Текст книги "Продвижение себя"

Автор книги: авторов Коллектив

сообщить о нарушении

Текущая страница: 8 (всего у книги 12 страниц)

Многие банки предлагают помощь по составлению бизнес-планов. Проконсультируйтесь в ближайших филиалах нескольких банков, узнайте, что они могут предложить. Даже если вам не требуется банковское финансирование, бизнес-план все равно нужен; а имея его, вы только выиграете в глазах банка.

Как предприниматель старайтесь избегать:

• принимать любые важные решения, не обсудив их с семьей, друзьями, консультантами (бухгалтером, юристом) и теми, кто уже управляет собственным бизнесом;

• открывать дело, потому что «кажется, это неплохая идея»;

• распылять финансовые ресурсы: заемные средства придется возвращать, обычно с процентом;

• думать, что быть самому себе начальником это легко;

• начинать бизнес по недостаточно веским причинам;

• не признавать ошибок: не просто прячьте их «под ковер», а учитесь на них;

• недооценивать конкуренцию.

Стать консультантом

В проекте Система консультирования по вопросам управления (The Management Consultancy Competence Framework), разработанном Институтом консалтинга, консультативная деятельность определяется следующим образом:

Управленческое консультирование подразумевает, что люди, самозанятые или работающие по найму, используют свои знания и опыт, а также аналитические способности и навыки решения проблем, чтобы увеличить прибыльность различных организаций в рамках структуры соответствующих профессиональных стандартов, дисциплин и принятых норм поведения.

Консультационная деятельность включает обнаружение и оценку проблем или анализ конкретной сферы деятельности организации, отчет о результатах и формулировку рекомендаций по улучшению. Консультанты обычно работают в сфере бизнеса, управления изменениями, информационных технологий и проектов долгосрочного планирования.

Профессия независимого консультанта это популярный вариант карьеры для опытных менеджеров или профессионалов, которые любят решать сложные задачи, увлечены перспективой ведения собственного бизнеса, готовы к новому повороту карьеры либо ищут альтернативную работу после сокращения. Консультирование обещает разнообразие, интересное занятие и гибкость (в определенных пределах): свободу выбирать, когда и для кого работать. В то же время независимые консультанты трудятся в условиях риска, не имея стабильного регулярного дохода и премиального пакета от компании, действуя изолированно, в одиночку, сталкиваясь с трудностями поддержания баланса между личной жизнью и работой. Эти моменты следует учитывать, прежде чем пускаться в такое плавание.

Приведенный ниже чек-лист предлагает инструкции для начального этапа поиска клиентов и выполнения консультационных заданий, не затрагивая юридические и административные аспекты начала бизнеса.

Чек-лист

1. Определите сферу компетенции или специализацию

Решите, какой вид консультационных услуг вы будете предлагать. Позиционирование себя как консультанта «по управлению», пожалуй, лишено конкретики, если вы работаете в одиночку. Конечно, важно иметь общее понимание всех сфер бизнеса, но необходимо определить свою специфическую маркетинговую позицию и сформулировать цели и задачи. Укажите те веские причины, которые должны привлечь к вам клиентов; объясните, чем именно можете им помочь. Оцените свои сильные и слабые стороны, например с помощью SWOT-анализа, и выберите одну или две области специализации исходя из своего опыта.

2. Проведите исследование рынка

Подумайте, что представляет собой ваш рынок, каким он может быть в будущем, как получить к нему доступ. Узнайте, какие возможности предлагает выбранная вами область специализации. Например, собираетесь ли вы заполнить пробел на региональном рынке, или полностью охватить рынок, или обеспечивать услуги более высокого качества по сравнению с другими, или предложить индивидуальный подход по более низким ценам.

Необходимо провести оценку следующих параметров:

• рынок для выбранной специализации и степень его текущего насыщения;

• конкуренты: изучите их продукты/услуги и мнения клиентов о них;

• угрозы существующим рынкам и возможности для новых рынков.

Если вы еще не стали членом профессиональной организации (например, в Великобритании таковой является Институт консалтинга), то присоединитесь к ней. Такое членство расширяет возможности создания сети контактов и доступа к рыночным ресурсам.

Если рынок кажется маленьким или перенасыщенным, подумайте о других сферах, где можно задействовать ваши знания и опыт. Не стремитесь конкурировать только по цене, не удостоверившись в отсутствии на рынке аналогичного предложения по разумной цене. Если необходимо, повторите исследование рынка, пока не найдете перспективные возможности или направления.

 

3. Выработайте стратегию оплаты

Изучите расценки рынка в вашей сфере специализации и географическом регионе. Такую информацию не всегда легко найти. В Великобритании, например, данные по регионам и специализациям представлены в ежегодном обзоре Skillfair.

Предлагайте скидку по сравнению с рыночными тарифами:

• в качестве компенсации клиентам за то, что нанимают вас, новичка, а не известную фирму;

• чтобы показать, что у вас ниже накладные расходы.

Не демпингуйте, ибо позже будет очень трудно поднять тарифы, если сначала они были слишком низкими. Помните также, что клиенты любят чувствовать, что получают ценный, а не дешевый совет, и с недоверием отнесутся к «уцененному» консалтингу.

Подсчитайте реалистичное число доходных дней в году. Учтите праздничные и выходные дни, больничные, дни, которые вы посвятите маркетингу, дни посещения курсов и профессиональных мероприятий. Имейте в виду, что не все рабочие дни будут заняты. По оценкам экспертов, у консультантов в году набирается около 110 рабочих оплачиваемых дней.

Рекомендуем выполнять один-два проекта в году pro bono, то есть ради общественного блага, чтобы зарекомендовать себя и показать свою квалификацию.

4. Составьте план маркетинговой стратегии

• Перечислите конкретные характеристики предоставляемых услуг. Поставьте себя на место клиента, пытающегося решить, нанять вас или другую фирму, имеющую репутацию.

• Разместите информацию о себе в профессиональных справочниках и агентствах.

• Вступите в профессиональную организацию, ассоциацию или группу.

• Разместите информацию в справочниках наподобие британского National Consultants’ Register (издание Института консалтинга).

• Пишите статьи, книги, выступайте на конференциях.

• Выступайте с лекциями в местных организациях.

• Поддерживайте связи с людьми из вашего списка контактов.

• Подготовьте печатные рекламные материалы для распространения среди потенциальных клиентов, включая визитные карточки (с описанием спектра услуг и квалификации).

• Разработайте собственный сайт.

• Составьте список бизнес-консультантов, специализирующихся в других областях, с прицелом на возможное партнерство.

• Свяжитесь с руководством организаций, с которыми вы хотели бы сотрудничать, предложите встретиться для обсуждения возможностей взаимодействия.

• Обладая необходимым опытом, можно подумать о том, чтобы стать дипломированным консультантом по управлению (CMC, Certified Management Consultant). Эта квалификация присуждается национальными организациями консультирования по вопросам управления и признается Международным советом институтов управленческого консультирования (см.:www.icmci.org/certified_management_consultant).

5. Найдите первого клиента

Найдите своего первого клиента. Если у вас нет действующего или потенциального контракта, подписанного предыдущим работодателем, свяжитесь с каждым человеком из вашего списка бизнес-контактов. Заполучив первого клиента:

• вам будет легче разговаривать с потенциальными клиентами;

• вы сможете проверить свое понимание того, каким консультантом вы стремитесь стать;

• вы получите доход.

6. Разработайте коммерческое предложение

Выигрышное коммерческое предложение должно продемонстрировать:

• наличие знаний и опыта в данной области;

• понимание требований клиента;

• творческий и новаторский подход к проекту.

Всесторонний подход к подготовке такого документа включает следующие шаги:

• обеспечение доказательств в пользу перечисленных выше фактов;

• проведение исследования о консультировании ключевых клиентов, а также сбор информации из открытых источников;

• формулирование ясных целей и определение масштаба вашего бизнес-проекта;

• демонстрация творческого подхода: генерируйте идеи и возможные творческие решения;

• детальное описание вашего уникального торгового предложения: в чем его отличие от других;

• анализ конкуренции: с упором не на свои слабые стороны, а на преимущества;

• ясное формулирование стратегии: где и каким образом вы намереваетесь приобретать клиентов;

• оценка затрат и предполагаемого бюджета;

• объяснение выгод проекта клиенту: в этом вопросе следует обеспечить максимум конкретики (например, «проект повысит вашу прибыль на 40%»);

• презентация коммерческого предложения таким образом, чтобы привлечь внимание аудитории;

• формулирование краткого резюме и размещение его в начале документа;

• все формулировки должны быть объективными, четкими и простыми.

Попросите друга или коллегу прочитать черновой вариант вашего коммерческого предложения. Это будет объективный сторонний взгляд на документ. Затем внесите необходимые поправки.

7. Обсудите контракт

Достижение соглашения по всем пунктам контракта с клиентом важнейший этап. Контракт, являясь страховкой для клиента, оговаривает характер выполняемых работ. Контракт также определяет порядок оплаты ваших услуг: по исполнении, в процентном отношении или по тарифу, а также то, какие затраты будут компенсированы. Для достижения соглашения нужно иметь навыки ведения переговоров. Всегда есть вопросы, по которым можно пойти на уступки, но есть и те, что не подлежат обсуждению. Не менее важно уметь просчитывать варианты «торговли» заранее. Вы не должны выглядеть жадным, но и недооценивать свои способности не следует.

8. Выполните задание

Чтобы успешно реализовать проект, следует:

• придерживаться бюджета и сроков;

• помнить о целях и масштабе проекта: не выходите за их рамки;

• понимать организационную культуру и организационный язык клиента;

• обеспечить консультирование соответствующих работников организации;

• регулярно поддерживать обратную связь с клиентом;

• поддерживать высокий профессиональный и этический уровень на протяжении всего проекта.

Консультанту не следует:

• тратить средства, пока не найден первый клиент;

• недооценивать расходы по открытию фирмы или возможные проволочки в получении оплаты от клиентов;

• забывать оформить профессиональный страховой полис;

• сидеть и ждать звонка. Даже если вы лучший консультант в мире, это ничего не значит, пока потенциальные клиенты об этом не узнают.

Планируйте свою пенсию

Пенсия означает окончание оплачиваемого трудоустройства, однако благодаря растущей продолжительности жизни и улучшению состояния здоровья граждан гораздо больше людей могут ожидать, что проживут на пенсии двадцать и более лет. Это большой отрезок жизни, который следует заранее планировать, чтобы жизнь на пенсии была максимально комфортной и радостной. Планирование, особенно финансовое, должно быть долгосрочным.

Схемы занятости меняются, и долгая служба у одного или даже нескольких работодателей вплоть до наступления пенсионного возраста больше не является нормой. Ранний выход на пенсию, частичная занятость и самозанятость становятся все более популярными. Многие желают поддерживать свою независимость, продлевая трудовую биографию посредством временного трудоустройства, деятельности в сфере консультирования, заочного обучения, писательства. Предлагаемый ниже чек-лист предназначен преимущественно для тех, кто, находясь еще в трудоспособном возрасте, начинает задумываться о приближении «обычной» пенсии.

Планирование пенсии должно происходить заранее, чтобы вы могли наслаждаться долгими активными и обеспеченными годами после выхода на заслуженный отдых. Приближение новой фазы вашей жизни не будет приносить большой тревоги. Беспокойство о деньгах можно ослабить, а вы обретете новый опыт, получите возможность развиваться так, как не могли позволить себе, пока были заняты повседневной работой. У вас появится больше времени для ваших увлечений, хобби, волонтерской работы или работы в течение неполного дня.

Возраст выхода на пенсию в большинстве случаев является личным выбором. В Великобритании, например, человек может продолжать работать и после достижения 65 лет законодательно обозначенного пенсионного возраста.

Чек-лист

1. Настройтесь позитивно

Мы все становимся старше. Но давайте постараемся принять возраст скорее с радостью, нежели со страхом, потому что пенсия позволяет взять новый старт и означает новый образ жизни. Вместе с тем полезно знать о потенциальных проблемах и заранее составить гибкие планы.

2. Планируйте свои финансы

Один из самых распространенных страхов касательно пенсии заключается в том, а будет ли достаточно денег, чтобы радоваться старости. Нужно настроиться поддерживать на пенсии тот стандарт жизни, к которому вы привыкли в течение трудовой жизни. Поэтому воспользуйтесь любыми доступными консультациями о планировании пенсии или курсами, которые, возможно, предлагает ваш работодатель.

Вам следует знать свой вероятный доход на пенсии.

• Выясните, какой доход предполагает ваш пенсионный фонд. Вы должны получать от работодателя регулярные распечатки с данными о пенсионных отчислениях. Если вы сменили работодателя, проверьте, есть ли у вас сведения обо всех прошлых отчислениях. Вероятно, у вас будет возможность получить часть пенсии в виде единовременной выплаты. Однако есть ряд факторов, которые следует учесть при выборе оптимального варианта, и для этого рекомендуется проконсультироваться со специалистом. Если вы собираетесь реинвестировать эту сумму, то будет ли прибыль и защита вашего капитала такой же привлекательной, как пенсионный доход, которым вы жертвуете?

• Узнайте, какой будет ваша государственная пенсия.

В Великобритании вы можете получать прогноз на государственную пенсию в Пенсионной службе одном из подразделений Министерства труда и пенсий.

Если вы начнете планировать заблаговременно, например за десять лет до наступления официального пенсионного возраста, вы сможете улучшить свое положение. Вы должны знать обо всех доступных возможностях, в частности таких, как дополнительные добровольные взносы.

Если у вас есть партнер, оцените ситуацию вместе. Важно идти в ногу с изменениями, особенно касающимися налогообложения. Например, иногда выгодно, чтобы у партнера с меньшим доходом была большая доля вложений. Ваши финансовые планы должны учитывать налогообложение, следует иметь по крайней мере элементарное представление о налоговых вычетах, налоговых отчислениях и состоянии своего партнера. Подумайте, какую сумму от вашей пенсии партнер получит в случае вашей ранней смерти и будет ли эта сумма достаточной. И наоборот: какая часть пенсии вашего партнера отойдет вам при его ранней смерти.

Подумайте, что будет с вашим пенсионным обеспечением в случае краха вашего управляющего Пенсионного фонда. Не разумно ли подумать о дополнительном источнике дохода?

Если вы сами не являетесь специалистом, обратитесь к независимому финансовому консультанту, не связанному с продуктами, которые продают инвестиционные фонды.

3. Составьте завещание

Пенсия хорошее время, чтобы актуализировать свое завещание и удостовериться, что все прописано правильно. Если вы еще не составили завещание самое время сделать это. Уйдя из жизни без завещания, вы осложните ситуацию для своих наследников. Можно написать завещание от руки, но всегда есть подводные юридические камни, поэтому большинство людей предпочитают проконсультироваться с квалифицированным специалистом. Если вы хотите оставить солидные суммы наследникам, то необходимо позаботиться об этом заранее, чтобы избежать налога на наследство. Когда завещание составлено, ваши душеприказчики и партнер (или близкие родственники) должны знать, где оно хранится.

4. Заботьтесь о старшем поколении

Заботясь о здоровье и правильном питании, люди живут долго. Выйдя на пенсию, многие продолжают помогать родителям или старшим родственникам. Возможно, потребуется помочь им переехать в дом престарелых, или управляться с хозяйством, или оформить льготы, которые им положены по закону. И здесь верно сказанное выше: заблаговременное планирование облегчает решение всех этих вопросов.

5. Подумайте, где вы собираетесь жить

Вы мечтаете жить там, где любите бывать на отдыхе, или вернуться в места, где выросли, переехать поближе к детям или отправиться за рубеж? Если вы размышляете о переезде, то посетите выбранное место и посмотрите, стоит ли оно хлопот, оцените все наихудшие моменты, взвесьте все за и против. Это идеальное, казалось бы, место, но будет ли там так же хорошо, когда вы станете старше? Подумайте о медицинском обслуживании: в отдаленной деревне жизнь прекрасна, пока не потребуется больница. Когда вы примете решение о месте проживания, ответьте на вопросы: хотите ли вы жить неподалеку от семьи друзей, хорошо ли вам будет вдали от привычной среды?

Если вы остаетесь там, где живете сейчас, критически посмотрите на свое место проживания. Слишком велико? Люди часто подыскивают небольшие дома/квартиры, чтобы жить на пенсии, но помните, что вам придется находиться там все время. Достаточно ли вам будет пространства, чтобы проводить в этом месте все свободное время? Может, потребуется домашний офис для работы? Экономично ли новое жилье в обслуживании? Подумайте и о том, например, сможете ли вы ухаживать за садом еще два десятка лет?

6. Планируйте свободное время и здоровье

Мы проводим около 2000 часов на работе ежегодно, на пенсии придется заполнять это высвободившееся время. Возможно, вы захотите работать неполный рабочий день, по крайней мере попробовать, особенно если рано вышли на пенсию. Спрос на квалификацию людей старшего возраста есть всегда на условиях как временной, так и частичной занятости. В данном случае важно проявлять гибкость.

Краткосрочная или частичная занятость повлияет на ваши налоговые выплаты, поэтому изучите данный вопрос, прежде чем соглашаться на работу. Однако они не повлияют на ваше право получать государственную или негосударственную пенсию.

Для тех, кто хочет посвятить время волонтерской работе, выбор поистине неограничен. Узнайте о таких возможностях в местных организациях, которые предоставляют информацию о потребностях и возможностях в местном сообществе. Многие национальные организации также ценят помощь на местном уровне, так что ваши навыки и управленческий опыт, вероятно, будут весьма кстати.

Если вы хотите упражнять мозг, есть много возможностей учиться на заочных или очных курсах. Обратите внимание на различные информационные брошюры на эту тему.

Поддерживайте социальные контакты, общайтесь с людьми. Даже если вы не одиноки, вам и вашему партнеру следует каждому иметь свой круг общения, чтобы не заскучать друг с другом. Многие люди почти полностью отдаются на пенсии любимому хобби. Но в отсутствие работы даже от самого замечательного увлечения за недели, месяцы или даже годы можно просто устать. Если хобби нет придумайте его себе, особенно полезно, если оно будет связано с физической нагрузкой. Ходьба и езда на велосипеде отлично сочетаются с увлечением фотографией, рисованием на природе или наблюдением за птицами. Некоторые хобби требуют значительных трат, так что подумайте, не будет ли ваша страсть финансово обременительна.

Перед выходом на пенсию пройдите полное амбулаторное медицинское обследование. В лучшем случае вы порадуетесь своему доброму здоровью, в худшем поймете, на что следует обратить внимание. Хорошо, если на работе на вас оформлен полис добровольного медицинского страхования. Подумайте, сможете ли вы в дальнейшем позволить себе медицинское обслуживание такого же уровня или придется пользоваться услугами государственных медучреждений.

7. Планируйте отпуск

Отпуск не менее важен на пенсии, чем в годы активной работы. Но теперь у вас больше свободы, вы можете «брать отпуск» в любое время, к тому же пользуясь преимуществами сезонных скидок. Изучите детали полиса страхования жилища: он должен покрывать ущерб в случае отсутствия хозяев более 30 дней. Попросите кого-то присмотреть за домом, пока вас не будет. Обратитесь к туроператору, чтобы он подобрал подходящую программу отдыха. Не забудьте о возможности страхования граждан, выезжающих за пределы постоянного места проживания.

8. Привыкание

К изменениям в повседневной жизни, которые приносит с собой наступление пенсионного возраста, придется какое-то время привыкать. Дайте себе время на адаптацию, а затем начните наслаждаться новым счастливым этапом своей жизни.

Не следует:

• принимать поспешные или потенциально недальновидные решения, касающиеся финансов или будущего места жительства;

• слишком тревожиться о деньгах: вместо этого начните заблаговременно планировать жизнь на пенсии.

Развивая себя. 

Эффективно управляйте своим временем

Управление временем (тайм-менеджмент) сознательный контроль затрат рабочего времени в целях максимизации персональной производительности труда. Он подразумевает анализ расходования времени и определение на этой основе приоритетных задач. Деятельность может быть сфокусирована на наиболее важных задачах, а выполнять их быстрее и эффективнее помогают разнообразные методики. Они включают навыки работы с информацией, устной и письменной коммуникации, делегирования полномочий и ежедневного планирования.

Эффективный тайм-менеджмент это умение оптимально расходовать отведенное ограниченное время, то есть использование имеющегося времени для получения наилучших результатов. Он помогает контролировать свою деятельность, повышать эффективность, выравнивать баланс между личной жизнью и работой, не просто реагировать на проблемы, а активно предотвращать или решать их. Овладение навыками управления временем позволит снизить и рабочий прессинг, и внутреннее напряжение. В результате окружающие станут воспринимать вас как уравновешенного и хорошо организованного человека.

Чек-лист

1. Проанализируйте, как вы расходуете свое время

Просмотрите ежедневник или расписание, подсчитайте, как вы расходовали время. Если записи не сохранились, анализируйте свой график в течение двух следующих недель.

Спросите себя:

• какая часть работы выполнена в соответствии с планом, а какая нет;

• насколько точным было ваше планирование, выполнялись ли задачи в установленное время;

• сколько времени было потрачено на рутинные действия, которые можно было перепоручить;

• насколько часто вас отрывали от работы;

• в какие часы вам удается работать лучше всего.

Используйте приведенную ниже таблицу, чтобы определить, какие задачи являются срочными, важными, несрочными и неважными.

Группа A. Срочные и важные задачи

Группа B. Срочные, но не очень важные задачи

Группа C. Несрочные, но важные задачи

Группа D. Несрочные и неважные задачи

2. Определите проблемные участки деятельности

Что не позволяет вам использовать время эффективно? Разделите проблемы на две части: «внешний враг» и «враг внутри». «Внешний враг» это внешние факторы, находящиеся за пределами вашего непосредственного контроля, например ошибки или неэффективные действия других отделов, авральная работа или рекламации. «Враг внутри» ваша личная неэффективность, которая означает плохое планирование, неумение выпроваживать непрошеных посетителей, привычка откладывать решение проблем и неприятных заданий.

3. Цели и приоритеты должны быть ясными

Чтобы успешно управлять своим временем, удостоверьтесь, что хорошо понимаете свои функциональные обязанности. Также вы должны четко знать, что вы должны делать и чего не должны. Согласуйте с вышестоящими руководителями и нижестоящими сотрудниками свою роль, цели и задачи, порядок подчиненности так, чтобы все знали, чего от вас ожидать. Такое согласование должно быть оформлено документально.

4. Одержите победу над «внешним врагом»

Если вы обнаружили, что проблемные взаимоотношения, претензии и ситуации находятся вне вашего контроля, уделите столько времени, сколько потребуется, чтобы минимизировать ущерб от них:

• подготовьте соглашения об уровнях обслуживания, в которых детально должны быть расписаны все требования отделов друг к другу, повысьте уровень их взаимодействия;

• проанализируйте процедуры подачи жалоб и создайте более эффективную систему их рассмотрения;

• подумайте, нет ли в коллективе таких взаимоотношений, которые могут привести к напряженности и снижению эффективности;

• попросите коллег предоставлять краткие устные и письменные отчеты.

5. Одержите победу над «внутренним врагом»

Используйте свое время более эффективно.

Планирование

• Составьте план действий на неделю вперед.

• Выделяйте утром пять минут на оценку распорядка дня, корректируйте его, если изменились обстоятельства.

• Оставляйте в своем графике определенный резерв времени, чтобы всегда укладываться в сроки.

• Имейте резервный план на случай непредвиденных обстоятельств решите, от каких задач можно отказаться, кого позвать на помощь, а кого следует предупредить в случае возникшей задержки.

• Выделяйте время на отдых и восстановление сил.

Определение приоритетов

• Расположите задачи в порядке значимости. Постарайтесь быть объективным и на первый план поставьте критически важные задачи, а не те, которые вам нравятся.

• Вежливо, но твердо откажитесь от задач, выполнение которых не входит в ваши обязанности.

• Придерживайтесь четких целей и распределяйте время соответственно.

Делегирование полномочий

• Определите задачи, выполнение которых может быть поручено другим лицам.

• Внимательно выбирайте тех, кому поручаете работу. Это знающие и компетентные сотрудники? Есть ли у них время? Есть ли у них желание? Не обидите ли вы кого-нибудь?

• Удостоверьтесь, что даете точные инструкции, чтобы поручение было выполнено хорошо.

• Вовлекайте окружающих в реализацию проекта и распределяйте нагрузку.

• Научите и подчиненных эффективно распоряжаться своим временем.

Проанализируйте то, как вы работаете

• Наметьте выполнение самых важных дел на то время суток, когда вам лучше всего работается.

• Разделите сложную задачу на части, с которыми легче справиться.

• Избавьтесь от ненужных внешних раздражителей. В случае необходимости попросите секретаря не соединять вас со случайными абонентами, найдите другое место, где вы можете спокойно поработать, или повесьте табличку «Не беспокоить» на дверь кабинета (сотрудники должны знать, что это означает).

• Если дома у вас тихая и спокойная обстановка, можете иногда работать и там.

• Вместо письменных запросов общайтесь с людьми. Это позволит быстро получать ответы и своевременно принимать решения.

• Не перепрыгивайте с задания на задание сконцентрируйтесь на решении конкретной задачи.

• Компонуйте схожие задачи.

• Если вы чувствуете, что устали или зашли в тупик, сделайте перерыв или переключитесь на другое занятие.

• Аккуратно сохраняйте отчеты. Они должны быть соответствующим образом рассортированы (файловая система). Это позволит быстро найти нужную информацию и сэкономить время.

• Используйте современные технологии, но только если они реально могут помочь.

• Снизьте объем бумажной работы и устраните дублирование.

• Определите, есть ли необходимость присутствовать на всех запланированных встречах. Проверьте качество организации намеченных вами встреч.

• Оцените схему своих передвижений. Может быть, надо отказаться от необязательных поездок или хотя бы сократить их количество?

6. Оставьте время для себя

Перерабатывать не надо. Это контрпродуктивно, может стать причиной стресса и негативно сказаться на эффективности использования времени (над чем вы так упорно работали). Как бы хорошо вы ни были организованы, в сутках всего 24 часа, часть из которых придется выделить на собственные нужды. Обязательно выделяйте минут десять на чашку чая или прогулку в парке, проведите час в спортивном зале. Попытайтесь установить баланс между работой и личными делами.

7. Выделите время на обдумывание

Время на качественное, без помех обдумывание рабочих вопросов (например, при разработке планов или практической стратегии) имеет большое значение. Если вы работаете в открытом, без перегородок, офисе, следует поставить на свой стол флажок, который будет сигнализировать, заняты вы или нет.

Как менеджеру вам не следует:

• при наличии неотложных дел тратить время на маловажные вопросы;

• откладывать решение назревающих проблем;

• забывать о выделении времени на личное развитие;

• пренебрегать интересами семьи, общественной деятельностью или забывать об отдыхе.

Управляйте информацией, избегайте перегрузки

В данном контексте «информация» рассматривается как устная, письменная, официальная и неформальная коммуникация в самом широком смысле. Эффективно справляться с валом информации помогают разнообразные навыки, включая организацию и передачу информации.

Широкополосный доступ в Интернет невероятно увеличил возможности получения данных, еще больше усложнив при этом выбор качественной и ценной информации. Менеджерам следует ограничивать количество сведений, к которым они имеют доступ на своем уровне, установив баланс между внешней, общей, публичной (например, новости бизнеса, экономики и политики) и специализированной, частной информацией утилитарного значения из внутренних источников. Слишком большой объем информации порождает чувство тревоги и неуверенности, а ее дефицит может привести к неэффективному принятию решений, управлению на основе предположений и неприятным последствиям для бизнеса.

Только строгий, информированный и последовательный подход к отбору и оценке информации позволяет контролировать ее поток. В предлагаемом ниже чек-листе рассматривается структурный подход к контролированию все возрастающего потока информации. Этот перечень предназначен для тех, кто имеет дело и должен справляться с большой информационной нагрузкой.

Чек-лист

1. Узнайте себя

Люди по-разному справляются с тем или иным количеством информации. Очень важно оценить тот объем данных, который именно вы можете освоить в любое время и без особого напряжения. Определите, какими способами вы пользуетесь для сохранения различных сведений. Вы делаете записи или просто запоминаете? Способны вы ли в уме соединять разные блоки информации или нуждаетесь в помощи более формальных систем, например указателя для поиска соответствующих сведений? Имейте в виду, что информация может поступать по запросу (при поиске) или случайно (в разговоре с коллегой) и что оба этих способа важны и необходимы.