Текст книги "Упрости себе жизнь"

Автор книги: Эрин Доланд

сообщить о нарушении

Текущая страница: 8 (всего у книги 15 страниц)

График регулярных работ

Ниже приведен образец графика стандартных регулярных еженедельных работ. Вы можете изменить его в соответствии с вашими конкретными обстоятельствами и потребностями. Например, если у вас небольшое жилище, то список дел будет менее объемным. И, напротив, разрастется, если у вас много детей. Приведенная таблица – не догма, а всего лишь шаблон, который облегчит вам создание собственного графика.

4. Среда

В среду трудовая неделя в самом разгаре. Вы уже завершили несколько дел, но до выходных еще предстоит многое успеть. Когда ваша жизнь организована и очищена от всего лишнего в широком смысле этого слова, вам легче пережить напряженное время, предполагающее выполнение массы работы и посещение множества мест.

В отсутствие хлама и хаоса вы хорошо спите, потому что на психику не давит вечный стресс, и просыпаетесь отлично отдохнувшей и готовой решать очередные задачи. Общение с людьми не вызывает затруднений, вы спокойны и собраны. Вы с нетерпением ждете часа, когда встретитесь за обеденным столом с семьей или друзьями. Даже при такой активной и насыщенной жизни день проходит легко и комфортно.

Сегодня, в среду, мы научимся справляться со стрессами, возникающими каждый день: как не опоздать на работу из-за постоянных пробок на дорогах или ДТП, как выйти из ситуации с неправильно понятыми электронными сообщениями, что подать на стол неожиданно нагрянувшим гостям. Организация и борьба с хламом в спальне, поездке, общении и на кухне способны заметно упорядочить вашу жизнь. Причем эти небольшие усилия вознаграждаются сторицей.

Ваша спальня и дорога на работу

Спальня – это место, где вы восстанавливаете силы и можете побаловать себя. Среди всех комнат в доме именно здесь больше всего нужна расслабляющая атмосфера. Здесь должно находиться как можно меньше отвлекающих или раздражающих вещей. Достаточно кровати с удобным матрасом, чистого постельного белья, теплых одеял, пуховых подушек и тумбочки с будильником.

Здоровый сон необходим для той замечательной жизни, ради которой мы и затеяли борьбу с хламом. Если ночью вы плохо отдохнули, чувствуете себя разбитой, то вам сложно сконцентрироваться, вы медленно двигаетесь, легко раздражаетесь, не способны здраво мыслить, ничего не успеваете вовремя и игнорируете ежедневную работу, потому что у вас нет энергии на ее выполнение. Когда же вы выспались, вам по плечу любые жизненные задачи.

Симбиоз работы и личной жизни невозможен без крепкого ночного сна.

Не забывайте об этом, принимаясь за следующий проект. Сегодня утром вам предстоит борьба с хламом в спальне и по дороге на работу.

Как очистить спальню от хлама

Освободите спальню от всего, что не способствует здоровому сну. На полу, комоде с зеркалом, тумбочках не должно быть ничего лишнего. На кровати тоже должны находиться только постельное белье, одеяла и подушки. В спальне допускаются исключительно успокаивающие художественные произведения и декоративные элементы. Одежду, ювелирные украшения и обувь следует класть в отведенные для них места. И, самое главное, здесь не место телевизору или компьютеру. Оба устройства стимулируют работу мозга и ни в коей мере не способствуют сну. Данная комната – ваш заповедник покоя, в котором вы скрываетесь от проблем окружающего мира.

Не переусердствуйте с подушками. Когда их слишком много, они становятся хламом, и вам придется каждый день тратить время на то, чтобы вечером снять их с постели, а утром положить обратно.

В прикроватной тумбочке должен быть один или несколько выдвижных ящиков. Именно в них, а не сверху, необходимо держать носовые платки, книги и прочие предметы. С помощью перегородок разделите внутреннее пространство такого ящика на ячейки, и тогда вам не придется ночью в темноте шарить по всему ящику в поисках нужной вещи.

Если у вас не слишком просторное жилье, то вам, возможно, пригодится и пространство под кроватью для хранения несезонной одежды и постельного белья. В таком случае вам потребуется покрывало, свисающее до пола, чтобы его прикрыть. Вещи под кроватью лучше всего сложить в прозрачные пластиковые контейнеры с плотно закрывающимися крышками, которые исключают проникновение пыли и насекомых.

Избавляемся от лишнего постельного белья

Залежи постельного белья и одеял подобно полотенцам тоже зачастую имеют способность увеличиваться абсолютно непостижимым образом. Их используют несколько лет, потом на смену берут новые, а старые при этом никуда не деваются и находят себе пристанище в комоде для белья. Нам жалко избавиться от них, поскольку мы думаем, будто в один прекрасный день они понадобятся нам для пикника или случайной вылазки на пляж. Когда я проходила свой первый цикл борьбы с хламом, то нашла в шкафу три комплекта односпального постельного белья, хотя на односпальных кроватях я не спала с колледжа. Значит, эти три комплекта совершили со мной пять переездов, пересекли тысячи миль, и за все это время я ни разу их не использовала. Когда я взялась за чистку комода, то упаковала их и пожертвовала местному приюту для животных.

Если вы живете в местности, где четыре времени года, вам вполне достаточно четырех постельных комплектов: двух для теплой погоды (хлопковые) и двух для холодной (фланелевые или трикотажные). Людям же, обитающим в тропиках, вообще можно ограничиться двумя наборами – один используется, а второй ждет, когда первый отправится в стирку. Для гостевой кровати не нужно больше одного комплекта белья, мало того, можно обойтись и без него, если кровать такого же размера, как и хозяйская.

Перечислю вам признаки хорошего постельного белья.

1. Соответствует кровати по размеру даже после многократной стирки (то есть белье не должно сильно садиться).

2. Имеет не потерявшую эластичность резинку.

3. Без дыр и пятен.

4. Предназначенное для теплого сезона изготовлено из мягкой долговечной однослойной хлопковой ткани с высокой плотностью переплетения.

5. Лежать на нем комфортно, благодаря чему обеспечивается здоровый сон.

Еще одно «рацпредложение»: чтобы утром быстрее застилать постель, пользуйтесь не второй простыней, на которую кладется одеяло, а пододеяльником. Он съемный и легко стирается.

Как организовать здоровый сон и легкое пробуждение

Если у вас высококачественный матрас, удобные подушки, мягкие простыни и добротные одеяла, а в комнате нет никаких раздражителей, то вы немедленно заметите улучшение сна. Ниже я дам еще несколько советов о том, как обеспечить здоровый сон, после которого вы встанете бодрой и посвежевшей.

–  Готовиться ко сну надо за час до намеченного времени.Об этом правиле я уже упоминала в главе, посвященной понедельнику, но еще раз повторить не помешает. Переодевайтесь в пижаму, когда у вас еще осталось достаточно энергии, чтобы не сбрасывать дневную одежду прямо на пол спальни. К тому же это будет сигналом вашему мозгу о том, что пора настраиваться на сон.

–  Придерживайтесь режима.Если ежедневно ложиться спать и просыпаться в одно и то же время, ваш организм привыкнет к такому ритму. В результате вам не придется на выходных компенсировать недосыпание в рабочие дни.

–  Заведите журнал сна.Допустим, вы не знаете оптимального количества часов сна, которое вам требуется для нормального функционирования организма днем. В таком случае заведите журнал и отмечайте в нем время отхода ко сну и подъема, а также уровень работоспособности в течение дня. Мне, например, нужно не меньше девяти часов сна, но не больше десяти (если я сплю больше, то весь день хожу вялая). Проанализировав записи в журнале, вы определите свою природную потребность в продолжительности сна.

–  Придерживайтесь установленного порядка.Старайтесь каждый день завершать определенной последовательностью действий. Так вы подготовитесь к полноценному сну и правильному утреннему пробуждению. Вот пример обычного вечернего ритуала: вы укладываете детей в постель, переодеваетесь в пижаму, выбираете одежду на завтра, умываетесь, чистите зубы, готовите бутерброды на работу и в школу, запираете двери и окна, проверяете прихожую и убеждаетесь, что там все разложено по местам, выключаете свет и бытовую технику, заводите будильник и ложитесь в постель.

–  Обеспечьте себе незахламленное пространство для сна.Переполненная корзина для белья наверняка испортит вам настроение. Если на кровати находятся какие-то посторонние предметы, вы не сможете свободно менять позу во сне. Разбросанная по полу обувь чревата травмами, когда вы в темноте будете ложиться или вставать с постели. Поэтому при первых же признаках накопления хлама в спальне бросьте все свои дела и приведите свой «заповедник отдыха» в порядок. Ничто не должно мешать полноценному здоровому сну.

Если вы регулярно просыпаетесь, чувствуя себя еще более усталой, чем перед отходом ко сну, или вам приходится настраивать несколько сигналов будильника, чтобы заставить себя встать, вам необходимо обратиться к врачу. Возможно, вы потребляете слишком много кофеина или у вас проблемы со щитовидной железой (работает с перенапряжением либо недостаточно эффективно), или депрессия, или вашему организму требуется более высокая физическая нагрузка, или у вас нарушение сна. Врач понаблюдает за вами и найдет причину, по которой вы не высыпаетесь.

Как не опаздывать на работу

У вас, вероятно, есть несколько коллег, которые хронически опаздывают на работу минут на пятнадцать, а то и больше. Возможно, вы и сами из их числа. В любом случае от этого страдает весь коллектив, даже если в нем всего лишь один такой неорганизованный сотрудник. Во многих компаниях за это даже увольняют. Конечно, в течение года вам не избежать нескольких случаев, когда вы придете на работу с опозданием, но по уважительной причине – из-за какого-нибудь чрезвычайного происшествия или неподконтрольных вам обстоятельств. Но если подобное повторяется чаще двух раз в месяц или пусть даже реже, и при этом вы не предупреждаете по телефону босса или коллег, то такие опоздания становятся проблемой. Я считаю оба варианта поведения недопустимыми. Пунктуальность и уважение к сослуживцам – вот два основных условия сохранения работы.

Хронические опоздания могут рассматриваться как признак того, что вы не особо дорожите своей должностью. Если вы опаздываете только на работу и больше никуда, то вам стоит поговорить с кем-нибудь (консультантом по карьерному росту, врачом, наставником, добрым другом) о том, как ее поменять. Если же вам дорога ваша нынешняя должность, тогда попытайтесь разобраться сами, почему с вами такое происходит. В течение недели ведите дневник и вносите в него следующую информацию.

Определив, сколько времени занимают различные этапы утренних процедур, вы найдете «узкие места», где можно сократить временные потери. Признайтесь, иногда вы пять раз нажимаете на будильнике кнопку «Отложить», потому что из-за крайней усталости не в силах заставить себя встать с постели? Если да, то вам надо приучить себя ложиться спать раньше. Из опыта я узнала следующее: большинству людей для того, чтобы утром встать на пятнадцать минут раньше, нужно вечером лечь спать раньше на полчаса. А если вам необходимы утром дополнительные полчаса бодрствования, то вечером следует отправляться в постель на целый час раньше.

Если у вас есть дети, и утром вам приходится снаряжать их в школу или детский сад, советую представить самый удручающий сценарий этих сборов. Возможно, ребенок вечером забыл сказать, что ему понадобится костюм для школьного спектакля? Или у вас разгорелся с дочкой спор по поводу того, что она хочет надеть? Каждое утро готовьтесь к худшему, хотя при этом надейтесь на лучшее. Запланируйте в своем утреннем графике время, как я называю, на «сбои распорядка, вызванные ребенком». У большинства людей они редко занимают больше пятнадцати минут, вот и вы ориентируйтесь на эту цифру. Облегчит вам жизнь и привычка полностью собираться к тому моменту, когда просыпаются дети. Если ваша помощь не потребуется, вы сможете, пока их ждете, спокойно почитать газету и всегда подстраховать их в случае неожиданно возникшей проблемной ситуации. Кстати, даже если у вас нет детей, утром запасные 15 минут вам тоже не помешают.

Дорога на работу

Если вам удалось встать с постели строго по будильнику и собраться по графику, то теперь предстоит еще одна задача – вовремя попасть на работу.

Самый надежный способ – пешком. В этом случае редко бывают задержки или помехи, поскольку вы полностью контролируете ситуацию. Но большинству из нас, увы, не повезло, и в офис порой приходится добираться через весь город.

Если пеший вариант отпадает, то стоит воспользоваться общественным транспортом или велосипедом, или летательным аппаратом, или услугой совместного использования арендованных автомобилей, или комбинацией этих методов. Вам нужно, чтобы поездка на работу стала более предсказуемой, организованной и приятной. Попасть на нее вовремя вам помогут следующие советы и приемы.

–  Будьте готовы к неожиданностям.Если по пути на работу возникнет непредвиденная задержка (допустим, по причине дорожно-транспортного происшествия, ремонтных работ и т. п.), то вам понадобится стратегия выхода из ситуации. Заблаговременно изучите объездные пути(это можно сделать с помощью GPS или топографического сайта Google maps). Если вы добираетесь общественным транспортом, то узнайте кратчайший путь по маршруту пешком, где расположены ближайшие станции метро и где можно пересесть в городской электропоезд, если в вашем населенном пункте таковой имеется. Знание этих вариантов не только спасет в критической ситуации, но и разнообразит ежедневную дорогу на работу и обратно, если вы захотите ими воспользоваться.

–  Собирайте информацию.Прослушайте местные новости перед выходом из дома. Некоторые теле– и радиоканалы даже предоставляют услугу оповещения о дорожных происшествиях, присылая сообщения на ваш персональный электронный почтовый адрес. Просто настройтесь на их волну и узнайте, что в данный момент происходит на автомобильных и железных дорогах, а также маршрутах общественного транспорта.

–  Читайте объявления.Объявления об изменении графиков движения общественного транспорта публикуются заблаговременно, за несколько дней. Следите за такими сообщениями, чтобы заранее спланировать альтернативные способы добраться на работу. Самую свежую информацию по этому вопросу можно найти на сайтах вашего района, города, штата и транспортных компаний.

–  Познакомьтесь с нужными людьми.Если вы каждый день ездите на одном и том же автобусе, то не помешает лично познакомиться с водителем. Поздоровайтесь, улыбнитесь, узнайте его имя. Не исключено, что когда вы будете опаздывать, он подождет вас. Конечно, обещать этого я не могу, но дополнительный шанс все же нужно иметь.

–  Досконально изучите маршрут.Узнайте, через какой вход и по какой лестнице вам удобнее всего спускаться в метро. На каких дорожных полосах меньше всего слияний, благодаря чему движение там самое быстрое. Подсчитайте, сколько времени занимает дорога на работу разными маршрутами, выясните, на каких наиболее вероятны задержки, где больше всего светофоров и где в определенные дни недели наименее оживленное дорожное движение.

Проведите время в пути с пользой

Одно из преимуществ долгой поездки, особенно если вы не находитесь за рулем, – возможность заняться работой и сбором информации: почитать местную газету или книгу, набрать на ноутбуке нужный текст, отправить электронные почтовые сообщения.

Если в общественном транспорте вы проводите более получаса, то я рекомендую обзавестись смартфоном или цифровым аудиоплеером iPod. С помощью первого (например, iPhone) вы сможете послушать музыку или аудиокнигу, сыграть в игру, почитать электронную книгу или побродить по Сети. Оба устройства довольно компактных размеров, легкие и занимают в сумочке значительно меньше места, чем газета, книга, игровая консоль или ноутбук. Они скрасят ваш досуг по дороге на работу.

Существуют тысячи способов продуктивно провести время в пути. Ниже перечислены лишь некоторые программы, которые помогают мне извлекать пользу из долгих поездок.

–  Аудиокниги.Их можно купить на сайтах розничной продажи такой продукции или прямо в издательствах.

–  Электронные книги.Люди, лучше воспринимающие зрительную информацию, предпочитают традиционный текстовый документ. Если вы тоже относитесь к данной категории, купите устройства для чтения электронных книг. Читая цифровые книги, вы избавите дом от хлама, которым становятся их бумажные собратья после прочтения.

–  Instapaper.В течение рабочего дня мне попадаются десятки сайтов и онлайн-статей, которые я бы хотела прочесть, но не немедленно. Поэтому я установила на свои компьютер и смартфон программу под названием Instapaper (instapaper.com), которая добавила в мой браузер кнопку «Прочесть позже». Нажав ее, я сохраняю интересующую меня веб-страницу и вношу ее в список непрочитанных материалов. Функцией синхронизации настройте обмен информацией между своими смартфоном и компьютером. И когда у вас появится время – по дороге на работу, – читайте сохраненные материалы. Для этого даже не нужно быть в онлайне, благодаря чему статьи можно читать и под землей, и в воздухе, на борту самолета.

–  Slingbox.Некоторые интересные телевизионные программы транслируются в очень неудобное время. Но имея такое устройство, как Slingbox, и смартфон или ноутбук, вы можете смотреть их в записи по нуги на работу (если, конечно, не находитесь за рулем). Подключите Slingbox к блоку кабельного телевидения или цифровому видеомагнитофону, и получите доступ к записанным телепередачам через Интернет или сеть передачи данных. Очень удачно сочетаются просмотр записанных телепередач и занятия в тренажерном зале – на беговой дорожке, эллиптической машине или велотренажере.

Хорошая организация сна, спальни, утренних сборов и поездки на работу позволит вам начать очередной трудовой день без стресса и беспокойства. К среде вашему организму особенно понадобятся отдых и свежие силы, чтобы энергии хватило до конца недели. И чем меньше хлама останется в вашей жизни, тем легче вам будет справляться с насущными задачами.

Общение с людьми

Любая компания, какого бы размера она ни была, должна доносить свои сообщения до целевой аудитории. Товары не будут продаваться, если о них не узнают покупатели, а проекты выполняться, если команды не обнародуют свои цели. Качество продукции не улучшится, если компания не станет прислушиваться к мнению потребителей. Обмен информацией, или общение, занимает центральное место в любой работе, поэтому эффективные коммуникации дают вам неоспоримое преимущество.

Четыре типа встреч

Одно время я работала в организации, которой вполне подошло бы название «Прозаседавшиеся». А на моей визитке следовало бы написать: «Эрин, профессиональный участник совещаний». Каждый рабочий день у меня уходило на это занятие от трех до пяти часов, хотя чаще всего мое присутствие было совершенно необязательным. У этих встреч не существовало никакой повестки дня. Докладчики просто слово в слово зачитывали текст со своих слайдов презентаций, сделанных в программе PowerPoint, а присутствующие редко принимали какое-нибудь решение. Через десять месяцев я нашла себе другую работу и уволилась. Вряд ли вас удивит, если я сообщу, что той организации уже больше нет.

С тех пор я побывала еще на сотнях различных встреч и пришла к заключению, что их существует всего четыре типа.

1. Собрание акционеров и/или совета директоров.В зависимости от размера и структуры компании или организации такие мероприятия могут быть обязательными согласно требованию закона. Если их не проводить, то можно и в тюрьму угодить.

2. Мозговой штурм.Выдвижение творческих идей необходимо любой организации или компании. Мозговой штурм способен принести огромную пользу. Но следите за тем, чтобы количество его участников не превышало десяти человек, а также весьма желательно хотя бы за 24 часа до начала мероприятия разослать его тему участникам по электронной почте. Это позволит людям заранее подумать над вопросом. Еще полезно на роль модератора (распорядителя) назначить человека, непосредственно не участвующего в процессе. Дискуссия должна быть оживленной (возможно, даже горячей), причем в центре внимания должны находиться идеи, а не люди.

3. Стратегические встречи.Наиболее продуктивны, если количество участников не превышает десяти человек, причем все они присутствуют. Повестку дня, где каждый пункт посвящен общим стратегиям развития организации или команды, следует разослать хотя бы за 24 часа до начала совещания. Избегайте презентаций, лучше сосредоточьтесь на дискуссиях по делу. Используйте таймер, чтобы ограничивать длительность выступлений, и привлеките модератора – эти два способа помогут участникам сконцентрироваться на теме обсуждения, а не уходить в сторону. Я обнаружила, что совещания проходят эффективнее, если запретить присутствующим приносить с собой еще что-нибудь, кроме любимой кофейной чашки или бутылки воды (никаких ноутбуков, карманных компьютеров, коммуникаторов BlackBerry и т. д.). В начале собрания людям раздаются чистые блокноты и ручки. Исключением из данного правила могут стать справочные материалы, согласованные с организатором мероприятия. Они копируются и раздаются участникам в качестве дополнительной информации к какой-нибудь теме (допускается выводить материалы на ноутбук людям с ограниченными физическими возможностями). Лучше всего проводить такие встречи регулярно, в строго определенное время (например, ежегодно, раз в полгода, ежеквартально). Именно на них определяется стратегический курс развития организации или подразделения.

4. Информационные встречи «на ногах».Иногда самым быстрым способом узнать мнение по какому-нибудь вопросу становится личное общение. Вместо рассылки длинной вереницы электронных писем, которые нужно написать и прочитать, гораздо эффективнее собрать всех членов команды в небольшой комнате для переговоров и провести мини-собрание. Такие «пятиминутки» также отлично подходят для еженедельного обнародования последних новостей о работе подразделения, чтобы все знали, каковы успехи их коллег. Все участники экспресс-совещаний (кроме людей с ограниченными физическими возможностями) должны стоять, поскольку в креслах люди расслабляются, и «пятиминутка» может затянуться. Длительность подобных встреч не должна превышать пятнадцати минут, и если нет заранее обнародованной повестки дня, то сообщить о цели собрания необходимо на первой же минуте. Представление новых сотрудников, сообщение деликатной информации (кончина коллеги, несчастный случай на рабочем месте, сокращение штатов, закрытие другого подразделения) и награждение отличившихся – вот хорошие поводы для подобных мероприятий.

Прежде чем организовывать встречу любого другого типа, кроме вышеописанных, подумайте, действительно ли это нужно и на самом ли деле является наиболее эффективным способом распространения информации. Чтобы рационально распорядиться рабочим графиком участников, собрания должны планироваться и иметь жесткие временные рамки. Могу предложить действенный способ борьбы с ненужными заседаниями. Подсчитайте, сколько стоит одна минута рабочего времени присутствующих, умножьте на длительность совещания и вы узнаете, в какую сумму компании оно обошлось. Под таким углом зрения чаще всего оказывается, что заседания финансово неоправданны, особенно если они не организованы должным образом, тема не важна для участников, а ресурсы используются неэффективно. С другой стороны, встречи по вопросам сбыта определенно стоят потраченных на них денег.

Также не мешает рассмотреть возможность приглашения людей только на часть собрания, чтобы затем отпустить их.

Если встреча тщательно спланирована, то вы будете знать, на какое время звать того или иного сотрудника. Если ради пятиминутной речи человек просиживает в конференц-зале целый час, то вы плохой организатор такого рода мероприятий.