Текст книги "Осторожно HOT DOG! (с иллюстрациями)"

Автор книги: Михаил Голденков

сообщить о нарушении

Текущая страница: 11 (всего у книги 22 страниц)

– А, тогда понятно, – улыбнулся Тед, – извини еще раз.

– Да нет, все нормально, Тед.

Про себя я подумал, что, в религиозном лагере отдыхая, мог бы, конечно, слово «оргия» не употреблять.

И не обращайте внимания на американское кино, где все они матерятся да про секс говорят, будто озабоченные подростки. Это всего лишь кино, которому американцы многое прощают и с которого пример не берут. После их фильмов кажется, что по всей Америке только тем и занимаются, что стреляют с вертолетов друг по другу, взрывают автомобили, насилуют, убивают. А на самом деле все тихо.

Про английский юмор можно говорить долго, даже целую книгу посвятить этой теме, поэтому я закругляюсь. Но напоследок расскажу вам еще один, уже канадский анекдот.

Два канадца плохо играли в гольф. Но вдруг один стал играть значительно лучше.

– Джон, что случилось? Почему ты так хорошо стал бить по мячу? – спрашивает его друг.

– Слушай, Билли, – отвечает Джон, – теперь я перед каждой игрой занимаюсь сексом со своей женой, и после этого игра идет значительно лучше. Советую тебе, Билли, сделать то же самое… На следующей неделе Билли также сильно прибавил в игре.

– Я вижу, ты воспользовался моим советом, – улыбается Джон.

– Да. – отвечает Билли, – я воспользовался твоим советом и стал, как видишь, также играть лучше. И, между прочим, у тебя отличная жена…

* БУДУЩЕЕ ВРЕМЯ БЕЗ WILL

Нашего человека в англоговорящем мире можно сразу узнать по тому, как он строит английские предложения будущего времени. Естественно, то и дело мы используем глагол will. Но вот сами американцы и англичане все чаще и чаще образуют будущее время при помощи не привычного для нас will, а непривычного в таких случаях to come (приходить) в продолженной форме: coming. The train will come at 10.30. Если кто-то там is coming, то дословно и переводят: кто-то уже идет, сейчас придет, на подходе. Короче будет. Это касается как одушевленных предметов, так и неодушевленных, в разряд которых по английским правилам входят и животные.

Еще будущее время передается при помощи to be going to, чему нас учат, естественно, во всех школах и институтах. Правда, в этом случае не следует выражение типа I am going to write you (я собираюсь вам написать) переводить, обязательно используя слово «собираться». Можно сказать куда проще: I’m gonna write you (я напишу вам).

В устной речи уже давно и активно используется упрощенная форма от to be going to – to be gonna. Это даже не слэнг, как многие думают, а общепринятая разговорная форма. I’m gonna call you tonight (по-американски вместо night можно написать и nite). Это вариант тоже куда более распространен, чем I will call you tonight. Так что, will обречен на медленное вымирание? Нет. Его тоже активно используют, но в качестве вежливого обращения: will you be so kind… will you close the door… To есть когда вас вежливо просят о некой услуге: закрыть дверь, окно, перезвонить, зайти позже… Так же активно will используется в кратких ответах, когда спрашивают о ваших либо не ваших действиях в будущем времени: Will you come tomorrow? (He придете ли вы завтра?) I heard you’re gonna make up a new song? (Слышал, вы собираетесь состряпать новую песню?) Yes, I will (да, приду, да, буду, да сделаю).

Не то чтобы will сдавал позиции. Просто come и gonna отвоевывают позиции под лучами англоязычного солнца.

Конечно, об активном разговорном American English – языке общаг, кухонь, «Макдональдсов», спортивных площадок, колледжей и казарм – можно говорить еще и еще, но, как выражаются американцы: next time – как-нибудь в следующий раз.

Современный английский язык не ограничивается одним лишь разговорным. У английских и американских газет, например, своя лексика, которую тоже надо уметь понимать. Свой язык и у деловой переписки, свои законы, свои правила и свое оформление. Вот сейчас мы и коснемся этого самого активного языка американского бизнесмена.

* ДЕЛОВОЙ АНГЛИЙСКИЙ

Если классик сказал о русском языке, что это великий и могучий язык, то про английский можно смело сказать, что это великий и… разный язык. То, что хорошо для улиц и кухонь или для газет и журналов, совершенно не подходит для делового общения, т.е. переписки. Business english входит в нашу жизнь так же повсеместно, как и слэнг. На английском языке переписывается сейчас весь деловой мир, и у этой переписки вполне строгие, конкретные законы, которые опять-таки диктует Америка и которые знают и соблюдают и немцы, и японцы, и итальянцы… Их должны знать и мы. У нас, к сожалению, и раньше отсутствовала и сейчас практически отсутствует культура делового письма: у каждой фирмы – свои формы и бланки, свой стиль. Ну, а в Америке деловая корреспонденция, составленная, скажем, в Алабаме, не будет отличаться от корреспонденции Аляски либо канадских Ванкувера или Оттавы. Поэтому мы сейчас, после знакомства с разговорным английским языком Америки, заплывем и обследуем еще один остров – остров современного делового английского языка американцев.

* СТИЛИ, СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ, «КРАСНЫЕ СТРОКИ» И «СКЕЛЕТ» ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Итак, стиль.

Что нужно учитывать, кроме правильного оформления письма? Образно говоря: написать деловому партнеру письмо – все равно что познакомиться с девушкой. Вам нужно произвести хорошее впечатление и своим внешним видом, и манерой поведения, особенно в тот момент, когда вы только вступаете в контакт. В этом случае ваша деловая переписка – это ваша визитная карточка. Тут нет мелочей, все важно: и бланк, и стиль, и оформление… Необходимо соблюдать все те правила, которые отсутствуют у нас и достаточно традиционны и конкретны там, у них. Конечно, кто-нибудь, ознакомившись с моими последующими примерами, может возразить: мол, вот я переписываюсь с американским бизнесменом, а у него и это не так, и то не эдак… Да, действительно, и в самой Америке деловые люди порой не всегда представляют, как правильно лексически, стилистически и, что еще более важно, психологически вести переписку с партнером. Короче, некоторые их деловые письма не всегда являются хорошим примером для нас, что вы, кстати, и увидите при сравнении различных вариантов одного и того же письма.

Ну, а вначале буквально несколько слов о правильном графическом оформлении.

Все предложения должны начинаться от одной вертикальной линии, то есть не нужно соблюдать никаких «красных строк». Вот посмотрите пример.

John McWillson

 Assistant Director

 GML Office, West Str. 88, 38

 New York 6787NY

Julia Hatch

High Str/ 84 24

Dublin 45773JI

Ireland

September 4, 1995

Dear Julia Hatch,

Our innovative course offers structured broad-based traiding in Management Research and Consultancy Methods.

It is an advanced, one year course for academics, management practitioners, or those wishing to pursue a career in academia or consultancy.

It is twelve month programme leading to a Masters degree or on successful completion, offers the option of continuing for a further twenty four months to study for a PhD in Management Studies within the Business School.

For further details please contact Dr Diana Person.

Sincerely Yours

John McWillson

Вы видите так называемый полностью закрытый тип делового письма. Это самый оптимальный вариант. Его можно встретить чаще всего, так как он простой и очень удобный. Рассказывая далее о других стилях деловых писем, попробую объяснить их неконкурентоспособность с полнозакрытым стилем, хотя все классические стили в мире деловой переписки редко существуют в чистом виде. Говоря языком биологов, они (стили) скрещиваются, давая различные гибриды и вариации. Правда, все это часто сводится к таким мелочам, как запятая или двоеточие после обращения, либо к переносу места даты.

Но вернемся к полнозакрытому письму. Если вы сами строите письмо, то стройте его вертикально, т.е. каждая новая строчка должна начинаться строго под первой. (Так повелось потому, что практически все письма печатаются на компьютере и нет надобности ставить пробел для пресловутой «красной строки», доставшейся нам в наследство от предков, писавших свои книги при лучине и вырисовывавших первую букву вязью, отчего верхняя строчка начиналась с заметным отступом от края. Времена изменились, и традиция постепенно отмирает. Хотя, если честно, «красные строки» еще существуют в нашей деловой переписке – из эстетических соображений, но об этом чуть ниже.)

Каждое смысловое предложение нашего письма (или смысловой блок из двух-трех предложений) отделяется от предыдущего клавишей «ввод», чтобы было удобнее читать текст. Все же те пособия, что я видел, почему-то дают докомпьютерные формы делового письма с «красными строками» и подписями в правом углу. Это так называемый полузакрытый тип письма, который несколько устарел для деловой переписки, но все еще иногда используется:

THE UNIVERSIRY OF BRITISH COLUMBIA

Biotechnology Laboratory

Room 237 – Westbrook Building

6174 University Boulvard

Vancouver, B.C.Canada V6T 1W5

Tel:(604)228-4838

Fax:(604)8-2114

Office of Director

November 20, 1990

Dear Sir/Madam.

Thank you for your letter enquiring about a position with the Biotechnology Laboratory at the University of British Columbia. I regret that we have no positions available which require your qualifications.

Yours sincerely,

David Grow

Administrator

В этом вежливом «от-ворот-повороте» классический полузакрытый тип делового письма весьма уместен потому, что мы имеем дело с престижным университетом Британской Колумбии (вот куда меня заносило в свое время!), где эдакий торжественный официоз никого не смутит. Адрес отправителя, как видим, и подпись сдвинуты вправо – как при «красной строке». Этот стиль оправдан в оформлении писем по поводу каких-либо значимых событий, соболезнований или же просто писем-поздравлений с днем рождения вашего партнера по бизнесу. Существуют и иные моменты, к которым мы еще будем обращаться, где полузакрытый тип письма так или иначе оправдан. Думаю, что суть его вам более или менее понятна.

Конечно, это не принципиально, где вы поставите дату отправления письма, в правом или в левом углу, в самом верху бланка или сразу под адресом, но тот вариант, что я привел первым, более стандартен и, согласитесь, прост при работе на компьютере. Он и используется чаще всего. Есть еще просто закрытый стиль оформления писем. Он отличается от полнозакрытого лишь тем, что дата и подпись сдвинуты вправо…

John McWillson – это адрес отправителя

 Assistant Director

 GML Office, West Str. 88, 38

 New York 6787NY

Julia Hatch

High Str/ 84 24 а это адрес получателя, так называемый внутренний

Dublin 45773 JI адрес; такой же должен стоять и на конверте

Ireland

September 4, 1995

Dear Julia Hatch,

Our innovative course offers structured broad-based traiding in Management Research and Consultancy Methods.

It is an advanced, one year course for academics, management practitioners, or those wishing to pursue a career in academia or consultancy.

It is twelve month programme leading to a Masters degree or on successful completion, offers the option of continuing for a further twenty four months to study for a PhD in Management Studies within the Business School.

For further details please contact Dr Diana Person.

Sincerely Yours

John McWillson

… что не совсем удобно, правда?

Не имеет принципиального значения и то, что вы ставите после обращения Dear Sir (или Dear Mr Henry) – запятую или двоеточие. Англичане предпочитают первое, американцы – второе. Правда, это опять-таки перемешалось. Очень часто ставят запятую и американцы, ибо это проще. В классическом полнозакрытом письме вообще нет никаких знаков препинания ни после приветствия, ни после обращения, но на практике это правило не прижилось. Все предпочитают после «Dear Sir» ставить либо запятую, либо двоеточие. Это как-то культурнее. Другое дело, что в упрощенном стиле вообще отсутствуют приветствие и подпись, что и является его главным недостатком:

 NIRP

NATIONAL INSTITUTION OF RETIRED PERSONS

October 14, 1992

Ms. Iva Savitsky

 Attorney-at-Law 200 Center Str.

 Freeport, Vermount 66521

Guest Lecture

The member of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.

The NIRP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.

The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.

HENRY PARSELL, PRESIDENT

HP: vt

К подобным упрощениям практически редко прибегают, ведь в таком письме отсутствует «демонстрация вежливости» – важнейшие атрибуты: «дорогой», «дорогая/сэр», «мисс» и «искренне Ваш». Без них послание напоминает скорее памятку, чем обращение к кому-либо. Упрощенный стиль в чистом виде я пока не встречал. Элементарная культура общения заставляет людей писать в начале «Dear Sir» (если вы не знаете, к кому обращаться по имени) и «Sincerely Yours» в конце. Американец, как и англичанин, не станет жертвовать возможностью произвести хорошее впечатление ради сомнительной выгоды упрощений и экономии.

А вот квадратный стиль делового письма:

 NIRP

NATIONAL INSTITUTION OF RETIRED PERSONS

Ms. Iva Savitsky

October 14, 1992

Attorney-at-Law

 200 Center Str.

 Freeport, Vermount 66521

Dear Ms. Savitsky:

SUBJECT:Guest Lecture

The member of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.

The NIRP meets every Tuesday at 8 P. M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.

The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.

Sincerely Yours,

National Institution Of Retired Persons

Henry Parsell

President HP/vt

Внутренний адрес, дата, подпись президента компании и инициалы отправителя письма составляют как бы квадрат. Но у этого стиля тот недостаток, что письмо неудобно набирать на компьютере – вон куда нужно загонять и дату, и инициалы составителя – и так же неудобно быстро просматривать текст сверху вниз. Приходится «стрелять» глазами то влево, то вправо. На практике этот стиль если и встречается, то в урезанном виде: в правом верхнем углу оставляют лишь дату, а все остальное – как в упрощенном или полнозакрытом письме. Или лишь инициалы секретаря остаются в правом нижнем углу.

Как видим из примеров, полнозакрытый побеждает все прочие стили, так как является самым удобным и практичным.

А сейчас пройдемся по «скелету» делового письма.

Первое. Письмо печатается без всяких исправлений (оставьте их в черновом варианте). Можно, а иногда и нужно из чисто психологических соображений писать и от руки. Но об этом важном, на мой взгляд, нюансе чуть ниже.

Второе. Текст необходимо разбивать на «смысловые параграфы». Делается это для того, чтобы облегчить чтение. И для красоты, естественно, тоже. Если ваше послание уж очень длинное, то разбейте его на два-три абзаца. Не допускайте, чтобы за однострочным параграфом после пробела шел пяти-шести-семистрочный. Это будет тяжело смотреться.

Третье. Белое пространство. Оно должно равномерно окружать ваш текст. Если в письме лишь одно или два-три коротких предложения, не печатайте их вверху; найдите для этого «золотую середину». Если вам не хватает одного листа (правда, лучше все же уместиться на одной странице, чему я вас попытаюсь научить), то используйте второй, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края.

* СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ПИСЬМА

 Первое – это «шапка», т.е. то, что уже отпечатано в верхней части бланка – данные вашей фирмы (если вы, конечно, пишете от ее лица; а если от себя лично, то можете обойтись без «шапки»).

MAGATON/S Department Store

12745 Bulset Strip

Los Angeles, California 941474

 Второе – это дата (например, December 21, 1996), которая ставится несколькими строчками ниже «шапки» (ее, впрочем, ставят иногда сверху).

 Третье – это внутренний адрес. Хотя адрес вашего партнера уже есть на конверте, тем не менее он обязательно указывается и в письме. Точнее, перед письмом после даты:

Cetrum Collection Agency

4376 Hollywood Boulevard.

Los Angeles, California 947651

 Четвертое – это приветствие. «Dear Sir» – если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо там, куда вы его посылаете; обращение «Gentlemen/Gentlemen and Ladies» приемлемо лишь в тех случаях, когда ваше письмо носит уж совсем дипломатически-официальный характер, а в нашем случае это не годится.

 Пятое – это сам текст.

Шестое – это подпись. Сюда входят: пара теплых слов Sincerely Yours, Truly Yours, Faithfully Yours, Best Regards, ваши имя и фамилия плюс должность: Sergey Ivanov, the Executive Director. В подписи, как это ни парадоксально, главное – ваша роспись. Да-да! Если мы доверяем только разным гербовым печатям, то на Западе самое важное – подписаться под всем тем, что было написано выше. Ваш автограф и ваши краткие данные, телефон или некий адрес у них ценятся повыше всех наших печатей, за которыми часто не видно самого человека.

И, наконец, седьмое – это инициалы того, кто это письмо отправлял и писал: MG/vr. Прописные буквы – это ваши инициалы, а вторые две буквочки, строчные, – это инициалы, к примеру, вашей секретарши, которая набирала текст. Вместо «дэш», что идет после ваших инициалов, можно ставить и двоеточие: MG:vr, это большого значения не имеет. Седьмой пункт кому-то покажется не особо существенным, но для щепетильного американского бизнесмена тем не менее он является важным. Это дань уважения – напомнить, кто работал над составлением документа.

Я обещал рассказать, когда можно и нужно писать письма от руки. Видите, не забыл. В принципе от руки можно писать всегда, если у вас черный стержень. При этом вы должны писать разборчиво, печатными буквами. Последнее особенно важно, когда вы пишете от себя лично. Тогда ваше письмо получается более интимным, более доверительным, что ли. Вы демонстрируете этим, что повод, по которому вы пишете, вас волнует. Это особенно важно учитывать, если вы – студент из малообеспеченной семьи или, к примеру, чернобылец и у вас есть шанс поехать на стажировку, принять участие в благотворительной акции или просто отдохнуть в молодежном лагере. Тогда ваш «Reference» даже желательно писать от руки примерно в таком духе:

Dear Sir,

I would be very very grateful to your company if I only could use such a wonderful chance to have study practice in the USA where I might have improved my English and met new friends…

послание выглядит более сердечным и заинтересованным, чем, к примеру, напечатанное на лазерном принтере и рисующее в воображении, скорее, преуспевающего молодого референта, чем нуждающегося в помощи бедного студента. Но не забывайте, что все каноны и форма построения делового письма – «шапка», дата, приветствие, сам текст и подпись – сохраняются. Также учтите, что в английском языке уже давно не употребляется так, как в русском, пропись с различными выкрутасами, завиточками и наклоном в правую сторону. На Западе все больше пишут прямо, печатно, без наклона, а если и с наклоном, то в левую сторону. Пропись с правым наклоном тем не менее существует. Ее используют в каких-либо особых, торжественных случаях: при поздравлениях с юбилеем, свадьбой или с наградой английской королевы…

На Западе (да и на Востоке) к компьютерам уже настолько привыкли, что даже друзья пишут друг другу письма на компьютере, что для них (и для многих из нас) привычней и быстрей, чем отыскать авторучку, лист бумаги и черкануть несколько строк. Даже если вы переписываетесь с человеком, с которым у вас достаточно добрые и дружественные отношения, то и тогда соблюдайте все принципы деловой переписки. Вот почитайте письмо директора американского лагеря отдыха, который относился ко мне, как к своему сыну:

October 8, 1992

Hi, Michael,

I am asking for your help! We have been advised by the Post Office to send you two letters. One addressed to you at Bellorussia and one addressed to same name, same address, and instead of «Bellorussia» Byelarus, Russia.

Please send us a card or letter as soon as you receive this letter along with the date received. We were told that if the address is not the current, correct one you will not get the mail. Your shirt is ready to be mailed but we do not want to lose it or not have you receive it.

Our best to you and much love from all at Camp Aldersgate and especially the Thomas Family.

Jeffrey C. Thomas

Director

JCT: v

Как видите – вполне дружеское письмо; тем не менее оно выдержано в канонах деловой переписки. Лишь только «Hi» вместо официального приветствия.

Вернемся к традиционному деловому письму.

Следующее, что надо сделать при составлении делового письма, – это избавиться от желания «звучать» слишком по-деловому. Вот, к примеру, фраза:

As per you request, please find eclosed herewith a check in the amount of $16. 49.

Такие выражения, как «herewith» и «as per», не создают ничего, кроме излишней чопорности. А вам просто надо найти нечто среднее между дружеским и официальным тоном.

As you requested. I am enclosing a check for $16. 49.

Второй пример более прост, понятен и продуктивен. Да и более лаконичен. И еще. Забудьте в деловой переписке про все разговорные сокращения. Пишите не «don’t», a «do not», не «isn’t», a «is not», не «haven’t», a «have not» и т.д.

Учитывая все сказанное, просмотрите список словосочетаний, которых лучше избегать в деловом письме: хотя эти выражения и часто встречаются у американцев, янки не считают их подходящими для деловых писем. Они слишком громоздкие и официозные.

according to our records acknowledge receipt of as to with reference to

 with regard to at hand on hand

 attached please find enclosed please find

 attached hereto enclosed herewith enclosed please find

 beg to inform

 beg to tell

 for your information

 hereby

 heretofore

 herewith

 I have your letter I wish to thank may I ask

 in due course of time in receipt of in the near future in view of

 our Mrs Johnson permit me to say pursuant to thank you again

 thank you in advance thereon

Все эти слова и словосочетания взяты из архивов американской деловой переписки; сами американцы советуют друг другу их не употреблять. А вот еще список слов и выражений, которых, следует избегать (левый столбик), а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике:

 Вместо= Пишите

Advice/ inform=say/ tell/ let us know

 Along these lines-like

 On the order of=as/ according to

 at an early date/ at your earliest convenience=soon/ today/ next week/ a specific date

 at this time/ at the present time/ at this writing=now/ at present

 Check to cover=check for

 Due to the fact that=because

 For the purpose of=for

 Forward=Send

 Free of charge=Free

 in accordance with=According to

 in advance of/ prior to=Before

 in compliance with=as you requested

 in the amount of=For

 In the event that=if/ in case

 kindly=Please

 of recent date=Recent

 Partly=person/ a specific name

 Subsequent to=after/ since

 The writer/ the undersigned=I/ me

 Up to this writing=untill now

А теперь сравните две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант отличается от первого.

Dear Mr Fergusson,

 With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.

 I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.

 For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached please find a list of said dealers.

 Hoping you understand.

 Yours truly…

Ошибка этого варианта в том, что употребляются слова «said» (здесь: «упомянутые») и «same» («его же»), которых вообще нужно избегать, а вместо «deem» лучше писать «believe». Причастные обороты looking forward to your early reply, hoping to hear from you soon, thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать в концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply; I hope to hear from you soon; Thank you for your interest. Теперь прочтем откорректированный вариант.

 Dear Mr Fergusson,

 We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.

 As a manufacturer we sincerely appreciate your interest in Nashito. products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.

 Sincerely yours…

Согласитесь, второй вариант и понятнее, и в то же время вежливее. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу. Никогда не обвиняйте своего клиента, используя выражения типа: «your error/your failure». Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком уж агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due. your credit rating is in jeopardy.

Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения, и тогда даже бандиту с большой дороги будет приятно вести с вами дела. (Шутка.)

Любое светское письмо станет теплее, если вы напишете обычное «please» или «thank you». Вместо We have received your order лучше написать Thank you for your recent order, вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September bill – Please accept our sincere apologies for the error in your September hill.

Вторая версия нашего письма более удачна еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость – это, по большому счету, оружие, и надо уметь им пользоваться.

Ваше письмо должно быть в первую очередь ориентировано на клиента. К примеру, Please accept our apologies for delay является просто вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.

Конечно, это не значит, что следует избегать местоимений «I» и «we», но уж если вы их употребляете, то учтите следующее: пишите «I» – когда говорите от себя лично, a «we» – когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения «our company» – все это звучит несколько напыщенно, как если бы отправитель вместо «я» постоянно называл себя полным именем…

Внимательнее и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным.

Теперь сравните еще два письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.

Вариант первый:

Dear Ms Mitchell,

 Having conducted our standard credit investigation we have concluded that it would be unwise for us to grant you credit at this time.

 We believe that the extant of your current obligations makes you a bad credit risk.

 As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts only to those customers with proven ability to pay.

 Please accept our sencere regrets and feel to continue to shop at Alien’s on a cash basis.

Вариант второй:

 Dear Miss Mitchell,

 I am sorry to inform you that your application for an Alien’s charge account has been turned down.

 Our credit department believes that because of your current obligations additional credit might be difficult for you to handle at this time.

 Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We will be delighted of course to reconsider your application in the future should your financial responsibilities be reduced.

 Until then we hope you will continue to shop at Alien’s where EVERY customer is our prime concern.

 Sincerely Yours…