Текст книги "Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают"
Автор книги: Алексей Дудин
Жанры:
Бухучет и аудит
,сообщить о нарушении
Текущая страница: 1 (всего у книги 11 страниц) [доступный отрывок для чтения: 5 страниц]
Annotation
Ваши клиенты не платят вовремя? Вы хотите снизить просроченную «дебиторку» и эффективно работать с должниками? Эта книга именно для вас.
Прочитав ее, вы узнаете, как грамотно организовать в компании систему работы с дебиторской задолженностью и эффективно взыскивать долги. Применив в своем бизнесе советы и рекомендации специалистов, вы предотвратите финансовые потери и увеличите прибыль. Книга написана юристом и бизнес-консультантом с опытом работы в сфере управления дебиторской задолженностью и взыскания долгов более 8 лет. Приводится множество примеров из российского опыта, практических заданий, комментариев руководителей и специалистов различных компаний, а также большое количество образцов документов, которые можно использовать в работе с должниками.
Издание рекомендуется главам и владельцам компаний, финансовым и коммерческим директорам, руководителям и специалистам служб сбыта и подразделений по работе с клиентами, предпринимателям, юристам, бухгалтерам, финансистам, сотрудникам отделов безопасности, отделов урегулирования задолженности, а также студентам экономических и юридических вузов.
Алексей Дудин
Отзывы читателей
Введение
Благодарности
1. Что такое «дебиторка» и как ею управлять
Что такое «дебиторка»
Зарисовка из жизни, или Проблемы с «дебиторкой» во всей красе
Как решить проблемы? Построить систему!
Как построить систему управления дебиторской задолженностью
2. Проверка контрагента
Что нужно знать
Источники информации
Кредитные рейтинги клиентов
3. Как работать с клиентом
Варианты работы с клиентом
Заключение договора
Учет и хранение договорной документации
Исполнение договора
4. Способы обеспечения исполнения обязательств
Неустойка
Залог
Удержание имущества должника
Поручительство
Банковская гарантия
Задаток
Страхование дебиторской задолженности
Соглашение о коммерческом кредите
Факторинг
Соглашение о безакцептном списании денежных средств со счета должника
Обеспечительный платеж
5. Что делать с клиентом-должником
Причины, по которым клиенты не платят вовремя
Принципы и стратегии работы с должником
Поведение должника и как на него реагировать
«Арсенал» кредитора
Телефонное общение и встречи с должником
Переписка с должником
«Разборки» в суде и взыскание присужденного
Списание безнадежных долгов
Заключение
Алексей Дудин
Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают
Отзывы читателей
...
Книга является практическим руководством для того, чтобы не накопить дебиторскую задолженность и в ситуациях, когда ее образование, так или иначе, неизбежно. Очень доступно и детально изложено, что и в какой последовательности следует предпринимать, четко представлена структура работы с клиентами в условиях отсрочки платежей. Учитывая, что большинство предприятий не располагают достаточными средствами для содержания выделенных специалистов по работе с должниками (да и не всегда они нужны), книга будет полезна для применения сотрудникам и руководителям, не имеющим специального юридического и экономического образования. Рекомендации, приведенные в книге, просты для применения и при этом не требуют специальных навыков и дополнительных финансовых затрат. Книга понятна специалистам любого уровня подготовки и применима в повседневной деятельности любого предприятия независимо от сферы деятельности.
Нурматова Екатерина, заместитель директора компании «Гарант-Викомэс»
...
После прочтения книги открывается полная картина того, как надо построить работу, чтобы она была результативной и приносила плоды в работе в виде прибыли.
Интересно предоставлен материал. Замечательные примеры. Текст, таблицы, схемы гармонично укладываются в «файлы» головного мозга. А юмор располагает посмотреть на серьезные вопросы без удручающих гримас. Полезны и правовые моменты. Как говорится, «незнание законов не освобождает от ответственности».
Книга дает возможность руководителю остановиться, осмотреться и с новыми знаниями идти верным курсом, ведь владеющий знаниями – владеет миром!
Соловьева Надежда, генеральный директор компании «Профессиональная Туристическая Лига»
...
Книга, нужная каждому руководителю.
В книге детально, последовательно и вместе с тем без перегрузки ссылками на законодательство (только необходимый минимум) описаны процедуры заключения договоров, «разборок» в суде и исполнения решения суда.
Кроме того, в книге приведены внятные образцы документов, а также доступно для неюриста описаны необходимые виды документов и правила их составления.
Ющенко Дмитрий, руководитель Вологодского центра НЛП, тренер НЛП международной категории, Царева Наталия, бизнес-тренер, мастер НЛП
...
Я с огромным удовольствием прочла книгу, которая находится перед вами.
Автор доступно, понятно и просто рассказал нам о сложном. В вопросах дебиторской задолженности в рамках компании и вопросах долгов в контексте личной жизни очень важно понимать эффективность предпринимаемых мер.
Я получила инструмент, с помощью которого смогу усилить финансовую организацию своего бизнеса, укрепить фундамент компании и ее финансовые коммуникации, поток взаимодействия с поставщиками и клиентами.
В книге содержатся конкретные рекомендации прикладного характера.
Все в наших руках.
Чурсанова Яна, руководитель стратегических проектов, MBA
...
Для себя почерпнула и оценила в первую очередь системный подход в решении вопроса – как с точки зрения его реализации (определение зон ответственности заинтересованных лиц), так и инструментария (от простых, призванных решать текущие вопросы, до сложных правовых процессов). Также очень помогает панорамное освещение возможных вариантов развития событий, что дает возможность увидеть перспективы и своевременно подобрать методы работы для предотвращения развития ситуации.
И я уверена, что вы оцените тот комфорт, который дает данная книга, – издание приятно удивляет наличием ссылок и источников информации, так необходимых в работе с дебиторской задолженностью.
Хан Ольга, тренинг-менеджер НО НПФ «Лукойл-Гарант» (в г. Волгограде)
...
Данная книга является точным руководством по работе с дебиторской задолженностью. Причем в данном руководстве рассматриваются как поэтапные действия, которые необходимы, когда дебиторская задолженность образовалась, так и профилактические мероприятия, предотвращающие образование задолженности. Особую ценность книге придает то, что она основана на реальных и неоднократно примененных на практике действиях и мероприятиях.
Свою оценку я даю, основываясь на впечатлении от прочтении книги, а также на опыте сотрудничества и дружбы с автором, которого я знаю как профессионального практикующего юриста и бизнес-консультанта.
Тисленко Андрей Васильевич, коммерческий директор ООО «Топ-Технологии»
...
Книга имеет прикладной характер и в большей степени будет полезна руководителям предприятий, ввиду того что непосредственно руководители могут повлиять на всю систему эффективного построения работы с дебиторской задолженностью на предприятии. Для себя как юриста компании я извлекла много важных моментов. Однако чтобы механизм эффективной работы с «дебиторкой» заработал, необходимо его внедрение и поддержка «сверху». Читая книгу, я сравнивала описанный в ней процесс работы с процессом, существующим в моей организации, и еще раз убедилась, что в компании отсутствует система коммуникации, четкое распределение функций и круг ответственных за определенный блок работы лиц, что в значительной степени влияет на степень эффективности нашей работы с дебиторской задолженностью!
Олемская Юлия Михайловна, юрист
Введение
Каким бы бизнесом ни занималась компания, она вынуждена в большинстве случаев работать на условиях отсрочки платежа. В одной ситуации предоставление отсрочки обусловлено выживанием предприятия на рынке с высокой конкуренцией, в другой – желанием заполучить крупного клиента, предоставив ему эксклюзивные условия оплаты, в третьей – завоеванием ниши при выходе на новый рынок. Отсрочка, предоставленная добросовестному контрагенту, только укрепляет партнерские отношения. Но если компания кредитует таким образом всех или почти всех своих клиентов, то это неизбежно приводит к снежному кому просроченных платежей и в конечном итоге – к безнадежным долгам. И если все продолжается в том же духе, что и обычно, то безнадежных долгов становится все больше и больше, что приводит к банкротству еще недавно перспективного бизнеса.
Чтобы не попасть под смертельную лавину непогашенной и безнадежной к взысканию дебиторской задолженности, необходимо регламентировать процессы, связанные с образованием и погашением дебиторской задолженности, и затем грамотно ими управлять.
Эта книга расскажет вам, как это сделать.
Если вы являетесь собственником бизнеса или топ-менеджером, то, прочитав книгу, вы сможете оценить, насколько системно и эффективно осуществляется работа с «дебиторкой» в вашей компании, и найдете инструментарий для оптимизации соответствующих бизнес-процессов и необходимые формы документов, что в конечном итоге приведет к уменьшению финансовых потерь и повышению доходности бизнеса.
Если вы являетесь наемным работником, чья деятельность связана с формированием дебиторской задолженности и взысканием долгов (сотрудником или руководителем отдела продаж, бухгалтером, юристом, специалистом по экономической безопасности), то, прочитав книгу, вы найдете для себя рекомендации, которые позволят вам более четко и эффективно выполнять свои должностные функции. А кроме того, вы сможете увидеть не только то, как организован тот участок работы, которым вы занимаетесь по долгу службы, но и то, как должна функционировать вся система в целом. В результате вы повысите свою ценность на рынке труда и сможете рассчитывать как на более высокий уровень оплаты, так и на продвижение по служебной лестнице.
Надеюсь, что польза от прочтения книги будет для вас любом случае. Вы получите новую информацию, либо сможете лучше систематизировать и структурировать имеющиеся знания, либо же и то и другое вместе. Книга также содержит практические задания, выполняя которые вы сможете лучше понять проблемы вашего бизнеса и найти применение прочитанному материалу в жизни.
Поскольку книга адресована широкому кругу читателей, то при ее написании я старался сделать основной акцент не на глубоком рассмотрении деталей, а на описании ключевых аспектов работы с «дебиторкой» и долгами, дающем целостное видение основных проблем и путей их решения.
Помимо моей авторской позиции вы также сможете увидеть в книге комментарии и примеры разных специалистов, что позволит осмыслить тот или иной вопрос с разных точек зрения.
Буду рад, если, прочитав книгу, вы сочтете возможным откликнуться и написать мне:
• о вашем общем впечатлении, оставшемся после прочтения книги;
• замечания по структуре и содержанию книги и предложения по ее улучшению;
• о вашем опыте практического решения проблем с дебиторской задолженностью и взысканием долгов.
Мне действительно важно знать, насколько полезна и интересна была моя книга для вас. Заходите на мой сайт: www.adudin.ru – там есть необходимая контактная информация, для того чтобы связаться со мной. Я отвечаю на все корректные письма в течение нескольких дней. Если в течение двух-трех недель вы не получили ответа, то отправьте ваше письмо еще раз с другого почтового ящика.
Также буду рад, если вы пригласите меня в качестве юриста и бизнес-консультанта для построения в вашей компании системы работы с дебиторской задолженностью и/или оказания юридической помощи по взысканию имеющихся долгов.
Дудин Алексей , юрист и бизнес-консультант
Благодарности
Начиная книгу, хочу высказать слова благодарности тем людям, которые так или иначе помогли мне при ее подготовке, а именно:
• моим родителям Дудину Сергею Семеновичу и Дудиной Галине Захаровне ,
• моей супруге Дудиной Наталье и сынишке Максиму ,
• моим партнерам, коллегам и друзьям [1] (в алфавитном порядке):
– Начальнику отделения анализа планирования и контроля штаба УВД по г. Волгограду Беккеру Роману Николаевичу
– Электронному СМИ «Волгоград в сети» www.volgograd.ru
– Юристу Домбровской Ольге Сергеевне
– Иващенко Марии (в период с 2007 по 2010 год являвшейся исполнительным директором ООО «СтафГайд»)
– Юристу Ионовой Людмиле Александровне
– Начальнику отдела бюджетирования, планирования контроля и внутреннего аудита ООО «ЮгКонсалтинг» Камбулову Андрею Георгиевичу
– Генеральному директору ЗАО «Бизнес-Консалтинг Центр “Поволжье”» (г. Тольятти) www.seminar.bkc-p.ru Мудрик Вере Валентиновне
– Генеральному директору ООО «Стафгайд» www.staffguide.ru Назимовой Марине Валерьевне
– Заместителю директора компании «Гарант-Викомэс» Нурматовой Екатерине
– Юристу Олемскому Владиславу Евгеньевичу
– Юристу Олемской Юлии Михайловне
– Главному редактору «Новостной ленты увлеченных делом» на www.geoaltai.ru Перепелице Наталье
– Бизнес-консультанту и коучу Рыбакову Михаилу www.mrybakov. ru
– Внутреннему аудитору интегрированной системы менеджмента, инженеру по маркетингу ООО «Волгоградсервис» Скрипнику Олегу Петровичу
– Генеральному директору компании «Профессиональная Туристическая Лига» Соловьевой Надежде
– Коммерческому директору ООО «Топ-Технологии» Тисленко Андрею Васильевичу
– Руководителям веб-студии «КликОН» www.clickon.ru Трушкину Сергею Александровичу и Трушкиной Юлии Георгиевне
– Тренинг-менеджеру НО Н «ПФ “Лукойл-Гарант”» (в г. Волгограде) Хан Ольге Алековне
– Бизнес-тренеру Вологодского тренингового центра мастеру НЛП Царевой Наталии
– Руководителю стратегических проектов, MBA Чурсановой Яне
– Руководителю Вологодского тренингового центра тренеру НЛП международной категории Ющенко Дмитрию http://dhe.ru
– Директору ООО «Торговый дом “Керамика-Волга-Пятигорск”» Якименко Павлу Валерьевичу.
1. Что такое «дебиторка» и как ею управлять
Что такое «дебиторка»
Дебиторская задолженность представляет собой совокупность долгов, которые причитаются организации от контрагентов-дебиторов в результате финансово-хозяйственных отношений с ними.
Термин «дебиторская задолженность» происходит от латинских слов debeo, debui, debitum, которые имеют значение «быть должным», быть «обязанным». [2]
В соответствии с положениями статьи 128 Гражданского кодекса РФ «к объектам гражданских прав относятся вещи, включая деньги и ценные бумаги, иное имущество, в том числе имущественные права; работы и услуги; охраняемые результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации (интеллектуальная собственность); нематериальные блага».
Поскольку «дебиторка» представляет собой то, что причитается организации, однако еще не получено ею, то по своей сути она представляет имущественное право и выступает в качестве одного из объектов гражданских прав.
Также дебиторская задолженность является важным элементом оборотного капитала организации наряду с такими элементами, как денежные средства, материально-производственные запасы, незавершенное производство и расходы будущих периодов.
Основной хозяйственной операцией, в результате которой возникает дебиторская задолженность, является продажа товаров (работ, услуг) на условиях отсрочки платежа. «Дебиторка» появляется в момент, когда вы отгрузили контрагенту товар, начали для него выполнять работы, оказывать услуги, а оплаты еще не получили.
Помимо этого, дебиторская задолженность также возникает при закупке сырья или иной продукции по предоплате на условиях отсрочки поставки, при переплате налогов (сборов), выдаче сотрудникам в подотчет денежных средств.
Какие бывают виды дебиторской задолженности?
В зависимости от критерия, по которому идет классификация, выделяют различные виды «дебиторки».
По порядку возникновения дебиторскую задолженность можно разделить на нормальную и неоправданную. Нормальной считается дебиторская задолженность, возникшая в рамках существующей кредитной политики организации, установленных стандартов оценки кредитоспособности клиентов и в рамках определенных лимитов кредитования контрагентов. Неоправданной считается дебиторская задолженность, возникшая в результате нарушения установленных в организации требований регламентов и норм предоставления контрагентам отсрочки платежа, в результате нарушения порядка отпуска товароматериальных ценностей и т. п.
По критерию просроченности платежа можно выделить дебиторскую задолженность плановую и просроченную. Когда дебиторская задолженность возникла, но сроки ее погашения еще не наступили, «дебиторку» именуют плановой. Если сроки погашения наступили, а платежа от контрагента не поступило, задолженность именуют просроченной.
По длительности просрочки можно выделять различные группы дебиторской задолженности. Например, дебиторскую задолженность, просрочка по которой составляет до 45 дней, дебиторскую задолженность, просрочка по которой составляет от 45 до 90 дней, и т. п.
По критерию реальности взыскания можно выделить различные группы дебиторской задолженности: реальную ко взысканию, проблемную (либо сомнительную) и безнадежную.
Классификация дебиторской задолженности, с одной стороны, позволяет лучше уяснить, что такое «дебиторка», а с другой – дает набор определенных понятий, которые используются при анализе, структурировании и иной работе с дебиторской задолженностью и долгами.
Зарисовка из жизни, или Проблемы с «дебиторкой» во всей красе
До того как мы начнем рассматривать вопросы построения системы работы с дебиторской задолженностью и взыскания долгов, давайте поговорим о том, как все зачастую происходит на практике. Для этого представим себе небольшую российскую компанию, занимающуюся закупкой и последующей продажей металлопроката. Назовем ее условно ООО «Торговая компания “Металл”».
Во владении компании находятся арендованные на постоянной основе офис и склад. Доставка металлопроката осуществляется посредством нанимаемых транспортных компаний. Штат компании включает отдел продаж, бухгалтера, логиста и складских работников.
Финансовым анализом, планированием и бюджетированием в указанной компании занимается генеральный директор Иванов Иван Иванович, который также является и ее единственным владельцем. Управление задолженностью проходит, как правило, достаточно поверхностно, от случая к случаю. В компании никто не может четко ответить на вопросы о структуре и величине постоянных и переменных затрат, [3] о предельно допустимой величине дебиторской задолженности и т. п. Такая неразбериха приводит к постоянной нехватке оборотных средств, порожденной постоянными проблемами с поступлением от дебиторов и распределением между кредиторами денежных ресурсов. Нехватка оборотных средств, как правило, компенсируется овердрафтами [4] и кредитами, однако денег по-прежнему не хватает, ведь как были перебои с платежами от клиентов, так они и остались.
Одновременно отдел продаж в полную силу занимается реализацией продукции. Сотрудникам со стороны руководителя – Ивана Ивановича постоянно ставятся задачи по увеличению объемов продаж, освоению новых регионов и повышению оборотов. Стремясь выполнить задачи, поставленные руководителем, сотрудники отдела продаж устанавливают новые контакты и работают со все большим числом клиентов, предоставляя отсрочку платежа и различные скидки. И такое, казалось бы, похвальное рвение в ряде случаев становится причиной многих проблем.
Во-первых, в целях завоевания новых партнеров и получения больших объемов закупок продавцы предоставляют клиентам значительные скидки. При кажущейся на первый взгляд разумности подобного подхода более внимательное рассмотрение показывает, что совершаемые сделки порой проходят в ноль, а иногда приносят убыток компании. Например, фирма продает клиенту партию продукции на общую сумму 1 000 000 рублей. Разница между закупочной и реализационной стоимостью продукции с учетом транспортных затрат составляет 5 %. При этом если сотрудник отдела продаж предоставит клиенту скидку в 2 %, то кажется, что компания все равно должна заработать на этой сделке 30 000 рублей. Но при ближайшем и внимательном рассмотрении оказывается, что в данной схеме не был учтен важный момент. Помимо переменных затрат на маржинальную прибыль [5] от сделки в 5 % приходится часть постоянных затрат (аренда офиса и склада, окладная часть заработной платы сотрудников компании и т. п.) на сумму 25 000 рублей. В итоге реальный доход от одной сделки на сумму 1 000 000 рублей составляет 5000 рублей. И то при условии, что клиент расплатится вовремя. Конечно, приведенный пример содержит несколько упрощенную и гипертрофированную модель, однако верно передает суть вопроса. [6]
Во-вторых, стремясь увеличить объемы продаж, коммерческий отдел зачастую организует отгрузку продукции (оказание услуг, выполнение работ) до того, как контрагент будет проверен на благонадежность и платежеспособность, [7] а также до того, как будет заключен договор, подписана спецификация, и т. п.
...
Ситуация складывается хуже всего там, где условия оплаты сотрудников коммерческих подразделений определены в зависимости от объемов продаж, без привязки к полученной оплате за отгруженную продукцию (оказанные услуги, выполненные работы). При подобных правилах агентам по продажам выгодно заключать максимальное число сделок без особого разбора, а также анализа платежеспособности и репутации клиента, поскольку последующие проблемы компании с требованием оплат не затрагивают их личные финансовые интересы.
В-третьих, в компании отсутствует нормально поставленный процесс проверки контрагентов перед заключением сделки, хотя есть достаточно простые меры, позволяющие провести экспресс-диагностику потенциального клиента, желающего работать на условиях отсрочки платежа.
...
Подобный недостаток в работе с клиентами на условиях отсрочки платежа порой встречается не только у малых и средних компаний, но и у крупных предприятий. Причины иногда кроются в незнании того, как можно быстро и эффективно провести проверку, а иногда – в «имперских замашках», когда представители предприятия рассуждают по принципу: «Если нам не заплатят, то мы – большое предприятие, имеющее много ресурсов, – сможем заставить должника заплатить».
В-четвертых, сотрудники компании в стремлении быстрее совершить сделку в целях повышения объема продаж и оборотов компании зачастую допускают различные ошибки и недочеты на стадии документального оформления исполнения сделки.
...
На практике мне не раз приходилось сталкиваться с ситуациями, когда:
• отгрузка продукции осуществлялась представителю покупателя без предъявления доверенности на получение продукции и передачи ее оригинала поставщику. Отсутствие оригинала доверенности у поставщика в случае просрочки клиентом оплаты и последующего судебного спора чревато рядом сложностей. Наиболее значимой проблемой в такой ситуации становится доказывание факта того, что продукция была передана покупателю (в лице его работника или представителя нанятой покупателем транспортной компании), а не какому-то лицу, которое не имеет связи с покупателем. Отсутствие возможности доказать факт передачи продукции полномочному представителю покупателя означает отсутствие правовой возможности взыскать долг в судебном порядке;
• в товарно-транспортной накладной не ставилась отметка о получении продукции, что также приводило к серьезным проблемам, связанным со сложностью, а в некоторых случаях невозможностью доказывания факта получения покупателем продукции;
• акт выполненных работ не оформлялся вообще в связи с отсутствием претензий со стороны заказчика к качеству и срокам выполненных работ либо подписывался лицом, не имеющим полномочий на их приемку, что создавало сложности доказывания факта надлежащего исполнения подрядчиком (исполнителем) своих обязательств и наличия обязательств у заказчика оплатить выполненные работы (оказанные услуги).
В-пятых, в компании не налажен процесс мониторинга и контроля за исполнением клиентами обязательств по оплате, что порой приводит к тому, что никто не может оперативно ответить, каков по состоянию на сегодняшний день размер дебиторской задолженности, а также какая ее часть является плановой, а какая – просроченной.
И наконец, все обозначенные проблемы дополняются отсутствием технологии работы с просроченной задолженностью и взыскания долгов, что приводит к «изобретению велосипеда» в каждом случае, когда компания сталкивается с образованием у клиента непогашенного вовремя долга.
В итоге ООО «Торговая компания “Металл”» будет работать до того момента, пока несколько крупных или множество мелких безнадежных к взысканию долгов не подпишут фирме смертный приговор. [8]
Если в описанной компании вы узнали какие-то аспекты работы вашего бизнеса, то пришло время поговорить о том, как сделать все правильно. Однако до того, как мы перейдем к этому, выполните практическое задание.
Практическое задание № 1
Подумайте и запишите ответы на следующие вопросы:
Есть ли в вашей компании проблемы с «дебиторкой» и долгами? Если есть, то какие? Вспомните, как давно они у вас начались, к каким последствиям приводили раньше и приводят в настоящее время?
Выполнение практических заданий является важным моментом в работе с книгой, поскольку оно позволяет найти применение прочитанному материалу в вашей практической деятельности. Будет здорово, если вы заранее спланируете время для выполнения практических заданий. Также вам потребуется создать в компьютере специальный файл для заметок и выполнения заданий. Если вы предпочитаете работать, записывая мысли на бумаге, то заведите для выполнения практических заданий и заметок специальный блокнот или скоросшиватель с несколькими чистыми листами.В процессе выполнения практических заданий вы можете обращаться ко мне за помощью как юристу и/или бизнес-консультанту.
Как решить проблемы? Построить систему!
Хотя образование дебиторской задолженности в бизнесе – вещь почти неизбежная, это отнюдь не означает, что можно махнуть на нее рукой и спать спокойно. Как раз наоборот. Для того чтобы сон был крепким и здоровым, с «дебиторкой» нужно уметь грамотно работать – опираясь как на отечественный опыт, так и на богатую практику западных стран, имеющих длительную историю рыночных отношений.
Возникает вопрос: грамотно работать – это как?
Ответ прост: необходимо грамотно отрегулировать в компании систему работы с клиентами. А затем осуществлять контроль, включая проверку соблюдения сотрудниками условий предоставления отсрочек платежа, мониторинг входящих платежей и соблюдение сотрудниками жесткого механизма взыскания просроченной дебиторской задолженности.
Важно не просто отрегулировать все моменты работы с клиентами, а свести в систему взаимосвязанных и согласованных друг с другом процессов, благодаря которым организация сможет добиться запланированных результатов.
Почему важно создать именно систему, а не решать отдельно взятые проблемы? Ключевой особенностью системы является то, что она имеет свойства, которые не равны сумме свойств отдельных ее элементов. Соответственно позитивный эффект при системном и комплексном подходе будет на порядок выше, нежели при улучшении отдельно взятого процесса.
Большинство же компаний, сталкиваясь с появлением проблем с «дебиторкой», решают их по методу «затыкания дыр». [9] Подобный метод дает весьма посредственный результат. Ведь усилия направлены лишь на решение имеющейся проблемы, а не на причины, ее породившие. Например, растет и постоянно имеется просроченная «дебиторка» – принимают в штат компании юриста или обращаются к адвокату. Хотя более правильно было бы посмотреть и оптимизировать процессы:
• проверки благонадежности клиента до заключения сделки;
• оценки платежеспособности клиента и возможных рисков.
А также необходимо проанализировать систему мотивации сотрудников коммерческого отдела. В тех случаях, когда оплата труда торгового персонала построена исключительно на показателях общего объема продаж, без привязки к факту оплаты, людям важно «спихнуть» товар, работы или услуги – и не важно, заплатит за них клиент или нет, ведь на их заработке это не отразится.
Описанные действия позволят «подстелить соломку» в необходимых местах и тем самым снизить количество возможных проблем или вовсе их предотвратить. [10]
...
В ходе семинаров, которые я провожу по вопросам управления дебиторской задолженностью и взыскания долгов, некоторые участники говорят, что, по их мнению, на сегодняшний день нет компаний, которые бы платили сотрудникам отделов продаж только за объем отгруженной продукции. Возможно, в компаниях, в которых они работали или работают, таких недочетов уже давно не существует или не было вовсе. Однако в ходе своей профессиональной деятельности я периодически сталкиваюсь с компаниями, в которых сотрудники, занимающиеся продажами, «сидят» только на окладе либо в дополнение к окладу получают бонусы за объемы продаж, без привязки к поступлению оплаты от клиентов. Нередко подобная система оплаты труда встречается в организациях и на предприятиях, где основной костяк руководителей привык к советскому стилю управления и продолжает придерживаться его, проведя лишь небольшой «косметический ремонт» организационной структуры и системы управления предприятием.
Эффективное решение проблем с дебиторской задолженностью и взысканием долгов возможно только при построении специальной системы управления, основанной на процессном подходе, а также принципах системности, комплексности. Системный подход позволяет устранить причины, из-за которых происходит образование «дебиторки».
Целями создания системы управления являются уменьшение рисков организации, а также стандартизация действий и экономия времени при принятии различных управленческих решений.
При этом крайне важно, чтобы собственник и руководство компании были заинтересованы в системном решении вопросов с «дебиторкой». Если «сверху» не будет поддержки и понимания необходимости комплексного регулирования вопросов с долгами, то все усилия внутренних специалистов компании (юристов, бухгалтеров, безопасников и т. п.) либо приглашенного консультанта будут напрасными.
...
Одна из подписчиц моего дистанционного курса в своем письме рассказала, что в конце 1990-х – начале 2000-х годов она работала в крупной компании, которая занималась лизингом за счет средств федерального бюджета, за счет средств бюджета субъекта РФ (в котором работала компания), а также за счет собственных кредитов. У компании была огромная «дебиторка». Со стороны юристов и бухгалтерии постоянно проводился анализ как самой задолженности, так и дебиторов. Также разрабатывались мероприятия, направленные на предупреждение возникновения задолженности и получения просроченной «дебиторки» с учетом индивидуальных особенностей клиентов. Однако все это не приносило желаемого результата, поскольку руководитель компании не прислушивался к мнению специалистов и принимал решения по собственному усмотрению – кого кредитовать, а кого нет, с кем судиться, а с кем нет, на кого «направлять» приставов, а кого (порой с очень крупными долгами) вообще не трогать. [11] В итоге размер «дебиторки» компании составил нескольких сотен миллионов рублей. Значительную часть этой задолженности составляли проблемные и нереальные с точки зрения взыскания долги. В отношении многих дебиторов были инициированы процедуры банкротства. Некоторые из должников и вовсе оказались ликвидированными. Из-за отсутствия погашения долгов со стороны клиентов компания прекратила своевременно исполнять свои обязательства перед бюджетом. Поступления становились все меньше и меньше, а долги перед бюджетом все больше. В итоги бизнес погиб – компанию признали банкротом.
