Текст книги "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни"

Автор книги: Дэвид Аллен

сообщить о нарушении

Текущая страница: 10 (всего у книги 12 страниц)

41. Излишний контроль ведёт к его отсутствию

В гольфе и теннисе слишком крепкий хват способен «задушить» сам удар. Попытка излишне плотного контроля может ограничить вашу способность к продуктивной деятельности. Микроуправление – слишком глубоко проникающее в нашу жизнь и работу – может стать заманчивой ловушкой, препятствующей выполнению дел.

Являетесь ли вы «поклонником процесса организации»?

Недавно я лучше узнал кто такие «поклонники процесса организации» – люди, которые посвящают чрезмерное количество времени и энергии экспериментам по организации мелочей, которые, как мне кажется, абсолютно не стоят таких усилий. Может показаться странным слышать такое от того, кто провёл много лет, исследуя лучшие методики достижения личной и командной продуктивности. Безусловно, я потратил массу времени, исследуя системы, программное обеспечение, механизмы и техники только для того, чтобы отыскать самые лучшие способы сделать что-то, затратив при этом наименьшее количество усилий. И большая часть этого времени была потрачена на исследование, как оказалось, тупиковых направлений. Быть может, различие заключается в том, что я был сосредоточен на достижении определённых результатов, которые должны были быть следствием освобождения разума от многих вещей, а также я старался добиться более лёгкого выполнения дел – а не просто «всё организовать».

Так в чём же разница? Просто их желание «всё организовать» упускает один важный момент: необходимость обдумывания и интуитивного принятия решений для выполнения реальной работы. Как только люди начинают понимать реальную мощь процесса организации, они иногда заходят слишком далеко и пытаются микроорганизовать всё: «Давайте создадим такую систему, чтобы нам не приходилось думать вообще!» Но ведь это не реально. Мои системы действительно по возможности освобождают разум от работы по запоминанию и вспоминанию, но они не заменяют необходимость в регулярном обдумывании своих дел. Организационные системы просто должны служить сырьевой базой целей и их критически важных составляющих. Вы всё ещё должны интегрировать в единое целое свой разум, интеллект и вúдение для взаимодействия с окружающим вас миром. Не имеет значения, насколько вы хороши в создании макросов для компьютерной программы электронных таблиц, или насколько изощрённо «наворочен» ваш наладонник, вам всё-равно не удастся нажать на кнопку, обсчитать формулу и получить результат навроде «Позвонить Фреду». Даже если бы такая программа существовала, то вы вынуждены были бы оценивать намного больше вещей, чем находится в вашей электронной таблице или в вашем наладоннике, чтобы убедиться в правильности предложенного варианта действий.

По электронной почте мне приходит много писем, в которых меня часто спрашивают о лучших способах и инструментах организации работы над проектами. Люди хотят знать, как осуществить взаимосвязь составляющих частей проекта друг с другом и с остальными проектами и их частями. В девяносто девяти процентов случаев мой ответ один и тот же: «Раз в неделю делайте полный обзор всех своих проектов, исследуя их настолько подробно, насколько чувствуете в этом необходимость. Если вы последуете этому совету, ваши системы будут работать. А если не последуете, никакая система работать не будет». Еженедельный обзор проектов и связанных с ними действий поразительно эффективно поддерживает вашу организованность, потому что он на самом деле подталкивает вас к сбору, продвижению и творческому обдумыванию, а не просто к «процессу организации».

Стремление к достижению определённого состояния (расслабленности, веселья, продуктивности) или желание создать что-то, что вы действительно хотите заполучить (картина, поэма, новая компания, успешная линейка продукции) может достаточно сильно мотивировать вас на самоорганизацию, чтобы достигнуть желаемого. Но не позволяйте себе излишне приковывать своё внимание к форме (организации), в ущерб своим функциям (результату).

Некоторые люди ничего не организовали достаточно хорошо. А некоторые люди не имея ничего, очень хорошо организованны.

Неизвестный

Если у вас всё находится под контролем, значит вы éдете слишком медленно.

Марио Андретти

Между прочим…

• Есть ли в вашей системе какие-нибудь «излишества»? Какие инструменты или процедуры, которые вы ранее учредили, обычно не используются? Какие из них могут быть устранены?

• Вы чувствуете необходимость в управлении на более «проектном» уровне? Исследуете ли вы в полной мере необходимые детали и статус всех своих проектов, и делаете ли вы это на достаточно постоянной основе? В противном случае, что бы вы могли предпринять, что позволило бы более регулярно проводить такой обзор?

42. Чем лучше вы становитесь, тем большего от вас требуют

Поскольку у вас открывается способность к выполнению бóльших дел с меньшими усилиями, это автоматически приводит к расширению обязанностей и повышению привлекательности деятельности по разрешению бóльших проблем и достижению бóльших результатов. Держитесь. Рост собственной эффективности – нелёгкий путь, хотя, безусловно, самый полезный.

Почему же маленькие дети практикуются, а взрослые дети нет?

Стив Шалл

Прыжок!

Каждое решение, которое мы принимаем при выборе следующего конкретного действия в любой момент времени, связано с риском. Если у меня есть двадцать минут до очередного собрания, должен ли я позвонить Бобу, поработать над Главой 8 или поинтересоваться мнением Сьюзен относительно нового программного обеспечения?

Чрезмерно простые ABC-приоритеты или список дел на сегодня на самом деле не могут дать ответ на этот вопрос. Независимо от того, насколько мы организованны, насколько кристально чисты наши системы и сам рабочий процесс, или насколько актуальны наши стратегические и тактические планы, мы, в конечном счете, вынуждены доверять собственной интуиции, когда дело касается выбора наилучшего действия, которое стоит предпринять сегодня в 10:43 или в 15:22.

Огромное количество тренингов и семинаров, которые я провожу, посвящены постановке процесса обдумывания и созданию хорошей системы для поддержки чистоты «психической палубы» в процессе принятия решений с точки зрения различных перспектив и горизонтов. В конечном счете, это не даёт прямого ответа на вопрос «что же мне лучше всего сделать прямо сейчас?».

Люди с радостью отказались бы от постоянной необходимости принятия интуитивных решений по поводу распределения своих собственных ресурсов в каждый момент времени. Именно поэтому ABC-приоритеты и списки «дел на сегодня» казались настолько привлекательными, для того чтобы «взять всё в свои в руки». Но в реальной действительности нам приходится быть ещё более деятельными, чем раньше. Поскольку мы набираемся опыта работы и жизни, чрезвычайно возрастают сложность, деликатность и изменчивость того, с чем нам приходится иметь дело. Простые ответы, по большей части, слишком упрощены.

Итак, как же мы можем достоверно узнать, что следует предпринять в качестве следующего конкретного действия? Подготовьтесь к худшему, вообразите лучшее и подстрелите середину. «Подготовьтесь к худшему» означает, что вам придётся разобраться со всеми незавершёнными делами, чтобы не чувствовать себя уязвимым по отношению к постоянно всплывающим в голове неясностям и обязательствам, которые следовало бы перезаключить. «Вообразите лучшее» означает сосредоточенность на наиболее позитивном результате, которого вы можете достигнуть. «Подстрелите середину» означает «прыжок».

Методология кристально чистого сознания, не заменяет потребность в сознательной интеллектуальной деятельности. Она просто позволяет вам делать свои интуитивные «прыжки» с твёрдой платформы уверенности, вместо скользкой опоры надежды.

Вам придётся покинуть город своего комфорта и пожаловать на дикую территорию своей интуиции. То, что вы обнаружите, будет прекрасно. Ведь вы обнаружите себя самого.

Алан Алда

Между прочим…

• Считаете ли вы принятие важных решений в своей жизни и работе лёгким занятием или тяжёлым? Извлекли ли вы из этого какие-нибудь уроки?

• Как вы считаете, на какой риск при принятии интуитивного решения вы должны будете в скором времени пойти? Что может случиться в самом худшем случае? А в лучшем?

• Относительно каких вещей вы больше всего испытываете сожаление, тех, что не сделали, или тех, что сделали?

43. Чтобы доверять собственному выбору, самоуправление должно быть многоуровневым

Наличие ясных и долгосрочных целей может быть недостаточным для того, чтобы позволить вам максимально сконцентрироваться на конкретных деталях своей жизни и работы. И пресловутая организация всех своих дел не гарантирует по-настоящему продуктивной деятельности. Задача полезной утилизации внезапно возникших пяти минут свободного времени для того, чтобы предпринять какое-то короткое действие и в будущем об этом уже не беспокоиться, может быть столь же элегантной, как и временное игнорирование хаотичной кучи утренней корреспонденции во входящей корзинке, чтобы обдумать дальнейшее продвижение с точки зрения стратегических целей.

Идеалист полагает, что краткосрочный период не в счёт. Циник считает, что долгосрочный период не имеет значения. Реалист знает – то, что сделано или оставлено несделанным в краткосрочный период, определяет долгосрочный период.

Сидни Дж. Харрис

Легко уклониться от выполнения своих обязанностей, но вот избежать последствий этого уклонения не в силах никто.

И. К. МакКензи

Сейчас 9:45 утра. Что я должен делать?

Что же лучше всего сделать прямо сейчас, в данный момент? Я все ещё работаю над тем, чтобы ответить на этот вопрос наилучшим образом. Откровенно говоря, я думаю, что любой, кто пытается дать вам простой ответ на этот вопрос, просто старается вам что-то продать. На ваше решение в каждом конкретном случае влияет очень много комплексных факторов, но окончательным ответом будет такой: доверьтесь своей интуиции. И любой, кто говорит вам, что есть простой ответ на вопрос как получить доступ к пониманию интуитивной информации и её анализу, тоже просто старается вам что-то продать.

Для работников интеллектуального труда, имеется, по крайней мере, три динамических фактора, которые оказывают влияние на решение, относительно следующих конкретных действий и их последовательности:

1. Контекст (что я могу сделать в данный момент?)

2. Тип работы (должен ли я сделать то, что заранее наметил, или заняться выполнением внезапно возникшей работы, или осуществить повторный анализ своего материала, чтобы актуализировать список задач, требующих каких-то действий?)

3. Уровень работы (должен ли я сосредоточиться на электронной почте, требующей ответа, проекте, который я должен закончить, сфере ответственности, в рамках которой я должен что-то осуществить, цели, к которой я должен приблизиться, или на предназначении, которое я должен исполнить?)

Попробуйте проигнорировать любой из этих трёх факторов! Усовершенствуйтесь в понимании любого из них, и вы насладитесь приливом энергии.

1. Контекст: Если перед началом собрания возникла пятнадцатиминутная задержка, и вы находитесь на другом этаже здания вне своего офиса, есть ли у вас под рукой список всех необходимых звонков, которые вы должны сделать по всем открытым вопросам собственной работы и жизни? Если нет, налицо тенденция возникновения реактивного поведения, вместо оперативного, и всё возрастающего внутреннего беспокойства. Если у вас на самом деле имеется такой список, и вы уверены, что он содержит все звонки, которые вы должны сделать, вам будет легко достичь продуктивного состояния – «своей зоны».

2. Определение и выполнение своей работы: Если вы не хотите иметь дело с пятью сотнями накопившихся электронных писем, выясняя, что они означают, и что вы должны сделать по каждому из них, то они немедленно станут основным потребителем вашей энергии в офисе и ближайшем окружении. Ваши последующие действия, вероятнее всего, будут продиктованы мотивом предотвращения чего-либо, нежели какими-то обязательствами. А если вы займётесь и разгребёте их, потому что чувствуете, что свобода концентрации своего внимания на чём-то ещё дорогого стоит, то окажетесь «на коне».

3. Разносторонность ваших обязательств: Если вы до сих пор должным образом не обсуждали с вашим боссом, супругой или партнёром то, на что, вы чувствуете, вам необходимо обратить внимание, учитывая изменившиеся обстоятельства своей жизни и карьеры, вы будете ощущать себя в какой-то степени ущемлённым – профессионально, психологически или духовно. А если диалог на эту тему с самим собой и другими действительно состоялся, вы сможете наслаждаться энергичной и сбалансированной концентрацией.

Ваши интересы разносторонни. Если вы не учитываете любой из них, это может сыграть с вами злую шутку. Только если вы будете держать их все под одинаково хорошим контролем, вы сможете почувствовать, насколько приятнее и легче вам будет вести всю игру.

Совершенство рождается из пустяков, а ведь совершенство никакой не пустяк.

Микеланджело

Между прочим…

• Что бы вы сделали сегодня на работе, если бы оказалось, что у вас в запасе имеется тридцать свободных минут? Готовы ли вы к этому?

• Обсуждение каких ваших интересов уже состоялось, а каких до сих пор нет?

44. Ваша производительность пропорциональна способности расслабляться

Скорость и точность – ключевые составляющие эффективных действий боевых искусств, а спокойное состояние позволяет максимально сосредоточиться и держать всё под контролем. Справедливо ли это утверждение для каких-либо других областей жизни? У вас не получится сломать доски или кирпичи с наибольшей эффективностью, если вы чем-то встревожены. Или разобраться с четырьмя противниками, которые набрасываются на вас в тёмном переулке. Или договориться о каком-то деле. Или вести важный разговор на необходимом вам уровне со своим партнёром, супругой или сыном. Лучше бы вам расслабиться. Выясните, что вас беспокоит, и разберитесь с этим – прямо сейчас – если действительно хотите достичь эффективности на всех уровнях сразу. Спокойствие и способность к концентрации на том, чем вы в данный момент занимаетесь – навыки настоящего мастера, критически необходимые для достижения максимальной производительности.

Спокойному разуму и целая вселенная покорится.

Ли-цзы

Полезное определение свободы можно получить только исходя из принципа свободы достижения основной задачи человеческой жизни; то есть в процессе обучения людей ответным реакциям и управлению своим окружением.

Уолтер Липпманн

Уравнение Свободы/Производительности

Я читал, что продуктивность непосредственно связана с личной свободой. Это было упомянуто в контексте замечания о том, что степень социальной свободы личности оказывает влияние на величину прикладываемых усилий и конечный результат деятельности этой личности. Хоть я и не эксперт в этой области, интуитивно это кажется правильным. Меня поразило то, что это утверждение остаётся справедливым и в отношении собственного сознания. Чем свободнее мы себя ощущаем психологически, тем более творческих результатов мы способны достичь. Но что, если мы психологически зажаты? Как добиться этой свободы?

Большинство людей фактически постоянно размышляют о множестве вещей своей жизни и работы – а ведь в основном это непродуктивное поведение, отвлекающее нас от основного занятия, и являющееся источником ненужного стресса. Оно, по меньшей мере, нас ограничивает, если вообще не порабощает. Почему так происходит? Неужели наш мозг – это тиран, контролирующий и наказывающий нас? Нет, он – замечательный работник, но не особенно одарён интеллектом. Он отчаянно пытается выполнить возложенные на него задачи, источником которых являются наши обязательства и соглашения, заключённые с другими и самим собой. Он похож на маленького ребёнка, постоянно ноющего: «Не забудь – мы должны кое-что с этим сделать! Мы должны что-то сделать, но пока понятия не имеем что!» Et cetera ad nauseam…[2]2
  и так далее до тошноты (лат.)


[Закрыть]

К сожалению, эта часть нашего сознания не имеет никакого понятия, что такое прошлое или будущее, так что оно работает так, как будто всё должно быть сделано прямо сейчас и причём одновременно. Сознание способно прервать цепь наших размышлений в любое время, но обычно не тогда, когда мы можем что-то сделать наиболее продуктивно. Оно напоминает нам о севших батарейках только после того, как что-то окончательно перестаёт работать, когда оно нужнее всего, а не когда мы стоим перед витриной с ними в магазине.

Действительно же интеллектуальная часть нашего сознания (совсем не та, что постоянно болтает) может всё вовремя взять под свой контроль. Она может принять решение о необходимом действии в отношении всех открытых вопросов жизни и работы, и элегантно сделать выбор из множества вариантов. Она знает, что одновременно можно делать только одну вещь и спокойно воспринимает отсутствие продвижения по ряду других вопросов. Она способна создать условия для возникновения истинной психологической свободы. Она только не может полностью контролировать ситуацию без использования внешней объективной системы, с помощью которой можно будет управлять действиями и предполагаемыми результатами.

На моих семинарах, я иногда получаю отзывы участников, которые видели мои списки и системы. Они говорят: «Ну и дела, если бы я должен был отслеживать и думать обо всём этом, то не стал бы более продуктивным – это была бы пустая трата времени!» Их реакция мне понятна. Большинство систем, которые люди до этого пробовали использовать, были неполны или неясны в терминах желаемых результатов и действий, требуемых для их достижения. Так что люди, использующие такие неполные системы, никогда не достигали чувства реальной свободы. Итак, что же им мешает, а мне нет?

Если вы действительно будете обращать внимание на то, что беспокоит ваш разум, будете разбираться с этими вещами (решать, каких результатов вы хотите достичь, какие действия необходимо для этого совершить и помещать напоминания об этом в законченную полную систему, которой можно доверять, и которая вами периодически просматривается), то для вас это будет хорошей мотивацией, чтобы пополнять её ещё и ещё. И вы достигнете более высокой продуктивности, происхождение которой действительно будет связано с увеличением личной свободы.

Между прочим…

• Когда вы в последний раз чувствовали себя наиболее свободным? Как вы этого добились? Как бы вы могли достичь этого состояния повторно?

• Когда вы в последний раз чувствовали, что действуете самым эффективным образом? Было ли это связано с вашей способностью концентрироваться?

• Что в жизни вас беспокоит больше всего? Как бы вы могли избавиться от этого беспокойства?

45. Ожидаемые неожиданности неожиданностями не являются

Когда вы заранее готовитесь к тому, что ваши планы могут быть нарушены, или им может что-то помешать, ваша устойчивость к этому повышается. Игнорирование постоянной изменчивости окружающей действительности приводит лишь к раздражению и расстройству. Жалобы на возникающие помехи – это непродуктивное расходование энергии. Устраните причину нарушения своих планов, или смиритесь с ней и сделайте её их частью – тогда вы сможете преуспеть.

Пессимист жалуется на ветер; оптимист ждёт, когда он изменится; реалист занимается настройкой паруса.

Уильям Артур Уорд

Жизнь – это то, что происходит с вами, в то время, когда вы реализуете другие планы.

Джон Леннон

Продуктивное заглядывание в бездну

Позитивное мышление – дело тонкое. Как только вы вполне осознаете силу своего творческого воображения, сосредоточенного лишь на успешном конечном результате, вам покажется, что это единственно верный способ мышления. Но для того, чтобы в последствии не сожалеть о прошлом, вам время от времени придётся предполагать и худший вариант исхода дел.

В медицине для оздоровительного процесса самопознания, а также во многих образовательных семинарах тратится, по крайней мере, некоторое время, на то, чтобы раскопать «отрицательные» события и воспоминания прошлого. Однако, поскольку я освоился с принципами формирования положительных образов будущего, я подверг сомнению необходимость таких воспоминаний. «Зачем в чём-то копаться, если этого совсем не хочется?», – спросил я сам себя. Потом понял зачем. Если подсознательно бояться прошлого опыта или даже воспоминаний о нём, то на каком-то уровне начнёшь чувствовать себя их пленником. И на подсознательном уровне будут возникать картины повторного возникновения тех же самых или подобных событий. Чтобы порвать с этим, необходимо их принять, признать, простить и избавиться от отрицательных эмоций по этому поводу, чтобы по-настоящему стать свободным и направить все свои усилия на достижение того, к чему стремишься.

Если вам кажется, что этот принцип применим лишь в процессе личного роста, оцените его положительное влияние в мире бизнеса. Хорошая команда по управлению или выполнению проектов в какой-то момент должна задаться вопросом: «Что может пойти не так, как надо, и как бы мы могли разобраться с этим?» Является ли это негативным и непродуктивным мышлением? Нисколько. Оно необходимо не только для оценки возможных непредвиденных обстоятельств, но и, что более важно, для того, чтобы психологически быть готовым к встрече с ними, и разобраться в ситуации с заранее проработанной концепцией. Солдаты, которые подготовлены к смертельной опасности, при встрече с противником, вероятно, окажутся намного более эффективными. Они не избавляются от страха, но пересиливают его, чтобы нейтрализовать сопутствующий ему парализующий эффект.

Негативное мышление – зацикливание на нежелательных вариантах развития событий – ограничивает вашу деловую активность. А непосредственное рассмотрение возможности возникновения не таких уж идеальных обстоятельств способствует более предусмотрительному дальнейшему продвижению даже ещё с большей энергией. Чего вы избегаете, на том и застреваете. Чего вы опасаетесь, то на вас и будет давить. Попытка избежать размышлений о том, как «плохо» может всё обернуться, прикрываясь практикой использования лишь «позитивного мышления», может стать причиной вашей уязвимости, если нежелательные события действительно обрушатся на вас. А на подсознательном уровне вы будете ощущать себя заложником страха, вызванного возможностью возникновения таких событий, что заставит также избегать риска, необходимого для дальнейшего продвижения и достижения успеха.

Поддержка постоянной концентрации на положительном результате – задача не для слабых духом. Вы должны испытывать желание противостоять целой гамме прошлых и потенциальных будущих факторов, принимая их, независимо от того, чем они являются (или нет), и продолжая продвижение к тому, чего вы хотите добиться.

Насколько плохо это может закончиться? Как бы вы могли разобраться с этим? Ответив на эти вопросы, вам, вероятнее всего, с этими обстоятельствами столкнуться и не придётся.

Я часто обнаруживал одну потенциально спасительную вещь, которая возникает в момент наибольшей опасности. Каждый должен снизойти до своих самых сильных страхов, и тогда, если эти обстоятельства начнут реализовываться на самом деле… возникнет спасительная вспышка энергии, которая, если и не придаст храбрости героя, то, во всяком случае, позволит дрожащему смертному сделать следующий шаг.

Лоренс Ван дер Пост

Храбрость – это не отсутствие страха, а скорее осознание того, что есть что-то более важное, чем страх.

Амброуз Редмун

Между прочим…

• Есть ли в вашей жизни и работе возможность возникновения нежелательных обстоятельств, которые вам следовало бы заранее исследовать? Может быть, вам прямо сейчас следует что-то из этого обдумать? Каков должен быть ваш следующий шаг, чтобы это осуществить?

• Что вы больше всего боитесь потерять? Сдерживает ли вас этот страх от попыток достижения того, чего вы хотите добиться?