Текст книги "Технологии эффективной работы"
Автор книги: Джулия Моргенстерн
Жанры:
Психология
,сообщить о нарушении
Текущая страница: 8 (всего у книги 19 страниц)
В проекте Pew Internet and American Life, где участвовало 2447 взрослых людей, было выяснено, что существуют два типа пользователей электронной почты: обычные и энергичные. Обычные пользователи получают около двадцати сообщений в день и посылают около пяти. Энергичные же получают по меньшей мере около пятидесяти сообщений в день, а посылают не меньше двадцати. К какому типу относитесь вы?
Самое интересное в этом исследовании: независимо от типа пользователя общее время, затраченное на работу с электронной почтой, колеблется от тридцати до девяноста минут. Это совсем не плохо. Вопрос в том, почему кажется, что потрачено гораздо больше времени? Как происходит, что у вас создается впечатление, будто вы провели не меньше половины рабочего дня, занимаясь почтой? По всей видимости, вы проверяете ее целый день, по несколько раз в час, прерывая свою сосредоточенность, чтобы просто посмотреть, что там есть. Открывать и закрывать электронную почту, чтобы сохранить сообщения как новые, – плохая привычка.
Даже если вы будете избегать пользования электронной почтой в первый час работы, это уже поможет вам сохранить рабочее время. Давайте рассмотрим другие способы ослабления хватки электронной почты.
• Установите в электронной почте будильник. Каждый день проверяйте сообщения в строго определенное время – в 10 часов, в 14 часов и в 17 часов. Если сообщение очень срочное, вам могут позвонить. 90 процентов сообщений могут подождать.
• Занимайтесь работой с сообщениями только в отведенное время. Немедленно отвечайте на сообщение, если на это требуется две минуты или менее. Для сообщений, которые требуют размышлений или поисков перед ответом, запланируйте специальное время позже, чтобы вникнуть в дело и потом дать ответ.
• Запишите то, что вам требуется, в теме сообщения. Во многих случаях вы можете записать все, что вам необходимо, в графе «Тема», оставив основную часть письма приятно пустой, – «Пожалуйста, обратите внимание. Собрание коллектива в пятницу в 11 часов», «Бизнес-ланч назначен на 13:30». Точно так же, если вам требуется срочный ответ, сделайте пометку «срочно» в теме письма. Остальных сотрудников попросите делать то же самое.
Совет менеджера
Создайте протокол для пользования электронной почтой, чтобы все сотрудники получали одинаковую информацию и экономили свое время. Воспользуйтесь любыми советами из перечисленных выше, вашим опытом, чтобы увеличить производительность труда путем повышения эффективности пользования электронной почтой.
• В начале длинных сообщений сразу ставьте адресата в известность, что вам нужно от него (или от нее). Небольшое замечание, вроде «Пожалуйста, просмотрите и дайте совет» или «Не могли бы вы проверить цифры, указанные ниже?», сэкономят время, позволяя сосредоточиться на главном.
• Освещайте в одном сообщении один или два вопроса. Длинные сообщения, требующие долгого чтения, мешают концентрации внимания на экране монитора. Гораздо эффективнее написать отдельное сообщение по каждому вопросу, чем письмо из двенадцати страниц, в котором вы пытаетесь решить не менее десятка сложных дел.
«Да, но… я получаю более 100 электронных сообщений в день»
Работа некоторых людей предполагает получение большого количества электронных сообщений.
Решение. Воспользуйтесь одним или несколькими предложениями, чтобы эффективно справляться с вашей работой.
1. Поставьте фильтры на свой почтовый ящик, чтобы они выполняли предварительную сортировку отправителей, а вы могли просматривать сообщения, разделив их по приоритетам. Можно работать над разными категориями писем в разное время.
2. Попросите коллегу или помощника читать и обобщать все сообщения, которые вы получаете, выделяя те из них, которые требуют вашего внимания.
3. Зафиксируйте, сколько времени вы тратите на работу с электронной почтой, и планируйте свой рабочий день, учитывая эти данные.
4. Работайте с электронной почтой, используя исключение, отсрочку, передачу, сокращение.
• Создайте шаблоны ответов на регулярно повторяющиеся просьбы. Это избавит вас от утомительного переписывания одного и того же сообщения еще и еще раз – «Спасибо, что обратились к нам по поводу найма на работу. В настоящее время мы не нуждаемся в кадрах, но ваше резюме будет сохранено в архиве. С вами обязательно свяжутся, если ситуация изменится».
• Ограничьте объем информации «для вашего сведения». Она загромождает почтовый ящик электронной почты, сбивая с толку адресата и заставляя его попусту тратить время. Никогда не посылайте информацию «для вашего сведения», не сообщив адресату в начале сообщения, почему вы думаете, что она будет для него интересна, и что вы хотите, чтобы он с ней сделал. «Для вашего сведения» можно использовать в политических целях, например, дать знать коллеге или руководителю, что рассматриваемый вопрос очень запутан, чтобы они были наготове… на всякий случай.
Было бы большой ошибкой заменять человеческое общение электронной почтой. Некоторых людей очень раздражает, когда сослуживец, сидящий на расстоянии двух метров, посылает сообщение по электронной почте, вместо того чтобы просто поговорить. Не забывайте о теплом личном контакте при телефонном разговоре, когда имеет значение каждая интонация вашего голоса, или о личной встрече, устанавливающей более прочные связи. Общайтесь устно, когда вам необходимо развернуть работу над проектом, а может быть, применить «мозговой штурм», работая в группе. Еще одно общее правило: пользуйтесь электронной почтой, чтобы передать точечную информацию; обсуждение творческой, затяжной работы в ритме тире должно быть сделано вами лично.
Ли Харрис, ведущий радиопрограммы и президент компании HarrisMedia (компания занимается созданием веб-страниц и видеопроизводством), – профессионал, находящийся в постоянном поиске идей для своего бизнеса. Он активно пользуется электронной почтой с помощью беспроводного электронного устройства во время вынужденного бездействия, ожидая самолет, поезд или клиентов. Но он не заядлый приверженец электронной почты и всегда готов выключить устройство, когда требуется пара спокойных часов для размышления и творческой работы. Чем он это объясняет? Электронная почта – для повседневной, обычной корреспонденции, а не для срочной, считает Ли. Если возникает что-то действительно срочное, лучше позвонить по телефону. Согласны ли вы с таким подходом?
ОСТЕРЕГАЙТЕСЬ МНОГОЗАДАЧНОСТИ
Если вы решили увеличить продуктивность своего труда, многозадачность является полной противоположностью вашего намерения.
«Neurolmage», научный журнал, определил, что решение двух интеллектуальных задач одновременно значительно снижает способность сконцентрироваться на каждой из них, в результате снижается качество работы.
Но это не самое плохое. Педантичные работники, занимающиеся несколькими задачами одновременно, испытывают такие симптомы, как утрату кратковременной памяти или полную неспособность сконцентрироваться. Другими словами, все большее количество научных исследований утверждает, что многозадачность может сделать вас менее эффективным работником и, кроме того, менее сообразительным.
Журнал Journal of Experimental Psychology» выяснил, что вам понадобится в четыре раза больше времени для того, чтобы осознать и выполнить каждый пункт, над которым вы работаете, если вы мечетесь между задачами. Это значит, что если ваш рабочий день представляет собой некую свалку, в которой вы беспорядочно снуете от задачи к задаче, он в буквальном смысле будет тянуться гораздо дольше, потому что вы потеряли способность переключаться в реальном времени.
Подумайте об этом. Если у вас уходит пятнадцать минут на то, чтобы переключиться на другую задачу, а вы это делаете десять раз за день, то образуется два часа и двадцать минут времени, потраченного впустую. Если же вы концентрируетесь на одной задаче или группе схожих задач, вы можете стать одним из тех людей, которые уходят домой вовремя, чтобы поболеть за футбольную команду своего сына! И при этом выполнить большой объем работы!
Но многозадачность влияет не только на длину вашего рабочего дня, она может повредить и качеству вашей работы.
Не кажутся ли вам эти симптомы знакомыми? Не думаете ли вы, что ваша работа слишком страдает от многозадачности? Стремясь к количественной выгоде, не хотите ли вы подумать и об улучшении качества вашей работы, таким образом сберегая время на том, что вам не надо будет ее переделывать? Исследование за исследованием обнаруживают, что выполнение только одной задачи за один раз помогает вам сделать работу более качественно за более короткое время.
Каждый раз, когда Франсину спрашивали о состоянии ее большого проекта, она отвечала, что «работает над ним». Так оно и было, но ничего не заканчивалось. Ее коллеги и руководитель удивлялись, как можно столько времени работать и никогда ничего не заканчивать. Они пришли к выводу, что Франсина неэффективный работник, много разговаривает, не справляется со сверхсложными задачами или постоянно откладывает работу.
Когда я попыталась выяснить этот вопрос у Франсины, ее объяснение оказалось довольно неожиданным. Ею управляли благородные намерения, она честно пыталась справиться с огромным объемом своей работы. Но ее метод оказался неэффективным. Поэтому ей было трудно показать свои усилия.
Франсина объяснила, что когда у нее оказывается слишком много работы (а это случалось каждый день), она успокаивает себя тем, что понемногу работает над каждой задачей. Такой способ, когда она по крайней мере начинает каждое дело, дает ей некое чувство, что у нее все под контролем. Подход Франсины к своему рабочему дню похож на работу центробежного разбросного диска в цирке, она постоянно переключается с проекта на проект, что приносит мало отдачи. К несчастью, метод Франсины успокаивает ее, но приводит коллег и руководителя в ярость. Никому не интересно то, что «почти сделано».
Постоянный многозадачный подход Франсины не позволяет ей быть продуктивным, полезным членом команды. Мне без труда удалось убедить ее, что 50 процентов ее проектов, выполненных на 100 процентов, лучше, чем 100 процентов проектов, выполненных на 50 процентов. Но преодолеть ее привычку к многозадачности оказалось довольно трудно. Работать только над одной задачей казалось ей алогичным. Ее просто необходимо было отучать от естественного импульса делать все понемногу, тренировать концентрироваться на одной задаче и думать о ее завершении.
ОПРЕДЕЛИТЕ ПОРОГ СВОЕЙ КОНЦЕНТРАЦИИ
Если вы приложили усилия, чтобы поработать в ритме тире, убедитесь, что ваши способности к концентрации соответствуют работе. Как долго вы можете не обращать внимания на помехи и полностью отдаваться выполнению задачи? Тридцать минут? Два часа? Четыре часа?
У всех людей разные пороги концентрации внимания. Определите свой. Сколько времени вы можете отдавать безраздельное внимание одной задаче, пока не почувствуете, что полностью переполнены информацией, внимание рассеивается, вы начинаете нервничать и т. п.? Изучайте себя; вас удивит то, что вы узнаете.
«Да, но… что если я упущу что-нибудь важное?»
Иногда мы себя убеждаем, что можем упустить что-то очень важное, поэтому продолжаем проверять почту, болтать по телефону вместо того, чтобы закрыть дверь и сконцентрироваться на своей работе. Опасение остаться изолированным от того, что может произойти вокруг вас, мешает вам выполнить все запланированные дела.
Решение. Постарайтесь работать в течение пятидесяти минут спокойного времени, оставив по десять минут от каждого часа на проверку почты, отправки сообщений и контакта с остальными членами группы.
Когда вы находитесь на пределе своих возможностей, вас начинает обуревать чувство, что все что угодно лучше, чем то, чем вы сейчас занимаетесь. Создается впечатление, что ваша кожа мала для тела и вы на грани нервного срыва. Или вы чувствуете себя в плену у всего «внешнего мира». Вам необходимо отвлечься, проверить электронную почту и автоответчик или сходить к питьевому фонтанчику.
Для некоторых людей сосредоточиться на одной задаче даже на десять минут – чистое мучение. Другие обманывают себя, считая, что они могут сконцентрироваться на работе в течение двух часов, но при более близком исследовании они выясняют, что прерываются каждые полчаса, чтобы проверить, есть ли сообщения по электронной почте, или для того, чтобы подпилить ногти. Во многих случаях в окружающей суете офиса вы можете рассчитывать не больше чем на двадцать минут. Теперь, когда вы знаете свой порог, начинайте вырабатывать у себя терпение. Если вы начали с десяти минут, сначала добавьте пять, потом еще пять и т. д., увеличив время до двадцати, потом до тридцати минут. Ваша цель будет достигнута, когда вы сможете концентрировать свое внимание на работе в течение часа. Легкого пути, чтобы этого добиться, нет. Дело в простом усилии заставить себя проявить упорство, отложив все посторонние дела только на пять минут. Вы будете поражены, сколько вам удастся сделать за двадцать минут полной концентрации.
ДУМАЙТЕ ОБ УДОВОЛЬСТВИИ ОТ ЗАВЕРШЕНИЯ ЗАДАЧИ
Опрос общественного мнения показал прямое соотношение между достижениями и удовлетворением от работы. Люди, которые успевают много сделать, испытывают чувство удовлетворения от завершения работы, поочередного вычеркивания задач из списка. Очень часто их заставляет сконцентрироваться на определенной задаче предвкушение победного чувства вычеркивания пункта из списка дел, возможности доложить руководителю или коллегам – «Все сделано!»
В крови повышается адреналин. Это чувство наполняет вас энергией, и вы с таким же энтузиазмом выполняете одну задачу за другой. Франсина, например, сочла это новым типом мышления. До сих пор она сосредоточивалась на мысли: «С чего я могу начать?», а теперь думает: «Что я могу закончить?». Она полностью изменила свое отношение к этой проблеме.
Это и есть ключ к решению вопроса. Теперь, когда вы знаете свой порог концентрации, разделите выполнение задачи на нужные отрезки времени. Таким образом, вам удастся насладиться чувством удовлетворения от завершения работы в строго запланированное время. Вы сможете что-то сделать, фактически, закончить работу в период вашей концентрации.
Предположим, вы отвечаете за организацию совещания по сбыту. В этом проекте много аспектов, и в идеале не мешало бы освободить оставшуюся неделю от обязанностей и заняться исключительно подготовкой совещания. Но это нереально. Самое длительное время, на которое вы можете сохранить концентрацию, это тридцать минут. Каждый раз, когда у вас наступает этот период, вместо того чтобы планировать «работать над этим», спросите себя, какие специфические задачи вы можете довести до завершения за тридцать минут.
• Предложите тему собрания.
• Просмотрите список присутствующих за последний год и вычеркните имена уволившихся работников.
• Добавьте новые имена от А до М.
• Добавьте новые имена от Н до Я.
• Выделите трех возможных докладчиков по теме совещания.
• Получите сообщения по электронной почте, чтобы собрать идеи докладчиков.
• Разошлите по электронной почте информацию об идеях докладчиков.
Главное в том, чтобы сфокусироваться на завершении работы – что вы можете сделать до конца?
В этом случае вы сможете доложить руководству, какую часть работы вы закончили, а не просто сообщить, как часто делала Франсина, что «работаете над этим». У руководства складывается впечатление, что в вашей работе наблюдается прогресс и вы выдаете хорошие результаты. Это помогает планировать следующие шаги и расписание работы, а вы получаете стимул, уверенность и энергию от простого удовольствия – завершения трудного дела!
УВЕЛИЧИВАЙТЕ ВРЕМЯ С ПОМОЩЬЮ ПЛАНИРОВАНИЯ
Одной из первоначальных причин многозадачности является беспокойство. При отсутствии плана вы попадаете в западню, как это случилось с Франсиной, распыляя свои усилия. Огромное количество времени теряется из-за нерешительности – размышлений о том, что делать дальше, вашей неспособности полностью сконцентрироваться на выполняемой задаче. Вы тратите массу энергии, беспокоясь и сомневаясь в том, что следует делать дальше. Это? Или то? Не имея плана, вы не можете этого знать, а страх и волнение заставляют вас использовать разбросанный подход, потому что если вы не сделаете что-то прямо сейчас, откуда вы можете знать, когда сможете вернуться к этому делу.
Независимо от того, чем вы занимаетесь, лучший способ выполнить дело – это иметь план на день или неделю, который определяет, когда вы будете делать и что. Дела, не связанные с когда, никогда не завершаются.
Люди, планирующие свой рабочий день, обнаруживают, что время как бы растягивается, неожиданно появляется возможность сделать гораздо больше, да и рабочий день кажется гораздо более спокойным. Вы можете уверенно сконцентрироваться в нужный момент, не сомневаясь, что у вас останется время для других обязанностей. Наличие плана освобождает вас от отчаяния и смущения по поводу того, что дальше делать, и беспокойства, что вы могли упустить что-то важное.
ГРУППИРУЙТЕ ПОХОЖИЕ ЗАДАЧИ
Хорошим способом минимизировать время, потерянное на переключение с одной задачи на другую, является группирование схожих задач. Эта модель может быть совсем простой, как канцелярская работа по утрам и звонки после обеда. Или вы можете разделить вашу модель на части дня, чтобы иметь возможность сконцентрироваться на каждой из ваших основных обязанностей – подготовка отчетов, электронная почта, собрания, потом поиск и сохранение данных. Если вы выделите час на то, чтобы сделать деловые звонки, даже если на каждый из них нужно всего по десять минут, вы сохраняете соответствующий настрой и справитесь с ними быстрее и, может быть, гораздо квалифицированнее. Что-то из того, о чем вы говорили во время первого звонка, может подсказать вам, что нужно изменить тактику во время второго звонка, и т. д. Сгруппированные звонки осуществляются быстрее, чем одиночные.
Конечно, так же как с выделением «спокойного» часа, вам следует попытаться спланировать ваш день в соответствии с энергетическими циклами… или с самотеком в вашей отрасли, или с расписанием ваших коллег/руководителя.
МОДЕЛИРУЙТЕ СТРУКТУРУ РАБОЧЕГО ДНЯ
Люди с разным уровнем организованности могут создать постоянный образ жизни, что позволит им оставаться сконцентрированными в нужный момент. Даже те сотрудники, чья работа базируется исключительно на поддержке других, например, представители службы по работе с клиентами, офисные работники или менеджеры, могут установить некий контроль над рабочим днем, чтобы успеть выполнить важную работу с документами, творческую работу и стратегическое планирование. Приведем несколько примеров разных уровней организации.
• Менеджер среднего звена. Расписание Франсины – это чередование тире и точек. Во время своего первого рабочего часа она проверяет электронную почту. Утром она полна энергии, поэтому до обеда ей лучше было бы заняться серией задач, требующих значительной концентрации. Время обеда она использует для развития контактов со СМИ и новыми клиентами, и к двум часам дня она уже опять за своим столом, опять проверяет электронную почту. В это время она отдает приоритет сообщениям от людей извне – поставщикам провизии, журналистам и т. д. Время после обеда зарезервировано для ежедневных кризисных ситуаций – четыре полных часа в ритме точки.
9:00–10:00 Чтение, стратегическое планирование (тире)
10:00–10:30 Электронная почта, внутренние сообщения (точки)
10:30–12:30 Письменная работа/задачи, связанные с концентрацией (тире)
12:30–14:00 Обед с представителями СМИ или клиентами (тире)
14:00–14:30 Электронная почта – внешние сообщения
14:30–17:00 Время для разрешения кризисных ситуаций (точки)
17:00–17:30 Электронная почта – все сообщения подряд
17:30–18:00 Завершение оставшихся дел (точки)
• Офисный работник. Анна является менеджером по информационным системам. В ее обязанности входит поддерживать атмосферу активности в офисе. Она отвечает также за входящие данные, за резервные копии, банковские депозиты, нормальную работу электронной почты и различные срочные вопросы, то и дело возникающие в течение рабочего дня. Каждый день приносит что-то новое, но, несмотря на эту непредсказуемость, Анна создала такой распорядок, что спокойно справляется с этим хаосом. Выполняя эти рутинные обязанности (в данном случае точки) по утрам, Анна потом более спокойно работает над проектными задачами (тире) днем. Но, может быть, ее руководитель периодически в чем-то нуждается в это время? Ради бога. Поскольку Анна создала модель своего рабочего дня, у нее есть возможность расслабиться, сконцентрироваться в нужный момент и, имея основную линию, вернуться к ней.
8:00–12:00 Рутинные задачи (точки)
12:00–13:00 Ланч (точки)
13:00–15:00 Работа над проектами (тире)
• Менеджер по антикризисному управлению. Коннор работал руководителем стационара в больнице для душевнобольных. В его обязанности входило помогать другим врачам-психиатрам, которыми он руководил, решать проблемные вопросы. Если Коннору звонили, он должен был немедленно реагировать. В первый час рабочего дня он писал отчеты, а остальное время занимался тем, что «тушил огонь». Его дверь была постоянно открыта для сотрудников, пациенты также обращались к нему с различными делами и вопросами. В каждую минуту затишья он возвращался к электронной почте и телефонным звонкам. В такой структуре рабочего дня важна простота. Выполнив основную работу, он освобождает время для остальных дел, никогда не тратя время впустую на размышления, что делать дальше. Задачи, требующие больше концентрации, чем телефонные звонки и электронная почта, вписаны в его расписание как встречи с самим собой. Поскольку он очень педантично относился к своему расписанию, самые важные, требующие размышлений задачи выполнялись в первую очередь, и он имел возможность ответить на каждый телефонный звонок и сообщение по электронной почте в тот день, когда он их получил.
8:00–10:00 Чтение, отчеты (тире)
10:00–17:00 Антикризисное управление (точки)
Все оставшееся время Ответные звонки (точки)
РАБОТАЙТЕ В СООТВЕТСТВИИ СО СВОИМИ ЭНЕРГЕТИЧЕСКИМИ ЦИКЛАМИ
Для максимальной продуктивности попытайтесь скоординировать модель дня с вашими естественными энергетическими циклами. Утро для многих людей является лучшим временем, но если ваша умственная активность включается днем, то это нужно учитывать. Попытки сконцентрироваться в то время рабочего дня, когда вы находитесь в пассивном состоянии, крайне неэффективны. Проект, на который у вас уйдет не больше часа, когда вы на пике энергии, может занять и два, и три часа в другое время. Помните: каждый, независимо от своего занятия, нуждается по крайней мере в одном часе для спокойной, сосредоточенной работы.
Непостоянное расписание плохо вписывается в структуру рабочего времени. Если ваша работа сдвигается каждую неделю, или вы работаете неполный рабочий день, или вы продюсер, а может быть, внештатный работник, ваше расписание постоянно меняется. Каким же образом вам создать модель рабочего дня?
Решение. Планируйте каждый день накануне или взгляните на общую картину более широко и создайте модель, охватывающую недели или месяцы.
Конечно, могут возникнуть обстоятельства, когда вы не сможете придерживаться своего расписания. Вот почему ваша модель является общей структурой, т. е. такой, которая отражает план вашей работы на большую часть времени.
Решение. Для неожиданно возникших срочных дел, которые просто не могут ждать, прервите свой план, а потом полным ходом продолжайте жить по расписанию. В любой другой день, при достаточной дисциплинированности, чтобы строго выполнять рутинные дела, план позволит вам твердо стоять на ногах, уверенно и спокойно делая свое дело.
Самым привлекательным в использовании первого часа для выполнения важной задачи в ритме тире является легкость, с которой вы можете противостоять притяжению приказов извне. Вполне разумно отложить прием людей на час, поскольку у них останется целый день, чтобы обратиться к вам по своим делам, если вы работаете как «открытый цех». Отстоять немного спокойного времени, пока не начался хаос, очень трудно, потому что вы почувствуете притяжение телефонных звонков, на которые надо ответить, выстроившихся в очередь сотрудников за вашей дверью, собраний, требующих вашего присутствия, кризисных ситуаций, которым необходимо ваше внимание. Трудно сконцентрироваться, когда вы каждой клеточкой своего тела ощущаете, что вам следует делать что-то другое.
Если вы не можете воспользоваться первым часом рабочего дня, воспользуйтесь следующими предложениями, чтобы было легче отвлечься.
• Включите в расписание ритуал: перед вашим «спокойным часом» выделите тридцать минут, когда вы сможете обойти своих сотрудников и узнать, не нужно ли кому-то что-нибудь от вас, прежде чем вы нырнете в «черную дыру».
• Будьте последовательны. Дайте знать вашему руководителю и коллегам, когда у вас «спокойный час». Пусть это войдет в привычку. Возможно, они захотят воспользоваться вашим опытом.
• Вы можете использовать для «спокойного часа» один из трех промежутков времени: между 12:00 и 14:00 (когда большая часть мира обедает и резонно полагает, что вы делаете то же самое); с 15:00 до 16:00 (слишком поздно для суеты, потому что сотрудники пытаются завершить выполнение своей работы); в самом конце рабочего дня, с 18:00 до 19:00 или с 19:00 до 20:00, после того как все ушли домой (это уже особенность вашего образа жизни).
• Закройте свою дверь (если у вас таковая имеется), включите автоответчик и выключите сигнал электронной почты.
Помните, что возложенная на себя встреча с вашими самыми важными задачами столь же необходима, как встреча с любым другим клиентом или заказчиком. Поэтому неважно, что происходит за дверью, гораздо разумнее будет попросить людей подождать пятьдесят девять минут, когда вы опять станете доступны. Напомните людям, что результат этого часа, вполне, кстати, измеримый, поможет каждому, с кем вы работаете, почувствовать себя лучше.
Алиса была фоторедактором в журнале мод. Две недели в месяц она работала на выезде, делая снимки. При рабочем дне, продолжающемся от двенадцати до четырнадцати часов, у нее, конечно, накапливались сообщения, потому что не было возможности на них ответить. Вторую половину месяца Алиса проводила в офисе, придумывая и планируя следующие фотосессии, и наконец, имела возможность встретиться с сотрудниками и ответить на телефонные звонки и электронные сообщения.
Когда я встретила Алису, она пожаловалась, что две недели, проведенные в офисе, гораздо менее продуктивны, чем ей хотелось бы. Пока она была на выезде, ей в голову приходил миллион проектов, идей и задач. Но когда она возвращалась в офис, первая неделя у нее практически пропадала, пока она старалась переориентироваться и вспомнить, что хотела сделать. К началу второй недели она, наконец «включалась», но теперь у нее уже не хватало времени осуществить намеченное. Все, что ей было нужно, – это план работы в офисе.
Мы добавили в конце ее органайзера еще один раздел и назвали его «Возвращение в офис». Таким образом, если, когда она была в отъезде, ей приходила в голову идея по поводу того, что бы ей хотелось осуществить во второй половине месяца, она могла все это записать. Потом, за день до возвращения в офис, Алиса могла просмотреть свои записи, спланировать следующие две недели и с уверенностью взяться за дела в первый же день после возвращения.
Неделя 1 Фотосессия
Неделя 2 Фотосессия
Неделя 3 Контакты с сотрудниками, корреспонденция, следующая фотосессия
Неделя 4 Контакты с сотрудниками, корреспонденция, следующая фотосессия
Мешают ли постоянные визиты, электронные сообщения, телефонные звонки, совещания, назойливые коллеги или расположение вашего рабочего стола выполнению вашей работы в срок? Кэрри считалась в своей компании самым продуктивным сотрудником. Когда людям что-то было нужно, Кэрри была именно тем человеком, к которому все обращались, потому что она всегда знала ответ на любой вопрос, а если нет, то обязательно его находила. Ее рабочее место располагалось в самой активной зоне офиса, что ей, в общем-то, нравилось, потому что оно было всем доступно. Но из-за этого она была вынуждена постоянно отвлекаться и не имела возможности завершить свои дела.
Решение. Если у вас похожая ситуация, то часть работы, требующей особенной концентрации, можно выполнять дома. Почитайте также рекомендации к навыку 5 «Контролируйте незапланированные перерывы в работе».
Установите во всем отделе политику «спокойного часа». Это способ убедиться, что у ваших сотрудников есть время, необходимое для выполнения важных задач, при этом они не будут чувствовать себя виноватыми или невнимательными, не впуская людей в свой кабинет. Постановите, чтобы один или два раза в день весь отдел или компания включала автоответчики, выключала электронную почту и воздерживалась от того, чтобы отрывать друг друга от работы. Это может быть первый час работы, конец рабочего дня или промежуток между 12:00 и 14:00, в зависимости от принципа работы вашей отрасли.
При появлении «спокойного часа» люди начнут синхронизировать свое расписание с руководителем и коллегами; таким образом, всем станет удобнее встречаться друг с другом в одно и то же время.
Один из моих клиентов постановил в своей фирме сообщать о наступлении «спокойного часа» с помощью гонга, его удар сигнализировал о начале и конце каждого «спокойного часа». Менеджерам следует попросить каждого работника записать задачи, требующие более длительного периода концентрации, – работа с клиентами, предложения, отчеты, исследования. Сделайте это официальным. Никаких совещаний. Никакого автоответчика. Никаких ответных сообщений по электронной почте. Спокойный час для всех.
Методы, представленные в этой главе, направлены на повышение вашей эффективности, но не ценой разрушения организации рабочего дня. До некоторой степени ваши короткие встречи с друзьями около торговых автоматов и немного времени, проведенного за мечтами, так же важны, как время для задач в ритме тире. Не стоит отрицать, что многие из наших особенно удачных творческих находок являются результатом неожиданного телефонного звонка или экспромта, которых могло и не быть, если бы мы педантично следовали своему расписанию. Фактически товарищество и работа в команде дают любому офису дополнительную энергию. Если бы мы были одинокими автоматами, просто выполняющими одну работу за другой, на рабочем месте было бы пусто, потому что многие из нас вряд ли выдержали бы восемь, десять или двенадцать часов ежедневного пребывания на работе. (Для дополнительной информации о сотрудничестве с коллегами читайте рекомендации к навыку 8.)
