Текст книги "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни"

Автор книги: Дэвид Аллен

сообщить о нарушении

Текущая страница: 3 (всего у книги 12 страниц)

6. Два обязательства в голове создают стресс и чувство провала

Подсознательно вы в курсе всех своих обязательств, больших и малых, личных и профессиональных, которые хранятся в «психологической RAM», и это не считая тех, которые сознательно и объективно отслеживаются и просматриваются. Тем не менее, эта часть сознания, не имеет никакого чувства времени – прошлого или будущего – так что, как только понадобится взяться за две незавершённые задачи, это создаст внутреннее расстройство и беспокойство. Творческая часть вашего сознания попытается выполнить оба дела одновременно, даже если это фактически невозможно. Но сознание не сдастся. Оно продолжит пытаться, пытаться и пытаться…

Желаете приступить к новым проектам? Иногда это не самая хорошая идея. Это может быть признаком безрассудства и невыполнения обязательств. Но что является всегда хорошей идеей, так это возврат ко всем своим незавершённым задачам и их завершение.

Джон-Роджер

Разбираемся с делами: реактивный или оперативный метод?

Кто-то недавно прокомментировал, что моя методология «Как разобраться с делами» является более «реактивной», чем другие программы, в которых делается акцент на приоритетах и более широком видении. Эту критику можно понять. В большинстве своём, наша работа требует сначала концентрации на уровне документов своего стола, заметок, хранящихся в собственной голове (типа «я должен» и «надо бы»), и тысяче электронных писем, осаждающих наш компьютер. Мы же не собираемся сосредотачиваться на том, почему у нас скопились все эти вещи, или как организовать их в порядке важности. Но всё же есть метод работы и таким способом.

Расходование времени и энергии на все незавершённые задачи, которые найдутся вокруг вас, можно было бы счесть реактивным подходом. Но так ли это в действительности? Вы сами позволили всем задачам войти в ваш мир, и на физическом, и на психологическом уровне, и теперь реакция на них (или отсутствие таковой) непосредственно влияет на энергию и способность оставаться при своих психологических ресурсах. Наш процесс ненавязчиво вынуждает вас реагировать на них. Что они собой представляют? Какие у вас обязательства по отношению к ним? Какие следующие конкретные действия необходимо предпринять, чтобы выполнить их? Что вы должны обдумать, и что организовать, чтобы подходящим образом разделаться с каждой из них?

Может быть, мы должны начать с вещей, определяющих приоритеты: с краткосрочных и долгосрочных целей и ценностей? И лучше быть более активным, творческим, и дальновидным, а не сосредотачиваться на мелочах прошлого?

Конечно, но есть одна существенная причина, по которой мы обычно так не делаем. Она заключается в том, что практически невозможно сосредоточиться на более крупном вúдении общей картины, когда бóльшая часть психологической энергии уходит на прокручивание в голове своих «открытых вопросов». Для того, чтобы наиболее легко и эффективно использовать свой творческий потенциал, так необходимый для мышления в современном мире, психологическая RAM должна быть освобождена.

Есть ещё одна настолько же важная причина, по которой мы практикуем обучение людей работе с мелочами: мы тренируем мощное, производительное и активно-оперативное поведение. Много людей, которые заявляют, что они руководствуются в своём поведении только лишь «наиболее важными вещами», имеют с ними дело лишь тогда, когда эти самые вещи уже достигли своего уровня срочности и безотлагательности. Игнорирование вещей, не достигших такого «кризисного» уровня, но которые всё ещё необходимо сделать – на самом деле более «реактивный» подход, чем оперативный. Если вы думаете, что мелочи вокруг вас автоматически исчезнут, когда у вас появится новое, ясное и более позитивное управление, попробуйте обдумать это снова. Вы должны теперь распорядиться всеми этими мелочами согласно вашему новому вúдению. Соберите их все, организуйте, выполняйте, делегируйте, продвигайте их, или отложите действия по ним на более подходящее время.

Эффективная реакция на всё, что привлекло ваше внимание, и есть мастерское поведение. У вас всегда будут приоритеты, и они будут расти и меняться по мере вашего роста. Они, возможно, облегчат выбор журналов, которые вам действительно хотелось бы прочитать, или электронных писем, на которые необходимо затратить время в первую очередь. Но способность чисто и ясно функционировать, и расправляться со всем, что бы ни случилось, не возникает от того, что у вас просто имеются приоритеты.

Если вы познали баланс, вы сможете разобраться и с деталями. Если вы можете разобраться с деталями, вы сможете прекратить их постоянное обдумывание. Ваше сознание обретёт покой. Если ваше сознание обретёт покой, вы сможете хладнокровно думать даже оказавшись «нос к носу» с тигром. А если вы сможете хладнокровно думать даже «нос к носу» с тигром, вы конечно же преуспеете.

Менций

Даже когда вы пришли к какому-то вúдению и определили цели, вы всё-равно должны «реагировать» на них, чтобы достигнуть или реализовать. Это просто способность к ответной реакции. И, так как вы повышаете собственную чувствительность и тренируетесь оценивать и «разруливать» что бы то ни было подходящим для этого способом, вы увеличиваете свою способность делать это с более высокими результатами, чем когда-либо.

Конечно, мы проведём вас через все необходимые обсуждения, которые понадобятся для постановки ваших проектов, описания работы, ключевых областей концентрации, краткосрочных целей, долгосрочных видений, и вашей окончательной причины существования вообще. Но мы предпочитаем сделать это после того, как вы закончите обработку всех актуальных вопросов своей жизни и работы, приобретёте дисциплину выполнения этой обработки для всего-всего, начиная с текущего момента. А если вы не справились со случайным документом своего стола или электронным письмом на компьютере, то вы всё ещё упускаете какой-то ключевой компонент, чтобы заявлять что-либо.

Между прочим…

• Что у вас до сих пор находится только в голове, и постоянно всплывает в сознании, напоминая о соглашении с самим собой относительно необходимых изменений?

• С чем вы сегодня избегали иметь дело? Почему вы думаете, что завтра этой вещи уже не будет на своём месте? Насколько полезно было бы выбросить её из головы прямо сейчас?

7. Приоритеты функционируют только на сознательном уровне

У всех ваших действий и проектов имеется относительная важность, но только в том случае, если вы сознательно сравнили их значимость по отношению друг к другу. Если что-то хранится в вашей памяти (психологической RAM), то оно будет, во-первых, неправильно и непродуктивно использовать место, необходимое для процесса обдумывания, а во-вторых, скорее всего, будет либо переоценено, либо недооценено. Ведение полного и актуального списка всех открытых вопросов, больших или малых, который в любой момент можно просмотреть, является предпосылкой установки заслуживающих доверия приоритетов.

Ничто не превращается в проблему столь легко, как то, что делается нами неохотно.

Теренс

Опасность «неважных» проектов

Слишком много катастроф личной производительности в наши дни происходит оттого, что вещами «вторичной» важности занимаются недостаточно. Вы когда-нибудь чувствовали, что у вас нет времени решать вторичные задачи, потому что вы должны заниматься постоянно возникающими друг за другом «горящими» делами и кризисами? Хорошо, теперь предположите, откуда происходит большинство этих «горящих» дел и кризисов? Правильно – они происходят из вторичных задач, которые игнорировались из-за всех «горящих» дел и кризисов. Этот синдром не «рассосётся» сам собой – он способен продолжаться бесконечно.

Часть заслуги в этом я приписываю «ABC»-кодированию при расстановке приоритетов, которое ещё совсем недавно преобладало в обучении управлению временем и приоритетами. Я понимаю преподавателей, которые считают, что при выборе следующего действия из множества вариантов, какие-то пункты способны обеспечить достижение более значительных результатов, чем другие. Но обратная сторона медали этого принципа состоит в том, что таким образом снимается ответственность за управление многими открытыми вопросами, которые совсем не продвигаются только потому, что не имеют приоритета «А».

Что в нашей власти сделать, то в нашей власти и не сделать.

Аристотель

Люди на моих семинарах часто выказывают недовольство моей рекомендацией составлять полный список проектов без различий в приоритетах, временных затратах или размерах проектов. Что я действительно рекомендую разделять, так это активные проекты от потенциальных претендентов списка «Когда-нибудь/может быть». Список из активных проектов представляет собой полный перечень всех открытых вопросов, по каждому из которых для его закрытия требуется предпринять больше, чем одно действие. У большинства людей от тридцати до ста активных проектов. Список «Когда-нибудь/может быть» содержит все те проекты, которые вы, может быть, захотите сделать в будущем, но в настоящий момент у вас нет никаких обязательств по отношению к ним.

По каждому проекту, находящемуся в списке проектов, вы должны решить, какое конкретное следующие действие необходимо совершить, и периодически просматривать этот список действий, регулярно контролируя статус их выполнения. Не предпринимать никаких действий по проекту – это нормально, но до тех пор, пока вы знаете, какие именно действия не предпринимаются, и только если это является вашим сознательным выбором. Но большинство людей не желают остановиться, чтобы обдумать все необходимые действия, и поэтому пропускают бесчисленное количество возможностей продвижения своих проектов, прежде чем они перерастут в кризисы.

Множество людей путает плохой менеджмент с судьбой.

Кин Хаббард

Нужны ли вам новые шины, или нет, но в какой-то момент времени, необходимость в них пересекает определённую черту. До черты в них острой необходимости нет, после – есть. А как только они таковыми стали, никакие категории для них уже не актуальны. Новые шины превращаются в проект, который должен быть сделан как можно быстрее или не сделан вовсе. Точка.

Всё верно, как только проекты пересекают эту черту, сразу обнаруживается градиент между просто «необходимым» и «остро необходимым». Это происходит достаточно часто, потому что люди не отнеслись к ним ответственно, когда они были просто «необходимы», а «острая необходимость» наконец привлекает их внимание. И вместо следующего действия по проекту «Позвонить в автомагазин и узнать цены на шины» приходится иметь дело уже с другим – «Позвонить в автомастерскую, чтобы починить лопнувшие шины».

Проясните и определите для себя все результаты, которые вы обещали самому себе достигнуть – и маленькие, и большие – а также необходимые действия, требующиеся для продвижения в выбранном направлении. После этого вы будете готовы к по-настоящему эффективной игре завершения всего списка дел настолько быстро, насколько сможете, и будете спокойны относительно выполнения любого своего проекта.

Подразделения сервисного обслуживания покупателей вообще не претендуют на роскошь игнорирования любого запроса или открытого вопроса. Если вы по-настоящему хотите сослужить себе службу, то поступайте так же.

Между прочим…

• Что вы решили проигнорировать только потому, что вам показалось это на данный момент неважным?

• Насколько важным был бы факт выполнения этого?

• Как бы вы себя почувствовали, сразу после закрытия этого вопроса?

8. Закрытие открытых вопросов освобождает энергию

Независимо от того, насколько незначительными нам кажутся невыполненные обязательства, или насколько мы не осознаём их присутствие, они потребляют психологическое топливо, которого затем не хватает для других целей. Когда вы поднимаете на поверхность все свои незакрытые вопросы и закрываете их (или признаёте уже закрытыми), появляется недоступная до этого психологическая энергия.

Заканчивайте каждый день и забывайте о нём. Всё, что могли, вы сделали. Без сомнения, кое-какие грубые ошибки и нелепости были, но забудьте их как можно скорее. Завтра – новый день; начните его хорошо и спокойно, с воспрянутым духом, которому будет чужда обременённость старой ерундой.

Ральф Уолдо Эмерсон

Волшебная приземлённость

Один из самых эффективных способов развития динамического вúдения состоит в том, чтобы расчистить свой гараж. Не поймите меня неправильно. Написание большого стратегического плана и создание чистого, хорошо упорядоченного гаража – вещи совсем разные. Первое требует высокой концентрации и готовности смотреть в будущее, за пределы мелочей и условностей текущей реальности. Второму же действию часто необходима грубая рукопашная схватка с теми самыми мелочами. Но всё же между этими двумя занятиями имеется удивительная и странная связь.

У вас может быть самый большой стратегический план в мире относительно того, что вы намереваетесь сделать со своим гаражом. Но пусть придёт суббота, когда вы наконец облачитесь в старые джинсы, закатаете рукава, и войдёте в него, и ваше предыдущее вúдение может устареть менее, чем за час. Ваша мечта привела вас сюда, но вдохновение появилось лишь тогда, когда вы полностью погрузились в процесс, и ваши личные творческие способности на основе реальности откроют для вас никогда прежде не предполагавшиеся возможности.

Возможно, это происходит потому, что вы смешиваете тёплые воспоминания о своей жизни и творческую деятельность (Когда вы сделали этот снимок? Помнишь, как собирали эти камни?). А возможно, это намеренный акт взятия ответственности за то, что было вами сделано и с вами связано, который автоматически вызывает исполнительскую сознательность. Может быть, это естественная высота, на которой вы оказываетесь сами собой, когда убираетесь, закрывая старые области распределения энергии. Наверняка то, что вы захотите сделать, будет весьма отличаться от того, что задумывалось изначально. И новая идея будет намного лучше.

Именно поэтому я сохраняю здоровый скептицизм, когда люди хотят контролировать свою работу и жизнь «устанавливая приоритеты». Часто это только попытка уйти от ответственности за то, к чему они отнеслись безответственно. Мой выбор таков: нужно всегда расчищать гараж, работу, жизнь и свою голову. Тогда уже и возникнут приоритеты, вúдения и планы, стоящие на твердой почве. И они редко точно такие, какими их себе люди заранее представляли. Приземлённость – это не замена возвышенному, это только секретный проход к нему.

Долгое время мне казалось, что жизнь только начинается – настоящая жизнь. На пути к ней всегда имелись какие-то небольшие препятствия. Что-то, что надо было сначала сделать, какие-то незаконченные дела, время, которое должно придти, долг, который должен быть выплачен. И тогда жизнь началась бы. Наконец меня осенило, что эти препятствия и были моей жизнью.

Отец Альфред Дэ Соуза

Благоприятная возможность пропускается большинством людей потому, что она облачена в спецодежду и похожа на работу.

Томас Эдисон

Между прочим…

• Был ли у вас расцвет вдохновения, вызванный приземлёнными делами?

• Какой у вас открытый вопрос нуждается в своём решении на физическом уровне? Вы можете вообразить то, что ждёт вас при его решении?

9. Если что-то постоянно крутится у вас в голове, то, вероятно, потому, что оно не выполняется

Кое-что будет всё время «донимать» вас, до тех пор, пока вы не проясните своё намерение на этот счёт (результат), не решите, как именно будете продвигать это (следующее действие), и не заведёте себе напоминание об этом результате и действии в надёжном месте, которому ваше сознание сможет довериться, так как вы будете видеть своё напоминание достаточно часто, и не пропустите его в нужный момент. Вот ещё несколько действий, гарантирующих выполнение дел – определение, что означает «дело сделано», выяснение, что именно придётся делать, и фиксация результатов этих размышлений в структуре, с помощью которой будет наиболее легко их продвигать.

Быть тем, кто мы есть, и стать тем, кем можем стать – вот единственная цель в жизни.

Роберт Льюис Стивенсон

Душа – это не сосуд, который заполняется, а огонь, который разжигается.

Плутарх

Основы психологической RAM

После недавно проведённой мной презентации, один из руководителей подошёл ко мне с ошеломлённым видом и сказал: «Вы, вероятно, только что изменили мою жизнь». «Как так?», – спросил я.

«До сих пор, – ответил он, – я по-настоящему гордился тем, что могу держать в своей голове множество вещей и справляться с ними, и я даже пробовал расширить их число. А теперь я понимаю, что это, вероятно, было пустой тратой энергии!»

Время покажет.

Много лет назад, я решил, что голова или предназначена для хранения в ней чего-либо, или не предназначена. Как разумно можно оправдать промежуточное предназначение? И хотя большинство людей, подумав над этим, сказали бы: «Нет, голова – вероятно, не лучшее место для хранения чего-либо на основе, заслуживающей доверия», – они всё ещё продолжают держать там бóльшую половину своей жизни. Всё, что «надо бы», «можно было бы», «нужно было бы» и «хотелось бы» сделать, представляет собой кучу информации, которую только возможно запихнуть в одно единственное место.

Эти обязательства самому себе, оставленные только в голове, создают бесконечно простаивающие дела и способствуют возникновению стресса и внутренних конфликтов. Как только вы берёте на себя очередное обязательство перед собой, ваш разум будет требовать и отнимать психологическую энергию до тех пор, пока вопрос не разрешится. Такова умственная карма. Оба вопроса – «Мне нужно купить молоко» и «Я должен решить, покупать ли эту компанию» – будут занимать одинаковое место в психологической RAM.

Решение простое. Запишите всё это. Посмотрите на всё это. Начните делать что-то из этих записей, а остальному скажите «не сейчас». Доверьтесь своему списку, который вы сможете увидеть всякий раз, когда вам понадобится его переоценить. Позвольте сделать выбор системе, стоящей выше вашего разума, так чтобы ваша психическая энергия смогла работать больше и лучше.

Взрослым будет очень сложно изменить свою привычку. Лучшие из лучших, которых мы тренировали, и которые действительно «схватывали на лету» все нюансы нашей методологии, добивались её полного внедрения иногда только через пару лет. Когда они только начинали погружаться в наши методы, они немедленно испытали огромное повышение энергии и ощущение контроля в спокойном состоянии. Но надо достичь того, чтобы на уме была действительно только одна вещь, независимо от действий, выполняемых в любой момент времени, и несмотря на то, что за последние пару часов своей жизни вы не занимались обработкой входящей информации – вот это уже будет совсем другой уровень мастерства в своём лучшем проявлении.

Дети всё же могут добиться этого достаточно быстро. И я уже вижу, как лет через двадцать пять, каждый двенадцатилетний ребёнок на земле скажет: «Зачем держать все вещи в голове? Какая старомодная и дурацкая мысль!» Они будут использовать свою энергию гораздо лучше, чем мы. Давайте поможем этому произойти.

Между прочим…

• Какие до сих пор незаконченные вещи действительно хранятся не у вас в голове? Как вы этого достигли?

• Что всё ещё крутится у вас на уме, хотя не должно бы?

• О чём ещё вам бы хотелось постоянно не думать?

10. Творчество возникает тогда, когда для него есть место

Природа не терпит пустоты, а электрический ток не потечёт через диэлектрик. Когда у вас в голове слишком много отвлечений, неуправляемых соглашений и обязательств, творческий поток ограничен. Прочистите «трубопровод» и вы поспособствуете появлению нового продуктивного мышления, которое возникнет почти само собой.

Самые большие притворства создаются для того, чтобы скрыть не зло и уродство, а нашу опустошённость. Очень трудно спрятать отсутствие чего-либо.

Эрик Хоффер

Это всё что есть?

Уже в течение многих лет я проповедую значимость процесса полной «прочистки» головы. И мне было любопытно, почему даже у самых восторженных клиентов и участников семинара часто возникают проблемы при выработке этой привычки. Десятки тысяч людей поняли и концептуально согласились со мной относительно природы психической RAM – то, что она имеет ограниченное пространство, является ужасным офисом для вещей, сохранённых там, так как они неизбежно будут использоваться или недостаточно, или излишне. Итак, почему же все испытывают сопротивление при внедрении этого принципа по полной программе?

Да потому, что здесь играют роль более глубокие причины, включая существенный вызов нашим зонам комфорта и собственному представлению о продвижении. Например, опасение, что реальная возможность видеть все записанные вопросы в одном месте может быть недостаточной. Действительно ли это всё что есть, и является лучшим, что я могу сделать, или это всё ещё не то, что я думаю, что должно быть сделано? Это наиболее распространённое беспокойство большинства людей, если они действительно «копают» достаточно глубоко. И задача, которую мы испытываем желание сделать, фактически противостоит этой возможности.

Чтобы достигнуть того, что вы не знаете, вы должны идти путём, который является путём невежества.

Т. С. Элиот

Хранение в голове непрояснённых и необработанных вещей создаёт ненужный стресс. Но если мы оставляем их там, мы можем позволить себе полагать, что всё ещё имеется огромная потенциальная заслуга и важность обдумывания того, что лежит у нас в голове. Если мы запишем всё, что мы должны сделать, наряду со всеми конструктивными мыслями насчёт этого, мы можем увидеть пределы собственных способностей. А если мы поддерживаем беспорядок и аморфность, мы можем притвориться, что мы можем быть разумны, сильны и целеустремлённо эффективны – но никогда не должны будем это доказывать самому себе. «О, я мог бы показать всё своё великолепие, творческий потенциал, способности и оперативность, но так как я слишком обременён сверхважными обязанностями, которые на меня возложены, я просто не могу продемонстрировать всё это в данный момент». Какие лукавые игры мы можем играть с самим собой!

Я знаю, что у вас ничего нет. Вот почему я прошу у вас всё. Может быть поэтому у вас всё будет.

Антонио Порчиа

Основной принцип нашей методологии личной продуктивности включает в себя следующий основополагающий постулат: запишите всё, обдумайте всё, решите, что нужно сделать относительно всего этого, и управляйте своим выбором из множества вариантов, постоянно просматривая свою внешнюю систему хранения. Фактор того, что собирается абсолютно всё, может быть ужасно разоблачающим.

Для тех, кто рискнёт заняться этим, будет замечательным сюрпризом то, что они действительно в реальности получат всё перед собой – и в результате они испытают чувства далёкие от страха. Это будет чувство свободы. Непременное избавление от давления всех этих вещей и волна самоуважения, потому что люди изначально начинают работать творчески, без бесконечного стремления добиться этого эффекта.

Одной из самых больших проблем, с которой нам придётся в какой-то момент столкнуться в жизни, это наша самооценка, которая не может зависеть исключительно от того, что мы сделали. Если всё, что мы сделали, исчезнет в одно мгновение, мы всё равно должны быть уверены, что в состоянии продолжить свой путь, и что мы можем создать на пустом месте, всё, что захотим или в чём нуждаемся. Мы должны помнить, что независимо от того, что мы, в конечном итоге, о себе возомнили, Бог создал Женщину.

Между прочим…

• Могли ли вы вообразить лет двадцать назад всё, что вам пришлось с тех пор испытать и достичь?

• Вы думаете, что поток ваших будущих ещё неизвестных успехов собирается иссякнуть?

• Действительно ли вы готовы к полномасштабной демонстрации своих возможностей и способностей?