Текст книги "Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове"

Автор книги: Реджина Лидс

сообщить о нарушении

Текущая страница: 7 (всего у книги 21 страниц) [доступный отрывок для чтения: 8 страниц]

Вторая неделя

Секреты картотеки

На этой неделе вы можете:

Понять, что нужно и что не нужно хранить в файлах.

Продолжить чистку существующей системы файлов.

Освоить новые инструменты организации.

Необходимое время: 150 минут.

На этой неделе мы переходим к главному. Я хочу, чтобы вы поняли, почему я советую обновить или создать заново картотеку, – я ведь не отношусь к приверженцам правила «Чем бы ни заниматься, лишь бы заниматься».

Представим, что я пообещала купить вам новую машину. Более того, ей сделают тюнинг по вашему личному заказу. Правда, есть один нюанс: я буду вам присылать ее по одной детали. Каждый раз при получении посылки вы будете гадать, что пришло: приборная доска, шины или болты с гайками. А кроме этого, я буду присылать и «обманки», не имеющие отношения к машине. Если вы примете ненужную вам посылку, то автоматически лишитесь машины. Ручаюсь, что к каждой посылке будете относиться в высшей степени бдительно.

Так вот, ситуация с бумагой очень похожа на ту, что я описала выше. Конечно, храня ненужную бумагу, машины вы не лишаетесь, зато теряете место на столе, в картотеке и в конечном счете остаетесь без главного приза – возможности исполнять свои служебные обязанности без лишнего напряжения.

Взгляните на список наиболее распространенных типов документов, которые лично я постоянно встречаю в кабинетах клиентов. Подсчитайте, сколько из них имеют отношение к вам.

Одни документы содержат информацию, которая требует от вас определенных действий в соответствии с направлением деятельности компании.

Другие, слава богу, можно выбросить, сдать в макулатуру или отправить в шредер сразу после прочтения.

Третьи – чудесная группа! – немедленно пересылаются коллегам.

Но большая часть документов касается ваших текущих проектов, а значит, их нужно поместить в файловую систему.

Действуйте, выбрасывайте, пересылайте или помещайте в файл. Вам просто нужно принять решение: куда именно деть документ.

ЗАЧЕМ НУЖНЫ ФАЙЛЫ? ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ

Я решила представить объяснение необходимости файлов в виде вопросов и ответов.

1. Зачем мне новая файловая система? Какая разница, как выглядит мой стол, если здесь есть все, что мне нужно?

Мой клиент Джим добился успеха в жизни. Когда он предложил мне организовать его кабинет, я была очень удивлена, обнаружив, что у него нет ни одной папки с файлами. Он работал с кипами бумаги, или, как я это называю, с системой «Это где-то здесь». Джим сказал, что знает, где и что у него лежит… но меня-то не проведешь! Документы, придавленные стопками других документов, мог бы разглядеть только Супермен с рентгеновским зрением.

В такой псевдосистеме наиболее часто используемые бумаги обычно разбросаны по столу. Везде лежат стопки, на их вершинах традиционно располагаются пять-шесть документов, к которым часто обращается хозяин офиса. Все остальное – комбинация мусора и материалов, которые нужно сдать в архив. Джим доказывал, что я не права, поэтому я пообещала, что, если он позволит мне создать файловую систему и она ему не понравится, верну на прежнее место все его бумажные башни и не возьму с него ни цента. От такого предложения он не смог отказаться.

Джим признал свое поражение задолго до того, как я закончила создание системы. К тому моменту он уже раз пятнадцать нашел в своих завалах забытые документы, восклицая: «А я и забыл об этом!», «Ой, не знал, что у меня все еще хранится это!», «Да я же как раз искал его на днях!». В конце концов Джим сказал: «Похоже, я и вправду не знаю, что лежит в этих кучах!» Я создала для него файловую систему, применив технику, которой собираюсь обучить вас. Теперь Джим знает, где и что у него лежит!

Вы, конечно, можете помнить, что находится в кипах бумаг, нагроможденных на столе, в шкафу и даже на полу. Но это неэффективно! И это не та атмосфера, в которой продуктивно работается.

Файловая система – логически выстроенное собрание нужных материалов. С ней все, что вам нужно, всегда под рукой. Вы экономите время и силы, а это, как известно, невозобновляемые ресурсы.

2. Откуда знать, понадобится ли мне этот документ в будущем? Не лучше ли просто хранить все подряд?

Когда я слышу, как кто-нибудь говорит по поводу хранения документов «береженого бог бережет», понимаю, что в этом человеке живет страх совершить ошибку. У меня есть подруга, которая была номинирована на премию «Эмми». Секретарша должна была отправить серию ее шоу на просмотр в Телеакадемию. В ночь, когда транслировалась церемония награждения, телезрителям показывали фрагменты номинированных шоу. Каково же было удивление моей подруги, когда на экране возник отрывок из другой серии, который был отправлен в Телеакадемию по ошибке. В итоге все, кто работал над этим шоу, лишились возможности получить престижную награду, которая предоставляется лишь раз в жизни.

Позднее выяснилось, что секретарша, запрашивая в фильмотеке серию шоу, перепутала ее номер. А когда ей доставили пленку, она, так и не проверив номер, немедленно переслала ее в Телеакадемию.

Может быть, и вы когда-нибудь совершили подобную роковую ошибку? И теперь, обжегшись на молоке, дуете на воду – храните все документы «на всякий случай», чтобы снова не попасть в беду? Напрасно: из опыта надо извлекать уроки, а не зацикливаться на отрицательном результате.

Когда вам нужно принять решение и внутри нарастает страх, а мозг подсказывает поводы не принимать никаких решений, остановитесь и сделайте глубокий вдох. Прочувствуйте момент. Вам нужно принять верное решение, а не позволять себе в страхе отступить.

3. Я знаю, что мне нужно сохранить этот документ. И что делать дальше?

Прежде всего осознать, что вселенная офиса не бесконечна. И речь идет не о десяти миллионах вариантов действий с документом, а в худшем случае лишь о десяти. Вот несколько вопросов, которые можно себе задать для прояснения дальнейшей судьбы документа.

Является ли этот документ частью проекта, над которым вы сейчас работаете? Если это новый проект, у вас должен быть файл с его названием. Позже вы научитесь разбивать проект на разделы, и для каждого раздела, будь то финансовая информация или график встреч, будет своя папка.

Нужно ли сохранить эту информацию? Вот причины, по которым можно хранить документ, даже если он не относится к текущему проекту: он содержит информацию, которая понадобится в дальнейшем; это юридически значимый документ, и его надо оставить на случай возникновения каких-либо проблем; в нем указано, что нужно сделать по работе (либо он касается ваших отношений с компанией – страховка, налоги, переписка с отделом кадров и т.д.).

Если решите, что этот документ не нужен, как вы от него избавитесь? Окажется ли он в корзине? Или ваша компания сдает использованную бумагу в макулатуру? А может, в интересах безопасности компании его необходимо отправить в шредер?

Вы новичок в компании? Если вы работаете на этом месте меньше года, к вам в руки может попасть документ, дальнейшую судьбу которого вы определить не в состоянии. Когда разбираете стопки бумаг, документы «под вопросом» откладывайте в сторону. Обратитесь за советом к коллеге, но перед этим рассортируйте документы: к примеру, если у вас десять писем, касающихся одного проекта, скрепите их вместе. Спросите у коллеги, известно ли ему что-нибудь о данном проекте.

4. Система файлов была у меня и раньше, просто она не работала

«Если файлы лежат в ящике стола, я их не вижу и, следовательно, не пользуюсь ими (с глаз долой – из сердца вон)». Картотека не станет открываться автоматически и выдавать то, что вам нужно. Файлы в ящике можно увидеть, только открыв этот самый ящик!

Готова поспорить, что файловая система у вас не работала по одной из четырех причин.

Причина первая. Возможно, вы унаследовали ее от своего предшественника на этом посту. И поскольку систему создали не вы, ощущения контроля над ней у вас нет. Ее использование не доставляло никакого удовольствия, и в конце концов вы ее забросили.

Причина вторая. Даже если систему создали вы, возможно, она не соответствует вашему образу мышления и методу работы с документами.

Причина третья. Не исключено, что вы, как и некоторые мои клиенты, использовали элементы разных организационных систем, и ничего путного из этого не вышло.

Причина четвертая. Может быть, вы рано отказались от имеющейся системы? С ней нужно поработать как минимум три недели. За это время вы определите, подходит она вам или нет.

А для поклонников правила «С глаз долой – из сердца вон» у меня есть верный способ сразу увидеть, что находится в картотеке, не открывая ящик. Но это – часть урока следующей недели.

5. Что делать с документами, с которыми немедленно нужно работать?

«Даже если информация касается конкретного проекта, я не хочу убирать ее в файл – боюсь, что забуду в него заглянуть. Нельзя ли складывать эти документы в стопку на столе?»

Нельзя. Бумаги, лежащие на столе, легко теряются. Документы должны быть в зоне внимания. На следующей неделе мы создадим особый раздел картотеки под названием «В работе». Документы, которые требуют внимания, поместим в папку «Сделать» этого раздела. Название и число папок могут варьироваться в зависимости от вашей загруженности (к примеру, можно завести папки «Сделать срочно» или «Сделать в первую очередь» и, соответственно, просто «Сделать» и «Сделать в порядке общей очереди»).

Если вы ведете несколько проектов, в разделе «В работе», который находится в передней части картотеки, можно завести подраздел «Проекты». У каждого проекта может быть своя папка «Сделать». Когда вы начнете работать над проектом, вам будет легче разобраться, чем нужно заняться в первую очередь.

Некоторые ворчат: «А я не забуду заглянуть в файлы “В работе”»?» Складывается впечатление, что они не контролируют процесс! Назначьте время для ежедневного просмотра этого раздела и установите на это время таймер компьютера – он-то точно не забудет просигналить. Просматривать файлы гораздо легче, чем ворошить кипы бумаги на столе.

6. А можно все-таки держать файлы на столе?

Те, кто любит хранить часто используемые файлы на столе, могут завести себе специальный держатель. Я уже замечала, что не люблю ступенчатые держатели, потому что неловким движением могу их опрокинуть. Впрочем, можно попробовать «настольные металлические накопители файлов» – так, кажется, они называются.

Я предпочитаю горизонтальные держатели. Вы, может быть, думаете, что в ступенчатых держателях лучше видно ярлыки? А я пришла к выводу, что, когда файлов немного, они расположены в алфавитном порядке и ярлыки на них напечатаны, а не написаны от руки, найти их можно даже на ощупь.

Маленький переносной держатель, у которого есть боковые стенки, обеспечивает файлам дополнительную защиту – из него ничего не вывалится и не потеряется. Если вы собираетесь хранить стандартные документы, а не маленькие листочки бумаги вроде магазинных чеков, такой держатель вам подойдет.

У меня только одна просьба: пожалуйста, не ставьте на стол несколько держателей, подменяя ими систему. Говорить «Да не нужна мне система – у меня все под рукой!» – это все равно что говорить, что вам не нужна гардеробная комната, поскольку вся одежда валяется на кровати и вы в любой момент можете взять то, что вам нужно.

7. Коллеги не могут понять, где именно оставлять для меня письма, документы и т.д. Что делать?

Входящую почту, а также материалы, которые вам надо отослать коллегам и партнерам, удобно хранить в лотках «Входящая/исходящая корреспонденция». Только не забудьте их надписать и сообщить помощнику и коллегам о нововведении.

Постарайтесь избежать соблазна использовать эти лотки для бумаг, с которыми вы не знаете, что делать. Думали, я не знаю об этой вашей слабости? Почти все мои клиенты поступали так до того, как мы начали работать вместе. Запомните: лотки – только для входящей и исходящей корреспонденции. Это сэкономит вам уйму времени.

У вас на столе нет места для лотков? Попробуйте использовать настенные держатели с кармашками – повесьте их у входа в кабинет. Если коллеги обычно не только заносят документы, но и остаются поболтать, настенный держатель положит этой традиции конец. Все, что им нужно будет сделать, – бросить бумагу в кармашек. Так вас перестанут отвлекать от работы разговорами.

8. Мои файлы вечно трещат по швам. В чем причина и как с этим бороться?

Давайте сначала поговорим о том, как нужно использовать файл. Свежие материалы можно класть либо сверху, либо снизу – главное знать, где их искать, и оставаться последовательными.

А теперь я вынуждена поинтересоваться: не храните ли вы в файле все документы по данной теме, избегая при этом принятия решений? Не помещаете ли в файл документы, которые на самом деле нужно выбросить, отправить в шредер или сдать в макулатуру? Вам кажется, что сбагрить все в один файл – хороший способ обойти процесс принятия решений и заодно гарантия от ошибок, но в действительности это гарантия того, что в файлах будет хаос.

Помните, что нужно хранить актуальные данные. Периодически просматривайте их и удаляйте документы, которые потеряли значимость в связи с обновлением информации. Вычеркивать пункты списка неотложных дел любят все – очистка файлов от устаревших документов способна доставить не меньшее удовольствие.

9. Мне не хватает места для файлов. Что делать?

Скорее всего, вы не используете весь потенциал имеющегося в вашем распоряжении пространства. Ведь очень часто материалы, которые нужно выбросить или отправить в архив, воруют столь нужное пространство.

На прошлой неделе, наводя порядок в картотечном ящике стола, не обнаружили ли вы файлов своего предшественника? Или, может быть, хранили там еду и косметику? А ящик-то предназначен для документов, которые используются ежедневно. Кроме того, в нем можно хранить личные файлы.

НАЗНАЧЬТЕ ДЕНЬ УБОРКИ В ОФИСЕ

Один в поле не воин. Вы готовы перевернуть офис вверх дном и создать новую файловую систему – так пусть коллеги к вам присоединятся! Почему бы не предложить им официальный День уборки офиса? Вот несколько полезных советов:

Выберите день, когда в офисе традиционно бывает наиболее спокойная обстановка.

Приготовьте дополнительные контейнеры для мусора (возможно, придется прибегнуть к услугам профессионалов).

Узнайте у руководства, можно ли обеспечить участников мероприятия дополнительными офисными принадлежностями (папками с файлами, держателями и т.д.).

Подпишите у начальника заявку на приобретение недостающих принадлежностей.

Объявите шуточный конкурс и подготовьте смешные призы за самую быструю уборку, самые красивые файлы, самый аккуратный кабинет, самое большое количество выброшенного мусора и т.д.

Запаситесь водой и здоровой едой – к примеру, фруктами и сыром: мозгу, принимающему решения, нужна энергия!

Если вы работаете в дружелюбном коллективе, это будет замечательный день. А если все получится удачно, мероприятие может стать ежегодным. Тем не менее я бы рекомендовала сделать участие в нем добровольным. Кто-то обязательно будет напуган мыслью о том, что ему придется что-то выбросить. Попытайтесь вдохновить такого человека на подвиги коллективным примером. И дайте ему понять, что вы всегда готовы помочь.

Если вы вычистили картотечный ящик и в нем хранятся только часто используемые и личные файлы, но места все еще не хватает, значит, пришло время поговорить с руководством. Моим клиентам нередко предоставляют ящики в других картотеках. Даже если она находится за пределами офиса, они радуются тому, что у них появилось дополнительное пространство. Там можно хранить редко используемые, но все же важные файлы. В конце этого месяца, когда вы будете составлять список главных файлов, не забудьте их туда включить. Этот список будет лежать в справочном скоросшивателе на вашем столе.

Клиенты очень часто говорят мне, что на обычных подвесных папках для файлов есть линии, по которым обложку папки легко согнуть, тем самым превратив ее в папку с широким дном и сэкономив деньги. К сожалению, эти линии – декоративный элемент. Если вы согнете обложку, у вас и в самом деле получится папка с широким дном, но она будет слишком короткой, а из такой папки документы торчат так, что вы вряд ли сможете закрыть картотечный ящик. В папках же с широким дном есть специальный картонный вкладыш. (Перед выходом из магазина обязательно убедитесь в наличии в купленных вами папках таких вкладышей!) Если вы разбили файлы на крупные категории и вам необходимо держать материалы в одном месте, воспользуйтесь этими папками – они как раз для этого и придуманы.

КАК РАБОТАТЬ С ОБЩИМИ ФАЙЛАМИ

Вообще-то эта глава призвана помочь в создании личной картотеки. Но в крупных компаниях и корпорациях есть еще и общие файлы. Какова бы ни была существующая в компании система, ее нужно уважать и стараться поддерживать. Если вы не отвечаете за поддержание системы этих файлов, хорошенько подумайте, прежде чем высказывать свое мнение о том, как улучшить эту систему. Желая сделать доброе дело, вы можете обидеть людей, которые отвечали за эту систему многие годы. Непрошеный совет очень часто воспринимается как осуждение, а ваше стремление помочь может обернуться против вас.

Если же вы отвечаете за общие файлы, то, прежде чем менять систему, обязательно проведите опрос среди сослуживцев. Что им нравится в существующей системе? Что бы они хотели изменить? Есть ли у них предложения, как это сделать? Предварительный опрос коллег сделает переход на новую систему менее болезненным. Неважно, насколько плоха имеющаяся система, многие к ней привыкли и скорее будут жаловаться, нежели решатся пробовать что-то новое.

ЛУЧШИЕ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ ДЛЯ КАРТОТЕКИ

На следующей неделе мы будем готовы сделать последний шаг к созданию новой, улучшенной файловой системы. Ниже дан список принадлежностей, которые могут для этого понадобиться. Поинтересуйтесь, нет ли их уже у вашей компании, и если нет, то не может ли она заказать их для вас. Избегайте соблазна покупать ненужные вещи.

Подвесные папки для файлов с широким дном: набора из 25 таких папок обычно вполне достаточно. Лично я предпочитаю двухдюймовые (5 см). Этот тип папок идеален для организации файловой системы. Они крепятся на стенки картотечного ящика или на направляющие картотеки. Если направляющих у вас нет, измерьте свой ящик и приобретите их.

Кроме того, вам понадобятся обычные подвесные папки. Папки с широким дном лишь дополняют их, но не заменяют!

Подвесные папки – один из ключевых элементов вашей будущей файловой системы, но, скорее всего, вам понадобится кое-что еще. Вот что я обычно использую при работе с клиентами:

Папки A3 или A4, светлые или темные (или и те и другие).

Машинку для печати ярлыков с дополнительными картриджами. (Если вы предпочитаете ярлыки, изготовленные на компьютере, заранее запаситесь расходными материалами.)

Бирки для файлов (раздобудьте длинные).

Клейкие листочки.

НАСТРОЙТЕСЬ НА ПОБЕДУ!

И убедитесь в том, что корзина для бумаг находится в непосредственной близости от вас. Мне попадались клиенты, которые ставили контейнеры для мусора туда, куда мог дотянуться разве что какой-нибудь акробат.

Приготовьте все необходимые принадлежности, чтобы в разгар процесса принятия решений не тратить время на распаковку пачки клейких листочков или контейнера с картриджами.

Запаситесь большим количеством воды. Хорошенько подкрепитесь и приготовьте еду, чтобы перекусить, – ваш мозг будет работать сверхурочно, и его надо будет поддержать!

Расчистка файлов – занятие не самое веселое, зато какой будет награда! На следующей неделе вы оцените значимость своей работы. Я постаралась спланировать создание файловой системы так, чтобы вам не пришлось надолго задерживаться в офисе после работы. По мере продвижения вперед отмечайте происходящие вокруг вас перемены. Как человек день за днем сбрасывает вес, так и ваше рабочее место будет становиться все светлее и светлее. «Важна не конечная цель пути, а сам путь». Вы приобретаете новые привычки, которые навсегда изменят вашу трудовую жизнь.

Третья неделя

От завалов к файлам

На этой неделе вы можете:

Создать рабочую систему файлов.

Необходимое время: от 120 до 300 минут (в зависимости от сложности вашей работы и количества документов, с которыми приходится иметь дело).

На этом этапе перед вами должны быть лишь бумаги, которым нужно найти постоянное место. Когда я дохожу до этого пункта при работе с клиентом, всегда стараюсь найти точку соприкосновения для имеющихся у него материалов. Что такое точка соприкосновения? Это чуть более затейливое название категорий. На этой неделе мы будем учиться делить документы на категории.

Итак, засучите рукава, приготовьте несколько больших мешков для мусора, еду, чтобы перекусить, и воду. Неделя будет напряженной, зато в итоге у вас появится рабочая система файлов. Только, пожалуйста, прежде чем начинать, обязательно дочитайте эту главу до конца. Ничего сложного здесь нет, но очень важно, чтобы в вас не осталось страха перед переменами.

Не забудьте уничтожить всю информацию, касающуюся лично вас, – паспортные данные, номера счетов и кредитных карт. Если мало подобных материалов, отправляйте их в шредер по ходу дела, если много – оставьте на потом. Будьте предельно осторожны и с конфиденциальными данными компании.

СОЗДАНИЕ РАБОЧЕЙ ФАЙЛОВОЙ СИСТЕМЫ

Большинство людей приступают к созданию новой файловой системы с таким выражением лица, как будто им чистят корневой канал без анестезии. Но результат труда наполняет их гордостью, и они ждут не дождутся, когда же можно будет начать им пользоваться. Эта система не только в высшей степени функциональна, на нее приятно смотреть. В самые безумные дни вы будете успокаиваться, лишь открыв свой картотечный ящик. У меня есть и другие хорошие новости. Готовы?

В нашей программе месяц состоит из четырех недель. Март – последний месяц первого квартала этого года. Впереди у вас – бонусная неделя, поскольку в каждом квартале не 12, а 13 недель. Используйте ее, чтобы наверстать упущенное. Приятный сюрприз, не правда ли? А если наверстывать нечего, потренируйтесь пользоваться своей новой системой – в конце концов, это же рабочий инструмент, а не музейный экспонат!

Шаг первый: обзор

Последние две недели вы отрабатывали первый шаг Волшебной формулы («Убрать»). Вот что должно быть сделано к этому моменту:

Завершенные проекты, материалы которых нужно сохранить, сданы в архив.

Имеющиеся файлы очищены от лишних документов или выброшены, если содержащиеся в них материалы больше не нужны.

Оставлена и организована лишь часть журналов, бюллетеней и прочих изданий, а остальное выброшено или сдано в макулатуру.

Из ящиков извлечены все посторонние предметы, оставшееся содержимое организовано.

Поверхность стола, шкафы и т.д. очищены от лишних вещей и организованы.

Шаг второй: устраняем отвлекающие факторы

Одна из главных составляющих успеха – найти время на то, чтобы создать файловую систему. Я советую вам либо задержаться после окончания рабочего дня, либо приехать на работу в выходные. Устраните как можно больше отвлекающих факторов: телефонные звонки, электронная почта, болтливые коллеги и прочая суета будут только отдалять вас от цели. Только что вы занимались организацией и вдруг сами не заметили, как начали решать какую-то рабочую проблему. Чем лучше вы сможете сконцентрироваться, тем быстрее выполните любое задание.

Самый сложный случай – рабочее место, представляющее собой отсек, который вы делите с другими сотрудниками. Когда мне приходится работать с клиентом, работающим в такой обстановке, мы предупреждаем его коллег о том, чем станем заниматься, говорим им, когда будем это делать, и прикидываем, сколько это займет времени. Если у коллег клиента есть возможность, они удаляются. Что говорить, мы представляем собой серьезный отвлекающий фактор. Если вы находитесь в подобной ситуации, обязательно узнайте, каковы планы соседей по кабинке на день, когда вы хотите заняться организацией.

Кроме того, вам понадобится рабочая площадка и прежде всего – пространство для сортировки документов и включения их в файловую систему. Это еще одна серьезная причина заниматься организацией в одиночестве. В этом случае вы можете разложить материалы на полу кабинета или воспользоваться столами коллег.

Проработайте детали своего проекта. Выбрав день и время, отметьте их в своем календаре, как сделали бы с деловой встречей. Если вы решили заняться организацией в выходные, а у вас есть семья, не забудьте поделиться с ней своими планами. Вы ведь не хотите, проснувшись субботним утром и приготовившись к работе, внезапно узнать, что маленькая Эмили сегодня участвует в футбольном матче школьного чемпионата и вам обязательно нужно там быть.

Шаг третий: начинаем переход

Приготовьте офисные принадлежности к работе. Можно разложить их перед собой. Начните с лежащих на столе бумаг. Две недели назад, расчищая стол, вы собрали их в файл. Сегодня, возможно, захотите избавиться от еще большего количества материалов. Это замечательно! Но во всем надо знать меру – не начните в угаре выбрасывать все подряд.

Еще раз напоминаю: пытаться решить задачу одним махом не стоит. Успех приходит тогда, когда вы разбиваете проект на этапы. Возьмите стопку документов толщиной не более 7 см. Работайте с каждым документом отдельно. Ваша цель – создание категорий файлов. Вне зависимости от того, насколько широк круг ваших обязанностей, всегда можно выделить несколько главных направлений деятельности.

СОЗДАНИЕ КАТЕГОРИЙ

Как-то мне в отчаянии позвонил Фрэнк: его кабинет буквально тонул в море бумаги. Его помощница была перегружена. Во время беседы с Фрэнком выяснилось следующее. Каждый раз, когда он нанимал нового помощника или помощницу, они использовали систему, к которой привыкли на предыдущем месте работы. При этом существовало две проблемы. Первая – никто не переводил файлы Фрэнка в новую систему. В результате получалась мешанина, и Фрэнк никогда ничего не мог найти, потому что в расстановке его файлов не было логики.

Вторая проблема состояла в том, что ни один помощник не посвящал Фрэнка в свои методы работы с файлами. Фрэнку нужен был результат, и, поскольку он получал то, что хотел, способ, которым этот результат был достигнут, его не интересовал. Когда помощник увольнялся, Фрэнк, у которого, в свою очередь, была своя система, не знал даже, с какой стороны подойти к файлам.

Положительный момент состоял в том, что компания Фрэнка стремительно росла. Отрицательный – в том, что... компания Фрэнка стремительно росла! Но это еще не все. У Фрэнка был большой кабинет, в котором стояло два составленных вместе стола. На каждом – по компьютеру: часть работы Фрэнк выполнял на одном из них, часть – на другом. Так он и прыгал весь день от компьютера к компьютеру.

У документов не было постоянного места, поэтому они валялись везде – в кабинете не было ни одной свободной поверхности. Спасти Фрэнка могли только категории.

Фрэнк – девелопер, и его бизнес весьма многогранен. Он владеет несколькими жилыми домами, которые сдает в аренду, занимается реставрацией исторических зданий, инвестирует в строительство небоскребов и заботится о сохранении достопримечательностей милого маленького городка, в котором живет. Все файлы в его кабинете, вне зависимости от того, к какой сфере бизнеса они относились, были перемешаны друг с другом. Алфавитный порядок кое-как соблюдался, но тем не менее иначе как кошмаром эту систему назвать нельзя.

Обратите внимание: все бумаги Фрэнка были сгруппированы тематически. Мы начали с того, что я называю главными категориями, а потом интегрировали каждую тему в единое целое.

Рассмотрим пример того, как мы работали с файлами Фрэнка. Пока нужно понять теорию, а практикой займемся чуть позже.

Категория первая: «Аренда»

Я спросила Фрэнка, что ему нужно знать о своей недвижимости, которая сдается в аренду. У всех зданий были общие характеристики, которые позволяли объединить их в одну категорию. К примеру, такие:

Менеджеры

История ремонта

Жильцы

Обслуживающий персонал: садовник, сантехник, разнорабочий

Таким образом, «Аренда» стала одной из главных категорий. После этого я подготовила файлы для каждого здания, которым владел Фрэнк. К счастью, у них у всех были названия. Речь шла о больших домах с множеством жильцов, так что вы можете представить, сколько бумаг заводили для каждого здания. Следовательно, это идеальный вариант для использования подвесных папок с широким дном. (Вновь напоминаю: папки необходимо проверить еще в магазине, чтобы, придя домой, не обнаружить, что картонные вкладыши из них вытащил кто-то до вас. Почему я все время об этом говорю? Да потому, что такое случалось и со мной!)

Затем я присвоила каждой главной категории свой цвет. Ежедневные дела Фрэнка попали в светлые папки. Если у вас много файлов, я рекомендую воспользоваться этой моделью. Если у вас нет желания покупать цветные папки, для обозначения категории прикрепляйте к обычным папкам наклейки разных цветов.

У Фрэнка было столько картотечных ящиков, что мы легко выделили под «Аренду» целых два. Теперь, если Фрэнку нужно найти что-то связанное со зданиями, которые он сдавал, ему достаточно заглянуть в один из этих двух ящиков. Чтобы еще больше облегчить Фрэнку жизнь, на каждый ящик мы наклеили ярлык. Кстати, в ярлыках я использую черный шрифт на белом фоне, поскольку цветные буквы не всегда можно прочесть.

Категория вторая: «Реставрация»

Фрэнк любит не только недвижимость, но и историю. И когда ему удается совместить эти интересы, он оказывается на седьмом небе от счастья. Как я уже сказала, у Фрэнка было столько картотечных шкафов, что мы могли себе позволить роскошь действовать по принципу «одна категория – два ящика». Впрочем, даже если бы нам пришлось поместить «Аренду» и «Реставрацию» в один ящик, их легко было бы отличить друг от друга по цвету папок.

Как и в случае с первой категорией, каждому реставрируемому зданию мы выделили в ящике отдельную секцию. Названия были и у этих зданий, так что проблем с их идентификацией возникнуть не могло.

А вот подкатегории здесь оказались иными:

Подрядчики

Финансирование

Исторические материалы

Юридические вопросы

Арендаторы

Файлы получились довольно объемными. Под «Реставрацию», как и под «Аренду», мы выделили два ящика, снабдив каждый ярлыком.

Категория третья: «Инвестиции»

Самым сложным элементом системы Фрэнка оказалась третья главная категория – «Инвестиции». Это была юридическая документация по сделкам. Каждый, кому приходилось иметь дело с адвокатами, знает, что они умеют вызывать сход бумажной лавины. При этом такие документы всегда должны быть под рукой.