Текст книги "Упростите свою жизнь. Наконец-то у нас стало больше свободного времени"

Автор книги: Вернер Тики Кюстенмахер

Соавторы: Марион Кюстенмахер
сообщить о нарушении

Текущая страница: 3 (всего у книги 5 страниц)

Легче позвонить по телефону

Много времени, которое, в конечном итоге, принадлежит вам, теряется из-за бесконечных разговоров по телефону. Если вы звоните по телефону, – это классический способ установить контакт. Но как вы можете по телефону добиться взаимопонимания, подобрать соответствующий тон и, прежде всего, определить подходящий момент для разговора?

Вот несколько советов Георга Вальтера, специалиста по коммуникативным отношениям. Он уже 10 лет дает консультации по этому вопросу людям, которые по долгу своей службы должны вести беседы по телефону.

Переключитесь с пассивного восприятия на активное.

Звоните прежде, чем позвонят вам. Для телефонных разговоров ежедневно отводите определенное время. Для важных телефонных разговоров выделите специальное время, зафиксировав это в вашем графике. Если вы не можете до кого-то дозвониться, договоритесь о конкретном дне и часе, когда вы перезвоните. Никогда не произносите неопределенную фразу: «Я перезвоню позже».

Когда звоните, называйте свое имя и фамилию. 90% тех, кто звонит по телефону, называют свое имя и этим вносят частичку личного, что положительно влияет на ход разговора. Если у вас плохая память на имена, запишите имя позвонившего. Время от времени (но ненавязчиво) обращайтесь к своему собеседнику по имени.

Будьте кратки. Помните также, что сегодня телефонные разговоры стали намного дороже, чем несколько лет тому назад.

Телефонные разговоры занимают, помимо этого, еще и рабочее время. Никогда не начинайте разговор с пустой фразы «Как дела?», так как она превращает беседу в болтовню. После короткого приветствия сообщите, что вы желаете, и о чем пойдет речь. Никогда не беседуйте по телефону слишком долго – часы, поставленные рядом с телефонным аппаратом и показывающие отведенное для этой процедуры время, помогут вам.

Беседу заканчивайте, если все важное уже обсуждено – как правило, это происходит через 5 минут. Прощаясь, назовите того, с кем разговаривали, по имени. Это оставит у вашего собеседника чувство, что вы серьезно к нему отнеслись. Если ваш деловой партнер заметит, что в ходе разговора вы забыли его имя, то вы произведете на него впечатление человека небрежного и невежливого.

Научитесь слышать язык тела.

При беседе по телефону воздействие достигается вашим голосом и тоном, которым вы говорите.

Используйте это как свое преимущество. Помните: то, что вы говорите, часто менее важно, чем то, как вы это говорите. Для лучшего общения представьте перед собой своего собеседника. Если вы хотите привлечь внимание другого, приспособьтесь к темпу его речи. Так вам будет легче установить с ним контакт и вызвать его симпатию. Слушайте внимательно и детально остановитесь на решении основной проблемы.

Старайтесь не давать обещаний, не перебивать собеседника, слушайте осознанно, подтверждая свое внимание с помощью междометий (достаточно «хм-хм» или короткого «да»).

Ваш голос по телефону соответствует положению вашего тела. Если вы сидите за письменным столом и погружены в себя, то и по телефону вы разговариваете с собеседником устало и зажато. Профессионалы в телефонных разговорах обычно ставят перед собой зеркало, чтобы контролировать выражение своего лица во время разговора. Если вы должны сообщить своему собеседнику неприятные известия, разговаривайте стоя.

Тогда голос будет звучать тверже и увереннее.

Не только голос, но и слова решают, насколько будет успешен ваш разговор по телефону. Позитивно сформулированные высказывания воспринимаются быстрее, чем негативные. Лучше всего вычеркнуть из телефонного словаря следующие пустые фразы: «Я не могу», «Мне надо», «Не уверен», «Разрешите вас перебить». Вместо них используйте следующие речевые обороты: «Я могу», «Я буду», «С удовольствием помогу вам». Почувствовали благотворное действие последних высказываний? Можете заменить это своими собственными выражениями, чтобы по телефону вы были естественны.

Записывайте правильно.

Если по роду деятельности вам приходится много звонить и заключать конкретные соглашения, то вам необходим хороший формуляр для записей бесед. Забудьте о напечатанных телефонных бланках, изготовьте собственные, где стоят графы: «Имя собеседника», «Фирма», «Телефон», «Время», «Тема разговора».

И включите дополнительно 3 следующих пункта:

• «Мои чувства и впечатления во время беседы по телефону»

• «Мои обещания»

• «Обещания собеседника»

Переделывайте свой формуляр до тех пор, пока он не станет для вас действительно необходимым помощником в работе. Храните свои записи – когда-нибудь, взглянув на них, вы сможете быстро вспомнить подробности разговора и подготовиться к повторному звонку тому же собеседнику. Интуиция в бизнесе играет совершенно особую роль. Поэтому записывайте не только факты, касающиеся дела, но и чувства, и впечатления.

Организуйте свой «переговорный пункт».

Обустройте рабочее место так комфортно, чтобы вам работалось здесь с удовольствием: порядок на рабочем столе, удобное офисное кресло, красивые письменные приборы и телефонный справочник.

Удобно ли держать в руке телефонную трубку? Удобно ли прижимать ее к уху? Знаете ли вы важнейшие технические хитрости своего телефонного аппарата (повторный набор номера, перевод звонка, автоответчик)? Если нет, сделайте звонок своему хорошему знакомому, в разговоре с которым вы можете без стеснения все проверить. Если вам приходится много звонить, попробуйте технику «headset»: во время работы с телефоном освободите обе руки. Это будет маленькой революцией в вашей работе.

Всегда в самую последнюю минуту?

Когда-то мы получили письмо: «Я учительница немецкого языка, по долгу службы мне надо проверять горы сочинений. Хотя эта работа и не очень для меня неприятна (я даже иногда нахожу ее занятной), но, несмотря на это, я постоянно откладываю ее на потом. Я нахожу для себя тысячу причин, чтобы не выполнять эту работу, и оправдываю себя. Часто я просто чувствую себя усталой и хочу проверить работы учеников, когда отдохну.

Или находятся другие дела, которые оказываются важнее. Иногда мне страшно оттого, что я не знаю, как можно быстро, эффективно и правильно выполнить свою работу. Когда-нибудь это зайдет так далеко, что я вообще не смогу заставить себя проверять письменные работы и должна буду уволиться со службы».

Это не катастрофа.

Первый и наиважнейший совет всем, кто страдает оттого, что постоянно откладывает дела, – расслабьтесь и прекратите мрачные пророчества («... я должна буду уволиться со службы»). Прежде всего, вы отодвигаете дела, так как это для вас удобно. Вы хорошо работаете под давлением, вы нуждаетесь в толчке. Ваше подсознание использует отсрочку как средство для того, чтобы выполнить задание с азартом.

Но отсрочка может также являться и зовом о помощи, знаком того, что вы перегружены. Как уже говорилось в начале, во всех профессиях за последние 20 лет нагрузка увеличилась в среднем на 30%.

Синдром «я больше не могу» становится в нашей стране врагом № 1. Вам хорошо на работе, но хочется сделать паузу – не отпуск, а просто тайм-аут. А так как это не получается, то ваша душа создает себе маленькие и жизненно необходимые свободные пространства.

Так же и в случае, если вам нездоровится: «внутренний ленивец» с помощью этой инертности оберегает вас, быть может, от инфаркта. В действительности, такое положение дел неправильно, это вынужденное состояние вашей души и тела. Не отдавайте эту деятельность своему подсознанию, а сами создавайте свободные пространства.

Шесть средств против отсрочек

• Несовершенство. Например, если вы учитель, проверьте несколько школьных заданий предельно быстро. Будьте благосклонны и поставьте исключительно хорошие оценки. Упростите свою работу на некоторое время самым безответственным образом.

Сейчас ваш приоритет – «наверстывание», которому надо научиться, иначе вы отстанете на долгие годы.

• Помощник. Наймите кого-нибудь, кто некоторое время будет выполнять вашу работу. «Не получится» – скажете вы и приведете много аргументов (нет денег, нет друзей, нет времени). И все-таки попробуйте это сделать! Ведь если бы с вами что-то случилось (тот же инфаркт), обязательно нашелся бы кто-то, кто бы заменил вас в этой ситуации, или способ, который бы упростил существующее производство. Работа должна делаться, не причиняя вам вреда! Опросы показывают, что люди, страдающие отсрочками, часто стесняются просить о помощи.

• Новая организация. Организуйте свою работу по-новому, более гуманно. Разделите огромные задания на более мелкие дела и напишите на каждом реальную дату, когда вы планируете выполнить задание: «13, 16, 17, 18 февраля».

И будьте креативны! Разрешается все, с помощью чего вы можете перехитрить самого себя. Может, попробуете найти другое место для работы в своей квартире, новый метод работы или просто купите другой письменный прибор?

• Наведение порядка. Синдром «Я должен наконец-то это сделать» почти всегда создает завалы бумаги и прочий видимый хаос. Пока вас одолевают невыполненные дела, вы не выберетесь из положения «белки в колесе». Поэтому засучите рукава, освободитесь от всего ненужного, а оставшиеся вещи разместите со смыслом! Не ждите, когда у вас наконец появится время, чтобы освободиться от хлама, – этот момент никогда не наступит. Наводите порядок тогда, когда больше всего надо: во время большой нагрузки, стресса или цейтнота. В конце уборки позвольте себе вдохнуть аромат свежих цветов, свеч, ароматических ламп, повесьте красивую картину, включите музыку – в общем, сделайте то, что доставляет вам особое удовольствие.

• Инновации. Создавайте новое. Например, придумайте такую форму школьных заданий, которая не требует кропотливой работы. Здесь отговорка «не получится» не пройдет – организуйте работу в парах, когда один ученик читает работу другого как редактор. Таким образом ученики будут оценивать работу друг друга. Вы, конечно, не первый человек, у которого такая же проблема. Поэтому обменяйтесь опытом или по– ищите в Интернете методику, советы и хитрости других учителей.

• Любите свое тело. Расстройства и отсрочки возникают из-за ограниченного движения или отсутствия физических упражнений. Вы бы с удовольствием пошли гулять, поехали путешествовать, покатались бы на велосипеде, поплавали бы... но, конечно, на это нет времени, так как вам надо работать. Это замкнутый круг, который стоит разорвать. Ведь когда на вас надето пальто, вы идете на свежий воздух, причем сразу! После хорошей физкультуры ваши творческие способности удваиваются.

Упрощенная книга планирования времени

Встречи, соглашения, адреса, телефонные номера, список неотложных дел, идеи, другие записи... Объедините все это. Систематизируйте все вышеназванное в одной книге или переводите записи в электронный формат. В этой главе мы посоветуем, как просто и эффективно использовать вспомогательные средства для составления вашего графика. Но сначала посмотрите правде в глаза: ваш календарь имеет намного меньше отношения к реальной жизни, чем вы думаете.

Ваш календарь обманывает вас

«В следующий четверг? Посмотрю в свой календарь, минуточку. Да, у меня будет время».

Вот типичный пример заблуждения, в которое вас может ввести график встреч. Как правило, календарь указывает только на совещания, посещения, встречи, но не на время, которое вы тратите для своей работы: просмотра почты, написания доклада, создания новых идей или чего-то еще. Исследования швейцарского хронолога Рене Марханда показали, что львиная доля продуктивной деятельности не приходится на события, отмеченные в календаре. Время, когда делаются истинно полезные дела, никогда не всплывает в графике встреч. Несмотря на это, человек, который отмечает все свои дела в календаре, считается особенно прилежным. В действительности же, он просто заполнил время в календаре, но не обязательно провел его с пользой. Отведите определенное время для продуктивной, духовной, творческой и организаторской деятельности и отметьте его в своем календаре.

Подумайте, сколько времени вам необходимо для главной деятельности. Например, «составить сводку сообщений = 40 минут»; «позвонить специалисту и пригласить его для выполнения определенного задания =15 минут». Возьмите за основу не те моменты, когда все идет гладко (в один из счастливых дней вам удалось составить четырехстраничное сообщение за 30 минут), а среднестатистический случай, – и вы получите реальные данные. Для написания сообщения в 5 страниц вам понадобится, согласно вышеупомянутым данным, 3 хороших рабочих часа, причем с условием, чтобы в это время вам не мешали (!). Чтобы среди восьми человек нашлось два-три, которые возьмут на себя ваше задание, вам надо добрых 2 часа их уговаривать. Прибавьте еще 20% на непредвиденные обстоятельства (позвонит бабушка, сломается принтер).

Отметьте это время в своем плане встреч, лучше всего другим цветом. Обращайтесь с этим временем, как с «настоящей» встречей, то есть совещанием или посещением.

Кто свое рабочее время легкомысленно тратит на другую деятельность, тот неизбежно работает вечерами и в воскресные дни.

Свободное место не означает «свободное время».

Если вы откроете в своем календаре октябрь 2008 года, то едва ли найдете там записи. В октябре 2008 года у вас будет, наверное, так же много работы и так же, как и сейчас, мало свободного времени. Многие люди соглашаются на необязательные встречи в будущем, так как сидят перед незаполненным календарем и поддаются обману, полагая, что будут действительно иметь свободное время.

Заполните предстоящие месяцы тонкими штрихами. Отделите 3-4 дня на каждой неделе для заданий по вашему усмотрению. Тогда вы будете вынуждены освобождать для встреч в будущем необходимое время, стирая штрихи. Этим вы дадите понять, что для встреч на будущее вы жертвуете ценным рабочим временем. На электронных органайзерах вы сможете заблокировать будущее время, где определите «рабочее время» как «ежедневно повторяющееся».

Календарь не признает личного времени.

Личную жизнь тоже отмечайте в календаре («с 21.30 до 23.00 – беседа с мужем»). Многие люди противятся тому, чтобы «планировать всю жизнь», но они соглашаются, что на личную жизнь совсем не остается времени. Пока однажды в их календаре не появится «Встреча с адвокатом и судьей по поводу развода»...

Конечно, было бы бессмысленно отмечать в календаре игры с детьми и вечер у телевизора, проведенный в кругу семьи. Это неразумно, если ваша профессия позволяет вам иметь свободные вечера и выходные. Если же этого нет, то еженедельно вносите в свой календарь, как минимум, две личные встречи, которые вы непременно должны проводить.

Это защитит ваши личные занятия, на которые у вас вообще не остается времени. По возможности, проявляйте творчество («Встретить Клару из школы». «Пойти с женой за покупками, хотя я это ненавижу»). Но разве самые дорогие вам люди должны довольствоваться теми крохами времени, которые для них остаются?

Заполненный календарь дает уверенность.

Он вселяет во многих чувство своей востребованности и незаменимости. Особенно это важно в профессиях, не имеющих четкой наполненности, когда «все включено» (у священников, социальных работников). Заполненный календарь также может являться выражением профессии, ставшей бессодержательной, знаком жизни, контролируемой извне.

Если ваш календарь всегда заполнен мероприятиями, то вам будет интересно попробовать иметь «пустой» календарь.

В течение месяца заносите в него только самые важные события. Совещания и встречи, проходящие еженедельно, не записывайте, а держите в голове. Воспринимайте встречи не как обязанность, а как некое разнообразие в работе. Экспериментируйте! «Отомстите» своему календарю за то, что он так долго обманывал вас. Может быть, вы привыкнете обходиться без плана и приобретете новый взгляд на жизнь, после того как ваш календарь так долго загораживал необъятные просторы.

Превратите свой календарь в книгу планирования времени

Неправильно выбранный инструмент для планирования может затормозить вашу мотивацию, а правильный – ускорить. В первую очередь, увеличьте свою книгу, чтобы собрать в ней все заметки, записи, идеи, и так далее.

Для этого есть множество вариантов. Если вы хотите постоянно иметь при себе свой план, попробуйте применить «малый карманный формат». Если у вас крупный почерк, то целесообразнее использовать формат А5.

Далее вам надо определить, сколько места для записей требуется обычно. Двойная страница на каждый день – это много; неделя на двойной странице – это сжато. Попробуйте! В лучших компьютерных графиках вы легко сможете переставлять дела, сохраняя всё прилагающееся к календарю (годовой обзорный календарь, список адресов, записи и так далее).

Пройдите тест на стресс. Если у вас однажды вечером возникает чувство: «Опять ничего не сделано!», то единственное спасение – расписание на день. Накануне занесите в него все предстоящие дела, расписанные с точностью до 15 минут. То есть не «10.00 – 11.30 – заседание», а так: «9.00 – 9.30 – телефонный разговор», «11.45 – 12.30 – написать доклад для доктора Шварца» и так далее. Таким образом, вы быстро увидите, в человеческих ли силах выполнить то, что вы хотели или должны были сделать. Такой план является хорошим подспорьем при разговоре с шефом, работодателем, супругом (супругой) или самим собой. Это поможет вам забыть про чрезмерные требования к себе и вернуться на реальную почву.

Следующий шаг – если вы последовательно и тщательно будете записывать, что сделали за каждые 15 минут, то удивитесь, как много времени вы расточаете на ненужное и неприятное, и как мало времени остается на полезную и прекрасную деятельность.

Соберите своих «ангелов». Проверьте все списки адресов, собранных вами.

Есть ли среди них телефонные номера, адреса и прочие данные людей, к которым вы можете обратиться за помощью или советом в кризисных ситуациях? Такие данные надо постоянно иметь при себе, относитесь к ним, как к своего рода сокровищам.

Просмотрите все имена в этом списке и нарисуйте символ ангела перед именами тех, которые могут вам помочь, – чем больше символ, тем больше возможная поддержка. Часто это те люди, которым и вы делали добро. В кризисных ситуациях этот символ будет напоминать вам, что вы не одиноки.

Оставьте пространство для своих мечтаний.

Все равно, носите ли вы с собой крохотный календарик-«лепорелло» или толстый блокнот: в нем должны быть свободные листы для идей и мыслей, спонтанно пришедших в голову.

Многие люди, говорящие: «У меня нет идей», просто не привыкли выражать свои мысли письменно.

Если вы работаете над большим проектом, докладом, статьей или чем-то подобным, вложите пустой лист с соответствующим заголовком в хорошо видное отделение в своем блокноте. Сюда вы будете собирать всю информацию или идеи, возникшие по поводу этого проекта. Через некоторое время вы поразитесь количеству собранного материала, кажется, будто все газеты, телевизионные передачи и беседы специально предназначены для вашего проекта!

Оптимизируйте свой график.

В календаре, где отведено две страницы на день, вы можете составить действенную таблицу для распорядка дня. Вам, вероятно, известна разница мышления двух полушарий головного мозга: левое – «дискретное», организаторское, математическое, правое – «художественное», образное, хаотичное. Если вы положили перед собой двойную страницу календаря, значит, поделите ее соответственно. На левой стороне, которая соответствует правому полушарию головного мозга, оставьте место для незапланированных событий.

Поэтому эта страница должна быть пустой. Записывайте сюда, что хорошего вы сделали за день и за что вы благодарны людям. Увековечьте здесь самые умные и красивые мысли дня. Эта страница – не «тетрадь обязанностей», а ваш помощник, ваш бумажный друг, ваша сокровищница. На правой стороне, которая принадлежит левому полушарию, все записывайте точно. Вносите время каждой встречи и рядом оставляйте место для записи вашей деятельности. Изобретите для этого свои собственные графические символы (телефон, письмо, факс, значок e-mail и все, что специфично для вашей профессии).

• Список дел «не для календаря». Задания общего плана часто переносят в календаре, как штрафную работу, с одного дня на другой. Лучшее решение: записывайте то, что надо делать, на отдельной странице в начале вашего графика. Сначала надо привыкнуть, что свои задачи вы не видите перед собой ежедневно, а должны открыть для этого специальную страницу. Но скоро вы почувствуете, что сами определяете то, что сделано, и не значится в вашем графике. К тому же, ваш инструмент не должен говорить, что вы опять сегодня чего-то не выполнили, а, наоборот, должен подбадривать вас.

• Планируйте на неделю. Планируйте свои дела от одного воскресного дня до другого. В начале недели попытайтесь предусмотреть некоторое свободное время на четверг и пятницу.

• Используйте по-новому свой регистр А– Я. Во многих календарях (перекидных или органайзерах) регистр А – Я остается неиспользованным, так как все важные номера хранятся в мобильных телефонах, даты (сроки) фиксируются на ПК, а распечатки прикладываются к графику.

Неиспользованный или дополнительный регистр А – Я предоставляет вам новые возможности. Сюда вы можете заносить информацию или какие-то мысли в легко обозримом порядке, согласно алфавиту. Если ваша записная книжка при вас постоянно, то все равно, где вы находитесь: за письменным столом, в ресторане, в пути или ожидаете чего-то дома. Надо только открыть регистр, занести в него необходимое – и готово. Здесь приведены некоторые советы.

– Изречения, которые вы слышали или где-то читали, записывайте под буквой «И».

– Названия CD, которые вы забываете всякий раз, проходя мимо магазина с дисками, заносите под буквой «С».

– Вопросы, которые хотелось бы обсудить на следующем семейном вечере, записывайте под буквой «В».

– Идеи, неожиданно пришедшие в вашу голову по поводу подарков, собирайте под букву «П».

– Аргументы и мысли к заседанию на 10.11. – под букву «3». (Дополнительно в календаре на 10.11. сделайте запись, что материалы к этому заседанию собраны под буквой «3»).

– Размеры одежды и обуви своих детей занесите на страницы под начальной буквой их имен.

Дела, которые уже выполнены, вычеркивайте. Листы, где все вычеркнуто полностью, выбрасывайте, заменяя их новыми. Долгосрочные события, мероприятия с конкретным сроком исполнения (свадьба Георга), идеи для подарков записывайте на разных листах. Вам будет значительно легче ориентироваться в мероприятиях.