Текст книги "От "конторы" до "компани""

Автор книги: Дмитрий Чарков

сообщить о нарушении

Текущая страница: 15 (всего у книги 16 страниц)

Мониторинг динамики продаж дилеров по региональным торговым точкам (РТТ).graph-definition>

Организация обработки заявок на поставку продукции в филиалы и региональным клиентам.graph-definition>

Контроль своевременности отгрузок и затрат на их осуществление.graph-definition>

Систематизация и анализ клиентской базы Компании – формирование системы управления клиентскими отношениями (CRM).graph-definition>

Анализ продаж – по клиентам и в разрезе товарных групп.graph-definition>

Выявление причин падения продаж, решение вопросов по увеличению продаж по каналам сбыта.graph-definition>

Разработка и инициирование мероприятий по устранению падения продаж.graph-definition>

Планирование мероприятий по увеличению объемов продаж в разрезе каналов сбыта.graph-definition>

Разработка предложений по изменению коммерческих условий.graph-definition>

Работа по расширению ассортимента продукции Компании в регионах.graph-definition>

Рекомендации филиалам по поддержанию стоков продукции Компании.graph-definition>

Подготовка стоков филиалов к всплескам продаж как сезонным, так и связанным с рекламной активностью.graph-definition>

Контроль работы с рекламациями и претензиями.graph-definition>

Контроль за состоянием дебиторской задолженности, работа с должниками, внедрение комплекса превентивных мер.graph-definition>

Организация и координация деятельности сотрудников отдела сбыта.graph-definition>

В области развития продаж:graph-definition>

Формирование базы данных по потенциальным потребителям (CRM).graph-definition>

Привлечение новых клиентов на уровне федеральных сетей.graph-definition>

Организация адресных рассылок коммерческих предложений.graph-definition>

Проведение иных мероприятий, направленных на расширение клиентской базы и общее увеличение продаж.graph-definition>

Внедрение корпоративной политики в части обеспечения обмена информацией, относящейся к развитию сбыта, а также между филиалами Компании.graph-definition>

3. В сфере поддержания складского остатка:graph-definition>

Составление прогнозов по продажам в разрезе филиалов, товарных групп.graph-definition>

Формирование заявок на продукцию для производителя.graph-definition>

Своевременное предоставление производителю заказа на поставку товара.graph-definition>

Контроль получения производителем заявок на поставку.graph-definition>

Обеспечение полного взаимодействия по вопросам отгрузок продукции.graph-definition>

Мониторинг фактов отгрузок.graph-definition>

Мониторинг приёмки товара на склады.graph-definition>

Документооборот по ТМЦ.graph-definition>

Контроль за оборачиваемостью остатков на складах, АВС-анализ.graph-definition>

Участие в складских инвентаризациях.graph-definition>

Отчетность:graph-definition>

План работы отдела сбыта на месяц.graph-definition>

Отчет о проделанной за месяц работе.graph-definition>

Сводные таблицы по продажам по каналам сбыта за месяц.graph-definition>

Сводная отчетность по складским остаткам в филиалах Компании.graph-definition>

I V. Права

Сотрудники ОС компании имеют право:

1. Давать указания региональным сбытовым подразделениям Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела и вытекающим из функций, которые сформулированы в настоящем Положении.

2. Требовать и получать от структурных подразделений Компании материалы, необходимые для осуществления деятельности отдела.

3. Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководством Компании.

4. Представительствовать в установленном порядке от имени Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

5. По согласованию с руководством Компании привлекать экспертов и специалистов подразделений маркетинга и рекламы для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

6. Вносить предложения руководству Компании о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.

7. Вносить предложения руководству Компании о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

8. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

9. Проводить и участвовать в конференциях, совещаниях, семинарах по вопросам организации и сопровождения сбыта.

10. Начальник ОС визирует все документы, связанные с деятельностью отдела (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, пр.).

V. Взаимодействие

Для выполнения функций и реализации прав отдел сбыта взаимодействует:

1. С бухгалтерией по вопросам:

1.1. Получения:

– бухгалтерских данных о движении, реализации, запасах продукции;

– итогов инвентаризации материально-технических ресурсов;

– нормативов на представительские, командировочные и рекламные расходы;

– согласованных смет расходов на формирование спроса и стимулирование сбыта с приложением финансовых обоснований;

– анализа затрат, произведенных за месяц (квартал, год);

– сведений о кредиторской и дебиторской задолженности;

– сведений о перечислении средств сторонним организациям и индивидуальным предпринимателям за аутсорсинговые услуги по вопросам маркетинга;

– сведений о выставлении и оплате счетов.

1.2. Предоставления:

– расчетов затрат на сопровождение сбыта;

– сведений о ценах на материально-технические средства у поставщиков, тарифах на услуги таможенной очистки и по перевозке продукции;

– сведений о региональных дилерах и агентах Компании по вопросам ценовой политики, объемов оборота, скорости оборачиваемости стоков.

2. С экономическим отделом по вопросам:

2.1. Получения:

– планов сбыта продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;

– изменений в сбытовых планах по отдельным позициям товарной номенклатуры, вносимых на основании маркетинговых исследований;

– проектов оптовых и розничных цен на продукцию для проведения маркетингового анализа.

2.2. Предоставления:

– обобщенной информации о спросе на реализуемую продукцию;

– сведений о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции;

– информации о состоянии рынка товаров;

– данных, необходимых для формирования товарной номенклатуры Компании;

– предложений по изменению цен на отдельные виды продукции в связи с изменением спроса.

3. С внешними предприятиями по логистики по вопросам:

3.1. Получения:

– оперативных, месячных, квартальных и годовых планов-графиков транспортных перевозок;

– транспортных маршрутов;

– расчетов транспортных затрат на доставку;

3.2. Предоставления:

– предложений по изменению маршрутов доставок;

– предложений по изменению графиков погрузки и выгрузки;

– сведений о пожеланиях покупателей и поставщиков относительно изменений графиков поставки и отгрузки;

– данных о разработке новых видов погрузочно-разгрузочных средств, внедрение которых позволит сократить простои под загрузкой и выгрузкой транспортных средств.

4. С филиалами по вопросам:

4.1. Получения:

– отчетности;

4.2. Предоставления:

– информации по отгрузкам и движению.

5. С административной дирекцией по вопросам:

5.1. Получения:

– штатных расписаний и положений о структурных подразделениях Компании для увязки с маркетинговыми планами;

– положений о персонале;

– положений о премировании;

– графиков работы подразделений Компании;

– планов подготовки и повышения квалификации работников;

– отчетов о выполнении заявок на подбор кадров.

5.2. Предоставления:

– предложений по изменению организационно-управленческой структуры для закрепления в штатных расписаниях и положениях о структурных подразделениях Компании;

– информации о количественной и качественной потребности отдела в персонале;

– заявок на подбор персонала для отдела;

– перечня мероприятий, проведение которых необходимо для повышения квалификации работников по отдельным направлениям;

6. С юридическим отделом по вопросам:

6.1. Получения:

– результатов правовой экспертизы на соответствие действующему законодательству представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций;

– согласованных претензий и исков к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств;

– разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;

– анализа изменений и дополнений законодательства.

6.2. Предоставления:

– приказов, распоряжений, инструкций, проектов договоров для визирования и правовой экспертизы;

– материалов для предъявления претензий и исков к контрагентам и покупателям по поводу нарушения ими договорных обязательств;

– претензий, предъявленных предприятию контрагентами;

– имеющихся сведений о поставщиках, покупателях, иных контрагентах;

– заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов и на разъяснение действующего законодательства.

7. С отделом рекламы по вопросам:

7.1. Получения:

– ATL планов производителя по продвижению своей продукции на территории РФ;

– сведений о величине бюджета на BTL акции и планов распределения этого бюджета между обособленными подразделениями Компании;

– планов на проведение ATL по отдельным продуктам и регионам;

– заявок на проведение BTL;

– макетов рекламных и информационно – справочных материалов;

– новых дизайнерских разработок POSM;

– отчетов о проведенных рекламных кампаний на территории РФ.

7.2. Предоставления:

– заявок на проведение ATL;

– планов на проведение BTL;

– планов по организации совместных стимулирующих акций с дилерами в регионах;

– образцов новых POSM;

– заявок на POSM для филиалов;

– отчетов по маркетинговой активности в регионах.

8. Cо специалистами IT по вопросам:

8.1. Получения:

– отчетов об этапах и сроках разработки ПО для нужд отдела маркетинга;

8.2. Предоставления:

– заявок на разработку ПО для нужд отдела маркетинга и других подразделений Компании;

– заявок на обновление PC и офисного оборудования отдела.

VI. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций ОС несет начальник отдела сбыта.

2. На начальника ОС возлагается ответственность в случае:

2.1. Представления недостоверной информации, использование которой привело к осложнению взаимоотношений с контрагентами Компании, уменьшению прибыли, а также причинению ущерба деловой репутации Компании и/или её деловых партнеров.

2.2. Необеспечения или ненадлежащего обеспечения руководства информацией по вопросам работы отдела сбыта.

2.3. Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства Компании.

2.4. Утечки по каналам ОС информации, составляющей коммерческую тайну.

2.5. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.

3. Ответственность сотрудников отдела сбыта устанавливается их должностными инструкциями.

Приложение 2.11

Регламент делегирования полномочий генерального директора руководителям высшего звена

Вид полномочий: А – согласование, Б – издание, В – утверждение, Г – подписание

Долж-ность

Перечень документов

Лимит полномочий

Вид

1

Финансовый директор

1

Бухгалтерская отчетность

В полном объеме

А

2

Письма, обращения, ответы в налоговые органы, уполномоченные фонды

В полном объеме

А

3

Внутр. распорядительные док-ты по дирекции (распоряжения, указания, инструкции)

Некоммерческие, касающиеся только подчиненных подразделений адм-тивно

Б

4

Справки по з/п, бухгалтерской и финансовой отчетности

В полном объеме

А

5

Счета на оплату за услуги, работы, товары

Вторая обязательнаяподпись на всех заявлениях к оплате

А

2.

Исполнительный директор

1

Трудовые договоры, дополнения к ним

Все кроме уровня руководителей 1 звена и выше

Г

2

Договоры о материальной ответственности

Все кроме уровня руководителей 1 звена и выше

Г

3

Кадровые приказы (о приеме, перемещении, о предоставлении отпуска, увольнении)

Все кроме уровня руководителей 1 звена и выше

Г

4

Обязательства о неразглашении коммерческой тайны

Все кроме уровня руководителей высшего звена

Г

5

Внутренние распорядительные документы по дирекции (распоряжения, указания, инструкции)

Не коммерческие, касающиеся только подчиненных подразделений административно

Б

6

Договоры с кадр/агентствами, образовательными учреждениями, тренинговыми центрами; счета на оплату по этим договорам.

С плтежными обязательствами компании до 100 тысяч рублей.

Г

7

Должностные инструкции

Все до уровня высшего звена

В

3.

Коммерческий директор

1

Договоры купли-продажи, поставки, оказания рекламных услуг, перевозки, дилерские; счета на оплату по этим договорам.

С плтежными обязательствами компании с одним юр/лицом – до 100 тысяч руб. в месяц

Г

2

Внутренние распорядительные документы по дирекции (распоряжения, указания, инструкции)

Не коммерческие, касающиеся только подчиненных подразделений административно

Б

3

Ведение преддоговорной или в связи с исполнением договора переписки, в т.ч. об изменении условий дог-а; подписание претензий, ответов на претензии по соответствующим договорам, актов вып. работ.

С плтежными обязательствами компании до 100 тысяч рублей.

Г

4.

Технический директор

1

Договоры подряда, оказания услуг, обслуживания, лицензионные, приобретения программ-продуктов; счета на оплату по этьим договорам.

С плтежными обязательствами компании с одним юр/лицом – до 100 тысяч руб. в месяц

Г

2

Внутренние распорядительные документы (распоряжения, указания, инструкции) по дирекции

Не коммерческие, касающиеся только подчиненных подразделений административно

Б

3

Ведение преддоговорной переписки, в связи с исполнением договора, а также об изменении условий договора; подписание претензий, ответов на претензии по соответствующим договорам.

С плтежными обязательствами компании до 100 тысяч рублей.

Г

5

Директор филиала

1

Внутренние распорядительные документы по филиалу (распоряжения, указания, инструкции)

По согласованию с Директором по развитию

Б

2

Ведение преддоговорной переписки, в связи с функц-нием филиала; подписание претензий, ответов на претензии по соответствующим договорам.

С плтежными обязательствами компании до 100 тысяч рублей.

Г

ПРИМЕЧАНИЯ

1

Все действия производятся на основании доверенности, удостоверенной подписью Генерального директора

2

Каждый понедельник до 12.00 все руководители дирекций предоставляют Генеральному директору электронный отчет по фактам подписанных

документов в формате:

а

Дата

Вид платежного документа, его суть

Сумма обязательств

Примечания

б

Дата

Вид распорядительного документа, его суть

Сфера распространения и применения

Примечания

Приложение 2.12

Регламент

проведения внеплановых проверок

финансово-хозяйственной деятельности и

инвентаризаций товарно-материальных ценностей

СОДЕРЖАНИЕ

I Общие положения

II Цели проведения внеплановых проверок и инвентаризаций

III Принципы и формы проверок и инвентаризаций

IV Организация и содействие внеплановой проверки и инвентаризации

V Техническая процедура проведения внеплановой инвентаризации ТМЦ

VI Оформление итогов проверки и инвентаризации

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент устанавливает цели, задачи и процессуальный порядок проведения внеплановых проверок финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) и инвентаризаций товарно-материальных ценностей (ТМЦ), основных средств (ОС) в структурных подразделениях ООО (далее – Компания), включая филиалы, а также основные направления административного и функционального взаимодействия персонала филиалов со структурными подразделениями головного офиса Компании в период выполнения данных проверок.

2. Для выполнения функционала и достижения поставленных целей и задач Компания наделяет филиалы ТМЦ и ОС – движимым и, в некоторых случаях, недвижимым имуществом, которое передаётся по ТТН (формы ТОРГ-12,13) или описи – Директору филиала в пользование и доверительное управление. Сюда относятся: товар (продукция для реализации), складские и офисные помещения (арендуемые или находящиеся в собственности Компании), оборудование, мебель, транспортные средства, рекламная продукция, расходные материалы.

3. Проведение внеплановых проверок ФХД и инвентаризаций ТМЦ (ОС) филиала инициируется Дирекцией по развитию и сбыту Компании и утверждается Генеральным директором в соответствующем приказе

4. Основной задачей проверки является создание и развитие системы контроля за ФХД и корректного отражения учета движения ТМЦ в удаленных подразделениях Компании.

I I . Цели проведения внеплановых проверок и инвентаризаций

Целями проведения внеплановых проверок ФХД и инвентаризаций ТМЦ (ОС) являются:

Выявление и дальнейшее предупреждение системных и управленческих ошибок в организации ФХД филиала через первичные источники информации, т.е. на месте.

Определение финансово-экономического состояния филиала, уровня исполнительской ответственности менеджмента филиала в процессе доверительного управления ТМЦ и ОС Компании.

Разработка предложений по повышению качества ФХД филиала, в т.ч. на основе поиска и мобилизации резервов снабжения, сбыта, сокращения сверхнормативных запасов, экономии денежных средств и ТМЦ.

Уменьшение финансовых и материальных потерь, выявление хищений, недостач, фиктивных задолженностей, обеспечение сохранности собственности Компании.

Выявление случаев несоблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского, налогового, управленческого учёта и отчётности, оформления материальной ответственности задействованного в работе с ТМЦ и ОС персонала филиала.

Контроль своевременности и полноты устранения выявленных нарушений финансово-хозяйственной дисциплины.

Повышение дисциплинарной ответственности сотрудников Компании за вверенные им во временное пользование и управление ТМЦ, ОС и расходные материалы для осуществления ФХД филиала.

Принципы и формы проверок и инвентаризаций

Основными принципами проведения проверок и инвентаризаций являются:

объективность и обоснованность оценки ФХД;

1.2. документальное подтверждение выявленных результатов.

2. Формы проведения проверок и инвентаризаций:

2.1. проверка отдельных вопросов и фактов, документации по ФХД филиала;

2.2. комплексная проверка ФХД филиала;

2.3. инвентаризация ТМЦ и/или ОС филиала.

3. Проверки могут быть как внеплановыми, так и плановыми. Плановые проверки осуществляются согласно утвержденному Генеральным директором плану проведения контрольно-ревизионной работы Компании на текущий год.

4. Для обеспечения объективности проверок в состав комиссии в обязательном порядке включаются:

– представители головного офиса Компании (ГО);

– материально-ответственные лица проверяемого структурного подразделения;

– сотрудники бухгалтерии.

5. Количественный состав комиссии не может быть менее 4 человек, а её председателем – сотрудник проверяемого структурного подразделения (филиала).

Организация и содействие внеплановой проверки и инвентаризации

Основанием для проведения внеплановой проверки филиала является приказ Генерального директора. В данном приказе отражаются:

– структурное подразделение, в котором проводится проверка;

– сроки проведения проверки;

– форма проверки;

– состав комиссии и её председатель;

– распоряжение о режиме работы проверяемого структурного подразделения во время проведения проверки;

– виды, формы и сроки выплаты материальной компенсации работникам головного офиса, задействованным в проверке, если её условия подразумевают изменение режима работы сотрудников Компании, указанных в их трудовых договорах.

Поименный перечень сотрудников проверяемого филиала для выплаты материальной компенсации за участие в проверке, если её условия подразумевают изменение зафиксированного в трудовых договорах режима работы указанных сотрудников, определяется Директором филиала локальным распоряжением в срок не позднее 1 рабочего дня после завершения проверки. Данное распоряжение направляется в головной офис и утверждается Генеральным директором, что и является основанием для расчета и выплаты соответствующих компенсаций.

В период подготовки и проведения проверок, председатель комиссии может получать от должностных лиц филиала без объяснения причин следующее:

3.1. необходимые материалы и документы;

3.2. устные и письменные объяснения руководителей и рядовых сотрудников филиала по вопросам, изучаемым в ходе проверки или относящимся к их должностным обязанностям;

3.3. информацию из неофициальных источников;

3.4. результаты экспертиз;

3.5. свободный доступ во все здания и помещения, занимаемые филиалом.

Директор филиала обязан создавать надлежащие условия для проведения проверки, предоставлять при необходимости оборудованное рабочее место, а также обеспечить беспрепятственное предоставление участникам комиссии необходимых документов для работы.

Требования членов комиссии, связанные с исполнением ими служебных обязанностей в ходе проверки, являются обязательными для должностных лиц филиала. Не принимаются в расчет устные комментарии, возражения и/или претензии к проведению проверок без их письменного обоснования Директором филиала. В случае отказа должностных лиц филиала предоставить необходимые документы или допуск к помещениям, ТМЦ или ОС, либо в случае возникновения иных препятствий при проведении проверок, председатель комиссии сообщает об этих фактах руководству Компании.

V . Техническая процедура проведения внеплановой инвентаризации ТМЦ

По прибытии на место проведения проверки, председатель комиссии предъявляет предписание на проверку – заверенную печатью Компании копию соответствующего приказа – и знакомит Директора филиала с планом проведения проверки, который корректирует деятельность филиала в этот период с учетом работы комиссии.

Отсутствие Директора филиала в расположении структурного подразделения – временное или в течение всего запланированного срока проверки – не является основанием для её отмены. Комиссия уполномочена работать в присутствии иных материально-ответственных лиц (МОЛ), курирующих проверяемое направление: руководитель склада, бухгалтер, управляющий сбытом филиала.

Инвентаризация ТМЦ (ОС) начинается с незамедлительного прекращения всех складских операций, за исключением ранее фактически начатых и документально оформленных погрузочных работ покупателям. Одновременно производится распечатка из учетной программы актуальных остатков ТМЦ на момент начала проверки, а также закрытие всех складов филиала.

Комиссия смешанным составом (представители-МОЛ филиала и ГО) приступает к инвентаризации ТМЦ. Пересчет позиций производится по ассортиментному перечню с внесением согласованной членами комиссии точной цифры фактических остатков наименования по каждому виду продукции.

При возникновении неотложной необходимости произведения отгрузки товара покупателям, прибывшим специально для этих целей из других регионов, председатель комиссии самостоятельно принимает решение о возможности такой отгрузки в присутствии членов комиссии.

Итоговый перечень остатков по каждому складу по каждой позиции ТМЦ (ОС) оформляется в виде Инвентаризационной ведомости, которую подписывают все члены комиссии.

Инвентаризационную ведомость согласовывает Директор филиала или иное ответственное лицо, его заменяющее в период проведения проверки, независимо от своего фактического участия в инвентаризации – в качестве административного засвидетельствования факта соблюдения всех норм, правил, требований и условий по предписанию о проведении проверки. Незнание указанных правил ответственным лицом или его игнорирование собственно процесса инвентаризации не является основанием для отказа от подписи, однако допускается составление отдельной претензии по фактам нарушения или необъективности членов комиссии, зафиксированных и подтвержденных свидетелями в ходе проверки.

Инвентаризационная ведомость направляется в соответствующее подразделение ГО председателем комиссии для подведения итогов проверки.

Оформление итогов проверки и инвентаризации

Срок подведения итогов и оформления документов по результатам проведенной проверки не может превышать 5 рабочих дней.

При получении оформленных результатов проверки председатель комиссии направляет Директору филиала Акт результатов проведенной проверки.

В течение 3 рабочих дней с момента получения Акта, при наличии выявленных нарушений или расхождений, Директор филиала (или лицо, уполномоченное для этого Директором филиала) обязан предоставить председателю комиссии письменные объяснения фактов этих нарушений или расхождений.

После получения объяснений председатель комиссии организует совещание функциональных руководителей Компании, на котором доводит полные и окончательные итоги проведенной проверки в данном филиале. В ходе обсуждения вырабатывается коллегиальное решение, сопоставимое с действующим законодательством и локальными нормативными актами.

Решение оформляется приказом Генерального директора по Компании, в котором также прописывается механизм его исполнения и предписания по устранению выявленных недостатков.

Приказ доводится до всех заинтересованных и задействованных в процессе лиц в соответствии с действующими процедурами документооборота.

Контроль за исполнением приказа возлагается на руководителя дирекции, в чьем ведении находится проверенное структурное подразделение.

Приложение 2.13

Положение о представительских расходах

СОДЕРЖАНИЕ

Общие положения

Виды представительских расходов

Финансирование представительских расходов

Порядок использования и учета средств на представительские расходы

Бланк 1. Форма утверждения норм расходования средств

Бланк 2. Форма Сметы представительских расходов

Бланк 3. Форма Акта списания представительских расходов

Данное Положение разработано и утверждено в соответствии с Налоговым Кодексом Российской Федерации в целях регламентирования порядка осуществления надлежащего оформления и списания представительских расходов Общества с ограниченной ответственностью (далее – Компания) и их  учета для целей налогообложения.

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования и расходования средств, выделяемых на представительские расходы Компании, порядок проведения представительских мероприятий и предоставление отчетности по ним.

1.2. Основной целью проведения представительских мероприятий является либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности Компании.

1.3. Представительские расходы – это расходы Компании на официальный прием и (или) обслуживание представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников региональных структурных подразделений Компании, прибывших на заседания совета директоров, общего совещания, семинара или иного корпоративного мероприятия Компании, независимо от места проведения указанных мероприятий.

II . Виды представительских расходов

2.1. Компания самостоятельно определяет время, место, бюджет и порядок проведения представительских мероприятий.

2.2. Расходование средств на проведение представительских мероприятий может производиться по следующим направлениям:

2.2.1. расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах, а также официальных лиц Компании, участвующих в переговорах;

2.2.2. транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

2.2.3. буфетное обслуживание во время переговоров;

2.2.4. оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате Компании, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

III . Финансирование представительских расходов

3.1. Источником формирования представительских расходов являются доходы, полученные Компанией от предпринимательской деятельности.

3.2. Представительские расходы по источнику финансирования относятся на расходы Компании, связанные с уставной деятельностью.

3.3. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода не могут превышать 4% от расходов Компании на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

3.4. Контроль за соблюдением предельных размеров представительских расходов осуществляется бухгалтерией Компании.

IV . Порядок использования и учета средств на представительские расходы

4.1. Принимая решение о проведении официального приема (встречи, совещания, иного представительского мероприятия), Генеральный директор Компании издает приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий в обязательном порядке цель прибытия представителей приглашенной организации.

4.2. В бухгалтерию Компании представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и со стороны Компании, и со стороны приглашенных.

4.3. Также в бухгалтерию представляется утвержденная руководителем организации смета представительских расходов (образец в Бланке 2), составленная на основании применяемых в Компании норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов (образец в Бланке 1).

4.4. После утверждения сметы представительских расходов лицу, ответственному за проведение мероприятия, в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

4.5. В течение трех дней с момента окончания мероприятия ответственный за его проведение составляет отчет о произведенных представительских расходах с приложением к нему первичных расходных документов и вносит в кассу неизрасходованные денежные средства.

4.6. Отчет о произведенных представительских расходах представляется в комиссию для проведения проверки правомерности списания представительских расходов.

4.7. Расходы, связанные с оборудованием места проведения мероприятий, к представительским расходам не относятся. Приобретенные материальные ценности подлежат приходу и отражаются в бухгалтерском учете Компании.

4.8. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы устанавливается приказом по Компании.

4.9. Состав и суммы расходов, относимых на уменьшение налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль, определяются в соответствии с действующим налоговым законодательством РФ.

4.10. Иные расходы, связанные с проведением представительских мероприятий, осуществляются за счет средств, остающихся в распоряжении Компании после налогообложения.

Бланк 1

ФОРМА УТВЕРЖДЕНИЯ НОРМ РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ