Текст книги "Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни"

Автор книги: Дэвид Аллен

сообщить о нарушении

Текущая страница: 12 (всего у книги 12 страниц)

51. Перемещаться легче, когда вы уже находитесь в движении

В каратэ быстро понимаешь, что во время боя никогда нельзя прекращать двигаться. Когда вы уже находитесь в движении, реагировать и перемещаться получается намного легче и быстрее даже в том случае, когда вам необходимо изменить направление своего движения на противоположное. Требуется намного больше усилий, чтобы начать движение, нежели изменить его направление. Если вы активно участвуете во всех областях своей жизни, вам намного легче реагировать на изменения и заниматься выполнением чего-нибудь другого.

Река оказывает на людей такое успокоительное воздействие потому, что в ней нет никаких сомнений – она уверено течёт туда, куда следует, и ей не требуется искать для этого никаких других путей.

Хэл Бойл

Подавлены? Сядьте за руль

Когда у меня была своя собственная парусная яхта, старый шкипер дал мне ценный совет: «Если кого-то начинает тошнить, – сказал он, поставьте его за штурвал». Когда у вас начинается морская болезнь, чтобы избавиться от тошноты, необходимо сосредоточиться на горизонте. Ещё лучше встать за штурвал. Мне не известно ни одного случая тошноты у водителя автомобиля, который находился бы при этом за рулём. Когда вы фактически берёте на себя ответственность за перемещение судна, достигается намного более глубокое состояние равновесия. Главная причина того, что вы почувствуете себя намного лучше, после того, как внедрите сбор, обработку, организацию и управление на интуитивном уровне всем списком ваших дел, заключается не в сокращении объёма вашей работы. Это произойдёт потому, что, в этом случае, вы автоматически оказываетесь на месте водителя, в центре своей вселенной. Вы становитесь причиной всех изменений, вместо того, чтобы иметь дело лишь с их следствием.

Перегрузки и взятые на себя чрезмерно большие обязательства, хоть, кажется, и являются основной причиной возникновения большого стресса в наши дни, но на самом деле это не так. Вы не раз сможете обнаружить, что фактически отлично себя чувствуете в тех ситуациях, в которых сейчас вы работаете «несмотря ни на что». Попробуйте в одиночку на парусной яхте выйти в открытое море – или просто первым подняться с кровати однажды утром!

Страх возникает, когда вы выпускаете из рук руль и прекращаете управлять своей собственной энергией. Действительно, мы все находимся во власти гораздо бóльших вещей, чем мы сами, и в какой-то момент мы понимаем, что сдаёмся ли мы им, или управляемся с ними – это и есть реальная игра, которая ведётся на уровне самых крупных аспектов нашей жизни. Такой подход к делу и есть по-настоящему позитивное и чётко направленное расходование энергии, без ощущения того, что вас просто преследуют многочисленные проблемы вашей жизни.

Попытка игнорирования вещей, требующих внимания, похожа на стремление остановить качку на вашей яхте. Ответы на вопросы «Какого результата вы желаете достичь?» и «Что является следующим конкретным действием?» – даже относительно бумаг на вашем рабочем столе – возвращает вас обратно за руль.

Управляй своим бизнесом, или он будет управлять тобой.

Бенджамин Франклин

Если вы жонглируете бензопилами, сидя на одноколёсном велосипеде, то единственный способ выжить при землетрясении – это приколотить всё, что можно и нельзя, только таким образом вы сможете иметь дело с тем, с чем ранее не могли.

Стив Чокуин

Между прочим…

• Когда вы не будете знать, что делать, что бы вы могли сделать тогда?

52. Происхождение самых больших успехов часто связано с первоначальными сокрушительными неудачами

Ракеты большинство времени, когда находятся в воздухе, не следуют намеченному курсу. Они попадают в цель только потому, что они постоянно корректируют траекторию своего полёта. Не совершает ошибок лишь тот, кто ничего не делает. Участвуйте в игре, которую вы можете выиграть, и смиритесь с тем количеством потерь, которые необходимы, чтобы этого добиться.

У тысяч людей есть талант. С тем же успехом я мог бы поздравить вас с тем, что у вас есть глаза. Важна лишь одна единственная вещь: обладаете ли вы выдержкой?

Ноэль Коуард

Год более хороших решений

Недавно я понял одну важную вещь – оценка собственного успеха должна определяться не какой-то конкретной удачей или неудачей, а процентным соотношением удачных и неудачных решений, которые были вами приняты в течение достаточно продолжительного отрезка времени.

С этой точки зрения прошедший год для меня был Годом более хороших решений, и я надеюсь, что каждый следующий будет не хуже. Насколько часто я пересиливаю своё желание не ходить на тренировку? Или как часто я могу быть кому-то полезным, несмотря на свою занятость? Или заниматься стратегическим планированием вместо того, чтобы быть просто занятым? Или концентрироваться на чём-то творческом и вдохновляющем, вместо того, чтобы потворствовать своим менее благородным порывам? Или быть скромным, а не щедрым, или наоборот?

Я читал, что нас посещает пятьдесят тысяч мыслей в день (как это они посчитали?!). Независимо от их числа, каждая мысль – это возможность выбора. По крайней мере выбора того, о чём думать дальше. Я не виню себя за мысль «Что, если меня задавит автобус?», но моя задача заключается в выборе – должен ли я продолжить концентрироваться на ней?

Я знаю, что не всегда принимаю верные решения. И всякий раз, как это происходит, у меня появляется возможность списать самого себя со счетов как самого жалкого слизняка во вселенной, не заслуживающего ничего хорошего в своей жизни. И я многократно пользовался этой вредной возможностью. Обычно у всех нас имеется своя версия описания события «победил/проиграл». Мы готовимся ударить битой по мячу, а когда промахиваемся, начинаем корить себя за неумение играть в бейсбол. А затем совсем завязываем с этой игрой.

Некоторые из наших клиентов, с которыми мы потратили много времени на внедрение новых эффективных правил поведения, чувствуют свою вину, когда не следуют им, поскольку знают, что они «должны». Поскольку наши методы настолько просты и основаны на здравом смысле, люди считают, что они должны немедленно и неотступно им следовать. Так что когда на практике от них ускользают некоторые моменты, они могут испытывать желание вообще прекратить весь процесс достижения максимальной продуктивности. «Если у меня не получается легко и сразу на постоянной основе делать что-то, зачем даже пытаться?»

Несколько лет назад, у меня был знаменитый тренер по гольфу, который сказал: «Пусть вас не волнует текущий счёт или падения мячей в воду. Просто знайте, что с каждым разом вы делаете всё больше и больше отличных ударов!» Хороший совет. Так что в этом году я сделаю, по крайней мере, ещё на несколько хороших ударов больше, чем в предыдущем. Такое отношение помогает мне не бросать игру и становиться в ней всё лучше и лучше.

Когда вы дочитаете эту книгу, вам предстоит постоянно делать выбор – на чём концентрироваться, и что предпринять дальше. Рискните. У вас может получиться. А если сразу не выйдет, не волнуйтесь. У вас сегодня будет ещё множество возможностей для этого прежде, чем наступит ночь, и вы ляжете спать.

Кажется, все берегут себя для выпускного бала. Но многие забывают, что при этом они ещё должны научиться танцевать.

Алан Харрингтон

Стремитесь к успеху, а не к совершенству. Никогда не отказывайте себе в праве на ошибку, потому что иначе вы потеряете способность к обучению всему новому и застопоритесь в своём развитии. Помните, что за стремлением к совершенству всегда скрывается страх. Противостояние ваших страхов и права оставаться человеком, как это ни парадоксально, может сделать вас более счастливым и продуктивным.

Доктор Дэвид М. Бёрнс

Между прочим…

• Назовите три игры своей жизни, в которых вы достигли успехов. Может быть, вам стоит начать какую-нибудь ещё?

• За последнее время совершили ли вы какую-либо большую ошибку?

ЧАСТЬ ПЯТАЯ
ВСПОМИНАЕМ ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ
или
Здравый смысл не такой уж и здравый

Для готовности ко всему требуется способность к достижению цели с максимальной эффективностью. Вам необходимо заранее определить, как должен выглядеть результат и примерно представить, что придётся сделать для его достижения. Но, так как реальный объём и сложность списка всех вещей, с которыми нам приходится иметь дело, очень велики, неплохо бы иметь под рукой руководство к действию, которому можно будет неукоснительно следовать. Чтобы лучше его понять, прочитайте книгу «Как разобраться с делами: искусство продуктивности без стресса».

Пять фаз мастерского управления рабочим процессом

Это руководство предназначено для организации «горизонтального» контроля – он подразумевает сбор, идентификацию и управление полным списком своих обязательств. Стадии 2 и 3 поясняются далее на диаграмме рабочего процесса, которую рекомендуется держать на виду до тех пор, пока у вас не выработается стойкая привычка следовать её рекомендациям.

1. Сбор

Соберите всё, что занимает ваше внимание и разместите в надёжных внешних хранилищах (в своей корзинке «входящих» материалов, в ящике с электронной почтой, в портативном компьютере, голосовой почте и т. д.), чтобы уже не держать всё это в своей голове, надеясь только на свою память.

Убедитесь, что у вас таких хранилищ не больше, чем вам действительно необходимо.

Регулярно их опустошайте, обрабатывая и организуя их содержимое (см. следующий этап).

2. Обработка

Займитесь всем собранным в хранилищах материалом (примите решение относительно каждого из них).

Если относительно какого-то материала никаких действий выполнять не требуется, выбросьте его, или, если позднее какое-либо действие всё-таки может понадобиться, отложите; также он может оказаться полезен просто в качестве справочной информации.

Если относительно чего-то требуется что-то выполнить, решите, какое будет следующее конкретное физическое действие, затем или сделайте его (если это отнимет у вас не более двух минут), или делегируйте (контролируя его статус с помощью списка ожидаемых делегированных действий), или отложите (разместив его в списке напоминаний о необходимых действиях). Если одного действия, чтобы закрыть вопрос, будет недостаточно, определите новый проект и поместите его в список напоминаний о проектах.

3. Организация

Сгруппируйте результаты обработки входящих материалов в подходящим образом организованные и постоянно просматриваемые категории. Вот четыре ключевых категории для отслеживания действий:

• Проекты (проекты, которые вы обязались завершить);

• Повестка дня (действия, которые должны быть выполнены в определённый день или время);

• Конкретные следующие действия (действия, которые необходимо сделать как можно скорее);

• В ожидании (проекты и действия, которые были поручены другим людям, и в исполнении которых вы заинтересованы).

Назначьте подкатегории, если это облегчит вам работу (Телефонные звонки, Поручения, Дóма, За компьютером и т. д.).

Актуализируйте списки долгосрочных целей и ценностей, которые имеют для вас значение.

Актуализируйте контрольные списки, которые смогут быть вам полезны позже (должностную инструкцию, список напоминаний о событиях, организационные диаграммы и т. д.).

Актуализируйте систему справочной информации с помощью материалов, по которым не требуется никаких действий, но которые могут пригодиться позже.

Актуализируйте систему напоминаний о действиях, которые возможно потребуется выполнить в будущем (список «Когда-нибудь/может быть», Повестки дня).

Актуализируйте систему хранения вспомогательной информации по проектам (может храниться вместе с системой справочной информации или недалеко от неё).

4. Обзор

Каждый день, как только почувствуете в этом необходимость, просматривайте ежедневник и список следующих конкретных действий.

Проводите Еженедельный Обзор, чтобы всё прояснить, актуализировать и поддержать все свои системы (см. Еженедельный Обзор).

Просматривайте списки долгосрочных целей, ценностей и намерений настолько часто, насколько потребуется для поддержания актуальности и полноты вашего списка проектов.

5. Выполнение

Примите решение относительно следующего конкретного действия, основываясь на том, что вы можете сейчас сделать (контексте), сколько у вас имеется времени и сил, а затем уже на своих приоритетах.

Оставайтесь гибким – поддерживайте систему напоминаний об абсолютно всех необходимых действиях в своей жизни, список которых должен быть всегда у вас под рукой. Тогда при принятии решений вы сможете довериться собственной интуиции.

Для интуитивного принятия наилучших решений регулярно концентрируйтесь на своих приоритетах («Какое для меня будет иметь значение, если сделать X вместо Y?»). Регулярно осуществляйте переоценку обязательств на различных уровнях своей жизни и работы:

• Уровень моря – текущие действия (ежедневно);

• 10'000 футов – текущие проекты (еженедельно);

• 20'000 футов – текущий круг обязанностей (ежемесячно);

• 30'000 футов – одно-двухлетние цели (ежеквартально);

• 40'000 футов – трёх-пятилетние цели (ежегодно);

• 50'000 футов и более – карьера, цель и стиль жизни (ежегодно или реже).

Диаграмма процесса обработки и организации

Модель естественного планирования

Эта модель основана на естественном способе планирования, который используется нашим мозгом. Она обеспечивает «вертикальный» контроль, то есть самый эффективный способ обдумывания какого-то конкретного проекта или ситуации. Как только вы идентифицировали все свои проекты, для ликвидации беспокойства по каждому из них, может потребоваться концентрация на ниже перечисленных уровнях.

1. Цель и принципы, которыми мы руководствуемся при её достижении

Зачем мы это делаем? Что в данном случае означает «добиться цели»?

Каких ключевых стандартов мы должны придерживаться при принятии решений и выполнении работы над этим проектом? Каковы правила «игры»?

Цель и принципы как основной критерий при принятии решений по проекту.

2. Миссия / Вúдение / Глобальная цель / Успешный результат

Как мог бы выглядеть полностью успешный результат? Как бы я мог узнать об этом?

Как бы этот успех смотрелся или ощущался каждой из заинтересованных сторон?

3. Мозговой штурм

Какие вещи могут произойти в связи с этим проектом? Каково текущее состояние дел?

Что я знаю? Чего я не знаю? Что я должен обдумать? Что я ещё не учёл? И т. д.

Ничего не упускайте, не будьте субъективны и сопротивляйтесь критическому анализу своих мыслей.

Рассмотрите ситуацию с разных сторон.

4. Организация

Идентифицируйте компоненты проекта (подзадачи), их последовательность и/или приоритеты.

Сделайте схему или план, составьте по пунктам списки или начертите диаграмму – всё, что вам может понадобиться для обзора и контроля.

5. Конкретные следующие действия

Определите конкретные следующие действия по каждой независимой подзадаче (что должно быть сделано и кем?).

Если требуется дополнительное планирование, определите конкретное следующее действие, способствующее его проведению.

Если понадобится, смените уровень концентрации по проекту следующим образом:

• Если ваш проект нуждается в большей ясности, повысьте уровень своей концентрации (то есть вернитесь от действий к планированию, или от планирования к мозговому штурму, или от формирования вúдения к цели).

• Если ваш проект необходимо продвигать, понизьте уровень своей концентрации (например, перейдите от формирования вúдения к мозговому штурму, от планирования к действиям).

Насколько много требуется планировать?

Если проект всё время не крутится у вас в голове, то планирование по нему было достаточным. Если же вы всё ещё постоянно думаете о нём, продолжайте использовать эту модель, пока не достигнете по нему достаточной ясности.

Еженедельный Обзор

После первоочередной задачи по внедрению наших методов, настолько же важной является их поддержка в активном и функциональном состоянии. Эта глава содержит ключ к достижению большего спокойствия и более продуктивного стиля жизни и работы. Этот процесс, когда бы вы его не выполняли, облегчает принятие решений и увеличивает уверенность в их правильности, но наибольшая эффективность достигается, когда вы практикуете его каждые семь дней.

Затерянные документы

Соберите все стопки с бумагами, визитными карточками, квитанциями и другими документами. Положите их в свою корзинку входящих материалов для последующей обработки.

Обработайте свои заметки

Просмотрите все типы заметок и примечаний – заметки с собраний, различные записи в блокноте. Обдумайте их и соответствующим образом пополните свои списки следующих конкретных действий, проектов, ожидаемых делегированных действий и т. д.

Освободите свою голову

Запишите (с учётом соответствующих категорий) все новые проекты, необходимые/делегированные действия, потенциальные элементы списка «Когда-нибудь/может быть» и т. д., которые вы всё ещё держите только лишь в голове.

Обзор списка следующих конкретных действий

Вычеркните завершённые действия. Просмотрите напоминания на предмет следующих конкретных действий, которые пришла пора внести в свой список.

Обзор списка делегированных действий

Запишите все действия, исполнение которых вам необходимо отследить. Вычеркните завершённые.

Обзор списка проектов

Оцените статус всех проектов, целей и результатов, один за другим. Убедитесь, что для каждого проекта определено, по крайней мере, одно следующее конкретное действие. Просмотрите материалы по проекту для определения уже выполненных задач, а также новых следующих действий, подзадач, которые можно было бы делегировать, и т. д.

Обзор предыдущих дат ежедневника

Детально просмотрите предыдущие записи ежедневника на предмет действий, оставшихся невыполненными, справочных материалов и т. д.

Обзор будущих дат ежедневника

Просмотрите события наступающего периода, учтите и долгосрочную и короткосрочную перспективу. Определите для них необходимые действия.

Обзор всех контрольных списков

Определите новые действия по каждому пункту, если таковые необходимы.

Обзор списка «Когда-нибудь/может быть»

Просмотрите список на предмет проектов, которые, возможно, теперь стали актуальными, и перенесите их в свой список активных проектов. Вычеркните пункты, в которых вы больше не заинтересованы.

Будьте смелым и креативным

Есть ли у вас какие-нибудь новые, замечательные, легкомысленные, творческие, рискованные или заставляющие задуматься идеи, которые можно было бы добавить в вашу систему???

Послесловие

Неожиданные изменения в методике, кажется, всё ещё возможны, так что я с нетерпением жду дальнейшего развития и распространения этих идей и методов достижения мастерства ведения игры собственной работы и жизни. Приветствуются ваши отзывы и участие в дальнейшем развитии методологии.

Эти и подобные темы продолжают нами исследоваться, а результаты периодически публикуются в информационных бюллетенях, бесплатная подписка на которые доступна на нашем веб-сайте (www.davidco.com, на котором также расположены дополнительные материалы по продуктивности), или по запросу на электронный адрес [email protected]

Желаю всем всего самого наилучшего.

Готовы?

Дэвид Аллен