Текст книги "Азы английского сленга и деловой переписки"

Автор книги: Михаил Голденков

сообщить о нарушении

Текущая страница: 2 (всего у книги 6 страниц)

ПОСТРОЕНИЕ ПИСЬМА

Хорошее деловое письмо должно быть хорошо построено. Что я имею в виду? Вам необходимо заранее спланировать все, что вы хотите сказать, отметить самое важное и на этом и закончить, потому как письмо должно быть предельно логичным и законченным.

Планируя письмо, набросайте черновой вариант главных вопросов. Перечислите все детали, которые вам важны. Затем спланируйте все так, чтобы письмо это выглядело логично и доступно.

Проверьте свой черновик: уместно ли все, что вы в нем написали? Ведь адресат должен получить именно необходимую информацию. Для большего, а также для эмоционального понимания фактов, причин и пояснений, необходимо воздействовать на клиента и некоторой дополнительной информацией. Грубо выражаясь, говорите все, что поможет вам получить для вас желательный ответ.

Но старайтесь не быть многословными. Вы должны чувствовать, когда закончить письмо. Если оно, на ваш взгляд, и получается уж очень кратким, не поддавайтесь искушению заполнить белое место вашего листа или дополнить предложения. Ошибкой также является и повторение одной и той же мысли, пусть она и кажется вам суперважной.

И если вы уже поблагодарили вашего адресата, то испортите логический строй письма, если в конце напишите: Thank you again.Хотя могут быть и исключения. Вот, к примеру, как вполне вежливо, тактично и, я бы даже сказал, обнадеживающе меня послали подальше в одной диснеевской компании, куда я, четверокурсник инъяза, в свое время (вот был нахал!) пытался влезть.

Dear Mr. Goldencov,

Thank you for sending us your resume regarding our employment opportunities here at the European Creative Center.

Unfortunately, your candidature does not correspond to any of our available positions. We will, however, keep your name on file for future reference.

Thank you again for your interest in our company, and best of luck to you in your job search.

Kindest regards,

Pamela Young

Office Coordinator

Подпись вполне разборчива

Здесь, как видим, thank youповторяется два раза и гармония как-то не страдает. Просто Памела Янг, в присущей ей вежливой манере, лишь подчеркивает то, что ей действительно было приятно, что на какой-то там французский филиал Дисней Компани обратил внимание аж советский (дело было в 1990 году) студент.

Приложение к письму и некой дополнительной самостоятельной информации может лишь ослабить главную мысль. Вот представьте, что вы получили письмо с давно просроченным сообщением, которое заканчивается:

Let us take this opportunity to remind you that our August Sale begins next week with three preview days for our special charge customers.

Избегайте различных излишеств. К примеру:

Because my husband's birthday is October 8 I would like to order the threepiece luggage ensemble in your fall

catalog.

В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а не дату рождения мужа. Или вот еще один пример:

I have received your invitation inviting me to participate in your annual Conference.

Так как пригласительные письма по сути своей приглашают, то слова inviting meявно лишнее. Также ошибочно писать: the green-colored carpetили t he carpet that is green in color.Зеленый – это уже цвет, и не надо лишний раз на это указывать.

А теперь посмотрите на следующий образец.

If we cooperate together the project will be finished quickly.

Cooperateуже значит вместе, поэтому слово togetherсовершенно лишнее. И вообще, если есть слово, которое заменяет несколько, то его и пишите. Так, вместо as a result ofможно написать просто because,а вместо as otherwise – otherwise.

Разговорные приставки up/on/off...употреблять не стоит. Пишите не connect up/ continue on,а connect/continue...He Mr Jones handled the job in an efficient manner,a Mr Jones handled the job efficiently.Короче и понятнее. Сравните два следующих образца и обратите внимание на нагромождение лишних слов в первом варианте и то, как просто от них мы избавились во втором.

Вариант первый

Dear Ms Tompson,

I am pleased with the invitation that I received from you inviting me to make a speech for the National Association of Secretaries on June 18.

Unfortunately I regret that I cannot attend the meeting on June 18. I feel that I do not have sufficient time to prepare myself because I received your invitation on June 5 and it is not enough time to prepare myself completely for the speech.

Yours truly...

Вариант второй

Dear Ms Tompson,

I am pleased with the invitation to speak to the National Association of Secretaries.

Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I will not have sufficient time to prepare myself, I received your invitation on June 5.

I will be happy to address your organization on another occasion if you give me a bit more notice. Best of luck with your meeting.

Sincerely yours...

Выбрасывая из письма лишние слова и повторения, тем не менее, будьте внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное. Так, некоторые из желания быть краткими опускают артикли the, a, anи предлоги:

Please send order special delivery

Единственное, чего здесь добился тот, который наподобие как в русской телеграмме, опустил артикль theи предлог by( что, тем не менее, можно часто встретить в английских газетных и журнальных заголовках), это резкого и безличного обращения. А правильно следовало бы написать: Please send the order by special delivery.

Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь, чтобы оно уместилось в рамках экрана, все полностью перед глазами клиента в одном куске пространства. Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой.

НИКОГДА не решайте две проблемы в одном письме. Если ваше послание содержит "два ядра", то будте уверены, что на один из серьезных вопросов вы скорей всего либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче ответить на него. Это будет удобней и вам, при обратном, вам же, ответе.

Уж лучше пошлите второе письмо, чем в одном решая два вопроса. Деловое письмо должно быть "одноядерным", я бы это так назвал. Если вы только запрашиваете своего партнера о возможности покупать у него видео– и аудиоаппаратуру, то не надо тут же и предлагать условия поставки оной в Минск, скажем, или любой другой город.

ОДНО ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ

Это уж точно, одна из самых важных статей деловой переписки – ваше трудоустройство, особенно за границей. Тут, конечно, ваша корреспонденция играет очень большую роль, от нее зависит то, как вы себя сможете преподнести. Но какая корреспонденция? В первую очередь это ваше «резюме», которое еще называют data sheet или vita, куда входит перечисление всех ваших достижений: когда какую школу, институт, техникум или еще что-нибудь в этом роде вы закончили и какой и где имеете опыт работы. Перечисление, что вы увидите на примере, идет по убывающей: начинаете с последнего места работы и заканчиваете самым первым, с указанием дат. Все это ниже я подробно расскажу. Второе, это ваше письмо-запрос, где вы как бы и продавец и товар одновременно. В вашем письме-апликейшн вы, как и в резюме, но уже в более развернутой форме и в доверительной беседе, рассказываете о себе, о своем опыте работы... короче, стараетесь понравиться вашему адресату. Applicationsбывают двух видов. Первый вид – это ходатайственное письмо (см. первый пример). Его вы пишете, если отвечаете на объявление какой-нибудь фирмы, ищущей работников в свой штат. В нем обязательно должна присутствовать ссылка на объявление. Почитайте внимательно пример (да и вообще, все примеры читайте внимательно).

-2544 South Fruitsnake

Road Land Haute,

Indiana 54267

May 4,1992

Mr Robert T. Smith, Vice President

Indiana Petroleum and Electric Company

1143 Broad Street

Land Haute, Indiana 47786

Dear Mr. Smith,

Having served for the past several years as the sole secretary of a private business, I would like to apply for the position of executive secretary which you advertised in the Land Haute Journal, April 24, 1992.

As secretary to the Benlow Corporation here in Land Haute I was directly responsible to Mr Jordanson, the company 's owner. My services were generally those of a 'gal Friday'. In addition to typing, filing, and taking dictation, I was responsible for scheduling all the Mr Jordanson's appointments and telephone calls.

Essentially, I did everything I could to make Mr Jordanson's heavy responsibilities easier. Thus, I am familiar with the duties of an executive secretary and believe I am prepared to anticipate and meet all your expectations.

I would appreciate your giving me the opportunity to discuss my qualifications in person. I would be happy to come for an interview at your convenience, and I can be reached after 5 P. M. at 772 1747.

Sincerely Yours

Rebecca Spraut

Вторая разновидность Application Letter– это «неходатайственное письмо». В таком «апликейшн» вы не откликаетесь на объявление, а сами по выбору ищете работу в компаниях или компании, по совету или наудачу, как в свое время я и делал. В таком случае ваше письмо-обращение должно содержать ссылку на то, кто или что посоветовали вам обратиться в данную компанию. К примеру.

Dear Sir,

This month 1 completed a three year course of study Tourism and Travel at the Bowker Business School, and my placement counselor, Mr. Robert Pliner, suggested I apply to you for a position as assistant travel agent.

Ну a в остальном все как и в первом виде «ходатайственного» письма.

Теперь давайте рассмотрим, как составляется резюме.

Olga Smirnov

2300 West Fruitbridge Rd.

Send Terre, Indiana

47811 (521)777 12 48

CAREER OBJECTIVE:

to obtain a position as an secretary with a large corporation.

WORK EXPERIENCE:

March 1990 Secretary, the Benlow Corporation,

to present 620 West Second Street, Send Terre, Indiana.

Responsible for general running of the office

of small private firms.

October 1988 to

March 1990 Receptionist, Dr.Mark Roun,

703 South Fulton Str., Berne, Indiana

January 1988 to

October 1988 File Clerk, Ajax Insurance Company,

277 Westgage Ave. Berne, Indiana

EDUCATION:

September 1986 – Judson Secretary School, Berne, Indiana.

January 1988 Courses in typing, Filing, Gregg shorthand,

and business machines operation.

Central High School, Berne, Indiana. Diploma, June 1986.

SPECIAL SKILLS:

typing – 70 w.p.m.

shorthand – 120 w.p.m.

Languages – French, Russian

В подразделе CAREER OBJECTIVE вы пишите свою цель, то есть какую бы работу и где хотели бы заполучить. Затем, как уже было сказано выше, в разделе WORK EXPERIENCE вы, начиная с последнего и заканчивая самым первым, перечисляете места своей работы, кратко излагаете свою трудовую книжку с указанием в правом или, как здесь, в левом столбце, с какого по какое время вы там работали. Колонка EDUCATION– это, понятно, ваше образование, здесь укажите, что и когда вы в свое время с успехом закончили.

Если вы служили в армии, то укажите и это под отдельным заголовком Army Service.К примеру:

ARMY SERVICE:

May 1981 to June 1983 private

Если не хотите выделять свою службу, то печатайте в столбце WORK EXPERIENCE.Ну а под SPECIAL SKILLSуказывайте все, что вы умеете делать: печатать, из спортивного лука стрелять, играть на пианино или в футбол и т. д. В конце резюме можете приложить и список тех, кто дает вам рекомендательные характеристики под шапкой REFERENCES,с указанием имен и телефона или адреса. Это вовсе не значит, что им тут же начнут названивать, спрашивая – кто вы и правда ли все, что написано, – нет. Просто ваш referenceбудет выглядеть вполне убедительным если под ним будет стоять подпись и телефон человека, который за вас ручается. Помните, я вам говорил о том, что все эти наши печати не играют для иностранных партнеров никакой роли. Хотя присутствие печати, порой, и не помешает, особенно если она стоит под документом представляющим некое серьезное государственное учреждение.

Теперь ваша биография

Ради Бога, не надо писать с канцелярской точностью, в каком году и месяце вы пошли в школу, вступили в пионеры, поступили в институт и так далее. Все эти сухие статистические данные уже есть в вашем резюме. Основная же цель биографии (если, конечно же, такая требуется) – это просто познакомиться с вами как с личностью, проверить в лишний раз ваш английский... Вам же, опять-таки, нужно вновь расслабиться и написать все в виде рассказа, маленького изложения, возможно, даже с шутками. Не забывайте, что у биографии те же цели и задачи, что и у «апликейшн форм», то есть расположить к себе того, кто будет читать вашу бумагу. Вот посмотрите, в каком примерно духе лучше всего писать Biography.

BIOGRAPHY

I was born in a little town Bogodukhov, out of Kharkov city, Ukraine.

As my father military officer we travelled a lot all Soviet Union around. So I spent my green years first in East Germany that influenced on me greatly (they say I look like a German, joke), then we moved to live in Siberia where I played an ice hockey, entered the Secondary School and fell in love with British rock music.

1981, after I finished the school, I failed my enter exams to the High School and joined the Army. Compulsery Army you know. That was the very place where I started to write (rather suddenly for myself).

After my military service I worked at the plant as a worker for two years and then, finally, entered the Minsk State Pedagogical Institute(recently Linguistic University) for Foreign Languages where I have met my real friends, studied English and French, was going for Archery, founded a local student theatre and a paper...

Вот я вам привел пример из своей биографии, что очень понравилась ребятам из Рейтера. Мы же обычно привыкли писать уж очень казенно и сухо, чего, как видите, совсем нет в английской документации.

Теперь о характеристиках. Или References, по-английски. Здесь тоже забудьте обо всех наших советских "Товарища Иванова я знаю, как принципиального коммуниста, правильно понимающего политику партии и правительства..." Английские характеристики, как и вся прочая документация, пусть лучше будут в несколько игривом, дружеском тоне. Тут не нужно быть многословным и стремиться, чтобы референс получился чем подлинней, нет. Подчеркните достоинства и позитивный опыт работы человека, а также его особенные черты. Короче, посмотрите сами.

REFERENCE

June 21, 1994

Ms. Roberta Vasqez

The Vasqez Travel Agency

4765 Broadway

New York, NY lO()32

Dear Ms. Vasqez,

I am happy to provide the information you requested regarding Jim Cash, with understanding that this information will be confidential.

Mr. Cash has been a stock clerk and then a sales assistant in my store since September 1992. He has always been willing to work odd hours, including weekends and holidays, and has proven to be a hardworking and trustworthy employee.

Sincerely Yours...

Brian Muller

Proprietor

Вот, по-моему, очень удачный пример хорошего референса. Кратко и вполне убедительно.

Следующий подраздел писем-характеристик – это рекомендательные письма. Они отличаются от референс тем, что если в первых вы просто сообщаете информацию о человеке, как о хорошем и опытном специалисте, то здесь вы, естественно, рекомендуете, то есть в конце письма добавляете, даете понять, что без этого парня компания просто пропадет. Шутка, конечно. Ну примерно так:

Therefore, I can recommend Mr. Cash, without any hesitation, for the position of your travel agency.

Рекомендательное письмо, в принципе, только этой деталью и отличается от референса, точнее, вашей личной рекомендацией в конце письма, как только что было показано в примере. Как референс, так и рекомендация должны включать обоснование самой цели письма и перечисление по возможности всех должностных обязанностей и выдающихся качеств того, о ком вы пишите.

Вот основные принципы деловой переписки в поисках работы за границей. Конечно, это не все, но если учесть то, что перечислено выше, то я уверен, ваши дела с зарубежными партнерами пойдут smoothly.Удачи вам в поиске – как и вообще во всем.

ПИСЬМА-ЗАПРОСЫ

Любой мало-мальски занимающийся бизнесом и сотрудничающий с заграничным партнером, хочет он того или нет, пишет массу писем-запросов о чем угодно: о заказе товара, техники, о предоставлении нужной информации и т. д. И здесь особенно важно учитывать, что ваш такт и ваша вежливость могут решить все для вашего клиента: сотрудничать ли с вами или нет. Если вы хотите, чтобы вас быстро и правильно поняли, не забывайте учитывать, что ваш запрос должен быть:

а) краток и придерживаться вашей специфической темы;

б) обоснованным;

в) с законченной аккуратно изложенной информацией.

Для лучшей вашей совместной работы составляйте письмо так, чтобы вашему адресату было на него легко отвечать. Вот посмотрите следующий пример:

Dear Sir,

Please send us information about your office copies so that we will know whether one would be suited to our type of business.

Yours truly,

A это тот самый случай, когда краткость далеко не сестра таланта, а куда более дальняя родственница. Автор этого послания, как говорится, с водой выплеснул и ребенка. Из этого письма непонятно, что же именно вообще вам нужно, какие конкретно копировальные машины Вас интересуют. У фирмы, возможно, этих копировальных машин целый океан.

Самое умное, что может сделать тот, кто будет читать этот запрос, так это просто выслать вам каталог всех имеющихся в фирме копировальных машин, без всякого совета или объяснения, что и как лучшеиспользовать. Если вы уж и просите выслать вам список ксероксов, пригодных для вашей работы, то и укажите, какого рода работа, каких размеров желательно приобрести ксерокс, с каким режимом работы, под какую бумагу, сколько предположительно людей будет им пользоваться и как часто... короче, все необходимые детали, которые так или иначе придется объяснять в последующем письме. Теперь просмотрите внимательно правильный пример.

WILLIAMS & MAHONEY, INC. 1986

Wenson Street, Bronx, New Yorkl0739

April 1, 1994

RFG Manufacturing Agency

4087 Nine Avenue

New York, New York 10056

Dear Sir or Madam,

We intend to purchase a new office copier before the end of the fiscal year. We would like to consider an RFG copier and wonder if you have a model that suit our needs.

Our office is small, and a copier would generally be used by only three secretaries. We run approximately 3, 000 copies a month and prefer a machine that uses regular paper. We would like a callator, but rarely need to run off more than 25 copies at any time.

We would also like to know about your warranty and repair service.

Since our fiscal year ends June 30, 1994 we hope to hear from you soon.

Sincerely yours,

Обратите внимание, как легко адресату отвечать на это письмо, где изложены все нюансы и детали дела по требуемым копировальным машинам. В этом письме-запросе дана четкая картина того, что вам нужно, и менеджер сможет уже быстро и без труда предложить вам искомое. С другой стороны, совершенно излишне писать, как, к примеру, одна леди, заказ на флюгер для ее нового гаража, указав лишь цену из каталога, что попался ей на глаза.

Dear Sirs,

Please send me one of your weather vanes which I saw advertised for $34. 95. We have recently repainted our garage and a weather vane would be a wonderful finishing touch.

He надо писать – для чего вам нужен флюгер, – это совсем не интересно там, на той стороне. Опишите лучше размер, цвет и другие необходимые параметры флюгера.

Dear Sirs,

I have seen your ad in the Boston globe of Sunday, February 12, and would like to order the following weather vane:

Model EPC-18 eagle with arrow, copper, $34. 95.

I would like the weather vane sent to the above address by parcel post and charged, with any applicable sales tax and handling costs, to my VISA account (number 003 0971 A108; expiration date, 3/93).

Yours Truly,

Многие компании используют для заказов специальные формы, где вам нужно лишь заполнить пустые места. Но, тем не менее, всегда есть какие-то пункты, которые должны и могут быть обсуждены в рамках письма. Не забудьте, что ваш заказ должен затрагивать следующие пункты:

1. название товара,

2. его номер (по каталогу, стилю, модели и т.д.),

3. количество (сколько единиц в партии или сколько партий),

4. описание (размер, вес, цвет, материал...),

5. цена,

6. возможная скидка,

7. налог,

8. метод оплаты,

9. метод доставки,

10. желаемая дата доставки и адрес,

11. подпись.

И если вы отвечаете на рекламу или обьявление,то не забывайте указать источник где вы раздобыли информацию.

Вот более или менее все необходимые требования к письмам-запросам-заказам.