Текст книги "Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня"

Автор книги: Вернер Тики Кюстенмахер

Соавторы: Марион Кюстенмахер
сообщить о нарушении

Текущая страница: 1 (всего у книги 6 страниц)

Марион и Вернер Тики Кюстенмахер
УПРОСТИТЕ свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего времени

Дорогие читатели!

В предисловии к этой книге, посвященной рабочему времени, мы открыто должны сознаться: да, мы любим работать! Мы вспоминаем то время, когда мы оба учились на последнем курсе института и мечтали о том, что наконец-то сможем сделать что-нибудь полезное для общества. Мы радовались возможности работать хоть в какой-нибудь фирме (даже если находились там на низших ступенях служебной лестницы) и каждый месяц получать зарплату (поначалу даже символическую). Теперь мы наслаждаемся своей самостоятельностью и благодарны, что у нас всегда есть работа.

В то же время мы находились в постоянном поиске той самой, истинной гармонии, но обрести ее нам удавалось далеко не всегда. Работа обладает огромной притягательной силой, она, вообще говоря, претендует на то, чтобы быть чем-то большим, чем просто половина времени, отведенного нам жизнью. По этой причине мы уже многие годы ищем средства и методы, которые, с одной стороны, воспрепятствуют тому, чтобы работа отнимала больше отведенного времени, а с другой – помогут извлечь из нее как можно больше положительных эмоций.

В этой книге мы собрали советы, которые принесли наибольшую пользу нам самим. Наша цель – показать, как упростить себе жизнь и стать счастливее, как самому быть мастером по планированию своего рабочего дня. Слово «мастер» нам очень по душе, оно показывает, что людям дано право быть не рабами, а творцами – независимо от того, кому принадлежит власть в действительности.

В немецком языке есть удивительно емкий глагол « lassen», который означает не «быть должным что-то сделать», а «позволить чему-либо произойти» – не оставаясь при этом пассивным наблюдателем. Это понятие подразумевает также возможность переложить что-то из своих обязанностей на других, не слагая с себя ответственность целиком. Оно связано еще и с ясным сознанием того, что, несмотря на все наши планы и важные дела, мы живем и позволяем жизни преподносить нам свои дары. Не мы создали жизнь, и жизнь сама по себе находится не в нашей власти – но разве это что-то меняет?

Мартин Лютер, который был усердным тружеником и многого достиг, сказал на смертном одре: «Мы – нищие, вот истина». Эти слова затрагивают и тему, которой посвящается данная книга. Речь в ней пойдет о рабочем времени, и оно, уверяем вас, всего лишь часть вашей жизни – не больше.

Марион и Вернер Тики Кюстенмахер

Научитесь получать больше удовольствия от работы

Как можно получать удовольствие от работы? Пример: американцы Стефан Лундин, Гарри Пауль и Джон Кристенсен изучили работу рыбного рынка Сиэтла – сырого, холодного, покрытого слизью и дурно пахнущего помещения, с напряженным и однообразным трудом. Однако, как известно многим, атмосфера в нем царит самая располагающая. В своем бестселлере «Рыба!» авторы рассказали, как работа становится для человека счастьем. Отсюда вывод: надо любить то, что делаешь. Не тратьте время на поиски идеальной работы – создайте ее для себя сами.

Радости труда можно научиться

Однажды продавцы рыбы пришли к выводу, что тяжелые рабочие условия больше не должны воздействовать на их настроение и взгляды. Пусть их рынок станет самым известным в мире! – и с этого самого момента они перестали быть обычными продавцами рыбы.

Выбирайте свои позиции.

Оказывается, ваша личная позиция может помочь вам увидеть свой труд в выгодном свете. Не забывайте о том, что у вас всегда есть выбор: либо хныкать и жаловаться, либо превращать недостатки в преимущества, либо ждать, пока кто-то другой решит вашу проблему, либо искать выход самому. Скажите себе: «Сейчас я принял решение превратить сегодняшний день в хороший день, мои коллеги, клиенты и сослуживцы будут мне благодарны».

Работайте играючи.

Вот что еще придумали продавцы из Сиэтла: вы должны работать немного играючи. На рыбном рынке в Сиэтле покупателям случается пригибаться, когда у них над головами вдруг просвистит парочка крабов. Многие зададутся вопросом: «Разве это просто? Ведь моя работа так суха, ведь в моей области деятельности совсем нет места юмору!». Но именно в таких случаях и ощущается самая острая потребность в положительных эмоциях!

Сделайте игру и чувство удовлетворения составляющими вашей работы и не бойтесь клеветников, завистников и начальников. Покажите всем остальным, что творчество возникает там, где есть положительный настрой. Постарайтесь, чтобы за любимой работой время пролетало как во сне. Докажите на своем опыте, что радость и игра не приносят вреда, а наоборот, делают человека счастливым. Скажите себе: «Я сумею найти в своей повседневной работе элемент игры. Я буду серьезно подходить к своей работе, но к самому себе научусь относиться с долей юмора».

Доставьте радость другим.

Шутки торговцев рыбой из Сиэтла – это не какие-то понятные одним посвященным фразы, которые зачастую слышатся в офисах. Покупатели на этом рыбном рынке также вовлечены в действо – и радость труда возникает, таким образом, благодаря сообщению этой радости другим.

Возьмите себе на заметку старое хорошее правило – ежедневно совершать по одному доброму делу. К примеру, когда ваши любезные клиенты вовсе не так любезны, как вам бы этого хотелось, сами сделайте первый шаг. Вы хорошо знаете, сколько радости приносит нам чей-нибудь маленький знак внимания, улыбка или предложение помощи, скажем, при решении какой-нибудь мудреной компьютерной задачи. Поделитесь этой радостью и своим хорошим расположением духа с другими. Скажите себе: «Если моя собственная энергия иссякает, я буду искать кого-то, кого я могу поддержать и этим подарить ему хорошее настроение на целый день».

Будьте «здесь и сейчас».

Уже известные нам продавцы рыбы работают с полной отдачей и полны внимания к своей работе – то же самое вынуждены делать и их покупатели, если они хотят поймать «летящих» над ними рыб...

Следите за тем, чтобы, разговаривая о деле с вашими клиентами или коллегами, вы не сидели бы мысленно в столовой или не готовились бы к предстоящей вечеринке. Только посвящая все свои мысли и чувства выполняемой работе, вы живете полной жизнью. Только тогда вы не позволяете себе отвлекаться на мелочи, а сохраняете ясное представление о том, что важно для вас и других. Присутствуя «здесь и сейчас», вы проявляете уважение к вашим сослуживцам и к себе самому. Скажите себе: «Я посвящаю все мои мысли, все мое внимание тому, что я делаю. Теперь мои коллеги или клиенты могут заметить, что я нахожусь здесь, если вдруг потребуется моя помощь».

Скажите: «Вот это да!»

Разбейте свою работу на отдельные «проекты». В этом заключается рецепт успеха, созданный провозвестником теории менеджмента американцем Томом Петерсом. Его простой совет – избавиться от унылого выражения на лице и менталитета подчиненного. Вместо этого он предлагает рассмотреть работу под новым углом зрения. Совершенно неважно, пекарь вы или банкир, «свободный» учитель музыки или менеджер в фирме; неважно, с чем вы имеете дело – с пирогами, кредитами, курсами или планами, – все это может быть названо проектами.

Вы меняете угол зрения благодаря тому, что как можно более четко формулируете свои задачи. Скажем, раньше вы представляли себе цель вашей работы в самой обычной форме: хлеб, финансирование строительства, уроки игры на фортепиано, бизнес-план. Теперь – независимо от того, работаете вы в одиночку или в команде, – ощутите ваши задачи по-новому и изобретайте свой проект до тех пор, пока он не станет классным, оригинальным и сенсационным, просто грандиозным – таким, что у всех дух захватит! Почему бы вам не испечь пирог, о котором напишут в газетах? Не разработать модель совещания, которая обратит на себя внимание начальства? Не ввести какое-нибудь педагогическое новшество в вашем регионе? Не сделать текущий календарный год событием в деловом мире?

Поступите так, и увидите: ваша работа стала интереснее для вас и для всех остальных.

Дайте вашему проекту название.

Этот совет – один из самых испытанных в серии «Упрости свою жизнь». Не говорите: «навык», «задача» или «продукт», а дайте вашей работе свежее, индивидуальное название. Это название может, но не обязательно должно быть известно вашему окружению. Однако если проект удастся, его название еще долгие годы будет у всех на устах, например: «Пуххаймер – выпечка легче пуха», «Супернадежный кредит-пакет», курс «Музыка, музей и...» или «Акция 5000».

Все виды деятельности, в том числе и так называемая «чисто техническая», служат, в конечном итоге, тому, чтобы улучшить или упростить нашу жизнь, поэтому рассматривайте вашу работу как профессиональный сервис. Попытайтесь представить себе тех людей, для которых она предназначена: женщину, которой нравится ваша выпечка; семью, которую спасает от беды ваше страхование; девушку, которая с вашей помощью становится знаменитостью в мире музыки; мужчину, который получает рабочее место, появившееся в результате предложенных вами новшеств. По возможности, установите контакт с теми, кто является реальным прототипом ваших героев, ведь таким образом вы лучше узнаете потребителей своей продукции.

Расставьте приоритеты по-новому.

Обычно на планирование работы или проекта уходит 10% времени, а на их выполнение – оставшиеся 90%. Том Петерс рекомендует по-новому расставить приоритеты: 30% употребить на творчество (создать, спланировать, а затем подобрать новые, правильные формулировки), 30% – на продажу (дать рекламу, найти партнеров, обеспечить себе страховку), 30% – на выполнение и оставшиеся 10% – на хэппи энд (передать предприятию готовый проект, обеспечить вашему детищу будущее, отпраздновать удачное завершение работы и все документально зафиксировать – для потомков).

Не упустите при этом ни одной детали, ведь каждая из них может оказаться важной для успеха вашего проекта. Но прежде всего – ни в коем случае не считайте сами себя и свой труд незначительными. Даже малейшее новшество в пределах одной фирмы может повлечь за собой огромные перемены. Даже фирма из трех сотрудников в век информационных технологий может приобрести огромное влияние. Точно так же и самая, казалось бы, незначительная деталь – от названия продукта и до слогана вашего рекламного, ролика, от цвета упаковки до цифр после запятой на ценнике – может оказаться решающей для достижения успеха.

Обращайте внимание на эстетическую сторону дела.

Эстетика важна во всех без исключения областях деятельности. Любой труд, любой проект требует, чтобы вы и ваши сослуживцы относились к нему с любовью и считали его прекрасным. При создании проекта наймите «дизайнера» – человека, который обладает вкусом и сможет позаботиться о его эстетическом оформлении, который найдет и раскроет романтические и художественные стороны вашего замысла. Это всегда оказывается ценно!

Выполняйте работу в срок.

И еще один совет, как избежать разочарований и испытать радость труда. Не облегчайте жизнь вашим критикам, задерживая сроки выполнения работы, напротив, соблюдайте их как нечто священное. Не стоит, намечая сроки, чрезмерно урезать себя во времени. Но как только вы окончательно определились с датами, строго держитесь намеченных планов. Работайте вместе с вашим коллективом быстрее, чем намечали, всегда оказываясь как бы немного впереди времени.

Кроме того, научитесь мириться с неудачами. Пока вы работаете над вашим суперпроектом, критики уже, наверное, прожужжали вам все уши: «Чем хвастаться, к чему все эти старания? Ничего не выйдет, одна пустая болтовня». Ни в коем случае не тратьте энергию на то, чтобы сделать проект обычным, «нормальным» в угоду всем остальным. Прежде всего, избегайте усредненности и без зазрения совести заставьте недоброжелателей ретироваться. Спокойно заявите вашим критикам, что вы идете на риск и что больших успехов невозможно достичь без большого риска. Но менеджеры и дельцы, которые на многое отваживались и иной раз терпели неудачи, в конечном итоге почти всегда достигали гораздо большего, чем обычные «серые мышки».

Как преодолеть барьеры в работе

Иногда задание выглядит невыполнимым. Кажется, что потребуются нечеловеческие усилия, чтобы за него взяться и справиться с ним. Возьмем часто встречающийся пример: через две недели вам нужно представить важный доклад. Чем ближе срок доклада, тем больше вам начинает казаться, что вы никогда в жизни его не сделаете. Вы улаживаете всевозможные мелочи, но никак не можете приняться за главное. Доверьтесь себе: в вас скрыто гораздо больше возможностей, чем вы думаете! Применив нижеописанную Технику «как проще», вы совершите революцию в вашем стиле работы.

Техника «трех списков». Скажите себе: человек ничего не должен, разве что кроме того, что однажды он должен умереть. Вы можете сами что-то сделать или просто позволить чему-то произойти. В обоих случаях неизбежны последствия. Возьмем первый случай: что может побудить вас успешно сделать доклад? Хотите ли вы с его помощью убедить людей в том, что близко вам самим? Приобретаете ли вы в процессе подготовки новые знания? Если вам придет на ум хотя бы одна причина, по которой вы должны справиться с работой, вы с ней непременно справитесь.

Совет «как проще».Запишите эту причину и несколько раз прочтите написанное. Выдерживает ли оно проверку? Отлично! Когда вы знаете, почему вы хотите сделать что-либо, в вас пробуждаются невиданные силы. Уверенность – ваш неиссякаемый источник энергии.

Также уясните для себя причины вашего внутреннего сопротивления. Что мешает успешному выполнению задачи? Может быть, вы боитесь, что уроните себя в собственных глазах или не оправдаете чьих-то ожиданий?

Совет «как проще».Составьте по возможности подробный список того, что вас пугает. Это, к примеру, может быть страх быть осмеянным вашими слушателями, «проглотить язык» при виде аудитории или оказаться недостаточно осведомленным в данной области.

Теперь пробегитесь глазами по списку и для каждого пункта найдите противодействие. Для приведенных примеров может подойти следующее: вы делаете краткий конспект, который можно быстро просмотреть и отыскать забытую мысль. Если кто-то при этом засмеется, не смущайтесь, а посмейтесь тоже. Заготовьте заранее какую-нибудь веселую фразу, смысл которой будет сводиться к тому, что тема чрезвычайно сложна и объять ее целиком никому не под силу. Вы увидите, что как только вы поделите один большой страх выступления на много мелких страхов, вы станете меньше бояться.

Если у вас, как вы считаете, много и других дел, составьте третий список, куда войдут эти самые «другие» дела. Какие из них вам хотелось бы отложить, какие – поручить другим? Какие из них вы хотели бы уладить до того, как приступите к работе над докладом? Этих последних дел должно быть как можно меньше. Отдайте преимущество проекту, попавшему под угрозу отсрочки, и запишите как можно больше дел на «лист ожидания». Поверьте в то, что если вам удалось большое дело, то у вас найдутся силы, чтобы быстро покончить и с прочими пустяками!

Совет «как проще».Спрашивайте себя, просматривая каждый пункт списка: что может случиться плохого, если я этого не улажу? Перевернется ли мир оттого, что вы не примете участия в каком-то суперважном заседании? Расставлять приоритеты означает, помимо прочего, отказываться от чего-то.

Ограничьте ваше общение с другими.

Конечно, люди из вашего близкого окружения хотят общаться с вами больше. Но если вы готовите доклад, то времени для них, по понятным причинам, у вас остается немного. Поговорите с близкими: объясните кратко, над чем именно вы работаете и почему это так для вас важно. Оставайтесь при этом дружелюбными, даже если вам мешают работать. Это сыграет положительную роль, когда после важного события вы снова сможете уделять больше внимания «покинутым».

Совет «как проще».Не делайте слишком громких заявлений типа: «Когда я сделаю доклад, у меня снова будет для вас масса времени». Разъясните себе, а особенно другим: нет ничего удивительного в том, что вы загружены работой.

Стройте планы «задним числом». Готовьтесь к вашему докладу, взяв за точку отсчета знаменательный день. Что нужно сделать незадолго до него? Подготовить рукопись для печати, возможно, устроить презентацию. Что вы будете делать за день до события? Упражняться перед зеркалом или читать доклад близкому знакомому. Поставьте перед собой важные вопросы. Когда должен быть окончательно обработан черновой вариант доклада? Сколько времени примерно потребуется вам на то, чтобы найти и структурировать нужную информацию? Когда вы должны точно определить свою цель?

Совет «как проще».Стройте планы даже тогда, когда кажется, что на них совсем не остается времени. Пожертвовав временем для создания планов, вы будете выполнять их быстрее – и в итоге на весь проект уйдет меньше времени. Если при планировании «задним числом» вы заметите, что вам, вообще-то говоря, следовало начать какое-либо дело еще на прошлой неделе, попробуйте обвести ваш идеализм вокруг пальца. Спросите: а в какой момент вы можете ради пользы от большого дела закрыть глаза на мелочи? Попробуйте, скажем, ограничить источники информации или не делать свой доклад излишне подробным, а работать только с ключевыми понятиями.

Используйте энергию радостного предвкушения. Во время подготовки к докладу представьте себе, что публика высоко оценивает ваши достижения, награждая вас аплодисментами, – это дает импульс к работе! Оборудуйте свое рабочее помещение так, чтобы оно оказывало на вас благотворное воздействие: было спокойным, светлым и хорошо проветривалось. Кроме того, можете рисовать в своем воображении картины, которые напомнят вам о прошлых успехах или просто о чем-нибудь приятном. Концентрируйтесь не на просчетах, а на достижениях: после всех хлопот обязательно получится хороший доклад!

Как просто упорядочить свой рабочий день

Самое лучшее средство для того, чтобы работа была эффективной и приносила удовольствие, – блокнот, в который вы каждый вечер заносите свои достижения, пусть даже самые скромные. Ведь ежедневные сетования типа: «Опять я ничего не сделал!» не только огорчительны, но даже, если смотреть глубже, вредны. Ведь ревматизм, боли в позвоночнике, ослабление иммунитета часто берут свое начало именно в затянувшемся ощущении ущербности и непродуктивности. Ни в коем случае не позволяйте обстоятельствам мешать вашим ежедневным записям. Существует кардинальное различие между тем, держите ли вы ваши позитивные мысли только в голове или видите их написанными черным по белому. Слова на бумаге – это стимулятор цепной реакции: то, что вы записали, покидает ваш мозг и становится объективной реальностью. Вы доверяете своим идеям больше, если они существуют не только в вашем уме, но имеют наглядное воплощение. Кроме того, рукопись, как правило, оказывает более сильное воздействие, чем компьютерный файл.

Исчисляйте свои успехи не в относительных, а в абсолютных величинах. Если вы, скажем, прочли десять страниц книги, тогда как намеревались прочесть сто – не жалейте о девяноста непрочитанных, порадуйтесь, что прочли хотя бы десять. Распорядок дня «как проще» помогает покончить с постоянным недовольством собой, с навязчивыми мыслями о своей «несчастной доле» людям, которые имеют все основания для того, чтобы чувствовать себя довольными и счастливыми.

Для составления «баланса успеха» возьмите за точку отсчета самого себя. Если, допустим, вы боитесь звонить незнакомым людям – то огромным успехом для вас будет преодолеть себя и сделать это, даже если для кого-нибудь другого такой звонок – самое обычное дело. Не судите о себе с точки зрения вашего начальника (который считает пустяком, что вы сегодня позвонили десяти незнакомым людям) или ваших родителей (которые всегда подсмеивались над этим вашим страхом). Распорядок дня «как проще» снова выдвигает на первый план вашу личную оценочную шкалу, испытавшую на себе чужеродные влияния.

Радость и успех вообще складываются из многих мелких радостей и удач, так сказать, частиц счастья. Распорядок дня «как проще» помогает вам научиться замечать эти мелочи и суммировать их. Уже через несколько дней вы будете поражаться, сколько радости может таить в себе одно-единственное удачно составленное вами электронное сообщение, приведенный в порядок ящик письменного стола или короткая прогулка свежим осенним деньком.

Дайте вашему Распорядку дня «как проще» название, например, «Дневник удачи», «Журнал моих достижений» или «Календарь прогресса». Каждый день подбирайте для вашей коллекции приятных впечатлений название, которое вам понравится. Пусть эта книга станет вашим личным достоянием, обращаясь к которому вы легко сумеете избавиться от жалости к себе и психологического дискомфорта, вызванного успехами окружающих.

Самой большой проблемой Распорядка дня «как проще» является то, что им часто пренебрегают. Поэтому твердо придерживайтесь установленных вами правил. Найдите особое время и место для того, чтобы делать свои ежедневные записи. Например, выберите место рядом с вашим компьютером (пока он загружается, вы еще раз «загружаете» свою голову мыслями о прошедшем дне), в вашей машине (перед радостным событием – поездкой домой – вы записываете все сегодняшние достижения) или на ночном столике (успешно завершив дела, вы наконец-то можете заснуть счастливым сном).

«Вахтенный журнал» ваших проектов и учебы.

Если вы производите ту или иную продукцию, обучаетесь какому-нибудь виду спорта или хотите постичь глубинную мудрость книг, то применив метод «дневного баланса», вы увеличите эффективность обучения, а также получите от него больше удовольствия. Для этого вам придется установить, на каком этапе вы находитесь, чего вы хотите добиться и что вы для этого реально делаете.

Капитан день за днем отмечает в своем вахтенном журнале, какой путь проделал он вместе со своей командой, какие сложности возникали на этом пути и какие успехи были достигнуты. Станьте сами себе капитаном и записывайте в вашем журнале то, чему вы научились и чего достигли – со всеми, как хорошими, так и плохими, последствиями, «отклонениями от курса» и перепадами настроения. Так вам будет гораздо легче структурировать и усваивать материал, а кроме того, появится и личный стимул к работе, так как вы в любое время сможете посмотреть, чего именно достигли.

Что же конкретно вы хотите изучить, чего достичь и почему? Только если ответ будет у вас перед глазами, вы сможете через какое-то время понять, насколько вы приблизились к цели. Мыслите реально и достигайте больших целей поэтапно, то есть не загадывайте: «Через месяц я досконально освою работу с программным обеспечением», а скажите: «Через шесть дней я разберусь с первым модулем».