Текст книги "Волшебное утро. Как начало дня может изменить всю твою жизнь"

Автор книги: Лора Вандеркам

сообщить о нарушении

Текущая страница: 7 (всего у книги 11 страниц)

Занятие 1. Осознавайте свое время

Впервые я коснулась темы времени не потому, что заинтересовалась тайм-менеджментом, а потому, что была заинтригована научными исследованиями использования времени. Данные обзоров употребления времени американцами, которые ежегодно готовит Бюро статистики занятости, и другие подобные проекты подтолкнули меня к выводу, что наше представление о том, на что уходит время, далеко от реальности.

Мы склонны переоценивать объем времени, затрачиваемый нами на работу по дому, и недооценивать время сна.

Целые тома исписаны во славу «золотой эпохи», которой в действительности не было: сегодняшние американские мамы проводят со своими детьми больше времени, чем их бабушки в 1950-х и 1960-х годах.

Такие же любопытные заблуждения присутствуют и в представлениях о рабочем времени. Люди, чья работа оплачивается на почасовой основе, знают количество отработанного времени. Еще лучше разбираются в теме те, кому оплачивают сверхурочные, но, как правило, чем больше количество отчетных часов, тем больше вероятность его завышения. В июне 2011 года журнал Monthly Labor Review опубликовал сравнительное исследование объема трудозатрат планового с отчетным.

Исследование показало: люди, полагающие, что они обычно работают больше 75 часов в неделю, в среднем приписывают себе 25 лишних часов. Те, кто считает, что их обычная неделя насчитывает 65–74 часа, ошибались в среднем на 20. Те, кто говорил о 55–64 рабочих часах в неделю, отклонялись от истины примерно на 10 часов. Отчеты о рабочем времени, которые я просматривала в течение нескольких лет, свидетельствуют о том же. Я выступала в компаниях, известных своей потогонной системой, и просила наиболее успешных сотрудников завести учет рабочего времени. Их отчеты вертелись вокруг цифры 60 часов в неделю, при этом речь шла о времени наиболее сосредоточенной интенсивной работы, не прерывавшейся сокращенными днями, отпусками или визитами к стоматологу. Однако следует учитывать, что это были отчеты людей, готовых афишировать свою занятость коллегам. В мире личной конкуренции похвастаться количеством проработанного времени – значит продемонстрировать свою преданность делу.

Само по себе это можно было бы счесть забавным, если бы эти цифры не вели к определенным последствиям. Если вы считаете, что работа занимает у вас 80 часов в неделю, вы станете по-другому смотреть на возможности и способы ее оптимизации по сравнению с ситуацией 55 рабочих часов за тот же период времени. Именно поэтому Фам так внимательна к своему времяпрепровождению, и именно поэтому люди, желающие использовать свое рабочее время эффективнее, разбираются с тем, как они расходуют его в данный момент. Если вы когда-либо пытались сбросить лишний вес, то знаете, что диетологи просят вести дневник питания – опытным путем доказано, что это помогает достижению цели. В 2012 году в журнале Journal of Academy of Nutrition and Dietetics опубликованы данные исследования годичной программы похудения. Они свидетельствуют о том, что женщины, которые ведут дневники питания, сбрасывают на 6 фунтов^[6] больше, чем те, которые этого не делают. Если вы записываете то, что съели, то внимательнее относитесь к тому, что отправляете в рот. Подобным же образом, записывая то, на что вы потратили время, вы начинаете более ответственно подходить к его проведению, независимо от того, насколько сознаете его ход.

Существует масса прикладных программ, которые позволяют вести отчеты о расходовании времени, а на моем сайте вы можете загрузить табличку, никак не претендующую на то, чтобы быть высокотехнологичной (http://laura-vanderkam.com/books/168-hours/manage-your-time/). Лично я использую еще менее технологичный способ, ведя учет своего времени в обычном блокноте на пружинке. Если вы никогда прежде не вели учет своего времени, я рекомендую вам делать это на протяжении недели, представляя себя адвокатом, списывающим свое время на разных клиентов^[7]. Сколько времени вы потратили на проверки электронной почты? На обдумывание? На планирование? На дорогу? На совещания и встречи? Выполняя свои основные трудовые обязанности?

Подсчитайте итоги и внимательно изучите, что получилось. Насколько разумными и обоснованными они выглядят? На что вы потратили чересчур много, а на что явно недостаточно? Возможно, главное, что можно уяснить в результате такого опыта, – сколько именно времени уходит на то или иное занятие. На форматирование поста в блоге со ссылками и фотографиями у меня уходит примерно полчаса – это полезно знать, планируя это занятие в интервале между окончанием телефонного звонка в 11.45 и предстоящим ланчем с детьми в 12.00. Людям, которым регулярно приходится заниматься чем-то определенным, удается развить у себя более точное представление о том, что они могут сделать за 2000–3000 рабочих часов в год, которые подразумевает 40—60-часовая рабочая неделя.

Для Фам одна ее иллюстрация означает некоторое количество серий Seinfeld. В статье о художнице Конни Браун, рисующей географические карты на заказ, которую Wall Street Journal опубликовала в октябре 2012 года, говорилось, что одна такая карта требует больше 200 часов труда, и, следовательно, в год их можно сделать около дюжины. Даже с учетом времени, необходимого на разного рода администрирование работы, она укладывается в рамки 2000–3000 часов в год. Менее опытный художник может взяться за 50 таких проектов, но это потребует в общей сложности 10 000 часов, а поскольку в году их всего 8760 (или 8784 часа, если год високосный), то понятно, что из этого ничего не выйдет.

Нет необходимости считать минуты постоянно, но, даже позанимавшись учетом своего времени в течение нескольких дней, вы начинаете относиться к нему осознанно. Я полагаю, что эта осознанность сродни той, которую приобретают монахи, применяя в своих молитвах часослов. Такая осознанность сама по себе может способствовать большей продуктивности. Очень занятая женщина-врач, которая по моей просьбе вела учет своего рабочего времени, впоследствии успешно использовала его данные, чтобы обосновать свою потребность в дополнительной административной поддержке. В течение многих лет я неделями вела учет своего времени, и в результате этого не предлагаю обсуждать со мной важные вопросы, требующие моего мнения, по телефону до 11 утра – я знаю, что утренние часы понадобятся мне для того, чтобы наилучшим образом сформулировать мои мысли.

Вас может огорчить то, что вы расходуете свое время не так, как хотели бы.

Увы, суровая правда состоит в том, что время – невозобновляемый ресурс: если оно истекло, его уже не вернешь никогда. Однако нет смысла оплакивать потерянное в прошлом время. Вместо этого стоит постараться достичь большего, по-новому используя те 2000–3000 часов в году, которые вы вольны начинать с чистого листа.

Занятие 2. План

Зная, сколько часов рабочего времени у вас есть, можно перейти к следующему этапу пересмотра своей карьеры: приобретению понимания, на что вы хотели бы их потратить. Трудовые контракты учителей часто предусматривают отдельное время на планирование, чтобы дать возможность сформировать цели учебного плана и подготовиться к занятиям, вне «активных» часов, которые они проводят с учениками в классных комнатах. Это не всегда получается, но наличие специально выделенных часов способствует созданию культуры, подразумевающей предварительное продумывание намечаемых действий. Эрика Вулвей – главный научный специалист организации Uncommon Schools (управляющей частными школами для детей из малообеспеченных семей), автор книги «Практика совершенствования: 42 правила стать лучше в процессе самосовершенствования», написанной совместно с Дугом Лемовым и Кэти Йецци. Она изучала эффективных преподавателей и выяснила, что они «действительно очень тщательно детализируют планы занятий, заранее готовят вопросы, которые собираются задать учащимся. Такое планирование – важный фактор, отличающий хороших учителей от посредственных».

А вы когда в последний раз выделяли себе время на планирование? Если я спрашиваю аудиторию, перед которой выступаю, на что моим слушателям хотелось бы использовать побольше времени, именно планирование и обдумывание неизбежно попадает в первые ряды пожеланий. Люди жалуются на то, что им хочется использовать больше времени на стратегическое мышление, но они слишком заняты для этого! Это всегда поражает меня. Когда вам строят дом, вы надеетесь на то, что строители не будут заняты своими молотками и пилами настолько, чтобы не иметь возможности заглядывать в проект. Планирование является неотъемлемой составной частью жизни успешных людей, а в их распоряжении есть те же 168 часов в неделю, что и у всех. Предварительные наброски Фам помогают ей совместно с издателем определить порядок и содержание листов иллюстраций. Нет никакого смысла создавать 32 полноценные взаимоувязанные по содержанию иллюстрации, не представляя их содержание заранее. Начать писать картину только для того, чтобы на полпути убедиться в неправильном расположении облака относительно луны, будет колоссальной потерей времени.

Проект – половина дела, и это так же верно и для бизнеса. В Лондонской школе политических и экономических наук провели исследование по изучению рабочего времени топ-менеджеров, в ходе которого личные секретари директоров публичных компаний во многих странах мира вели учет времени своих руководителей. Предварительный анализ графиков индийских директоров показал, что продажи компаний росли по мере увеличения продолжительности рабочего времени их руководителей. Но что еще интереснее, такая корреляция между результатами и рабочим временем касалась только часов, затраченных на плановые мероприятия. Это не означает, что все время должно тратиться на плановые совещания, хотя встречи с сотрудниками прямо влияют на рост продаж; это говорит о том, что время руководителя – ограниченный и ценный ресурс, разумное планирование которого способствует эффективности всего предприятия.

Такой подход Майкл Сонен положил в основу своего еженедельного ритуала планирования, которому он посвящает часть уик-энда. Сонен много лет возглавлял FTD (сеть цветочных магазинов), а в настоящее время руководит EmergencyLink – компанией, размещающей информацию о чрезвычайных происшествиях наиболее удобными способами для доступа семей и спасателей. Он говорит, что его самой главной личной привычкой является выделение половины воскресного дня для стратегического анализа. Сонен проводит несколько часов, обдумывая, «что входит в число наших приоритетов и каким образом донести это сотрудникам. Я обдумываю любые вопросы, которые у меня возникают, и важные проекты. Если в воскресенье вечером с этим достигается полная ясность, то утром в понедельник всем уже бывает понятно, что нужно делать». В понедельник достаточно будет провести короткое утреннее совещание, чтобы приступить к работе. Такое планирование делает всю неделю более продуктивной, говорит Сонен, поскольку его роль руководителя заключается «в том, чтобы помогать моим людям использовать свое время максимально рациональным образом. Им будет трудно работать эффективно, если не направить их деятельность». Если отложить планирование на утро понедельника, то сотрудники поймут, что именно нужно делать не ранее второй половины дня, и существует риск, что они значительно продвинутся в неверном направлении. Если у вас 10 работников, то 4 часа, бессистемно отработанные ими утром в понедельник, означают бессистемные трудозатраты в объеме 40 человеко-часов, то есть практически потерянный рабочий день всего коллектива. Таким образом, если Сонен удачно проводит вторую половину дня своего воскресного дня, рабочая неделя у всех остальных тоже складывается хорошо. «Что касается меня, то я уже давно заметил, что от того, как я использую это время, зависит очень многое», – говорит он.

Приверженцы системы Дэвида Аллена GTD (аббревиатура от «Getting Things Done»^[8]) выделяют время на еженедельный анализ, в процессе которого рассматривают все незавершенные дела, составляют список дел под грифом «возможно/когда нибудь» и определяют следующие шаги в части важных проектов. Сам Аллен считает, что «этим неплохо заняться к концу недели», по воскресеньям или в часы долгих авиаперелетов. Главное – найти время и место, «где все вокруг спокойно, телефоны не звонят и за рабочим столом никто не дергает». Поскольку для большинства его клиентов подобная обстановка практически несбыточна, он говорит, что некоторые не назначают ничего до 9 утра, чтобы иметь возможность начать в 7 часов и «закончить до начала дурдома». Некоторые работают по пятницам дома, используя первую половину дня для спокойных размышлений и анализа происходящего, в обстановке, когда никто не рвет их на части, как в офисе. В любом случае надо очистить голову и понять, что относится к делам, требующим завершения. «Я не хочу добавлять ничего нового к тому, что уже зависло, – говорит Аллен, – но когда становится понятен предстоящий объем работы, можно обдумывать новые идеи и далеко идущие планы».

Обычно я занимаюсь своим планированием на трех уровнях. В декабре каждого года я продумываю вопросы, которые задала бы себе при составлении «годового отчета» в конце предстоящего года. Чего я хотела бы достичь за следующие свои 2000 рабочих часов? Понятно, что будущее непредсказуемо, а цели могут меняться. Тем не менее годовое целеполагание, вроде «удвоить посещаемость моего блога» или «создать набросок романа», фокусирует меня на действиях, которые могут помочь в достижении таких целей. Не забывая о годовых целях, каждый воскресный вечер я составляю перечень приоритетных задач на следующую неделю. В этот список попадают и срочные дела, и этапные задачи, связанные с целями на год (например, «изучить Google Analytics, чтобы понять драйверы трафика» и «написать 2000 слов литературного текста»). Я составляю очень четкий план на понедельник и в общих чертах набрасываю остальные дни недели. Затем, в понедельник вечером я уточняю план на вторник с учетом того, что осталось в списке приоритетных дел и что нового образовалось за понедельник. Вечером вторника я планирую среду, и далее в том же ключе. Обычно к пятнице мне удается завершить большинство дел, и тогда она становится днем окончательной расчистки завалов или дополнительным днем для планирования.

Все люди работают по-разному, поэтому не существует одинаково пригодных для каждого способов планирования. Если вы тесно взаимодействуете в своей работе с другим человеком (например, со своим ассистентом или с либреттистом, сочиняющим слова к вашим операм), то этот человек должен принимать участие в определенных частях вашего планирования. Если на определенный период вашего времени приходится множество различных задач, вам придется отнестись к своему планированию более тщательно. (Лучше, если ваша работа допускает возможность запросто зайти в кабинет коллеги и провести с ним 4 часа за обсуждением математического доказательства.) Но дело не в формате планирования.

Как только вы войдете в ритм планирования, то есть станете продумывать свои занятия, прежде чем непосредственно приступить к ним, вы обнаружите, что это очень захватывающий процесс.

Возможно, вы станете работать в совершенно необычное время только для того, чтобы обеспечить себе возможность планирования. Дурвал Тавареш, генеральный директор компании Aquabotix, производящей подводных роботов, признается, что иногда встает в 4 часа утра «не по будильнику», а потому что ему есть над чем подумать. «Хочется ясности, – говорит он. – В офисе бывает трудно найти время, чтобы просто заняться стратегическими соображениями или сформировать свое представление о происходящем». Таким образом, Тавареш планирует ранним утром и прибывает на работу полностью готовым к наступившему дню.

Вы можете начать заниматься планированием и своей личной жизни. Бывший топ-менеджер GE Майк Уильямс, ныне работающий главным исполнительным директором David Allen Company, рассказывает, что в конце каждого рабочего дня он проводит несколько минут, обдумывая свои приоритеты на предстоящий вечер дома. Например, он делает пометку в календаре о том, что «нужно спросить, как прошел доклад», с которым сегодня выступала его дочь в школе. Благодаря этому, переступив порог дома, он становится полноценной и активной частью своей семьи. Он осознает, что осталось всего 4 года до того, как его дочь-подросток покинет семейное гнездо, и он считает моменты общения и совместных занятий с ней «сокровищами, которые не хочется терять. В прошлом, не делая подобных записей в своем календаре, я упускал многие из этих возможностей». Как и рабочее время, часы, проведенные в кругу семьи или на отдыхе, проходят независимо от того, насколько продуманно вы относитесь к их проведению. Знание направления движения существенно повышает шансы прийти туда, куда хочется прийти.

Занятие 3. Создание возможностей для успеха

Начав регулярно заниматься планированием, вы создаете запас топлива для продвижения своей карьеры. Вы будете думать о сотнях людей, с которыми хотели бы встретиться. У вас будет появляться множество новых идей развития вашего бизнеса. Но, как бы парадоксально это ни прозвучало, следует сопротивляться искушению включать все эти замечательные соображения в перечень дел на предстоящий понедельник. Умерьте темп. Успешные люди отличаются от других своим отношением к основному содержанию своих перечней дел. Для них это не просто перечисления, а своего рода обязательства. То, что попало в список, должно быть выполнено, и часто это становится делом чести. Это так, даже если сроки достаточно мягкие. Например, Фам рассказывает, что «когда в прошлом году у меня появился второй ребенок, можно было подумать, что издатели понимают это и не ждут от меня прежней высокой производительности. Но я соблюла все сроки». И теперь несколько проектов находятся в подвешенном состоянии, потому что она ждет, когда ее догонят задействованные в них сотрудники.

Поскольку жизнь не стоит на месте и в ней случаются разного рода неожиданности, в основе успеха лежат две вещи: придирчивое отношение к расстановке приоритетов на каждый день и создание толковой системы отчетности.

Фитнес-инструктор Чэлин Джонсон, известная в основном как создательница серии видеоупражнений TurboJam, старается ограничивать свой ежедневный список приоритетов 6 позициями: три вещи, которые должны быть сделаны за день, и три небольших шага по направлению к ее «главной цели года». Это четко сформулированная измеримая цель, достижение которой сделает возможным решение других важных задач. Иногда из этого следует, что такая цель не относится к самым очевидным. Например, в 2011 году ее целью было попадание в списки бестселлеров со своей книгой «Напряг: 30 дней яростных усилий, офигительное тело и жизнь, которой вы достойны!». Сама по себе это вполне очевидная цель. Но Чэлин поняла, что для этого нужно собрать как минимум 100 000 электронных адресов своих фэнов, которым она сможет прямо предложить купить эту книгу. Промоактивность, необходимая для создания такой базы данных, и стала ее главной целью. Еще что-нибудь из главных задач? Примерно за два года до нашего общения она продала две из своих компаний компании Beachbody, специализирующейся на домашнем фитнесе. И на протяжении года она оставалась с этими компаниями в качестве консультанта, так что выплата части денег, которые ей причитались, напрямую зависела от успеха Beachbody. Ее главной целью того периода было помочь Beachbody достичь высокой рентабельности. В день моей беседы с Джонсон одним из трех небольших шагов в этом направлении была встреча с человеком, вместе с которым они работают над проектом. Второй шаг – назначить телеконференцию с генеральным директором на следующий день, а третий – пересмотр структуры презентации.

Работать с перечнем «очень просто, если в нем всего 6 пунктов, – говорит Джонсон. – Я просматриваю их и чувствую, что мне многое удается. Это добавляет адреналина в кровь и создает эффект снежного кома, благодаря которому я все время нахожусь в ударе». При этом «смысл сокращения и постоянного пересмотра списка позволяет никогда не ощущать себя неудачницей. Сделано все, что нужно было сделать. Многие ведут себя так, как будто бегут спринт, и по этой причине не могут решить свои главные задачи – они просто выдыхаются по пути». Может показаться, что решение трех небольших задач в день в рамках достижения важной цели – не бог весть какой прогресс, однако если вы выполните по три дела в день в течение года, ваша важная цель становится на 750 шагов ближе. Если ваша цель – написать рукопись объемом 75 000 слов, то ежедневной задачей будет 100 слов (то есть меньше, чем в этом абзаце), что нетрудно осуществить. Успешные люди понимают, что регулярное выполнение небольших задач приводит к большим результатам.

Как и Джонсон, Дэвид Аллен ограничивает свой список. Просмотрев «жесткую структуру» своего дня – то есть назначенные встречи и тому подобное, – он, по его словам, «при наличии времени находит одну, две или три вещи, на которых хотелось бы сосредоточиться». Аллен советует ограничиваться малым, а затем «если вы говорите себе: «О, все выполнил!» – и у вас осталось еще какое-то время – прекрасно, выберите себе что-то еще. Но не особенно заморачивайтесь». Люди склонны к тому, чтобы, «попив кофейку, брать на себя совершенно излишние обязательства».

Джонсон увеличивает свои шансы на успех, не только ограничивая перечень своих дел, но и развивая в себе навыки ответственности. Он создает специальные мысленные зацепки: например, если увидит где-то цифру 11, начинает сверяться со своим перечнем. Ее перечень дел хранится в телефоне, и если позиция в нем подразумевает нечто простое, вроде отправки эсэмэски, она может сделать это, даже стоя в очереди в супермаркете. По ее словам, «это исключает возможность ошибки».

Другой способ повышения ответственности – вступить в группу взаимно подотчетных лиц или выбрать партнера, перед которым нужно будет отчитываться. Ника Стюарт, владелица бизнеса под названием Ghost Tweeting, занимающегося маркетингом в социальных медиа, состоит в группе взимной подотчетности «Клуб семизначниц», которую спонсирует объединение деловых женщин «Смак успеха». Каждый понедельник предпринимательницы чекинятся в Сети, чтобы выставить себе цель на неделю, приближающую их к годовой. По пятницам они возвращаются в Сеть, чтобы сообщить, достигнута цель или нет. Скажем, в понедельник Стюарт поставила перед собой цель разослать десять деловых предложений, и «если к четвергу я этого не сделала, я буду сидеть допоздна, чтобы выполнить это».

Никому не хочется выглядеть несостоятельным перед людьми, чье мнение они ценят.

Эта идея привела к созданию одного из моих любимых бизнес-начинаний – организации под названием stickK (http://stickk.com). Пользователи ставят себе цели бросить курить, регулярно заниматься физкультурой, сбросить вес и множество тому подобных. Чтобы взять на себя ответственность, человек подписывает специальное обязательство и может подкрепить его финансово. Он также создает список болельщиков, которых собирается информировать о своих успехах. Если вы, будучи пользователем stickK, нарушите свое обязательство и выпьете колы, ваши деньги могут уйти к тому, кого вы укажете, или будут использованы в качестве «антиблаготворительного взноса» на цели, которые вы не поддерживаете (что-то вроде фонда поддержки Карла Рови в случае, если сами вы придерживаетесь либерально-демократических убеждений). О вашей неудаче узнают и ваши друзья. «Вы не только бросаете вызов сами себе со словами “А я могу это сделать!”, вы, кроме всего прочего, ставите на кон свою репутацию», – сообщает FAQ на сайте stickK. Исследования основателей сервиса показывают, что обязательства, принятые на подобных условиях, имеют в 3 раза больше шансов на успех.

Успешные люди знают, что сила воли – очень хорошо, но у большинства из нас она не так крепка. По определенным вопросам вы подотчетны своему боссу, но, если ваши цели шире или если у вас нет босса, вам нужна дополнительная система. Попробуйте определить, какое приложение, интернет-сайт, финансовое обязательство или группа людей сделает вашу неудачу максимально некомфортной, и используйте это для достижения поставленных целей.