Текст книги "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни"

Автор книги: Дэвид Аллен

сообщить о нарушении

Текущая страница: 9 (всего у книги 12 страниц)

36. Используйте принципы вместо составления правил

Правила появляются тогда, когда не ясны принципы или им не доверяют. Когда вы знаете, что люди действуют в рамках стандартов, вы можете предоставить им свободу действий. Если это условие не соблюдается, вам приходится иметь дело с составлением инструкций, расходуя, в конечном счете, намного больше энергии.

Люди должны знать, за что вы отвечаете. Они также должны знать, за что вы не отвечаете.

Неизвестный

Когда вы в лучшей форме…

Как вы делаете что-либо, когда находитесь в своей лучшей форме? Как ваша рабочая группа делает что-то, когда находится в лучшей форме? Или ваше правление? Или ваш главный круг общения?

Полезно будет обдумать практическое применение великодушного совета учёных мужей: «Сосредоточьтесь на своих ценностях». Сделайте следующее: озаглавьте страницу «Когда мы в лучшей форме, мы…» и продолжайте писать, пока хоть что-то на эту тему приходит вам в голову. Удостоверьтесь, что всё, что вы написали правда и сформулировано наилучшим образом. Затем поделитесь своими записями со всеми заинтересованными лицами. Недавно я обнаружил, что результат размышлений о том, как я работаю, как мне нравится работать, и как я хочу работать – это и есть мои принципы, ценности и стандарты. В прошлом году, мы начали принимать на работу людей в свою команду. Во время долгого перелёта, ещё до встречи с новой группой, я и моя жена сами проделали такую работу. Когда в нашем бизнесе принимали участие лишь я и жена, мы не нуждались в такой концентрации на принятых у нас в компании стандартах. За прошедшее десятилетие сформировались дорогие нам «данности», которые лежат в основе того, как мы жили и работали в этот период. Ничего удивительного. Но теперь к нашему весёлому коллективу присоединялись люди. Мы не хотели «постфактум» удивить их своими приоритетами относительно принципов выполнения работы, и наоборот, не хотели удивляться чужим.

Я многократно сталкивался (и мне с избытком этого хватило) с необходимостью откладывания неприятных бесед с другими во время выполнения работы, чтобы затем мучительно возвращаться к этому после её окончания. Огромным источником стресса в личных и профессиональных взаимоотношениях является несоответствие стандартам, о которых вы ничего не упомянули, когда только начинали совместную деятельность. К сожалению, обычно наши ожидания относительно правил поведения обнаруживаются только после того, как они нарушаются.

Новый растущий коллектив нашей компании последние несколько месяцев определялся с коллективными ценностями. Мы идентифицировали более двадцати принципов, но я поделюсь с вами только некоторыми:

Вся наша группа имеет целью поддержку этих принципов. Мы постоянно задаёмся следующими вопросами относительно каждого пункта: соответствуем ли мы ему? Что, если нет? Как мы можем делать это лучше? Что может быть примером этого?

«Принципы компании» частенько похожи на «яблочный пирог нашего детства» без какой-либо связи с реальным, каждодневным миром. Это так до тех пор, пока они действительно не станут вашими.

Простые, понятные цели и принципы – это залог гибкого и обдуманного поведения. Сложные правила и инструкции порождают прямолинейное, тупое поведение.

Ди Хок

Не всё, что имеет значение, может быть подсчитано, и не всё, что может быть подсчитано, имеет значение.

Альберт Эйнштейн

Между прочим…

• Создали ли вы контрольный список ключевых принципов, которым вы будете следовать в своей жизни и на работе? С кем вам следует поделиться ими?

• Кто вас выводит из себя? Почему? Как вы считаете, какой стандарт поведения нарушает этот человек?

37. Используйте свой разум для ОБДУМЫВАНИЯ своей работы, вместо того, чтобы только думать о том, что её надо бы сделать

Ваш разум не в состоянии запоминать или вспоминать вещи настолько же хорошо, как это может обеспечить хорошая система. То, что действительно у разума получается хорошо, так это обзор возможностей и доступной информации с их последующей группировкой. А это не так-то легко проделать, если вы постоянно пытаетесь всё запомнить и вовремя вспомнить. Без надёжной системы, работа разума осуществляется не на должном уровне, и, следовательно, это является злоупотреблением столь ценным ресурсом.

Именно самоограничение является первичным признаком мастера.

Иоган Гёте

Есть ли в порядке беспорядочность?

В определённом порядке есть что-то такое, что меня интригует. Прежде, чем он появится в ваших действиях, вы колеблетесь. А после – перерастаете его. Есть только состояния до и после, а сам порядок в вас самих никогда ярко не выражен.

Возьмём порядок управления автомобилем. Прежде, чем вы овладеете им, вы на нём полностью сосредотачиваетесь. Но как только вы поймёте, как это делается, вы просто используете его для того, чтобы куда-нибудь добраться, «по дороге» самовыражаясь, изучая окрестности и взаимодействуя с другими участниками дорожного движения. Вы никогда не занимаетесь просто управлением автомобиля.

В карате практикуются свои «порядки» или «ката». Это последовательности определённых движений, соответствующих отражению атаки двух или более воображаемых противников. Изучение ката требует интенсивной концентрации и дисциплины. Но как только вы изучите их, они становятся средством оттачивания концентрации, скорости и точности. Вы никогда не занимаетесь просто выполнением ката. Обладатель чёрного пояса, когда тренируется, не следует какому-то «порядку». Окончательная последовательность его движений точно никогда не ясна. Но он делает то, что он делает с максимальной концентрацией, скоростью и точностью, которые он, возможно, никогда бы не приобрёл никаким другим способом.

Точно также имеется и порядок мастерской работы. Вы собираете, обрабатываете, организуете и анализируете, выбирая следующие действия, основываясь на том, что вы можете сделать в настоящий момент, и чего вы хотите достигнуть или сохранить (это и есть ваша «работа»). Пока вы не выработаете порядок, эффектом от работы будет постоянная занятость. А как только он у вас появится, вы будете всегда открыты для более глубокого понимания и выражения того, чем же на самом деле является ваша «работа».

Порядок. Без него вы ничего не можете сделать. Но уж если что-то делаете, то его как бы нет.

Как только вы смиритесь с тем, что вам придётся умереть, вы внезапно почувствуете дополнительную жизненную свободу. Вас больше не будет заботить собственная репутация. Вы больше не будете озабочены тем, что вы тактически не сможете использовать для продвижения того, во что вы верите.

Сол Алински

Между прочим…

• О чём вы всё ещё просите свой разум, чтобы он вам напомнил? Как бы вы могли освободить его от такой работы?

• Какую дисциплину или структуру вам необходимо организовать, чтобы освободить себя для размышлений на более высоком уровне?

38. Ваши мысли могут оказаться гораздо ценнее, чем вы думаете

Многие идеи, которые приходят к вам в голову, может быть, и не кажутся вам на тот момент очевидно ценными, но могут содержать в себе источник зарождения чего-то чрезвычайно полезного. Вы можете просто этого ещё не знать. Позвольте себе коллекционировать идеи всех видов, которые вы сможете позже переоценить. Приобретите привычку всякий раз записывать в свободной форме полезные мысли, которые получаете из внешних источников – встреч, бесед, голосовой почты – или когда вы сами по себе устраиваете мозговой штурм. Чётко разграничивайте сбор, обработку и организацию, и позвольте себе заниматься сбором без предварительного осуждения или анализа. Психологи называют это «распределённым познанием». Такое поведение станет главным источником творческой энергии и на работе, и в жизни.

Ни одно большое изобретение не началось с составления бизнес-плана.

Неизвестный

Радость свободы и порядка

Бóльшая часть того, что я обнаружил, изучая продуктивность и персональные инструменты её достижения, кажется, подвержено зависимости от космического ритма. Я столкнулся с единением возвышенного и приземлённого. Причина, по которой мне так полюбилась корзина «входящих», заключается не в эксцентричной приверженности к пластиковым лоткам; а в том, что она позволяет мне самовыражаться, творить и собирать вещи с ощущением бóльшей свободы, а затем всё «расставлять по местам» в соответствии с той последовательностью, с которой я их собираюсь обрабатывать. Одно следует за другим с определённым ритмом.

Причина, по которой мне нравится моя замечательная ручка или фломастер и прекрасный чистый блокнот для записи чего бы то ни было – заключается в той спонтанности, которой они способствуют при проведении беспорядочного мозгового штурма, планирования или создания заметок. Я верю в то, что идеи когда-то будут должным образом восприняты, а их ценность, которой я пока не вижу, станет очевидной.

Мне нравится процесс накапливания заметок с помощью самых современных высоко-технологичных портативных инструментов, а затем их ассимиляция и обработка с помощью компьютера. Я часто провожу тренинги людей, которые пытаются найти совершенный способ использования только чего-то одного – или бумаг или компьютера. Я обнаружил, что при совместном использовании этих двух инструментов ценность каждого из них только возрастает. Меня совсем не смущает тот факт, что я уже выбросил тысячу записей, сделанных на страницах гостиничных блокнотов, потому что лишь немногие из них выдержали испытание более позднего исследования (и это не всегда по причине выпитого там вина!).

Моя жизнь и работа, кажется, подвержены тому же самому виду ритма, но в гораздо большем масштабе. Мои циклы длинной от шести до двенадцати месяцев. Сначала я как сумасшедший придумываю себе новые проекты и генерирую идеи. Мои списки становятся похожи на сливовые деревья летом, когда они настолько переполнены спелыми плодами, что мы вынуждены каждый день тратить лишь на сбор того, что с них падает. Затем я провожу следующие шесть-двенадцать месяцев, стараясь что-то завершить, а также просто разобраться со всем этим материалом, чтобы вернуть всё в состояние подконтрольности.

Расширение и сокращение. Создание и завершение. Правое полушарие мозга, левое полушарие. Инь и янь. Чем большего баланса этих полярностей мы достигаем, тем более мы продуктивны. Удостоверьтесь в том, что вы позволяете себе использовать инструменты, необходимые для поддержания этого процесса.

И прибавьте к этому более тонкое взаимодействие – по мере развития вам откроется определённый порядок. Вы разблокируете бесконечность, поскольку ограничиваете себя дисциплиной. Спросите хорошего садовника. Свободно самовыражайтесь, а направленность возникнет сама. Разберитесь с концентрацией, и увидите, как расцветёт ваш творческий потенциал. Привлекательно, не так ли?

Основные инструменты, в которых нуждается каждый в современной культуре, должны обеспечивать возникновение вещей и их постижение. Это и есть творчество в двух формах своего проявления. Их ещё называют воображением и разрешением проблем.

Стивен Снайдер

Лучший способ получения хорошей идеи состоит в генерации множества идей.

Линус Полинг

«Глупый» вопрос – первый признак какой-то полностью новой разработки.

Альфред Норт Уайтхэд

Между прочим…

• По поводу чего вы прямо сейчас могли бы устроить мозговой штурм? Как насчёт появления идеи, которая никогда прежде вам в голову не приходила?

• Где и когда у вас почти наверняка возникают потенциально полезные мысли? Имеете ли вы возможность с лёгкостью зафиксировать их?

• Какой у вас любимый инструмент для записей? Где он сейчас? Как бы вы могли сделать его ещё более доступным для себя?

39. Потребность в планировании и организации обратно пропорциональна количеству имеющихся ресурсов

Если у вас уйма времени, денег и энергии, зачем беспокоиться об управлении ими? Просто плывите по течению и позвольте всему идти своим чередом, а если вздумаете заиметь какую-то вещь – просто купите её. Только тогда, когда вы стоите перед трудным выбором относительно распределения ограниченных ресурсов, возникает реальная потребность в эффективности и ясности направления движения. В большинстве «малых и средних» (и творческих) компаний между их видением и текущим положением дел – огромная пропасть. А самые эффективные люди обычно относительно близки к своим стремлениям.

Бог прощает тех, кто изобретает то, что им нужно.

Лилиан Хэлман

Всякий раз, когда я хорошо отдохну и чувствую себя просто отлично, я не могу отделаться от ощущения фривольности.

Марк Твен

Почему Человеческой расе требуется так много времени для развития

Я обнаружил, почему человечество за всё прошедшее время достигло гораздо меньшего, чем оно могло бы достичь. То, что нам действительно необходимо сделать, часто оказывается тем, чего мы больше всего желаем избежать.

Очень часто мы меньше всего склонны делать именно то, что способно решительным образом улучшить ситуацию. Наибольшая необходимость в планировании обычно возникает тогда, когда вы думаете, что на это у вас нет времени. А когда вам кажется, что вы уже не можете остановиться и заняться организацией, именно тогда вы в наибольшей степени в этом нуждаетесь.

Когда у вас депрессия, вас больше всего раздражают счастливые люди.

Только задумайтесь, что, если бы каждый раз, когда вы начинаете влезать в большие долги, вы испытывали бы желание экономить деньги? Что, если бы каждый раз, когда у вас появляется стресс, связанный с проектом или ситуацией, у вас возникало бы непреодолимое желание всё остановить и собраться в конференц-зале с двумя другими ключевыми фигурами, чтобы в течение часа заново определиться с объектом концентрации, тактикой и следующими конкретными действиями по беспокоящему вас вопросу? Что, если бы каждый раз, когда вы начинаете терять терпение, вы чувствовали бы необходимость передохнуть, вернуться в уравновешенное эмоциональное состояние и взглянуть на проблему с более позитивной точки зрения? Что, если бы каждый раз, когда вы чувствуете себя подавленным навалившимся объёмом работы, у вас возникало бы желание расчистить все открытые вопросы своей жизни, заново пересмотреть все свои обязательства на всех уровнях своего функционирования? Если бы мы все действовали таким образом, то давно жили бы в Утопическом Золотом Веке.

В чём заключается причина столь медленного эволюционного развития, когда у нас фактически есть время, мы в хорошем настроении, испытываем достаточное чувство контроля над происходящим, но не чувствуем необходимости сделать то, что знаем, что должны бы сделать, чтобы избежать возникновения негативных ситуаций снова. Когда ситуация накаляется до предела, мы говорим себе, что станем более организованными, но позже. Мы станем лучше относиться к самим себе и окружающим, но позже. Мы станем более предусмотрительными и начнём мыслить стратегически, но позже.

Это «позже» приходит, ситуация нормализуется. «Если бы я имел больше денег, то был бы гораздо более креативным». Правда? «Если бы у меня было больше времени, я…» (заполните многоточие по своему усмотрению.) Вы уверены? Если бы у нас было больше времени и денег, то наиболее вероятно мы гораздо меньше чувствовали бы необходимость что-то сделать, чем полагаем сейчас. В состоянии стресса, мы не следуем привычкам и не делаем то, что сделать должны. А когда ситуация налаживается, мы не чувствуем потребности изменения своих привычек – в этом не приходится сомневаться, как и в гравитации.

И так будет до тех пор, пока мы не начнём делать что-то исключительное. Пока мы не вырвемся на свободу, преодолевая земные ограничения, и не получим доступ к тому, что поднимет нас над этой долиной слёз. Пока мы не бросим вызов гравитации. А рано или поздно мы это сделаем. Суть в том, что мир не предназначен для развития, в отличие от нас.

Изменения и рост имеют место тогда, когда человек, рискуя собой, смеет ввязываться в эксперименты со своей собственной жизнью.

Герберт Отто

Основное отличие между обычным человеком и воином заключается в том, что воин воспринимает всё как вызов, в то время как обычный человек считает всё или благословением, или проклятием.

Карлос Кастанеда

Наиболее одарённые представители человеческой расы наилучшим образом реализуют свой творческий потенциал тогда, когда не получают того, что хотят, и вынуждены компенсировать эту недостачу развитием и реализацией своих способностей и талантов.

Эрик Хоффер

Между прочим…

• Каков ваш самый большой успех, которого вы достигли, имея изначально наименьшее количество ресурсов?

• С каким потенциальным кризисом вам вероятнее всего придётся столкнуться в ближайшем будущем?

• Для выполнения какого проекта или обязательства вы считаете, что не хватает ресурсов? Какое конструктивное обдумывание применимо в этом случае, и когда?

ЧАСТЬ ЧЕТВЕРТАЯ
РАССЛАБЬТЕСЬ И ПРИСТУПАЙТЕ
или
Как быть, если надо действовать

Иногда старый добрый совет «Просто сделай это!» оказывается как никогда актуальным. Но часто проблема заключается в том, что не сразу становится самоочевидно, что же следует делать. Наш разум самопроизвольно может генерировать парализующий нас туман неподдельного беспокойства – мы слишком умны, чтобы начинать что-то делать. Но мы можем использовать нашу умственную энергию для трансформации оказываемого беспокойством давления в энергию продвижения и непринуждённую продуктивность. Знание, позволяющее как только потребуется сразу достигать этого состояния, когда вещи вокруг начинают меняться – искусное умение настоящего мастера.

40. Игра, в которой вы – единственный участник

Всё, что бы вы ни создали, учредили или продвинули, всё это сделали вы сами. А это хорошая новость, потому как всем заведуете вы и в любой момент можете, если захотите, всё изменить. Вы являетесь и автором, и продюсером, и директором, и кем-то ещё, в зависимости от той игры, в которой каждый из нас принимает участие. В лучших командах предполагается единство игроков. Лучшие игроки управляют своей собственной игрой, не важно какой. Все мы совершенно уникальны в этом плане.

Когда возникают неприятности, и всё идёт хуже некуда, всегда находится человек, который чувствует, что может разрешить проблему и желает взять командование в свои руки. Очень часто этот человек сумасшедший.

Дэйв Барри

Новые основополагающие принципы

Время от времени, руководители отдела кадров различных предприятий просят прислать предложения, описывающие, как то, что я преподаю, вписывается в их учебный план профессионального развития управленцев. Каждый раз, изучая их программы, я не в состоянии найти ни единого места, в которое мой курс подходящим образом бы вписывался. Не то, чтобы их критерии эффективности неправильны. Просто в основе стремлений к повышению качества лидерства, целенаправленной концентрации, взаимодействия, творчества, планирования и тому подобных вещей до сих пор отсутствуют многие важные понятия, которые в большей степени ещё не были признаны критичными для обеспечения эффективности умственного труда. Как насчёт способности…

• поддерживать контроль в спокойном состоянии даже при наличии ошеломляющего количества вновь поступающего материала,

• выделять выполнимые проекты среди неоднозначных стремлений, инициатив и потребностей,

• определяться с необходимыми действиями, когда задачи только возникают, а не когда их приходится решать в срочном порядке,

• быстро менять приоритеты и восстанавливать баланс в соответствии с вновь поступившей информацией и изменившимися обстоятельствами,

• быть способным на плодотворное сотрудничество с кем бы то ни было,

• перезаключать явные и неявные соглашения с самим собой и другими,

• генерировать и рассматривать любые идеи, даже плохие, перед лицом штата сотрудников, и затем их объективно оценивать,

• быстро менять концентрацию с желаемых результатов на конкретные действия и наоборот, несмотря на то, что вы на своём пути сталкиваетесь с трудно преодолимыми препятствиями, и

• на постоянной основе поддерживать ясность, актуальность и полноту всех своих обязательств на работе и в жизни, так чтобы выполнению какой-то одной задачи посвящалась вся ваша энергия безо всяких излишних отвлечений?

Я что-то упустил? Почему эти критерии редко обнаруживаются в качестве официально используемых для оценки навыков или производительности профессионалов? Хотели бы вы нанять кого-то или работать с кем-то, чьи навыки не удовлетворяют любому из перечисленных? Если кто-то не в состоянии управлять самим собой в условиях интенсивного поступления входящей информации и быстро меняющихся обстоятельств, как же от него можно ожидать лидерства и способности управлять кем-либо другим?

Я утверждаю, что конкурентное преимущество, личное или целой организации, основывается на способности иметь дело с «сюрпризами». Когда необходимость разрешения неожиданно возникшей задачи бросает вызов системам и моделям поведения, именно тогда превосходство по-настоящему и демонстрируется.

Изменения всегда рождают хаос и дискомфорт. Вопрос в том, насколько часто это происходит. Отразилась ли уже «готовность ко всему» на ваших отчётах о проделанной работе?

Ответственность за продумывание своего вклада и собственной ответственности как работника умственного труда, лежит на каждом сотруднике. В организации, накапливающей и распространяющей знания, это становится общей ответственностью, независимо от специфики его или её работы.

Питер Ф. Друкер

Между прочим…

• Бывают ли ситуации, когда вам хочется измениться, но вы полагаете, что ничего с этим поделать не сможете? Какое следующее действие вы могли бы предпринять, если бы всё-таки попытались это осуществить? Где и когда вы могли бы сделать это?

• Кого из самых продуктивных людей вы знаете? Как вы считаете, много или мало они уделяют внимания своей системе?