Текст книги "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни"

Автор книги: Дэвид Аллен

сообщить о нарушении

Текущая страница: 7 (всего у книги 12 страниц)

26. Важность будущей цели в том, что она способствует изменению настоящего

Видение желаемого будущего позволяет вам немедленно сосредоточиться на предполагаемом улучшении. А это сразу же меняет ощущения и сам процесс достижения результата. Ценность такой концентрации не в том, что она позволяет чего-то вовремя добиться, а скорее в том, насколько это меняет суть и качество решений, которые вы принимаете в тот момент. Это касается того, что вы хотите ощутить, почувствовать и сделать прямо сейчас. Заблаговременное представление позитивного результата обеспечивает правдоподобность всего сценария и позволяет «дозреть» вашему сознанию. Несмотря ни на что, мы начинаем действовать, как будто бы представленное уже осуществилось.

Я поднимаюсь утром распираемый желанием, с одной стороны, улучшить (или спасти) мир, а с другой – обладать (или насладиться) им. По этой причине мне трудно планировать день.

И. Б. Уайт

Не составляйте мелких планов; в них нет никакого волшебства, способного заставить взыграть кровь, и, вероятно, сами по себе они не будут реализованы. Планируйте по-крупному; мечтайте о высокой цели и работайте с мыслью о том, что величественная логическая схема, однажды реализованная, уже никогда не умрёт.

Дэниэл Хадсон Бернхэм

Думайте о главном, когда возитесь с мелочами – тогда и эти мелочи будут идти в правильном направлении.

Элвин Тоффлер

Стать или сделать? Вот в чём вопрос?

Вопрос исследования цели человека и, следовательно, в конечном итоге, его «успешности», связан с примечательной дилеммой. Должны ли мы какими-то стать, или что-то сделать? Должно ли наше наивысшее достижение быть связано с отказом от материальных стремлений и обращением к духовному началу? Или человеческое предназначение заключается в создании каких-то вещей нашего мира для самих себя и окружающих?

Интуитивно я понимаю, что такая постановка вопроса неправильна, а возможный ответ на него не должен быть взаимоисключающим. В реальности – человеческая деятельность динамична и активна, и может либо включать в себя физические усилия, либо нет. Успешная и качественная «деятельность» сама по себе определяется непрерывным Дзэн-подобным аспектом, часто ассоциируемым с высшим состоянием сознания («своей зоной»). Положительная сторона этого состоит в том, что выполнение и становление, оказывается, могут очень хорошо сосуществовать.

Но это – дело тонкое. Внутренняя концентрация на мыслительном процессе, и её внешнее проявление и выражение – это разные вещи, которые могут оказаться взаимоисключающими. Если мне надо заботиться о своём становлении, и я только этим и занимаюсь, то с непривычки или по причине внутреннего беспокойства, моя деятельность оказывается призрачной, утомляющей и безрезультатной. И наоборот, если я действительно собираюсь что-то сделать, и при этом пытаюсь заниматься «становлением» в качестве способа избегания своих физических обязательств, становится практически невозможно уделить внимание своему духовному развитию.

Таким образом, имеется проблема – или двойственность аспекта нашего желания совершенствования или, по крайней мере, прогресса человека – которая требует разрешения. Но ещё много лет назад я узнал, что в этой неразрешимой философской ситуации, есть, вероятно, более высокая перспектива, разрушающая, нежели разрешающая это несоответствие. Другими словами, такой вопрос как «становление или выполнение» может даже не возникать.

Мы – многомерные существа. Какая-то часть нашего сознания существует в измерениях, которые, кажется, находятся за пределами пространства и времени. Физическая деятельность имеет очень малое влияние (если вообще его имеет) на аспекты, определяющие то, кем мы являемся, и как мы к этому относимся. И всё же одновременно с этим большая наша часть вовлечена в мир, который по своей природе постоянно меняется и находится в непрерывном движении.

Для этой составляющей человека ключевой вопрос не в том, должны ли мы быть активны, а в том какова должна быть эта активность. Если вы в полном сознании, вы не можете бездействовать. Вы активны уже только по природе своих стремлений относительно предмета концентрации. «Становление» – очень активный процесс, но продвижение в данном случае является внутренним, а не внешним. Хотя кто-то может быть задумчив и тих, это может означать только желание сократить воздействие отвлечений внешнего мира, чтобы понять намного более тонкие уровни внутренних переживаний.

Возможно, вопросы в реальности должны быть следующими: где баланс между энергичной тяжёлой работой и моим внутренним мыслительным процессом, который поддерживает и разжигает пламя вдохновения и возрастающего самовыражения? Находятся ли внутренняя и внешняя активности в надлежащей пропорции и отношении друг с другом? Какой тип активности оптимален для меня прямо сейчас? Не лучше ли будет передохнуть, сменить концентрацию на более тонкий уровень, а затем сместиться к более высокой и многообещающей перспективе? Или я должен лезть вон из кожи, чтобы выполнить свои соглашения с самим собой и расширять своё влияние на окружающий мир с бóльшим чувством и сознательностью? «Стать или сделать» не вопрос. Вопрос таков: «какой тип деятельности больше всего подходит для моего становления?»

Если бы успех или неудача зависели от того, кем я являюсь, и что делаю, кем бы я был и что бы я делал?

Бакминстер Фуллер

Между прочим…

• Вообразите, что вы достигли дикого успеха через пять лет, начиная с текущего момента. Как это вам представляется? Как бы вы взаимодействовали с окружающим миром? Попробуйте так действовать уже сегодня.

• Чувствуете ли вы баланс между своим внутренним и внешним миром? Если нет, то что привело бы к его появлению?

ЧАСТЬ ТРЕТЬЯ
СОЗДАЙТЕ СТРУКТУРЫ, КОТОРЫЕ БУДУТ НА ВАС РАБОТАТЬ
или
Трудно удержаться на треке без разметки

Мы не чувствуем себя скованными ограничениями, которые действительно на нас работают. Мы благодарны за дорожную разметку – она позволяет нам свободно, быстро, с минимальным напряжением и риском занимать правильную позицию на трассе. Эффективные формы ограничений не отнимают рабочее или жизненное пространство – они его создают. Временами наши системы нуждаются в ограничениях, для того, чтобы можно было достигнуть новых уровней производительности и самовыражения.

27. Стабильность на одном уровне вызывает творческое вдохновение на другом

Наша работа и жизнь протекают на разнообразных уровнях приложения усилий. И когда на одном из них непорядок, это отвлекает энергию и концентрацию в ущерб всем остальным до тех пор, пока проблема не будет решена. Когда вещи сбалансированы, возникает естественный и стабильный поток творческой энергии, который применим к любому уровню концентрации наших усилий.

Мне хотелось бы, чтобы люди запомнили меня как прилежного и опытного труженика. Я считаю, что поэт – труженик. Шекспир был тружеником. И Бог – труженик. Я думаю, что лучше труженика ничего нет.

Лоренц Оливье

Организация и творчество: друзья или враги?

Мне очень интересно, сколько людей всё ещё думает, что организация и творчество несовместимы: «не надоедайте мне со своей организацией и всеми этими списками – я просто хочу творить». Или «мне не нужны все эти инструменты организации – я всё могу держать в своей голове». Почему люди думают, что «организованность» противоположна спонтанности, интуиции и свободе? Вероятно, потому, что они ещё не достаточно определились с желаемым событием или результатом в той или иной специфичной области своей жизни. Когда вы действительно хотите заиметь или испытать что-то, то знание того, что вы должны сделать, чтобы этого добиться редко рассматривается как «организованность». Это просто делается и всё. Когда вы вынуждены «организовываться», вы, вероятно, ещё не достаточно погрузились в то, для чего вам это понадобилось. Если вы пожелаете заняться самовыражением с помощью холста и масляных красок, то вам придётся организовать свои тюбики краски и кисти. Вы не будете думать об этом, как об «организации», вы просто сделаете это. Если вы хотите ловить рыбу и действительно получать от этого удовольствие, то вам придётся каким-то способом поддерживать организацию своей приманки и удилища. В лучшем случае, ваше рыболовное снаряжение будет всегда готово.

Почему очень часто этого нельзя сказать относительно всех составляющих чьей-либо работы? Я встречал многих искушённых профессионалов, которые могли поддерживать работу сложнейшей навигационной системы своей парусной яхты, но, одновременно с этим, не контролировать свою папку входящей электронной почты. Почему? Какая, в конце концов, разница?

Как только вы распробуете, как работается с чистой головой (я подразумеваю действительно чистую голову), я сомневаюсь, что вы потратите много энергии раздумывая, что вам «необходимо организоваться». Вы просто сделаете это, так чтобы вы смогли и дальше поддерживать состояние чистоты сознания. По сравнению с Западом, Дальний Восток имеет совсем другую модель достижения спонтанности. На Дальнем Востоке, если вы захотите познать истинную свободу самовыражения, вам может понадобиться посвятить всю жизнь строгой простоте и дисциплине.

Трудно полностью реализовать свой творческий потенциал без использования структур и ограничений. Попробуйте рисовать без холста. Творческий потенциал и свобода – две стороны одной и той же монеты. Я предпочитаю и то, и другое. Желаете получить свободу? Организуйтесь. Хотите стать организованным? Задействуйте свой творческий потенциал.

Совершенствуйте своё бытиё так, чтобы рутина вашей жизни не отвлекала и не тревожила вас, и вы смогли бы с любовью заниматься тем, за что ни возьмётесь. Тогда вы сможете расширить границы своей деятельности, перенося жар своего любящего сердца на всё, что вас окружает самым естественным и обычным образом.

Джон-Роджер

Между прочим…

• Если объективно взглянуть на все составляющие вашей жизни и работы, то относительно каких частей можно сказать, что вы «организованны»? Что именно вы предпринимаете по отношению к этим частям для того, чтобы таковым оставаться?

• Относительно чего вы можете сказать, что вы «неорганизованны»? Каких наиболее важных и интересных результатов вы могли бы добиться, если бы стали более организованны в этом?

28. И форма, и функция должны соответствовать максимальной продуктивности

Различие между структурами, которые помогают и теми, что только мешают, заключается в простой ориентации на цель. Собрания, которые проводятся гораздо чаще, чем требуется для достижения целей этих самых собраний, будут мало привлекательны для их участников и, соответственно, мало посещаемы. Неправильно спланированный рост организаций создаёт в их деятельности «узкие места», например, когда работники некоторых подразделений не в состоянии адекватно справиться с возросшей нагрузкой. Признак профессионалов состоит в знании того, какой инструмент для какой работы подходит лучше всего.

Вúдение без задачи всего лишь мечта, задача без вúдения – рутина, вúдение и задача вместе составляют надежду мира.

Из церкви Суссекс (Sussex), Англия, 1730 г.

Мечтатель и Деятель – личное разделение труда

В последнее время я понял, что есть две отчетливо различимые специализации, на которые я часто внутренне переключаюсь на своём пути достижения целей: Мечтатель и Деятель. Они думают и действуют по-разному, и работа идёт намного лучше, когда я не позволяю себе смешивать их роли и обязанности.

В течение многих лет, я узнал, что люди имеют собственную индивидуальность и стиль работы, которые подразделяют их в этой области на «витающих в облаках» мыслителей, которые ненавидят детали и обязательства, и исполнителей, которые чрезвычайно неуютно себя чувствуют, когда их просят выдумать что-то или определиться с направлением дальнейшего продвижения. Я уверен, что во мне живут оба этих типа.

Мой Мечтатель – тот, кто лишь любит сидеть в тени деревьев, смакуя чашечку кофе, под впечатлением от будущих новых больших проектов и вероятных идеальных сценариев развития событий. Время от времени он мыслит стратегически. Мой Деятель чаще всего вступает в дело, когда я вынимаю что-нибудь из своей корзинки входящих материалов и решаю выполнить какой-то простой шаг, который продвинет меня к желаемому результату по отношению к тому, что находится в данный момент прямо передо мной. Пока эти две роли не пересекаются, всё в порядке.

Но когда я нахожусь в режиме Мечтателя и начинаю обдумывать, как я должен расправиться со всем материалом, который я накопил, и сколько работы я на себя взвалил, мне становится обидно и одиноко. А когда я в режиме Деятеля и позволяю себе начать внутренний диалог о том, что я «должен обдумать и принять решение относительно более важных и больших вещей», я эмоционально «сдуваюсь» и хочу лишь сидеть и ничего не делать.

Вот то, что позволяет наладить внутреннее партнёрство между этими двумя типами:

1. Моя корзина входящих материалов. Когда у меня творческий подъём, то возникшую новую идею я лишь помещаю в свой блокнот или во входящие материалы – в «систему», немедленно делегируя её «кому-то ещё». Мой Деятель найдёт её там в своё время и спросит, «Каково следующее конкретное действие?», а затем выполнит его.

2. Мои списки проектов и «Когда-нибудь/может быть». Они – настоящий подарок для Мечтателя.

3. Мои списки следующих конкретных действий. Они дают моему Деятелю маленькие «подсказки», для того, чтобы можно было быстро что-то провернуть и почувствовать себя производительным и успешным.

4. Еженедельный Обзор. Это способ, с помощью которого я регулярно провожу собрание Мечтателя и Деятеля, где они с энтузиазмом прорабатывают и решают многие вопросы.

Между прочим…

• Какой тип является доминирующим в вашем случае, Мечтатель или Деятель?

• Что бы вы могли предпринять, чтобы поддержать более слабый тип?

29. Ваша система должна быть надёжнее вашего сознания, чтобы оно могло освободиться

Вы не сможете обмануть самого себя. Ваш разум – эксперт в вашей нынешней персональной системе управления, и он знает, можно ли ей доверять те вещи, которые вам необходимо увидеть в подходящее для них время. Он знает, есть ли где-либо какое-либо напоминание о действии, о котором вы непременно должны узнать, когда у вас появится возможность его выполнить. Если вы ничего подобного не сделали, ваш разум не освободится. Он не сможет. Он будет бесконечно пытаться напомнить вам о том, что требуется запомнить. Разум – лояльный и преданный служащий, но он нуждается в работе, которую он может успешно выполнить – а не в той, которую он, скорее всего, провалит.

Эта постоянная непродуктивная озабоченность всеми теми вещами, которые мы должны сделать – единственный и самый большой потребитель времени и энергии.

Керри Глиссон

Может ли ваш разум удержать концентрацию на новой работе?

Выбрасывание всего из вашей головы и принятие решений о том, что означает для вас весь этот материал, и что вы должны сделать, чтобы продвинуться в его выполнении, предоставит огромную свободу вашему разуму. Любой человек без исключения, выполнив указанные действия наиболее полным образом, поднимет свою способность умственной и интуитивной концентрации на новый уровень, и будет способен взглянуть на многие вещи с точки зрения новой, более разумной перспективы. Это похоже на воздушный шарик, заполненный гелием, который всегда взмывает в высь, когда его отпускают. Возникают свежие идеи и более исполнительская точка зрения на вещи, с которыми нам приходится волей-неволей иметь дело. Разум получает возможность функционировать на новом уровне. Но это может продолжаться совсем недолго.

Одно дело достигнуть нового, более высокого уровня умственной концентрации, и совсем другое – сохранить этот уровень. Ваш разум может функционировать с точки зрения более высокой перспективы, только если вы эффективно управляете уровнями ниже. Заблаговременное выполнение таких работ как обдумывание, принятие решений и сортировка, а также учреждение хорошо организованной системы самоуправления для того, чтобы должным образом разместить результаты этой работы, напоминают наём невероятно исполнительного личного помощника, который освобождает вас для работы над действительно важными вещами, на которых вы желаете сосредоточиться. Но если эта система постоянно и периодически не просматривается и не поддерживается в актуальном состоянии, то это становится похоже на увольнение без предупреждения вашего ключевого помощника, без возможности равноценной замены. Вы тут же вступаете в смертный бой с волнениями о том, кто снимет трубку звонящего телефона, где взять билеты, какие на завтра назначены встречи, возвращались ли мы когда-либо к обсуждению с Шоном этого предложения? И это не то, ради чего вас наняли на работу. Но если этот уровень не подконтролен, вы не сможете по-настоящему выполнять свои прямые обязанности, по крайней мере, не на максимальном уровне своих возможностей.

Как только все ваши проекты и связанные с ними действия будут определены и классифицированы, полученные списки дóлжно будет содержать в актуальном и полном состоянии. Чтобы сохранить преимущества ясной головы и повышенной оперативности, и чтобы удержать баланс и остаться полностью сосредоточенным на реальных возможностях, вы должны заботиться и «подкармливать» хранителей своих обязательств, которые у вас должны быть всегда под рукой – ваши списки. Положительный опыт использования системы исчезает, если она, и сам процесс её поддержки, начинают отставать, и это может случиться очень быстро. Через несколько дней (иногда часов) появляются новые входные данные, которые должны быть интегрированы с уже накопленными, детали, которые необходимо проверить и обработать, а концы, которые необходимо отслеживать и управлять ими, начнут постепенно запутываться. Вы должны снова возвратиться к кристальной чистоте, в терминах того, что вы делаете, и что вы не делаете. Ваш разум должен оставаться вовлечённым в поддержку системы, чтобы подняться над тем уровнем, которым эта система управляет.

За прошедшие годы мы обнаружили, что процесс «Еженедельного Обзора» (так мы его называем – подхватывание всего того, что вы насобирали, обработали и организовали) – это наиболее важная привычка, которую стоит приобрести, чтобы убедиться, что управление в спокойном состоянии – это образ жизни, а не исключение из правил. Кажется, в нашей психике присутствует что-то, что прекрасно соответствует семидневному циклу рабочей жизни. Мы должны отступать каждые семь дней, или около того, от нашего необъятного выращиваемого дерева и осуществлять небольшой осмотр, но не на уровне величественных облаков, а на уровне проектов и действий, которые предстоят нам на следующем коротком промежутке времени.

Такой обзор абсолютно всего актуального для нас сам собой не происходит. Он требует дисциплины логистической концентрации в рамках одного-двух часов в конце рабочей недели, отстранившись на время от дневной рутины, и не в самом конце дня, чтобы оставалось ещё достаточно времени для того, чтобы взять всё это под контроль. Но большинство людей ведёт себя так, как будто этот вид обзора несущественен, и относится к тем вещам, которые «и хорошо бы делать, да времени нет». Многие не понимают, что это единственный способ прекратить обдумывание того, как вы должны обдумать то, что обдумать необходимо. Вы можете по-настоящему прекратить это занятие и утихомирить «ворчащую» часть своего сознания. Но это займёт приблизительно один-два часа в неделю – каждую неделю.

Самые бледные чернила более ясны, чем самая основательная память.

Китайская поговорка

Между прочим…

• Когда вы в последний раз делали полный обзор всех своих невыполненных проектов и следующих конкретный действий?

• Что бы вы могли предпринять, чтобы делать это более стабильно и на постоянной основе?

30. Правильная реакция способствует выживаемости

Всё, что может улучшить ваше понимание окружающего мира, ускорить вашу реакцию и сбалансировать внутреннюю систему (так, чтобы вы устранили все чрезмерные или недостаточные ответные реакции), всё это обеспечит конкурентное преимущество и улучшит вашу продуктивность. Повышенная чувствительность к входным данным с возможностью адаптации вносит свой вклад в выживаемость видов, пилотов боевых самолётов, а также линеек продукции.

Люди одиноки потому, что они строят стены вместо мостов.

В. Э. Чэннинг

Благословенны гибкие, поскольку им, должно быть, не требуется выходить из себя.

Доктор Майкл Макгрифи

Наркотик Беспорядка

Большинство наркотиков – фармацевтических или естественных природных – временно отстраняет нас от действительности. Они снижают реакцию организма на вторжение инородных тел (типа бактерий или боссов). Груды необработанного материала могут легко выполнять ту же самую функцию.

Люди могут сокращать взаимодействие с внешним миром, позволяя множеству нерешённых вопросов вырасти в крепость вокруг себя. Любое внешнее воздействие, в этом случае, вынуждено протискиваться через баррикады документов, сотен электронных писем, неуправляемых материалов и не отслеживаемых обязательств. Чем дальше, тем хуже. Поскольку беспорядок растёт, он способствует появлению так называемой «комнаты ожидания» для неприятных или трудных вещей, которые там просто игнорируются. И это людей смущает не всегда – некоторые считают «кардинальную занятость» эквивалентной «занятости важными делами».

Неплохо иметь какую-то защиту от натиска нашей жизни и работы. Но наркотики вызывают привыкание, появление неадекватных реакций и стойкой привычки, от которой сложно избавиться. Даже когда люди решают «излечиться», расчистив и внутреннее и внешнее окружение, работая по-новому, они, похоже, чувствуют свою уязвимость, основанную на ощущении какой-то незавершённости и дискомфорта. Спросите любого, кто когда-либо резко прекращал употребление наркотиков. Пока вы не привыкните, ощущение отсутствия какого-никакого оправдания, чтобы избежать ответственности за каждое принятое или непринятое решение относительно рабочих и жизненных вопросов, может заставить чувствовать вас также, как если бы вы оказались абсолютно голым на своём рабочем месте.

Но вы можете всё расчистить и тоже привыкнуть к этому. Разложенный вокруг вас необработанный материал может начать вызывать у вас чувство дискомфорта, пока вы им не займётесь. Это тоже чревато привыканием, но это – то, что позволит вам вести более здоровый и продуктивный образ жизни.

Те из нас, кто провёл тысячи часов, помогая людям обрести более полную и более завершённую модель принятия решений в персональном самоуправлении, видели удивительные вещи, произошедшие как в отдельных коллективах, так и в культурах организаций в целом. Мы достигаем этого, работая с каждым человеком индивидуально. Большинство проблем, относительно которых менеджеры часто думают, что нуждаются в опыте «командной организации труда» просто исчезает, потому что нервная система всего организма становится более здоровой. А это способствует сдвигу «цепочки питания».

Если наше рабочее окружение легко понятно даже чужакам…становится легко собирать мудрость кого угодно.

Кио Сузаки

Проблема не в том, чтобы заполучить новые инновационные мысли в своей голове, а в том, чтобы выбросить из неё старые. Каждый разум – как здание, заполненное антикварной мебелью. Расчистите углы своего сознания, и освободившееся место немедленно захлестнёт ваш творческий потенциал.

Ди Хок

Между прочим…

• Избегаете ли вы реагировать на что-нибудь в своём окружении? Что может потребоваться, чтобы разобраться с этими вещами?

• Какой способ общения люди считают более надёжным при взаимодействии с вами? Почему?