Текст книги "Упрости себе жизнь"

Автор книги: Эрин Доланд

сообщить о нарушении

Текущая страница: 7 (всего у книги 15 страниц)

Названия папок и файлов на компьютере

Создавая новую цифровую файловую систему, сохраняйте отсканированные документы в виде файлов с описательными именами, отражающими дату, название проекта и категорию. Это облегчит поиск нужной информации в дальнейшем. Рассмотрим пример.

080 507-boyd-evernote.txt

Этот документ опубликован 7 мая 2008 года в виде поста (сообщение в блоге или интернет-дневнике) Стоу Бойда (известная в Интернете личность – «социальный философ и вебтрополог», как он сам себя называет) о программном обеспечении Evernote. Какой бы стиль имен файлов вы ни избрали, неизменно придерживайтесь его (признак 6). Мне нравится система, использованная в примере, потому что она позволяет отыскивать документ тремя способами – по дате, имени автора и содержанию. В моей работе дата публикации сообщения отличается от времени его создания, но важна для нас именно первая. Если же вам нужна только дата создания, можете ограничиться ее кодом в начале имени файла, поскольку она сохраняется автоматически как его часть.

Во многих системах управления документами предусмотрена возможность тегирования(сопровождения данных тегами, или «ярлыками»). Это означает, что в документ вводятся несколько ключевых слов, которые не появляются в тексте на странице, но именно по ним его можно отыскать, а также создавать взаимные ссылки между разными файлами. Тегирование особенно полезно при работе с изображениями и другими нетекстовыми файлами.

Также рассортируйте цифровые файлы по тем категориям, которые вы использовали в ходе планирования. Вероятно, вам придется некоторые из них разбить на подгруппы (папки нижележащего уровня), отражающие ваш рабочий процесс. Фантастически удачным примером такой систематизации я считаю схему, построенную Брайаном Киффером, одним из учтивых программистов сайта unclutterer.com. На своем компьютере он организовал папки для каждого клиента (одна из его категорий), при этом каждая из них содержит три папки нижележащего уровня: «Активы», «Инкубатор» и «Проекты». В «Активах» находятся логотипы, корреспонденция и лицензионная информация по программному обеспечению, которое использует данный клиент. Папка «Инкубатор» предназначена для хранения идей и исследований, имеющих отношение к клиенту, но без деталей конкретных проектов. А вот в «Проектах» каждая папка нижележащего уровня имеет описательное название и содержит подпапки «Активы», «В работе» и «Завершенное». Например, в папке «Проекты» находится папка «Борцы с хламом», где собрана вся работа Брайана Киффера для нашего сайта.

Вы непременно обнаружите, что порой вынуждены работать с документами или файлами, не требующими длительного пребывания в вашем компьютере. В данном случае как нельзя кстати окажется папка «Временные» в каждом «Проекте». Установите периодичность ее чистки. Например, выделяйте на это пять минут в конце каждой рабочей недели. Следите за тем, чтобы файлы не задерживались в ней на неопределенное время, в установленный срок обязательно открывайте их и решайте, что с ними делать дальше.

Выше я уже говорила об одной очень полезной возможности цифровой файловой системы: один и тот же документ может появляться в разных местах. Такие ссылки легко создать, поместив ярлыки или псевдонимы в папки, которые не являются основным местом расположения файла. Вообще, ярлыки – самый удобный и одновременно наименее используемый организационный инструмент для незахламленного компьютера. Допустим, у вас есть проект, требующий применения логотипа клиента. Конечно, можно создать его копию, но в таком случае вам придется всякий раз при внесении в логотип изменений обновлять оба файла. Вот почему лучше поступить по-другому: для файла логотипа создать ярлык и поместить его на рабочий стол компьютера. Теперь один и тот же файл присутствует в двух местах одновременно.

Для создания ярлыка щелкните правой кнопкой мыши по файлу (для пользователей компьютеров Macintosh – щелкнуть мышью, одновременно удерживая клавишу «Control» или «Ctrl»). При этом на ПК Мае откроется выпадающее меню, в котором надо выбрать пункт «Создать псевдоним». Далее можете перетащить созданный псевдоним в любое место на вашем ПК. На компьютерах PC указывают пункт «Создать ярлык», а затем аналогичным образом перетаскивают его в нужное место.

Если вам не нравится использовать иерархическую файловую структуру или вы хотите повысить скорость доступа к информации, то лучше установить на компьютере поисковую машину для цифровых файлов.

Организация старых систем

Если у вас на компьютере есть масса старых файлов, сбросьте их все в папку «Архив». Это позволит начать все сначала, не потеряв старых данных. Если вдруг они вам понадобятся, у вас всегда будет к ним доступ, но в то же время они не помешают вам создавать новую файловую структуру. Когда же последняя заработает, вы сможете в свободное время рассортировать архивные файлы. Если же в вашей бумажной картотеке получился настоящий винегрет из старых папок и учетных карточек, то стоит их упорядочить, отсканировать и поместить уже в цифровом формате в новую компьютерную систему.

Защита системы

Упорядочив все свои документы, создайте резервные копии цифровых данных. Если в вашем в офисе есть локальная компьютерная сеть, то узнайте в отделе информационных технологий, не сделали ли они уже их сами. Если же вы работаете на дому или управляете собственным бизнесом, или просто хотите подробнее узнать, как делать резервные копии, то продолжайте читать этот раздел.

Жесткие диски имеют плохую привычку «умирать», и обычно это происходит в самый неподходящий момент. Чтобы не потерять данные, создавайте их резервную копию в двух местах – в онлайн-хранилище и на внешнем накопителе. Вы в полной мере осознаете достоинства первого метода, если пожар или какое-нибудь стихийное бедствие уничтожит ваш офис вместе с компьютером и подключенным к нему внешним носителем. Чтобы обеспечить безопасность, зашифруйте данные перед их загрузкой в Сеть. (Узнайте в ИТ-отделе компании, не нарушаете ли вы корпоративную политику, используя онлайн-резервирование.) Также не забудьте передать свои логин, пароль и ключ шифрования какому-нибудь доверенному лицу или в отдел кадров для помещения в ваше личное дело.

Что касается второго метода, то у меня к компьютеру постоянно подключен внешний накопитель, и я каждый вечер выполняю перекачку информации. Эта резервная копия нужна для быстрого восстановления данных на ПК, если я нечаянно удалю их в течение рабочего дня, а также на случай выхода из строя винчестера. Одновременное применение двух методов резервного копирования практически полностью исключает потерю важных цифровых данных.

Домашние задания существуют не только у школьников

Вернувшись домой и впервые насладившись порядком в прихожей, вы, я надеюсь, испытали прилив радости и облегчения после долгого трудового дня. Благодаря новым правилам, которым вы теперь следуете, переступив порог дома, в ваше жилье больше не проникают всевозможные рекламные рассылки и прочий хлам, и к тому же вы заранее готовите себе условия для легкого и беспроблемного выхода из квартиры в следующий раз. Вам больше не придется, опаздывая на работу, метаться по всем комнатам в поисках ключей. Вы уже никогда не будете выгребать из рюкзака ребенка испортившиеся бутерброды и не услышите, как гремит в стиральной машине забытая в карманах одежды мелочь. Но этот ритуал, выполняемый по возвращении домой, – лишь прелюдия к более спокойной, без стрессов, жизни. Сегодня вечером вы внедрите очередные правила, которые еще больше упростят и сделают комфортным ваше пребывание дома. Работа, запланированная на вечер вторника, призвана превратить вашу квартиру в место, куда хочется возвращаться.

Когда вы приходите вечером домой, вкусный ужин и просмотр телевизионных передач кажутся вполне заслуженной наградой после целого дня сканирования, уничтожения ненужных бумаг, сортировки документов и создания новой картотеки, – то есть всего того, чем вы занимались во вторник в офисе. Так что понятно, что вам банально хочется отдохнуть. Но поверьте, если каждый вечер вы будете выделять всего тридцать минут на рутинные домашние обязанности, наградой вам станут почти свободные выходные, когда вы сможете в полной мере отдохнуть и заняться тем, чего душа пожелает. Вам не придется тратить уик-энд на стирку, мытье горы посуды и генеральную уборку квартиры.

Создание сигналов

Я знаю учителей, которые, чтобы успокоить расшумевшихся учеников, на короткое время выключают, а затем включают свет. Когда в общественном месте раздается сирена пожарной сигнализации, люди покидают здание. Когда на светофоре загорается красный свет, водители жмут на тормоза. Сигнал – это первый этап условного рефлекса, который дает команду мозгу выполнить определенное действие. Я обнаружила, что специально созданные сигналы чудесным образом склоняют меня взяться за работу по дому.

Побудить вас заняться не особо любимой деятельностью (например, уборкой, физическими упражнениями, стиркой) способна музыка. Причем не какая-то одна композиция, а сборник, который начинается с определенной песни. Она должна стать для вас условным знаком к выполнению того или иного вида работы. Когда я решила использовать такую методику, мне потребовалась пара недель, чтобы «выдрессировать» себя, но теперь эта привычка – начинать работу по музыкальному сигналу – стала моей второй натурой.

Когда я слышу песню «Музыка в моем сердце» группы Deee-Lite, мне хочется взяться за уборку помещения. «Поток» Bloc Party заставляет меня трудиться даже после ужина, хотя меня уже и клонит в сон. А танцевальная версия композиции «Сильнее» в исполнении Кэйни Веста побуждает к физическим упражнениям.

Я понимаю, что идея об использовании сигналов и условных рефлексов выглядит немного странной или даже слегка ненормальной по сравнению с другими рекомендациями о том, как побороть свою лень. Тем не менее этот нетрадиционный способ работает. Если вам сложно найти мотивацию для выполнения домашних обязанностей, создайте для себя подобные сигналы.

Как внедрить и выполнять регулярную работу

Мне нравится знакомиться и изучать новые вещи, места, запахи и вкусы. Но также я люблю привычный порядок вещей. После поездки более чем на несколько дней я с удовольствием возвращаюсь домой и наслаждаюсь сном в своей постели. Когда в моей жизни присутствуют и разнообразие, и привычный, заведенный порядок, я чувствую себя довольной и счастливой. Ведь именно благодаря рутине, или давно установленному порядку, и возможно разнообразие.

В конце предыдущей главы я вкратце затронула тему обычных действий в отношении прихожей в вашем доме. Еще я упомянула о стирке как о неотъемлемой составляющей каждой недели. Но теперь пришло время поговорить о том, как установить стандартную схему процесса стирки. Это зависит от того, нужно ли вам ходить в общественную автоматическую прачечную или у вас дома есть стиральная машина и сушилка.

В первом случае отведите в своем расписании два вечерних часа буднего дня для посещения прачечной-автомата (обычно по будням в этих заведениях меньше народа). Несколько моих друзей успешно справляются со стиркой, раз в неделю относя свои вещи в один из приемных пунктов компании Fluffn’Fold. Это не автоматическая прачечная, поэтому сверх тарифов за использование машин они платят еще за то, чтобы кто-то постирал и высушил их одежду. Я стираю в собственной машине с сушильным барабаном, поэтому никогда не прибегала к таким услугам. Но если вы не слишком стеснены в средствах и не имеете дома стирального оборудования, то идея регулярно относить вещи в прачечную вам подойдет.

Тем читателям, которые, как и я, стирают самостоятельно, я советую распределить стирку на несколько дней в течение недели. В моей семье, когда она еще состояла из двух человек, это были понедельник и четверг. Одеждой (обычно две или три загрузки: белье, цветные и деликатные вещи) занимались в понедельник вечером, а четверг выделяли под постельное белье и полотенца (обычно две загрузки, поскольку у нашей машины небольшой барабан). Но если коробка заполнялась к четвергу, то после постельного белья и полотенец мы еще стирали одежду (одну загрузку). Если в семье четыре человека или даже больше, то двух дней для стирки будет недостаточно. Предлагаю вам в качестве варианта следующий график для большой семьи.

–  Понедельник.Постирать все простыни.

–  Вторник.Одежда детей.

–  Среда.Одежда взрослых.

–  Четверг.Полотенца.

–  Пятница.Одежда детей.

–  Суббота.Одежда взрослых.

–  Воскресенье.Отдых.

Генеральную уборку можно делать по частям, ежевечерне, но не обязательно перенапрягаясь. Каждый вечер выделяйте по 30 минут – и ни минутой больше – на уборку дома. Я предпочитаю выполнять эту получасовую работу сразу по возвращении домой, однако некоторым, возможно, удобнее заняться ею после ужина. Не важно, когда вы ее сделаете, важно – сделать.

Мне нравится убирать квартиру под музыку. К тому же если она ритмичная – 150 ударов в минуту или даже больше, – то я и работаю быстрее. Я предпочитаю включать сборник, длительность звучания которого примерно тридцать минут. Благодаря этому я знаю, когда пора остановиться.

Как я уже говорила выше, эти ежевечерние полчаса спасут вас от необходимости потратить уик-энд на вылизывание квартиры. И у вас будут два полных, замечательных выходных дня, которые можно посвятить любимым занятиям. Из тридцати минут первые десять выделите на общую уборку всей квартиры, а в оставшиеся двадцать сосредоточьтесь на одном определенном участке. Может показаться, что полчаса – это много, но на самом деле, когда вы работаете, время просто летит. Рекомендую вам начать со следующего недельного графика уборки квартиры.

–  Понедельник.Убрать в кухне и столовой.

–  Вторник.Санузел (или санузлы, если у вас их несколько).

–  Среда.Спальня (или спальни, если у вас их несколько).

–  Четверг.Гостиная и общая комнаты.

–  Пятница.Другие помещения (гараж, прихожая, коридоры и т. д.).

Если с вами живут дети или сосед(и) по съемной квартире, супруг, кто-то из родителей (или родители), то в эти полчаса все должны к вам присоединиться. Чем больше рук возьмутся за дело, тем меньше времени потребуется для приведения вашего жилища в порядок. К тому же вместе работается веселее.

В главе, посвященной пятнице, я расскажу о регулярной работе в офисе. Но сейчас дам один совет, общий для дома и офиса: регулярно выделяйте время на уборку своего письменного стола. Если вы трудитесь на дому, то ежедневно вносите бумаги в картотеку, оплачивайте счета, раскладывайте по местам канцелярские принадлежности, разбирайте входящую почту и т. д. Если же работаете вне дома, то убирать свой домашний офис достаточно один раз в неделю.

Работе на кухне я посвящу главу о четверге. Составление меню, приготовление блюд и уборка представляют собой настолько объемную тему, что ей я выделила специальный раздел. И вновь хочу дать несколько предварительных советов: убирать кухню следует немедленно после каждого приема пищи (помыть посуду или сложить в посудомоечную машину, протереть стол и столешницы, все продукты вернуть на места в шкафчиках), а за провизией ходить регулярно. Люди, у которых на кухне достаточно места для хранения съестных припасов, могут ездить в супермаркет раз в неделю. Те же, у кого места мало, должны заходить в магазин за свежими продуктами каждый день после работы. Но независимо от того, какой график вы избрали для себя, обязательно планируйте время для закупки. И еще одно обязательное условие: не менее двух раз в год пересматривайте содержимое кладовки для продуктов. Возьмите себе за правило делать это, когда переводят часы на летнее время и обратно. Выбрасывайте все с истекшим сроком годности.

Как отмечалось в главе, посвященной понедельнику, не забывайте в конце каждого сезона просматривать свой гардероб и избавляться от одежды, которую вы ни разу не надели за это время. Также делайте ревизию полотенец и постельного белья – проверьте, в хорошем ли они состоянии.

И наконец, возможно, вы установите для себя еще несколько видов регулярной деятельности. Например, периодически очищать от хлама автомобиль (к примеру, быстрый осмотр каждый раз, когда выходите из машины, а более тщательный – еженедельно), приусадебный участок, если он у вас есть (покосить траву, сгрести мусор граблями, поработать лопатой), специальные помещения в доме, если таковые имеются (винный погреб, тренажерный зал, подвал). Подумайте, какие периодические работы необходимы, чтобы всегда содержать дом в порядке.

Хозяйственные поездки

Хозяйственные поездки и работа по хозяйству в моем понимании одно и то же. Оба вида деятельности требуют времени, и оба нужно выполнять, если хотите благоустроенной жизни. Но я стараюсь ограничить хозяйственные поездки двумя днями в неделю, чтобы не пребывать в вечном движении. Правда, если у вас большая семья, то вам, возможно, понадобятся три дня.

Хозяйственным делам я отвела вечер вторника и утро субботы. В прихожей у меня стоит коробка с крышкой, куда я складываю вещи, которые надо сдать в ремонтную мастерскую или выбросить, или еще каким-то образом ими распорядиться. Также я в нее кладу записки с напоминанием о том, куда мне надо заехать (например, список продуктов и т. д.). Отправляясь в хозяйственную поездку, я просто беру коробку и выхожу из дома. Обычно я начинаю с самого дальнего пункта назначения и постепенно двигаюсь к ближнему. Когда все сделаешь, все же гораздо приятнее оказаться недалеко от родных пенатов, а не где-нибудь в соседнем городке. Хозяйственные поездки в моем случае включают посещение банка, почты, автозаправки, продуктовых магазинов. На почту и в гастроном я заезжаю по вторникам вечером, а банк и автозаправку посещаю по субботам утром.

Подумайте о своих обычных хозяйственных поездках. Нельзя ли за раз охватить несколько мест, чтобы не тратить время каждый вечер? Если вы живете не одна, то можете распределить обязанности: один из вас будет объезжать объекты по вторникам вечером, а второй – по субботам утром.

Когда не обойтись без помощи

Иногда жизнь становится настолько суматошной, а дел наваливается такое количество, что вам ничего не остается, как прибегнуть к помощи специализированных организаций, особенно если вы заблаговременно отложили деньги как раз для подобных форс-мажорных ситуаций. А они могут случаться раз в год, или раз в квартал, или даже раз в неделю.

Я назову три способа обращения за помощью, которые сэкономят вам время и энергию.

1. Курьерские службы.Во многих крупных городах работают компании, предоставляющие персональных помощников и исполнителей поручений с почасовой оплатой. Названия таких фирм в вашем регионе легко найдет поисковик Google. Обращайтесь в те, которые связаны обязательством уплатить штраф в случае невыполнения заказа и предлагают достаточно высокую страховку для вашего имущества (в противном случае вы подвергаете себя и свои вещи опасности). Также не поленитесь почитать о них отзывы клиентов. Курьерские службы – хороший способ доставки пакетов и конвертов по городу за минимальную плату.

2. Службы доставки продуктов на дом.В период, когда мне приходилось работать больше 65 часов в неделю, я пользовалась данной услугой. В таких службах есть система онлайн-заказа. На заполнение своей первой заявки мне потребовалось около часа. Последующие я оформляла гораздо быстрее, поскольку программа запомнила мой предыдущий перечень и создала таблицу, на просмотр и обновление которой у меня уходило менее пяти минут. Узнайте в продуктовых магазинах своего района, есть ли у них служба доставки. Время, которое я экономила при этом, окупало дополнительные затраты на доставку и чаевые посыльному. Если у них такой службы нет, то наверняка они предоставляют похожую услугу: подготовку и упаковку продуктов по вашему предварительному онлайн-заказу. А вам останется только заехать за ним, оплатить и загрузить уже наполненные пакеты в свою машину.

3. Службы уборки жилых помещений.Некоторые фирмы вычищают ваш дом полностью, другие берутся только за определенные зоны, такие как полы и санузлы. Сравните перечень услуг и расценки нескольких компаний. Учтите, они должны иметь достаточную страховку на случай повреждения вашего имущества, а вы должны быть уверены в репутации данной фирмы, чтобы без опаски пускать посторонних людей в дом.