Текст книги "Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня"

Автор книги: Вернер Тики Кюстенмахер

Соавторы: Марион Кюстенмахер
сообщить о нарушении

Текущая страница: 2 (всего у книги 6 страниц)

Не бойтесь перемен на рабочем месте

Если все предыдущие рекомендации не сделали вашу работу радостной, причина может заключаться в том, что вы – не на своем месте. Представьте себе, что ваша жизнь – это некий ландшафт. Где вы сейчас себя представляете – в мрачной долине, на солнечном морском берегу, в пустынной промзоне или на одинокой вершине? Но где бы вы ни оказались, пусть вас не покидает мысль, что все лучшее еще впереди. Мы приводим несколько рекомендаций, как избавиться от неподходящей для вас рабочей атмосферы и обрести счастье на новом месте работы.

Находитесь на солнечной стороне.

Заостряйте внимание на том, чего вы хотите достичь, а не на том, чего хотите избежать. Перестаньте рассказывать другим страшные истории о вашем начальнике и рабочих условиях. Вместо этого скажите: «Я мечтаю о работе, где бы я...».

Продолжайте развивать эту мысль дальше и представьте себя и свою желанную работу в виде маленького кинофильма. Вы видите себя у реки, не имея возможности перебраться на другую сторону? Чувствуете, что зацепились за острый шип? Или вы – недостаточно хорошо вооруженный рыцарь, который вынужден сражаться с огромным драконом? Как только вы нашли подходящий образ, ищите выход из ситуации: перекиньте мост через реку, отсеките колючую ветку мечом или бегите прочь от драконьего логова. Не обязательно торопиться с выбором – ждите, пока решение придет к вам само собой.

Цените время.

Используйте каждую минуту вашего рабочего времени (даже на нелюбимой работе) для того, чтобы непрерывно совершенствоваться. Читайте справочники по программному обеспечению, которое вы ежедневно используете, чтобы распутывать новые компьютерные хитросплетения. Изучайте язык HTML или программу Power Point – для этого имеются различные Интернет-курсы. Используйте любой шанс, чтобы принять участие в семинарах. Словом, приобретайте всевозможные знания и опыт, которые вам в настоящий момент доступны.

Ведите честную игру.

Вы имеете право развивать себя для будущей работы, но при этом всегда не теряйте порядочности. Не позволяйте подстрекать вас к дурным поступкам, даже если на вашем нынешнем месте с вами плохо обращаются. Сосредоточьтесь на том, чтобы и дальше хорошо выполнять свою работу – ведь тот, кто всеми силами пытается навредить прежнему начальнику, прежде всего вредит себе самому.

Смотрите проблеме прямо в глаза. Какие качества ваших коллег и начальства заставляют вас уйти с этой работы? Скупость? Закоренелый педантизм? Нечестность? Недооценка ваших достижений? Спросите себя так честно, как только сможете: «А не случится ли со мной такого и в другой фирме? Если да, то в чем я, возможно, снова в глубине своей души буду упрекать других? А не таков ли я сам – жадный, педантичный, непорядочный; могу ли я вообще доверять себе самому?» Но, разумеется, не занимайтесь самобичеванием, проводите четкое различие между чужими ошибками и своими собственными.

Обращайтесь с собой хорошо.

Представьте, что ваше рабочее место защищено невидимым щитом от людей, которые относятся к вам недоброжелательно. Некоторые представляют себе светящийся золотистым блеском энергетический барьер, другие видят в своем воображении броню из пуленепробиваемого металла. Ваш щит как бы напоминает вам: я – это я, злобные мысли других меня не касаются.

Именно в том случае, когда с вами плохо обходятся на работе, вам следует особенно позаботиться о себе. Подарите себе маленькие, простые радости: купите книжку, которую вы давно хотели почитать, пойдите прогуляться, съешьте что-нибудь вкусненькое, сходите в кино или к друзьям. Это – самые обыкновенные вещи, которые вы не позволяли себе только из-за вечной нехватки времени или вечно плохого настроения. Умеренная порция здорового, жизнеутверждающего эгоизма спасет вас от ежевечерней алкогольной или «телевизионной» зависимости.

Найдите хотя бы одно преимущество вашего нынешнего места: пусть это будет вид из окна, новый компьютер, зарплата, симпатичный коллега из отдела по связям с общественностью или что-нибудь еще. Усвойте этот положительный опыт, ведь благодарность – сила, которая притягивает в вашу жизнь все хорошее.

Если перед вами возник вопрос, стоит ли менять рабочее место и куда устроиться, то опирайтесь не только на факты, но и на ваши личные ощущения. Помните, что страх («Если я уволюсь, мне никогда не удастся найти место») идет от головы, а доверие, наоборот, от сердца, из самого «нутра».

При поиске ответа на этот сложный вопрос не лишним будет найти себе советчика. Это не должен быть человек, переманивающий профессиональные кадры за большие деньги (хотя и он может оказаться очень полезным). Пусть им будет один из ваших друзей, который уже успешно менял свое место работы – именно он может вас подбодрить и дать вам нужный толчок. Прежде всего пообщайтесь с теми людьми, которые отважились на подобное действие. Большинство из них подтвердят: если вы твердо примете решение и смените работу, прежние плохие времена скоро забудутся. Оглядываясь назад, вы будете только удивляться, почему так долго тянули, и сами почувствуете: все лучшее в вашей жизни еще впереди!

Организуйте свое рабочее место

Ваше рабочее место, как место, где вы проводите большую часть своей жизни, должно быть организовано самым эффективным, самым тщательным образом. В действительности, это часто самая неряшливая, самая заброшенная зона. Порядок на рабочем месте – это не вопрос эстетики, а самая необходимая составляющая вашего успеха и залог правильного использования времени.

Энергия рабочего стола

«Центром» вашей трудовой деятельности – по крайней мере, для очень многих профессий – является письменный стол. За столом вы проводите большую часть рабочего дня, и это не считая встреч, совещаний или переговоров с другими фирмами. Письменный стол – это ваши личные владения, и за них ответственны только вы сами – следовательно, как за порядок, так и за беспорядок. В этой главе мы расскажем вам, как из заваленного бумагами и канцтоварами предмета меблировки сделать друга, готового прийти на помощь.

Избавьтесь от хаоса!

Вы находите, что живописный хаос на вашем столе является выражением вашей художественной натуры? Если вам не по душе прибранный письменный стол, который в ваших глазах является символом консерватизма и педантичности, то перенесите хаос на столик рядом или позади вас, разукрасьте стены в стиле «панк-рок» или «поп» – но пощадите сам стол.

Ведь если на столе находится слишком много предметов, это мешает вам сконцентрироваться. Поэтому ограничьте количество предметов: поставьте не больше двух фотографий в простых рамках, не больше двух стаканчиков с карандашами и так далее.

Особую проблему создают подарки: коллеги или клиенты дарят вам, скажем, плюшевую мышку, статуэтку или какого-нибудь монстра, которого вы с большой неохотой ставите на ваш (только что прибранный) стол. Если вам не хочется обидеть дарителя, то придите в восхищение («О, это идеальный подарок для моего маленького племянника!»). После такой фразы человек уже не ожидает, что увидит свой подарок в вашем офисе. Другой способ: пусть презент целый месяц лежит на видном месте, а затем бесследно исчезнет.

Поставьте или повесьте на рабочем месте часы – но так, чтобы они не находились прямо перед глазами, иначе вы будете работать, считая минуты и секунды. Часы должны быть расположены таким образом, чтобы вы могли взглянуть на них, повернув голову примерно на 90°. Больше подойдут часы со стрелками, так как такой тип часов находится в соответствии с правым, отвечающим за творчество полушарием головного мозга. Кроме того, полезно иметь часы с дистанционным управлением, чтобы не сомневаться в их точности.

Вам не следует обременять ваше подсознание различными ухищрениями, например, переводить стрелки часов на 10 минут вперед, чтобы у вас в запасе всегда оставалось лишнее время. Умнее будет, если вы поставите свои (или еще одни) часы прямо перед глазами посетителей, тогда они лучше поймут ваши мягкие намеки («А сейчас мне нужно работать»).

Простая идея второго стола.

Многие должности предполагают самые различные виды деятельности. С одной стороны, это планирование рабочих процессов, контроль за сроками выполнения работ, общение, выписка счетов или бухгалтерские расчеты. Эти задачи сравнимы с огромным полем, по которому трактор или комбайн могут беспрепятственно тащить свои бороны.

С другой стороны, нужно готовить доклады и отчеты, выводить продукцию на новый уровень, вдохновлять персонал для работы, поддерживать связи и внедрять инновации. Картина, которая ассоциируется со всем этим, – цветущий сад, где можно открыть много нового и чьи укромные тенистые уголки так и влекут вас к себе. Письменный стол большинства работающих людей являет собой ту же дилемму: пашня с цветущими островками. При работе на нем постоянно приходится вырабатывать компромиссы. Поэтому лучше разделить эти две области.

На рабочем месте пастора Бернхардта К., откуда он осуществляет свое управление обширными делами церкви, расположен большой, практически всегда пустой письменный стол. Для него самого и его сотрудников существуют четкие правила: какие бумаги могут лежать на столе, а какие – нет.

В кабинете служебной квартиры пастора, наоборот, стоит причудливое сооружение, состоящее из письменного стола, компьютера и полок, заполненных книгами; это «художество» он с неохотой показывает посетителям. Однако он чувствует себя в поэтическом беспорядке своей (как он говорит) «берлоги» так же уютно, как и за впечатляющим «взлетным полем» в другом кабинете. Хорошо тем, у кого находится место и для одного, и для другого!

Допустим, у столяра в его мастерской на столе лежат отдельные бумаги: наброски чертежей, адреса клиентов, каталоги поставщиков и прочее. Основную часть своей работы он выполняет у верстака и других станков. Столяр очень бы огорчился, если бы все эти бумаги вдруг оказались на верстаке, ведь тогда бы ему было негде работать. Однако большинство служащих поступают именно так – они путают функции рабочего места и непосредственно рабочего стола.

Если вы выполняете свою основную работу у стола или за компьютером, то вы должны относиться к ним, как столяр к своему верстаку, где выполняется текущая работа. А рядом вы должны поставить еще один стол, где будут дожидаться своего часа новые задания.

Рабочий стол как метафора жизни.

Письменный стол можно поэтично назвать метафорой жизни, так как вы можете выполнять всю работу на нем как бы в трехмерном измерении. Примеры:

• то, что важно, лежит перед вами;

• слева находится то, что должно быть сделано во вторую очередь, а то, что уже сделано, перекладывается направо;

• по краям стола лежат бумаги, которые вам нравятся, которые, образно говоря, вдыхают жизнь в вашу работу, например, красивые каталоги с вашим хобби;

• на периферии стола, посередине, вы складываете объемные папки с делами, требующими много времени, – так сказать, горы, которым предстоит расти.

При этом письменный стол не является заменой систем быстрого упорядочивания (как, например, подвесная система карточек на «прищепках», позволяющая вам избежать нагромождения дел и бумажного хаоса). Он служит связующим звеном между вашим рабочим местом и тем, что на отдельных предприятиях принято называть подготовкой к рабочему процессу.

Ваш второй стол не должен быть большим. Смотря по обстоятельствам, можно также поставить нужные вам вещи на две-три полки. При особой тесноте можно использовать для этой цели подвесные настенные корзинки. Функции «стола жизни» распределяются двояким образом:

• технически: «стол жизни» помогает вам сохранять ваше рабочее место свободным и иметь перед собой один-единственный текущий проект – вспомните наш старый, часто повторявшийся Совет «как проще».

• психологически: «стол жизни» дает вам в прямом смысле возможность окинуть взглядом вашу работу. Из массы незаметных ранее деталей возникает вполне определенная картина. Стол, даже если он перегружен, имеет свои ограничения. Скажите себе: «Если я уберу стол, я выполню свою обязанность». Вы знаете, что нужно сделать, что более важно, а что – менее, и самое главное – знаете, что уже сделано. Пересматривая отдельные бумаги (некоторые имеют отношение к еще не законченным делам), вы получаете возможность по-новому расставить приоритеты в работе – хотя бы для проверки.

Как победить хаос

Вы не убираете свой письменный стол, ведь у вас так много дел! Но дел будет еще больше, так как из-за беспорядка работа пойдет медленнее и труднее. Как вырваться из этого заколдованного круга? Ниже мы дадим несколько рекомендаций для особо сложных случаев. Эти советы годятся как для решения проблемы под названием «хаос на рабочем столе», так и для наведения порядка в комнате или других захламленных местах.

Многие люди останавливаются на пути к порядку потому, что их представление о рабочем столе слишком идеализировано, а значит, преувеличено и представление о времени, которое может занять уборка. А ведь профессионалы приводят в порядок офисное помещение, не убиравшееся в течение двух лет, за один, максимум за два дня! Потому что, в конце концов, задача не в том, чтобы в кабинете «все блестело», а чтобы рабочее место было функциональным. А украсить и усовершенствовать его вы спокойно сможете и потом.

Наметьте себе «У-день».

Итак, разбейте порочный круг! Дайте себе команду: «Стоп, машина!» Найдите в своем ежедневнике один свободный день и пометьте его буквой «У» (уборка), так, как если бы это была важная встреча или неотложный визит к врачу, отнимающий целый день. Начинайте ваш «уборочный день» с утра, причем как можно раньше: быстро позавтракайте, не расслабляйтесь за чтением газет, не делайте звонков, не просматривайте обычную и электронную почту – никаких отвлекающих моментов, прямо к делу! Исключите все, что может вам помешать, и включите автоответчик. Сегодня – тот самый, единственный день. Не расстраивайтесь, что дела сегодня останутся не сделаны. Думайте только о том, как замечательно будет смотреться ваше рабочее место завтра!

Разделите то, что не подходит друг к другу.

Если ваши письменный стол и полки завалены бумажками, дисками, книгами и коробочками, то вашим первым шагом будет рассортировать их. Разместите предметы по «классам»: CD и CD-ROM – в стол, книги – вертикально на полку, журналы – в стопку, коробки с дискетами и другие громоздкие вещи – лучше всего в какой-нибудь ящик, который будет храниться вне офиса. Ощущение хаоса резко уменьшится, вам откроется путь к настоящему порядку.

Используйте метод перемены места.

Начать уборку письменного стола зачастую потому так трудно, что в поле вашего зрения попадают и другие захламленные места («А ведь полка выглядит еще хуже, чем стол»). Идея «как проще» в этом случае такова: перейдите на другое место! Возьмите большую коробку и сложите туда все, что находится на письменном столе, оставьте только настольную лампу, телефон и компьютер. Уйдите в другую комнату и поставьте ящик, например, у застеленной кровати или, если вы в офисе, у стола в конференц-зале. И уже там, так сказать, в нейтральной обстановке, сортируйте вещи. Вы заметите, что там это будет удаваться легче, так как вы сможете лучше от всего абстрагироваться.

Вот то, что вам понадобится для наведения порядка: 1 кг невозмутимости, 5 стаканов выдержки, 3 полных столовых ложки честности, 500 г усердия, одна щепотка юмора, CD-плеер с вашей любимой музыкой, пачка больших конвертов, пустые папки-скоросшиватели с достаточным количеством «кармашков», подставки различного типа (для папок, журналов, карандашей и прочее), несмываемый маркер, точилка для карандашей, пылесос, ведро с водой, щетка и губка, полотенце, огромное ведро для мусора, еще более внушительный контейнер для ненужных бумаг, а также 5 больших коробок с надписями: «Грязная посуда», «Переработанные бумажные отходы», «Обратно в нужную комнату», «Обратно отправителю» и «Пустые папки, коробки, скоросшиватели».

Одним из психологических препятствий для наведения порядка является «копание» в собственном прошлом: вы отыскиваете неулаженные дела и позабытые обязательства. Уясните для себя, что вы и окружающий вас мир прошли за это время определенное развитие и прошлое уже не так важно, как вам кажется. Мы советуем следовать одному основному правилу: избавляйтесь от того, что было актуальным больше чем полгода назад, исключение составляют только важные, касающиеся делопроизводства бумаги (квитанции, счета, расписки). Но поверьте – в целом, дела полугодичной давности, которые «нужно уладить», не стоят крупицы вашего внимания.

Храните только самое нужное.

При уборке читайте в журналах, самое большее, содержание – чтение как таковое запрещается! Храните журналы не целиком, а только самые нужные вырезки, собирая их в подвесной картотеке или в «кармашках» папок.

Отвлекают внимание также многочисленные визитные карточки. Большинство можно выкинуть, оставьте только самые необходимые. Их лучше всего наклеить на специальные карточки фирмы Rolodex и рассортировать по адресам в перекидной картотеке. Можно также купить небольшой ящичек для карточек с алфавитной разметкой. Производите сортировку таким образом, чтобы в случае необходимости вы легко нашли не только адрес вашего делового партнера, но и сведения о нем, его сайт в Интернете, электронный адрес и номер телефона.

То, что при уборке попало в ящики с надписью «Обратно в нужную комнату» и «Уладить немедленно!», вы можете, не особенно напрягаясь, разобрать в ближайшие три дня. Избавьтесь от идеи-фикс, что давно откладывавшаяся работа должна быть доведена до конца с особым тщанием – ведь именно эта идея и породила хаос в вашем офисе! Перестройтесь на новый лад: «Убрал, и готово!»

Как навести порядок на длительное время

Часто воля к уборке и устранению царящего в офисе беспорядка у нас присутствует, а вот вера в то, что результат будет длительным, – нет. Существует прочная, блокирующая наши действия установка, что после уборочного дня «везде будет такой же хаос, как и прежде». Но тот, кто так думает, никогда не пойдет в жизни правильным путем. Поэтому мы приводим здесь несколько полезных советов, с помощью которых вы сможете надолго навести порядок в офисе.

Переверните ваш письменный стол на бок! Превратите лежащие горизонтально кипы бумаг в вертикально стоящее содержимое подвесных папок. Отправьте каждую бумагу с поверхности стола либо в подвесную картотеку, либо в папку, либо в корзину для бумаг.

Избегайте создавать папку «Срочно!» Опыт показывает, что никто, как правило, в такую папку никогда не заглядывает. При наличии срочных дел годится только одна надпись: «Уладить!» И только если по каким-то уважительным причинам это не получается, вы делаете пометку в ежедневнике и кладете относящиеся к делу бумаги в соответствующую папку. Теперь на вашем письменном столе больше не громоздятся стопки бумаг по делам, которые должны быть «немедленно улажены», и не нарушают ваш радостный рабочий настрой.

Вам следует ликвидировать в офисе все места, куда вас инстинктивно тянет что-нибудь положить. Склонные к собирательству натуры знают, что имеется в виду: верхние панели принтера или сканера, места под креслом, за дверью, у шкафа, столик для гостей, маленькие подставки – все это рано или поздно будет «совсем ненадолго» завалено стопками документов первостепенной важности. Наведение порядка само по себе здесь мало поможет, поскольку эти места вскоре снова превратятся в вечные хранилища бумаг. Поэтому защищайте подобные, находящиеся «в опасности» места, ставя на них цветы или другие предметы, которые способствуют эстетике помещения и хорошему настроению.

А там, где это невозможно (орхидея на сканере выглядит уж чересчур претенциозно), примените тактику «позитивного отвлечения»: щедро пополняйте стойки, пустые папки, ящики стола и другие места, предназначенные для бумаг. Перехитрите сами себя, зная свои слабые стороны: люди, которые охотно собирают журнальные статьи, рекламные проспекты и другие (возможно, потребовавшиеся им лишь однажды) бумаги, так же охотно расставляют их по порядку – если, конечно, для этого есть привлекательное место. Но ни в коем случае не оставляйте контейнеры для хранения неподписанными! Подписывайте каждую папку, стойку или ящик, как только в них что-то появится! Кроме того, не следует наполнять контейнеры до отказа, надо всегда держать наготове один запасной. Ведь если папка окажется переполненной, вы засунете бумагу куда-нибудь «на время», и прежний бедлам вернется к вам снова!

Высшая школа по выкидыванию хлама.

Во многих офисах, на фабриках и других рабочих местах по-прежнему редко выбрасываются ненужные вещи – и не только потому, что там работают прирожденные Плюшкины. Опередите время – сделайте привычку выбрасывать вашим хобби! Пусть это станет вашим нерушимым правилом – покупая новую вещь, сразу же прикидывайте, что сделаете с одной из старых (подарите, продадите, выбросите), ведь только так вы сможете обеспечить порядок надолго. То же самое относится к книгам и журналам.

Основополагающий принцип «в случае сомнений выбросить» может показаться суровым людям, которые в сомнительных случаях, наоборот, все оставляли (так их воспитали). Кроме того, такое поведение можно осудить как чересчур легкомысленное для времен, когда цены растут и материальное положение нестабильно (то есть вроде бы и не стоит ничего выкидывать). Но именно в такое время вы нуждаетесь в гибкости и мобильности, а уж им-то ничто не служит большей помехой, чем заваленные хламом полки и помещения.

По всей вероятности, 80% от общего количества бумаг, лежащих в разных стопках, окажутся «сомнительными», так что вы сможете легко от них избавиться. Смотрите на это так: если вдруг вы выбросите что-нибудь действительно важное и придется кропотливо восстанавливать это – знайте, что вы наконец достигли вершин умения выбрасывать!

Развенчайте мифы.

Каждый, кто много копит, имеет в запасе пару душещипательных историй о том, как он с помощью заботливо сберегаемых вещей оказал другому неоценимую услугу. Подходите к таким сведениям критически: а какова реальная выгода? Соответствует ли она в пропорциональном отношении гигантским размерам вашего бумагохранилища? И не вызывает ли шока столь ревностное накопительство, скажем, у ваших коллег по работе?

Многие «коллекционеры» опасаются, что если они выбросят что-то, то впоследствии обязательно пожалеют об этом. Это означает, что даже строя планы на будущее, они ориентируются на прошлое (в настоящий момент они уже думают о том, чтобы оглянуться назад). Таким образом, ключ к умению выбрасывать – это правильная ориентировка во времени: устремляйте свои мысли в будущее! Мыслите по-новому и считайте, что выбрасывая, вы освобождаетесь от цепей прошлого. Если вы что-то уже выкинули, то в сожалениях (то есть устремленных в прошлое мыслях) больше нет никакой необходимости!

Проделайте тест «Google».

Мы предлагаем вам еще один впечатляющий метод, который поможет вам распрощаться с бумажными «архивами» (кавычки здесь указывают на то, что, как правило, собрания старых статей и исписанных бумаг далеко не так красиво упорядочены, как настоящие архивы). Проверьте в качестве тренировки, что можно найти в Интернете на тему какой-нибудь из ваших вырезанных статей. Введите в строке поиска соответствующее понятие (например, www.google.ru). Проявив терпение и усердие, – редко удается с первого раза «поймать» ключевое слово для поиска – вы, в большинстве случаев, убеждаетесь, что в режиме online находится огромное количество информации по нужной вам теме.

Чаще всего эта информация даже более актуальна и имеет значительное преимущество перед той, которая содержится в печатной статье. Результаты поиска информации online можно (используя функции «Копировать» и «Вставить») внести в ваши доклады или другие тексты.

Храните только самое необходимое.

В делопроизводстве, особенно связанном со страхованием и управлением, одно-единственное дело часто порождает целые кипы бумаг. Здесь вам придется установить строгие правила – хранить в папке только первую и последнюю бумаги. В области страхования это могут быть первичный полис или последний акт вместе с записью фактического адреса и имени контактного лица. Остальные папки вы, следуя этому правилу, можете тоже существенно разгрузить.

Согласно закону, вы, открыв собственное дело, обязаны хранить все документы, имеющие отношение к налогообложению, в течение 10 лет. Но это не означает, что все 50 папок должны находиться в офисе постоянно под рукой. Случаи, когда финансовые органы запрашивают у вас распечатку какой-нибудь бумаги, настолько редки, что старые дела спокойно можно хранить в каком-нибудь ящике в подвале. Каждый год берите по ящику и выкидывайте – в начале 2003 года с радостью избавьтесь от ящика с надписью «1993». А служащие могут пойти и дальше – по истечении срока платежного извещения какого-нибудь налогового органа уничтожить все связанные с этим документы. Теперь дело за вами!