Текст книги "Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы"

Автор книги: Дэвид Сиббет

сообщить о нарушении

Текущая страница: 13 (всего у книги 24 страниц)

Клавиатура, образ, которой я использовал в качестве метафоры в этой главе, в сущности опирается на наши знания о музыке, импровизации, но применительно к динамике проведения встречи. Если у вас есть хоть какой-то музыкальный опыт, вы незамедлительно поймете главную идею: зная основные форматы, можно создавать любые «произведения».

Метафора может быть подобрана к любому из разбираемых здесь форматов представления данных:

• постер может выглядеть как большая замочная скважина;

• список можно нарисовать в виде рулона с бахромой;

• кластеры могут выглядеть как попкорн или маленькие облачка;

• сетку координат можно представить как экран или несколько полей на ферме;

• диаграмма может быть деревом, паутиной или речной системой.

Работая с метафорами, важно осознавать, что они коренятся в культуре и опыте участников встречи. Так что могут как способствовать, так и воспрепятствовать пониманию важных вещей. Именно поэтому необходимо работать на нескольких панно в разных форматах.

МЕТАФОРЫ ПУТЕШЕСТВИЯ

Для планирования хода работ помогает метафора путешествия: проект продвигается к конечной цели. При создании более сложных планов можно «путешествовать» по суше, по морю, по воздуху – в зависимости от сложности каждого этапа работ. Подобного рода рисунки помогают хорошо осмыслить весь ход работ.

ТРАНСПОРТНЫЕ МЕТАФОРЫ

Это панно было создано членами городского совета, когда их попросили сравнить их организацию с кораблем или лодкой. Было сформировано несколько групп, и каждая создала свой рисунок. Сравнивая их, они не без доли юмора смогли понять, что работает, а что нет. Метафоры можно привлекать и для формирования видения: группы выбирают организации, машины, растения или животных, которые позволяют им увидеть образ будущего. Изображения также помогают при обсуждении деликатных вопросов и крупных проблем.

МАНДАЛА

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

• Схема расположения участников семинара

• Определение видения

• Ментальные модели

• Круговые диаграммы для финансистов

• Радиальные диаграммы для анализа множественных факторов

• Диаграммы-мишени, демонстрирующие центр концентрации усилий

• Карты в форме созвездий

НЕДОСТАТКИ

• Трудно интерпретировать

• Иногда невозможно найти единство аспектов проблемы

• Сложно вписывать слова в круг

Мандала Образ единства

Если вы желаете помочь группе осмыслить предмет в целом и хотели бы это сделать, рассматривая каждый аспект непредвзято, то образ круга, который содержит в себе мандала, будет наиболее подходящим. Слово «мандала» на санскрите означает архетип («то, что все знают»), и образ круга выступает как наиболее универсальный. Форму круга имеют свитки в тибетских храмах, колеса целителей у индейцев Америки и солнечный календарь племени майя. Круг представляет собой самую распространенную форму для иллюстрации ментальных моделей, распределения финансов и является основой радиальных диаграмм.

В организационной работе мандала часто используется для представления интегрированных моделей процессов изменений, для характеристики принципов управления или создания портрета команды. Как сложный формат мандала может включать более простые форматы.

• Это могут быть списки и кластеры, расходящиеся от единого центра, словно созвездия.

• Или координатная сетка, напоминающая мишень для игры в дартс.

• Или диаграмма.

• А может представлять собой рисунок земного шара.

Ричард Хекборн, возглавлявший в 1990-х подразделение лазерных принтеров компании HP, позднее ставший членом правления, как-то раз заглянул на семинар, посвященный рисованию в группах, как раз в тот момент, когда я рассказывал о клавиатуре Group Graphics®. Мы увиделись через месяц, и он показал мне рисунок, который включал в себе все компоненты компьютерного подразделения компании HP в виде концентрических кругов. «Вы сказали, что мандала – самый сложный графический формат, и я вам поверил». Вот вам пример, насколько эффективным может быть знание клавиатуры Group Graphics®.

ПОРТРЕТ КОМАНДЫ

Прекрасный способ начать командную работу или семинар – указать каждого из присутствующих на круговой диаграмме и рядом с именем написать сведения об этом человеке. Это должны быть те данные, которые члены группы хотели бы знать друг о друге. Не спешите, точно записывайте все имена и информацию, которую каждый сообщает о себе. Такой формат знакомства говорит группе: «Мы – единое целое».

ЦЕЛИ

Планы и стратегии, как правило, направлены на достижение каких-то целей, которые можно описать следующими словами: точно определенные, измеримые, выполнимые, адекватные и своевременные. На иллюстрации цель состоит из категорий трех уровней; она позволяет группе рассмотреть различные аспекты того, чего необходимо добиться.

ДУГА РАЗВИТИЯ

Описывая процесс эволюции, Янг использовал модель, состоящую из семи стадий, отражающих развитие от состояния свободы к большему ограничению и вновь к состоянию свободы. Он назвал ее дугой развития. Полностью теория изложена в его основополагающей работе «Рефлексирующая вселенная» (The Reflexive Universe, Delacourt Press, 1976).

Создание клавиатуры

Разрабатывая клавиатуру Group Graphics, я опирался на работу Артура Янга о принципах работы самоорганизующихся систем. Если вам не нравится теоретизирование, пропустите этот раздел и перейдите к знакомству со способами использования клавиатуры в ходе встреч. Но если вы не прочь углубиться в теоретические дебри, то можете познакомиться с одной из самых лучших теорий, лежащей в основе устройства графической клавиатуры.

Эволюционные процессы наука рассматривает как усложнение и совершенствование средств развития. Исходя из этого, растения достигли большего, чем кристаллы или минералы, животные обогнали в своем развитии растения, а люди – животных.

Артур Янг обращал внимание студентов на то, что минеральный мир зиждется на строительных блоках молекул, атомов, фундаментальных сил и света. Янг, математик и физик, получил образование в Принстоне и любил объяснения, которые снимали множество вопросов путем выделения простейших элементов. Он показал, что сложные природные объекты – системы – возникли из сочетания простейших подсистем.

Описывая процесс эволюции, Янг использовал модель из семи стадий, отражающую развитие от состояния свободы к большему ограничению и вновь к состоянию свободы. Свет, свободный, как и все в природе, может стать силой как отрицательной, так и положительной, когда его притягивает электрон или протон. Они становятся атомами и начинают двигаться вокруг центра – этот феномен можно даже выразить соответствующим числом. Атомы, связываясь между собой, становятся молекулами – так построен наш физический мир.

Метафорически я могу рассматривать списки как фиксацию потоков информации во время дискуссии, сопоставляя их с определенной последовательностью разнонаправленных информационных сил. Стикеры представляются мне атомами, а координатные сетки – молекулами кристаллов. Метафорические изыски подобного рода строгой наукой не принимаются, но Янг поощрял студентов развивать именно такой способ мышления, поскольку верил, что вещи, объединенные по принципу внешнего подобия, представляют собой единство в развитии. Этот способ напоминает восприятие музыки, в котором играют роль обертона и гармония.

Остальные части клавиатуры вполне адекватны этой метафоре, поскольку в схеме эволюции мир растений, животных, людей имеет материальную форму, а процесс развития создает зримые структуры.

Ветвящиеся структуры – архитектура мира растений

Ветвящиеся информационные структуры отражают то, как информация передается в биологическом мире. Наше понимание становится глубже по мере того, как мы добавляем все новые и новые отростки к первоначальной идее. Янг указывает, что, начиная с ДНК, мир растений основан на ветвящихся структурах.

Занимаясь проблемами развития организаций, я осознавал, что некоторые авторы органических теорий, подобно Людвигу фон Берталанффи, были ботаниками, занимающимися изучением живых систем. Один из созданных ими инструментов – диаграмма причинно-следственных связей; с ее помощью они могли зрительно представить себе отношения между элементами в экосистемах. Питер Сенге и его коллеги из Массачусетского технологическом института и Innovation Associates одними из первых занялись популяризацией такого способа мышления. Так возникло Общество организационного обучения, а Сенге написал книгу «Пятая дисциплина» (The Fifth Discipline) – классический труд, посвященный самообучающимся организациям. В середине 1980-х гг. Сенге работал консультантом в San Francisco Foundation, который был одним из моих клиентов. Мартин Пейли, в то время исполнительный директор фонда, входил в группу лидеров, которая была создана для испытаний применения системного мышления в работе организаций. Мартин пригласил Innovation Associates в фонд, и все сотрудники, включая меня, приняли участие в обучающих семинарах по системному мышлению.

И как вы думаете, чем мы занимались на первом семинаре? Созданием диаграмм! На тот момент я уже активно внедрял метод рисования в группах в работу организаций и был восхищен, насколько эта техника необходима для понимания того, что происходит с акциями и финансовыми потоками, а также с положительным и отрицательным подкреплением. Такой тип мышления подразумевает фиксацию на панно различных аспектов, а затем (и только затем!) поиск связей между ними. У меня уже был опыт построения таких диаграмм с Coro Fellows. И тогда я осознал, что люди называют системным такое мышление, которое предполагает попытку разобраться в том, как все работает в действительности, не опираясь на собственный опыт. На некоем глубинном уровне самоорганизующиеся системы работают как живые, динамично развивающиеся организмы, и их вполне можно соотнести с миром растений.

Я пришел к осознанию того, что люди называют системным такое мышление, которое предполагает попытку разобраться в том, как все работает в действительности, не опираясь на собственный опыт. На некоем глубинном уровне самоорганизующиеся системы работают как живые, динамично развивающиеся организмы, и их вполне можно соотнести с миром растений.

Я пришел к идее создания клавиатуры, когда увидел это сходство в других «ветвящихся» графических форматах, которые использовались как инструменты визуализации организационных процессов. Вот некоторые их них:

• карты критического пути: показывают связь между задачами в ходе сложных проектов;

• карты историй: демонстрируют поступательное развитие технологии от одной версии к другой;

• схемы организации: используются для формальной демонстрации отношений в компании;

• диаграмма «рыбий скелет»: нужна для анализа источника проблем в целях улучшения качества процесса;

• интеллект-карты: иллюстрируют связанные между собой идей – в настоящее время входят как опция во многие программные приложения;

• карты процессов: диаграммы, показывающие ход встречи.

СКВОЗЬ ПРИЗМУ МЕТАФОРЫ

При взгляде на рисунок, «относящийся к чему-то», вы ассоциативно соотносите графическую метафору с тем, что уже знаете. Чем больше эффект узнавания, тем более яркой кажется вам метафора. У этого метода есть один побочный эффект: следует помнить, что метафора – вещь, которая не существует в действительности.

Открытие ключа к «рисункам»

Когда я занимался разработкой клавиатуры Group Graphics, меня настолько поразила разница между постером, списком, кластером, сеткой координат и диаграммой, что захотелось, чтобы и клавиатура была выполнена столь же четко. Изначально я полагал, что панно с клавиатурой будет отображать эволюционный скачок от растений к животным в виде графика хода процесса. Но такой график, в сущности, представляет собой координатную сетку, по одной из осей которой откладывается время. Никакой разницы между элементами клавиатуры не возникало. Тогда я вернулся к своей основополагающей гипотезе о том, что подлинной анимационной силой обладают отношения между элементами, а не панно. Таким образом, если мы добавляем графическую метафору к любому панно, взаимодействие между зрителем и предшествующими панно переходит на новый уровень. Панно действительно приобретает анимирующее свойство: зритель проецирует свой опыт в простые линии, указывающие на графическую метафору. Эту основную форму я назвал «рисунки».

Как мы говорили, графические метафоры привносят богатство смысла, однако зритель должен быть знаком с метафорой на своем опыте. Если это условие не соблюдается, возникают две неясности: во-первых, сама метафора; во-вторых, то, что она призвана объяснить. Именно поэтому следует знать, какой опыт в отношении метафор имеют участники встречи или вся группа. Есть четыре типа метафор, известные во всем мире.

• Ландшафтные метафоры. У всех есть опыт общения с природой, все знают, что земля внизу, небо наверху, а между ними то, что мы называем погодой. Использование этой метафоры понятно решительно всем.

• Метафора путешествия. Многие представляют процесс планирования в виде путешествия. Мы находимся здесь и хотим куда-то попасть – вот наша конечная цель. И строим хронологическую шкалу – планируем путешествие. Фиксация плана выполнения работ при помощи такой шкалы доступна всем, поскольку эта метафора – универсальная.

• Транспортная метафора. Люди водят автомобили, пользуются автобусами и поездами, именно поэтому организацию удобно сравнивать с транспортным средством. Одно транспортное средство не похоже на другое, так что этот формат дает нам большое богатство выбора при исследовании моделей.

• Человеческие метафоры. При сравнении одного типа организации с другим, возникают огромные возможности для визуализации. Думаете ли вы о бизнесе как о спорте, фермерстве, инженерном деле, ведении войны или семье? Все эти типы метафор могут помочь вам организовать информацию на панно.

ЭВОЛЮЦИЯ ГРАФИЧЕСКИХ ПРОГРАММ

В сущности, венцом эволюции графических программ, разработанных Apple, можно назвать клавиатуру Group Graphics.

• В начале был MacPaint – в нем можно было обрабатывать один рисунок.

• Затем был создан MacWord – в нем можно было создавать списки.

• MacDraw уже позволял работать с кластерами!

• Для выживания бизнесу потребовалась Excel – программа, основанная на сетке координат.

• MacProject и Omnigraph поддерживали создание диаграмм и могли представлять их в виде таблиц, кластеров или списков.

• PageMaker и PowerPoint подключили анимацию при переходе от слайда к слайду, а позднее и реальную анимацию.

Сначала круговых диаграмм не было ни в одном интерфейсе, за исключением отдельных панелей управлений, радиальных диаграмм и систем искусственного интеллекта. Сегодня такие программы, как The Brain, могут построить данные вокруг центральной темы одним кликом мыши. Интересно, что новый iPad, наделенный интерфейсом, взаимодействующим с облачными средами, практически достиг интеграции всех основных графических форматов восприятия данных.

Замыкая круг

С самого начала работы над клавиатурой Group Graphics круг был связан для меня с единством и целостностью. Но меня беспокоил тот факт, что круг слишком легко нарисовать, особенно если вы действуете рукой как циркулем. Но при этом я осознавал, что, согласно исходной гипотезе об «отношениях», представлять информацию как нечто цельное – весьма сложная аналитическая задача.

Вписать текст в окружность на экране компьютера долгое время оставалось трудной технической задачей, и этот формат изначально никогда не использовался. Вместе с тем я заметил, что в своей эволюции компьютерные программы в точности повторили все структуры разработанной мною клавиатуры. И тогда я осознал, что мне удалось открыть способ мышления, который еще долго будет применяться на практике.

10. Решение проблем
Мертвые точки и острые углы

В начале 1970-х гг. компания Interaction Associates занималась ведением проектов и называлась Tools for Change – ее офис располагался неподалеку от Coro Fellowship. Interaction Associates получила грант Carnegie Foundation с целью проанализировать, могут ли учителя применять методы решения проблем, которые используют дизайнеры, архитекторы и люди других творческих профессий. По результатам работы обычно издавался буклет, в котором рассматривались десятки стратегий, что особо влияло на нашу работу для Coro Fellowship. В каком-то смысле метод визуализации коллективного интеллекта зародился в ходе решения проблем визуального плана в дизайне и архитектуре.

Природа проблем состоит в следующем: что-то не работает как надо. Например, большой разрыв между ожиданиями и действительностью; нужная вещь, которая внезапно сломалась, чего вы совсем не ожидали. Ошибка в программном коде, шторм, нарушающий расписание движения транспорта, или нехватка средств на наем новых сотрудников. Катастрофа или просто какая-то мелочь – все проблемы исходят из единого источника: реальность не оправдывает наших ожиданий.

Для рабочих встреч, посвященных разрешению проблем, визуализация коллективного интеллекта оказывается весьма эффективным инструментом. Неслучайно дизайнеры, архитекторы и инженеры – люди, решающие проблемы, – используют визуализацию. В этой главе речь пойдет о самых проверенных и действенных способах ее применения. Начнем с простой ситуации: нужно, чтобы группа поняла суть проблемы.

Проблемы. Данность и осмысление

В 1950-х гг. Уильям Гордон, исследователь Arthur D. Little Invention Design Unit, разработал систему мозгового штурма и решения проблем с использованием малых групп, фиксации дискуссий и умелого применения метафор. Система называлась Synectics. Этой методикой пользуются по сей день, и, как и многие другие эффективные подходы, она стала частью мейнстрима.

ПЯТЬ ВОПРОСОВ

Традиционный инструмент, используемый журналистами при написании статей. Этот набор вопросов позволяет понять проблему.

Метод состоит в следующем: прежде чем решать проблему, необходимо ее понять! Кажется, это очевидно. И тем не менее слишком много рабочих встреч начинается с того, что люди предлагают решение проблемы, прежде чем подумать и проанализировать, в чем, собственно, дело.

Самый просто способ понять проблему – попросить описать, в чем она состоит, и зафиксировать это на флипчарте. Если вы коммерсант, то вашего потенциального клиента можно вовлечь в дискуссию о том, как он видит стоящие перед ним трудности. Для многих людей термин «трудности» – синоним слова «проблемы». Если вы учитель, описывающий ученикам проблему, попросите их задать вопросы, прежде чем рассказывать, как она решается.

Естественно, существуют и другие способы обращения к группе, чтобы понять, в чем заключается проблема. Ниже я описываю инструменты, входящие в клавиатуру Group Graphics. Вы увидите, что все форматы, о которых я говорил в предыдущей главе, представляют собой разные способы рассмотрения одной и той же информации, поэтому использование каждого из этих форматов позволит увидеть разные аспекты одной проблемы. Ниже приведены подходы, которые используют люди, занятые решением проблем в рабочих группах.

• Изучение изображений. В главе 8 я рассказал, как набор карточек с картинками может быть использован в диалоге о проблемах, важных для организации. Такие карточки можно использовать и для решения более простых проблем. Попросите людей рассмотреть набор карт с картинками, и пусть каждый возьмет ту, которая в его понимании наилучшим образом отражает проблему. Затем попросите поделиться тем, что они увидели, и запишите их идеи.

• Пять вопросов. Когда я постигал репортерское искусство в школе журналистов, нас учили задавать пять вопросов: кто, что, когда, где и как. Вопрос «Почему?» задавать не советовали, поскольку он предполагал интерпретацию и уводил в сторону от фактов. (Этому методу мы учили и будущих специалистов по связям с общественностью в рамках программы Coro Foundation, чтобы они умели проводить интервью, изучая работу правительства.) Ответы, относящиеся к проблеме, можно представить либо списком, либо зафиксировать при помощи стикеров или кластеров.

• Диаграмма Парето. Команды, занятые контролем качества, должны исследовать все случаи повторяющихся проблем, а затем создать диаграмму, по одной оси которой откладываются виды проблем, а по другой – частота их возникновения. Наиболее частые проблемы помещаются на диаграмме слева. Диаграмма визуально демонстрирует, в чем состоит основной набор вопросов. Применив пропорцию 80/20, вы увидите, что 80 % вопросов могут быть разрешены устранением 20 % самых серьезных проблем. (Эта диаграмма, как видите, представляет собой координатную сетку.)

• Диаграмма «рыбий скелет». В эпоху движения за тотальное качество, развернувшееся в 1970–1980-х гг. (которое повлекло за собой возникновение тренингов по улучшению качества), стала популярной диаграмма «рыбий скелет», при помощи которой анализировали причины возникновения проблемы. Ее также называют диаграммой Исикавы, по имени ее японского изобретателя. Рисунок действительно напоминает рыбу, голова которой представляет проблему, а кости – составные элементы проблемы. (В главе 9 есть иллюстрация.) Анализируя проблему, можно организовать мозговой штурм, в ходе которого построить «скелет», и таким образом найти корневую причину проблемы. При определении сбоев подобного рода анализ особенно результативен.

• Навязанная метафора. Если вы хотите использовать для решения проблемы рисунок, один из способов – навязывание метафоры. Предложите группе представить проблему в виде чего-то, совсем на нее не похожего. Если групп несколько, они могут сравнить результаты. Я уже рассказывал историю о чиновниках из Ванкувера, которые должны были сравнить свой город с каким-нибудь транспортным средством, а также о менеджерах сети продуктовых магазинов, которые при помощи метафор должны были определить, как будет выглядеть их бизнес в будущем.

• Пять почему. Этот подход напрямую относится к вопросу о том, почему люди полагают, что проблема существует и из-за чего она возникла. В этом случае можно использовать мандалу, фиксируя ход обсуждения, используя маркеры или стикеры. Если кто-нибудь из присутствующих скажет: «Проблема в том, что зарабатываем слишком мало» – можно спросить: «Почему?» Или скажет: «У нас упали продажи». Вопрос тот же: «Почему?» «Наши агенты по сбыту не могут найти новых клиентов». – «Почему?» – «У нас не ведутся работы по поиску потенциальных клиентов на новом рынке». – «Почему?» – «Агенты по сбыту оцениваются по количеству звонков клиентам, а не по количеству звонков новым клиентам. Звонить старым клиентам проще». Этот метод может помочь группе провести очень интересный анализ.

ДИАГРАММЫ ПАРЕТО

Для улучшения качества рекомендуется отслеживать число конкретных проблем, возникающих на производстве, и построить диаграмму, на которой наиболее частые проблемы отражены на графике слева. Это наглядно показывает коренные причины неэффективности.

ПРАВИЛА МОЗГОВОГО ШТУРМА

Цель мозгового штурма – собрать максимальное количество идей в ходе работы, не отвергая и не осуждая те, которые, как кажется, не совсем идут к делу. На самом деле метод мозгового штурма – это способ сойти с накатанной колеи. Общие правила таковы:

• критические замечания откладываются на потом;

• говорить можно все, что приходит в голову;

• никакой саморедактуры, как бы коряво не была высказана идея;

• все идеи записываются;

• работа должна идти в быстром темпе.

Фиксация идей, наработанных в ходе мозгового штурма, вовсе не гарантирует, что непременно произойдет прорыв на новый уровень мышления. Понадобиться приложить усилия, дать себе время поразмыслить над той или иной идеей позднее, а также с пристрастием «допросить» свое подсознание.