Во всяком случае изначально предполагается, что экран должен висеть в центре и на нем будут показывать слайды. В результате экспертам по визуализации приходится задействовать все свои творческие способности, если им необходимо работать на больших панно. Проблема в том, как использовать пространство стен и приклеить на них скотчем большие бумажные панно. Несмотря на очевидные препятствия, это вполне осуществимо. Ниже я остановлюсь на некоторых чисто технических вопросах и решениях.
• В помещении нет ровных стен. Самое простое решение – сделать щиты из пенопласта, фанеры или оргалита. Щиты крепятся на два подрамника размером 1,2 × 2,4 м каждый. Во всех отелях и конференц-центрах есть подрамники с небольшими крючками для подвески экранов. Убедитесь, что у вас будет хотя бы две такие рамки. Можно использовать и белые лекционные доски на колесиках или переносные экраны (примеры щитов см.: www.neuland.biz).
• К стенам ничего нельзя приклеивать. Владельцы многих отелей запрещают пользоваться скотчем, потому что он может испортить хрупкую поверхность стен. Если у вас нет складных подрамников, придется что-то изобретать. Я выхожу из положения при помощи белой малярной ленты. Преимущество больших листов бумаги в том, что их можно раскатать по стене во всю длину – на 3 или 4,5 м, ничего под них не подкладывая. Очень часто можно клеить скотч на профили стен, рамы висящих на стене картин или фрамуги окон и ничего не испортить.
• Передвижение лекционных плакатов и панно с места на место. Необходимо заранее спланировать, где будут размещены лекционные плакаты групп и как их перемещать в ходе встречи. Для этого нужно создать отдельную команду. Стенки из фанеры или оргалита лучше перетаскивать вдвоем, как и больше лекционные плакаты. Пенопласт легкий, его вполне может перенести с места на место один человек.
• Панорамное сканирование. На Западе, где принято читать слева направо, можно располагать большие лекционные плакаты в том порядке, в котором они были созданы в ходе работы. Для небольших групп это не столь важно, однако необходимо представлять, как люди будут читать эти плакаты. Если вам надо вернуться к плакатам в ходе пленарного заседания либо использовать их для голосования или определения рейтинга стикерами-точками, следует разместить их перед аудиторией. Если лекционные плакаты нужны только для «прогулок по галерее», их можно разместить в самых разных местах. Если это поможет людям увидеть результаты их интеллектуальной деятельности, возможность обнаружения внутренних связей и структур в визуализированных данных будет выше. Чтобы проверить, насколько эффективно расположены плакаты и панно, представьте, что вы один из участников, сидящих в самом дальнем конце зала. Дает ли какой-то эффект такое расположение плакатов?
• Непоследовательность в заголовках. Небольшие группы часто дают не очень удачные названия своим плакатам или пишут заголовки так мелко, что их трудно прочитать. Избежать возникновения проблемы можно, если:
• дать название плакатам заранее, когда их только развешивают в комнате, где будет работать группа;
• озаглавить плакаты в тот момент, когда вы сообщаете, сколько времени осталось до конца работы;
• написать большие заголовки для плакатов в тот день, когда группы собираются на пленарное обсуждение.
• Освещение. Многие конференц-залы приспособлены для показа слайдов, поэтому в них легко затемнить пространство перед аудиторией. Но, когда вы работаете с графическими заготовками, вам, напротив, нужно хорошее освещение. Поэтому я всегда осматриваю помещение перед началом работы, чтобы увидеть, как оно освещено. Вариантов может быть много, но есть несколько способов решения этой проблемы.
• Попросите администрацию зала или отеля предоставить вам прожекторы.
• Экран для проектора разместите не в центре, а сбоку.
• Посадите людей лицом к длинной боковой стене, а проектор направьте на короткую стену.
• Развесьте плакаты напротив окон, если это возможно.
Создание условий для диалогаСоздание условий для диалога зависит и от согласия руководства оставаться в предписанных рамках встречи. Но все же условия для диалога – по существу, открытая система. Если вы распишите каждую минуту встречи и будете жестко следовать схеме, люди вряд ли смогут проявить себя с творческой стороны; но, если в рамках заданной структуры вы оставите им пространство для эксперимента и импровизации, группа станет работать активнее и с большей отдачей.
В работе группы, которая должна пройти в интерактивном и инновационном ключе, важную роль играет создание условий для диалога. Речь идет о тех элементах повестки дня, основных правилах и других концептуальных вещах, которые создают само пространство общения. Если в ходе встречи люди недоумевают, зачем их сюда пригласили, не понимают, что придется обсуждать, то уйдет масса времени и энергии на прояснение всех этих моментов – энергии, которая должна пойти на установление диалога. Если люди не могут найти туалет или ориентироваться в здании, это тоже мешает диалогу. Вот почему так важно учитывать практику «хождения на веслах», о которой я говорил в главе 12. Создание условий для диалога зависит и от согласия руководства оставаться в предписанных рамках встречи. Но все же условия для диалога – по существу, открытая система. Если вы распишите каждую минуту встречи и будете жестко следовать схеме, люди вряд ли смогут проявить себя с творческой стороны; но, если в рамках заданной структуры вы оставите им пространство для эксперимента и импровизации, группа станет работать активнее и с большей отдачей.
«А если мне хочется, чтобы встреча прошла в творческом, совершенно свободном ключе?» – скажете вы. Любопытно, но между свободой или жесткими рамками существует прямая связь. Есть свобода, рождающаяся в отсутствие сдерживающих факторов: все открыто, время не ограничено, как на детской площадке, длинные перерывы, свободное общение, заседания без структуры. Так складывается определенный тип свободы. Однако есть и другая свобода, основанная на гибкости, производительности, которые вытекают из наличия определенных рамок. Это свобода профессионального джазмена, спортивной команды или танцевального коллектива. Эффективность работы таких групп происходит из того, что они не беспокоятся о рамках и структурах, чтобы достичь подлинных высот творчества. Чтобы придерживаться такой свободы, рамки необходимо сделать простыми и объяснимыми.
Организация рабочего пространства помогает добиться желаемых результатов. На этом развороте показана схема расположения столов для участников рабочий группы, от чего зависит, насколько легко вам будет работать.
• Столы рядами. Такое положение столов помогает собравшимся сконцентрироваться на экране, но осложняет взаимодействие между сидящими. Этот вид расстановки еще называют «как в театре». Если люди привыкли видеть такое расположение столов во время учебы в школе, им будет казаться, что они в школе. Если вам это мешает, расставьте столы по-другому.
• Столы полукругом. При такой расстановке участникам группы легче видеть друг друга и взаимодействовать. Она очень подходит для диалога. Если на одной стене повесить лекционный плакат, то все члены группы получат одно и то же представление об обсуждаемом предмете.
• Столы кругами. Рассадить людей небольшими группами вокруг круглых или квадратных столиков, чтобы можно было свободно двигаться между ними в процессе работы. Так ставят столы для работы семинара «как в кафе».
• В стиле конференции. Во многих залах есть большие конференц-столы. При таком расположении сидящие хорошо видят друг друга, а перед ними может висеть либо лекционный плакат, либо экран. Подобная организация рабочего пространства более формальна.
• Столы буквой «П». Такое расположение позволяет присутствующим хорошо видеть и друг друга, и большие лекционные плакаты, а также работать на столе. Этот формат подходит для семинаров, встреч рабочих групп и групповой работы по составлению планов.
Встречи вне времени и пространстваСледующие две главы посвящены вопросу копирования лекционных плакатов и панно для дальнейшего использования при очных и виртуальных встречах, а также работе с графикой в виртуальном пространстве. В больших организациях многие работают именно в таком формате. Если он вам не подходит, просто пропустите эти главы и перейдите к тем, что рассказывают о претворении идей в жизнь.
14. Оцифровка
Визуальная документация за рамками встречи
Представьте, что встреча, которую вы планировали, подошла к концу. Скорее всего, она была частью большого процесса или проекта, работа в рамках которого нуждается в систематичности, в противном случае добиться нужных результатов невозможно. В наш век – век цифровой фотографии и электронной почты – многие ожидают получить видеоотчет о происшедшем событии буквально на следующий день и тем самым составить представление о дальнейшем ходе работ.
Систематичность рабочего процессаСИСТЕМНОСТЬ В РАБОТЕ
• Внимание к обязательствам. Люди перегружены информацией. Желательно напоминать им об обязательствах и планах дальнейших действий.
• Углубление понимания полученных данных. Фотографии лекционных плакатов, полученные участником семинара через несколько дней по его окончании, помогают ему осмыслить опыт работы в группе на новом уровне.
• Резюме для отсутствующих. Хорошо структурированные визуальные отчеты о работе группы помогают объяснить, что происходило во время встречи.
• Основание для последующих встреч. Визуальные отчеты позволяют участникам рабочей группы продолжить работу именно с того места, где они остановились.
• Ощутимость результатов. Менеджеры любят, когда ясно виден результат работы группы. Содержательный документ необходим.
Визуализация коллективного интеллекта подразумевает работу с визуализированными данными, их развитие и рекомбинирование. Необходимо научиться оперировать с различными версиями планов и добиваться большей вовлеченности людей в работу. Если вы учитель, вам необходимо закрепить пройденный на уроке материал, трансформировать его в презентации. Если вы занимаетесь продажами, следует продемонстрировать клиенту свое внимание, оперативно контролируя сбыт. Если вы консультант, нужно придать ценность тому, что создается в рамках рабочей встречи. Вам необходимо быстро воспроизвести большие панно и перенести их в другие медийные форматы. Людям надо помнить, какие они взяли на себя обязательства и когда должны их выполнить. Справа приведен перечень ситуаций, которые помогают придать работе систематический характер.
Сегодня цифровая фотография используется во всех случаях, когда изображение можно обработать на компьютере и переслать по электронной почте. Она делает по-настоящему гибкой работу любого эксперта по визуализации коллективного интеллекта, причем специальных знаний практически не нужно. Мы не будем подробно рассказывать о цифровой фотографии, но остановимся на некоторых принципиальных моментах.
Научитесь фотографироватьПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
• Ведите съемку по ходу визуализации, до того как начнете двигать плакаты. Попросите кого-нибудь вам помочь.
• Во время съемки задержите дыхание, держите фотоаппарат двумя руками.
• Не забудьте пронумеровать плакаты до съемки.
• Фотоаппараты с телескопическими объективами позволяют снимать с большего расстояния.
• Настройте фотоаппарат на люминесцентный режим, если в помещении используется искусственное освещение.
Чтобы фотографировать плакаты, вам подойдет любой цифровой фотоаппарат с матрицей выше 4 мегапикселя. Сегодня аппараты совершеннее. Вспышки на стандартных фотоаппаратах также достаточно яркие, что сфотографировать панно шириной 2,5 м без дополнительного освещения. Естественно, более профессиональные камеры с большим разрешением позволят вам снимать при плохом освещении, но их использование требует некоторых навыков.
Ключевой момент съемки – фотоаппарат не должен дрожать у вас в руках. Штатив покупать не обязательно, но с ним проще. Установите вспышку в автоматический режим, наведите фотоаппарат на цель и снимайте. А теперь рассмотрим, что можно сделать с изображениями.
• Перенос фотографий на компьютер. Для этого есть два способа: либо через кабель, либо при помощи карты памяти, которую нужно вставить в гнездо на ноутбуке. Она работает как миниатюрный жесткий диск.
• Обработка фотографий. Большинство фоторедакторов позволяют редактировать изображение, вычленять наиболее важные области, убирать фон. Некоторые программы делают это автоматически. Профессионалы использует Photoshop: этот редактор дает максимум гибкости, он может стирать, перемещать и реорганизовывать части изображения, если в этом есть необходимость. Почти все программы могут менять размеры фотографии и расширение файла.
• Печать. Если нужно напечатать лекционный плакат в формате 27,94 × 43,18 см или A3 (размеры пропорциональны стандартным размерам таких плакатов), необходимо делать снимки с разрешением 144 dpi или выше. Если вы сохраняете изображение в формате TIFF, оно сохранит свое качество при переделке, в отличие от формата JPEG. В программе для верстки можно сделать рамки, подписи, заголовки. Пачка сброшюрованных листов формата 27,94 × 43,18 см представляет отчет, сохраняя ощущение панорамного вида, которое давали лекционные плакаты, расставленные в рабочей комнате. Если ваша организация не располагает оборудованием для качественной печати, существует множество разнообразных типографий, которые могут напечатать ваши материалы в любом формате.
• Слайдовая презентация. Простой способ быстро создать отчет – сохранить фотографии в программе для презентации слайдов. Такие программы позволяют быстро сделать аннотацию к любому изображению, в том числе и к фотографиям. Для этого необходимо сохранить изображения размером не более 25,4 см в ширину (разрешение 96 dpi для Macintosh и 72 dpi для PC), в противном случае файл презентации будет слишком велик. По опыту знаю, что 2,5-метровый лекционный плакат прекрасно читается на слайде презентации в программе PowerPoint или Keynote. Вы можете сохранить копии ваших изображений в формате PDF и послать их по электронной почте.
• Размещение материалов в Интернете. Веб-сайты – новое и весьма гибкое средство для подведения итогов встречи. Фотографии лекционных плакатов должны сохраняться в небольшом разрешении в формате JPEG или TIFF, чтобы изображения быстро загружались на страницу. Вы должны проверить размер изображения, которое вы намереваетесь выложить на сайт, и сохранить фотографии в этом формате. Если наряду с фотографиями страниц вам нужны их миниатюрные пиктограммы, то следует сохранить фотографии в низком разрешении. Если вам не хотелось бы «разрезать» цельную историю и карту контекста, необходимо сохранять фотографии разного качества, чтобы посетители сайта могли увидеть и всю картину целиком, и отдельные изображения.
Каждый вариант предлагает целый спектр возможностей, поэтому остановимся лишь на некоторых из них и рассмотрим, чего можно добиться на бумаге и в виртуальном пространстве.
ПЕЧАТНЫЙ ФОРМАТ ОТЧЕТА
Лекционный плакат, перерисованный от руки. Удобно, если вам некогда, но хотелось бы придать отчету большую опрятность.
Распечатка цифровой фотографии. Иногда достаточно полноцветного снимка в формате 30 × 45 см.
Аннотированный отчет. Чтобы выстроить хронологию встречи, добавите подписи к изображениям.
Печать отчетов и групповая памятьАльбом. Фотографиям сопутствует текст, в котором раскрывается вся логика встречи.
Рассылка изображений с результатами работы группы важна для поддержания связи между встречами, она напоминает их участникам о достигнутых соглашениях. Наиболее полезный метод показан слева на этой странице. Если вы напечатаете изображение 2,5-метрового лекционного плаката на бумаге размером 30 × 45 см и развернете ее перед собой, то увидите изображение, сопоставимое по восприятию с изображением на лекционном плакате, который видели из зала. Добавьте к нему несколько фотографий и получите образ, который позволит людям вспомнить все, о чем они думали в ходе работы. Этот метод радикально повышает усвоение информации, обсуждавшийся в группе. Если же вы наберете текст плаката на компьютере, людям трудно будет связать его с темой встречи.
Репродукции лекционных плакатов несут много информации тем, кто присутствовал на встрече, чего нельзя сказать о тех, кто на ней не был. Если вам нужно донести смысл плаката до других, необходимо добавить к репродукции комментарий. Таким образом можно выжать максимум пользы из графики и текста.
