Текст книги "Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня"

Автор книги: Вернер Тики Кюстенмахер

Соавторы: Марион Кюстенмахер
сообщить о нарушении

Текущая страница: 5 (всего у книги 6 страниц)

Как достичь большего словами

Конечно, не только язык жестов, но также и вербальное общение определяет ваш успех или неудачу. Разве не приходилось вам сердиться на людей, которые в зародыше душили ваши лучшие идеи? Или часами переливали из пустого в порожнее? Если вы хотите по-настоящему войти в контакт с людьми, необходимо так корректно выражать ваши желания, чтобы другие их не просто поняли, но и выполнили. Для этого следует придерживаться простого правила: «Объясни, что ты имеешь в виду, и ты получишь, что хочешь». В этом вам помогут следующие советы.

Осознайте свои силы.

Избегайте беспомощных фраз вроде: «Я попробую», «Я этого не умею», «В этом я не очень разбираюсь». Скажите лучше: «Я сделаю это», «Я этого еще не пробовал, но я разберусь» или «Я делаю успехи». Вместо того чтобы видеть везде проблемы, считайте, что все идет как нужно, и тогда ваша беседа станет результативной.

Не сдавайтесь, делайте все необходимое, снова и снова поднимаясь на ноги. Считайте незаслуженные удары судьбы наукой – по прошествии времени вы будете воспринимать их как лучшие ориентиры в жизни! Вычеркните из своего словаря выражение: «Вот если бы я тогда...» и замените его другим: «С сегодняшнего дня я...». Принимать на себя ответственность означает уметь расставлять приоритеты, принимать решения и бороться с обстоятельствами.

Уважайте свои достижения и достижения других людей. Умейте открыто похвалить человека, не теряя при этом собственного достоинства. Вам необходимо также перестать оправдываться. Выражая ваше мнение, избегайте слов «только» и «всего лишь». Ваши фразы должны быть ясными и четкими («Я считаю, что...»). Будьте открыты собеседнику, тогда и он поступит так же по отношению к вам.

Сведите конфликты на нет.

Чтобы заведомо избежать конфликтов, никогда не употребляйте словечко «но» – именно оно ставит барьеры между вами и собеседником.

Замените «но» на «и». Увидите, как это действует! Пример: «Я понимаю, что это качественный продукт, по он дорогой!» Замена: «Я понимаю, что это качественный продукт, и он дорогой». Чувствуете разницу?

Произнося речь, не забудьте заменить местоимение «я» на «мы», создав, таким образом, некую общность со слушателями. Станьте «ангелом примирения» с помощью неконфликтных речевых формулировок. Одной из поистине волшебных формул отказа от конфликтов является фраза: «Я советую вам...» Попробуйте, и вы сможете убедиться сами...

Очень важно также уметь слушать другого. Избегайте пустой болтовни и резких высказываний. Относитесь к собеседнику серьезно, с доверием. Переспрашивайте, когда не уверены, что все правильно поняли (особенно если вы не расслышали его имени). Никогда не ограничивайтесь ответами вроде «да» или «нет» – это никому не понравится.

Избегайте вступлений типа: «Простите», «Можно мне спросить?», «Могу я вмешаться?» Задавайте вопрос прямо. Поупражняться удобно в супермаркете: спрашивайте о товарах, не начиная каждый раз с «извините», и вы увидите, насколько более весомыми и полными достоинства, не будучи при этом невежливыми, покажутся продавцам ваши слова.

Говорите правду.

Вашим железным принципом должно быть следующее: «Я могу позволить себе сказать „нет“, если не хочу сказать „да“». Если это кажется вам в каком-то конкретном случае чересчур жестким, попросите время на раздумья. Но не позволяйте принудить себя к необдуманному решению. Разумеется, при отказе не употребляйте категоричные слова «всегда», «никогда», «всё» или «ничего».

О вашем промахе расскажите ясно и коротко, без околичностей, не рассыпаясь в извинениях, а главное, не сваливая вину на других. Затем, как бы внезапно, прервитесь и в наступившей паузе дружески посмотрите в глаза собеседнику. Это действует практически безотказно. Постоянное жалобное разглагольствование о своих ошибках утомляет, а ясное сознание того, что вы должны предпринять, чтобы их исправить, наоборот, придает вам сил.

Действуйте сразу.

Настоящее общение – это нечто гораздо большее, чем просто слова. Ваш девиз таков: подумать – сказать – сделать.

Совет «как проще».Лучше всего, чтобы вслед за вашим высказыванием последовало конкретное действие. Например, вы говорите: «Я целиком посвящу себя вашему проекту. Я вычеркну все другие договоренности на завтра!» И тут же, на глазах у собеседника, вычеркиваете из ежедневника указанные строчки.

Не запутайте сами себя при выполнении какого-либо действия. Избегайте беспомощных, неопределенных фраз. Не говорите: «Я посмотрю, найдется ли у меня завтра время для обсуждения вашего проекта». Скажите прямо: «Завтра меня практически не будет в офисе. Но если вы позвоните мне ровно в девять утра, то у меня найдется для вас десять минут». Вот увидите: скоро вы начнете узнавать пустые фразы вокруг себя и научитесь избегать их в своей речи.

Как упростить письменную речь

Третьим видом коммуникации, после языка жестов и устной речи, является письменная речь. Здесь мы снова позволим вам заглянуть за кулисы происходящего и научиться жить «как проще». Независимо от того, пишете ли вы роман, короткие воспоминания или просто письмо – нижеследующие советы будут для вас полезны.

Нельзя скучать.

Важнейший принцип при создании текста: помните, что вам будут прощены все ошибки, кроме скуки. Поэтому пробегайте глазами каждое свое предложение и спрашивайте себя: «А будь я читателем, взволновали бы меня эти строки? Узнал бы я что-то новое? Захотелось бы мне поделиться с кем-нибудь прочитанным?»

Первый вопрос, который задает себе перед чтением текста человек: «А что это мне даст?» Поэтому лучше всего уже в начале подчеркнуть важность ваших строк: «Эти пять пунктов помогут сделать наши собрания короче и эффективнее». Спорим, что текст с таким вступлением прочтут?

Обращение к читателю.

Чаще используйте в тексте личные местоимения «вы», «вам», «ваши». Сократите употребление таких местоимений, как «я», «мое», «мы» и прежде всего безличных конструкций типа «было решено». При частом использовании местоимения «я» текст приобретает оттенок чего-то слишком личностного. В подобных случаях почти всегда может быть использовано местоимение «вы». Замена может производиться даже в тех текстах, в которых местоимение «вы» традиционно не употребляется (например, в инструкциях по эксплуатации). Проведите Тест «как проще», который мы назовем «Веснушки». Представьте себе, что личное местоимение «вы» и все его формы—красного цвета. Чем больше в вашем тексте окажется таких «веснушек», тем лучше!

Почему хорошие ораторы часто так плохо пишут? Потому что не решаются перенести устную речь на бумагу. Не бойтесь каверзных поворотов и тупиков, которые грозят вам, когда вы будете произносить речь. В сомнительных случаях пишите так, как бы вы сказали. Имейте мужество использовать бытовую, а не книжную речь – никто не скажет: «Я охватил разумом», а скажут: «Понятно».

Простое вместо сложного. Если читатель, пытаясь понять, что вы хотели сказать вашими попутными мыслями, которые усложняют структуру предложения, должен еще и еще раз возвращаться к его началу, то это не его вина, а ваша. Тест «как проще»: Прочтите длинные предложения, которые вы написали, вслух, и если они слишком длинны, поделите их на части. Это совсем не сложно. Заметьте: точка – это лучший знак препинания.

Пишите так, чтобы было понятно ученикам средних классов. Эта норма установлена редакцией популярного журнала «Уолл Стрит». Уясните для себя раз и навсегда: то, что читатели не понимают, их не интересует. Текст становится гораздо проще, если в нем преобладают активные, а не пассивные грамматические конструкции. Фраза «Петя любит Машу» воспринимается значительно проще, чем «Маша любима Петей». Пассив – это страдательный залог, поэтому освободите ваших читателей от страданий.

Рассказывайте истории. «Facts tell, stories sell» («Факты можно рассказать, а истории – продать»), – говорят американцы. Лучше всего, если вы будете рассказывать о себе истории. Ничто не сможет так хорошо проиллюстрировать ваши взгляды, как личный опыт.

Рассказывая, используйте яркие примеры, которые позволят читателям живописно представить происшедшее. Новые события описывайте с помощью ассоциаций и сравнений: «Первый день Мириам на новом рабочем месте пробудил в ней чудесное и немного жутковатое ощущение, которое она испытала в день начала школьных занятий».

Но рассказывайте только о тех вещах, в которых вы хорошо разбираетесь!

Основной принцип при этом: вы должны знать в 100 раз больше материала по данной теме, чем может уложиться в вашем тексте. Не беспокойтесь: если вы перенесете на бумагу только 1% ваших знаний, читатель все равно почувствует, что за этим скрывается гораздо больше.

Дайте мыслям «отлежаться».

Почти ни у кого из писателей не получается все с первого раза. Поэтому лучше начать пораньше и стараться писать как можно проще. Написав текст, дайте ему «отлежаться» как минимум один день. Когда вы назавтра просмотрите его, то с удивительной легкостью обнаружите, что именно в нем нужно изменить и доработать.

Вот две вещи, которые вам, как автору, необходимо делать: много читать и много писать, причем неважно, что больше. Пишите для себя (например, ведите дневник) и для других. Не отчаивайтесь, если кто-то исправляет ваш текст или даже отвергает его. Скажите себе: с каждой написанной строчкой я развиваю свои способности. И опять читайте – как вы делаете это в настоящий момент. Отлично, так держать!

Хорошие друзья – не случайность

У одних есть хорошие друзья и знакомые, на которых можно положиться в трудную минуту, а у других—нет. Хорошая новость для последних: друзей может иметь каждый, если последует нашим нехитрым советам.

Делайте комплименты.

Своевременная похвала (смотрите конец предыдущей главки) обладает необыкновенной силой. Поистине удивительно, насколько редко люди слышат комплименты. А ведь не существует лучшего средства установить контакт, чем от души, без иронии и заученных фраз сказанный комплимент. Например, обрадуйте женщину: «Вы сегодня прямо так и светитесь, потрясающе». Если она вдруг смутится или даже проявит отрицательную реакцию, уверьте ее, что этот свет исходит из глубины ее души. Не принимайте близко к сердцу, если ваш комплимент воспринят в штыки: «Вы что, это всем женщинам говорите?» – просто люди порой испытывают к кому-то непонятную неприязнь. Но для преобладающего большинства похвала – это чистое золото.

Делайте комплименты не из принципа или тактических соображений – просто когда вы по-настоящему радуетесь, не ленитесь радовать и окружающих. Если где-то в ресторане, в магазине или на предприятии бытовых услуг вам было предоставлено особенно хорошее обслуживание, лучше всего будет пригласить начальника и сделать ему комплимент по поводу его заведения или подчиненных. Таким образом у вас скоро появится целая сеть организаций, где вы будете желанным клиентом, имеющим многочисленные преимущества.

Хвалите также опосредованно, передавая комплимент через вторые руки. Вы сумеете собрать целую команду хорошо относящихся к вам людей, если возьмете за правило прислушиваться к дельным советам. Намереваясь сделать покупку или нуждаясь в какой-нибудь услуге, спросите компетентных знакомых, что они могут порекомендовать. Предположим, ваш друг Эрнст Эрлих посоветовал вам обратиться к художнику М. Начните разговор, к примеру, так: «Господин Эрлих всегда был вами очень доволен». Это обеспечит вам хорошее начало сотрудничества – для вас художник наверняка будет особенно стараться. Кроме того, такой подход окажется полезным и вашему другу Эрлиху, если ему придется еще раз обратиться к художнику М. Люди ручного труда обычно имеют хорошие связи в своей среде, и если вам вдруг понадобится плиточник, художник М. назовет вам лучшего из всех, кого знает!

Используйте метод «якоря». Будьте заинтересованы собеседником и интересны в разговоре. Рассказывая о себе, сообщайте другим как можно больше фактов и не скупитесь на описания. Этим вы дадите вашему собеседнику возможность за что-то «уцепиться».

Например, отвечайте на вопрос о вашей родине не просто: «Я из Франконии», а уточните: «Из Нюрнберга, родины Петера Генлейна, который изобрел карманные часы». – «Да что вы говорите! Часы – это моя слабость...» и так далее. Да и сами тоже ищите в рассказах других повод вступить в разговор. Так из сухого обмена приветствиями может получиться занимательная беседа.

Не бойтесь «больших» людей. Если кто-то произвел на вас впечатление и вам хочется с ним познакомиться, знакомьтесь! Используйте для этого любую возможность. Предложите, например, вашему начальнику пригласить госпожу Знаменитость (которая вас восхищает) для доклада и вызовитесь сами договориться с ней об этом. Предварительно выясните об этой личности как можно больше и потрудитесь сделать достойное предложение. Помните: важнее денег могут оказаться, в данном случае, интересная публика или занимательная тема для доклада. Даже если этот разговор ничего существенного не принесет, у вас появится еще одно приятное воспоминание.

Завершайте беседу на приятной ноте.

Заканчивайте разговоры комплиментом: «Мне было очень приятно с вами побеседовать. Рад буду опять с вами встретиться». Но говорите это только в том случае, если вы действительно так думаете. Никогда не обрывайте разговор фразой типа: «Я вам позвоню», чтобы освободиться от неприятного собеседника. Если кто-то вам неприятен, расстаньтесь с ним вежливо и дружелюбно, не оскорбляя его достоинства.

Поддерживайте ваши деловые и дружеские связи. Всегда выражайте благодарность людям за приятную встречу – например, пошлите им интересные фотографии или сообщение дружеского характера по электронной почте. При этом не нужно быть навязчивым, просто покажите ясно, что хотите и дальше продолжать ваши отношения.

Воспринимайте начальника проще

88% работающих людей считают своего начальника человеком «тяжелым», а каждый пятый из них даже убежден, что ненавидит его. Тем не менее в ваших силах существенно улучшить свое отношение к начальнику. Мартин Верле предлагает вашему вниманию несколько советов, основанных на собственном опыте.

Правило 1. Не чувствуйте себя жертвой.

Будьте осторожны при выборе слов. Не говорите: «Шеф меня злит», скажите: «Я злюсь на шефа». Чувствуете разницу? В первом случае вы – жертва, во втором – вы поднимаетесь над обстоятельствами. Сами решайте, как вам реагировать на действия начальника. Зачем, к примеру, вам портить себе день из-за его лишенного всяких разумных причин гнева, когда проблема совсем не в вас? Скажите себе совершенно осознанно: «Шеф не может меня разозлить – это я имею право на него злиться»!

Правило 2. Слабости как шанс.

Не возмущайтесь слабостями вашего начальника – ведь именно они дают вам шанс личностного роста. Его ничто не заботит? Тогда у вас есть свободное время, чтобы спланировать работу так, как вам этого хочется! Он – рассеянная художественная личность? Тогда вы можете проявить свои организаторские способности! Его кругозор не шире, чем дно пивной кружки? Тогда пустите в ход свой интеллект и помогите ему приблизиться к прогрессу. Вашей наградой будут большее удовлетворение от работы и большее влияние на начальника.

Не попадайтесь на удочку сплетен! Почти во всех фирмах любимый конек – перемывание костей шефу, и болтунам тут – настоящее раздолье. Вся глупость такой болтовни состоит в том, что могут найтись «доброжелатели», которые передадут все начальнику. Тогда ваши сокрушительные доводы обрушатся на вас самих. Итак, если у вас имеются какие-нибудь критические замечания в адрес начальника, выскажите их прямо ему в глаза, а ни в коем случае не у него за спиной.

Правило 3. Создайте витамин В.

Исследования показывают, что повышение по службе лишь на 10% зависит от ваших личных качеств и на 90% – от вашего умения общаться и отношений с начальством. Ваш начальник – такой же человек, как и вы, поэтому относитесь к нему так, как вы хотите, чтобы он относился к вам. Не отказывайте ему в похвале и внимательно слушайте, когда он говорит о себе. Расскажите ему, как бы невзначай, о ваших увлечениях, о семье. Возможно, у вас найдутся какие-нибудь общие интересы, которые станут хорошей темой для бесед. Чем лучше будут ваши отношения с вышестоящими персонами, тем скорее вы продвинетесь по службе.

Некоторые не придают секретарю никакого значения – ведь, в конечном счете, все зависит от начальника. Но они забывают, что секретарша – «уши» шефа, ее мнение может оказать на вашу карьеру решающее воздействие. Поэтому всегда старайтесь установить с секретарями хорошие отношения и делайте их вашими советчиками в важных делах.

Правило 4. Используйте чужую похвалу.

Без рекламы не обойтись, но вам может повредить, если вы то и дело станете расхваливать себя сами перед директором. Поэтому просите других дать вам положительную рекомендацию. Так, если вами доволен важный клиент или деловой партнер, попросите его, чтобы он благожелательно отозвался о вас при директоре. Похвала из чужих уст кажется более достоверной и поднимает вас в глазах начальства.

Правило 5. Что выиграет начальник?

Если вам что-то нужно от начальника, не говорите ему об этом прямо – покажите, что выиграет он, если даст вам желаемое! То, что вам нужно увеличить зарплату, чтобы вы могли купить новую машину, вряд ли произведет на него впечатление. Но если он удостоверится в том, что вы увеличите свою производительность труда и что каждый лишний рубль в вашей зарплате – лучшее капиталовложение, то вы получите прибавку.

Если вашему начальнику пришла в голову какая-нибудь дикая идея, не отговаривайте его – иначе он может настаивать на ней из чистого упрямства, ведь он – главный. Вместо этого укажите на возможные негативные последствия, но предоставьте ему самому сделать выводы и имейте терпение подождать. Так он скорее сможет принять разумное решение.

Правило 6. Тот, кто требует, получает желаемое.

Не ждите, что ваш начальник сам предложит вам более высокий пост. Если вы нормально выполняете свою работу, то начальство, как правило, заинтересовано в том, чтобы оставить вас на прежнем месте. Поэтому расскажите четко и ясно, чего и в каком направлении вы хотите добиться. Определите цель (желаемое место) и период времени, за который вы намерены осуществить задуманное. Об этом можно оповестить ваших коллег на каком-нибудь общем собрании. Сами займитесь своими планами на будущее!

Большинство людей на руководящих постах не всесильны, обычно над ними стоит другой начальник, который тоже рассматривает вашу просьбу.

Совет «как проще».Представьте вескую аргументацию. Так, если вы хотите повышения зарплаты, покажите вашему непосредственному начальнику «дневник ваших заслуг». С таким оружием ему будет проще защищать перед своим боссом ваши интересы.

Умейте правильно просить

Просто невероятно, как много у нас способов помочь самим себе. Однако иногда бывает нужно попросить о чем-нибудь других – и все же, вы не делаете этого (может быть, вам это трудно, или вы заранее ждете отрицательного ответа). Неважно! Вы должны покончить с неуверенностью. Естественно, вам могут отказать, но могут и помочь. Когда вы не высказываете вашу просьбу, вы лишаете себя возможности получить помощь, а других – оказать ее. Ниже вы найдете на эту тему несколько советов «как проще».

Не ходите вокруг да около.

Спрашивайте прямо об интересующем вас предмете, например: «Когда ты пойдешь в библиотеку, не можешь ли ты сдать и мою книгу?» Не стоит говорить обиняками: «Ты идешь в библиотеку? Да и мне бы надо туда сходить. Я еще должен сдать книжку...»

Произносите фразы громко и четко, так, как вы говорите обычно. Это относится также к тем случаям, когда ваша просьба может оказаться затруднительной или неприятной. Объясняйте четко, чего вы хотите и что предстоит сделать собеседнику. Предоставьте ему путь к отступлению, только не ждите отказа заранее. Например, ваша коллега уже собралась домой, а вам надо ее задержать. Скажите: «Я знаю, уже поздно, и вы торопитесь. Но не будете ли вы так любезны еще раз просмотреть мой текст на завтра? Это займет у вас не более 15 минут, а для меня будет огромной помощью».

Называйте вещи своими именами. Если вы просите кого-то из коллег выполнить за вас работу, объясните ему (или ей), почему вы сами не можете или не хотите этого делать. Для этого нет необходимости вдаваться в подробности, но вводить в заблуждение своих коллег тоже нельзя, иначе можно запутаться самим. Например, попросите так: «Я могу встретиться с госпожой Рейх только между 14 и 15 часами. Если за это время будут заявки, не могли бы вы их обработать?»

Как можно проще!

Просите всегда только об одной вещи, а не о нескольких сразу. Попросить о помощи – это нормально, однако выполнение нескольких задач может оказаться для одного человека затруднительным. Появляется опасность отказа, тогда как каждая из этих просьб по отдельности была бы наверняка удовлетворена.

Не забывайте, что правильно изложенная просьба – это прежде всего ясность. Факты и только факты! Если речь идет, например, о заказе, объясните по порядку, что и как нужно сделать. Дайте тому, кого вы просите о помощи, всю необходимую информацию, чтобы он мог беспрепятственно выполнить принятое на себя обязательство.

Доверие побеждает.

Верьте в то, что ваш коллега справится со своей задачей. Если вы верно изложили, чего хотите – значит, и он все сделает правильно. Не нужно волноваться и контролировать каждый его шаг – это нервирует или даже вызывает подозрение, что вы ему не доверяете. А это, в свою очередь, может привести к тому, что потом он не отзовется на вашу просьбу.

Если ваш коллега отклонил просьбу, смиритесь с этим и не злитесь на него. Вы прямо спросили – примите прямой ответ. Даже в этом случае не забудьте поблагодарить вашего собеседника за проявленное внимание.