Текст книги "Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы"
Автор книги: Дэвид Сиббет
Жанры:
Деловая литература
,сообщить о нарушении
Текущая страница: 16 (всего у книги 24 страниц)
Идея использования заготовок графических панно для разработки планов выросла из сотрудничества с Hewlett Packard Labs, которая в 1990-х была, пожалуй, самой передовой бизнес-лабораторией в мире, привлекающей наиболее талантливых инженеров и считающейся самым престижным местом работы.
Джоэл Бирнбаум, знающий менеджер и предприимчивый инженер, работавший в разных отраслях, в том числе и в спорте, решил подойти с совершенно иных позиций к задаче объединения в интересах бизнеса 12 лабораторий компании HP. Исторически эти лаборатории могли вести самые авантюрные проекты, которые одновременно были и наукой в чистом виде, и представляли интерес для бизнеса. Но в области высоких технологий именно в секторе продуктов, которые требовали сотрудничества между лабораториями, конкуренция нарастала, и крупные фирмы стремились понять, что произойдет с лабораториями в процессе превращения их изобретений в крупные бизнес-предприятия. Джоэл Бирнбаум решил помочь ученым соединить возможности науки и бизнеса. Для осуществления замысла он привлек необычайно творческого менеджера по персоналу – Барбару Во, а также Шриниваса Сукумара, директора по стратегическому планированию. Они должны были найти подход к проблеме. Обдумав ситуацию, они пришли к мысли пригласить специалиста, чтобы фиксировать главную линию дискуссии, который, выслушав директоров лабораторий, мог бы показать аспекты, в которых их деятельность пересекается. Пройдя соответствующую подготовку, я получил эту работу, и команда Джоэла выразила желание использовать меня как «визуального слушателя» – посредника в дискуссии между лабораториями. В результате компания The Grove вышла на совершенно новый уровень профессионализма.
Визуализация выездных сессий в БристолеСАД ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ
Представьте технологические возможности в виде сада: почва – ключевые компетенции, корни – исходные технологии, концепции продукта, которые выливаются в ствол с ветвями идей, что приводит к росту продаж. А плоды – результаты соответствия технологических возможностей реальному спросу – самой вершине дерева.
Эта история потянула бы на книгу, поэтому сразу перейду к рассказу о том, насколько важную роль сыграли графические заготовки в нашей работе. Рабочие сессии шли в Бристоле, куда съехались сотрудники всех 12 лабораторий, их руководство, а также лидеры четырех центров компании; они должны были подготовить ежегодный отчет руководству. Меня пригласили в качестве эксперта визуального конспектирования. Им не нужно было, чтобы я направлял или координировал ход дискуссий. В конце концов они были лучшими умами компании. Но тем не менее полагали, что графическая визуализация их идей и отчетов будет не лишней.
Так и произошло. В первый день я визуально конспектировал презентации лабораторий, а затем предоставил участникам возможность сразу увидеть всю их работу. На следующий день они согласились применить творческий подход и создать карту их экосистемы. Джоэл поддержал идею во время предварительных бесед и счел, что для выездной сессии этот метод вполне приемлем. Задуманный мной визуальный инструмент выглядел как рисунок, приведенный на этой странице! Я провел опрос группы и попросил их определить, в каком месте возникают законченные рисунки «деревьев». Группа быстро включилась в работу, и через час они «вырастили» 16 деревьев. Я нарисовал их разного размера, основываясь на том, насколько уверенно люди выдвигали те или иные идеи.
Затем попросил группу создать таблицу, отображающую пять тем, которым следовало бы уделить внимание в оставшееся время. Были созданы шесть таблиц, результаты которых мы разместили на панно, и скоро выявили несколько тем, которых все хотели обсудить.
Создание заготовки для стратегического планированияГРАФИЧЕСКИЙ ПЛАН ДЕЙСТВИЙ
Эта заготовка – графический план действий компании The Grove – стал первым элементом Group Graphics. В этом формате характеризуется цель или видение (справа), затем ресурсы, необходимые для работы (слева), а также стратегии (в стрелке посередине). Все это движется по пересеченной местности трудностей на колесах – факторах успеха, состоящих из согласованных принципов работы и поведения.
И тут я загнал себя в угол. Координатор им был не нужен, однако контакт с группой был установлен, а я, откровенно говоря, не подумал об этом заранее, решив, что буду просто графически фиксировать их работу. Хотя знал, что им потребуется поддержка в организации групп. Поэтому в очередной раз я положился на их память и набросал заготовку, приведенную на этой странице. Заготовка им понравилась. К тому времени заготовки у меня были, и я использовал их, чтобы обозначить исходную структуру на листе бумаги. В ситуации с HP структура должна была быть эксплицитной.
Через два часа пять небольших групп нарисовали пять больших схем, причем создали их инженеры. И скоро стало ясно, что среди них есть 3–4 идеи, имевших высокую степень релевантности моменту; это было видно по тому, насколько полно группа смогла изобразить их сущность.
На что способны плоттерыГруппа пришла в такое возбуждение, столкнувшись с методом визуализации, что им захотелось продолжить работу. Я снова положился на импровизацию. «Почему бы вам не создать ваши презентации для высшего руководства на больших панно, а не на слайдах? – предложил я. – Вы можете показать, на что способны ваши плоттеры, и даже создать небольшую демонстрационную площадку, которая позволит вам добиться от людей более высокого уровня взаимодействия и вовлеченности в работу».
Идея им понравилась, как и то, что каждая презентация будет сведена к трем графическим панно. Первое панно должно было стать картой контекста и содержать всю информацию, которую должны были знать все, чтобы понимать суть дела. Второе – картой видения потенциальных преимуществ с точки зрения бизнеса. Третье – общий план действий, показывающий, как реализовать открывшиеся возможности.
Команды использовали стикеры, чтобы зафиксировать реакцию руководства прямо на больших диаграммах. Они действительно распечатали их на плоттерах, взяв за основу мои рисунки для каждой идеи и добавив к ним цифры и текст. В ходе процесса возникло несколько важных идей:
• Топ-менеджмент участвовал в обсуждении втрое активнее, чем обычно.
• Возник новый бизнес, связанный с использованием сенсорных и цифровых технологий.
• В ходе работы другие подразделения компании освоили метод визуализации.
• Я узнал, что графические заготовки могут быть использованы в стратегическом планировании, даже если в группу входят интеллектуалы очень высокого уровня.
«Остальные тоже должны рисовать…»ПРЕЗЕНТАЦИЯ НА БОЛЬШИХ ПАННО
Директоры HP Labs осознали, что работа на больших панно, расположенных в виде панорамы, повышает участие топ-менеджмента в обсуждениях в три раза по сравнению со слайд-презентацией. Три таких панно позволяют увидеть всю панораму бизнес-возможностей.
В это время к нам в компанию перешел Эд Клаассен, оставив место директора отдела тренингов и развития в SRI International в Пало-Альто. Он был опытным консультантом и экспертом визуализации, но рисовать не любил, чистый лист бумаги его обескураживал. Он спрашивал: «Почему бы не сделать так, чтобы все могли визуализировать на больших панно?» Сочетание успеха проекта в HP и настойчивости Эда привело нас к идее сформировать стратегическую модель визуализации и ее базовые графические заготовки. Я работал с Робом Эскриджем, партнером The Grove, который построил устойчивую модель стратегического планирования, документация к которой была разработана нами в графическом виде. По мере того как эта модель стала использоваться The Grove, мы осознали, каким образом предоставить специалистам по планированию, максимально удобный инструмент, который в основном опирался на аналитику, историю (поскольку при составлении плана вы можете учитывать только прошлое), а также формирование видения.
Мы также знали, что организации должны интегрировать целый спектр стилей мышления, начиная с того, как мыслят люди, обладающие обостренной интуицией и четким видением, заканчивая прикладным, функциональным мышлением. Поэтому мы представили процесс планирования как непрерывный цикл освоения информации, который учитывал прошлое и будущее, указывая на то, что нужно сделать в настоящем. Цикл учитывал интуицию, ощущения, мышление и восприятие участников процесса – эти аспекты были проиллюстрированы маленькими символами на левой стороны модели.
Здесь мы не будем подробно останавливаться на теме стратегического планирования, но все же успех подхода весьма поучителен в плане использования графических заготовок для самых различных рабочих встреч с применением метода визуализации коллективного интеллекта.
Графические заготовки для визуального планированияСТРАТЕГИЧЕСКОЕ ВИДЕНИЕ
Strategic Visioning™ – модель для выстраивания последовательности графических заготовок для планирования. Подробнее см.: www.grove.com.
Ниже я приведу описание Graphic Guides®, которое широко использовалось для визуального планирования в компании The Grove, причем рассмотрю каждую разработку так, чтобы вы сразу могли понять принципы использования или нашли нечто полезное для своих работ и получения столь же эффективных результатов.
Пожалуйста, имейте в виду, что все эти разработки защищены авторскими правами и могут воспроизводиться только с разрешения правообладателей. Их все можно приобрести в магазине компании The Grove по адресу www.grove.com.
Итак, планы, для которых можно использовать Graphic Guides®:
• план формирования новой команды;
• ежегодный бизнес-план;
• стратегическое планирование;
• планирование работы с персоналом и управление компетенциями сотрудников;
• маркетинг и стратегии продаж;
• изменение структуры организации.
Заготовки для ориентирования и планирования процессовПРЕИМУЩЕСТВА ВИЗУАЛЬНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ
• Всем видно, что вы подготовились.
• Графическая заготовка помогает прояснять выдвигаемые предположения визуально.
• Фиксация информации показывает, что говорящий был услышан.
• Категории графической заготовки помогают организовать ход обсуждений.
• Диаграммы могут висеть на стене в течение всей встречи, предлагая тем самым панорамный взгляд на ситуацию, в особенности если они выстроены в определенном порядке.
• Если вы используете стикеры, заготовка выполняет функцию игрового поля, на котором можно проигрывать сценарии типа «что если».
• Вы можете сфотографировать диаграммы и помочь людям вернуться к тому, что обсуждалось на встрече.
Многие из описанных выше инструментов могут быть использованы дизайнерскими командами, которые готовят процесс планирования. За основу можно взять простую заготовку, которую мы называем «Руководство по началу встречи». Она была создана во время работы на международных проектах – тренингах для крупной компании, выпускающей товары широкого спроса, персонал которой нуждался в простом, но действенном руководстве для проведения рабочих встреч. Руководствуясь опытом, мы выделили четыре аспекта, необходимых для продуктивной работы группы: планируемые результаты, повестка дня, распределение ролей и правила. Эти четыре категории были названы OARR (по первым буквам английского варианта этих категорий). В переводе это означает «весла» – они необходимы, чтобы путешествовать по реке – рабочей встрече. Поэтому мы и говорим: все, что нужно сделать, – это «взяться за весла». На основе этой метафоры мы построили графическую заготовку. Опыт показал, что наш метод стал распространяться подобно вирусному заболеванию: люди не только использовали его, но и стали рассказывать о нем другим, в результате он стал стандартом для начала рабочих встреч.
Четко осмыслить все четыре аспекта (планируемые результаты, повестка дня, распределение ролей и правила) можно и при помощи средств визуализации, и без них. Это следует делать в начале любой встречи. Но все же лучше сначала согласовать эти аспекты с теми, кто будет играть ключевую роль во время встречи. Таким образом, свое место в дискуссии найдут все.
Изучите список преимуществ графических заготовок. Они особо подходят для заготовки «Сплав по реке на плоту», разработанной для начала встречи. Если такая заготовка висит на стене на протяжении встречи, это помогает людям сконцентрироваться на предмете обсуждения.
Графические заготовки для построения обратных перспективGRAPHIC GUIDES® КОМПАНИИ THE GROVE
«Сплав по реке на плоту» – инструмент для проведения рабочих встреч по схеме:
• планируемые результаты;
• повестка дня;
• распределение ролей;
• правила.
Если вы хорошо продумали все эти четыре категории, встреча будет более продуктивной.
Обратная перспектива имеет отношение к вашему прошлому и урокам, которые можно из него извлечь. Процесс построения любых планов лучше начать с истории о том, как вы оказались в данной ситуации, и визуализировать эту историю на графическом панно, используя временную шкалу. Как вы помните, встречу можно представить как реку, а временная шкала будет ее течением, так что ваш взгляд назад – обратная перспектива вашего путешествия.
Создавать графическую историю вы можете схематично или, напротив, фиксируя каждую деталь; все зависит от того, насколько глубоко вы хотите вовлечь присутствующих в этот процесс. Визуализация истории помогает людям почувствовать, что их участие имеет ценность, а кроме того, позволяет свободно скользить по шкале времени в обоих направлениях. Графические истории помогают людям увидеть целиком весь сюжет, представленный как путешествие или процесс, о чем я писал выше.
На выездных тренингах Leadership Experience компании Apple, о которых я рассказывал, мы обращались к истории исследования, проведенного Омаром Эль Салвеем в Калифорнийском университете, посвященном восприятию времени менеджерами. Рассказывают, что он инструктировал контрольную группу из 15 человек, которые должны были описать историю своего профессионального роста, а другую группу из 15 человек – описать свое профессиональное развитие в будущем. В среднем те, кто писал о прошлом, описывали последние 15 лет, а те, кто прогнозировал будущее, заглядывали в него только на 5 лет. При этом, когда группы поменялись местами, группа будущего также заглянула в прошлое примерно на 15 лет, а вот группа прошлого заглянула в будущее на 15 лет! Так что опыт осмысления продолжительных отрезков времени помогает расширить область воображения. Такой метод весьма полезен при построении стратегии и видения. Мне это напоминает софтбол: подающий закручивает мяч так, что он летит через всю площадку.
Методы графического представления историйКАРТА КОНТЕКСТА GRAPHIC GUIDES®
Все графические заготовки компании The Grove, а также их руководства для лидеров можно приобрести на сайте www.grove.com. Эти материалы защищены авторскими правами, поэтому ими нельзя пользоваться без разрешения. Но вы можете подчерпнуть полезные идеи для своих разработок.
Ниже приведены способы графической фиксации историй при минимальном использовании рисунков.
• Панно с граффити. Нарисуйте на панно временную шкалу и раздайте маркеры. Попросите присутствующих припомнить важные события в истории организации и отметить их на шкале при помощи текста или рисунков. Следующие 30 минут люди будут толпиться около панно, что-то обсуждать и обдумывать. Затем они должны вернуться на места и объяснить, что они создали, прямо от начала шкалы.
• Стикеры. Отметьте место, когда вы включились в работу организации. Нарисуйте временную шкалу, равную периоду, в которое разворачивалась ваша история; обозначьте годы. Затем попросите каждого взять стикер, написать на нем свое имя и приклеить на год прихода в фирму. Начните со старых сотрудников, попросите их рассказать, как организация работала в те годы, и так пока каждый не расскажет о себе. По ходу делайте краткие пометки на шкале. Помните, что на рассказ времени уходит больше, чем вы планировали. Такие истории всегда очень интересны.
• История в виде коллажа. Используйте процедуру, к которой мы прибегли, когда работали с сотрудниками Agilent Technologies. Участники встречи должны принести какие-нибудь предметы, связанные с проектом. Это могут быть слайды, брошюры, логотипы, фотографии и т. п. После того как они будут соотнесены с временнóй шкалой, группа создает историю.
• Панно результатов и критерии успеха. Попросите людей взять стикеры и отметить на временной шкале ключевые моменты, когда организации удалось добиться успеха или достичь исключительных результатов. Возможно, вам потребуются стикеры разных цветов. Идите с начала и дайте людям возможность рассказать о том, что они написали на стикерах, о динамике организации и сопутствующих событиях. Делайте краткие пометки в ходе обсуждения.
• Карты историй. Однажды из-за больших объемов продаж группа дизайнеров решила, что у них нет времени создавать интерактивную историю для совещания. Поэтому мы предложили небольшой группе нарисовать графическую историю на листе бумаги во всю стену еще до начала совещания, а затем повесить это панно в зале, где проходил завтрак. Так как у каждого участника был именной бедж, мы во время завтрака попросили их поставить на графике свои имена. Мы знали, что таким образом люди быстрее познакомятся и смогут начать обсуждение еще до начала встречи.
Важность мониторинга факторов внешней средыКОГДА ВЫ ПРИШЛИ?
Простой график, в котором по вертикальной шкале отложено либо количество сотрудников, либо размер прибыли, а по горизонтальной – годы, отражающий этапы привлечения к работе новых сотрудников. Заготовка позволяет прекрасно организовать любую встречу, на которой должны рассказывать истории.
При составлении планов всегда важно видеть картину в целом, включая внешние факторы и силы. Именно в такой ситуации желательно провести рабочую встречу с использованием больших панно, иллюстрирующих внешнюю среду. Такие панно называются «картами контекста» или картами движущих сил. Карты представляют собой панно с кластерами без линий связей между ними. Хороший пример этой карты приведен в главе 6. Многие консультанты при анализе окружающей среды пользуются флипчартами, исписывая лист за листом, от чего вскоре начинается информационный «шторм», когда никто ничего не может понять. Если свести все эти листы в графической заготовке, уровень хаоса будет существенно ниже, а кроме того, люди смогут глубже осмыслить разбираемые категории, а также взаимоотношения между ними.
Ниже приведены другие способы анализа факторов внешней среды, которые вы можете использовать:
• Уточнение категорий. Речь идет о вычленении наиболее релевантных аспектов, которые следует обсудить в ходе анализа изменений внешней среды с учетом их зависимости от того, чему посвящен процесс планирования. Такой подход помогает осознать, какие категории считать наиболее общими. На графических заготовках компании The Grove даны наиболее часто встречающиеся категории, которые можно использовать как отправные точки для анализа. Заметьте также, что две области оставлены без названий.
• Родственные схемы. Вы можете строить карту контекста при помощи стикеров, а затем свети их в кластеры. Этот способ описан в главе 7, посвященной стикерам.
• Небольшие группы и прогулки по галерее. Участников крупных конференций по планированию, как правило, делят на небольшие группы, что позволяет быстро построить карты контекста. Разные группы сосредотачивают свои усилия на различных аспектах, но в целом они смогут идентифицировать большинство факторов. После того как карты контекста составлены, попросите людей совершить «прогулку по галерее» карт, чтобы выбрать наиболее важные темы, а затем попросите их обменяться мнениями относительно того, какие силы и факторы они увидели. При этом кто-то должен свести в единую карту контекста то, что они будут обсуждать. Материал, прошедший обсуждение сразу в нескольких группах, вызывает больше доверия. (Более подробно см. далее)
• Концентрация на отдельных темах. Каждая небольшая группа рассматривает свой аспект окружающей среды и выступает с отчетом. Этот способ подходит в тех случаях, когда вы хотите распределить по группам специалистов разных сфер.
• Найдите пропущенное звено. Небольшая команда создает карту контекста до начала рабочей встречи; затем вы предлагаете группе выступить с критикой и найти пропущенные звенья. Это помогает, когда группе необходима поддержка в осмыслении предложенного сюжета и тех его аспектов, о которых участники группы ничего не знают.
• Отчеты по результатам исследований. Команда интервьюируют потенциальных клиентов и других людей в данной области, после чего создает отчет, используя графическую заготовку карты контекста.
МАТРИЦА СТРАТЕГИЧЕСКОГО ПЛАНИРОВАНИЯ
Полная версия диаграммы приведена в главе 7, где иллюстрируется использование стикеров-точек, когда матрица заполнена. Такой анализ может быть проведен и на флипчарте. В этом случае вам понадобится поставить флипчарты таким образом, чтобы все могли видеть стрелки, указывающие на взаимоотношения между ячейками матрицы. Но даже в случае с этой заготовкой вам понадобятся дополнительные маркерные доски для обозначения проблем и возможностей.
