Текст книги "От "конторы" до "компани""

Автор книги: Дмитрий Чарков

сообщить о нарушении

Текущая страница: 1 (всего у книги 16 страниц)

Дмитрий Чарков

ОТ «КОНТОРЫ» ДО « COMPANY »

Малый бизнес:

готовые решения и практика

внутреннего организационного и административного развития

Структура управляет функцией,

функция определяет структуру.

Эндрю Тэйлор Стилл,

хирург, основатель остеопатии

ОГЛАВЛЕНИЕ

Предисловие ………… 5

Между минусом и плюсом – 0 ………… 9

1) собственник и его отношение

2) персонал «конторы»

3) рекрутинг

4) избавление от «балласта»

5) по единым стандартам

6) подходящая структура

7) элементарная логистика

8) «в полях»

9) бюджеты

10) система мотивации

Структурированный бизнес ……….. 51

предпосылки для углубленной реструктуризации

роль IT в коммуникациях и удаленном управлении

уровень регулярного менеджмента

внеплановая инвентаризация ТМЦ

представительские расходы

исполнительская дисциплина

Расчетный проект нового коммерческого направления в качестве примера диверсификации существующего бизнеса

……….. 65

1) резюме

2) цели и задачи проекта

3) услуга

4) план маркетинга

5) план производства

6) организационный план

7) Финансовый план

Авторское профессиональное портфолио ……… 111

Приложения к Части 1: ……… 11 3

«Роза ветров» делового управления

Функциональное зонирование по единицам исполнительской ответственности

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя

Рейтинговый анализ кандидатов по компетенциям на открытые вакансии

Описание вакансии: организационный ассистент

Должностная инструкция организационного ассистента

Акт об отказе сотрудника от письменного ознакомления с распорядительным документом

Приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде замечания

Приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения за прогул

Кодекс деловой этики

Положение о премировании работников

Регламент использования средств сотовой связи

Коммерческая тайна – обязательство о неразглашении и перечень сведений

Договор о полной материальной ответственности

«Основы менеджмента и управленческого взаимодействия»: содержание обучающего курса

Матрица функциональной ответственности

Линейно-функциональная организационная структура

Схема зонирование склада

Понятийные термины структурированного сбыта

Профессиональный портрет должности

Уровни представительских контактов

Годовой бизнес-план по основной продукции

Система материального стимулирования сотрудников бухгалтерии

Приложения к Части 2: ……… 230

Уровневое распределение управленческой нагрузки по видам деятельности

Структура топ-менеджмента

Организационная структура управления

Матричная организационно-функциональная структура

Положение об организационной структуре

Аналитическая записка по концепции развития IT-направления компании

Стандарты разработки, изложения и оформления нормативных актов

Положение о кадровой политике

Положение об Административной дирекции

Положение об отделе сбыта

Регламент делегирования полномочий Генерального директора руководителям высшего звена

Регламент проведения внеплановых проверок финансово-хозяйственной деятельности и инвентаризаций товарно-материальных ценностей в структурных подразделениях компании

Положение о представительских расходах

Порядок контроля за исполнительской дисциплиной

Приложения к Части 3. Расчетные таблицы (25) приведены в тексте

ПРЕДИСЛОВИЕ

Нет смысла нанимать толковых людей, а затем указывать, что им делать.

Мы нанимаем людей, чтобы они говорили, что делать  нам.

Стив Джобс

Когда я в очередной раз услышал ещё от одного собственника подрастающего бизнеса сакраментальное «Что делать?» и последовавшие за этим эпитеты в адрес собственной команды, суть которых, после предварительной литературной обработки, сводилась к полной невменяемости и неадекватности наемного персонала, то уже не заблуждался относительно общего «диагноза по больнице»: человек пришел-таки к выводу, что он уже не в состоянии самостоятельно контролировать все процессы и всех своих сотрудников, к чему он так привык и чем дорожил больше самого святого – возвратного НДС – и что пришло время Х. Но «бестолочи» пока об этом не догадывались: они только чувствовали по вторичным признакам – хмурое изо дня в день настроение босса, скрежет его зубов при подписании очередной премиальной ведомости, частая смена личных внедорожников с одновременной стогнацией кадров в секретариате – «подгнило что-то в Датском королевстве», несмотря на очевидный рост бизнеса и расширение зоны влияния на локальном рынке.

Одни злые языки связывали это с проблемами в личной жизни, другие – менее злые – с тайным намерением «кинуть» кредиторов, третьи – злые только потому, что добрых в бизнесе просто не бывает – кивали на подросшую за последние полгода дебиторку. Наивные, они всё сами видели, но определить не могли, чтов действительности происходило – неотвратимо, из месяца в месяц, от отчета к отчету: их «контора» трещала по швам; и не потому, что «подгнила», а как раз наоборот – оттого что выросла из младенческих памперсов.

– Я ничего не успеваю, Дмитрий, а все как назло стали вместо отчетов слать такую ахинею, что хоть увольняй каждого второго за пофигизм. Реально! Матрица Эйзенхауэра – чушь. Весь тайм-менеджмент – сплошное надувательство, лишь бы бабки за курсы выкачать!

Я согласно кивал и ждал момента Y, когда объект будет морально готов услышать о наступлении времени Х, и радостные тому последствия: реструктуризация бизнеса.

И менее радостные – противостояние персонала.

А совсем уже печальные – делегирование полномочий.

Но всё вместе, в общем-то, не так уж и трагично, поскольку приводит однозначно к оптимизации функционала, что, в свою очередь, влечет за собой более экономичное распределение ресурсов – людских, финансовых, совершенно недвижимых и самых мобильных – которые имелись в распоряжении «конторы».

Впрочем, всегда есть выбор, и многие его берут за основу: оставить всё как есть и не заморачиваться ростом бизнеса, своей миссией перед народом (создание новых рабочих мест – а как же!) и надуманными амбициями, при этом:

– искать регулярно новых сотрудников взамен увольняющихся «подготовленных кадров», полагая, что те «зажрались, неблагодарные», хотя они просто выросли из прежних профессиональных штанов, а новые однозначно тут не светят;

– разрываться сразу по всем фронтам управленческого функционала, при этом не факт, что качественно – как с профессиональной точки зрения, так и с позиции ожиданий партнеров и контрагентов: невозможно одновременно быть классным рекламистом и продвинутым маркетологом, ибо это тоже самое, как если бы проктолог взялся полечить вам слуховое отверстие;

– пенять на нехватку времени вместо того, чтобы самому влиять на него: растягивать, сужать, перемещать в территориальном пространстве – только ради этой власти над секундами и неделями стоит научиться оправданно «спихивать» дела на доверенных подчиненных;

– отказаться от идеи обзавестись этими довереннымиподчиненными только потому, что при отсутствии позитивного мышления никто никому доверять не может, в жизни этот постулат принят по умолчанию.Какое может быть позитивное мышление, если перечисленные выше рутинные дела не выводят вас из стресса, который приобретает форму хронического?

Пообщавшись вдоволь с собственниками своего дела, кто нанимал меня на работу с единственной целью – изменить бизнес клучшему, я в итоге всё же пришел к выводу, что пора объединить разобщенные фрагменты наблюдений в стройную систему взглядов, не обременяя текст обильными научными и фантастическими диаграммами и таблицами – их и без этого полно в интернете, при желании легко найти.

Здесь – живой опыт, со всеми его казусами и нестыковками, но однозначно в итоге успешный.Приводимые ситуации – повторяющиеся изо дня в день во всех уголках планеты, которые лишь слегка варьируются в действующих лицах и форме собственности; но, поверьте, управленческие решения – это всего лишь способность креативно мыслить только в кажущихсянестандартных ситуациях. На самом деле все ситуации подчинены одним и тем же экономическим и управленческим законам, и если у вас есть сложившаяся системареакции и отражения её в менеджменте, то всё решаемо – плодотворно и с чувством полнейшегоудовлетворения.

Об этом и не только пойдет речь ниже.

МЕЖДУ МИНУСОМ И ПЛЮСОМ – 0

1) собственник и его отношение

-… Ваша задача: в шестимесячный срок убыточный филиал превратить в прибыльный.

– Ресурсы?

– Полный карт-бланш. За исключением каких-либо дополнительных денежных вливаний: 0 в квадрате.

– Структура бизнеса?

– Хотя мы и называем предприятие филиалом, на самом деле это местный частный бизнес, входящий в группу компаний: есть налаженные каналы поставок, каналы сбыта и отрегулированные схемы расчетов. Нет только положительной динамики, а должна быть.

– Результаты финансового аудита?

– Если б тупо воровали, то пригласили бы не вас, уж будьте уверены.

– Количество сотрудников?

– 15 – 25 в зависимости от сезона.

– Директор всего этого хозяйства..?

– Имеется. Он же владелец бизнеса тут, на месте. Человек адекватный, но… недальновидный, если говорить политкорректно.

– Структура филиала?

– Директор всё хозяйство контролирует сам.

– Что, все 20 человек ему напрямую подчиняются?

– Совершенно верно.

– Система бюджетирования? Доходы, расходы, движение ДС?

– Как таковая система отсутствует.

– Система мотивации персонала?

– Платит людям, как бог на душу положит. Что-то по окладу, а что-то вне его – и вне ЕСН, разумеется.

– Текучка кадров?

– Есть костяк, который уже лет пять-семь единой командой работают, а есть сотрудники – склад, продажи – которые постоянно меняются.

– Инвентаризация ТМЦ регулярная?

– Утверждает, что да, но на деле – есть сомнения: остатки один в один совпадают с учетом, даже пересорта нет.

– Так не бывает в жизни.

– Вот именно.

И вот я в качестве исполнительного директора, нанятого управляющей компанией холдинга, постараюсь за шесть месяцев изменить жизнь к лучшему в отдельно взятой коммерческой организации.

Суть бизнеса – спецодежда и средства индивидуальной защиты в оптовом сегменте рынка, с перспективой развития собственной розницы (В2С) и корпоративного направления (В2В).

Положение на рынке – лидирующее по всей федеральной сети, а в данном конкретном регионе – четвертые.

Собственник местного бизнеса, он же директор филиала – немолодой уже дядька старой закалки, достаточно добродушный, несколько озабоченный фактом отрицательной динамики по росту доходов и весьма озадаченный тем обстоятельством, что к нему приставили «надсмотрщика» сверху. Таким образом, первая задача – донести, что я не враг, и показать, что деловая жизнь, а, главное, её результаты могут быть гораздо лучше, чем есть сейчас.

Хуже всего, когда человеку и не надо, чтобы было лучше – ему как бы и так комфортно, а на рабочем столе – одно камильфо. Но моё дело – отработать гонорар, а для этого он, директор, мне нужен в союзниках, а не в противниках. Помня, что у каждой медали есть две, а то и три и даже четыре позиции (две стороны, ребро, и подвисание в воздухе), приступаю к завоеванию позитивного отношения к себе. Запасной мотив при отсутствии здоровых амбиций у объекта – это его страх, который нужно сформировать:

– Как насчет… ответственности за использование чужих ресурсов?

– Каких ресурсов?

– По филиалу финансовый результат за прошлый год – минус полтора миллиона, за текущее полугодие прогноз минус девятьсот тысяч, то есть по итогам года – миллион восемьсот. Если нарастающим итогом – три триста. Не пугает? Это означает, что мы тратим больше, чем зарабатываем.

– Ну, так вот… спроса нет.

– Да не важно, на самом деле – есть он или нет. Важно, что товар-то мы взяли с отсрочкой платежа, вроде продали уже, и его нет – склад пуст, а деньги за него всё равно должны остались. Чем отдавать-то будем?

– Другую партию продадим и рассчитаемся.

– Втридорога, что ли, продадим и покроем сразу убытки?

– Постараемся.

– Так спроса же нет. Кому втридорога продавать? Сами-то мы, поди, не покупаем воду для офисных сотрудников втридорога, когда есть другие – адекватные – предложения?

Так, шаг за шагом, формируется беспокойное отношение объекта к своей якобы «нормальной» жизни: отказаться-то от его услуг управляющая компания не может, так как на локальном уровне все деловые связи лежат именно через него, а без них – нет не только перспективного бизнеса, но и надежды на то, чтобы вернуть утраченное и преумножить завоеванное. И это вовсе не забота о дорогом и верном партнере: ничего личного – только бизнес.

Директор начинает, наконец, нервничать и волноваться. Переходим к конкретному ответчику за все деяния:

– В конце концов, вам дают товар в долг, но это может людям надоесть, раз они не видят от вас перспективы.

– Я с Пашкой уже восемь лет в этом бизнесе!

(Пашка – Павел Алексеевич – это самый крутой босс, президент группы компаний, который и нанял меня через своих подчиненных наладить дела в этом филиале.)

– Когда к вам сосед каждый месяц приходит за десяткой, а отдает только восемь – вы долго ему взаймы давать будете? Верно, на третий месяц засомневаетесь. А если на отпуск хватать не будет – попробуете вернуть свое кровное. А если сосед расписки писал – так и в суд на него недолго, лихоимца… верно? Бизнес– то бизнесом, а денежки врозь!

Как правило, звонок Пашке ничего не приносит – Пашка или на рыбалке в открытом океане, или на совещании у другого Президента (Того Самого)… в общем, недоступен, и почва подготовлена, сомнения в камильфо заложены и прорастают – ну, как минимум, директор не мешает, а зачастую даже очень помогает.

С другим, амбициозным типом директоров-собственников, работать с одной стороны проще, потому что они понимают важность задачи, с другой – осложняет дело их зачастую непомерный гонор, и рассуждают они примерно так: видеть-то проблему вижу, а ничего поделать не могу, но это не значит, что я глупей тебя, друг-исполнительный директор.

Ну, глупей-не глупей, а нам тут никому ничего доказывать в этой области и не нужно вовсе – смысл?

2) персонал «конторы»

Второй шаг – это ближайшие сподвижники: как правило, внушить, что всё нормально и ничего страшного не происходит при явной нестыковке показателей, сам себе директор не может, в этом кто-то усердно его убеждает. Чаще это происходит опосредовано – через воспевание Наимудрейшего и Наичестнейшего. Таких воспевал необходимо выявить и объективно оценить по профессиональным возможностям: скрытые лидеры в бизнес-коллективе опасны своими реальными мотивами, кто их может спрогнозировать? – а риски несопоставимы.

Проводим собеседование с каждым из двадцати сотрудников. Помимо знакомства с персоналом, необходимо решить ещё одну важную задачу: распределить весь бизнес-функционал по людям, присвоить каждой исполнительной и управляющей функции «лицо» – в будущем это намного упростит задачу при разложении «конторы» на составляющие (анализ менеджмента) и рисовании нового скелета «компании» (синтез структуры).

Элементарный спектр деловой активности, как правило, сводится к четырём базовым векторам: в центре – главный руководитель, он же координатор всех процессов; сверху – коммерция и развитие, слева – финансы, справа – административ и внизу – техническое сопровождение (Приложение 1.1). Можно поменять их местами – не принципиально, на самом деле, что и кто слева или справа, вверху или внизу: важно, что указанные векторы покрывают своим внутренним неограниченным наполнением все потребности, направленные на создание добавочной стоимости и, соответственно, извлечение прибыли (т.е. бизнеса, не по-русски говоря); получилась своего рода «роза ветров менеджмента». Именно она и будет определять внутреннее взаимодействие и собственно структуру компании и функционала её сотрудников.

При составлении собственной матрицы во время собеседований с занятым персоналом, таким образом, мы и используем по возможности эти векторы: слева в столбик перечисляем функциональные действия (виды работ), справа – кто их выполняет, и в пересечении ставим «+» (Приложение 1.2). Зачем это надо? – чтобы сопоставить фактически выполняемые функции в «конторе» с реальными потребностями данного бизнеса. В 30% случаев выявляется задвоение функционала (т.е. двое сотрудников делают одну и ту же работу – зачем, для кого? – значит, кто-то из них чего-то не делает, но почему тогда получает за это деньги?), в 65% – бухгалтер составляет рекламные посты, а кладовщик возит письма на почту, т.е. профессиональная нагрузка распределена с явным перекосом; 5% приходится на отсутствие человека, выполняющего востребованную функцию – например, никто тут не знакомит вновь нанимаемых работников с действующими в компании (нет, пока ещё – «конторе») актами, регламентами и положениями.

Как правило, на второй или третий день моего пребывания «у власти» (в смысле – рядом с ней), к началу собеседований с людьми, я уже успел ознакомиться с основными приказами и инструкциями – в общем-то, они везде почти слово в слово повторяют друг друга и представлены в однотипном наборе, и это хорошо: хоть что-то у нас в стране приведено к элементарным стандартам, – и понять, что народ опасается перемен. И это тоже закономерно: они ж не знают, какого рода перемены грядут, и грядут ли вообще; кого они затронут и в какой степени. Вдруг уволят? – большинство ведь до сих продолжает свято верить, что работодатель всемогущ, когда на самом деле ему ещё нужно постараться, чтобы уволить неугодного, или просто лентяя, или даже просто бесстыдного ворюгу – ну такой вот у нас действующий ТК. Я не говорю, что невозможно, я говорю – «нужно постараться», то есть затратить дополнительные ресурсы – временнЫе и порой материальные, собрать доказательную базу, обложить себя актами и свидетельскими показаниями… в общем, это довольно-таки длинная, но тоже занимательная тема, имеющая хоть и не прямое, но косвенное отношение к предстоящим собеседованиям.

Наконец, все двадцать человек разного возрастного калибра прошли перед моими глазами: со всеми я общаюсь вполне демократично и при полном позитиве… и… словно жизнь пронеслась мимо. Жизнь отдельного предприятия, наполненная своими интригами, взлетами и падениями, переживаниями и былинами. Тут важно отделить эмоции от фактов, заполнить матрицу функционального соответствия и постараться с первого же наскока ответить на вопрос: почему бесспорно доходный бизнес приносит убытки? – это при том, что не воруют. Или воруют, но на копейки – туалетную бумагу да жидкое мыло – как у нас в российских конторах принято. Миллионами-то гребут в корпорациях, не здесь, и это тема для иного бестселлера.

По итогам встреч выясняется, что бизнес, оказывается-то, семейный – восемь человек из двадцати двух связаны родственными узами. Забавно. Ниточка ведет к директору.

– Зачем родственников-то набрали?

– А кому ещё доверять-то в этой стране?

– Действующему законодательству, УК в частности.

– Мы к такому не приучены.

– Жаль.

Хочется добавить: «А требовать с тестя, чтоб он склад выметал каждое утро – приучены? Или вы сами за него метете? Или клиенту нравится отгружаться в таких условиях?» Но этика деловых отношений не позволяет – пусть Пашка сам его тычет и воспитывает, мне за няньку не доплачивают. Да и время Х уже вот оно, пришло, а это не тычки и подзатыльники – это уже постановка регулярного менеджмента, всё по-взрослому.

Имея на руках карт-бланш от спонсоров, можно разогнать всех родственничков и набрать персонал заново. Но это на первый взгляд. На второй – никак нельзя: специфика бизнеса требует, во-первых, глубокого знания продукта, его производственные характеристики и отличительные от конкурирующих товаров качества, а на этом рынке таких знатоков единицы, и «натаскиваются» они годами; во-вторых, оптовый бизнес часто завязан на личных отношениях линейного менеджера с клиентом. Во многих компаниях есть практика ротации сотрудников отделов сбыта, но такая инициатива тоже чревата обратными последствиями: стараясь защитить себя от возможной коррупции в среде персонала, реально потерять терпение покупателя, который вынужден регулярно привыкать к новым лицам, его обслуживающим. Это P&G в России может себе позволить подобную внутреннюю политику, а Васин и Ко – с предельной взвешенностью, оценив перспективные риски и спрогнозировав вероятные последствия.

Но то, что от уз нужно в итоге избавиться – сомнению не подлежит.

После долгих раздумий и сопоставлений приходим к выводу: чтобы обеспечить преемственность знаний, не потерять существующие объёмы и безболезненно «избавиться от балласта», самым оптимальным представляется заставить «родню» обучить потенциально пригодных сотрудников продуктовой линейке (займет где-то три-четыре месяца) и затем быстро провести ротацию в отделе сбыта – она будет первой за последние пять лет, поэтому особо не повлияет на настроения клиентов: да и не факт, что новый менеджер окажется хуже прежнего, «замыленного»! Основная проблема – как заставить «родню» добровольно – мало того: с энтузиазмом и полным оптимизмом! – подготовить себе почву для собственного увольнения. При этом убеждаем себя, что смена места работы для них – истинное спасение, иначе они просто превратятся в профессиональных трупов, если продолжат всё в том же духе. Так что одним взмахом газеты накрываем обеих мух.

«Всё-таки тщеславие – мой самый любимый грех», – произнес адвокат дьявола в одноименном романе Эндрю Нидермана. Отчего же и нам не предложить ключевым менеджерам стать ещё более ключевыми – главными, ведущими, исполнительными, старшими, «замами» и прочая – какими им самим приятно себя видеть? Но взамен награждаем их почетной обязанностью наставничества: чтобы иметь кого-то в подчинении, нужно его обучить, и при этом сильно попахать самому, а вознаграждением станет не только моральное удовлетворение от превосходства Учителя (это ведь с большой буквы), но и повышенное материальное вознаграждение, поскольку работать-то за двоих придётся поначалу, и выхлоп с продаж окажется соответствующий, а потом, глядишь, в «голове» заметят и в управу позовут, и станут Васюки столицей мира (с). Коварно, конечно, но планирование личной карьеры сотрудников никто не отменял, а поддерживать боевой дух в коллективе – одно из непреложных правил любого руководителя. Дерзаем! Если семя упадет в благодатную почву, то оно прорастёт; если нет – это проблемы рассады, что представляется мне вполне справедливым, а главное, соответствующем Библии, не только «Капиталу».

К концу первой недели кропотливого труда все четыре вектора (Приложения 1.1) в моем компьютере наполнены фамилиями менеджеров компании, а перечень их обязанностей подробно расписан и уточнен по образцу Приложения 1.2. В каждом из функциональных направлений я желтым маркером выделил для себя по три ФИО, из которых нужно будет сделать наставников на ближайшие три-четыре месяца работы; зеленым – те ФИО, кто в перспективе должен стать достойной сменой «родне», а красным – кто безнадежен: с ними придется расстаться.

3) рекрутинг

Поиск и отбор персонала – весьма ответственная задача. Всегда следует помнить один из непреложных законов управления человеческими ресурсами: чем выше процент сотрудников, не отвечающих требованиям к занимаемым ими должностям в компании, тем ниже вероятность успешности этой компании на рынке. Кому нужны дилетанты? Правильно: бюрократам на госслужбе, ибо только там они способны профессионально оценить человека по личной преданности. Нам же для бизнеса требуются думающие и потенциально «звездные» ребята. Профессионалы с опытом и стажем оцениваются на рынке труда очень высоко и дорого, поэтому в малом бизнесе целесообразно делать ставку на молодых, энергичных, верящих в собственные амбиции и перспективы. Нужно при этом смириться с мыслью, что через 3-5 лет они непременно уйдут из малого бизнеса в средний – это неизбежно в случае со здравомыслящими грамотными спецами. Важно, чтобы ваш бизнес тоже из малого перешел в средний и дальше, вместе с ними, и тогда есть шанс объединить цели компании с целями его сотрудников и сохранить команду доверенных управленцев (подробно данной теме посвящено направление МВО – Management By Objectives – «Управление по целям»).

Однако сейчас пока решаем задачу поиска адекватных людей и параллельно проводим подготовительную работу по освобождению рабочих мест для них. Ну, с первым технически проще – дали объявления в СМИ (приоритет электронным, конечно) и собираем резюме. Со вторым – сложнее, поскольку, как я упоминал уже выше, уволить работника только по вашему желанию нельзя: нужно, чтобы желание было прежде всего у работника. Хорошо, если вы одинаково с ним мыслите, и тот готов написать заявление «по собственном»: ну, понял он, что не его это дело – спецодежда, поищет более интересную работу. Но ежели человек готов и дальше просиживать штаны за скромный доход – то у него большая проблема с жизненной и профессиональной ориентацией. Бог бы с ней, если б эта его проблема автоматически не становилась и вашей: вы ж оплачиваете это просиживание, в конце концов!

– Николай, мне кажется, что ваша работа здесь – это не совсем то место, где вы могли бы себя проявить в полной мере.

– Да нет, вы знаете, мне вот так не кажется. Меня всё устраивает.

– Зато меняне устраивают результаты вашей работы, по правде говоря.

– Я буду стараться.

– Этого мало, Николай. Стараться нужно в школе и университете, а сюда вы пришли уже работать и приносить реальную пользу.

– Вы ж меня не можете взять вот так и уволить. Я восстановлюсь по суду, и вы мне выплатите зарплату за весь период вынужденного прогула. Вам же это невыгодно?

– Это хорошо, Николай, что вы знаете Трудовой кодекс. Я тоже в курсе его положений. Но сейчас не об этом. Вот вам конкретное задание на предстоящий месяц – распишитесь тут под текстом: в понимании сути и что всё изложенное соответствует вашим должностным обязанностям…

Классно, если вы реально владеете информацией, изложенной в ТК. В помощь – Приложение 1.3: неадекватного сотрудника можно уволить за вполне конкретные злодеяния, либо бездействие, нужно только провести верные процедуры в отношении такого работничка. Затем уже предлагать «по собственному» – под тяжестью материалов за систематическое отсутствие на рабочем месте (курение, походы в магазины, ранняя отлучка после работы, опоздания и прочее, зафиксированное актом) или регулярное невыполнение заданий, или нарушение принятой отчетности и т.д. и т.п. Творчески подойдите к вопросу, раскиньте мозгами, и управление сотрудниками на этом поприще вам покажется весьма благодарным делом: 30% работников выравнивают свои показатели и остаются признательными вам за своевременную встряску; другие 60% пишут «по собственному желанию»; остальные 10% тупо плывут по течению и попадают под неблаговидную статью при увольнении – но это уже их выбор, согласитесь: он был предупрежден, а, значит, вооружен. Ничего личного – только бизнес. А это не игра. В Америке это первый приоритет после права на собственное оружие, потому что там деньги – это очень серьёзно; мы же пока к этому только привыкаем, медленно забывая про коллективную собственность, советское хозяйство, номенклатуру и получку по «десятым» и «двадцатым». И Маркса стали перечитывать по-другому: совсем не потому, что в Европе он опять в моде.

Но вот, наконец, у меня появилась перспектива вакансии внутри «конторы», а тем временем уже по дюжине резюме на четыре вакантных должности ожидают своего рассмотрения, и я готов пообщаться со всеми «новыми» и «перспективными». Предварительно лучше прозвонить авторам резюме, задать по 3-4 не особо напрягающих вопроса и попытаться удостовериться в адекватности респондентов. Это – основная цель первичного интервью по телефону. По его итогам следует выделить 4-6 наиболее понравившихся кандидата и пригласить их на личную встречу, на которой уже задавать вполне определенные вопросы, досконально выясняя познания и опыт кандидата в профессиональной сфере, а также его мотивацию при поиске работы: что им прежде всего движет – финансовая составляющая, или желание реализовать свой потенциал, или просто стремление быть сопричастным коллективу, решающему амбициозные задачи. Правильное определение скрытых и явных мотивов у подчиненного существенно упростит процесс управления им и, как следствие, можно рассчитывать на достойный результат совместнойработы.

Чтобы объективно для себя фиксировать результаты индивидуальных собеседований с кандидатами, я на каждую вакансию разрабатываю в экселе системную табличку, способную в той или иной степени отражать рейтинг кандидатов по заданным параметрам и автоматически суммировать проставляемые баллы. Она достаточно проста и эффективна. Параметры на каждый случай – разные и отвечают именно потребностям ЗиС (здесь и сейчас). То есть ЗиТ (завтра и там) они могут выглядеть совершенно по-иному, потому что будут призваны решать иные задачи иными сотрудниками посредством иных ресурсов – Приложение 1.4.

Ориентация кандидатов в функционале по предлагаемой вакансии должна быть максимально полной: крайне желательно, чтобы они четко представляли себе действия, которые им придется предпринимать, чтобы заработать по итогам отчетного месяца оговоренную сумму. Для этого важно в информационном листке вакансии, размещаемом на порталах по поиску персонала, отразить ключевые задачи по должности и операционные процедуры для их достижения, а также ресурсы, которые будут в распоряжении нового сотрудника. Этим вы не только облегчите задачу рыскающим в поиске работы соискателям, но и в значительной степени себе, отсеяв дополнительной информацией однозначно не подходящих вам по базовым параметрам кандидатов. Для наглядного примера можно обратиться к Приложению 1.5.

Описание вакансии – составляющая должностной инструкции. Многие достаточно формально относятся к этому документу, качнув безликий бланк схожей специализации в интернете и, не потрудившись внести коррективы, отражающие специфику должности своей собственной«конторы», отдают на подпись вновь принятому работнику. А тот читает пункт: «Организация собственного рабочего места» и гадает – это постоянно выключенный компьютер, как на прошлой его работе, или стопки бумаг, спрятанных с подоконника под тумбочку – как на позапрошлой?

Должностная инструкция – это очень гибкий инструмент регулирования отношений между работодателем и сотрудником. Если он составлен грамотно, неформально и отражает реальные потребности руководителя в исполнении описанных конкретных функций, то у работодателя очень хороший шанс сэкономить время на обучении и адаптации, а у работника – избавить вас от изматывающих расспросов и раздражающе медленного вникание в процесс. Более того, этим инструментом, который работник подписывает вместе с трудовым договором, его руководитель контролирует дисциплину работникачерез систему взысканий и поощрений, вплоть до увольнения (при необходимости), избежав приведенного тут выше совершенно неконструктивного диалога о результативности и «собственном желании». В Приложении 1.6 помещена должностная инструкция под то же объявление о вакансии – причем нигде в интернете должность «Организационного ассистента» не находится через поисковики, потому что она уникальна: создана именно под потребности компании. Так что сделайте свою «контору» единственной и неповторимой в мире, и это будет первым существенным шагом на её пути к company в самом интернациональном значении этого термина.