Текст книги "Упрости себе жизнь"

Автор книги: Эрин Доланд

сообщить о нарушении

Текущая страница: 14 (всего у книги 15 страниц)

Несколько промежуточных сроков лучше одного крайнего

Конкретные индивидуальные задачи и промежуточные цели позволяют реализовывать проект, не испытывая страха перед огромным объемом предстоящей работы. Если «отщипывать» от него небольшие, вполне доступные «кусочки», то вы и не заметите, как выполните все грандиозное задание. Когда же вы думаете о нем в целом, то сомнения в том, по силам ли вам эта глыба, заставляют вас оттягивать начало, и вы рискуете так никогда и не достичь своей цели. Лучше сосредоточьтесь на небольших задачах, и тогда вы точно уложитесь в срок.

Промежуточные цели назначайте, исходя из естественного движения к конечной цели проекта. Если не ставить телегу впереди лошади, все будет в порядке. Но, предположим, вы не можете решить, какие промежуточные этапы выбрать. Тогда обсудите этот вопрос с коллегой или боссом и, определившись, приступайте к формулированию конкретных заданий для достижения промежуточных целей.

Это должны быть конкретные формулировки, точно описывающие предстоящую работу. Не используйте расплывчатых фраз наподобие «Позвонить Дэну, чтобы узнать о клиенте X». Задача должна звучать так: «Позвонить Дэну из бухгалтерии по внутреннему номеру 1234 в 13:00 в пятницу и попросить данные за 2009 год по клиенту X». Внесите ее в свой календарь на 13:00 в пятницу и до того момента забудьте о предстоящем телефонном разговоре. Если же Дэна в указанное время не окажется на месте, оставьте голосовое сообщение и перенесите беседу на понедельник тоже на 13:00. Возможно, до того момента коллега из бухгалтерии сам вам позвонит.

Перегибы в борьбе с хламом

Между назначением конкретных заданий и чрезмерно жестким управлением собственным временем, а также работой других людей существует тонкая грань. Если вы передаете часть проекта кому-нибудь из членов вашей команды, то предоставьте ему возможность полностью отвечать за этот участок работ. Лучше сосредоточьтесь на планировании собственной деятельности и разбиении ее на составляющие, а не превращайтесь в жестко контролирующего каждый шаг своих подчиненных начальника-монстра.

Также не тратьте слишком много времени на планирование своей работы. Сформулируйте необходимые пункты и беритесь за дело. Да, тщательно составленный проект радует глаз, но все же ваша главная задача – не планировать проекты, а выполнять их. На это и направьте свои основные усилия.

В четверг я говорила о том, что управление ожиданиями и прозрачность – важные составляющие общей производительности. Данное утверждение особенно справедливо в отношении эффективной реализации проекта. Не менее одного раза в день проверяйте, как идут дела у членов вашей команды. К тому же небольшие достижения по ходу выполнения задачи – прекрасная тема для разговора на встречах с клиентом. Ведь получив такую информацию, он сможет порадовать собственного босса хорошими новостями и откорректировать свою работу.

Если вы ищете инструменты проектного управления, могу порекомендовать следующее.

Бумажные инструменты.Управление проектом с помощью бумажного календаря ничем не отличается от планирования любой другой деятельности. Внесите в него задачи и промежуточные цели и вычеркивайте их по мере выполнения.

Цифровые инструменты.Большинство компаний, в которых я работала, пользовались целостной системой планирования ресурсов предприятия, включавшей в себя модули проектного управления. Если ваша организация тоже применяет такую систему, не пренебрегайте ею. Если же у вас ничего подобного пока нет, подыщите подходящую программу самостоятельно.

Если вы – не руководитель проекта

Быть рядовым членом команды не менее важно, чем руководителем проекта. Без вас заказ клиента не будет выполнен. Подобно тому как ваш босс формирует рабочие процессы для проекта в целом, вы должны сделать то же самое для порученной вам части задания.

– Соберите как можно больше информации о проекте.

– Узнайте, как цель вашей индивидуальной работы соотносится с общим видением задачи.

– Составьте реалистичный календарный график.

– Разбейте свою деятельность на удобные для выполнения небольшие этапы.

– Установите промежуточные цели.

– Внесите в календарь конкретные задачи.

– Обсудите сделанное со своим проектным менеджером и постоянно держите его в курсе происходящего, регулярно советуясь с ним.

– Приступайте к работе.

Возможно, вы не всегда будете согласны со стилем управления проектом или личностью его руководителя, в таких случаях вам нужно просто смириться. Чтобы быть продуктивным и эффективным членом команды, вы должны отрешиться от офисной политики, сосредоточиться на поставленной задаче и просто добросовестно выполнять ее.

Чему ст оит поучиться у лентяев

Хотите узнать, как оперативно выполнить скучное задание, приложив минимум усилий? Поучитесь у лентяев. Они всегда стремятся облегчить себе задачу и получить при этом максимальные результаты. Наиболее производительные, творческие и эффективные служащие, с которыми мне доводилось встречаться, на самом деле настоящие лентяи, нашедшие простейший способ выполнения своей работы.

Данное утверждение особенно справедливо в области компьютерного программирования: чем проще код, тем быстрее он работает и тем ниже вероятность возникновения ошибок, которые нарушат или замедлят выполнение программы. Та же закономерность прослеживается и в быту: чем меньше у вас имущества, тем меньше надо стирать, убирать и чистить, и тем больше времени останется на занятия поинтереснее, чем ведения домашнего хозяйства.

Стандартные процедуры и производительность

Как я рассказывала во вторник, стандартные (или рутинные) процедуры позволяют быстрее справиться со скучной работой и посвящать больше времени действительно важным для вас вещам. Тогда, в главе 3, мы говорили о вашей личной жизни, но все сказанное применимо и к трудовой деятельности. Однообразные ежедневные операции помогают самоорганизоваться, не забывать о своих обязанностях и выполнять их вовремя. Рутинные процедуры высвобождают время, которое можно посвятить наиболее важным сторонам вашей работы.

Создавайте стандартные процедуры для тех действий, которые вы повторяете ежедневно или еженедельно.

Дополнительно можно разработать их для составления статусных отчетов или сканирования и внесения в картотеку документов. Используйте рутинные процедуры везде, где только можно, и возьмите себе за правило выполнять их.

В качестве примера опишу свою стандартную схему окончания рабочего дня.

– Просмотреть план текущего дня и перенести все незаконченные дела на завтра.

– Ознакомиться с графиком на завтра и мысленно отметить все особые обстоятельства.

– Разобрать все входящие бумаги, отсканировать и добавить в картотеку документы.

– Убрать с поверхности стола и спрятать все канцелярские принадлежности.

– Нажать на офисном телефоне кнопку «не беспокоить» (теперь все входящие звонки, будут записываться как сообщения голосовой почты).

– Отключить первый внешний резервный жесткий диск, подключить второй.

– Выключить все электрические приборы.

– Вернуть всю посуду на кухню.

– Все, рабочий день окончен.

Было время, когда у меня постоянно находилась перед глазами клейкая записка с этими пунктами. Я сверялась с ней, пока не запомнила все шаги, а произошло это примерно через несколько недель. И теперь список мне не нужен. Если вам тоже удобно работать со списками, то составьте перечень шагов для каждой рутинной процедуры.

Рутинный набор текста

При вводе текста мне очень помогает программа Text Expander (smileonmymac.com/textexpander), установленная на моем компьютере Macintosh. Она позволяет создавать комбинации клавиш для быстрого внесения в документ или электронное письмо предварительно набранных фрагментов. Если вы работаете на PC, то аналогичные возможности обеспечивает программа ActiveWords (activewords.com). Каждое приложение стоит около 30 долларов.

Ежедневно я получаю около двух сотен электронных писем, и приблизительно на четверть из них требуется ответить. Обычно я включаю в них так называемую «подпись» – свои имя и контактные данные, – но их количество зависит от адресата. Я использую пять разных подписей. Самая краткая содержит только мое имя и адрес сайта, а наиболее обширная включает очень личную информацию, такую как адрес электронной почты и прямой телефонный номер. Все пять подписей сохранены в программе TextExpander, и для каждой создана горячая комбинация клавиш, посредством которой я вставляю в текст электронного письма сотни букв. У меня также имеются комбинации для автоматической вставки правил размещения сообщений гостей нашего ресурса Unclutterer (335 слов), заявления сайта о перепечатке статей (177 слов), списка внутренних телефонов персонала портала (60 слов). Программы TextExpander и ActiveWords дают возможность выполнить длительный процесс за несколько секунд. Благодаря клавишным комбинациям быстрого набора стандартных фрагментов текста вы не только ускорите свои рабочие операции, но и полностью избавитесь от опечаток.

Как ужиться с приверженцами хлама

Теперь, когда вы удалили большую часть ненужного балласта из своей жизни, вы, возможно, стали замечать хлам в жизни окружающих. Если вы живете не сами или делите с кем-нибудь офис, то этот мусор может находиться непосредственно рядом с вами. Или вам по службе приходится иметь дело с неорганизованным клиентом, боссом или родителем. Кем бы ни был этот человек, вы жаждете помочь ему измениться. Благое намерение, только не забывайте о трех вещах.

1. Невозможно заставить другого человека стать борцом с хламом.

2. То, что кажется самым важным для окружающих, не обязательно является таковым для вас (и наоборот).

3. Быть борцом с хламом – не единственно возможный образ жизни.

Независимо от того, насколько изменилась ваша жизнь, не думайте, будто эта новая форма существования предпочтительнее избранной для себя другими людьми. Рассматривайте статус борца с хламом как наиболее оптимальный лично для вас, но не обязательно для ваших знакомых.

Вы решили приобрести навыки разумной организации, вычистить хлам из своей жизни, достичь во всем полной гармонии. Вы сами сделали такой выбор, поскольку уверены, что другая жизнь – не для вас. Однако уважайте представления окружающих, которые, возможно, даже не подозревают о том, что можно жить как-то иначе.

Если вы станете понапрасну тратить время и энергию на негодование по поводу хлама в жизни окружающих, это лишь добавит его в ваше собственное существование.

Вы можете служить наглядным примером, рассказывать о тех преимуществах, которые получили, вступив в ряды борцов с хламом, но при этом не имеете никакого права криком, придирками или запугиванием заставлять людей измениться. Однако в ваших силах мирно сосуществовать с инакомыслящими.

Десять советов, как ужиться с приверженцами хлама

1. Прежде чем планировать жить с кем-то под одной крышей (будь-то романтические отношения или, например, совместная аренда квартиры), узнайте, на что вы идете, и оцените, насколько он аккуратен и чистоплотен, если эти качества для вас действительно важны. Если вы не выносите хлама, то не стоит жить вместе с его приверженцем.

2. Но, допустим, это вынужденная мера. В таком случае на помощь придет общение. Ваш партнер, сосед по общежитию или съемной квартире, ребенок прекрасно себя чувствуют среди беспорядка, но вам в такой обстановке крайне некомфортно? Тогда поговорите с этим человеком начистоту. Криками и пассивно-агрессивным поведением вы ничего не добьетесь, разве что разрушите отношения. С другой стороны, спокойная, искренняя и уважительная беседа может дать прекрасные результаты.

3. Если вы знаете, что способны сорваться на крик, то лучше провести ее в общественном месте. Большинство людей не станут повышать голос в приличном ресторане, какой бы накаленной ни была дискуссия.

4. Договоритесь с человеком об основных правилах всех ваших будущих бесед на тему хлама и неорганизованности. Я предпочитаю следующие: «Не придираться», «Не возвращаться к уже решенным вопросам» и «Темой дискуссии должна быть реальная проблема» (а не сторонняя, которая подтолкнула вас начать разговор).

5. Обсудите рутинные процедуры и процессы и объясните ему, зачем они нужны. Возможно, ваш сосед по съемной квартире просто не знает, для чего вы поставили у входной двери измельчитель бумаги или почему не любите оставлять на кухонной столешнице грязную посуду (чтобы не заводились вредные насекомые). То, что очевидно для вас, может вовсе не быть таковым для другого человека. Когда же начнете объяснять свои способы борьбы с хламом, говорите в доброжелательном и спокойном тоне, без снисхождения и порицания.

6. Порой проще убрать самому, чем увещевать кого-то. Если что-то вас действительно раздражает и его устранение – дело нескольких секунд, то просто сделайте все сами. Я не говорю, что вы должны стать служанкой и постоянно подчищать за всеми в доме, но иногда можно на такое пойти. Согласитесь, есть разница – за пять секунд поднять с пола в гостиной грязные носки и бросить их в корзину для стирки или два часа ходить вокруг них и внутренне возмущаться по поводу такого безобразия. Не захламляйте собственные эмоции, если этого можно избежать.

7. Большинство людей переоценивают свой вклад в работу по дому. Мы видим только то, что сделали сами, высоко ценим свои усилия, а вот стараний живущих рядом порой просто не замечаем. Составьте список всех своих домашних дел за день и попросите человека, с которым делите кров, подготовить такой же перечень со своей стороны. Может оказаться, что он и не знал, какой объем работы вы в действительности выполняете, точно так же и вы наверняка умаляли его заслуги. Но затем, чтобы не нарушать правила «Не возвращаться к уже решенным вопросам», уничтожьте оба списка.

8. Обойдите вместе свою обитель и обсудите, как каждый из вас представляет себе ее обустройство. Сейчас все имеют право голоса. Что нужно для поддержания порядка? Составьте сообща список необходимых дел и разработайте рутинные процедуры.

9. Нужно не жаловаться, а мотивировать. Используйте для этого те же звуковые и зрительные подсказки, о которых мы говорили во вторник. Пусть другие увидят, насколько улучшилась ваша жизнь в результате борьбы с хламом.

10. Если вам очень сложно достичь взаимопонимания с домочадцами, обратитесь за сторонней помощью. Ее способен оказать профессиональный организатор, семейный консультант/психолог или просто служба уборки жилых помещений.

7. Выходные

Сядьте, положите ноги на возвышение и просто немного отдохните. Вы дождались выходных. Насладитесь ими, ведь вы уже почти все переделали по дому, и уик-энд обещает быть относительно свободным. Хотите отправиться в дальнюю поездку? Пожалуйста. Мечтаете послушать свою любимую музыкальную группу вживую? Вам теперь ничто не мешает сходить на концерт. Сейчас вы имеете все возможности оценить преимущества удачного симбиоза работы и личной жизни.

Когда вы только начинали радикальную перестройку, вы составили перечень самых важных для вас вещей. Проводить время с семьей и друзьями, путешествовать, духовно развиваться – теперь вы вправе посвятить выходные выполнению пунктов из этого списка. Жить стало лучше, жить стало веселей. Так живите же наконец этой замечательной жизнью и продолжайте делать ее еще краше.

Забота о себе любимой

На день рождения свекровь вручила мне подарочный сертификат на массаж в одном местном спа-салоне. Я немедленно договорилась о сеансе и в назначенное время пришла в массажный кабинет. Когда массажистка начала работать над мышцами спины, я едва сдержалась, чтобы не закричать от боли. Конечно, женщина едва касалась меня, но мышцы были настолько напряжены, что даже столь легкие прикосновения вызывали адскую боль.

В конце сеанса я чувствовала себя значительно лучше, но знала, что на шее и спине еще остались твердые узелки. Массажистка была настоящим профессионалом своего дела, однако даже она не могла за один час устранить все последствия моего многолетнего безответственного отношения к собственному телу. Я решила, несмотря на высокие цены, найти деньги и время, чтобы раз в месяц ходить на массаж. Избавляя мышцы от твердых узлов, я постепенно прощалась с головными болями и проблемами со спиной. Мне стало легче справляться с работой. А по мере спада напряжения налаживались и другие стороны моей жизни.

Сейчас я сожалею лишь о том, что упустила время и не начала регулярно ходить на массаж раньше. Я посещаю массажный кабинет по тем же причинам, по которым ежедневно занимаюсь оздоровительным бегом, правильно питаюсь, сплю по расписанию и каждое утро выделяю пятнадцать минут на то, чтобы просто посидеть в тишине. Если вы будете халатно относиться к собственному здоровью, то просто не сможете функционировать с максимальной отдачей. К тому же вы в конечном счете усложните жизнь своих близких. Не обязательно ежемесячно посещать массажиста, если это не дает заметных результатов. Однако вы должны найти свой, оптимальный способ восстановиться и взять себе за правило прибегать к нему регулярно.

Надо быть готовым к худшему

Нам хочется верить, что трагедии происходят с кем угодно, но только не с нами. Однако к каждому из нас беда может прийти в любой момент. И чем вы организованнее, тем легче будет вам и вашим близким справиться с ее последствиями и, образно выражаясь, вновь встать на ноги.

Составьте список всего своего домашнего имущества и поместите эти данные в онлайн-хранилище. Бедствие наносит сильный удар по психике, и вы можете напрочь забыть о многих вещах, которыми владели. Если же у вас сохранится инвентарный перечень имущества, вы сумеете точно оценить ущерб и представить эту цифру страховой компании для его возмещения. Не забывайте вычеркивать из списка позиции, от которых избавляетесь сами, и добавлять вновь приобретенные вещи.

Также оцифруйте фотографии и домашнее видео и тоже поместите их в онлайн-хранилище. Одна моя подруга потеряла все семейные альбомы во время урагана «Катрина» и говорит, что ей их очень не хватает.

Наконец, если вам больше восемнадцати лет, у вас должно быть завещание. Еще не подготовили? Немедленно посетите нотариуса, составьте завещание и отдайте на хранение, следуя рекомендациям юриста.

Увлечения, или Как с максимальной пользой провести досуг

Существуют сотни книг и сайтов с рекомендациями о том, как расстаться с уже нелюбимым другом или подругой. Найдется и немало советов на тему прекращения тягостной дружбы и невыгодных деловых отношений. Но до сих пор мне ни разу не попадалось ни книг, ни онлайн-ресурсов, помогающих отправить на свалку истории прошлое увлечение (хобби) [15]15
  Этот раздел основан на моем материале, опубликованном на сайте unclutterer. com в апреле 2008 года.


[Закрыть].

Возможно, вы считаете себе теннисистом, однако последний раз брали в руки ракетку еще при президенте Билле Клинтоне? Вам нравится думать о себе как о коллекционере тематических газетных и журнальных статей и фотографий, но вы так и не заполнили вырезками ни одного альбома? Вы храните чистые полотна для своих будущих живописных шедевров, хотя все ваши краски давно высохли, а кисточки испортились от старости? На гитаре недостает струн, а сама она покоится в ящике в самом дальнем и недосягаемом углу чулана? У вас дома выделено место, причем заполненное необходимыми принадлежностями, для хобби, которому вы посвящаете менее десяти часов в год?

Если вы ответили утвердительно на любой из перечисленных вопросов, считайте, что данного увлечения у вас на самом деле нет.

В этом сложно признаться самому себе, но если вы не уделяете в среднем хотя бы часа в месяц своему хобби, то пора от него избавиться. Место в доме, которое вы пожертвовали мнимому увлечению, слишком ценное, даже если у вас просторные помещения и с этим нет проблем. Каждый раз, проходя мимо валяющихся без дела вещей, вы, вероятно, думаете: «Если бы у меня было чуть больше времени…» Но зачем вам эти угрызения совести и терзающее душу чувство вины? Будь ваше хобби действительно важным для вас, вы бы уж точно нашли для него час-другой.

Пять шагов, побуждающих к решению отправить на свалку свое хобби

1. Перечислите все свои увлечения и пересмотрите все связанные с ними принадлежности в доме, гараже, офисе. Эффективным будет такой прием: соберите все эти вещи и выложите перед домом или на другой открытой площадке, чтобы собственными глазами увидеть, сколько полезного места вы жертвуете на свое хобби.

2. Составьте перечень увлечений, а затем оцените, сколько времени вы потратили на каждое из них за последние двенадцать месяцев. Не приукрашивайте действительность, будьте честны сами с собой.

3. Все принадлежности, касающиеся хобби, на которое за последний год вы выделили не более десяти часов, следует немедленно удалить из дома. Упакуйте их, и если это снаряжение, отнесите в комиссионный магазин спортивных товаров или соответствующую благотворительную организацию. Если же материалы ценные, то сфотографируйте их и выставьте на продажу на каком-нибудь аукционном сайте, допустим eBay или Craigslist.

4. Также необходимо принимать во внимание соотношение места, выделенного для того или иного хобби, и потраченного на него времени. Если за последние 12 месяцев вы всего раз выезжали в однодневный туристический поход, то, строго говоря, потратили на свое увлечение всего 24 часа в год. Да, это значительно больше установленной в пункте 3 величины (10 часов). Но подумайте: стоит ли ради однодневной вылазки на природу жертвовать всем тем местом, которое занимают в вашем доме палатка, спальный мешок и прочее туристическое снаряжение? С другой стороны, если за прошлый год вы раз в месяц собирались с друзьями в пятницу вечером поиграть в преферанс или бридж и проводили за этим занятием в среднем два часа (что за год составило те же 24), то, видимо, стоит сохранить колоду карт, которая занимает совсем не много места.

5. Также необходимо проанализировать и те увлечения, которым вы отводите больше 24 часов в год. Возможно, вы осознаете, что они отнимают слишком много времени и пространства, из-за чего вы обделяете вниманием более важные стороны своей жизни. Например, могли бы больше общаться со своей второй половиной и детьми. С таким хобби тоже следует расстаться. Но в большинстве случаев, конечно, если ваши активные увлечения не вредят привычному укладу жизни, вы наверняка решите их сохранить. Тем не менее нужно оценить, не слишком ли много у вас скопилось вещей, связанных с ними. Если запасов у вас больше, чем требуется, то пора почистить закрома. В отношении занятий, предполагающих накопление каких-либо материалов, я использую следующее эмпирическое правило: запасов должно быть не больше, чем вы сможете использовать за год, а желательно – даже меньше. У вас целые залежи пряжи, и даже если вы будете всю жизнь вязать, вы все не израсходуете? Значит, пора от части ниток избавиться.

Есть одна оговорка в отношении моего предположения о том, будто вы не слишком-то увлечены своим хобби. Возможно, вы действительно преданны ему, но в какой-то момент просто забросили, начав заполнять время другими, не столь обременяющими делами. Допустим, вместо изготовления авторских стульев в своей столярной мастерской стали убивать время перед телевизором. Если это ваш случай, то вам нужно пересмотреть свои приоритеты и вернуться к любимому занятию. Выключайте телевизор и бегом в мастерскую. И пообещайте себе еще раз подумать о возможности окончательно распрощаться с этим хобби не раньше чем через шесть месяцев. Если и через полгода вас будет больше привлекать телевизор, то придется признать, что теперь ваше хобби – голубой экран, а не работа с древесиной.