Текст книги "Как находить два лишних часа каждый день"

Автор книги: Джеймс Джуди

сообщить о нарушении

Текущая страница: 8 (всего у книги 17 страниц)

Глава восьмая
Организация встреч и мероприятий

Советы

• Определите свои конечные цели.

• Действительно ли необходимо проведение этих мероприятий?

• Составьте конкретную программу и разошлите ее копии всем участникам.

• Установите время начала и окончания мероприятия.

• Председательствуйте эффективно.

• Согласуйте окончание мероприятия. Кто закроет его? Каким образом? Когда он сделает это?

Собрания – самые ненасытные Губители времени. Многие люди проводят целые дни, переходя с одного из них на другое и выпивая пунш в промежутках. Только обладающие своеобразным характером люди могут получать удовольствие от посещения собраний. Обыкновенно они бывают:

1. очень печальными, или

2. очень занудными, или

3. очень пугливыми.

Занудные люди любят использовать собрания как трибуну, с которой они готовы говорить до бесконечности. Пугливые люди – это чаще всего менеджеры, которые боятся, что им не хватит настоящей работы на целый рабочий день. Посещая собрания, они убивают свое время и создают видимость занятости в остальную часть дня. Или, возможно, они знают, что их ждет настоящая работа, но так боятся людей, которыми им нужно управлять, что предпочитают скрываться от них на совещаниях. Собрания служат им убежищем, защищающим от трудностей и проблем.

Собрания должны иметь предмет

Собрания приносят пользу только тогда, когда они предметны. Иметь предмет – значит быть призванным чего-то достичь и в итоге достичь этого. Нет ничего более беспредметного, чем проводить совещание ради самого совещания. Каждое собрание должно быть посвящено какому-то очень важному вопросу, так как оно отвлекает людей от их работы. Собрания, проводящиеся эффективно, должны соответствовать следующей стратегии:

Планирование

• Спланируйте собрание заранее. Вы должны знать, с какой целью оно проводится.

• Составьте программу собрания и заблаговременно разошлите ее всем участникам. Убедитесь в том, что программа написана ясно и конкретно. Если вы напишите просто «Обсуждение бюджета», то участники не смогут понять, идет ли речь о бюджете прошлого года или следующего. Напишите краткую аннотацию под названием каждой темы, в которой было бы также указано, сколько времени отводится для ее обсуждения. Вот советы, которые помогут вам правильно составить программу:

– Объясните, с какой целью проводится собрание.

– Проанализируйте предмет собрания.

– Распределите, сколько времени отводится для обсуждения каждой темы.

– Установите время начала и окончания собрания.

– Определите, какая цель стоит перед каждым из участников собрания.

– Объясните ее каждому из них или предложите им участвовать только в интересующей их части собрания.

• Заранее обсудите собрание с каждым из его участников. Составьте себе представление о взглядах и интересах каждого. Это нужно сделать до, а не во время собрания.

• Позаботьтесь о том, чтобы помещение, предназначенное для проведения собрания, было комфортным. Воздух ни в коем случае не должен быть спертым, а освещение тусклым.

• Подумайте, стоит ли предлагать участникам освежающие напитки и закуски. Когда люди относятся к собраниям как к приятному перерыву в работе, собрания становятся гораздо более продолжительными.

• Подумайте дважды, прежде чем решите предложить участникам стулья. Самые быстрые собрания проводятся стоя.

• Установите строго фиксированное время начала и окончания собрания.

• Не распускайте собрание раньше заявленного срока окончания, даже если участники хотят разойтись.

• Начинайте собрание вовремя, даже если пока вы единственный, кто присутствует на нем.

• Всегда назначайте председателя собрания.

• Всегда назначайте ведущего протокол собрания.

• Всегда назначайте ответственного за соблюдение регламента.

• Никогда не включайте в программу пункты типа «Прочие вопросы». Вновь возникшие вопросы должны быть включены в программу следующего собрания.

Собрание должно быть кратким

• Проводите каждое собрание в определенном стиле мышления. Некоторые из них могут быть посвящены относительно быстро решаемым, обыкновенным деловым вопросам. В таком случае планирование будущего развития и поиск творческих идей должны быть включены в программу другого собрания. Эти два типа вопросов требуют применения различных стилей мышления, один из которых неизбежно будет подавлять другой.

• Поиском творческих идей лучше всего заниматься самостоятельно. Попросите участников обдумать свои идеи заранее. Собрание же используйте для того, чтобы обсудить их и прийти к коллективному решению.

• Если собрание переходит в скандал, попросите кого-нибудь вновь направить его в положенное русло. Этим человеком отнюдь не обязательно должен быть председатель, не участвующий в собрании, или беспристрастный «третейский судья».

• Напишите конечную цель собрания на большом листе бумаги и прикрепите его к стене. Когда разговор будет отклоняться от темы, обращайте внимание присутствующих на этот плакат.

• Собрания, перерастающие в скандал, отнимают больше всего времени. Объявите участникам, что они могут ставить на повестку дня свою жалобу или проблему только в том случае, если одновременно предлагают и способы ее решения.

Управление собранием

• Следите за тем, чтобы собрание двигалось в запланированном направлении. Избегайте того, что может отвлечь присутствующих от темы или помешать прийти к общему решению. Также постарайтесь, чтобы участники собрания договорились о способах, которыми предполагается претворять в жизнь полученное решение.

• Спросите себя, зачем вы приглашаете на собрание каждого из предполагаемых участников. Не получится ли так, что многие из них познакомятся с вашим проектом уже во время его обсуждения? Готовы ли вы разрешить людям уходить с собрания сразу после того, как вопрос, ради которого они туда пришли, будет обсужден? Что может быть ужаснее, чем присутствовать на собрании, тема которого не имеет никакого отношения к вам и вашей работе!

• Поддерживайте темп собрания, задавая прямые вопросы, когда это необходимо.

• Если ваши собрания часто перерастают в скандал, раздайте каждому из участников по десять цветных фишек. Скажите им, что каждый раз, когда они будут брать слово, им придется расставаться с одной из них. Вместе с фишками кончится и их право выступать. Этот способ заставит любителей поболтать быть более осмотрительными.

• Напомните участникам, что, несмотря на то, что есть место и тема для разговора, цель собрания – достичь соглашения. Скажите, что всякий конфликт только отдаляет достижение этой цели.

Вы участник собрания

• Если вы не председатель, а рядовой участник собрания, то помните, что от вас и таких как вы зависит, насколько успешным окажется собрание.

• Позаботьтесь о том, чтобы ваши выступления были ясными, конкретными, краткими и позитивными.

• Говорите простым языком. Избегайте неуместного формализма и непонятных другим слов.

• Используйте профессиональный жаргон только в том случае, если вы уверены в том, что им владеют все присутствующие.

Вы председатель собрания

• Если вы председатель собрания, убедитесь в том, что темы для обсуждения сформулированы таким образом, что от них нельзя уклониться в сторону. Будьте тверды и настойчивы, обрывая тех, кто переговаривается и шепчется между собой.

• Управляя собранием, пользуйтесь не только словами, но и языком телодвижений.

• Смотрите в глаза каждому из участников, чтобы проверить, в какой степени он понимает, интересуется и соглашается с оратором.

• Перед тем как двинуться дальше, фиксируйте ключевые моменты.

• Ведите протокол собрания. Это поможет прояснить:

Принятые решения.

Согласованные действия (в частном и общем масштабе).

Кто настаивал на принятии тех или иных решений.

Когда они будут выполнены.

• После того как каждый из пунктов программы будет рассмотрен, выберите ответственного за выполнение принятого решения. Убедитесь, что с его кандидатурой согласны все присутствующие. Затем вычеркните этот пункт из списка. Убедитесь, что за выполнение каждого решения несет ответственность один человек.

• Установите сроки выполнения каждого решения.

• В конце собрания обязательно подведите итоги.

• Оцените, насколько эффективным было собрание.

Два типа собраний

Если вы организуете собрание, помните, что очень важно правильно подобрать для него помещение. Большая часть собраний призвана

• предоставлять информацию или

• принимать решения.

Предоставление информации

• Число участвующих в таких собраниях может быть больше, чем в собраниях, имеющих своей целью принятие решений. На них может присутствовать более пятнадцати человек, а вы можете принимать меньше непосредственного участия в проведении собрания.

• Собрания этого типа желательно проводить в клубах, классных комнатах, театрах или помещениях в форме буквы U.

• Лидер собрания должен демонстрировать свои властные полномочия.

• Особое внимание следует уделить подготовке и планированию собрания.

Принятие решений

• На собрании должно присутствовать не более двенадцати человек.

• Такие собрания лучше проводить в зале заседаний совета директоров или в помещениях в форме буквы U.

• Лидер собрания должен быть примиряющей стороной или председателем.

• Особое внимание следует уделить открытой дискуссии.

Как прервать выступающего

На каждом собрании приходится сталкиваться с людьми, создающими трудности. Они Губители времени, и с ними необходимо бороться. Вот какими способами они могут препятствовать нормальному ходу собрания:

1. Возвращение к старому

Они хотят вернуться к обсуждению темы прошлого собрания, тем самым не позволяя текущему собранию двигаться вперед по намеченному плану.

Ваши действия: спросите, какие именно темы прошлого собрания они бы хотели обсудить еще раз. Составьте список этих тем и пообещайте, что они войдут в программу следующего собрания. Если они имели возможность обсудить эти вопросы в прошлый раз, но не сделали этого, спросите их, что послужило причиной этому. Перед тем как закрыть собрание, спросите их, все ли темы обсуждены должным образом.

2. Драка

Некоторые люди всегда провоцируют драку. Им нравится противоречить: таким образом они самоутверждаются.

Ваши действия: разрешите им устроить дискуссию, но следите за тем, чтобы она не переросла в драку. Напомните участникам конфликта о регламенте и предложите им изложить свою точку зрения в письменном виде. Затем скажите, что вы вынуждены продолжать собрание. Чем тривиальнее тема дискуссии, тем меньше времени должно отводиться на ее обсуждение.

3. Замалчивание

Некоторые люди молчат на протяжении всего собрания, но как только оно подходит к концу, вдруг выясняется, что им есть что сказать.

Ваши действия: следите за такими людьми. Постоянно просите их прокомментировать чем-то мнение или высказать свою точку зрения. Если они утверждают, что у них нет своего мнения по данному вопросу, спросите, почему.

4. Разглагольствование

Такие люди высказывают свою точку зрения по любому поводу, говоря долго и пространно.

Ваши действия: выслушайте пару их замечаний, чтобы продемонстрировать свою беспристрастность, но потом не обращайте на них внимания и предоставляйте слово более спокойным коллегам. Задавайте им прямые вопросы. Если никакие другие средства не помогают, проявите напористость: «Я думаю, что все мы знаем мнение Брайана, поэтому теперь мне бы хотелось спросить, что думает по этому вопросу Тревор».

5. Обман

Обманщика не интересует программа собрания, он ищет повода придраться к разным мелочам, например усомниться в правильности статистических данных.

Ваши действия: быстро прерывайте таких людей, но не оскорбляйте их. Напомните о регламенте и скажите, что вы должны придерживаться темы собрания.

6. Шутки

Есть весельчаки, всегда готовые разрядить атмосферу забавной шуткой, но следите, чтобы эти шутки не начали отнимать время у собрания.

Ваши действия: улыбнитесь, но, как и в предыдущем случае, напомните шутнику о регламенте и необходимости придерживаться намеченной темы.

7. Сопереживание

Некоторые люди уделяют слишком много внимания таким не относящимся к делу мелочам, как пирожные, чай, температура воздуха в помещении, а также болтовне о детях и праздниках.

Ваши действия: прервите их так же, как и в предыдущих случаях. Избежать подобных разговоров можно, если не накрывать стол для участников собрания. Предложите желающим обсудить личные вопросы – остаться для этого после окончания собрания.

8. Неуместное молчание

Вам нужно знать мнение этих людей, но им недостает уверенности в себе, чтобы взять слово.

Ваши действия: мягко и дружелюбно предложите им высказать свое мнение. Если это не помогает, поговорите с ними наедине перед началом собрания и объясните, что их мнение действительно имеет большое значение для всей дискуссии. Скажите, что конкретно вы хотели бы услышать от них, и дайте им время для подготовки. Если и после этого они не смогут высказаться, постарайтесь обойтись без их мнения.

9. Опоздания

Кажется, некоторые люди готовы опоздать даже на собственные похороны. Они мешают проведению собрания тем, что опаздывают, а потом отвлекают других, пытаясь выяснить, о чем говорилось до их прихода.

Ваши действия: ни в коем случае не прерывайте собрание, когда заходит опаздывающий. Достаточно поприветствовать его кивком головы. Следите за тем, чтобы внимание присутствующих было сосредоточено на выступающем, а не на нем. Хороший способ привить своим служащим пунктуальность – объявить, что последний из вошедших будет вести протокол собрания или делать какую-то другую неприятную всем работу.

10. Плохой председатель

Возможно, какой-то человек настаивает на том, чтобы быть председателем собрания, но плохо справляется со своими обязанностями. Он может навязывать присутствующим свою точку зрения или, наоборот, быть безучастным к ходу дискуссии.

Ваши действия: предложите менять председателя собрания и каждого участника назначать председателем в порядке очереди. «Забудьте» об этом человеке, когда подойдет его очередь председательствовать в собрании.

Как организовывать собрания: советы

• Спросите самого себя или своего менеджера, действительно ли необходимо проведение собрания.

• Нельзя ли провести собрание по телефону или в форме телеконференции?

• Убедитесь, что оно будет удобно для каждого из участников.

• Попробуйте отменить несколько собраний и посмотреть, как пойдут дела после этого.

• С какой целью вы собираетесь провести собрание?

• Продумайте темы дискуссий. Вместо «Как остановить уход из нашей фирмы сотрудников?» укажите «Как удержать сотрудников в нашей фирме?».

• Приглашенные на собрание должны иметь возможность участвовать в составлении программы.

• Строго следите за дисциплиной. Не пускайте на собрание опоздавших. Повторение уже сказанного отнимает драгоценные минуты.

• Продумайте, как рассадить участников собрания. Постарайтесь, чтобы любители поболтать сидели подальше друг от друга.

• Убедитесь, что каждому из присутствующих будет удобно видеть и слышать все происходящее.

• Перед началом собрания убедитесь, что все необходимое оборудование на месте.

• Запишите то, что вам необходимо помнить, на обратной стороне вашей папки ведущего. В отличие от всего остального, ее вы наверняка не потеряете и нигде не забудете.

• Планируйте собрания таким образом, чтобы они продолжались не более получаса.

• Пресекайте посторонние разговоры во время собрания.

• Проводите собрания в таком месте и в такое время, которое было бы удобным для всех. Вы находитесь в пути? В таком случае вы можете провести собрание в поезде или на станции. (Ведущие транспортные компании оборудовали на станциях специальные залы заседаний, оснащенные телефонами и факсами.) Вы находитесь в придорожной гостинице? На этот случай в них существуют специальные залы заседаний, в которых есть компьютеры, Интернет, телефон и все прочее, что необходимо для проведения собрания. А может быть, вы летите на самолете?

• Может ли собрание быть проведено посредством видеоконференции?

Как организовывать мероприятия: советы

Чтобы организовать мероприятие, вам потребуется сохранять ясность мысли даже в критических ситуациях. Вот советы, которые помогут вам в этом.

Как подготовить место проведения мероприятия

• Убедитесь, что вы достаточно хорошо понимаете, с какой целью проводится мероприятие, и вкратце объясните эту цель своей команде.

• Когда вы будете осматривать предполагаемое место проведения мероприятия, пообщайтесь с его персоналом. Сотрудники, принимающие заказы, всегда дружелюбны и готовы помочь, однако не стоит думать, что такими же окажутся те, кто будет обслуживать ваше мероприятие.

• Убедитесь, что автостоянка сможет вместить достаточное количество автомобилей.

• Не просто заказывайте оборудование (например, столовые приборы, мебель и так далее), а попросите позволить вам осмотреть его. Гостиницы печально известны тем, что предлагают старое, сломанное оборудование, которое смотрится просто ужасно.

• Убедитесь в том, что в помещении имеется достаточное количество туалетов и они содержатся в чистоте.

• Осмотрите общие помещения, например холл. Можно ли будет их украсить?

• Смогут ли ваши гости найти дорогу из холла к тому помещению, в котором проходит мероприятие, с помощью бросающихся в глаза указателей?

• Хорошо ли работает система отопления/кондиционер? Не просто убедитесь, что работа этих систем вас удовлетворяет в настоящий момент, но и подумайте о том, насколько она будет удовлетворять вас в день проведения мероприятия. Возможно, что сейчас февраль, а вы заказываете помещение для конференции, которая будет проходить в июле.

• Попросите, чтобы в договоре была оговорена возможность отмены заказа.

• Обратите внимание на высоту потолков и освещение. Свет должен быть мягким и не слишком ярким. У некоторых людей низкие потолки вызывают клаустрофобию.

Как спланировать детали

• Используйте ежедневник. Оптимальным вариантом являются различные компьютерные программы для планирования, например предлагаемые компанией «Майкрософт».

• Вступите в Ассоциацию организаторов выставок.

• С самого начала ведите журнал, куда вносите имена всех людей, с которыми вы контактировали, их адреса и номера телефонов. Записывайте их все в одну тетрадь, в том числе и те, которые, как вам кажется, уже никогда вам больше не понадобятся. Всегда носите эту тетрадь с собой. Перепишите туда все номера телефонов из своей директории. Пусть этот журнал станет вашей настольной книгой.

• Назначьте ответственного за мелкие подготовительные дела, вроде рассылки по факсу схем проезда и уточнения времени. Снабдите его ответами на все обычные в таких ситуациях вопросы: какое будет меню, можно ли привести с собой гостей, как добраться до места проведения конференции, в котором часу она закончится, можно ли будет уйти оттуда раньше, будут ли напечатаны тексты докладов, можно ли будет не прийти на нее и так далее. Доверьте этому человеку выполнение всей подобной работы, иначе вам придется постоянно отвлекаться на нее.

• Бюджет. Этот вопрос встает особенно остро в ситуациях, когда времени до проведения мероприятия остается совсем мало. Когда вы и без того испытываете стресс от организации мероприятия, становится почти невозможно следить за состоянием кассы, квитанциями и мелкими расходами. Лучше поручите подобные дела кому-нибудь другому, имеющему опыт ведения финансовых операций и способному обращать внимание на мелочи, быть аккуратным и хладнокровным. Если этот человек еще и умеет торговаться, он для вас настоящая находка. Тем не менее следите за тем, чтобы он постоянно поддерживал с вами контакт. Обсуждайте с ним состояние вашего бюджета.

• Прежде чем приступите к организации мероприятия, составьте список расходов: сколько вам придется потратить на страховку, оборудование, гонорары докладчикам, аренду помещения и так далее.

• Не забудьте о налогах. Они могут весьма значительно сказаться на вашем бюджете.

• Планируя будущие расходы, учитывайте инфляцию.

• Убедитесь, что в приглашении указана вся необходимая информация. Одна компания, организующая конференцию, забыла указать в приглашении время ее начала, и была вынуждена потратить еще три недели на то, чтобы обзвонить всех приглашенных.

Как успешно провести само мероприятие

• Подготовьте все необходимое на случай непредвиденных ситуаций, в том числе запасные маркеры, степлер, ручки, чистые аудиокассеты, дополнительные экземпляры тезисов докладов и так далее.

• Пусть в вашем офисе присутствует кто-нибудь на протяжении всей конференции, чтобы люди могли позвонить туда в любой момент и получить ответы на возникшие вопросы.

• Храните письма с приглашениями в отдельных конвертах. Не разбрасывайте их на своем столе, это выглядит неопрятно. Кроме того, гости будут отвлекаться на то, чтобы постараться разглядеть, кто еще приглашен на конференцию.

• Организуйте приход гостей так, чтобы они заходили в переднюю дверь. Люди почему-то всегда заходят в заднюю дверь, а опоздавшие затем на цыпочках крадутся вперед через весь зал.

• Во время конференции люди обычно заказывают напитки и закуски. Чтобы это не подкосило ваш бюджет, договоритесь с администрацией гостиницы, чтобы она принимала заказы только от одного, назначенного вами человека.

• Всегда следуйте намеченному плану мероприятия. Это одно из главных правил проведения любой конференции или выставки.

• В течение всего года обращайте внимание на то, какие места показались вам подходящими для проведения конференций и почему. Запомните их.