Текст книги "Упрости себе жизнь"

Автор книги: Эрин Доланд

сообщить о нарушении

Текущая страница: 12 (всего у книги 15 страниц)

Как поддерживать порядок в гостиной

Освободив гостиную от хлама и водрузив оставшиеся вещи на их «законные» места, пообещайте себе и дальше поддерживать такой порядок. Прислушайтесь к совету, подобному тому, который я дала вам в отношении письменного стола на работе. Каждый день перед сном выделяйте несколько минут на просмотр гостиной. Я за это короткое время успеваю проверить, не осталось ли на кофейном и журнальном столиках чашек, газет, других предметов. Носки и обувь, если они каким-то образом оказались в гостиной, депортируются на те места, где им надлежит быть. Игрушки и настольные игры пакуются и прячутся. Хлам и беспорядок не должны испортить вам будущий отдых в этой комнате. В следующий раз, когда вы войдете в нее, пусть вас встретят чистота и уют, а не оставшийся со вчерашнего дня мусор.

На работе надо работать

Если вы трудитесь по девять часов в день пять дней в неделю и берете две недели отпуска в год, то ежегодно набегает немногим более 2200 часов. Добавьте сюда шатающийся стул и сотрудника с шаткой психикой (а такой найдется в любом коллективе), и эти две тысячи с хвостиком покажутся вам еще более весомым «куском» времени. А поскольку столь значительная часть вашей жизни проходит вне дома, и усталость непрестанно накапливается, то не исключены приступы безделья, то есть периоды, когда вы, находясь в офисе, просто не сможете заставить себя работать.

Несколько таких праздных минут каждый день, особенно проведенных с сослуживцами, способны существенно улучшить ваше общее мнение о своей работе. Помню, одними из самых любимых мною моментов были организованные президентом компании совместные выезды трудового коллектива на игру «Верткий мяч» [11]11
  WhirlyBall представляет собой комбинацию баскетбола, лакросса и гонок на электромобильчиках с бампером («Верткие жуки», WhirlyBug). Соревнуются две команды, по пять человек в каждой. Выигрывает та, которая за 15 минут наберет больше очков. Прим. перев.


[Закрыть]. Как правило, после напряженных утренних встреч. Гонять по площадке на юрких электромобилях и бросать в друг друга мячом – как раз то, что нам было нужно для снятия стресса.

Однако слишком долго отвлекаться от работы неприемлемо. Безответственно тратить на определенную задачу больше времени, чем следует. Ведь вам платят за то, чтобы вы что-то делали, а не отдыхали, поэтому выполняйте свои обязанности максимально эффективно. Помните: вы работаете ради своей заветной цели, и только труд позволяет вести ту замечательную жизнь, о которой мы говорим на страницах книги.

Много лет назад меня взяли на работу помощником контент-редактора в отдел связей с общественностью одной экономической исследовательской фирмы. А уже через полгода я возглавила целый отдел. Точнее, я и была этим отделом. Чтобы всего лишь удерживать количество экстренных ситуаций на минимальном уровне, мне приходилось работать по 60–70 часов в неделю. Прежде я никогда не сталкивалась с такой большой нагрузкой. В тот период я была постоянно занята, мне катастрофически ни на что не хватало времени, и мой кабинет выглядел так, будто по нему только что пронесся смерч. Я одна должна была выполнять работу за четверых, из-за чего моя трудовая жизнь превратилась в кошмар. Не прошло и трех лет моего пребывания на этой должности, как я перегорела.

Стресс, который я тогда испытывала, я назвала «роковой тучей». Она преследовала меня повсюду, давила психологически и физически. Я понимала, что мне нужно научиться разумнее управлять своим временем и найти возможность совладать с должностной нагрузкой. Однако я не знала, как это сделать. Я уволилась из злополучной фирмы с решительным намерением отыскать ответы на мучившие меня вопросы, чтобы в результате выполнять свою работу как можно эффективнее. Мне вовсе не хотелось вновь оказаться в ситуации, когда работа определяла бы всю мою жизнь. Я мечтала навсегда избавиться от «роковой тучи».

Если вы читаете этот раздел, то, вероятно, моя история вам знакома. Вы тоже хотите трудиться с большими концентрацией и энергией, более творчески, чтобы вырваться из-под своей «роковой тучи». Чем продуктивнее вы в офисе, тем меньше вам нужно думать о работе в свободное время. К тому же если у вас есть стратегический подход к выполнению должностных обязанностей, вас меньше беспокоят сомнения в своих силах и способности справиться с поставленной задачей.

Производительность труда и искусство управления временем идут рука об руку. Если вы не умеете разумно распоряжаться временем, то и работать будете неэффективно. И наоборот: непродуктивный работник никогда не научится управлять своим временем. Поэтому вам необходимо освоить оба навыка.

Производительный рабочий день

Представьте себе свой идеальный трудовой день. По каким контрольным точкам можно определить, что вы провели его как должно? Какой объем работы вы успели сделать? В предыдущей главе вы выделили основные рабочие приоритеты, проанализировав характер поступающих к вам просьб (которые требуют ответов «да» и «нет»). И если вы беретесь за тот или иной проект, то какие задачи должны решить, чтобы закончить день с чувством исполненного долга?

Постройте в своем воображении график предстоящего трудового дня. Объективно оцените, какой объем времени вам понадобится на реализацию той или иной задачи. Вычеркните все лишнее и оставьте пункты, в выполнении которых уверены, если только очень постараетесь, и приступайте к их осуществлению.

Как отслеживать производительность труда

Теперь, поставив перед собой цель, вам нужно определить свой текущий уровень производительности, чтобы выяснить, нуждается ли он в повышении. К сожалению, для такой оценки потребуется больше недели, однако дело того стоит. Собранная информация позволит вам увеличить производительность труда. Я рекомендую использовать при этом один из двух методов. Если все свое рабочее время вы проводите за компьютером, то проще всего использовать специальную программу, отслеживающую ваши действия в течение трудового дня. Онлайн-приложение Rescue Time («Спасите свое время», rescuetime.com) совершенно бесплатно поможет вам понять, на что вы расходуете время.

Внесите в него информацию о различных видах выполняемых вами работ, и через две недели получите отчеты, наглядно демонстрирующие, когда вы трудились продуктивно, а когда бездельничали. Чем больший период вы охватите, тем точнее будут данные.

Если же ваша деятельность не связана с письменным столом и компьютером, то необходимые замеры времени проведите самостоятельно. Вооружитесь блокнотом и секундомером и через 10–15-минутные интервалы записывайте, чем занимаетесь. Точно так же юристы на почасовой оплате детально фиксируют свои действия, выполняемые в течение дня по заказу клиента.

Простые записи наподобие «Поболтала с Марго» или «Просидела, абсолютно ничего не делая» дадут вам в конечном счете важную информацию, поэтому честно пишите обо всем, чем занимались. Поскольку эти сведения предназначены лично для вас, а не вашего начальника или отдела кадров, нет смысла подтасовывать их. Чем честнее вы будете сами с собой, тем реальнее картина в конечном итоге получится.

Стоит вам только начать отслеживать свои действия, как вы тут же заметите скачок продуктивности, поскольку будете знать, на что тратите время. Уже одного этого может быть достаточно, чтобы достичь идеального уровня производительности труда. Но не исключено, что через две недели наблюдений вы заметите возврат к исходному уровню. Это означает, что данные за первые дни не отражают вашего обычного поведения на работе, и поэтому их следует исключить, чтобы они не искажали истинную картину.

Собрав достаточно информации, проанализируйте ее и выявите закономерности в своем рабочем графике. В какие часы дня вы наиболее дееспособны? Когда вам сложнее всего сосредоточиться? Зная ответы, постарайтесь приспособить трудовой процесс к естественным ритмам своего организма, чтобы повысить производительность.

Хронология рабочего дня также поможет вам отследить периоды, когда вы хуже всего управляете своим временем. Если вы постоянно опаздываете на совещания или не выдерживаете установленных сроков сдачи, то причины этого тоже кроются в собранных данных. Может быть, у вас есть сослуживица, которая постоянно подсаживается к вам, чтобы посплетничать? Сверяетесь ли вы с планом выполнения задания? Не проверяете ли электронную почту по сто раз за час? Или телефонный разговор с определенным поставщиком настолько выбивает вас из колеи, что после этого вы минут пять, а то и больше не в состоянии ни о чем думать? Нет ли у вас привычки отклоняться от темы во время телефонных бесед? Если вы не заметили ни одной из перечисленных или любых других закономерностей, продолжайте собирать данные еще одну неделю и более тщательно записывайте все, чем занимаетесь в течение дня.

Способы повышения производительности

Пожалуй, стратегий управления производительностью и временем не меньше, чем книг в библиотеке Конгресса США. Я пользуюсь «винегретом» из метода Дэвида Аллена, описанного в книге «Как привести дела в порядок» [12]12
  Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011.


[Закрыть], постоянного применения одной из программ управления проектами, самодисциплины, мотивации и моих собственных методик, созданных путем многолетних проб и ошибок. Важно найти систему, которая лучше всего подойдет именно вам.

Предлагаю выполнить следующие шаги на пути к идеальному продуктивному дню. Прежде всего нужно понять, чем же вы, собственно, занимаетесь на работе. Для этого не поленитесь записывать все свои действия на протяжении не менее двух недель. В результате получите картину своего типичного трудового дня. Как часто вы обычно разговариваете по телефону? Сколько часов посвящаете исследованиям и написанию текстов? Сколько раз вытаскиваете конфетку из вазы на столе секретарши в приемной?

Далее сравните свой воображаемый идеальный день с реальным усредненным. Какие самые важные дела вы успеваете выполнить за типовой день? А какие действия особого значения не имеют? Определите приоритетность (средняя, высшая или низкая) стоящих перед вами задач, а затем подсчитайте, сколько времени вы в действительности тратите на дела из этих трех категорий. Посвящаете ли вы большую часть рабочего времени делам высшей приоритетности? Если нет, то это настораживающий сигнал о неполадках вашей существующей системы продуктивности.

Итак, проанализировав рабочие процессы, расставьте предстоящие задачи в порядке очередности, причем самые неотложные запланируйте на те часы, когда вы наиболее дееспособны. Дела средней сложности наметьте на то время, когда вы еще достаточно производительны, хотя уровень энергии уже снижен, а отвлекающих моментов больше. Наконец, наименее важные (за невыполнение которых вас все равно никто не уволит) откладывайте на самую непродуктивную часть вашего пребывания в офисе. Например, у меня повышена работоспособность в первые три часа. И если я начну трудовой день с проверки электронной почты или чтения любимых сайтов, то впустую потрачу время, когда пишется лучше всего. Поэтому я стараюсь использовать его максимально продуктивно и сразу же, переступив порог офиса (если не возникает каких-то форс-мажорных обстоятельств), берусь за написание текстов, а проверку электронной почты откладываю на более поздние утренние часы, когда мне потребуется небольшая передышка. Многие замечают снижение своей производительности после обеда. Независимо от того, когда такие спады бывают лично у вас, именно на эти периоды планируйте работу, не требующую высокой концентрации внимания. Скажем, я в это время звоню людям, оставившим мне сообщение с просьбой перезвонить, сканирую и подшиваю в папки документы, проверяю электронную почту и обрабатываю материалы в папке «Прочти меня».

Для составления рабочего графика воспользуйтесь доброй старой ручкой и бумагой или какой-нибудь компьютерной программой. Я комбинирую два метода. С помощью приложения Google Calendar планирую свою официальную деятельность (совещания, деловые встречи и т. п.). В большом бумажном календаре намечаю время, когда буду писать тексты для нашего сайта борцов с хламом. В блокнот-ежедневник, разбитый на 43 радела, вношу исходные данные согласно рекомендациям Дэвида Аллена в книге «Как привести дела в порядок». Наконец, работу с клиентами распределяю с помощью компьютерной программы проектного управления.

В самую продуктивную часть дня имеет смысл повесить на двери кабинета обращение к коллегам с просьбой пока не беспокоить, поскольку вас поджимают сроки, вы упорно трудитесь, и поэтому не сможете сейчас никому уделить должного внимания, за исключением крайне важных случаев. Конечно, не все сослуживцы с уважением отнесутся к этому обращению, но по меньшей мере вы отсеете тех, кто собирались заскочить на полчасика просто поболтать. Если же вы работаете в отделенном перегородками отсеке большой комнаты, то идея с запиской вряд ли поможет, но хотя бы попытайтесь.

Проще тем, у кого есть секретарь. Поручите ему регулировать ваше общение с внешним миром в течение дня или по меньшей мере в те периоды, когда вы особенно загружены. Он будет принимать и регистрировать все ваши входящие телефонные звонки и электронные письма, а также не пускать к вам в кабинет тех, кто пришел не по особо важному вопросу. Заранее определите, какие вопросы попадают в категорию приоритетных, т. е. ради которых вас разрешено оторвать от дел.

Еще один способ существенно повысить продуктивность – при общении с сослуживцами, начальником, клиентами и поставщиками подчеркивать важность своей работы, необходимость на ней сосредоточиться, жесткие сроки выполнения. Будьте открыты и честны, а политику оставьте тем, кто заседает на Капитолийском холме. Сообщите людям, с которыми вы связаны деловыми узами, о своей текущей напряженной ситуации и договоритесь о том, когда сможете уделить им внимание. Так вам будет проще скоординировать свой трафик и повысить продуктивность.

И не забудьте при общении по телефону и электронной почте использовать уже рассмотренные нами методики. Вы, я надеюсь, уже успели заметить, насколько благодаря им возросла ваша производительность.

Не оттягивайте начало работы

Отличный способ вставлять палки в колеса собственной производительности – оттягивать начало работы. По утверждению исследователей из университета де Поля, люди это делают по трем причинам [13]13
  Zane J. P. Why we procrastinate // News and Observer. – 2008. – April 15.


[Закрыть].

– В поиске адреналина. Данной категории медлящих нравится нервное возбуждение, с которым связано выполнение проектов в последнюю минуту. Такие люди привыкли и в годы учебы, и на работе бодрствовать накануне конечной даты реализации задания, чтобы к утру все успеть.

– Уклоняясь от неприятного. Эти люди стараются как можно дольше не браться за сложную или скучную работу.

– Нерешительность. Невозможность принять решение парализует желание человека взяться за работу.

Вы научитесь не откладывать работу «на потом», если определите, к какой из вышеперечисленных категорий относитесь. Допустим, к первой. Тогда найдите другие источники адреналина, например займитесь скайдайвингом (затяжные прыжки с парашютом) или горнолыжным спортом. Если же ваша категория – третья, то вам потребуется инструктор, который научит вас принимать решения.

Тем же, кто всячески избегает тяжелой или скучной работы, поможет таймер. Когда у вас будут звуковые и зрительные напоминания об ограниченном запасе времени для выполнения задания, вы найдете способ сосредоточиться на нем. Рекомендую следующие стратегии повышения производительности, когда уж очень не хочется что-либо делать.

– Как и в случае занятий утренней гимнастикой, включите музыку с быстрым ритмом.

– Если пьете кофе, то лучше делать это часто, но маленькими порциями, отказавшись от одной большой чашки в начале дня.

– Намечайте определенные цели, которых необходимо достичь через интервалы в две, пять или десять минут, а затем включайте таймер.

– Изолируйте себя от любых соблазнов. У вас не возникнет желания медлить с выполнением задания, если кроме него просто не останется ничего другого.

– Честно признайтесь себе, что намеренно тянете время. Часто само осознание данного факта заставляет человека засучить рукава.

– Предложите кому-то из сослуживцев соревнование: кто выполнит больший объем работы за определенное время.

– Попросите кого-нибудь контролировать вас. Существуют профессиональные мотиваторы, один или несколько раз в день проверяющие, чем вы занимаетесь, но благожелательный друг или сотрудник по вашей просьбе сделает то же самое бесплатно.

– Если работа не требует особых размышлений, можете одновременно слушать аудиокнигу. К тому же пообещайте себе делать это, только когда работаете. В результате желание узнать, как дальше развиваются события, вынудит вас выполнять столь неприятное вам нудное задание.

Ухабы на пути

Путь повышения концентрации внимания и производительности на работе не усеян розами. Приблизительно на второй неделе вы упретесь в стену психологического истощения. Требуется невероятная энергия, чтобы заставлять себя ежедневно полностью выкладываться, и если вы не привыкли длительное время трудиться в таком режиме, то вскоре почувствуете, что у вас просто не осталось сил.

Вы должны быть готовы к такому развитию событий и действовать соответственно. Запланируйте в своем графике несколько вечеров, когда вы сможете пораньше лечь спать и хорошенько отдохнуть. Возможно, стоит внести в него сеанс массажа или целый уик-энд безделья, чтобы восстановиться.

Еще через неделю вы втянетесь в заданный ритм, и чувство истощения уменьшится. Если же этого не произойдет, лучше сбавьте обороты и подумайте, а не слишком ли многого вы от себя требуете. И все же большинство людей испытывают лишь временное психологическое истощение, а вот долгосрочными последствиями нового отношения к работе станут более высокие концентрация внимания и производительность.

Домашний офис

В главе 1 «Основы борьбы с хламом» я говорила о том, как достичь симбиоза работы и личной жизни, чтобы они существовали в гармонии. Избавившись от всего лишнего и ненужного, вы начнете вести замечательную успешную жизнь, наполненную смыслом и энергией для достижения своих заветных целей.

Впрочем, бывают дни, недели, а то и месяцы, когда определенная сторона вашей жизни требует от вас больше внимания и сил, чем вам бы хотелось. Но эти нетипичные периоды обычно ожидаемы, длятся ограниченное время и в конечном счете окупаются сторицей. Я, безусловно, не сторонница сверхурочной работы – это время каждый человек должен проводить с семьей и друзьями или просто отдыхать, – но бывают случаи, когда она неизбежна. Если я хочу выполнять свою работу качественно, то порой приходится жертвовать своим личным временем.

Появление в вашем графике такой дополнительной нагрузки зачастую означает, что вам придется взять работу домой. С одной стороны, трудиться дома приятно – можно даже не вылезать из пижамы. Но с другой, уровень производительности при этом, как правило, падает, поскольку ваши домашние обязанности никуда от вас не деваются. Сложно игнорировать плачущего ребенка, которому нет дела до того, что маме нужно закончить отчет. Или удержаться от соблазна включить телевизор, когда альтернативой является столь скучное занятие, как сведение баланса.

В дополнение к работе, которую мы приносим из офиса, дома нам тоже приходится заниматься делами, подобными «офисным», а именно оплачивать счета за коммунальные услуги, вести семейный бюджет, хранить важные документы. Выделить в квартире определенное место для этого столь же важно, как и иметь рабочее место в традиционном офисе. И, как мы уже установили, им не должен быть стол в столовой или спальне.

Как обустроить домашний офис или рабочее место

Рассматривайте свой домашний офис как полноценное рабочее пространство, которое должно быть приспособлено для длительного времяпровождения. На столе следует установить такое же оборудование, как и на рабочем столе в компании, где вы трудитесь. Это, например, компьютер, монитор, клавиатура, мышь, резервный жесткий диск, принтер, сканер и телефон. Вам также потребуются шкаф для папок и картотека. Рекомендации по ее созданию приведены в главе, посвященной вторнику. Кресло должно быть эргономичным, чтобы ваше тело не испытывало ненужного напряжения. Такая же деловая обстановка дома, как и в офисе, позволит вам сосредоточиться и со всей серьезностью подойти к выполнению поставленной задачи.

Чтобы успешно трудиться на дому, нужно воздвигнуть преграду между собой и остальной частью квартиры. У вас должна быть возможность сконцентрироваться на работе и сделать ее быстро, поскольку в результате вы сможете скорее вернуться к личным делам. Идеально было бы отвести под домашний офис отдельную комнату, но можно ограничиться и его мобильным вариантом на диванчике со встроенным ящиком или раскладным столом в углу комнаты. Важнее всего обустроить домашнее рабочее место вдали от телевизора и основных путей миграции домочадцев.

Завершив работу, уберите все с письменного стола. Домашний мини-офис должен быть готов к использованию в следующий раз и в нем не нужно скапливать хлам. Все материалы, которые следует вернуть на работу или отправить по почте, перенесите в прихожую, откуда вы их заберете, когда будете выходить из дома.

Если у вас уже есть домашний офис, приведите его в порядок и приступайте к работе!