Текст книги "Упрости себе жизнь"

Автор книги: Эрин Доланд

сообщить о нарушении

Текущая страница: 13 (всего у книги 15 страниц)

Работать на дому или жить на работе?

Мой муж любит повторять, что многие недопонимают статуса людей, работающих на дому: на самом деле они не трудятся на дому, а живут в офисе. Будь вы человек, работающий в удаленном режиме, или родитель, занимающийся домашним хозяйством и детьми, пребывание дома большую часть времени порождает в вас ощущение, будто вы постоянно находитесь на работе.

Мой муж знает об этом явлении не понаслышке, поскольку сам трудится на дому с 2000 года. Когда я в 2006-м тоже присоединилась к нему и начала приспосабливаться к новому образу жизни, он оказал мне в этом неоценимую помощь. У нас общий домашний офис (наши письменные столы разделяют всего два метра), и я уверена, что мне было бы гораздо сложнее работать на дому, не будь у меня столь замечательного «сослуживца», как мой муж.

Учтите еще одно: окружающим (друзьям, семье) иногда бывает сложнее привыкнуть к вашему новому статусу, чем вам. Они могут предположить, во-первых, что поскольку вы не ездите на работу, а целый день находитесь дома, то вам ничего не стоит выполнять их различные просьбы, и во-вторых, что у вас свободный график. Даже если это так, то им об этом знать не нужно, по меньшей мере поначалу. Дайте им понять: вы – полноценный специалист, и ваша надомная работа столь же ценна, как и традиционная в офисе.

Ниже перечислены всего лишь некоторые способы создания продуктивной и комфортной рабочей среды на дому.

–  Организуйте рабочее пространство, которое вам не придется делить ни с кем из домочадцев.Выделите место, предназначенное исключительно для вас. Возможно, ради этого вам придется обзавестись двумя письменными столами, двумя компьютерами и двумя телефонными линиями. По собственному опыту знаю, что если одним письменным столом пользуются несколько человек, то каждому кажется, будто другие вторгаются в его личное пространство.

Узнайте имена курьеров почтовых служб.Курьеры из таких служб не привыкли, что днем кто-нибудь есть дома. Познакомьтесь с ними и предупредите, что обычно бываете дома, поэтому когда они доставляют посылку, пусть звонят в дверной звонок, вы им обязательно откроете.

Обустройте свой домашний офис таким образом, чтобы вам было приятно в нем находиться.Обстановка, царящая в вашем домашнем офисе, должна располагать к труду. Украсьте комнату, купите качественное оборудование и канцелярские принадлежности, обеспечьте достаточное освещение.

Купите и используйте хорошие наушники.Рано или поздно возникнет такая ситуация: в то самое время, когда вам особенно важно сосредоточиться на работе, кому-то из ваших домочадцев захочется громко поговорить по телефону или непременно рассказать вам что-нибудь веселое. В этом случае вас выручат наушники. Они служат своеобразным сигналом окружающим о том, что вас сейчас лучше не отвлекать, а музыка заглушит телефонные разговоры.

Используйте телефон с кнопкой «не беспокоить» и функцией переадресации звонка.Часто клиенты думают, что поскольку вы работаете на дому, то вам можно звонить в любое время, включая и выходные дни. Когда же человек трудится в традиционном офисе, то никому и в голову не придет звонить ему во время ужина. Чтобы вашу семейную вечернюю трапезу вдруг не прервал такой звонок, используйте в домашнем офисе телефон с функцией «не беспокоить». Как только закончится рабочее время, нажмите эту кнопку, после чего все входящие звонки будут переадресовываться на голосовую почту. А если в разгар рабочего дня вы захотите выгулять собаку, то перенаправьте звонки с офисного телефона на мобильный, чтобы не упустить важного клиента.

–  Установите четко определенные рабочие часы.Это важное правило для вас и ваших близких. Благодаря таким временным рамкам вы в течение дня действительно будете эффективно трудиться за своим письменным столом, а окружающие будут воспринимать вас как полноценного специалиста. Закончив рабочий день, уберите на столе, нажмите на телефоне кнопку «не беспокоить», выключите свет и закройте дверь. Если вы к тому же являетесь родителем, которому надо вести домашнее хозяйство и заниматься детьми, то планируйте свои рабочие часы на время, когда дети спят или находятся где-нибудь под присмотром взрослых.

–  Каждое утро хотя бы немного «соберитесь на работу».Конечно, здорово, что надомнику не нужно собираться для поездки в офис и можно усаживаться за письменный стол прямо в пижаме. Однако это не исключает необходимости поддерживать личную гигиену. Следует почистить зубы, принять душ, одеться так, чтобы вам не было стыдно открыть дверь курьеру из почтовой службы, если вдруг в течение дня вам доставят пакет. Такие небольшие «сборы на работу» повысят вашу ответственность и производительность.

–  Пользуйтесь преимуществами надомной работы.Вы можете не спеша, на собственной кухне, приготовить полноценный завтрак или обед. В солнечные дни трудиться на веранде. Перед началом работы загрузить белье в стиральную машину, в обеденное время переложить в сушильный барабан, а в конце дня сложить в комод. Съездить на почту в первой половине дня, когда там нет очередей, а на дорогах пробок. Пользуйтесь преимуществами надомной работы, чтобы не забывать, ради чего вы отказались от роскоши человеческого общения в офисе.

Управление домом

Я воспринимаю управление домом как управление проектами. На самом деле разницы никакой: то же наличие приоритетов – оплата счетов, улучшение жилища и быта, ведение почтовой переписки с домашнего адреса, страхование жилья, – а также вытекающие из них конкретные задачи и установленные сроки их реализации. Поэтому для организации дома я применяю ту же систему, которая верой и правдой служит мне на работе. Ею же пользуется и мой муж, так что мы оба вычеркиваем выполненные пункты и оставляем друг другу соответствующие записки.

Благодаря возможности выполнять онлайн-операции в финансовых учреждениях, клиентами которых мы являемся, и производить через Сеть почти все коммунальные платежи, мы сократили количество бумажного хлама в нашем доме. Узнайте в своих банке и коммунальных службах о возможности онлайн-оплаты. Для отслеживания домашних расходов я рекомендую поискать бесплатные программы с надежной защитой конфиденциальных данных. Одно из преимуществ использования подобных интернет-служб в том, что вы получаете доступ к своим финансовым счетам из любого места. Если ваш дом ограбят или вы уедете в отпуск в дальние края, у вас все равно будет доступ к такого рода информации.

Какой бы ни была ваша ситуация – трудитесь на дому с полной занятостью или просто в нем есть мини-кабинет для подготовки и хранения документации, – вы сами убедитесь в том, что специально выделенное место для такого рода деятельности помогает достичь гармонии между работой и личной жизнью.

6. Пятница

Вот мы и добрались до последнего дня трудовой недели. Вас определенно можно похвалить за ту тяжелую работу, которую вы уже проделали. Небольшой наградой вам станет то, что сегодняшние планы не предусматривают поднятия тяжестей. В пятницу мы удалим из календарного графика отвлекающие моменты, займемся стандартными рабочими процедурами и устраним возможные стрессы, возникающие из-за трений с людьми, не желающими пополнять ряды борцов с хламом. То, что вы будете делать сегодня утром и днем, столь же важно, как и избавление от мусора, но руки пачкать не придется.

Стратегии календарного планирования

В общеобразовательной школе и колледже я пользовалась ежедневником только для записи домашних заданий. В то время я придерживалась следующей абсурдной философии: если я не помню какого-то события, то, стало быть, оно недостаточно важное для меня, и его смело можно игнорировать. Но данный метод отчасти работал лишь потому, что я постоянно находилась в окружении друзей, которые следили за тем, чтобы я не пропускала обязательных для меня мероприятий.

После окончания колледжа я переехала жить в отдельную квартиру. И там быстро поняла, что моя философия относительно важности тех или иных событий, была одной из худших, когда-либо мною используемых. У моих друзей уже была работа, все начали постепенно обзаводиться семьями. Следить за тем, чтобы я посещала необходимые мероприятия, уже не входило в число их приоритетов (а если честно, то и не должно было входить). Вспоминая время учебы, я и так поражаюсь тому, что они столько лет мирились с моим безответственным поведением.

Когда вы используете ежедневник для составления календарного графика, пользу от этого получаете не только вы сами, но и близкие вам люди. Ведь пытаясь удержать в голове весь перечень намеченных встреч и данных обязательств, вы испытываете стресс. Вас постоянно преследует ощущение, что вы упустили что-то очень важное или можете кого-то подвести. Да, человек способен помнить несколько ключевых дат и моментов, но держать в голове все нам не под силу.

Вместо того чтобы загружать свою память такого рода информацией или носить с собой мириады клочков бумаги с записями, пора подняться на новый уровень и разработать надежную систему календарного планирования. Избавьтесь от стресса, освободите свой мозг, чтобы он мог думать о гораздо более важных вещах, чем даты назначенных деловых встреч.

Традиционные и технические средства календарного планирования

Внести в календарь все места, в которых вам надо быть, и все дела, которые предстоит выполнить, – довольно сложная задача, когда вы беретесь за нее в первый раз. Может даже показаться, что свести все воедино просто невозможно. Видимо, именно этим и объясняется, почему вы уклонялись от календарного планирования.

Сейчас вы убедитесь, что здесь нет ничего невозможного. Но сначала запомните две вещи.

1. У вас есть масса дел, предусматривающих обязательное составление календарного графика? Радуйтесь этому! Не каждому человеку под силу справиться с такой нагрузкой. Но при этом не забывайте: за исключением немногих ситуаций большинство дел – не вопрос жизни и смерти. Вы сами решаете, в каких из них участвовать.

2. Нет ничего предосудительного в том, чтобы иногда произносить твердое «нет» (см. рекомендации из главы «Среда») и соглашаться только на работу, действительно важную для вас.

Прежде всего очистите свой календарный график от мусора. Возьмите телефон и вежливо откажитесь от всех тех обязанностей, на которые у вас физически не хватит времени или сил и которые не являются приоритетными в вашей жизни. (В главе 1 «Основы борьбы с хламом» мы говорили об этом.) Проявите твердость и откажитесь от выдвижения вашей кандидатуры на пост президента местной ассоциации домовладельцев на третий срок. И не вызывайтесь добровольно работать продавцом выпечки на всех десяти спектаклях любительского театра местной общины нынешним летом. Отвечая отказом, используйте метод, который я рекомендовала в главе 4 «Среда»: отнеситесь к просьбе с уважением, выразите признательность за оказанное доверие, предложите альтернативные варианты, но дайте понять, что дальнейшие уговоры бесполезны.

А теперь относительно противоположной части уравнения. Если вы хотите иметь в своем календаре больше плановых мероприятий, то прежде всего вспомните самые важные для себя вещи и выделите для них время. Умение правильно им распоряжаться необходимо для достижения симбиоза работа + личная жизнь и того замечательного бытия, ради которого мы все это затеяли.

Как именно вы будете контролировать выполнение запланированных дел, зависит от ваших личных предпочтений. Если вы лучше воспринимаете все на слух, то вам подойдет цифровой календарь с системой звукового оповещения (дзинь-дзинь!)о предстоящих мероприятиях. Человеку с развитым мышечным чувством предпочтительнее вести рукописный календарь, чтобы собственноручно делать в нем записи. Если же вы легче усваиваете зрительную информацию, то для вас оптимальной может оказаться комбинация цифрового и рукописного методов, которая позволит в разных режимах просматривать сведения о запланированных встречах. Какой бы метод вы ни предпочли, он должен быть интуитивно понятным и соответствовать вашему образу жизни и способу обработки информации. Только при данном условии вы действительно будете использовать его.

Цифровое календарное планирование.Google Calendar (calendar.google.com) на данный момент является самой удобной и общедоступной онлайн-программой для этой цели. Она бесплатна, в ней предусмотрена возможность совместного доступа ваших друзей и семьи к одному календарю; информация представлена в недельном, месячном или дневном форматах; календарь открывается с различных электронных устройств; предлагаются несколько способов извещения о запланированных мероприятиях (с помощью SMS, электронной почты, всплывающих сообщений на экране ПК или смартфона). Можно даже включить функцию оповещения том, какая погода ожидается в день предстоящего события. Интернет-календарь Google синхронизируется с программами Microsoft Outlook, iCal и всеми устройствами Apple, а также доступен на 17 разных языках.

В Google Calendar мне особенно нравится функция планирования мероприятий. Если мне хочется устроить дома званый ужин, я немедленно захожу в онлайн-календарь своего мужа и смотрю, не намечено ли у него на этот вечер какой-нибудь встречи. Если муж свободен, я через ту же программу рассылаю приглашения друзьям, а они отвечают мне опять-таки через Google Calendar. Мало того, если мои друзья тоже составляют свои графики в Google Calendar, они могут предоставить мне доступ к ним, чтобы я выбрала день, наиболее подходящий для всех. (В календаре сообщается только «занят» или «свободен» человек, без уточнения.)

Бумажное календарное планирование.Существует немало ежедневников, позволяющих всегда иметь под рукой информацию о намеченных встречах. Чем компактнее такой органайзер, тем проще его носить с собой. Правда, если он будет каким-то образом уничтожен, украден или утерян, то вы рискуете «потерять свою жизнь». С другой стороны, есть у бумажного планировщика и свои неоспоримые преимущества: вам не требуется подключение к Интернету и электропитание.

По моему мнению, система календарного планирования бумажных ежедневников должна быть максимально простой, чтобы человек мог сразу же понять ее. Однако в рекламе часто говорится о ее более широких возможностях в продуктах той или иной торговой марки. В таком случае вам помогут обучающие семинары, книги, статьи, компакт-и цифровые видеодиски и онлайн-курсы.

Как я упоминала выше, на моем письменном столе лежит большой помесячный календарь, с помощью которого я планирую размещение материалов на сайте Unclutterer. com. Мне нравится, когда я одним взглядом могу охватить все содержание ресурса. Очень удобно, когда сразу видны даты опубликованных материалов. Такие большие календари также подойдут активным семьям с детьми, чтобы каждый член семейства, включая и малышей, мог видеть, на какие дни намечены вечеринки, футбольные тренировки, уроки музыки. Если к календарному планированию привлекать детей, это поможет им выработать собственную стратегию управления временем.

Пользуйтесь календарным графиком правильно

Каждый раз, назначая встречу, немедленно запишите оговоренные дату и время. Не имейте привычки оставлять это на потом или записывать запланированные мероприятия выборочно, поскольку так вы неизбежно что-нибудь забудете или упустите. Лучше выработайте привычку чаще сверяться с графиком, чтобы знать, чем и когда вам предстоит заняться. Я заглядываю в свой органайзер за утренним кофе – проверяю список дел на сегодня и завтра.

Если уж завели календарный график, то используйте его правильно.

Как не забывать о днях рождения

Благодаря социальным сетям типа Facebook и службам мгновенных сообщений стало намного легче помнить о днях рождения знакомых. На вашей домашней страничке появляется картинка подарка, напоминающая о том, что во вторник у пяти ваших друзей день рождения. Правда, бабушка Джин и дядя Фил вряд ли имеют свои странички в Facebook, а как раз эти люди, больше всего обидятся, если вы забудете этот столь важный для них день.

В программах, подобных Google Calendar, можно внести дни рождения в график как обычные записи, но запланировать их ежегодное повторение. Если же вы пользуетесь рукописным органайзером, то вам придется переносить эти даты из старого ежедневника в новый. Это потребует временных затрат и чревато ошибками.

Допустим, вам, несмотря на все достоинства цифровых календарей, больше нравятся традиционные бумажные, но вы не хотите обижать своих друзей и родственников, забыв дату их дня рождения. В таком случае попробуйте совершенно иную систему, в которой не требуется ежегодно копировать информацию из старого блокнота в новый. Купите набор индексных карточек увеличенного размера.

Возьмите 12 штук и напишите на каждой определенный месяц года, а затем укажите имена и дни рождения знакомых и родственников, выпадающих на него. Раз в год, прихватив с собой карточки, посетите магазин или почту и приобретите поздравительные открытки, сверяясь при этом с записями на карточках. Выберите их для всех людей из вашего списка. (Согласна, такой метод «оптовой закупки» выглядит обезличенным. Но на самом деле он только кажется таковым. Ваше личное отношение к каждому отдельному человеку выражается в том, что открытку для него вы выбираете с учетом его индивидуальных особенностей и вкусов.) Вернувшись домой, поместите в картотеку карточки вместе с поздравительными открытками на соответствующий месяц. Затем ежемесячно первого числа пишите поздравительные тексты, клейте к конвертам марки и оставляйте их в прихожей с запиской-напоминанием о том, в какой день по пути на работу следует опустить конверт в почтовый ящик.

Одновременно с покупкой открыток на дни рождения я приобретаю 10–15 нейтрально оформленных экземпляров (которые подходят для любых торжественных случаев, таких как юбилеи, рождение ребенка, новоселье, свадьба, окончание учебного заведения и т. д.), парочку для выражения соболезнования (с надеждой, что сия чаша нас минует), 10–15 чистых и еще несколько штук про запас для поздравления с днем рождения. Одну такую и пару чистых (забавную и серьезную) я кладу в отделение для перчаток («бардачок») своей машины в качестве аварийного резерва. (И вас удивит, как часто он меня выручал!) Все остальные помещаю в конец картотеки. Я также покупаю на почте рулон с сотней почтовых марок и кладу его в начало картотеки вместе с ручкой, пишущей черным, и стопкой клейких записок. Основательно таким образом подготовившись, я уже не боюсь забыть чей-нибудь особый день.

Должна вас предупредить: за один раз закупать поздравительные открытки на целый год невероятно дорого. Я и не представляла себе, сколько на это трачу, пока впервые не использовала этот единовременный способ. Для преодоления ценового шока напоминайте себе, что за год вы сэкономите массу времени и энергии, а деньги все равно потратите те же, а то и больше. К тому же так вы не забудете поздравить близких вам людей с днем рождения, за что они будут вам весьма признательны. Можно изготовить поздравительные открытки и самостоятельно.

Рутина – слово не ругательное

В большинстве компаний слово рутинавне закона. От служащих ожидают постоянного новаторства и креативного подхода к решению задач. Однако в действительности многие офисные труженики вынуждены регулярно выполнять одни и те же действия. Если каждый раз, добавляя в картотеку очередной документ или подпись к электронному письму, мы будем делать это по-разному, то это не новаторство, а просто бесполезная трата невероятного количества времени и энергии.

Рутина, или стандартные операции, не ограничивают вашу работу, а, напротив, упрощают ее. Исследователи Калифорнийского университета Дэвиса обнаружили, что чередование интеллектуальной нагрузки (предполагающей напряженную работу мозга и сосредоточенность) и бездумных (рутинных, не требующих активизации мыслительного процесса) операций повышает эффективность и способствует проявлению творчества [14]14
  Elsbach K. D. Enhancing Creativity Through ‘Mindless’ Work. // Organization Science. – 2006. – July-August.


[Закрыть]. Переключившись на простую, однообразную деятельность, вы даете вашему мозгу возможность расслабиться и одновременно накапливаете энергию для следующего рывка.

Управление проектами

Принято считать, будто управление проектом требует от вас выложиться до полного изнеможения, иначе поставленных целей не достичь. Однако вы, освоив науку определения сроков реализации, организацию проекта и прочие тонкости, способны стать суперзвездой в данной области в своем офисе. И даже если вы не возглавляете проект, вам по силам стать тем лучшим служащим компании, который всегда укладывается в установленные сроки или даже опережает их.

Вот три общие причины срыва сроков реализации – или три истины, как я их называю.

– Клиенты никогда не бывают подготовлены настолько, насколько обещают.

– Клиенты всегда меняют свои намерения.

– Люди постоянно недооценивают количество времени, необходимое на выполнение той или иной операции.

Клиенты никогда не бывают подготовлены настолько, насколько обещают, поскольку до начала проекта они смутно понимают, какую информацию им необходимо собрать. Также они всегда меняют свои намерения, так как до старта проекта неспособны определить, что предоставили неточные данные. Наконец, люди необъективны и считают, будто работают быстрее, чем происходит в действительности, поэтому оценка сроков выполнения отражает исключительно их желания, а не реальные возможности.

Если на своей должности вы не связаны напрямую с клиентами, то достаточно слово клиентзаменить словом босс, и все вышеприведенные утверждения останутся в силе. Неточные информация и оценки неизбежны, и ваша работа как менеджера проекта понимать это и вносить соответствующие коррективы.

Любой проект начинается одинаково: заказчик нацелен на определенный результат, и вас назначают ответственным за его достижение. Вашим следующим шагом становится создание каналов взаимодействия между всеми людьми, привлеченными к реализации поставленной задачи. Прежде чем что-либо обещать, предпринимать или устанавливать промежуточные этапы, вы должны как можно больше узнать о пожеланиях клиента. Хотя вам и не терпится немедленно взяться за дело, на данный момент правильнее поступить так: побороть в себе этот порыв и просто заняться сбором информации.

Если вы управляете несколькими проектами, то подготовьте стандартный список вопросов для клиента. Они могут быть очень простой формы (хочет ли он купить продукт А, В или С) или очень сложной (21-страничная анкета, которую вы заполните при личной встрече). Хотя такие опросники лишены гибкости и потенциала для творчества, они заметно упрощают процесс – помогают провести подготовительную работу с заказчиком и минимизировать ущерб от первой причины невыполнения задачи в срок.

Но независимо от того, имеется ли у вас такая анкета, запланируйте сбор информации до того, как погрузитесь в работу. У вас не должно остаться никаких сомнений по поводу ожиданий клиента или босса.

Вооружившись необходимыми данными, чтобы двигаться дальше, начните выстраивать проект. Клиент, вероятнее всего, определит его конечную цель и, возможно, установит крайний срок ее реализации. Можно приступить к работе и без оговоренного конечного срока, однако для этого нужно четко понимать, чего от вас ждут.

Вспомните третью истину управления проектами: люди всегда недооценивают количество времени, необходимое на выполнение той или иной задачи. Когда начнете намечать промежуточные сроки, постоянно вспоминайте об этом, иначе отставание от графика неизбежно. Хороший практический: все отрезки времени меньше одного дня нужно умножать на два. Если вы думаете, что некая задача займет у вас два часа, запланируйте на нее четыре. Если вам кажется, что с работой вы справитесь за четыре часа, то лучше отвести на нее все восемь. Но когда предполагаемая длительность превышает восемь часов, правило удвоения уже не действует. Для проектов, которые, по моим оценкам, займут один-пять дней, я просто добавляю один дополнительный день. Если кто-то говорит мне, что ему потребуется на выполнения части проекта две недели, я вношу в график три дополнительных дня.

Также я использую два графика: один для моей команды, а второй – для клиента. Первый построен на основе расчетов моих сотрудников, а заказчик видит план, в котором сроки увеличены. Если моя команда уложиться в свой (сокращенный) график, то клиент будет очень доволен, что его заказ выполнен раньше срока и принес экономию бюджета (поскольку счет выставлен за меньшее количество рабочих часов, чем ожидалось). В противном случае (увы, более вероятном) мы все равно не обманем ожиданий клиента, поскольку, согласно его графика, у нас есть небольшой запас времени.

В ходе контрактных переговоров относительно моей книги издатель поинтересовалась, смогу ли я передать ей рукопись к 15 апреля. Я умножила 1500 слов (именно столько, по моим оценкам, я могу ежедневно писать в дополнение к другой своей нагрузке) на количество рабочих дней между предполагаемой датой заключения договора и 15 апреля. Исходя из полученной цифры, я увидела, что без труда завершу книгу к 31 марта. Но я согласилась с предложенной издателем датой и подписала документ. И как показали дальнейшие события, эти две недели форы оказались очень кстати. За время работы над книгой возникло несколько непредвиденных задержек: мне пришлось ненадолго слетать в Чикаго, нужно было запланировать телевизионное выступление и написать к нему текст, а моя мама попала в тяжелую автомобильную аварию. (Иногда в нашей жизни происходят неожиданные события, выбивающие нас из колеи и вынуждающие корректировать свои планы. Бывают периоды, когда приходится бросать все, связанное с работой, чтобы заняться решением личных проблем.) В результате я закончила текст только 7 апреля. Но поскольку я все равно сдала рукопись на неделю раньше срока, издатели были очень довольны. Я недооценила необходимое мне время – ошиблась на целую неделю, – однако ничего страшного не произошло, поскольку у меня был достаточный запас времени.