Текст книги "Факсимильная связь в Windows"
Автор книги: Сергей Березин
Жанр:
Программное обеспечение
сообщить о нарушении
Текущая страница: 10 (всего у книги 22 страниц) [доступный отрывок для чтения: 10 страниц]
Зачем вам может понадобиться отредактировать пришедший факс? Тут может быть множество причин. Самый распространенный случай – вам надо сделать какие-либо свои заметки по существу текста и отослать факс обратно. Возможно также, что вы решите подправить места с искажениями текста, прежде чем вывести факс на печать и сохранить в подшивке документов.
Программа Imaging for Windows позволяет как просматривать изображения в разных графических форматах, так и редактировать их. В частности, на рис. 8.7 программа Imaging for Windows показана в режиме просмотра. Чтобы переключиться в режим редактирования, выберите в меню Файл (File) команду Открыть рисунок для изменения (Open picture for edit). Появится небольшое промежуточное окно, спрашивающее, надо ли сделать режим редактирования в качестве режима по умолчанию для всех рисунков. Вы вольны ответить по своему усмотрению, т. к. это никак не влияет на возможности редактирования, и далее Imaging for Windows перейдет в режим редактирования.
Несмотря на большое число кнопок на панели инструментов и пунктов меню, редактировать факс в Imaging for Windows также довольно просто. Каждая из кнопок имеет всплывающую подсказку своего назначения, а кроме того, в неясных ситуациях можно воспользоваться справочной системой.
В том случае, если вы захотите окинуть взглядом сразу все страницы сообщения, то это можно сделать с использованием эскизов (маленьких изображений страниц). Для этого выберите в меню Вид (View), команду Область эскизов (Thumbnails).
Чтобы внести свои заметки поверх изображения пришедшего факса, вначале сохраните его на диске, а затем, пользуясь инструментальной панелью в нижней части окна Imaging for Windows, напечатайте или напишите с помощью мышки свои заметки в свободном месте экрана (рис. 8.8). При желании вы можете провести более серьезное редактирование изображения, – например, вставить в факс какую-либо картинку из другого файла. Программа Imaging for Windows имеет для этого достаточно развитый набор функций редактирования.
Рис. 8.8. Редактирование факса в Imaging for Windows
Если вам нужно отправить факс с внесенными заметками обратно получателю, то это можно сделать прямо из программы Imaging for Windows, напечатав его на принтере с именем Microsoft Fax. Будет запущен стандартный Мастер отправки факсов программы Microsoft Fax, работу которого мы рассматривали в главе 6.
Совет
В обычной офисной работе, пользуясь факс-машиной, вы наверняка часто вносили от руки свои замечания по содержанию пришедшего факса прямо на лист распечатки факса и затем вставляли лист обратно в факс-машину, чтобы передать текст со своими пометками назад отправителю. К сожалению, и так невысокое качество изображения при повторной передаче по факсу портится еще больше. После того, как один и тот же документ хотя бы пару раз передали по факсу «туда-сюда», прочесть на листе что-либо становится просто невозможно. Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что для этих целей – редактирования, внесения заметок и отправки факсов обратно – использование компьютера в комплексе с факс-модемом и программами Imaging for Windows и Microsoft Fax предоставляет куда более удобные возможности. И главное, поскольку факс представлен в цифровом виде, то заметного ухудшения изображения не происходит даже после многократной пересылки факса между абонентами.
После того как работа с факсами закончена, выйдите из программы просмотра факсимильных сообщений Imaging for Windows. Если использовались функции редактирования, вращения, инвертирования изображения или перемещения, и т. д., то программа просмотра предложит сохранить факс, чтобы не утратить сделанные вами изменения.
Оптическое распознавание текста факсов
При офисной работе с факсимильными сообщениями иногда возникает необходимость преобразовывать текст факсов, пришедших в виде растровых изображений, в текстовые файлы для последующего использования в других приложениях Microsoft Office. Ведь такие факсы – это просто картинки, их можно просматривать, вращать, инвертировать, печатать, но они все равно останутся картинками. Если необходимо работать с факсом как с текстом, то факс необходимо преобразовать в текст. Можно, конечно, вручную напечатать текст заново, но это утомительный и непродуктивный процесс. Поэтому, если текст на изображении факса – достаточно высокого качества, то можно попробовать применить приложения для автоматического распознавания текста (OCR – Optical Character Recognition).
В офисной работе программы OCR чаще всего используют для ввода в компьютер текста с печатных документов – книг, журналов, статей, распечаток факсов и т. п., сканируя их предварительно с помощью ручного или планшетного сканера, но программы OCR также позволяют распознавать текст прямо из факсимильных сообщений, хранящихся на компьютере в виде файлов. Приложения для автоматического распознавания текста берут факсы в графическом формате, анализируют изображения букв и создают текстовый файл.
К сожалению, ни Microsoft Fax, ни Imaging for Windows не имеют встроенного распознавателя текста. Но существует множество доступных приложений, осуществляющих это преобразование, например, популярная программа FineReader. Однако, поскольку при передаче факсов часто происходят искажения, то в зависимости от качества изображения удается правильно распознать лишь до 90–95 % текста. В любом случае итоговый текстовый файл все равно приходится дополнительно просматривать и редактировать, чтобы устранить все неточности.
Чтобы подготовить факсимильное сообщение для программы распознавания, как правило, требуется предварительно преобразовать файл из формата AWD в файл в формате TIF. Для этого с помощью программы Imaging for Windows откройте факс в режиме редактирования и затем сохраните его на диске. Можно завести для таких факсов отдельную папку на диске, назвав ее, к примеру, С: МОИ ФАКСЫ. Затем откройте факс в формате TIF и следуйте правилам по работе с данной программой распознавания. К примеру, в FineReader достаточно нажать кнопку разбивки картинки на блоки, а затем – кнопку запуска распознавания текста. FineReader сделает все остальное, распознает текст и выведет его в соседнем окне (рис. 8.9). Все, что вам теперь потребуется – сохранить этот текст на диске. После этого текст факса уже можно использовать, как обычный текстовый документ. В частности, затем открыть в текстовом редакторе, таком как Word, для того чтобы окончательно отредактировать неправильно распознанные слова.
Рис. 8.9. В качестве примера мы произвели распознавание текста факса в FineReader
Совет
При отправке факсов адресатам, которые используют у себя программы OCR, рекомендуется следовать некоторым правилам, чтобы последующее преобразование происходило более гладко:
1. Используйте портретную ориентацию страниц.
2. Избегайте графики и рукописных замечаний, которые не могут распознаваться OCR, но могут усложнить распознавание текста.
3. Используйте шрифты без засечек (типа Arial, SanSerif) размером не менее 12 пунктов, – чем больше размер шрифта, тем лучше происходит автоматическое распознавание текста.
Дополнительно об операциях с принятыми факсами
В этом разделе мы должны подчеркнуть, что работа с факсами как с элементами папки Входящие (Inbox) программы Outlook 97 (Outlook 2000) или Exchange не отличается от работы с сообщениями электронной почты.
В частности, можно назначить категорию для факса, что позволит просматривать и искать факсы подобно сообщениям, задачам и встречам в Outlook. Щелкните правой кнопкой мыши по значку факсимильного сообщения и выберите команду Категории (Categories). Откроется диалоговое окно категорий, в котором нужно задать категории для этого факса.
И конечно, можно также группировать факсы путем перемещения их в другую папку или удалять факсы подобно сообщениям e-mail. И программа Outlook 97 (Outlook 2000), и Exchange позволяют использовать один общий метод для работы как для факсов, так и для сообщений e-mail.
Если в параметрах Microsoft Fax разрешено изменять поле темы для входящих факсов, то можно открыть факсимильное сообщение и изменить это поле. Обычно это делается для того чтобы через некоторое время по теме можно было бы определить содержание факса, а не открывать все факсы подряд в поисках нужного. Для этого сделайте правый щелчок по значку вложенного файла и в появившемся окне напечатайте новое название. После завершения редактирования темы нужно сохранить и закрыть сообщение.
Рис. 8.10. Изменение темы принятого факса
Другое преимущество факса, пришедшего в папку Входящие (Inbox) программы Outlook 97 (Outlook 2000) или Exchange как почтовое сообщение, состоит в простоте использования его другими службами. Например, это сообщение можно переслать другим адресатам по электронной почте. Для этого просто выделите сообщение и выберите из меню команду Переслать (Forward). Будет создано новое сообщение с пересылаемым сообщением в качестве текста. Затем укажите адрес электронной почты для пересылки факса и отправьте его через используемую службу электронной почты.
В следующей главе
В следующей главе мы познакомимся с особенностями работы Microsoft Fax с программой Outlook 2000, а в главе 10 также рассмотрим случай, когда вместо Microsoft Fax на компьютере с Office 2000 установлена программа Symantec WinFax Starter Edition. Там же мы рассмотрим случай отправки шифрованных факсов.
При всей схожести использования Microsoft Fax совместно с Outlook 97 или с Outlook 2000, в последнем случае будут некоторые особенности, и мы на них подробно остановимся. Кроме того, для тех пользователей, кто работает дома или в малом офисе, Office 2000 предоставляет возможность установить вместо Microsoft Fax новую программу факсимильной службы WinFax Starter Edition, которая теперь стандартно входит в Office 2000.
Глава 9
Особенности работы с факсами в Outlook 2000
В предыдущих главах мы научились отсылать и принимать факсимильные сообщения с помощью Microsoft Fax, основываясь по большей части на Outlook 97. Несмотря на предельную схожесть этого процесса для Outlook 97 и Outlook 2000, в программу Outlook 2000 были добавлены некоторые дополнительные улучшения для пользователей факсимильной связи.
Поэтому пора остановиться на особенностях отправки и получения факсимильных сообщений в Outlook 2000. Это особенно важно для тех наших читателей, кто в ближайшее время планирует или уже перешел с Office 97 на Office 2000, но еще не использует на своем компьютере сервис факсимильной службы.
Кроме того, для тех пользователей, кто работает дома или в малом офисе, появилась возможность установить вместо Microsoft Fax новую программу факсимильной службы WinFax Starter Edition, которая теперь входит в стандартную поставку Office 2000 (WinFax Starter Edition мы подробно рассмотрим в следующей главе).
Ниже мы перечислим те вопросы, которые будут в центре нашего внимания в этой главе:
• Microsoft Fax или WinFax Starter Edition? Какую программу выбрать для работы с Office 2000?
• Особенности установки Microsoft Fax совместно с Outlook 2000
• Отправка и получение факсов с помощью Outlook 2000: что нового?
• Работа с WinFax Starter Edition – нет ничего проще
• Другие вопросы работы с факсами на компьютере с Office 2000
Какую факсимильную программу выбрать для работы с Office 2000
Если на вашем компьютере установлен пакет Office 2000, то в качестве опций выбора программы можно использовать как Microsoft Fax, так и WinFax Starter Edition, а также какую-либо иную факсимильную программу от сторонних фирм-разработчиков по вашему выбору. Сегодня на рынке программных средств (в продаже или для загрузки из Internet) доступны десятки различных программ для обеспечения факсимильной связи с помощью модема. При этом, если вы используете Outlook 2000, то такая программа от «третьих производителей» должна быть совместима с Outlook 2000. В главе 12 вы найдете описание некоторых из профессиональных приложений факсимильной связи от сторонних разработчиков.
Что касается выбора между Microsoft Fax и WinFax Starter Edition, то хотя ни одна из этих программ не является идеалом, в группах новостей на сервере msnews.microsoft.com опытные пользователи рекомендуют Microsoft Fax как более мощную программу в сравнении с WinFax Starter Edition. Последняя предназначена для совсем уж редких случаев использования факс-модема для отправки и получения факсов, и к тому же, эта программа также не свободна от ряда проблем в работе и настройке. Одновременно нужно отметить, что вопрос выбора между Microsoft Fax или WinFax Starter Edition следует решать в зависимости от конфигурации Outlook 2000 на вашем компьютере, так, в случае, если Outlook 2000 работает в режиме «Только почта Интернет», то можно установить программу WinFax Starter Edition. Если же приложение Outlook 2000 установлено в режиме «для рабочих групп», который часто является режимом по умолчанию, то следует использовать Microsoft Fax.
Замечание
Подробно о том, как выяснить, в каком режиме работает Outlook 2000, и как переключить программу на другой режим, мы уже говорили в главе 4, и эту тему мы опять затронем в следующей главе.
Теперь давайте рассмотрим еще один распространенный случай. Может оказаться, что у многих наших читателей, работающих на домашних машинах или в малом офисе, программа Outlook 2000 в составе Office 2000 вообще не установлена, т. е. используются лишь Word и Excel, а для почты используется Outlook Express. В таком случае можно вообще не устанавливать Outlook 2000 только ради того, чтобы работать с факсами. Вполне достаточно ограничиться установкой гораздо более компактной программы Windows Messaging (клиент Exchange), которая будет использоваться для управления процессом отправки, хранения и получения факсов посредством Microsoft Fax. В главе 6 мы уже рассматривали процесс установки и настройки Windows Messaging совместно с Microsoft Fax. Кстати говоря, для данного случая, кроме пары Windows Messaging + Microsoft Fax, можно использовать и факсимильные программы сторонних производителей. Многие из них без проблем работают в конфигурации без Outlook 2000.
Замечание
Хотелось бы сказать еще об одной стороне выбора между Outlook 2000 и Windows Messaging для отправки факсов. Хотя работа с Outlook 2000 в целом более приятна и удобна, чем с Windows Messaging, но Outlook 2000 гораздо требовательнее к ресурсам компьютера. Имейте в виду, если ваш компьютер – машина "со стажем" или оснащена небольшим жестким диском и памятью порядка 16 МБ, то, скорее всего, Outlook 2000 будет работать достаточно медленно. Тем не менее, если у вас есть сомнения в эффективной работе программ Office 2000 на вашем компьютере, то в общем случае это можно проверить лишь опытным путем – установив программы и поработав с ними, выбрать наиболее подходящий вариант (Outlook 2000 или Windows Messaging).
О некоторых особенностях установки Microsoft Fax совместно с Outlook 2000
В общем и целом, установка Microsoft Fax для совместной работы с Outlook 2000 в Windows 98 даже проще, чем в случае с Outlook 97. По крайней мере, не нужно устанавливать почтовый клиент Windows Messaging (бывшее название – клиент Microsoft Exchange), который в случае с Outlook 97 по сути лишь дублирует папки с входящими и исходящими факсами Outlook 97. Если вы помните, в конфигурации с Outlook 97 факсы «параллельно» доставляются как в папки Outlook 97, так и в папки Microsoft Exchange, тем самым папки Microsoft Exchange впустую расходуют дисковое пространство вашей машины. Программа Outlook 2000 уже свободна от этого недостатка.
Итак, при предполагаемом использовании Microsoft Outlook 2000:
1. Установите Microsoft Fax (запустив файл AWFAX.EXE), не устанавливая почтового клиента Windows Messaging (бывшее название – Microsoft Exchange). Файл AWFAX.EXE можно найти в папке TOOLSOLDWIN95MESSAGE на компакт-диске Windows 98 (рис. 9.1). Запустив этот файл на исполнение, следуйте указаниям на экране. Перезагрузите компьютер после установки Microsoft Fax.
Рис. 9.1. Вначале установите Microsoft Fax с компакт-диска Windows 98
2. Установите (или переустановите заново) Outlook 2000 в режиме Корпоративная или для рабочих групп (Corporate/Workgroup mode). Этот режим в большинстве случаев устанавливается по умолчанию. Дополнительно о смене уже установленного режима и преимуществах работы в каждом режиме см. главу 4.
Замечание
Если порядок установки программ таков, что на компьютере уже существует программа Outlook 2000, а затем вы установите Microsoft Fax, то Outlook 2000 потребуется переустановить заново. Не забудьте только "на всякий случай" сделать где-нибудь на жестком диске (или ином носителе, например, CD) копии рабочих версий адресной книги и почтовых папок Outlook 2000 (это обычно два файла – с расширениями PST, РАВ). Резервные копии – это отнюдь не лишняя забота, т. к. хотя в случае переустановки Outlook 2000 находит свои прежние папки с почтой и адресной книгой, но подстраховаться никогда не помешает. Если после переустановки Outlook 2000 все папки будут "на месте", то эти резервные копии адресной книги и почтовых папок можно будет впоследствии удалить.
1. Если вы устанавливаете Outlook 2000 после Microsoft Fax впервые, то на следующем шаге добавьте в профиль личные папки и адресную книгу. При желании в названии профиля можно отразить, что предполагается работа с Microsoft Fax (рис. 9.2). О том, как добавить в профиль личные папки и адресную книгу, мы говорили в разделе «Добавление личных папок и адресной книги в профиль Windows Messaging» главы 6. Поскольку этот процесс для Outlook 2000 и Windows Messaging аналогичен, обратитесь к этой главе за подробными рекомендациями.
Рис. 9.2. При первом запуске Outlook 2000 совместно с Microsoft Fax надо выбрать и настроить профиль
2. Далее, совершенно аналогично случаю с Outlook 97 (см. главу 6), следует настроить параметры Microsoft Fax. Для этого в меню Сервис (Tools) надо выбрать пункт, относящийся к набору команд и параметров Microsoft Fax, и щелкнув по пункту Параметры Microsoft Fax (Microsoft Fax Properties), произвести нужную настройку в соответствии с вашими предпочтениями. О том, какие параметры можно настроить в Microsoft Fax и как это сделать, мы говорили в главе 6. Используйте материал этой главы как руководство по настройке Microsoft Fax в Outlook 2000. Здесь нет ничего нового и непонятного – в случае совместной работы Microsoft Fax с Outlook 2000 все наши прежние рассуждения о настройке Microsoft Fax с Outlook 97 из главы 6 остаются в силе.
Особенности работы Microsoft Fax в Office 2000
Установив Microsoft Fax совместно с Outlook 2000, запустите программу Outlook, и мы познакомимся с небольшими особенностями совместной работы этих приложений. К счастью, все эти особенности, в отличие от Office 97, можно отнести лишь к улучшениям, связанным с удобством по отправке и получению факсимильных сообщений.
Во-первых, при запуске Outlook 2000 на панели задач Windows 98 сразу появится значок принтера Microsoft Fax, что служит хорошим напоминанием о том, что запущена служба факсов. Далее, в меню Действие (Action) находится пункт отправки факсимильного сообщения, который запускает уже знакомый вам Мастер отправки факсов. Поскольку работу Мастера отправки факсов мы очень подробно рассмотрели в главе 7, то не будем больше повторяться. При необходимости обратитесь к разделу «Отправляем факс с помощью Мастера отправки факсов» главы 7, а копии экранов Мастера проиллюстрированы на рис. 7.2–7.11.
Замечание
Не забывайте, что в Outlook 2000 вам доступен и другой стандартный способ отправки факсов. Создайте новое сообщение и в строке Кому (То:) укажите номер факса в формате [fax: номер_телефона]. Текст сообщения напечатайте в поле письма или вложите нужный файл. Подробнее об этом способе см. в разделе «Способы отправки факсов с помощью Microsoft Fax» главы 7. И кроме того, отправка факсов по-преяадему возможна, если напечатать требуемый документ на принтере с именем Microsoft Fax или просто перетащить мышкой данный документ на значок принтера Microsoft Fax в Проводнике (Windows Explorer).
Рис. 9.3. Отправка факса из меню Outlook 2000
Во-вторых, удобнее стало настраивать Microsoft Fax из меню Outlook 2000. Откройте меню Сервис (Tools) и выберите пункт Средства Microsoft Fax (рис. 9.4). Здесь можно как настроить службу Microsoft Fax, так и совершить ряд дополнительных действий – получить документы по факсу из автоматизированных систем рассылки факсов по запросу (Fax-on-demand), отослать факс в зашифрованном виде или просмотреть папку исходящих факсимильных сообщений. Из перечисленных четырех действий мы ниже остановимся на отправке шифрованных факсов как на новом для нас действии, требующем дополнительных пояснений. Просмотр папки исходящих факсов у вас вряд ли вызовет затруднения, запрос в автоматизированную службу рассылки факсов практически очень прост и даже внешне похож на отправку факса (действует тот же самый Мастер отправки факсов), – достаточно лишь указать номер факса службы рассылки и имя требуемого документа, а Мастер сделает все остальное. Настройке службы Microsoft Fax мы достаточное время посвятили в главе 6, поэтому не будем вновь останавливаться на этом.
Рис. 9.4. Элемент меню Средства Microsoft Fax позволяет совершить ряд дополнительных действий
Что у нас еще остается нерассмотренным в меню на рис. 9.4? Пожалуй, только вопрос отправки шифрованных факсов (пункт Дополнительная безопасность).
