Текст книги "Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы"

Автор книги: Дэвид Сиббет

сообщить о нарушении

Текущая страница: 11 (всего у книги 24 страниц)

Практика в малых группах и встречи, посвященные повестке дня

Если вы не привыкли использовать стикеры, можете попрактиковаться – на рабочем месте, в конференц-зале и даже в ресторане. Сходных результатов можно добиться при помощи флипчарта и стикеров меньших размеров, а затем отксерокопировать диаграммы.

Большинству крупных совещаний предшествуют встречи с небольшим количеством участников, которые составляют повестку дня. Используйте в ходе них стикеры, можно попробовать разные варианты построения встреч. Этот процесс не содержит в себе ничего сложного. Используйте в качестве рабочего панно заготовку с блоками, разбитыми по времени. Запишите на маленькие стикеры результаты, которых вы хотите добиться, и все события и действия, которые могут способствовать достижению ваших целей. Как только все исходные элементы будут определены, обсудите то, что вы не в силах изменить: например, время встречи, перерывы на обед, выступающих и т. п. Используйте эти моменты в качестве ориентиров, вокруг которых можно начать собирать кластеры. Если среди тех, кто готовит встречу, есть ваши спонсоры или проектная группа, у них могут возникнуть свои идеи. Вы тоже можете выступить с предложениями. И в конце концов все будет организовано.

Однажды я использовал этот метод, чтобы разрешить проблему построения семинара. Меня пригласили провести встречу высшего руководства и менеджеров большой многонациональной компании по программе, адресованной всем отделениям этой компании в мире. Я хотел, чтобы они держали руку на пульсе, включились в работу, и предложил моему британскому спонсору оставить третий день семинара для командной работы над программой. Он об этом не хотел даже слышать, опасаясь, что нас подвергнут критике. После долгого спора я предложил сделать небольшие постеры на половинках листа бумаги, чтобы проиллюстрировать все действия, которые могли иметь место на семинаре, а затем попросил представителей высшего руководства помочь нам выбрать те, которые им нужны, и как-то их упорядочить.

Это сработало настолько хорошо, что превратилось в стандартную практику создания плана работы группы, которую мы называем «Повестка дня в блоках», поскольку она подразумевает использование заготовки, отображающей блоки, разбитые по времени.

ГРАФИЧЕСКАЯ ЗАГОТОВКА ДЛЯ ОБЗОРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И СТИКЕРЫ

Рабочая группа проекта RE-AMP из Иллинойса использует стикеры и простую графическую заготовку, чтобы определиться с превентивными мерами по предотвращению глобального потепления, которые были или будут предприняты на уровне компаний, города, региона и государства.

Взгляд на мероприятия по предотвращению глобального потепления в восьми штатах вместе с RE-AMP

Стикеры, голосование стикерами-точками, графические заготовки с успехом были использованы на ежегодной встрече участников RE-AMP в г. Эймс (штат Айова) в 2008 г. Проект поддержали более сотни неправительственных организаций и 15 фондов, которые объединились в консорциум ради устранения источников загрязнения окружающей среды, приводящих к глобальному потеплению, в энергетической индустрии в верхней части Среднего Запада. Проект был начат в 2004 г. благодаря грантам Garfield Foundation и, по мере того как его члены проникались идей, отраженной в девизе «Мысли системно – действуй коллегиально», приобрел вес и эффективность.

Компания The Grove работала на проект с самого начала, помогая его участникам разрабатывать визуальное представление, что они делают во время своих ежегодных встреч. В 2008 г. нам нужно было получить исчерпывающую оценку деятельности в восьми штатах. Северная и Южная Дакота, Айова, Миннесота, Висконсин, Иллинойс, Мичиган и Огайо – все эти штаты прислали свои делегации на встречу, в которой участвовало около 140 человек. Как сделать так, чтобы все смогли понять, что делает каждый из них?

В ходе телеконференций еще до встречи мы разработали графическую заготовку размером 1,2 × 2,4 м для каждого штата. У нас была идея: группы всех штатов должны работать все вместе в одном большом зале и создавать свои доклады параллельно друг другу. Мы полагали, что это даст им шанс познакомиться, а также узнать, что делается в других штатах. Заготовки представляли собой простые координатные сетки с цветными полосами. На следующей странице приведена черно-белая иллюстрация, но оригинал представлял собой большое цветное панно. Заготовка была интуитивно понятной для участников. Их действия естественным образом разбились на перечисление проведенных мероприятий, визуализированных в виде ландшафта. В рамках проекта они работали с угледобывающими компаниями и городскими службами. На более глобальном уровне они взаимодействовали с комиссиями по надзору за предприятиями общественного пользования, которые регулировали тарифы на энергопотребление, и т. п. А также сотрудничали с государственными законодательными органами и агентствами.

Мы хотели, чтобы каждая группа рассказала о задачах, выполнение которых было начато и закончено в 2008 г., а также о задачах, запланированных на 2009 г., так чтобы колонки были помечены соответствующим образом. В ходе встречи мы попросили каждую группу записать проведенные ими мероприятия на самоклеящихся этикетках размером с открытку. Затем попросили их добавить цветные точки, чтобы обозначить ту область, на которую было нацелено мероприятие: угольная промышленность, энергопотребление, транспорт, карта глобального потепления или торговля – этим занимались рабочие группы в рамках RE-AMP. При помощи слайдов мы показали им инструкции на большом экране. Вот так выглядел экран с инструкциями (поскольку иллюстрация черно-белая, я добавил к цветам названия).

Участники полностью погрузились в процесс заполнения наших графических заготовок. На предыдущей странице приведена фотография группы из штата Иллинойс, занятой заполнением заготовки. Мы отвели на это задание час. А затем позволили всем походить по залу и познакомиться с отчетами других штатов. Все мероприятие заняло два с половиной часа, так что перед ланчем у всех сложилась целостная картина того, что делается в рамках проекта в разных штатах.

Если размах действа и воодушевление его участников кому-то показались малоубедительными, они не могли не проникнуться атмосферой зала, на всех четырех стенах которого создавались большие панно. Мы сфотографировали эти панно и напечатали книгу, которую получил каждый участник, – все стикеры на фотографиях отлично читались. Самое примечательное во встрече по проекту RE-AMP заключалось в том, что для ее проведения не было задействовано ни одного координатора. Участники групп смогли организовать весь процесс самостоятельно при помощи визуальных инструментов. Это хороший пример того, как сочетание технических приемов помогает людям импровизировать и выходить за пределы привычных рамок.

ИНСТРУКЦИИ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ СТИКЕРОВ И ЦВЕТНЫХ ТОЧЕК

Нам хотелось увидеть три группы участников проекта: экологов, членов религиозных объединений и представителей молодежных групп, поэтому мы использовали разноцветные стикеры и попросили их написать название своей группы рядом с мероприятием, над которым они работают. Самоклеющиеся этикетки должны были описывать мероприятие, а цветные точки – его цели, как показано на рисунке. В итоге получились насыщенные, но понятные панно, немного напоминающие хорошие дорожные карты.

Включенность группы в работу – это источник энергии

Несложно дать людям возможность поработать с информацией при помощи стикеров, в этом и состоит красота метода. В результате все включаются в работу. А сверх того вы получаете ответную энергию, исходящую от деятельности людей. Всякий раз, когда люди что-то делают во время встречи, они находятся в постоянном движении. Это еще сильнее заряжает группу энергией. Чем больше энергии, тем больше у вас шансов повлиять на их умы и взаимоотношения!

При проведении семинаров, тренингов или совещаний, посвященных торговым сделкам, принято как-то оживлять аудиторию. Но часто организационные встречи и совещания, на которых принимаются решения, не включают такого рода активностей, из-за чего превращаются в пытку для присутствующих, особенно если нужно, чтобы внимание к обсуждаемым вопросам не ослабевало. При виртуальных встречах внимание сохранять труднее. В ходе онлайновых конференций модератор должен что-то менять на экране буквально каждые пять минут, чтобы внимание аудитории не рассеивалось.

Мы вернемся к разговору о преимуществах подвижных носителей информации в разделе, посвященном визуальному мышлению. А теперь задумайтесь, насколько ценны погруженность в работу и постоянное присутствие информации для концентрации группы на решаемых вопросах. Люди ходят по комнате, здороваются, знакомятся. Они не просто проводят время! Они по-настоящему включаются в работу, ведь перед глазами конкретная информация.

8. Использование изображений и интерактивность
Коллажи и карты с картинками

Еще один способ генерировать творческую энергию, рост которой стимулирует метод работы со стикерами, – предоставить людям изображения и информацию на подвижных носителях, но с одним отличием: вы будете сами добавлять что-то к содержанию. Чтобы найти новые сочетания для выражения чувств и идей создают коллажи, используя вырезки из журналов и книг. Художественные открытки могут создать атмосферу, близкую к игре; из них можно составить кластеры или использовать по одной. Я ранее касался этой темы, но сейчас хотел бы рассмотреть ее подробнее. Открытки прекрасно помогают визуализировать работу коллективного интеллекта, особенно если люди боятся рисовать.

КОЛЛАЖ ИЗ ЖУРНАЛОВ

Вот что я создал в моем дневнике, выполняя задание по исследованию личного опыта в рамках семинара для координаторов. Подробнее об этом методе см.: www.soulcollage.com.

Коллаж и исследование индивидуального опыта

Начнем с разговора о коллаже и индивидуальном опыте. Моя коллега Лори Дарнелл, директор консалтинговой группы компании The Grove, любит создавать так называемый Soul Collage («Коллаж души»). Этот метод использует иллюстрации из журналов и позволяет изучить внутреннее развитие личности, а также интересы конкретного человека. Авторство термина Soul Collage принадлежит Син Фрост, психологу, которая написала немало книг и статей о нем. Меня лично этот метод очень заинтересовал, когда я принял участие в тренинге, проведенном Лори в ходе одного из семинаров для координаторов компании The Grove.

Технически в методе нет ничего сложного. Лори собирает иллюстрации по таким темам, как природа, работа, путешествия, технологии, семья, литература, мифология, – словом, спектр тем очень широк. Она также вырезает слова и заголовки из рекламы и статей. Все эти материалы она приносит на занятия по изучению личностного роста. В тот день нам дали задание создать маленький коллаж из иллюстраций, которые отражали наши глубинные цели. «Доверьтесь своему выбору и работайте быстро», – сказала нам Лори. Кажется, на все задание – выбрать и приклеить – она дала не более 20 минут.

Затем Лори попросила быстро написать текст, в котором были такие вопросы: Я тот, кто _____________. Мое имя _____________. От тебя мне нужно _____________. Я дарю тебе _____________. Я хочу сказать тебе _____________. я намекаю на _____________.

Эти простые вопросы помогли мне понять самого себя, и я часто обращаюсь к ним в поисках вдохновения. Затем мы в один из дней поделились своими коллажами, а потом пошли ужинать в совсем другой ресторан, поскольку благодаря работе над коллажами мы узнали друг друга намного глубже. Я привожу этот пример для того, чтобы продемонстрировать, сколько всего может произойти просто потому, что вы поработали с коллажем; как слова и иллюстрации могут вступить друг с другом в диалог и помочь вам достичь озарения.

Метод этот хорош и для работы с группой. Богатый иллюстративный материал журналов, которых, как правило, повсюду вдоволь, помогает фантазировать и, используя символы, конструировать рассказ о смыслах и понятиях, которые мы храним в сознании. Я верю, что полная вовлеченность в происходящее затрагивает и тело, и ум, и душу, и дух человека. Если это действительно так, нам следует уравновешивать наше рациональное «Я» с другими сферами восприятия, особенно в ситуациях, когда необходимо изменить стиль работы, взаимоотношения между людьми, не забывая при этом о различии во мнениях и подходах. Коллаж помогает нам раскрыться.

Я верю, что полная вовлеченность в происходящее затрагивает и тело, и ум, и душу, и дух человека. Если это действительно так, нам следует уравновешивать наше анализирующее рациональное «Я» с другими сферами восприятия, особенно в ситуациях, когда необходимо изменить стиль работы, взаимоотношения между людьми, не забывая при этом о различии во мнениях и подходах.

Коллаж в построении видения

После фиаско кредитной системы в последние месяцы 2008 г. множество организационных бизнес-моделей перестали работать. Способы финансирования радикально изменились. Один из наших клиентов занимается поддержкой некоммерческих организаций на государственном уровне в области консалтинга и технических услуг. Для того чтобы выжить и добиться процветания, им было необходимо переосмыслить свой стиль работы.

На первом семинаре члены правления и сотрудники организации собрались создать картину будущего; для этого им нужно было сделать коллаж, используя Graphic Guide компании The Grove, и представить свое видение в формате обложки журнала. Им надо было показать, как будет выглядеть информация на обложке, если в нем будет размещен материал о компании. На графической заготовке было достаточно места для больших заголовков, врезок, цитат, иллюстраций и самой обложки. Поскольку все представляют, как выглядит журнал, эта метафора ни у кого не вызвала затруднений, хотя выбор журнала и вызвал небольшую дискуссию. Мы посоветовали взять журнал, в котором они были готовы увидеть материал о себе.

Поскольку ситуация в организации была серьезной и люди были взволнованы, мы почувствовали, что метод составления коллажа поможет развернуть дискуссию. Поэтому купили несколько коробок журналов и дали группе поработать с иллюстрациями, маркерами и заготовками. Через час было создано пять грандиозных панно. Затем каждая группа представила свой взгляд на будущее, но рассказывала о нем в прошедшем времени, будто все уже произошло. Существенный подъем обозначился в тот момент, как люди начали перебирать иллюстрации, а когда группы стали рассказывать о своих коллажах, воодушевление переросло в веселый смех и возникла дружеская атмосфера. Они действительно поделились друг с другом своими мечтами, которые возродились к жизни.

КОЛЛАЖ «ОБЛОЖКА ЖУРНАЛА»

Использование коллажа в сочетании с графическими заготовками уравновешивает энергию зрительных образов с необходимостью построить графическую диаграммы. На иллюстрации изображен коллаж, созданный силами сотрудников некоммерческой организации, занятых разработкой новой бизнес-модели.

Другие случаи использования коллажей

Мне доводилось использовать метод создания коллажа в самых разных ситуациях, всегда добиваясь сходных результатов.

• В день памяти ушедшего из жизни консультанта Майкла Дойля, который занимался профессионализацией групповой анимации в 1970-х гг. (соавтора книги «Как провести собрание» (How to Make Meetings Work), всех его сотрудников попросили принести картинки, фотографии и вырезки из газет, которые имели к нему отношение. В день памяти люди рассказывали о нем, разместив фотографии и вырезки на большом графическом панно с временнóй шкалой. После того как формальная часть встречи закончилась, эта «фреска» на протяжении нескольких часов оставалась центром всеобщего внимания.

• Сотрудников и правление Балтиморского аквариума попросили принести журналы с иллюстрациями, после чего они создали прекрасную картину будущего своего проекта. Мы просили подобрать иллюстрации заранее, чтобы участники встречи включились в работу как можно раньше.

• Сотрудников отделения информационных технологий Agilent Technologies попросили подобрать иллюстрации, посвященные трем годам их работы для Hewlett Packard, после того как они отделились от последней в 1990-х гг. Такое решение было судьбоносным, и руководство компании хотело отдать должное, создав хронологическую шкалу тех событий. Встреча началась с просьбы к присутствующим разместить фотографии и другие памятные мелочи, которые они принесли с собой, на большую хронологическую шкалу, вокруг которой развернулась оживленная дискуссия. По мере того как фотографии и все остальное нашли свое место, люди уже рассказывали друг другу истории и воспоминали о тех днях.

ПАМЯТИ МАЙКЛА ДОЙЛЯ

Когда умер Майкл Дойль, все занятое консалтингом сообщество залива Сан-Франциско собралось, чтобы почтить его память; на этой встрече была создан 10-метровый коллаж с фотографиями и воспоминаниями. Майкл был моим ментором, когда обучение координаторов было еще на этапе становления.

Первостепенное значение коллажа

Такие коллажи сильно воздействуют на людей, которые сами подбирают картинки. Дело в том, что суть здесь не в картинке, а во взаимосвязи между картинкой и чувствами, что она пробуждает в человеке, который видит в ней смысл. Те, кто составляет Soul Collage регулярно, часто долго хранят свои работы, всякий раз находя в них новое значение, размышляя над смыслом картинок. То же происходит и с группой, только степень воздействия не столь высока, если только люди не потратили много времени, совместно выбирая иллюстрации, из которых будет составлен коллаж. Коллаж функционирует в большей степени как инструмент, включающий в работу, дающий вдохновение.

Воздействие зрительных образов, будь они картиной или набором слов, взывающих к нашей памяти, состоит в простоте и гибкости. Эти свойства позволяют нам трактовать их по-разному. Когда необходимо выработать видение или определить цели организации, иллюстрации должны сопровождаться текстом, если вы хотите, чтобы они служили надежной коммуникативной базой.

ТИШЕ ЕДЕШЬ – ДАЛЬШЕ БУДЕШЬ

Я помню, как Майкл Дойль учил координаторов, приговаривая: «Тише едешь – дальше будешь». Он верил, что либо ты делаешь все для того, чтобы люди с самого начала понимали, о каких изменениях или планах идет речь, либо этим придется заниматься в процессе работы, пытаясь ввести в курс дела каждого сотрудника отдельно, из-за чего сроки достижения конечного результата будут отодвигаться.

Использование открыток для поддержания диалога

По мере распространения метода визуализации коллективного интеллекта, создавался и инструментарий, состоящий из готовых иллюстраций, призванных поддержать диалог. На одной из конференций, на которой была запущена новая сеть VizThink, посвященная визуализации в сфере бизнеса, провели эксперимент, решая одну и ту же организационную проблему тремя разными методами:

1. Графические заготовки.

2. Программное обеспечение для создания интеллект-карт.

3. Карты с картинками.

КАРТЫ С КАРТИНКАМИ

Кристин Мартелл (ей принадлежит VisualSpeak) разработала карты c картинками, которые используются для поддержания диалога. Здесь с разрешения автора приведено несколько карт. (За более подробной информацией обращайтесь на www.visualspeak.com)

Я вел группу, человек двадцать, работавшую с графической заготовкой. Приблизительно столько же работали с компьютерными программами, при помощи которых лидер группы мог соединять кластеры и строить большие диаграммы. Между тем Кристин Мартелл, которой принадлежит VisualSpeaks, разрабатывающая карты с картинками, работала с сотнями людей одновременно! Она предлагала воспользоваться колодой карт с картинками. Размеры карт были разные – от половины до целого листа бумаги, – и отображали они широкий спектр тем. Каждому из участников предложили задуматься о проблемах организации, а затем, опираясь на интуицию, выбрать картинки, которые соответствовали их пониманию организационных трудностей. Затем была «разыграна партия», в ходе которой были предложены комбинации карт, отражавшие возможное решение проблемы клиента. Эффективность процесса, созданного Кристин, заключалась в том, что она смогла вовлечь в работу так много людей. Трудность состояла в поиске за кратчайшее время лучшего варианта решения. Как вы увидите в следующем разделе, большие диаграммы и графические заготовки весьма эффективны для работы со сложными объемами информации; именно это требовалось во время эксперимента.

Нельзя отрицать, карты с картинками прекрасно вовлекают людей в работу. Учителя уже многие десятилетия используют карты в работе с детьми, это помогает разбить тему на составляющие, которые можно комбинировать и перекомбинировать. Карты таро использовались для гадания и для исследования собственного сознания еще в Средних веках. Кстати, Институт культуры с середины 1970-х работает с изображениями, и его новый подход включает иллюстрации, карты и другие техники, получившие название «Технология участия». Разработавшая эту методику группа работала с некоммерческими организациями в сфере межкультурных отношений, хорошо осознавая, что изобразительные материалы могут соединять людей и культуры.

Карты с картинками порой становятся поворотным моментом в диалоге, помогая группе решить проблему, если обсуждение застопорилось. Как я говорил, визуализация задействует оба полушария нашего головного мозга, причем зрительные образы воспринимает правое полушарие. Зрительное восприятие помогает выявить связи между объектами, хотя они могут казаться нам совершенно не связанными друг с другом. Но лучше всего иллюстративный инструментарий помогает завязаться диалогу, поскольку иллюстрации нуждаются в пояснении, а рассказывать о них можно по-разному!

ФУНКЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ ПО КЕННЕТУ БОЛДИНГУ

На конференции Международного форума экспертов по визуализации Вирджиния Гамильтон из Калифорнийского института развития трудовых ресурсов поделилась своим опытом работы с карточками с изображениями. Она привела цитату из книги Кеннета Болдинга «Изображение: Знания в жизни в обществе» (The Image: Knowledge in Life and Society? University of Michigan Press, 1956). Болдинг – один из создателей общей теории систем, а также автор множества публикаций по вопросам социальной психологии, экономики и междисциплинарной философии. Вирджиния изложила ряд предположений, высказанных Болдингом в отношении изображений и их пользы в работе над внедрением изменений, в истинности которых она убедилась.

1. Люди работают, опираясь на зрительные образы.

2. Зрительные образы управляют поведением.

3. Информация придает образам форму.

4. Зрительные образы поддерживаются ценностями.

5. Зрительный образ может измениться.

6. Измененный образ приводит к изменению поведения.