Текст книги "Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня"

Автор книги: Вернер Тики Кюстенмахер

Соавторы: Марион Кюстенмахер
сообщить о нарушении

Текущая страница: 3 (всего у книги 6 страниц)

Как обнаружить
скрытые хранилища для вещей

«Мой офис просто слишком маленький!» – такие сетования вам не раз приходилось слышать, а то и высказывать самим. Иногда приходится совершать настоящие чудеса, чтобы изыскать новые, годные для хранения чего-либо места. Вот несколько советов, как лучше это сделать.

Некоторые фирмы предлагают раздвижные конструкции, с помощью которых вы сможете на стене площадью 3 кв. м установить систему навесных деревянных полок общей площадью 5 кв. м (а на стене площадью 4 кв. м – систему площадью 6 кв. м. и так далее). Полки размещаются друг за другом в два ряда, причем первый ряд несколько выступает над вторым.

Книги во втором ряду.

Такая расстановка разумна, но она является своего рода нирваной для рукописных и печатных документов – о том, что вы однажды задвинули во второй ряд, вы начисто забываете.

Совет «как проще».Если вы редко пользуетесь теми или иными «трудами», то некоторые тома вы можете разместить позади других. И если в один прекрасный день вам не удастся отыскать том Р-Я, то вы непременно вспомните, что он находится во втором ряду.

Дверцы шкафа как доска объявлений.

Используйте широкие дверцы шкафов для вывешивания на них листков с часто используемой информацией. Особенно подходят для этой цели металлические дверцы, на которых легко закреплять бумаги с помощью магнитов. Используя этот метод, следите за тем, чтобы вовремя удалять устаревшую информацию.

Дверцы шкафа изнутри.

В офисных и кухонных шкафах на внутренней стороне, как правило, остается достаточно места для того, чтобы подвесить туда коробочки или ящички. В них вы сможете легко разместить маленькие вещицы. Внутренние стороны дверец могут также использоваться как «скрытая доска объявлений». Усвоив эту привычку, вы хорошо будете знать, за какой дверцей скрываются, скажем, план метро или карта страны.

Карта на потолке.

Расписание движения транспорта вы можете разместить и иным способом – как, скажем, это заведено в немецком метрополитене, где карты движения поездов нарисованы на потолке вагонов. А небольшие повороты головы во время сидячей работы будут весьма полезной гимнастикой. Если специфика вашей работы предполагает частое использование, скажем, какого-нибудь просмотрового плана или карты мира – то устремляйте ваши взоры ввысь. Специальные клейкие ленты немецкой фирмы «Теза» и других фирм помогают прочно и без повреждений закреплять на потолке даже большие карты.

Под полками.

Большинство книжных стеллажей устроено таким образом, что между ними и полом имеется зазор высотой около б см. Удалив защитную дощечку, вы сможете без труда хранить там подручный материал вроде копировальной бумаги или бумаги для факса.

Помещение перед офисом.

Покажите свою щедрость и передайте редко используемые папки с делами, журналы и тому подобное во всеобщее пользование, сложив их на узкий столик или полку перед входом в ваш кабинет. Таким образом, место в кабинете освободится, а заодно вы окажете любезность коллегам.

Как разоблачить врагов здоровья в офисе

Каждый пятый работник офиса страдает от окружающих его условий. Хроническая усталость, головные боли, затрудненное дыхание и раздражение слизистой оболочки глаз – вот наиболее распространенные признаки «офисной болезни». У вас тоже есть подобные симптомы? Тогда следует поискать виновников и обезвредить их.

Температура в офисе.

Перед началом работы положите на свой стол термометр. Если температура будет ниже +19°С или выше +23°С, то значит, рано или поздно это отрицательно скажется на вашем здоровье. Проверьте, открываются ли окна, регулируется ли отопление. Добейтесь того, чтобы температура в офисе была +20... +22°С.

Принтеры.

Лазерные принтеры, несмотря на то что они тихо работают и обеспечивают отличное качество печати, часто выделяют озон (что можно понять по стойкому сладковатому запаху), а это ведет к головным болям. Позаботьтесь о том, чтобы ваш лазерный принтер стоял подальше от людей либо вблизи открытой форточки. Струйные принтеры хотя и не испускают особого излучения, но своим жужжанием могут сильно действовать на нервы. Отсюда вывод на тему принтеров: чем дальше они от вас стоят, тем лучше. Рассматривайте необходимость пройтись к принтеру и обратно как фитнес-тренировку.

Положение монитора.

Для здоровья лучше всего, если монитор повернут к окну боковой частью. Если окно окажется у вас за спиной, то отражение на экране постоянно будет мешать вам. А если вы переводите глаза с окна перед вами на монитор, контраст вызовет глазные или головные боли. Вы должны периодически отводить глаза от экрана, чтобы давать им отдых. Даже неумелая машинистка, которая постоянно смотрит на клавиатуру, не так вредит своему здоровью, как человек, беспрерывно глядящий в компьютер.

Кабели.

Хитросплетения кабельных проводов за или под вашим рабочим столом не только не– привлекательно смотрятся, но могут также создавать вредные для человека электромагнитные поля. Распутайте (при выключенной оргтехнике) все провода и, аккуратно расправив их, скрепите параллельно друг с другом с помощью купленных в специальном магазине зажимов. Слишком длинные провода смотайте. Таким образом вам удастся снизить действие электронных полей до минимума.

Поверхность письменного стола.

Сияющие белизной или лаково-черные, то есть чрезмерно броские, крышки стола оказывают на человека нервирующее воздействие, даже если он не осознает этого. Если это относится и к вашему рабочему столу, то смягчите эффект, положив на стол бледную, матово-серую бумагу. Ни в коем случае не берите белую бумагу: помимо того что она имеет неподходящий цвет, вы не сможете удержаться от того, чтобы что-нибудь на ней не записывать, и все эти записи постоянно будут маячить у вас перед глазами.

 Организуйте себя

Недостаточная самоорганизация, отвлекающий момент в виде разговоров с коллегами или плохая дисциплина – существует немало факторов, препятствующих нормальному течению рабочего процесса. Только эффективный самоменеджмент и хорошая организация труда помогут избежать хаоса, и самое лучшее – это то, что им можно научиться. В данной главе мы расскажем вам, как руководить собой.

Как делать любую работу за 5 этапов

У вас чересчур большие нагрузки? Вас постоянно дергают? Слишком много дел? Тем более важно научиться делать все разумно! Вы тоже можете стать специалистом по упорядочиванию и контролю работы. Замечательный метод предлагает Дэвид Аллен, разделивший управление рабочим процессом на 5 этапов. Неудовлетворенность наступает, когда на одном из этих этапов мы совершаем типичные ошибки. Вы можете выявить собственные слабые места, прочитав программу «5 этапов», и с помощью наших советов избавиться от них.

1. Объем работы.

Представьте себе: все, что вы должны сделать, находится в большой корзине. Если эта корзина опустеет, значит, вы все уладили. Чтобы не забыть что-нибудь важное, вы должны собрать все дела на 100%, не оставив лежать вне корзины ни одно дело. В действительности, вы часто имеете больше, чем одну «входящую» корзину: заказы приходят по электронной почте, чьи-то устные распоряжения вы записываете на листок, а отдельные дела вы наверняка пытаетесь удержать в памяти.

Наиболее распространенная ошибка. Многие пробуют с ходу рассортировать все требующие исполнения дела. Они сразу же стремятся отделить важное от неважного и создают много «входящих» корзин; в частности, открывают ящик стола, в котором исчезает все «не очень важное» (как правило, навсегда).

Как исправить ошибку. Принятие решения должно быть вашим вторым шагом. Пусть количество «корзин» будет ограниченным: сначала большая «входящая» корзина, затем другие: стена, на которой вы прикрепите все заказы; ящик, где будут лежать все нуждающиеся в ремонте предметы; папка в вашей почтовой программе, куда вы поместите все требующие ответа электронные сообщения. При этом важную роль играет девиз: «Ни один заказ без письменного учета!»

2. Обработка материала.

«Могу ли я что-то здесь предпринять?» – вот вопрос, который вы задаете себе по поводу каждого неулаженного дела в вашей «входящей» корзине. Если ответ – «нет», вы можете смело о нем забыть. Если же ответ – «да», то решайте, сделаете ли вы это сами или передадите другим. Если вы решили уладить дело сами, то опять же надо решить: сейчас или позднее. Коронное правило: если какое-то дело должно быть выполнено в ближайшие 5 минут, это означает, что вы должны сделать его немедленно.

Наиболее распространенная ошибка. Вы теряетесь перед огромным объемом задач. На первый взгляд вам кажется, что дел, которые надо уладить за пять минут, хватит на целый рабочий день.

Как исправить ошибку. Расставьте приоритеты по-новому – не в том смысле, чтобы перетасовать неважные дела, а в том, чтобы выдвинуть на первый план действительно важные. Займитесь каким-нибудь делом, отнимающим много времени (лучше всего, неприятным для вас, давно отодвигаемым вами на задний план). Это поможет вам избавиться от чувства, что вы целый день возитесь с пустяками.

3. Организация труда.

Для того чтобы уладить дела, требуется меньше сил, чем думает большинство людей. Но огромная энергия затрачивается на то, чтобы решить, с чего начать. Поэтому вопрос организации труда («за что взяться?») перед началом самого процесса оказывается таким важным и таким трудноразрешимым.

Наиболее распространенная ошибка. Многие помещают дела, которые частично улажены, снова во «входящую» корзину, чтобы не забыть о них. Из-за этого корзина «распухает».

Как исправить ошибку. Создайте отдельные проекты на основе дел, требующих поэтапного подхода. Отдайте каждому вашему проекту специальный «проектный лист» или включите его в какую-нибудь другую систему, например, разместите его в нескольких корзинах.

4. Просмотр дел.

Теперь вы поделили ваши задачи на такие мелкие этапы, что можете выполнить каждый из них за вполне обозримый отрезок времени (скажем, до или после обеда).

Наиболее распространенная ошибка. Вы рады, что так прекрасно все организовали – и начисто забываете о главной задаче.

Как исправить ошибку. Держите ваши проектные листы или корзины постоянно на виду. Возьмите себе при этом за правило раз в неделю просматривать их. Если это войдет в привычку, вы станете гораздо свободнее внутренне, поскольку избавитесь от глупой мысли, что должны держать все в голове.

5. Выполнение работы.

Наконец-то вы приступаете к работе!

Наиболее распространенная ошибка. В вашем ежедневнике накапливаются пункты, которые вы все дольше и дольше откладываете.

Как исправить ошибку. Назначьте для задач, которые рискуют быть отложенными, более сжатые сроки. Не записывайте в своем ежедневнике «Позвонить доктору Злову» – вы охотно перенесете это мероприятие, тем более, если оно вам неприятно, на более поздний срок. Запишите лучше: «9.30 утра: позвонить доктору Злову». Наметьте и для отдельных этапов вашего крупного проекта четкие сроки, когда существует опасность затянуть их выполнение. Например: «8.00 – 10.00 утра: написать 150 строк большого романа». Не улыбайтесь – даже великие писатели работали так, и, как известно, небезуспешно!

Как перестать отвлекаться от дел

Делайте одну вещь, а не две или больше.

Это было и остается Законом «как проще» – по меньшей мере, теоретически. На практике всегда что-то мешает его выполнению, ведь чем неприятнее задание, которое надо выполнить, тем легче вы отвлекаетесь. Здесь вам поможет Программа «как проще» – кстати, она также пригодится и ученикам, увиливающим от выполнения домашних заданий.

Если вам предстоит заняться необходимой, но тягостной для вас деятельностью, вы непременно убедите себя в том, что у вас есть другие, более важные и неотложные дела – и перейдете к ним. Для того чтобы этого избежать, вы должны понять, что «другие важные дела» – это простая отговорка. Назовите эти отвлекающие моменты своими именами и подстегните себя фразой вроде: «Я не позволю себе отвлечься». Другим людям, отрывающим вас от дела, вы тоже должны сказать: «Пожалуйста, не отвлекайте меня, я сейчас занят очень важным делом. Позднее я буду в вашем распоряжении».

Другие отвлекающие импульсы исходят не извне, а от вас самих: вам не терпится приготовить себе чашечку кофе, кому-нибудь позвонить, сыграть в компьютерную «стрелялку» или «залезть» в Интернет. В этом случае тоже помогает трюк с именами: дайте отвлекающим вас предметам какие-нибудь веселые названия и представьте их в виде забавных гномиков. Вы научитесь с юмором относиться к собственным слабостям: например, посмеетесь над Трясущимся Кофеманом-Помойное зерно, над Вздормелющей Телефонщицей фрау Горячая Трубка или над Нервно-кликающей Онлайн-собачкой Интер-Принтер. Вообразите себе такой символ и «победите» его с помощью какого-нибудь остроумного приема – заприте в ящик стола, опрокиньте, прицепите к монитору и тому подобное.

Иной раз вам будет казаться, что для этого потребуются невероятные, огромные усилия, тогда как ваши силы – совсем невелики. Но посмотрите на феномен принятия решения реально, и вы увидите, что решение обычно принимается за четверть минуты. То есть, если вы продержитесь всего 15 секунд, вы выиграете! Кроме того, действует правило: чем чаще вы побеждаете сомнения, тем слабее они становятся.

Прежде всего, не поддавайтесь отвлекающим моментам так легко. Рядом с вашим рабочим местом много посторонних вещей, и ваши мысли постоянно готовы разбежаться по самым различным поводам. Поэтому перед каждым важным делом следует убирать из поля зрения все ненужные предметы, чтобы обеспечить себе рабочую обстановку. Встаньте с места, сделайте глубокий вдох, расправьте плечи и начните мысленно новую главу. Часто помогает перемена места, так как за другим письменным столом, вдали от обычной обстановки, легче работается.

Как перестать быть козлом отпущения

Если же, несмотря на все усилия, на вашем письменном столе продолжают громоздиться кипы бумаг, то это говорит просто о нехватке времени. Заполненный до последней строчки ежедневник означает заваленный делами стол. Это происходит обычно с добродушными, чересчур «востребованными» людьми, которые считают своим долгом обо всем заботиться и в случае нехватки «рабочей силы» принимают ответственность на себя. Если поджимают сроки, если не до конца выполнена задача – они служат козлом отпущения. Все остальные могут полностью на них положиться: неважно, на работе или дома. Такая роль может приносить удовлетворение, но она же может сделать вас усталым, измотанным и нервным – если вы не будете знать меры. Если вы относитесь к данной категории людей, мы дадим вам пару советов, как изменить нежелательную ситуацию.

Следуйте правилу: никогда не делайте что-либо только потому, что так удобнее другим! Снимите с себя маску «сочувствующего». Спросите себя критически: «Что я делаю в частной жизни и на работе только из-за того, чтобы сделать другим приятное? Какие вещи, которые мне самому ничего не приносят, я делаю только по привычке?» Ваши коллеги, домашние и дети сами должны заботиться о том, чтобы четко исполнять свои обязанности. И чем скорее вы снимете с себя ненужную ответственность, тем скорее вы избавитесь от роли козла отпущения.

Пусть другие при этом кричат, жалуются, протестуют или даже угрожают вам. Выдержите этот напор и считайте подобные реакции явным доказательством того, что ситуация начинает выравниваться. Спокойно признайтесь самим себе и другим, что раньше вам иногда даже доставляло удовольствие то, что вас используют. Но теперь вы исчерпали себя. Вы даже можете не моргнув глазом сказать, что хотите передать другим прекрасное чувство – быть использованным...

После этого главное – удержаться на занятых позициях. Не дайте себя переубедить! Освободите себя от лишнего груза, критически пересмотрев то, чем вы занимаетесь: откажитесь от дел, которые не являются вашими. Возможно, вы давно уже исполняете обязанности, которые другие из личных интересов переложили на вас со словами лести, вроде: «у вас это получается гораздо лучше», «ваши протоколы – самые удачные» или «вы это так хорошо всегда делали».

Подключите свой здоровый эгоизм и покончите со всеми делами, которые не приносят вам радости. Ловушка времени и привычки подстерегает прежде всего тех, кто занимается общественной деятельностью, так как там немногим активистам противостоит целая масса приспособленцев и всезнаек. Если вы относитесь к активистам, побеспокойтесь о том, чтобы на вас не «навешали» все задачи и недоработки. Снимите с себя на трех заседаниях подряд возложенные на вас обязанности и посмотрите, что будет дальше. Если никого не найдется, чтобы вас заменить, то это свидетельствует о слабой структуре – ведь что это за организация, которая не может справиться с бездеятельностью одного-единственного члена в течение трех коротких периодов? В этом случае вы можете без сожалений отдать свой пост другим.

Как создать свой деловой стиль

Мы живем в городах с огромным населением и массовой безработицей. Что же может придать нам уверенности в себе? То, что мы не принадлежим к общей массе! Возьмите за образец известные торговые марки и проявите себя как сложившуюся личность, которая не изменяет своим принципам. Если вы делаете ставку на качество, побеспокойтесь и о том, чтобы ваши лучшие качества также не остались без внимания. Мы продемонстрируем вам, как это сделать.

Не прячьтесь. Сделайте себя и свои достижения легко узнаваемыми. Вспомните известную во всем мире косметику фирмы «Нивея». Само собой разумеется, что на каждой ее коробочке, крышечке или вкладыше вы найдете запоминающуюся бело-синюю эмблему. Точно такой же принцип вы можете использовать и в вашей работе – например, помечать все подготовленные вами документы вашим именем. Если в вашей фирме это неприемлемо, попробуйте что-нибудь другое – скажем, на всех ваших текстах помещайте одинаковую маленькую картинку (для этой цели подходят тысячи картинок на CD-ROM с тематикой «как проще»).

Не стыдитесь выдающихся достижений (по-латыни «prominens») и будьте на виду у общественности как в вашем офисе, так и за его пределами. Если у вас есть что сказать, не молчите. Станьте проводником хороших новостей. Ведь хотя «Кока-кола» – одна из самых известных торговых марок в мире, она по-прежнему дает много рекламы и ведет интенсивное сотрудничество с прессой – чтобы оставаться популярной. По отношению к вам это может выглядеть следующим образом: если ваша фирма имеет какие-нибудь достижения или планирует общественную акцию, сообщите об этом в местную газету и выступите в интервью с журналистами как контактное лицо.

Вы сделаете еще один шаг для создания вашего личного бренда, если дадите своей работе подходящее название. Производите свой продукт не просто, чтобы сбыть его, а предлагайте в каждом конкретном случае индивидуальные решения. Так, «Порше» производит не просто машины, а «спортивные автомобили», Каринтия – не просто земля, а «солнечная южная Австрия». Поменяйте, к примеру, табличку с надписью «Отдел сбыта» на вашей двери на другую – «Слово клиента – закон».

Откройте свою индивидуальность.

Каждому успешному бренду присуща неоднозначность. Так, крупнейший европейский туроператор ТUI предлагает не только билеты на самолеты и номера в отелях, но и «прекраснейшие дни в году». Вы тоже можете извлечь и предложить другим дополнительную выгоду от проделанной вами работы: высокое качество, быстрейшую доставку, лучший сервис, долгую гарантию, право моментальной замены, хорошее настроение, удовлетворенность. Это могут быть также ваши личные качества – такие как увлеченность работой, воодушевленность, склонность к юмору, мотивированность, опытность или какие-либо другие особенности, которые помогают вам успешно выполнять стоящие перед вами задачи.

Не старайтесь быть внешне похожим на других только затем, чтобы избежать претензий. Наоборот, поощряйте причуды, которые вас украшают. Так, корова Милка известной немецкой фирмы «Симба Тойз» – всегда лилового цвета. Носите бабочку вместо галстука, привлекайте к себе внимание яркими жилетками, кроссовками в сочетании с костюмом или золотым мобильником. Важно, чтобы вы сами умели определять ваши сильные стороны. Ваш принцип должен звучать так: «Тот, кто держит марку, обязан знать, за что ему не стоит браться». Фирма «Мерседес-Бенц» знает это по горькому опыту со строительством самолетов. То же самое подходит и для создания вашего имиджа: избегайте того, чего не умеете.

Кроме того, вы обязаны поддерживать свой имидж, несмотря на все ваши недостатки и проблемы. Всегда характеризуйте себя положительно. Так, например, не называйте себя «безработной домохозяйкой и матерью-одиночкой», скажите, что вы «секретарь на одном из завершающих этапов семейной жизни».

Не подвергайте сомнению свою ценность.

Не стесняйтесь упоминать о ваших достижениях, а также достоинствах вашей работы или готового продукта. Думайте и высказывайтесь, используя не глаголы состояния, а глаголы действия. Вместо того чтобы сказать: «Я – начальник отдела сбыта», скажите: «Я продаю ежегодно 10 000 офисных стульев, сидя на которых люди ощущают удобство и комфорт».

Скажем, вы увидели в парфюмерном магазине фирменную косметику по самым низким ценам, если не брать во внимание отдельные мелкие распродажи. У вас сразу появятся сомнения: «Наверное, им надо поскорее ее сбыть». Поэтому в качестве рекламы лучше предлагать пробные или подарочные экземпляры. Тогда ценность и имидж продаваемой фирменной продукции не вызовут подозрений ни у производителей, ни у продавцов и покупателей. Итак, запомните: не продавайте ваш труд ниже стоимости, а всегда имейте в виду высокий уровень качества и вам одному присущие таланты. Но не забывайте постоянно совершенствоваться!