Текст книги "Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD"

Автор книги: Дэвид Аллен

сообщить о нарушении

Текущая страница: 9 (всего у книги 12 страниц) [доступный отрывок для чтения: 5 страниц]

Кстати…

– Существует ли у вас список принципов, в соответствии с которыми вы живете и работаете? С кем вам следует поделиться таким списком?

– Кто создает вам проблемы? Почему? Какие из стандартов, которых вы придерживаетесь, нарушает этот человек?

37. Используйте ум для работы, а не для мыслей о работе

С задачей запоминания и напоминания хорошая система справится намного лучше, чем ваш мозг. Что у него получается хорошо – так это исследовать варианты, анализировать имеющуюся информацию и координировать действия. Но он не может делать это эффективно, если одновременно пытается и помнить, и напоминать. В отсутствие изолированной от него системы напоминаний ум работает на пониженной мощности, что означает неоптимальное использование этого ценного ресурса.

Есть ли форма у формы?

С формой связано нечто крайне интригующее меня. Пока формы нет, вы всеми силами стремитесь ее обрести. Появляясь, она становится тесной для вас. Есть только эти «до» и «после». И никогда нет просто идеального результата – «вы в форме».

Вот, например, вождение автомобиля. Пока вы «не в форме», вы фокусируетесь на управлении. Как только вы получаете этот навык, вы начинаете использовать его, чтобы попасть куда-то, самовыражаясь на дороге, узнавая новое и активно общаясь. Вы никогда не ездите на автомобиле просто ради управления им.

Именно в самоограничении мастер лучше всего проявляет себя.

Джоанна Готе

Занимаясь карате, я набирал форму путем отработки ката, которые представляют собой последовательность стилизованных движений с очень четкой реакцией на нападение воображаемых противников. Изучение ката требует глубокой концентрации и строгой дисциплины. Когда вы запоминаете ту или иную последовательность, она становится ареной, на которой постоянно оттачиваются фокус, скорость и точность. Вы никогда не делаете просто ката. Обладатель «черного пояса», на которого напали в темном переулке, не использует ката. Ситуация никогда не бывает одинаково чистой и понятной. Но мастер делает свое дело сфокусированно, быстро и точно, потому что умеет это.

Стоит принять мысль о том, что вы умрете, как внезапно вы почувствуете, что живете свободно. Вас больше не беспокоит собственная репутация. Вас беспокоит все ровно в той степени, в какой вашу жизнь можно использовать тактически – заниматься делом, в которое вы верите.

Сол Алински

Есть форма выполнения работы. Вы собираете информацию, обрабатываете, организуете и пересматриваете ее, выбирая действия, основанные на том, что вы можете в данный момент и чего хотите добиться (или решить, в зависимости от сути вашей задачи). Пока вы не набрали нужную форму, вы будете заняты, как вам кажется, выполнением работы. Когда вы обретете эту форму, перед вами откроется возможность познания и самовыражения – а это и есть то, чем ваша работа является на самом деле.

Форма. Вы не можете действовать без нее. Пока не можете действовать без нее.

Кстати…

– О чем вы по-прежнему просите свой разум напомнить вам? Как вы можете избавить его от этой необходимости?

– Какая дисциплина или система вам нужна – если вообще нужна, – чтобы освободить свой ум для размышлений о чем-то более высоком?

38. Лучше думается тогда, когда вы в состоянии думать

Многие ваши идеи, даже если их практическая ценность не очевидна с первого взгляда, содержат те полезные зерна, которые способны чрезвычайно пригодиться в будущем. Вы пока можете просто не понимать этого. Фиксируйте мысли – позже вы их оцените по достоинству. Выработайте полезную привычку делать заметки, откуда бы вы ни получали информацию – из внешних источников (совещаний, переговоров, голосовой почты) или в ходе собственного «мозгового штурма». Научитесь четко различать сбор, обработку и структурирование информации, но разрешите себе собирать все без предварительной процедуры и анализа. Психологи называют это распределенным познанием. Оно станет серьезным источником креативности в вашей работе и жизни.

Свобода и счастье структуры

Похоже, в основе большей части того, что я узнал о продуктивности и использовании механизма деятельности личности, присутствует некий космический ритм. Мне кажется, что здесь странным образом пересекаются приземленное и высокое. Проявившаяся во мне горячая привязанность к корзине для входящих документов вовсе не означает эксцентричной фетишизации пластиковых лотков; ее причина в том, что, разбирая эту корзину, я получаю возможность абсолютно свободно формулировать задачи и фиксировать их, а потом последовательно «раскладывать все по полочкам», связывая одно с другим. Без первого не было бы второго.

Ни одно из великих изобретений не начиналось с бизнес-плана.

Автор неизвестен

Основной инструмент, необходимый каждому современному человеку, – это знание того, как можно что-либо создать и от чего-либо избавиться. Это и есть креативность в двух своих проявлениях, которые еще называют воображением и решением проблем.

Стивен Снайдер

Лучший способ найти хорошую идею – иметь много идей.

Линус Полинг

Глупый вопрос является первым намеком на совершенно новое развитие.

Альфред Норт Уайтхед

Причина, по которой я люблю свою летающую по листу бумаги ручку, яркий фломастер или чудесный чистый блокнот, куда можно записать все, что угодно, состоит в той спонтанности, которой они способствуют в ходе моих бессистемных «мозговых штурмов», планирования или написания заметок. Я верю, что все идеи будут со временем систематизированы и в них обнаружится ценность, которая для меня пока что неочевидна.

Мне нравится высокотехнологичный процесс трансформации рукописных заметок в компьютерные файлы. В компьютер переносится информация из блокнота, и это напоминает мне какой-то чувственный парный танец. Я часто сталкиваюсь с людьми, которые для создания заметок ищут единственный идеальный способ, что-то одно – только бумагу или только компьютер. Оказалось, что при совместном использовании обоих носителей ценность заметок только возрастает. Мне нравится тот факт, что я на данный момент выбросил тысячи записей, сделанных в гостиничных блокнотах, оставив для дальнейшей проработки совсем немного материалов (и причина совсем не в том, что я уделял внимание спиртным напиткам поздно вечером в номерах отелей!).

Мои жизнь и работа, кажется, подчинены тому же космическому ритму, но в гораздо более крупном масштабе. Каждый из моих новых проектов, как правило, подчинен циклам от шести до двенадцати месяцев. И в работе над этими проектами меня порой охватывает настоящее безумие. Я без конца генерирую новые идеи, мои списки постоянно пополняются новыми записями. И тогда они напоминают мне об одном лете, когда урожай слив в нашем саду был так обилен, что нам приходилось все лето, каждый день подряд собирать эти душистые спелые фрукты с гнущихся под их тяжестью деревьев. Затем я трачу следующие шесть-двенадцать месяцев, работая над завершением начатых дел, улаживанием текущих процессов и отслеживанием происходящих ситуаций для того, чтобы вернуть себе хотя бы некоторое ощущение контроля над всем этим.

Расширение и сжатие. Создание и завершение. Левое полушарие – правое полушарие. Инь и ян. Чем лучше нам удается сбалансировать полюса, тем продуктивнее мы становимся. Убедитесь, что у вас есть при себе средства для содействия этому.

Добавьте сюда еще одну неочевидную связь: при расширении возникает порядок. Ограничив себя дисциплиной, вы разблокируете бесконечность. Хороший садовник это подтвердит. Выражайтесь свободно – и появится точное направление. Полностью сфокусируйтесь – и это пробудит вашу креативность.

Привлекательно, не так ли?

Кстати…

– По какому вопросу вы могли бы провести «мозговой штурм» прямо сейчас? Наверняка вы не откажетесь от совершенно новой идеи, которая раньше даже не приходила вам в голову?

– Где и когда вас могут посещать случайные, но потенциально полезные мысли? Имеется ли у вас под рукой что-то, с помощью чего вы готовы их зафиксировать в любой момент?

– Чем вам больше всего нравится писать? Где этот инструмент? Как сделать, чтобы вы всегда носили его с собой?

39. Необходимость планировать и предпринимать обратно пропорциональна имеющимся у вас ресурсам

Если бы вам принадлежали все время, деньги и энергия этого мира, стали бы вы утруждать себя их управлением? Вам кажется, что все проблемы решались бы еще до их возникновения, а все необходимое появлялось бы по велению мысли? Потребность в выборе направления и повышении эффективности по-настоящему возникает только тогда, когда вы оказываетесь перед трудным выбором распределения ограниченных ресурсов. Поэтому наиболее «боеспособными» (и креативными) компаниями являются именно те, у которых разрыв между ви́дением и реальностью наиболее велик. Самых впечатляющих результатов добиваются люди, располагающие малым, но желающие многого.

Почему на эволюцию человечества требуется так много времени

Я понял, почему человечество не стало лучше в результате эволюции. Причина проста: мы старательно и упорно избегаем того, что по-настоящему необходимо делать.

Часто мы не хотим заниматься делами, которые могут максимально улучшить ситуацию. Когда мы остро нуждаемся в плане действий, мы убеждаем себя в том, что совершенно не имеем времени на планирование. Когда мы должны продемонстрировать чудеса организованности, мы меньше всего чувствуем в себе силы остановиться и самоорганизоваться. Когда мы впадаем в депрессию, больше всего нас раздражают счастливые люди.

Бог прощает создающих то, в чем они нуждаются.

Лилиан Хеллман

Только подумайте об этом. Представьте, что каждый раз, когда ваш долг становится слишком большим, вы чувствуете, что пора начинать экономить. Каждый раз, когда у вас возникает беспокойство по поводу какого-то проекта или ситуации, вы чувствуете неконтролируемое желание все бросить и провести продуктивное совещание с двумя другими ключевыми сотрудниками, чтобы пересмотреть фокус, тактику и свои следующие действия. Каждый раз, начиная терять терпение, вы чувствуете потребность перевести дух, сбалансировать эмоции и взглянуть на мир позитивнее. Каждый раз, когда дел становится очень много, вы чувствуете потребность «подчистить» все незавершенные проекты и пересмотреть все свои обязательства. Согласитесь, если бы мы всегда поступали таким образом, мы бы уже давно жили в утопическом «золотом веке».

Каждый раз, когда я отдохнул и хорошо себя чувствую, я веду себя легкомысленно.

Марк Твен

Основное различие между обычным человеком и воином состоит в том, что воин во всем видит вызов, тогда как обычный человек – благо или проклятие.

Карлос Кастанеда

Наиболее одаренные представители рода человеческого демонстрируют свои творческие способности наилучшим образом именно в те моменты, когда оказываются в тупике и вынуждены компенсировать недостающее, понимая и культивируя собственные возможности и таланты.

Эрик Хоффер

Когда мы действительно имеем время, находимся в хорошем расположении духа и чувствуем, что контролируем происходящее, мы перестаем ощущать прессинг, заставляющий нас делать то, чем следовало бы заняться для предотвращения ужасных негативных ситуаций, которые снова могут возникнуть. Этим свойством характера и объясняется медлительность нашей эволюции. Когда становится слишком «жарко», мы обещаем себе, что непременно начнем иную, более организованную жизнь, – потом. Обязательно будем лучше относиться к себе и другим – потом. Станем неукоснительно придерживаться стратегии и предпринимать профилактические меры – потом.

Наступает момент «потом» – и накал спадает. «Если бы у меня было больше денег, я точно был бы намного креативнее». Точно ли? «Если бы у меня было больше времени, я точно бы… (впишите сами)». Точно ли? Вы уверены? Если бы у нас было больше времени и денег, мы бы, скорее всего, чувствовали потребность делать даже меньше, чем предполагаем сейчас. В состоянии стресса мы по привычке не делаем того, что нужно. А когда напряжение спадает, не чувствуем потребности трудиться над тем, чтобы изменить укоренившуюся привычку, – действует сила инерции.

Человек меняется и растет, когда, рискуя собой, осмеливается на эксперименты со своей собственной жизнью.

Герберт Отто

И так будет до тех пор, пока мы не сделаем исключение. Пока не разорвем земные оковы и не получим доступ к тому, что поднимет нас над этой юдолью слез. Пока не преодолеем инерцию.

Мы сделаем это – рано или поздно. Дело в том, что не мир должен эволюционировать, а мы сами.

Кстати…

– Какое из ваших самых больших достижений было обеспечено минимальным количеством ресурсов?

– Знаете ли вы уже сейчас о каком-либо потенциально возможном кризисе, с которым вам придется столкнуться в будущем?

– Для выполнения какого проекта или обязательства, как вам кажется, вы имеете меньше всего ресурсов? Какие конструктивные идеи вы могли бы использовать в связи с этим и когда?

Часть четвертая
Расслабьтесь и начинайте движение, или Как быть там, где действие

Иногда неплохо вспомнить родительский окрик: «Делай, что тебе говорят!» Но проблема как раз и состоит в этом: не всегда очевидно, что именно следует делать. Если наш ум оставить без присмотра, он начнет генерировать в окружающий мир искреннее и небеспочвенное беспокойство, ведь мы слишком умны, чтобы просто начать что-то делать. Но есть и хорошие новости: мы всегда можем обуздать хаос собственных сомнений и заставить свой разум двигаться, трансформировав прессинг в продуктивность. Умение дать старт процессу изменений и действий – это тонкое мастерство и истинный талант.

40. В вашей игре вы единственный игрок

Вы своими руками создаете, принимаете или поощряете все, что испытываете. Это прекрасно, потому что, отвечая за все события собственной жизни, вы всегда можете изменить их по своему усмотрению, если, конечно, захотите. Вы сами сценарист, продюсер, режиссер и даже актер. Такому единству участников могут позавидовать самые слаженные съемочные группы. Лучшие игроки всегда управляют своей игрой лично, независимо от того, в чем она заключается. В этом одиночестве мы все фатально равны.

Новые фундаментальные принципы

Время от времени руководители, отвечающие за работу с персоналом, просят объяснить, как можно изменить корпоративные учебные планы профессионального и личностного развития, включив в них мою методику. И каждый раз, ознакомившись с их программами, я не могу органично внедрить туда свои приемы. Дело не в том, что их критерии эффективности неверны. К сожалению, они по-прежнему ставят во главу угла такие, без сомнения, важные, но стандартно обязательные качества, как лидерство, фокус на результате, коммуникации, креативность или планирование. Я же считаю, что свое законное место во всех подобных методиках должны занять критерии, которые пока не получили заслуженного широкого признания, – критические навыки анализа и обработки информации.

Когда происходят неприятности и дела идут плохо, всегда есть только один человек, который принимает решение и способен взять на себя руководство. Очень часто этот человек – сумасшедший.

Дэйв Барри

Как насчет способности…

– контролировать без напряжения громадное количество вводных условий;

– выделять выполнимые проекты из туманных указаний, инициатив и распоряжений;

– определять необходимые плановые, а не «пожарные» действия;

– перегруппировываться, менять приоритеты и уметь балансировать в ситуациях, когда появляется новая информация или возникают неожиданные обстоятельства;

– действовать в одиночку, но сотрудничая со всеми остальными;

– пересматривать явные и подразумеваемые договоренности с собой и с окружающими;

– выражать, обсуждать и объективно оценивать любые собственные идеи, в том числе неудачные, в присутствии своих сотрудников;

– быстро фокусироваться на нужных результатах и следующих действиях при встрече с трудными обстоятельствами;

– последовательно фиксировать, прояснять, обновлять, пересматривать, переоценивать и менять взятые на себя обязательства в личной жизни и работе, чтобы вся ваша энергия была в любой момент направлена на решение текущей задачи?

Что-нибудь пропущено? Нет? Я редко сталкиваюсь с тем, что комплекс этих критериев формально используется для оценки навыков или производительности специалистов. Хотели бы вы принять на работу того, кто недостаточно владеет перечисленными качествами, или работать у такого человека? Если он не может управлять собой, сталкиваясь с большим объемом информации или быстро меняющейся ситуацией, то как, черт возьми, ему можно доверить руководство другими?

Ответственность за серьезные размышления о том, какими должны быть обязанности и вклад человека в процесс анализа и обработки информации, лежит на каждом сотруднике. В «умных» организациях это становится делом каждого, независимо от конкретной выполняемой им работы.

Питер Друкер

Я утверждаю, что личная и профессиональная конкурентоспособность обеспечивается умением человека реагировать на неожиданности. Лучше всего сила и масштаб личности проявляются под давлением непредвиденных изменений, бросающих вызов всей системе взглядов и поступков.

Перемены всегда вызывают в нас ощущение крушения и дискомфорта. Просто сейчас они происходят гораздо чаще. Подумайте, отразилась ли уже на вашей производительности эта «готовность ко всему».

Кстати…

– Существует ли ситуация, которую вы хотите изменить, но считаете, что ничего не можете сделать? А если бы могли, каким стало бы ваше следующее действие? Где и когда вы предприняли бы его?

– Подумайте о самых продуктивных людях из всех, кого вы знаете. Как вы считаете, какое внимание они уделяют анализу информации?

41. Кого слишком контролируют, тот вне контроля

В гольфе и теннисе излишне крепкий захват может привести к неудачному удару. Чрезмерный контроль способен существенно ограничить продуктивность. Микроменеджмент (слишком высокая частота вращения на «шпинделе»[10] 10
  Вращающийся вал станка, машины, технологического оборудования. Прим. ред.


[Закрыть] личной жизни и работы) может показаться привлекательным, но способен обернуться настоящей западней, если вы попытаетесь привести в порядок дела. Много очков – это прекрасно, если есть смысл их набирать.

Вы фанат организованности?

Недавно я узнал много нового о «фанатах организованности» – людях, посвящающих непомерное количество времени и энергии экспериментам с теми организационными мелочами, которые мне кажутся довольно бесполезными. Возможно, это странно слышать от человека, который потратил годы на поиск лучших практических методов личной и групповой продуктивности. Я провел бесконечное количество часов за изучением систем, программного обеспечения, инструментов и техники, чтобы выявить оптимальные способы выполнения дел с минимально возможными усилиями. Но бо́льшая часть времени ушла на гонки по кроличьим норам, которые никуда не вели. Возможно, проблема заключалась в моих собственных приоритетах: я пытался освободить свой ум от дел и легко обеспечить их выполнение, а не просто стать организованным.

Так в чем же разница? Просто организованность позволяет упустить главное: необходимость размышлять и принимать интуитивные решения для того, чтобы действительно выполнять работу. Попадаясь в ловушку организованности как таковой, люди иногда заходят слишком далеко и пытаются выстроить все свои дела на микроуровне: «Давайте придумаем систему, чтобы вообще не думать!» Но это невозможно. Моя система успешно освобождает разум от необходимости помнить и напоминать, но она не устраняет потребности в регулярных размышлениях о делах с точки зрения их выполнения. В чистом виде всевозможные организующие системы являются лишь прочными хранилищами для целей и их важнейших составных частей. Вы по-прежнему на все сто процентов должны использовать свой ум, интеллект и ви́дение, чтобы интегрировать эти разрозненные части в единое целое собственного взаимодействия с миром. Неважно, насколько хорошо вам удается написание «макросов» для электронных таблиц или до какой степени совершенны приложения, установленные на вашем карманном компьютере, ведь простое нажатие на кнопку или проведение расчета не сможет обеспечить необходимый результат в деле «звонок Фреду». Но даже будь это возможно, вам пришлось бы учесть очень многое, не попавшее в электронную таблицу или карманный компьютер, чтобы довериться их суждению о необходимом действии.

Некоторые не организуют ничего. А некоторые организуют – и ничего.

Автор неизвестен

Когда все под контролем, вы двигаетесь слишком медленно.

Марио Андретти

По электронной почте я получаю бесконечное количество вопросов о том, какие способы и средства организации проектного мышления являются наиболее эффективными. Люди хотят знать, как связывать воедино разрозненные части проекта друг с другом, с другими проектами или их частями. В 99 процентах случаев мой ответ одинаков: «Раз в неделю проводите тщательную ревизию всех своих проектов с необходимой их детализацией. Если вы это делаете – ваша система работает. Если не делаете – никакая система работать не будет». Такие еженедельные сознательные ревизии проектов и связанных с ними действий поддерживают вашу организованность с невероятной эффективностью, поскольку главное – не быть организованным, а стимулировать творческое мышление и мыслить творчески.

Стремление к опыту определенного уровня (отдыху, развлечениям, продуктивности «в зоне ожидания») или желание создать что-то действительно значимое для вас (рисунок, стихотворение, новую компанию, успешный продукт) может оказаться отличным стимулом для того, чтобы стать организованным и добиться своего. Но не позволяйте форме (организованности) поработить содержание (результат).