Текст книги "Технологии эффективной работы"
Автор книги: Джулия Моргенстерн
Жанры:
Психология
,сообщить о нарушении
Текущая страница: 12 (всего у книги 19 страниц)
Нам всем известно, что следует избавляться от лишнего, но ответы на вопросы: «Нужно ли мне это?», «Хочу ли я этого?» могут стать довольно трудными. Не нужно давать на них ответы сгоряча. Кто станет бросать дела, чтобы принять такое решение, при очень напряженном графике? Мы имеем склонность беречь нашу способность принимать решения для клиентских проектов, создания продукта, оказания услуг или для других дел, связанных с исполнением обязанностей.
Однако пока мы принимаем решение о том, что сохранить, а что убрать, документы накапливаются.
Секрет того, как избежать такой ситуации, состоит в постоянной сортировке и чистке. А чтобы облегчить этот процесс, вам потребуется ежедневно обновлять решение о том, что хранить, а что выкинуть. Воспользуйтесь следующими восемью вопросами, чтобы вам было легче принимать решение.
• Связано ли это с вашими основными обязанностями?
• Поможет ли вам это завершить проект, над которым вы работаете?
• Имеет ли это отношение к вашим перспективам или возможностям?
• Поможет ли это зарабатывать деньги?
• Занимаетесь ли вы этим регулярно?
• Есть ли у вас время, чтобы заняться этой информацией?
• Станет ли ваша работа эффективнее, если вы избавитесь от лишних вещей?
• Есть ли какие-то причины, связанные с налогами или правовыми нормами, чтобы хранить невостребованные материалы?
ЗНАКОМЬТЕСЬ: КЭТИ, МАСТЕР ПО НАКАПЛИВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Кэти была менеджером по организации зрелищных мероприятий с огромным кабинетом, достаточным по размеру, чтобы можно было поставить массивный дубовый стол, несколько книжных шкафов до потолка, большой стол для заседаний на шесть человек плюс два шкафа для документов и еще четыре с ящиками для картотеки. И тем не менее кабинет был полностью завален десятками тысяч документов, сваленных один на другой на любой обозримой поверхности, включая пол. Кэти была печально известна своим беспорядком. Мне сказали, что она будет самым значительным испытанием за всю историю моего бизнеса.
Когда я пришла к ней на встречу, то сразу поняла, что ее неорганизованность – оптический обман. Когда Кэти проводила меня сквозь груды документов, она могла назвать, что лежит в каждой из них. Здесь не шло речи о том, что она не может что-то найти. Она была «штабелеукладчицей», так сконцентрированной на своей работе, что никогда не находила времени, чтобы что-то убрать, а вместо этого накапливала документы и складывала их в стопки по размеру. Только верхние шесть дюймов каждой стопки могли понадобиться для работы, а остальные были старыми, невостребованными документами, которые давно нужно было куда-то определить, но Кэти не удосуживалась найти для этого время. Она имела привычку заниматься чисткой только тогда, когда она переходила на новую работу, а на этом месте она работала уже семь лет!
Кэти же не беспокоило, что другие думают о ее кабинете. Ее даже не волновало, что негде было сесть. Для этого существовал конференц-зал. Ей нравилось работать в уединении, чтобы она могла полностью сосредоточиться на своих звонках, договорах и стратегическом планировании, встречаясь с другими на собраниях.
Но свалка стала на нее давить, снижая творческую активность ощущением, что эти горы бумаг лишают ее пространства. Они были такими огромными, что даже воздух в ее кабинете был спертым. Работая бок о бок, мы провели две недели, убирая старые, отработанные, ненужные материалы.
Создайте перечень материалов, от которых надо избавляться, для каждой зоны своего кабинета. «Избавляюсь от ненужного в процессе работы». Используйте эти примеры в качестве точек отсчета, чтобы подогнать списки к вашему бизнесу и потребностям. Прикрепите их к доске объявлений, чтобы этот процесс каждый день проходил быстро и автоматически.
«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» – печатные листы
• Устаревшие рукописи и отчеты.
• Те документы, оригиналы которых есть у кого-то другого, и вы можете в любой момент ими воспользоваться, если возникнет необходимость.
• Машинописные копии документов и докладов, если оригиналы хранятся в компьютере.
• Дубликаты. Храните оригинал в пластиковом конверте для защиты, сохраните одну копию, остальные уничтожьте.
• Старые наброски писем, предложений и докладов. Оставьте лучшие из них (окончательные), от остальных избавьтесь.
• Нерассортированная почта трехмесячной давности.
• Заявки на продукцию (не беспокойтесь, они пришлют вам новые, хотите вы этого или нет).
• Материалы, унаследованные от сослуживца или вашего предшественника. Отправьте их в запасники, если не пользуетесь ни одним из них.
• Литература и материалы по продвижению продукции тех компаний, в сотрудничестве с которыми вы не заинтересованы. И даже тех, с которыми вы готовы иметь дело. Если у них есть сайт и вы знаете номер их телефона, для чего нужны печатные копии?
• Приглашения на конференции и буклеты, посвященные им. Решите для себя, хотите ли вы посетить это мероприятие. Если да, отметьте число в своем органайзере, остальное уничтожьте.
• Устаревшие, так и не раскрытые материалы для чтения (газеты недельной давности, журналы трехмесячной давности, книги, которые вы храните годами, но так и не нашли время прочитать).
• Литература, касающаяся прошлых конференций, содержащая информацию, с которой вы уже знакомы.
• Отпечатанные данные из Интернета. Избавьтесь от бумаги, но сохраните адреса сайтов.
«Да, но… я хочу все знать!»
Исследования и получение знаний очень важны в современном деловом мире. На нас сваливается информация одновременное разных сторон, и могут возникнуть некие параноидальные фантазии: а) мы должны ее всю знать; б) все остальные в этом мире знают гораздо больше меня.
Решение. Чтобы преодолеть страх, что, отказавшись от материалов для чтения, вы пропустите что-нибудь новое и интересное, помните: даже если там все это будет, вы сами по себе очень умный человек и можете черпать великолепные идеи отовсюду. Иногда это просто акт веры в мироздание. Информация, которую вы получаете, становится информацией, которой вы можете пользоваться, а она всегда найдет к вам дорогу, И самое главное, всегда думайте о том, что на самом деле полезных сведений не так уж много, просто одна и та же информация циркулирует между самыми разными источниками. Выберите один или два самых надежных, а на остальные не обращайте внимания.
«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» – компьютерные файлы
• Сотрите или запишите на СД-диск все, что не использовалось более двух лет.
• Идентичные документы под разными названиями.
• Прежние наброски и версии документов, которые уже давно закончены. Оставьте только финальные версии.
• Игры и программы, которыми вы никогда не пользуетесь. Однако не стоит браться за уничтожение программ, если вы не абсолютный компьютерный гений.
• Графику и рисунки, которые сейчас загромождают жесткий диск, сбросьте на CD, если уж не можете с ними расстаться.
Мы получаем и собираем информацию, но не имеем организованной информационно-поисковой системы. Заканчивается все тем, что материалы скапливаются на каждой доступной поверхности, вываливаются из переполненных портфелей и свисают с книжных полок. Чтобы работать с умом, вам надо очень тщательно отфильтровать информацию, потом сжать до такой формы, чтобы ее было легко искать и пользоваться ею. Ни один человек, с которым мне приходилось встречаться, не добирался до конца стопки литературы, предназначенной для чтения. Поэтому не надо считать себя неспособным, если и вы входите в их число. Вместо этого поздравьте себя с тем, что у вас живой, любознательный ум.
А теперь следуйте трем советам, чтобы не утонуть в бумагах.
• Будьте избирательны. Выбирайте главные сферы своих интересов и/или специализации как основу для исследований и обучения. Что вы предпочитаете: книги, журналы и газеты, посещать мастер-классы и курсы, искать информацию в Интернете?
• Сокращайте информацию. Не стоит хранить то, что вы уже знаете, или то, что вам совершенно не нужно. Сжимайте, вырезайте и очищайте все, что можете, перед тем как положить на хранение.
• Храните информацию там, откуда вам легко ее взять. Храните материалы там, где вам удобно ими пользоваться. Разумный поиск информации – это первое решение, которое приходит в голову, когда вы складываете ваши исследовательские материалы в стопки.
Совет менеджера
Придерживайтесь выбранной линии. Поощряйте своих сотрудников, чтобы они разрабатывали и распространяли основные правила по поводу того, что сохранять, а от чего избавляться. Вы можете установить эту практику и для юридического отдела, и для бухгалтерии, и для всего штата сотрудников. Американская ассоциация оперативного учета поместила инструкции по этому вопросу на своем сайте. Вы облегчите сотрудникам возможность сохранить полезное пространство для содержания документов. Можно использовать списки «Избавляюсь в процессе работы» как рекомендацию, от чего вы хотите, чтобы они избавлялись. Поскольку эти тенденции развиваются, вы можете пойти дальше и один день в году целиком посвятить разборке залежей, дав людям время освободить рабочее пространство. Закажите пиццу, пусть сотрудники оденутся попроще и займутся расчисткой. Если вы считаете, что все это не стоит затраченного времени, рассчитайте стоимость каждого квадратного метра, занятого свалкой материалов, или стоимость важного клиента, ушедшего разочарованным. Самые успешные компании устраивают такой день раз в шесть месяцев, позволяя своим сотрудникам рассортировать, упростить и избавиться от лишнего, чтобы кабинеты были светлыми, чистыми и в них эффективно работалось.
«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» – электронная почта
• Вся старая почта.
• Все, полученное в виде машинописных копий (пусть за это отвечает инициатор отправления).
• Просто приятные, ничего не значащие сообщения.
• Сообщения по поводу дат собраний и бизнес-ланчей.
• Объявления по поводу каких-то мероприятий, с которыми вы уже ознакомились.
• Ранние текстовые строки (оставьте только финальную строку, которая включает всю корреспонденцию).
«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» – контакты
• Адреса людей, переехавших много лет назад, в контактах с которыми вы не заинтересованы.
• Старые визитные карточки, валяющиеся на дне ящика больше трех лет.
• Любая информация о человеке, которого вы не можете вспомнить.
• Когда-то кем-то врученные вам визитные карточки, и вы даже приблизительно не можете вспомнить, кем и при каких обстоятельствах.
• Все бумажные визитные карточки, когда-то перенесенные в компьютер, в адресную книгу, в банк данных (зачем их хранить?).
• Телефонные номера без имени.
«Моя главная цель – опустошить свой электронный почтовый ящик так тщательно и беспощадно, как только я смогу. Ничего не оставлю. Пришла заявка – тут же ее выполняю и уничтожаю. Единственное, что оставлю, это важные сообщения от моего руководителя и руководителя моего руководителя. Но как только прочту их сообщения, сразу отправлю в их папку. Вы больше никогда не найдете в моем ящике больше дюжины новых сообщений. Отказываюсь накапливать информации больше, чем уместится на одном экране. Если мне понадобится прокрутить изображение, чтобы прочитать новые сообщения, я нарушу свое правило. А если передо мной проплывают сообщения, которые я не прочла за три месяца, просто убираю их – значит, они совершенно не важны».
Риэлтор
Создайте постоянно действующее правило, чтобы помочь вашим сотрудникам освобождать пространство в электронной почте. Многие компании начали с рекомендаций своим сотрудникам о том, что сохранять, а от чего избавляться. Например, журнал The Wall Street Journal сообщает, что франчайзинговая компания издала директиву, запрещающую использование «слепых» копий во всей компании, и проинструктировала всех сотрудников, что только отправители и получатели архивируют свои сообщения, а остальные работники, получающие копии сообщений, должны их регулярно уничтожать. Эта политика была направлена на сохранение свободного пространства в сети компании и сокращение неразберихи в почтовых ящиках каждого сотрудника. Используйте списки «Избавляюсь от ненужного в процессе работы», чтобы начать свою собственную политику инструктирования сотрудников о том, что сохранять и что уничтожать.
Страх избавиться от информации может быть парализующим. Но если вы будете за все подряд цепляться, ваши усилия окажутся бесполезными, потому что объем становится слишком большим. Огромные кипы документов или перегруженные файлы наводят ужас, когда надо найти что-то необходимое. Поэтому многие люди их сохраняют, но никогда туда не заглядывают.
Быстро почистите свой компьютер и ящик электронной почты, воспользовавшись преимуществами сортировки по видам. Для Windows Explorer выйдите на полоску меню, выберите View, потом Arrange Icons By, а затем подберите метод сортировки: имя, дата, размер или тип документа и т. д. В вашей программе электронной почты вы, как обычно, можете кликнуть на полоску меню над любым разделом (дата, тема, отправитель), и почтовые ящики автоматически систематизируются в соответствии с разделом, который вы выбрали.
Вместо того чтобы думать, от чего избавляться, лучше решите, к чему вы хотите получить доступ. Существует человеческий предел того, сколько информации мы можем обработать и сохранить в памяти. Держите все кипы материалов в управляемом состоянии, чтобы в них можно было найти требуемую информацию. Никогда ничего не надо сохранять, пока у вас не появится надежный способ это извлекать. Если у вас содержится какая-то информация, но вы не можете ее найти, когда это необходимо, или вы просто забыли, что она у вас есть, смело избавляйтесь от нее. Не храните ничего из того, что вызывает сомнение в своей злободневности.
«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» – остальные запасы
• Устаревшие стационарно закрепленные визитные карточки, конверты со старым адресом компании или с вашим неправильно написанным именем.
• Непрочитанная, потерявшая актуальность литература, приглашения по поводу каких-то событий и разного рода уведомления.
• Разные безделушки, которые вам не нравятся.
• Старые, сломанные, неудобные ручки, карандаши и объемные маркеры (между прочим, откуда они взялись?).
• Всякий старый хлам (вроде использованных картриджей).
СПИСКИ «НЕОБХОДИМО СОХРАНИТЬ» ДЛЯ ПРОЕКТОВ И КОНФЕРЕНЦИЙ
Списки «Избавляюсь от ненужного в процессе работы» отлично помогают в ежедневной чистке. Но я бы оказалась беспечной, если бы проигнорировала два главных источника самого большого скопления бумаги – большие проекты и конференции, для которых накопление материалов идет чрезвычайно быстрыми темпами. Вы планируете почистить все эти папки с материалами для проекта и скоросшиватели и перенести полные коробки тезисов к семинару в какое-то более подходящее место, но редко это делаете или вообще не находите времени. Прежде чем вы это осознаете, перед вами уже лежит следующий проект или вы готовитесь к следующему семинару, а когда и они закончены, у вас выстраиваются еще более высокие стопки папок, скоросшивателей и коробок, добавившихся к тому, что уже было в вашем кабинете.
Вы можете справиться с этой проблемой в зародыше, создав списки «Необходимо сохранить», которые ускорят процесс фильтрации, и вам не придется возвращаться назад.
ДЛЯ ПРОЕКТОВ
Создайте список «Необходимо сохранить» и прикрепите его внутри обложки каждой папки в начале любого проекта. По завершении работы выделяйте в расписании двадцать минут на сортировку и просто следуйте списку, что сохранить, а от чего избавиться. Не считайте, что проект завершен, пока не проделаете эту работу. Эти двадцать минут становятся способом сохранения времени и сил и вкладом в будущую работу. Посмотрите, для каких проектов вы можете создать список «Необходимо сохранить».
«Необходимо сохранить» – клиентские проекты
• Оригинальное предложение.
• Подписанный контракт.
• Окончательный рабочий проект.
• Корреспонденция (замечания, электронные сообщения, письма).
• Протоколы собраний.
• Информация по контактам.
«Необходимо сохранить» – мероприятия
• Заключительная версия пресс-релизов.
• Список прессы.
• Список приглашенных.
• План рассаживания гостей.
• Общий бюджет мероприятия.
• Список участников.
«Необходимо сохранить» – устные переговоры
• Финальная версия комментариев.
• Главная копия тезисов.
• Подписанный контракт.
• Рекламные материалы встречи.
• Контактная информация по планированию встречи.
Если вы поручаете процесс сортировки младшему сотруднику, необходимо сравнить ваш список автосохранения со списком «Избавляюсь от ненужного в процессе работы» (например, все черновики, кроме финальной версии), чтобы предотвратить опасность любого возможного «а вдруг», когда будет по ошибке уничтожено что-то важное. Если вы руководите сотрудниками, убедитесь, что ваши распоряжения соответствуют той же политике.
ДЛЯ КОНФЕРЕНЦИЙ
Если вы посещаете мастер-классы, курсы или семинары, возможно, вы возвращаетесь домой с охапкой материалов. Если вы действительно находите время, чтобы просмотреть все материалы, когда приходите домой, отлично. Но если вы заталкиваете их, так и не распакованные, в дальний угол своего стола вместе с сорока двумя такими же папками, вам необходимо заняться чисткой!
Вместо того чтобы поддаваться желанию все сохранить, лучше каждый вечер посидеть со стопкой материалов в гостиничном номере и просмотреть все, что вы намереваетесь везти домой, оставив часть в урне.
«Необходимо сохранить» – конференции
• Визитные карточки людей, с которыми вы обязательно будете сталкиваться. (Нет необходимости сохранять визитки людей, которые вам вручили их по собственной инициативе.)
• Тезисы семинаров, где вы узнали что-то новое (нет необходимости сохранять информацию, подтверждающую то, что вы уже знаете).
• Проспекты продукции, которую вы собираетесь покупать.
• Тезисы, заметки по поводу вещей, которыми вы намереваетесь пользоваться, или информация, пользуясь которой, вы собираетесь действовать в дальнейшем.
Если вы тщательно следите за работой каждого семинара, записывайте на листе бумаги все новые факты, советы и информацию, если вы собираетесь ими воспользоваться. Потом поместите лист в скоросшиватель (или соответствующую тематическую папку), подписанный «Золотые самородки». В дополнение к тому, что это сбережет его от уничтожения вместе с бесполезной информацией, вы получаете еще одно преимущество – вы будете иметь к нему более свободный доступ.
Когда мы наладили нормальное движение документов для Марка, он почувствовал себя значительно лучше. Его продуктивность значительно возросла. И, что гораздо важнее, его уверенность в себе и эффективность как менеджера буквально расцвели. Он больше не боялся телефонных звонков от торговых представителей, отвечал быстро и конкретно, именно то, что им было нужно. С тех пор как он действительно разобрался в ситуации, ему стало легче руководить и поддерживать их. Организовав работу в своем кабинете, Марк почувствовал, что ему стало легче маневрировать в океане работы и контактировать с торговыми представителями. У него под рукой всегда была информация, чтобы спланировать эффективное, насыщенное информацией совещание по сбыту и сохранить свою систему, несмотря на рост его отдела. Росло количество продавцов, и он теперь получил возможность расти вместе с ними.
Если свалка в кабинете влияет на продуктивность вашего труда, так как не позволяет найти необходимые документы, отвлекает от работы или негативно влияет на восприятие вас другими людьми, пришло время обратиться к данной рекомендации.
Концентрируйтесь только на одном пункте за один раз, потом через месяц или два вернитесь к этой главе и освойте еще одну методику. Таким образом, вам удастся стать более организованным за самое небольшое время и у вас появится стремление вернуться к проектам из списка ваших дел, чувствуя себя на плаву, вместо того чтобы постоянно останавливаться из-за беспорядка в вашем рабочем пространстве.
Навык 6. Соответствуйте скорости перемен.
Как использовать навык?
Какие стратегии «прими к сведению и двигайся дальше» вы планируете использовать?
• Использовать закладки.
• Разделить поверхность стола на входящую, исходящую и рабочую зоны.
• Когда дело доходит до материалов для изучения, сохранять источники и уничтожать лишнюю бумагу.
• Регулярно избавляться от ненужной информации с помощью списков «Необходимо сохранить» и «Избавляюсь от ненужного в процессе работы».
Когда вы собираетесь ими воспользоваться?
Что, по вашему мнению, будет самым серьезным препятствием для использования стратегий?
Как вы собираетесь преодолевать это препятствие?
Каков ваш личный результат после овладения навыком?
