Текст книги "Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают"
Автор книги: Алексей Дудин
Жанры:
Бухучет и аудит
,сообщить о нарушении
Текущая страница: 4 (всего у книги 11 страниц) [доступный отрывок для чтения: 5 страниц]
9 Ясность порядка расчетов и указание на то, что моментом исполнения обязательств по оплате контрагентом является момент зачисления денежных средств на ваш расчетный счет.
...
Указание в договоре условия о том, что моментом исполнения клиентом обязательств по оплате считается момент зачисления денежных средств на ваш расчетный счет, важно не только для случаев предоставления клиенту отсрочки платежа, но и для случаев работы по 100 %-ной предоплате. При наличии соответствующего пункта вы будете иметь полное право производить реализацию только после того, как увидите оплату клиента на своем счете. Если вы работаете с условием о том, что моментом исполнения обязательств клиента по оплате является момент списания денежных средств с его счета, то в ряде случаев это способствует возникновению проблем. Если по каким-то причинам произойдет задержка в перечислении денег банком клиента на корреспондентский счет вашего банка или задержка в зачислении денег на расчетный счет вашим банком, [31] – это не вина клиента и он вправе требовать от вас проведения отгрузки продукции (оказания услуг, выполнения работ). Кроме того, могут быть и другие сложности. Зачастую в качестве подтверждения исполнения обязательств по оплате клиентом предоставляется платежное поручение о перечислении оплаты с отметкой банка клиента о его принятии к исполнению. Однако данный документ ничего вам не гарантирует. Отметка банка о принятии платежного поручения к исполнению не гарантирует его исполнения. Во-первых, платежное поручение может быть до момента его исполнения банком отозвано самим клиентом, во-вторых, на счете клиента может быть недостаточно денежных средств для исполнения банком платежного поручения и т. п. [32]
10 Вид, размер штрафных санкций и порядок их начисления.
11 Наличие (отсутствие) условия об обязательном претензионном порядке решения споров, сроках ответа на претензию.
...
По общему правилу, претензионный порядок решения споров не является обязательным, [33] т. е. сторона, чье право нарушено, может сразу обратиться в суд. В том случае, если в договоре указано, что соблюдение претензионного порядка решения споров обязательно, то обратиться в суд каждая из сторон договора сможет только после направления претензии другой стороне и сохранении спора после рассмотрения претензии другой стороной. Обязательный претензионный порядок решения споров представляет собой «обоюдоострый клинок». С одной стороны, наличие подобного пункта гарантирует, что клиент не сможет обратиться с иском к вам по поводу качества или количества поставленной продукции (оказанных услуг, выполненных работ), но в то же время и вы не сможете предъявить иск в суд о взыскании с клиента задолженности, не предъявив ему при этом претензию. Поэтому включать в договор условие об обязательности претензионного порядка решения споров или нет, зависит от специфики вашего бизнеса и личных предпочтений. Включив в договор пункт об обязательном направлении претензии, убедитесь, что в нем указан максимальный срок для рассмотрения претензии и направления ответа на нее. В противном случае возможны дополнительные споры и конфликты относительно времени, необходимого для изучения доводов претензии и подготовки ответа на нее. Кроме того, указание максимального срока ответа на претензию позволит вам обратиться в суд, если клиент не направит вам ответ на претензию в согласованные сроки.
12 Наличие (отсутствие) условия о судебном органе, который будет рассматривать спор, если его не удастся урегулировать в досудебном порядке.
...
В том случае, если вы указываете договорную подсудность, важно правильно указывать наименование соответствующего суда. В противном случае пункт договорной подсудности может быть признан несогласованным сторонами и вам придется обращаться в суд по общим правилам подсудности, т. е. по месту нахождения ответчика. В качестве арбитра, полномочного рассматривать споры по договорам, сторонами которых являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, может быть указан не только арбитражный суд, но и третейский суд. [34] Третейское разбирательство имеет свои плюсы и минусы. К основным плюсам относятся:
• возможность выбора арбитра, которому доверяют обе стороны договора и который учитывает специфику отрасли, в которой работают стороны договора;
• конфиденциальность, в силу того что рассмотрение споров, если стороны не договорились об ином, осуществляется третейскими судами в закрытых заседаниях, доступ в которые третьих лиц ограничен. Также публикация решения третейского суда, как правило, возможна только с согласия сторон соответствующего разбирательства;
• более простой порядок рассмотрения спора по сравнению с порядком рассмотрения споров в арбитражных судах, четко регламентированным.
К основным минусам относятся:
• затрудненный анализ судебной практики решений третейских судов вследствие правил конфиденциальности рассмотрения споров;
• возможность ограничения обжалования решения третейского суда. В соответствии с положениями статьи 40 Федерального закона «О третейских судах в Российской Федерации» от 24.07.2002 г. № 102-ФЗ стороны могут в договоре согласовать, что решение третейского суда является окончательным; [35]
• сложности с принудительным исполнением некоторых решений третейских судов. Так, например, если третейское решение вынесено с нарушениями, [36] то арбитражный суд может отказать в выдаче исполнительного листа для принудительного исполнения решения третейского суда. Или, например, сложности могут возникнуть в случае, если стороны третейского разбирательства окончили дело мировым соглашением, данное мировое соглашение было утверждено определением третейского суда и в дальнейшем данное соглашение не исполняется должником. Арбитражный процессуальный кодекс РФ дает право арбитражным судам выдавать исполнительные листы для принудительного исполнения решений, но не определений третейских судов.
13 Наличие пункта о месте исполнения договора.
...
Арбитражный процессуальный кодекс РФ (часть 4 статьи 36) и Гражданский процессуальный кодекс РФ (часть 9 статьи 29) позволяют истцу помимо общих правил о подсудности и правил о договорной подсудности также обращаться в суд по месту исполнения договора, если он прямо указан в договоре. Таким образом, если в договоре с иногородним клиентом вы оговорили подсудность по месту нахождения вашей организации, но позволили ему включить пункт о месте исполнения договора по его местонахождению, то он сможет спокойно судиться с вами «на своем поле». А оно вам надо? Если ваш иногородний клиент настаивает на договорной подсудности по его местонахождению, постарайтесь включить в договор пункт о месте исполнения договора по вашему местонахождению.
14 Правильность почтовых, банковских и иных реквизитов сторон.
15 Наличие подписи полномочных представителей сторон.
...
Порой в договоре вместо собственноручной подписи представителя стороны встречается ее факсимильное воспроизведение. Для того чтобы использование факсимиле не отразилось на действительности договора, необходимо, чтобы между сторонами была достигнута договоренность об использовании факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования в соответствии с положениями пункта 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ (см., например, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.12.2008 г. № 09АП-16877/2008). Подтверждением наличия соглашения о допустимости факсимиле при заключении сделок может быть отдельно заключенное между сторонами соглашение либо соответствующее условие, включенное в текст договора, подписанного с помощью факсимиле.
16 Наличие печати, скрепляющей подпись полномочного представителя контрагента.
...
На практике периодически возникает вопрос о том, является ли обязательным наличие печати юридического лица или индивидуального предпринимателя на тексте договора и влияет ли отсутствие печати на действительность договора. На мой взгляд, отсутствие печати на договоре не влечет за собой недействительности договора, поскольку главным является наличие подписи уполномоченных представителей сторон, выразивших свою волю к заключению договора и поставивших свои подписи в документе. В то же время если в тексте договора имеется условие о том, что подписи представителей сторон должны быть скреплены печатями, то это, по сути, является согласованным сторонами условием о форме договора и, следовательно, отсутствие печатей, скрепляющих подписи (или подпись представителя одной стороны), приводит к несоблюдению согласованной сторонами формы договора. Данный вывод следует из положений пункта 1 статьи 434 Гражданского кодекса РФ, в котором закреплено, что если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась. Подтверждение верности описанной позиции можно найти, например, в тексте Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2007 г. по делу № 09АП-5149/2006-ГК. Поскольку в данном документе содержатся выводы и положения, которые могут быть полезными для читателей, полагаю необходимым процитировать отдельные моменты из указанного Постановления, а именно: «Предъявляя исковые требования истец указал, что подпись К. В. В., подписавшего договор в качестве генерального директора ОАО <…>, на представленной копии договора не скреплена печатью, а в договоре отсутствуют сведения о том, что генеральному директору <…> были предоставлены полномочия на заключение сделки <…> Отказывая в удовлетворении иска, суд первой инстанции указал, что доказательств совершения противоправных действий генеральным директором ОАО <…> и гр-м Б. К. Д. при заключении оспариваемой сделки истцом не предоставлено. Довод заявителя в апелляционной жалобе в качестве одного из оснований для признания оспариваемого договора недействительным о том, что подпись генерального директора Общества К. В. В. должна быть скреплена печатью, отклоняется апелляционным судом, так как отсутствие печати на подписи генерального директора ОАО <…> не является основанием для признания спорной сделки недействительной в силу пункта 1 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации, которым предусмотрено, что сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т. п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (пункт 1 статьи 162). Поскольку в данном случае ни законом, ни договором не предусмотрено обязательного скрепления подписи продавца печатью Общества, то сделка по данному основанию не может быть признана недействительной». Несмотря на то что отсутствие печати не делает договор недействительным, во избежание лишних споров по данному поводу с контрагентом стоит убедиться в том, что подписи лиц, подписавших договор, скреплены печатями сторон договора.
Камбулов Андрей Георгиевич, начальник отдела бюджетирования, планирования контроля и внутреннего аудита ООО «ЮгКонсалтинг». Заключая договор с клиентом, важно убедиться, что он действует от собственного имени и в своих интересах. Поскольку, если клиент работает в интересах другой компании, например по договору комиссии, то может так получиться, что обязанности по сделке возникнут не у клиента, а у некоего другого лица (комитента), о котором вы ничего не знаете и который вполне может оказаться фирмой-«однодневкой». Выяснить, не является ли клиент комиссионером какого-либо другого лица, можно, просмотрев его финансовую отчетность.
Протокол разногласий
Иногда случается, что у контрагента возникают замечания и к тексту вашей редакции договора. В одних случаях это урегулируется путем корректировки текста договора, под которым стороны ставят свои подписи. В других же к вашей редакции договора контрагентом составляется протокол разногласий. Ситуация может быть и обратная: клиент настаивает на своей форме договора и протокол разногласий вынуждены составлять уже вы.
Поскольку заключения договоров с протоколами разногласий достаточно распространены, давайте более подробно рассмотрим правовой механизм заключения договора при наличии протокола разногласий.
Прямое указание на возможность составления протокола разногласий содержится в Гражданском кодексе РФ применительно к договорам, подлежащим заключению в обязательном порядке (статья 445), а также к договорам поставки (статья 507 Гражданского кодекса РФ). Однако составление протокола разногласий возможно при заключении и любого другого гражданско-правового договора.
Протокол разногласий может касаться любых условий договора. Проект договора, подписанный с вашей стороны и направленный клиенту, представляет собой оферту, т. е. предложение заключить договор на указанных в нем условиях.
Как уже упоминалось ранее, по условиям действующего законодательства, принятие оферты (акцепт) должно быть полным и безоговорочным. В том же случае, если ваше предложение заключить договор принимается контрагентом только при условии изменения ряда условий договора, т. е. с составлением протокола разногласий, это означает, что согласия заключить договор от клиента вами не получено. Что касается протокола разногласий к договору, то это, по сути, представляет собой новую оферту, т. е. предложение заключить договор на других условиях.
В том случае, если вы согласны с замечаниями клиента, изложенными в протоколе разногласий, то это означает, что вы принимаете оферту клиента. В том же случае, если вы составляете очередной протокол разногласий либо протокол согласования разногласий, это снова означает направление контрагенту оферты заключить договор на новых условиях.
Составление и направление протокола разногласий для договоров поставки и договоров, подлежащих заключению в обязательном порядке, должны осуществляться в течение тридцати дней со дня получения оферты – проекта договора. По другим гражданско-правовым договорам – в срок, определенный стороной, направляющей оферту, а при его отсутствии – по истечении времени, необходимого для его составления.
Отсутствие достигнутого между сторонами соглашения по условиям, изложенным в протоколе разногласий, может привести к возникновению риска признания договора незаключенным. В качестве примера можно привести Постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13.06.2007 г. по делу № А10-5636/06-Ф02-3254/07. По указанному делу судом было отказано истцу во взыскании задолженности по договору поставки. Причиной отказа послужило то обстоятельство, что суд посчитал договор незаключенным, поскольку текст договора был подписан ответчиком с оговоркой о наличии разногласий, в протоколе разногласий были указаны соответствующие разногласия, возникшие между сторонами, однако стороны данные разногласия не устранили.
Признание договора незаключенным означает исполнение сторонами обязательств на основе общих принципов и положений Гражданского кодекса РФ и невозможность требовать что-либо от контрагента, ссылаясь на условия договора, признанного незаключенным (о порядке оплаты, ответственности и т. п.).
В практике встречается и иная точка зрения о том, что наличие протокола разногласий к договору не является основанием для признания договора незаключенным, если разногласия не затрагивают существенных условий и ни одна из сторон не заявила о необходимости достигнуть соглашения по возникшим разногласиям (Постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 08.07.2003 г. по делу № А58-5654/02-Ф02-2060/03-С2).
Однако лучше не рисковать, а сначала урегулировать все вопросы, вызвавшие замечания у контрагента, а лишь затем приступать к исполнению договора.
Поскольку законодательно форма протокола разногласий не регламентирована, то его содержание определяется по усмотрению сторон. В качестве рекомендуемой формы можно привести следующий пример протокола разногласий (рис. 3.1).
В тех случаях, когда исполнение обязательства требуется начать любой ценой (даже до момента урегулирования разногласий), имеет смысл подстраховаться путем включения в протокол разногласий (если вы его готовите к проекту договора клиента) либо в протокол согласования разногласий (если вы получили протокол разногласий от контрагента к своей редакции договора) пункта со следующей формулировкой: «В случае неподписания (включая невозвращение после подписания) настоящего протокола разногласий (протокола согласования разногласий) в __ ( __ ) дневный срок с момента его получения, однако фактического исполнения обязательств по договору № ___ от « __»___ 20 __ г., данный протокол (протокол согласования разногласий) и содержащиеся в нем условия считаются принятыми, а договор заключенным на условиях, согласованных сторонами в настоящем протоколе разногласий (в части условий Поставщика) и в тексте договора № __ от « __»___ 20 __ г. (в части условий, не затронутых протоколом разногласий)».
В соответствии с положениями пункта 3 статьи 438 Гражданского кодекса РФ совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т. п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте. Описанные действия именуются в юриспруденции конклюдентными.
Рис. 3.1 . Пример протокола разногласий
Используя указанную формулировку, следует вручить протокол разногласий (согласования разногласий) полномочному представителю контрагента с сопроводительным письмом под подпись. В случае спора можно будет настаивать на том, что, приступив к исполнению договора до момента урегулирования разногласий, контрагент тем самым осуществил конклюдентные действия и принял ваши условия. Конечно же, подобный «ход конем» не дает вам 100 %-ной гарантии, но повышает шансы отстоять свою позицию в суде.
Работа по гарантийному письму
Порой в деловой практике встречается выполнение обязательств на условиях последующей оплаты без договора по гарантийному письму. Давайте разберем, какие проблемы может породить подобное оформление сотрудничества и как можно снизить риски.
Для начала давайте освежим в памяти несколько важных правовых моментов:
• договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора (пункт 1 статьи 432 Гражданского кодекса РФ);
• сделки между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и гражданами должны оформляться в письменной форме (статья 161 Гражданского кодекса РФ);
• договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ).
Несоблюдение указанных законодательных требований приводит к тому, что договор считается незаключенным и исполненные сторонами обязательства, по сути, являются действиями, основанными на общих принципах и положениях Гражданского кодекса РФ.Гарантийное письмо, как правило, содержит всего лишь пару строк (типа: «Просим поставить партию шестеренок. Оплату гарантируем»), но оно в случае отсутствия оплаты от контрагента дает нам возможность говорить в суде, что наш партнер имел намерение получить от нас что-либо. Поскольку между сторонами в гарантийном письме зачастую не указывается срок, то в случае нарушения ожидаемого срока платежа возникает необходимость направлять должнику требование оплатить исполненные вами обязательства в семидневный срок в соответствии с положениями пункта 1 статьи 314 Гражданского кодекса РФ.
...
Самое смешное гарантийное письмо, с которым мне довелось столкнуться на практике, было выдано индивидуальным предпринимателем и имело следующий текст, который привожу дословно (за исключением наименования организации и Ф. И. 0.), сохраняя орфографию и пунктуацию:
Гинеролному директору
ООО «…»
…от…
заявлении Та Гарантирние писмо
Обибезуемся доконца месяца перечислит 200000 рублей просим вас предоставит 12 процентов на отгрузку 27 сентября
27 сентяб 06. г Подпись
Для того чтобы снизить возможные риски при работе по гарантийному письму и обеспечить собственный интерес, требуется обычное гарантийное письмо «ни о чем» превратить в мини-договор. Для этого нужно, чтобы текст гарантийного письма, которое вы будете требовать с контрагента, содержал следующие моменты:
1. Четкое и ясное описание существенных условий обязательств, о которых вас просит контрагент (поставка товара, выполнение работ, оказание услуг).
2. Указание на сроки и порядок оплаты исполненных обязательств.
3. Указание на меры ответственности, которые контрагент обязуется исполнить в случае нарушения сроков оплаты.
4. Указание на то, что исполнение обязательств по гарантийному письму будет считаться контрагентом заключением договора на условиях, указанных в гарантийном письме.
Кроме того, важно, чтобы гарантийное письмо было:
– напечатано на фирменном бланке организации с указанием адреса организации, ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО и т. п.;
– подписано руководителем и главным бухгалтером (при его наличии в штате организации). В том случае, если гарантийное письмо подписывается иными лицами, к гарантийному письму обязательно должны быть приложены заверенные копии доверенностей, подтверждающих их полномочия;
– передано в виде оригинала до начала исполнения каких-либо действий по данному письму.
В качестве рекомендуемой формы можно привести следующий пример гарантийного письма (рис. 3.2).
Вместо условия о неустойке в предлагаемом гарантийном письме может быть использовано условие о коммерческом кредите. Более подробно о коммерческом кредите поговорим в главе, посвященной способам обеспечения исполнения обязательств.
Учет и хранение договорной документации
У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации.
Почему это важно?
Отсутствие оригинала договора (дополнительных соглашений, спецификаций, смет, расчетов и иных приложений к нему) может создать серьезные сложности в случае судебного спора с соответствующим контрагентом. Кроме того, отсутствие оригинала может привести к нежелательным последствиям, скажем, при налоговой проверке компании.
Большая часть компаний (за исключением ряда крупных, где внедрены специализированные программы управленческого учета и управления документами) не ведет учет заключенных договоров (ведется только их регистрация в бумажном журнале либо электронном файле), а хранение осуществляется путем подшивки заключенных договоров в папки, которые хранятся у юриста, в бухгалтерии, в договорном отделе или у кого-то еще. Четкой регламентации всех моментов, связанных с учетом и хранением оригиналов договорной документации, не осуществляется.
Рис. 3.2. Пример гарантийного письма
В том случае, когда за календарный год компания заключает 20–40 договоров, особых проблем может не возникнуть, поскольку каждый договор практически на виду. Но если за календарный год заключается 150–200 и более договоров, проблемы рано или поздно возникают. Во-первых, поиск нужного договора среди множества папок занимает значительное время. Во-вторых, появляется риск утраты оригинала договора или приложений к нему из-за постоянной бесконтрольной процедуры выдачи-возврата документов (один сотрудник пришел и взял договор, чтобы снять копию, второй попросил другой договор и спецификации к нему для подготовки отчета, третий изъял что-то для демонстрации налоговикам в ходе выездной проверки и т. п.). В итоге уследить за всем становится сложно, если не сказать невозможно.
Чтобы навести порядок в этих вопросах, требуется не так уж много:
1) четко определить в документированном виде приказа, регламента или процедуры порядок регистрации и хранения договоров, а также выдачи оригиналов договорной документации сотрудникам, которым она необходима. Разумеется, также важно определить ответственных лиц;
2) все папки, в которые подшиваются договоры, пронумеровать;
3) завести в каждой папке с подшитыми договорами реестры хранимых в ней договоров;
4) на каждый заключенный договор заводить учетную карточку с наименованием контрагента, номером и датой заключения договора, а также учетным порядковым номером карточки договора и специализированными информационными полями о выдаче-возврате оригиналов договорной документации (пример карточки см. на рис. 3.3);
5) подшивая договор в папку, вносить его в соответствующий реестр папки;
6) вести общий (сводный) реестр всех заключенных договоров. В данном реестре необходимо заполнять специальные поля, указывающие на номер папки, учетный порядковый номер карточки договора. Помимо этого, в реестр можно включить любые необходимые данные: предмет договора, срок договора, сумма договора, количество и наименование подписанных приложений и т. п.
Ведение сводного реестра всех договоров лучше вести в электронном виде. Тем более что реестр можно выложить на сервере компании в открытом для всех заинтересованных сотрудников доступе (естественно, в режиме чтения и с защитой документа паролем для его правки). Существующие в настоящее время компьютерные офисные программы (текстовые и табличные редакторы) позволяют это сделать в лучшем виде;
7) выдачу сотрудникам нужных им оригиналов договорной документации и возврат данных документов оформлять под подпись;
8) при возможности сканировать все договоры и приложения к ним и хранить их графические отсканированные копии, скажем, на сервере в упорядоченном и систематизированном виде с предоставлением заинтересованным сотрудникам доступа к ним в режиме чтения документов;
9) хранение папок с договорами осуществлять в закрывающихся на ключ шкафах.
Что это дает?
Результаты внедрения предлагаемых мер позволяют:
• находить нужный договор за считанные секунды (в сводном электронном реестре с помощью встроенной функции контекстного поиска, имеющейся в текстовых и табличных редакторах, а также с помощью системы автофильтров, имеющейся в табличных редакторах);
• находить нужную информацию по договору (предмет договора, срок договора, сумма договора, количество подписанных приложений и т. п.) в сводном реестре всех договоров либо графических отсканированных копиях договоров без обращения к оригиналу договора;• снизить до минимума риск утраты оригиналов договорной документации.
Тисленко Андрей Васильевич, коммерческий директор ООО «Топ-Технологии». Очень важно, чтобы договор и все учредительные и прочие документы, полученные от контрагента при заключении сделки, хранились в одном месте и находились в зоне «быстрого доступа». На моей памяти есть несколько случаев, когда компания не смогла даже обратиться в суд по имеющемуся должнику, потому как договор и ряд других важных документов были просто потеряны!
Папка № _____________________ Карточка №
Договор №________ от «___»________20__г.
Наименование контрагента
Предмет договора
Сумма договора
Срок действия договораПрилагаемые к договору документы _____________________________________
ЗАПИСИ о получении и возврате оригинала договора либо оригинала иного договорного документа (дополнительного соглашения, спецификации и т. п.)
Рис. 3.3. Пример учетной карточки хранения оригинала договора и прилагаемых к нему документов
Рис. 3.4. Пример формы общего (сводного) реестра заключенных договоров
Исполнение договора
Кроме процесса заключения договора также важно контролировать и ход его исполнения.
В частности, важно обеспечить выполнение своих обязательств и контролировать выполнение обязательств со стороны контрагента. Любые действия по договору должны находить свое подтверждение в виде документов. Отсутствие документов, свидетельствующих об исполнении договора, либо их оформление «спустя рукава» может привести к отсутствию возможности взыскать долг в судебном порядке.
Одним из наиболее вопиющих случаев из этой серии, с которым мне пришлось столкнуться на практике, была ситуация, когда товарнотранспортная накладная была вообще передана покупателю вместе с продукцией на сумму более полумиллиона рублей. По словам отдела продаж, у представителя при себе не было оригинала доверенности на получение продукции и он обещал впоследствии вернуть данный документ с отметкой о приемке продукции и оригиналом доверенности. Как несложно догадаться, покупатель своевременно за полученную продукцию не расплатился и документы о получении продукции в адрес поставщика не вернул.
Поэтому важно четко контролировать исполнение договора и обеспечить сохранность соответствующих документов.
Камбулов Андрей Георгиевич, начальник отдела бюджетирования, планирования контроля и внутреннего аудита ООО «ЮгКонсалтинг». На стадии исполнения договора очень широко распространенной проблемой является реализация продукции по факсовым документам (доверенности, договоры, спецификации), которые документами являются только при определенных условиях. Очень часто на практике приезжает водитель, нанятый по телефону, на него по факсу скидывается доверенность (иногда просто пустой бланк с печатью), которую заполняют сотрудники коммерческого отдела компании, реализующей продукцию. И по таким документам порой происходит отгрузка на несколько миллионов. В итоге при возникновении каких-либо «накладок» и проблем с оплатой продукции компании-кредитору доказать в суде необходимые обстоятельства более чем сложно. В случаях когда клиент-должник отказывается признавать факт подписания им документов, пересланных по факсу, доказать правоту компании-кредитора практически невозможно.
Практическое задание № 12
Подумайте и запишите ответы на следующие вопросы:
