Текст книги "Персональный менеджмент. Тесты и конкретные ситуации: практикум"
Автор книги: Владимир Бондаренко
Соавторы: Сергей Соколов,Семен Резник
сообщить о нарушении
Текущая страница: 7 (всего у книги 19 страниц) [доступный отрывок для чтения: 7 страниц]
Данный тест направлен на выявление способностей рационально использовать рабочее и личное время. Ответьте на вопросы теста, подсчитайте баллы и посмотрите ключ (в конце теста).
1. Справляетесь ли Вы с поставленными задачами в установленное время?
а) да (1); б) нет (0).
2. Перепоручаете ли Вы в достаточном объеме дела, в том числе и срочные?
а) да (0); б) нет (1).
3. Собираете ли Вы в единый блок небольшие дела, телефонные разговоры и т.д. для экономии времени?
а) да (1); б) нет (0).
4. Используете ли Вы другие возможности рационализации и разгрузки, нежели Ваши друзья, коллеги, подчиненные?
а) да (1); б) нет (0).
5. Часто ли ведете борьбу с «поглотителями времени»?
а) да (1); б) нет (0).
6. Сравниваете ли Вы запланированные цели с достигнутыми?
а) да (1); б) нет (0).
7. Часто ли Вы корректируете свои цели, задачи, если они отклонились по времени или по каким-то другим причинам?
а) да (0); б) нет (1).
8. Осуществляете ли Вы контроль результатов?
а) да (1); б) нет (0).
9. Ведете ли Вы письменную постановку целей?
а) да (1); б) нет (0).
10. Часто ли Вам приходится переносить дела на следующий день?
а) да (0); б) нет (1).
11. Часто ли Вы задаете себе такой вопрос: «Чему я научился сегодня?»
а) да (1); б) нет (0).
12. Удается ли Вам каждый день записывать или обрабатывать свои мысли, идеи?
а) да (1); б) нет (0).
13. При решении определенных задач, целей, приближаетесь ли Вы к главной цели?
а) да (1); б) нет (0).
14. Оцениваете ли Вы свои результаты каждый день? а) да (1); б) нет (0).
15. Как Вы считаете, контроль результатов является одним из важнейших компонентов эффективного использования рабочего и личного времени?
а) да (1); б) нет (0).
16. Простановка целей обязательна для эффективного использования личного и рабочего времени?
а) да (1); б) нет (0).
17. Стремитесь ли Вы обычно сделать все сразу?
а) да (0); б) нет (1).
18. Возникает ли у Вас желание переложить свою вину на кого-либо при неисполнении определенной задачи?
а) да (0); б) нет (1).
19. При выполнении каких-либо задач Вы часто отвлекаетесь?
а) да (0); б) нет (1).
20. Разделяете ли Вы все ваши дела на срочные и несрочные?
а) да (1); б) нет (0).
21. При невыполнении сложной задачи Вы бросаете ее и переходите к решению более легкой или все-таки попытаетесь решить сложную?
а) да (1); б) нет (0).
22. Стимулируете ли Вы себя при выполнении какой либо задачи?
а) да (1); б) нет (0).
23. Опаздываете ли Вы на различные совещания, встречи, работу?
а) да (0); б) нет (1).
24. Устанавливаете ли Вы себе твердые сроки на выполнение определенных задач?
а) да (1); б) нет (0).
25. Правильно ли Вы используете свободное время?
а) да (1); б) нет (0).
От 20 до 25 баллов – Вы не только организованный человек, Вы еще и эффективно можете использовать свое время (как рабочее, так и личное), Вы делаете все вовремя, и у Вас даже остается свободное время.
От 14 до 19 баллов – Вы умеете использовать свое время с пользой, но недостаток опыта сказывается на том, что Вы не всегда все успеваете вовремя. Возможно, Вы слишком часто отвлекаетесь от нужной задачи. Возможно, Вам нужно много времени на «раскачку».
От 14 баллов и менее – Вы не в ладах со своим временем, слишком много тратите на посторонние дела, Вы ленитесь выполнять нужные Вам задачи, слишком часто откладываете дела «на потом», из-за чего часто не выполняете работу в срок. Вы не руководствуетесь пословицей: «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня»
6.6. Тест «Как Вы распределяете свое время?» [44]Планирование времени – один из факторов успеха. Если мы не будем уметь планировать время, то можем не успеть реализовать жизненные цели. Данный тест поможет Вам понять, умеете ли Вы планировать время.
1. Часто ли Вы работаете сверхурочно?
а) мой рабочий день не нормирован – работе уделяю столько времени, сколько она требует;
б) иногда неотложные дела требуют удлинить рабочий день или пожертвовать выходным;
в) работе уделяю фиксированное время, не более того.
2. Планируете ли Вы свой рабочий день с помощью записей в ежедневнике?
а) как правило, мой рабочий день спланирован до минуты;
б) планирую только главные задачи и мероприятия;
в) не вижу в этом смысла, так как строго придерживаться плана все равно не удается.
3. Умеете ли Вы решать несколько задач параллельно?
а) стараюсь сосредоточиться на самом важном, не упуская из вида остальные задачи;
б) предпочитаю решать задачи последовательно;
в) жизнь заставляет следовать примеру Цезаря, умевшего читать, писать и говорить одновременно, но я, к сожалению, не Цезарь.
4. Согласны ли Вы с восточным афоризмом «Мудрец не строит планов»?
а) эта истина верна для философа-созерцателя, но не для делового человека;
б) да, стараюсь ставить перед собой цели, а пути их достижения во многом диктуются обстоятельствами;
в) согласен, ибо жизнь непредсказуема.
5. Часто ли Вы откликаетесь на просьбы коллег?
а) нечасто – коллеги сами уже знают, что мои дела для меня важнее;
б) бывает, но мелкие вопросы стараюсь решать быстро, другие отложить для более удобного времени;
в) чтобы не обидеть товарищей, постоянно приходится отвлекаться на их просьбы.
6. Вам предстоит напряженный рабочий день, насыщенный множествами задач. Какие чувства это вызывает?
а) напряжение;
б) энтузиазм;
в) смятение.
7. Планируете ли Вы свое свободное время?
а) да, весьма досконально;
б) только в общих чертах;
в) нет, на то оно и свободное.
8. Занимают ли Вас на досуге мысли о работе?
а) да, постоянно;
б) иногда;
в) нет, на досуге стараюсь полностью отвлечься от дел.
За ответы: а – 5 баллов; б – 2 балла; в – 1 балл.
От 8 баллов и менее – по натуре Вы не очень организованный человек, и планирование времени представляет для Вас довольно затруднительную проблему. Эта особенность вполне приемлема в творческих профессиях, но в сфере бизнеса может помешать Вам добиться успеха. Постарайтесь освоить ключевые приемы тайм-менеджмента и обратить их себе в пользу.
От 8 до 16 баллов – в организации своей жизни и деятельности Вы сумели достичь той «золотой середины», которая позволяет успешно справляться с текущими делами и разумно распоряжаться своим временем. Впрочем, Вам нелишне уделить внимание вопросам тайм-менеджмента. Возможно, Вы сумеете открыть для себя такие приемы, которые еще более оптимизируют работу.
От 16 до 45 баллов – Вы исключительно организованный и целеустремленный человек, готовый всего себя подчинить решению деловых вопросов. Однако не слишком ли Вы в этом усердствуете? Возможно, если сумеете выйти за поставленные жесткие рамки и позволить себе элементы спонтанности и импровизации, это только приумножит Ваши успехи.
1. После выполнения теста составьте табличную форму учета затрат рабочего времени руководителя с указанием:
• вида затрат времени;
• количества затрачиваемого времени;
• точного времени выполняемых операций.
2. Разработайте анкету для анализа эффективности использования рабочего времени руководителя.
6.7. СитуацииПрактика показывает, что существующие недостатки организации управленческого труда, в конечном счете, сводятся к неэффективному использованию руководителями и специалистами своего рабочего времени.
Постоянный недостаток времени при высоком трудовом напряжении руководителей – явление, наблюдаемое практически во всем мире. Поэтому возникает серьезная проблема – научиться экономить, рационально использовать время тех, кто выполняет функции управления. Это требует учета и анализа выполняемых работ. Лишь при этом условии можно научиться планировать свое время.
Содержанием практического задания является анализ балансов рабочего времени линейных инженерно-технических работников (ИТР) строительной организации: мастера, прораба и старшего прораба, выработка предложений по улучшению этих балансов.
Порядок проведения занятия
В начале занятия преподаватель напоминает группе студентов существо ситуации: результаты фотографии рабочего дня мастера, прораба и старшего прораба строительной организации (табл. 17).
Далее преподаватель совместно со студентами на основе ранее проведенного лекционного занятия составляет классификацию рабочего времени линейного инженерно-технического работника.
На следующем этапе занятия студенты самостоятельно анализируют балансы рабочего времени линейных ИТР. Анализ должен быть как логическим, так и на основе сравнения фактических затрат рабочего времени (см. табл. 17) с рекомендуемыми (условно-нормативными) затратами рабочего времени мастера, прораба, старшего прораба (табл. 18). Кроме того, для анализа необходимо рассчитать коэффициенты экстенсивного и интенсивного рабочего времени линейных ИТР.
В заключительной части занятия преподаватель дает оценку, конкретизирует и дополняет выступления студентов. Особое значение придается обоснованности доводов и предложений, учету последствий их реализации.
Участники занятия могут быть распределены на две команды. В этом случае преподаватель назначает капитанов команд, распределяет роли экспертов по анализу ситуации, знакомит с правилами и порядком проведения разбора ситуации, подведения итогов занятия, оценки знаний и умений его участников.
Назначение экспертов среди участников занятия и их оценка могут осуществляться на основе специальной матрицы (табл. 19).
Таблица 19
ФАКТИЧЕСКИЕ БАЛАНСЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ЛИНЕЙНЫХ ИТР
Работники нормативно-исследовательского отдела в течение 10 дней проводили фотографию рабочего дня мастеров, прорабов и старших прорабов участка № 2 строительного управления, составили фактические балансы рабочего времени этих работников (см. табл. 17).
Таблица 20
РАЦИОНАЛЬНЫЕ (УСЛОВНО-НОРМАТИВНЫЕ) БАЛАНСЫ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ЛИНЕЙНЫХ ИТР В СТРОИТЕЛЬСТВЕ
Таблица 21
МАТРИЦА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ РОЛЕЙ И ПОДВЕДЕНИЯ ИТОГОВ РАЗБОРА ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СИТУАЦИИ
Проанализируйте эффективность баланса рабочего времени мастера (прораба, ст. прораба) на основе сравнения фактических балансов (табл. 17) с рациональными (условно-нормативными) (табл. 18), а также рассчитайте коэффициенты экстенсивного и интенсивного использования рабочего времени мастера, прораба, старшего прораба.
Классификация затрат рабочего времени позволяет упорядочить исходную информацию таким образом, чтобы было ясно, что делает инженерно-технический работник, как он делает и насколько целесообразна его деятельность.
Содержание труда линейных ИТР разбито на 13 смысловых групп:
1. Инженерно-творческая работа: включает в себя изучение, корректировку рабочих чертежей и внесение в них изменений, выполнение инженерных расчетов, разбивку зданий и сооружений, работу по рационализации, изобретательству и внедрению новой техники, участие в разработке и внедрении планов НОТ.
2. Организационно-технологическая работа: включает функции по организации труда и производства, по руководству технологией выполнения работ.
3. Аналитическая работа: предполагает подведение итогов работы, анализ хода выполнения и результатов работы участка, составление планов работы, выявление резервов производства.
4. Получение и передача производственной информации: обмен информацией между линейными руководителями, а также между ними и работниками управления, участков и другими в виде указаний, консультаций, замечаний, претензий, согласований, обсуждений в письменной форме, путем средств связи и непосредственного контакта.
5. Работа с документами: составление, подсчет, заполнение, изучение, подписывание, вычерчивание, оформление, переписывание, корректировка ведомостей, актов, справок, журналов, нарядов, отчетов и т.д.
6. Участие в совещаниях: производственные совещания на участке, в строительном управлении, тресте.
7. Контроль производства и качества работ.
8. Повышение квалификации: изучение специальной литературы, передового опыта, экономическая учеба, другие формы учебы.
9. Работа с кадрами включает: комплектование рабочих бригад, проведение инструктажа по технике безопасности, наблюдение за выполнением трудовой дисциплины, а также воспитательную работу (собрания и беседы с работниками).
10. Территориальные перемещения: передвижение между объектами, прорабскими участками, между последними и строительным управлением, атакже приобъектные перемещения, имеющие место в процессе деятельности линейных руководителей.
11. Прямые потери: бездеятельность или непроизводительные затраты времени.
12. Несвойственная должностная работа: выполнение должностных обязанностей других категорий работников.
13. Регламентируемые перерывы: время на личные надобности и производственные паузы.
Из приведенной классификации видно, что затраты рабочего времени линейных ИТР состоят из затрат, направленных на выполнение непосредственных производственных функций (1, 2, 3, 5, 7, 9), являющихся инструментом выполнения основных функций (4, 6, 8, 10, 13) и потерь рабочего времени (11, 12). Первая группа затрат характеризуется использованием специальной подготовки, квалификации работника. Вторая не требует применения квалификационного потенциала работника, затраты рабочего времени этой группы направлены на обеспечение успешного выполнения основных производственных функций по организации работ, анализу деятельности, контролю хода работ и качества и т.д.
Высокие требования к работникам линейного звена управления обуславливают необходимость изучения содержания труда этой категории ИТР, поиска критериев их эффективного использования. Получение рациональных балансов использования рабочего времени мастеров может оказать определенное влияние на повышение эффективности использования их рабочего времени: обеспечить равномерную загрузку работников и, главное, сравнить результаты труда отдельных подразделений и категорий работников, выявить резервы улучшения использования их рабочего времени.
Балансы рабочего времени, полученные на основе экспертных оценок при эффективном отборе экспертов, являются достаточно объективным критерием эффективности использования времени. Определения уровня использования рабочего времени мастеров по отдельным видам их деятельности недостаточно для комплексной оценки результативности балансов их рабочего времени.
Для этой цели может быть применен коэффициент использования рабочего времени К, который позволяет не только оценивать общую результативность использования рабочего времени, но и проследить ее взаимосвязь с производственными и личностными факторами. В частности, представляет интерес оценка эффективности балансов рабочего времени мастеров в зависимости от организационных условий их труда, уровня специального образования, стажа работы, возраста, пола (табл. 20, 21).
Коэффициент K рассчитывается по формуле
К = Кэ • Ки
где Кэ – коэффициент экстенсивного использования рабочего времени;
Ки – коэффициент интенсивного использования рабочего времени.
При этом Кэ определяют по формуле
где Ф – общий фонд рабочего времени;
П – потери рабочего времени.
Коэффициент интенсивного использования рабочего времени определяет рациональность структуры его использования в сравнении с нормативной и рассчитывается по формуле
где jф и jн – фактическая и рекомендуемая (нормативная) доля каждого элемента структуры баланса рабочего времени;
п – количество видов затрат времени.
В оптимальном случае значение общего показателя использования рабочего времени К должно быть близким к единице. Чем ниже значение показателя, тем, следовательно, хуже использовано рабочее время руководителя.
В табл. 22 приведен распорядок рабочего дня мастера.
Таблица 22
РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ МАСТЕРОВ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ УСЛОВИЙ ТРУДА
Таблица 23
РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ МАСТЕРОВ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ИХ ЛИЧНОСТНЫХ ХАРАКТЕРИСТИК
Таблица 24
РАСПОРЯДОК РАБОЧЕГО ДНЯ МАСТЕРА
Вы – начальник отдела крупного предприятия, у Вас в подчинении находится 50 служащих. Некоторые Ваши подчиненные постоянно обращаются к Вам за советом или рекомендациями по вопросам, которые должны решать самостоятельно, и тем самым отвлекают Вас от неотложных и более важных дел. Как Вы поступите в этой ситуации и есть ли в сложившейся ситуации Ваша вина как руководителя?
Вы – руководитель крупной строительной организации. В первую очередь Вы всегда выполняете неотложные дела. Вы пытаетесь самостоятельно решать все важные вопросы и тем самым тратите большую часть своего рабочего времени, но часть дел так и остается «лежать на столе». Как исправить сложившуюся ситуацию?
Вы заняты выполнением важного и срочного дела. В это время Вам звонят по телефону и просят консультацию по вопросу, который находится в компетенции Вашего заместителя. Ваши действия?
В конце рабочей недели у Вас сложилась ситуация, когда возникло много задач, которые требуют Вашего внимания и сил. Как Вы справитесь с данной ситуацией?
Вы чувствуете, что намеченные на день дела Вы не успеваете сделать вовремя. Помимо того, что уже выполнено, еще нужно провести совещание с руководителями подразделений, заказать билеты на самолет для предстоящей командировки, сделать заказ на поставку товаров и встретиться с рабочими по поводу внедрения в производство новой технологии. Как Вы поступите в данной ситуации:
а) постараетесь быстро все сделать сами?
б) перепоручите некоторые дела секретарю или помощнику?
в) перенесете несделанное на другие дни?
Выбранное решение обоснуйте.
Тема 7. Планирование личной работы руководителя
Планирование работы является основой любой производственной деятельности и представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.
Менеджер планирует не только свои профессиональные и личные цели, но и связанную с работой нагрузку для того, чтобы лучше справляться с выполнением принятых решений. При этом планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, подразделяются на краткосрочные и оперативные.
Установление определенных периодов времени, которые требуются для достижения поставленных целей, дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени.
7.1. Тест «Насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой?»Анализ условий, неблагоприятно влияющих на организацию труда руководителя, свидетельствует о необходимости уделить повышенное внимание к вопросам планирования его личной работы.
Следующий тест поможет определить, насколько хорошо Вы справляетесь с работой [12, с. 4].
Подумайте над предлагаемыми утверждениями, указав свое отношение к ним следующим образом:
Я поступаю так:
а) почти никогда;
б) иногда;
в) часто;
г) почти всегда.
1. Я резервирую в начале рабочего дня время для планирования.
2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.
3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.
5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.
6. Свой рабочий день я пытаюсь, по возможности, освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.
7. Свою дневную нагрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.
8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
9. Я пытаюсь проявить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь сконцентрироваться на немногих жизненно важных проблемах.
10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.
Самооценка в баллах: «а» – 0, «б» – 1, «в» – 2, «г» – 3.
Результаты по сумме баллов:
0 – 15 баллов – Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его;
16 – 20 баллов – Вы пытаетесь управлять своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех;
21 – 25 баллов – У Вас хороший самоменеджмент;
26 – 30 баллов – Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим Вас людям (в том числе и авторам настоящей книги) приобщиться к Вашему опыту.
Если Вы наберете менее 24 баллов, то это не должно Вас обескураживать, просто Вам надо направить свою энергию на устранение слабых мест. Это будет первым шагом на пути к последовательному самоменеджменту.
