Текст книги "Азы английского сленга и деловой переписки"

Автор книги: Михаил Голденков

сообщить о нарушении

Текущая страница: 1 (всего у книги 6 страниц)

АЗЫ АНГЛИЙСКОГО СЛЭНГА И ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ или книжка с картинками в двух частях, повествующая, как можно проще и ненавязчивей, о двух совершенно разных подходах к английскому языку и ставящая целью снятие проблем в разговорной английской речи и в деловой переписке

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА НА АНГЛИЙСКОМ

ПРЕДИСЛОВИЕ

С проблемой деловой переписки мы с другом Сергеем Лапшиным столкнулись еще четыре года назад, будучи студентами инъяза. Тогда я с удивлением узнал, какое это непростое дело – писать деловые письма за границу или трудоустраиваться там. Ну не то чтобы сложное, но достаточно специфическое. И что обидно, нигде мы не могли найти отечественной литературы в этой области. Хорошо, что непосредственно английской документации по деловой переписке нашли много. А однажды я заспорил (ну совсем чуть-чуть) с моим однокашником по институту Андреем Чернухо, личностью известною, о том, как и какой английский лучше всего преподавать на курсах студентов – секретарей-референтов. Андрей утверждал, что он будет продолжать преподавать американский вариант делового английского, так как это, мол, самый распространенный в мире стиль и широко применяется везде. Он имел в виду, что вся деловая лексика должна, соответственно, писаться в американском варианте. Ну а я с пеной у рта спокойно пытался доказать, что он не прав, что вначале нужно обучить ничего не знающих об английском несчастных молодых женщин (т.е. секретарей) классическому оксфордскому английскому, а уж потом, если они очень захотят, дать различные американские извращения. Сам я в тот момент только вернулся из Америки, мой английский претерпел американскую деформацию, и если бы нас с Андреем переставить местами, то я бы все более или менее понял. А так, со стороны, наш спор выглядел, наверное, странно. Но в одном я с товарищем так и не согласился. Это то, что деловая переписка может идолжна вестись американским вариантом лексики. Когда я прочитал «референс», составленную Андреем на самого себя, то впечатление от этого американского подхода, лично для меня, было то, что в характеристике просто много грамматических ошибок. Все-таки деловая переписка во всем мире ведется на правильном грамматически и лексически английском, без всяких выкрутасов и новаторств, возможно, совершенно не знакомых вашему партнеру по переписке. Тем более, что, насколько я успел заметить, к примеру, англичане достаточно ревностно относятся к разным американизмам. Помню, как я покраснел, когда, разговаривая с одним британцем по телефону, чисто машинально (американское дворовое воспитание подвело) признес цифру six на американский манер, как что-то больше похожее на слово sex. Англичанин меня даже еще переспросил. В самой Америке подход к деловой переписке остается более традиционным (исключения составляют слова типа catalog, без «ue» на конце, или program с отрезанным «те», что уже и самими англичанами используется как правило), чем у некоторых отечественных рационализаторов.

Сейчас же для тех, кто уже английский язык знает, я попытаюсь рассказать, как же правильно с точки зрения стиля и оформления вести деловую переписку с тем, чтобы, опять-таки, не попасть впросак или чтобы добиться лучших результатов от ваших зарубежных клиентов.

СТИЛЬ, СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ И МНОГОЕ ДРУГОЕ

Итак, стиль. Что нужно учитывать прежде всего после грамматически правильного оформления письма? Образно говоря, это одно и то же, что и знакомство с девушкой. Вам нужно произвести хорошее впечатление и вашим внешним видом, и манерой поведения, особенно если вы только начинаете вступать в контакт. В этом случае ваша деловая переписка – это ваша визитная карточка. Тут нужно учитывать все: и бланк, и стиль языка, и оформление... В конце концов необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас и достаточно конкретны там, у них, в плане деловой переписки. Конечно, кто-нибудь может моим скоро последующим примерам возразить, говоря, мол, вот я переписываюсь с американским бизнесменом и у него это не так и то не так... Да, действительно, и в самой Америке люди, порой, с точки зрения лексики да и простой грамматики, не всегда представляют, как правильно в плане языка и, что еще более важно, психологии, вести переписку с деловым партнером. Короче, их отдельные деловые письма не всегда будут являться хорошим примером для нас. Что вы и увидите в сравнении различных вариантов одного и того же письма.

Ну а в начале буквально несколько слов о правильном графическом его оформлении. Все предложения должны начинаться от одной вертикальной линии, то есть не нужно соблюдать никаких "красных" строк. Вот посмотрите пример.

John McWillson

Assistant Director это адрес отправителя

GML Office, West Str.88 38   (вымышленный)

New York 6787 NY

USA

Julia Hatch

High Str/ 84 24 a это адресат

Dublin 45773JI

Ireland

September 4, 1994

Dear Julia Hatch,

Our innovative course offers structured broad-based training in Management Research and Consultancy Methods.

It is an advanced, one year course for academics, management practitioners, or those wishing to pursue a career in academia or consultancy.

It is twelve month programme leading to a Masters degree or on successful completion, offers the option of continuing for a further twenty four months to study for a PhD in Management Studies within the Business School.

For further details please contact Dr Diana Person.

Sincerely Yours

John McWillson

Видите, это так называемое полностью закрытое деловое письмо. Это самый оптимальный вариант. Его проще всего читать вашему партнеру по переписке. Я далее, расказывая о других стилях деловых писем попробую объяснить их неконкурентноспособность с полнозакрытым стилем, хотя все эти классические стили, в мире деловой переписке редко существуют в чистом виде. Говоря языком биологов, они (стили) часто скрещиваются, давая различные гибриды и вариации. Это выражается в таких маленьких деталях, как запятая, двоеточие либо место для даты.

Но вернемся к разговору о деловом полно-закрытом стиле. Если вы строите письмо, то строите его вертикально, т.е. каждая новая строчка должна начинаться строго от того же места, что и верхняя. Это повелось потому, что все письма печатаются на компьютере и в данной форме не надо беспрестанно делать излишний пробел для абзаца. В то же время, каждое смысловое предложение отделяется от предыдущего клавишей "ввод", чтобы было удобней читать текст, как и видно из примера. Все наши пособия, которые я видел, а видел я пока лишь одно такое пособие, дают несколько устаревшие, докомпьютерные формы с абзацами и подписями в правом углу, так называемый полузакрытый тип делового письма, который устарел для деловой переписки, хотя еще часто встречается, но при этом выглядит уж очень церемониально и официально, что для нас не совсем подходит. Я сейчас приведу пример, где стиль полузакрытого делового письма используется вполне оправданно.

THE UNIVERSITY OF BRITISH COLUMBIA

Biotechnology Laboratory

Room 237– Wesbrook Building

6174 University Boulvard

Vancouver, B.C.Canada V6T lW5

Tel:(604) 228-4838

Fax:(604)8-2114

Office of Director

November 20, 1990

Dear Sir/Madam,

Thank you for your letter enquiring about a position with the Biotechnology Laboratory at the University of British Columbia. I regret that we have no positions available which require your qualifications.

Yours sincerely,

David Grow

Administrator

Полузакрытый стиль делового письма

В этом вежливом "от-ворот-повороте" классический старомодный стиль вполне смотрится уместно потому, что мы имеем дело с престижным университетом Британской Колумбии (вот куда меня заносило в свое время!), где эдакий торжественный официоз никого не смутит. Опять-таки, этот стиль оправдан в оформлении писем-поздравлений с какими-либо значимыми для вашего адресата событиями, либо, просто, с днем рождения вашего клиента или партнера по бизнесу. Но мы еще будем иногда возвращаться к моментам деловой переписки, где полузакрытый стиль письма так или иначе оправдан. Думаю, что суть этого оформления вы более или менее поняли.

Конечно, это не принципиально, где вы поставите дату отправления письма, в правом или в левом углу, в самом верху бланка или сразу под адресом, но тот вариант, что я привел первым, более стандартен и прост при работе на компьютере и используется чаще всего. Есть еще и просто "закрытый" стиль. Он отличается от "полностью закрытого" тем, что дата и подпись сдвинуты вправо.

Также не имеет принципиального значения и то, что вы ставите сразу после обращения – Dear Sirили Dear Mr Henryи др. – запятую или двоеточие. Англичане предпочитают первое, американцы используют как первое, так и второе. Правда, в классическом полном закрытом стиле вообще нет никаких знаков препинания после приветствия, но на практике после Dear Sirзапятая или двоеточие всегда присутствуют. Другое дело, что в «упрощенном» стиле вообще нет ни приветствия, ни подписи, что, по-моему, является его главным недостатком, что я сейчас и постараюсь вам объяснить после примера такого письма.

NIRP

NATIONAL INSTITUTION OF RETIRED

PERSONS

October 14, 1991

Ms. Iva Savitsky

Attorney-at– Law

200 Center Str.

Freeport, Vermount 66521

Guest Lecture

The members of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.

The NIRP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.

The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.

HENRY PARSELL, PRESIDENT

HP: vt

Упрощенный стиль делового письма

Такой упрощенный стиль тоже употребляется крайне редко. Обычно любой пишущий деловое письмо предпочитает обращение и, по возможности, личное. Этот стиль больше напоминает памятку, чем обращение к кому-либо. Хочу оговориться. Дело в том, что сейчас "Упрощенный стиль" в чистом виде я практически не встречал. Потому, что элементарные законы простой вежливости заставляют людей писать вначале "Дорогой сэр", "Дорогой Джон Симпсон", а в конце, соответственно "Искренне Ваш", "С глубоким уважением" и т. д. Американец, как-то и англичанин не будет (или вря дли будет) "упрощать" свое письмо, простым отбрасыванием этих важных, с психологической точки зрения, частей своего делового письма.

А вот (смотрите ниже) пример "квадратного" стиля делового письма. Внутренний адрес, дата, подпись президента компании и инициалы составителя письма составляют как бы квадрат. Но у этого стиля тот недостаток, что его неудобно быстро просматривать сверху вниз. Тут приходится "стрелять" глазами то влево, то вправо, чтобы прочитать то адрес, то дату, потом вновь вернуться влево... В конце концов это и не совсем удобно при наборе текста письма на компьютере. В природе этот стиль порой встречается в несколько урезанном виде: в правом верхнем углу оставляют лишь дату, а все остальное, как в упрощенном или полно-закрытом письме. Или лишь инициалы секретаря остаются в правом нижнем углу. Как видим из примеров, стиль "полно-закрытый" побеждает все прочие стили, так как является самым удобным в применении на практике.

NIRP

NATIONAL INSTITUTTON OF RETIRED PERSONS

Ms. Iva Savitsky

October 25, 1991

Attorney-at– Law

200 Center Str. Freeport,

Vermount 66521

Dear Ms. Savitsky:

SUBJECT:Guest Lecture

The members of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.

The NIRP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.

The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.

Sincerely Yours,

National Institution Of Retired Persons

Henry Parsell

President HP/vt

Квадратно-закрытый стиль делового письма

Ну а сейчас запомните основной "скелет" делового письма.

Первое.Письмо печатается без всяких исправлений, которые нужно делать в черновом варианте. Можно, а иногда и НУЖНО, из чисто психологических соображений (потом объясню), писать и от руки. Но об этом весьма важном, на мой взгляд, нюансе чуть ниже.

Второе.Письмо необходимо разбивать на смысловые «параграфы». Делается это для того, чтобы упростить ваше послание для чтения и выделения смысловых кусков делового письма. Такое уж теперь требование. Ну и для красоты, естественно, тоже. Если ваше послание уж очень длинное, к примеру шесть-семь строк, то разбейте и его на два абзаца. Не допускайте, чтобы за однострочным параграфом после пробела шел пяти-шести или даже семистрочный. Это будет тяжело смотреться.

Третье.Белое пространство. Оно должно равномерно окружать текст. Если в письме лишь одно или два-три коротких предложения, не печатайте их вверху, но посередине. Белое поле должно быть обязательно сверху, снизу и по бокам. Если вам не хватает одной страницы (правда, лучше, если все умещается на одой странице, чему я вас и попытаюсь научить), то используйте вторую, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края.

Составные части письма

Первое,это «шапка», то есть то, что уже отпечатано в верхней части письма с данными вашей фирмы (если вы, конечно, от какой-нибудь фирмы пишете, а не от себя лично). Вот к примеру.

MAGATON'S Department Store

12745 Bulset Strip

Los Angeles, California 941474

June 21, 1994

Второе,это «дата», которая ставится несколькими строчками ниже шапки(хотя это не принципиально и ее ставят и как вообще вверху, так и после шапки).

Cetrum Collection Agency

4376 Hollywood Boulevard

Los Angeles, California 947661

Третье,это внутренний адрес. Хоть адрес вашего партнера есть уже на конверте, тем не менее, он обязательно указывается и в письме.

Dear John Mitchell:

Четвертое,это приветствие: Dear Sir– если вы не знаете, к кому обращаетесь; обращение Gentlemen/ Gentlemen and Ladiesприемлемо лишь в тех случаях, когда ваше письмо носит уж совсем дипломатически-официальный характер.

Пятое,это сам текст и шестое,это подпись: Sincerely Yours, Truly Yours, Faithfully Yours, Best regardsи так далее. В подписи, как это ни парадоксально звучит, главное – это ваша подпись. Да-да! Если мы доверяем только разным гербовым печатям, то на Западе самое главное – это ваша подпись под всем, что было написано выше. Ваш адрес, телефон (факс) и ваша подпись у них ценятся повыше всех этих наших печатей.

И, наконец, седьмое– это инициалы того, кто это письмо составлял MG/vr. Это как бы вежливое напоминание, кто работал над составлением данного документа, ваши инициалы и через дэш или после двоеточия инициалы секретаря, того, кто все это печатал.

Я обещал рассказать, когда можно писать письма от руки. Видите, я не забыл. В принципе, от руки всегда можно писать, если вы пишете черным стержнем и печатными разборчивыми буквами, особенно, когда вы пишете от себя лично. Тогда письмо получается более интимным, более доверительным. Вы показываете этим, что дело, по которому вы пишете, вас действительно волнует. Это особенно важно учитывать, когда вы, студент из малообеспеченной семьи, или, к примеру, чернобылец, имеете шанс поехать на стажировку по благотворительной линии, или просто отдохнуть в молодежном лагере. Здесь ваш Reference даже желательно писать от руки:

Dear Sir,

I would be very very grateful to your company if I only could use such a wonderful chance to have study practice in the USA where I might have improved my English and met new friends.

Такое послание выглядит наиболее сердечным и заинтересованным, чем, к примеру, напечатанное на лазерном принтере и рисующее в воображении скорей преуспевающего молодого референта, чем нуждающегося в помощи бедного студента. Но не забывайте, что при этом все каноны и форма построения делового письма: шапка, дата, приветствие, сам текст и подпись, – сохраняются. Также учтите, что в английском языке уже давно не употребляется, как в русском языке, пропись, с различными выкрутасами, завиточками и наклоном в правую сторону. У них все пишут прямо, печатными буквами, без всякого наклона, а если и с наклоном, то скорей в левую сторону. Я еще попал в то время, когда в школе нас обучали несуществующей, как потом оказалось, прописи. В институте же нам прямо сказали: «Забудьте то, что учили в школе». Пропись с наклоном, тем не менее существует, ее используют в каких-либо особых случаях: при поздравлении Вас с юбилеем или свадьбой, или если Вам вручают награду английской королевы или почетный крест... Конечно, это нам не грозит (хотя, чем черт не шутит). Ну а так, пропись во всем копирует печатные буквы. И не забывайте, что писать лучше черным стержнем.

Конечно, это не страшно, если ваше письмо и напечатано. На Западе к компьютерам настолько привыкли, что даже друзья пишут друг другу письма на компьютерах – это для них (да уже и для многих нас) привычней и быстрей. Но если вы переписываетесь по делу или работе даже с человеком, с которым у вас достаточно добрые отношения, то и тогда соблюдаются все принципы деловой переписки. Вот посмотрите, чем выделяется письмо моего американского директора лагеря отдыха, который относился ко мне, как к своему сыну.

October 8, 1992

Hi, Michael,

I am asking for your help! We have been advised by the Post Office to send you two letters. One addressed to you at Bellorussia and one addressed to same name, same address, and instead of "Bellorussia" Byelarus, Russia.

Please send us a card or letter as soon as you receive this letter along with the date received. We were told that if the address is not the current, correct one you will not get the mail. Your shirt is ready to be mailed but we do not want to lose it or not have you receive it.

Our best to you and much love from all at Camp Aldersgate and especially the Thomas Family,

Jeffrey C.

Thomas Director

JCT:v

Как видите, дружеское письмо, тем не менее, выдержано в стандартных рамках деловой переписки. Лишь только Hiвместо официального обращения.

Но вернемся к традиционному деловому письму.

Следующее, что надо сделать при составлении делового письма, это избавиться от желания звучать уж слишком по-деловому. Вот, к примеру, фраза.

As per your request, please find enclosed herewith a check in the amount of $16.49.

Такие выражения, как herewith и as per, не создают ничего, кроме излишней чопорности. А нам же нужно просто расслабиться. Чем естественней будет выглядеть письмо, тем оно лучше будет выдержано между дружеским и официальным тоном.

As you requested, I am enclosing a check for $16.49.

Второй пример более понятен и продуктивен. Да и слов затрачено куда меньше. И еще. Забудьте в деловой переписке все разговорные сокращения. Пишите не Don't,a Do notи все в том же духе.

Учитывая все сказанное, просмотрите список слов, которых лучше всего избегать в деловом письме:

according to our records

acknowledge receipt of

as to, with reference to

with regard to

with respect to

at hand, on hand

attached please find

attached hereto

enclosed herewith

enclosed please find

beg to inform, beg to tell

for your information

hereby, heretofore, herewith

I have your letter

I wish to thank/ may I ask

in due time

in due course of time

in receipt of

in the near future

in view of

our Mrs Johnson

permit me to say

pursuant to

thank you again

thank you in advance

thereon

Все эти примеры взяты из архивов американской деловой переписки, и сами американцы советуют друг другу эти «словья» не употреблять. А вот еще список слов и выражений(левый столбик), которых следует избегать, а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике.

Вместо	Пишите
advise/inform	say/tell/let us know
along these lines	like
on the order of	as/according to
at an early date/at your	soon/today/next week/
earliest convenience	a specific date
at this time/at the present	now/at present
time/at this writing
check to cover	check for
due to the fact that	because
for the purpose of	for
forward	send
free of charge	free
in accordance with	according to
in advance of/prior to	before
in compliance with	as you requested
in the amount of	for
in the event that	if/in case
kindly	please
of recent date	recent
parly	person/a specific name
subsequent to	after/since
the writer/the undersigned	I/me
up to this writing	untill now

A теперь прочитайте две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант выгодно отличается от первого.

Dear Mr Fergusson,

With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.

I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.

For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached pleased find a list of said dealers.

Hoping you understand.

Yours truly...

Первая ошибка этого варианта в том, что употребляются слова said, same, которых вообще нужно избегать, а вместо deem лучше писать Believe.А причастные обороты Looking forward to your early reply, Hoping to hear from you soon, Thanking you for your interestНЕЛЬЗЯ использовать при концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply, I hope to hear from you soon, Thank you for your interest.Теперь почитаем откорректированный вариант.

Dear Mr Fergusson,

We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.

As a manufacturer we sell only to dealers with whom we have very explicit wholesale agreements.

Nevertheless we sincerely appreciate your interest in Nashito products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.

Sincerely yours...

Второй пример и понятней и, в тоже время, вежливей. Написав We are sorryили I appreciate,вы создаете благоприятную деловую атмосферу письма. Никогда не обвиняйте своего клиента выражениями типа: your error / your failure.Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy,то это будет выглядеть слишком агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due, your credit rating is in jeopardy.

Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения так, чтобы даже бандиту с большой дороги было приятно вести с вами дела. Шутка.

Любое светское письмо станет теплее, если вы напишите обычное pleaseили thank you... Вместо We have received your orderможно написать Thank you for your recent order. Или вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September billвы лучше напишите Please accept our sincere apologies for the error in your September bill.

Второй пример более удачен еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость – наше оружие.

Ваше письмо должно быть, в первую очередь, ориентировано на клиента и как бы выражать его точку зрения. К примеру, Please accept our apologies for the delayявляется вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvenienced by the delayдает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.

Конечно, это не значит,что следует избегать местоимений Iи We,но уж если вы их употребляете, то учтите следующее.

Пишите I, когда вы говорите от себя лично, a We,когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения our company,так же как и терминов, о которых говорилось уже выше – все это звучит несколько напыщенно. Это одно и тоже, если отправитель вместо "я" постоянно называет себя полным именем...

Внимательней и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным. Теперь сравните два варианта письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.

Вариант первый

Dear Ms Mitchell

Having conducted our standard credit investigation we have concluded that it would be unwise for us to grant you credit at this time.

We believe that the extant of your current obligations makes you a bad credit risk.

As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts only to those customers with proven ability to pay.

Please accept our sincere regrets and feel to continue to shop at Allen's on a cash basis.

Sincerely Yours...

Вариант второй

Dear Miss Mitchell,

I am sorry to inform you that your application for an Allen's charge account has been turned down.

Our credit department believes that because of your current obligations additional credit might be difficult for you to handle at this time.

Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We will be delighted of course to reconsider your application in the future should your financial responsibilities be redused.

Untill then we hope you will continue to shop at Allen's where EVERY customer is our prime concern.

Sincerely Yours...