Текст книги "Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове"

Автор книги: Реджина Лидс

сообщить о нарушении

Текущая страница: 5 (всего у книги 21 страниц) [доступный отрывок для чтения: 8 страниц]

Вторая неделя

Примените Волшебную формулу

На этой неделе вы можете:

Узнать, как работает Волшебная формула, наведя порядок в ящиках рабочего стола.

Необходимое время: от 30 до 120 минут (время может варьироваться в зависимости от положения дел на вашем столе).

Когда я только начинала работать с клиентами, была уверена, что однажды передо мной поставят организационную задачу, которую я не смогу выполнить. От мысли об этом просыпалась по ночам перед встречами с новыми клиентами: что я им скажу, если это все-таки произойдет? Спустя почти три года перестала волноваться по этому поводу, потому что заметила, что все мои проекты похожи друг на друга. Шкафы и папки, офисы и гаражи – любую зону хаоса позволяли упорядочить три шага. Я назвала их Волшебной формулой. Обещаю, что, когда вы овладеете техникой этих трех простых шагов, сможете применять их для организации чего угодно. Это и есть волшебство. В нашем случае формула поможет вам привести в порядок стол как снаружи, так и внутри. Волшебная формула:

Убрать.

Категоризировать.

Организовать.

Важно помнить, что не следует браться за решение всей задачи в целом. Никогда не устану это повторять! Каждый проект необходимо разбивать на посильные этапы. Знаете старую шутку: «Как съесть слона?» Ответ – «По кусочку». Рассмотрим каждый шаг по очереди.

Убрать

Уборка – это не только вынос мусора (хотя наверняка у вас в кабинете немало вещей, которые так и просятся на помойку). Этот шаг может быть творческим, поскольку он связан с удалением всего, что вам больше не нужно, всего, что вы больше не используете, всего, что вы просто не хотите держать в офисе. Он включает в себя возвращение взятых на время вещей коллегам, ненужных покупок – в магазин, сдачу бумаги в макулатуру или просто возвращение предмета на свое место. После уборки пространство начинает выглядеть менее хаотично, а это способствует ясности мысли. У вас уже был подобный опыт: на прошлой неделе вы провели скоростную уборку в офисе.

Категоризировать

Категории – основа организованной системы. Вы обретаете реальную силу, когда с первого взгляда можете сказать, сколько у вас тех или иных вещей. Дома в необходимости категоризации можно убедиться на примере кухонной утвари, продуктов и моющих средств. Если они категоризированы, вы точно знаете, когда покупать мыло, а когда – макароны. И рассортировать таким образом можно все – от канцелярских принадлежностей до документов. К примеру, если вы объедините маленькие предметы в одну категорию, гарантирую, вас удивит, сколько в вашем кабинете скрепок, кнопок и скотча. Пока они не собраны в одном месте, об их истинном количестве можно только догадываться. Чуть ниже мы рассмотрим категоризацию документов, связанных с тем или иным проектом. Тип предметов может меняться, но принципы организации остаются неизменными.

Организовать

Последняя часть Волшебной формулы – организация категорий таким образом, чтобы зона, в которой мы наводим порядок, стала приятной глазу и функциональной. На этой неделе мы наведем порядок в ящиках стола. Я научу вас применять формулу и расскажу о средствах, которые навсегда сохранят в ящиках чистоту. Если в вашем офисе этих средств не окажется, купите их – стоят они недорого. (В конце концов, если вы уйдете с этой работы, купленные вами инструменты организации можно будет забрать с собой.) Должным образом организованные ящики повысят продуктивность вашей работы.

тридцатиМИНУТНАЯ СКОРОСТНАЯ УБОРКА

Вы уже опытный уборщик, так что устанавливайте таймер на 30 минут и ныряйте в свои ящики. Я знаю, что это страшно – именно там оказывается вся офисная мелочь, которую туда запихивают. Я хочу, чтобы в следующие 30 минут вы забыли о жалости. Если этот предмет не используете, если он не нужен или не нравится – в мусор! Если вы считаете, что какая-то из вещей пригодится вам дома, откладывайте в отдельную кучку. Предмет принадлежит кому-то еще? Вернете его сразу по истечении получаса. Одна просьба: если у вас есть ящик для документов, забитый именно документами, не трогайте его до следующего месяца. А вот все, что не связано с документами, переберите. Обычно задняя часть ящика превращается в мертвую зону. Ну-ка, что вы там прячете? Таймер сработал, теперь посмотрим, что у вас осталось, и займемся организацией. Вот несколько подсказок. На данном этапе мы ищем предметы, от которых можно немедленно избавиться. Если вы не уверены – стоит ли выбросить вещь, задайте себе вопрос: когда я использовал ее в последний раз? Если это было давно (или этого не было никогда) и вы храните эту вещь «на всякий случай», советую расстаться с ней. Помните: скоростная уборка – это один из способов овладения первой частью Волшебной формулы.

Избавьтесь от следов фастфуда

Один из ваших ящиков забит предметами, оставшимися от обедов и перекусов? Палочек там больше, чем в китайском ресторане? Салфетки, пластиковые приборы – помните, вы их не покупали, вы купили еду, а они достались бесплатно. Так что либо отнесите это на офисную кухню, либо просто выбросьте.

Если у вас несколько меню из разных заведений, где вы заказываете еду, соберите их вместе. Позже можете вложить в скоросшиватель (это зависит от того, сколько у вас меню и как часто вы ими пользуетесь). Если работаете на ресепшен, разложите меню в алфавитном порядке по прозрачным файлам скоросшивателя с твердой обложкой, который любой сотрудник офиса сможет взять с вашего стола, и снабдите его надписью «Меню».

Если же у вас всего пара меню, храните их в мягкой папке с файлами. И помните, что многие рестораны выкладывают свои меню в Интернет, – может, пора выбросить бумажные версии?

Избавьтесь от лишних канцтоваров

Отправьте в корзину все офисные принадлежности, которые вы не используете в работе, и отложите те, что нужно вернуть офис-менеджеру. Иметь одну пачку скрепок на случай, если они закончатся в степлере, – нормально, но зачем вам сразу пять? Они только занимают место.

Трезво оцените количество имеющихся у вас ручек. Выбросьте те, в которых кончились чернила, и решите, сколько нужно из числа тех, что остались. Если вы пользуетесь только автоматическими карандашами, обыкновенные, которые нужно точить, просто отдайте кому-нибудь. Как насчет фломастеров и маркеров? Может, их у вас тоже слишком много? Они, между прочим, высыхают так же, как ручки.

Одни острые ножницы нужны вам непременно. А сколько их в столе? Если лишние принадлежат вам, увезите их домой. Если компании – отдайте офис-менеджеру. То же касается линеек, макетных ножей и прочего инструментария.

Калькуляторы

Не слишком ли много у вас калькуляторов? Весьма вероятно, что калькулятор вообще не нужен, – если нужно что-то посчитать, к вашим услугам компьютер и мобильный телефон.

Бумага

Бланки, конверты, открытки, визитки лучше всего хранить в столе. Оставьте их разумное количество. Что значит «разумное количество»? Ответ зависит от частоты использования данных предметов. Сохраните столько, сколько вам реально может понадобиться в ближайшие полгода. К примеру, если вы редко пользуетесь блокнотом, в ящике хватит и одного. Если же не можете без блокнотов и то и дело исписываете их до последней страницы, храните в столе хоть десять.

Заметками на карточках сейчас мало кто увлекается. Если вы один из редких индивидуумов – замечательно, пусть у вас на столе стоит коробка с такими карточками. Если же вы вообще мало что пишете от руки, будьте реалистом и экономьте рабочее пространство. Если ваша компания снабжает сотрудников карточками, держите несколько в столе, понадобится больше – можно обратиться к офис-менеджеру.

Визитки

Визитки – забавная вещь в мире бизнеса. Большинство моих клиентов хранят карточки с предыдущих работ. Зачем – понятия не имею. Возможно, так они бессознательно фиксируют, где они были и чем занимались. У вас есть упаковки старых визиток? Выбросьте их. А если так уж нужно оставить что-нибудь на память о прошлых местах работы, несколько карточек положите в красивую визитницу. Если в вашем столе есть ящик для бумаг, мертвая зона в его задней части – идеальное место для хранения визиток (я очень надеюсь, что там будет лежать лишь одна упаковка).

Наводя порядок на столе, вы наверняка отыщете такие сокровища, которых я себе даже представить не могу. Спросите себя: «Я и в самом деле использую эту вещь или она была нужна мне раньше?» Будьте честны с самим собой.

Вот список наиболее часто встречающихся при уборке предметов. Там, где нужно, не забывайте проверять срок годности.

Косметика: лак для волос, кисточки, расчески и гели.

Витамины, пищевые добавки, лекарства.

Пища: пачки чипсов, чай, сахар и т.д.

Различные декоративные элементы, которые когда-то стояли у вас на столе или были для этого предназначены.

Средства личной гигиены.

Чистящие средства, особенно спреи для оргтехники.

Настало время установить таймер и потратить еще 15 минут на избавление от вещей, которыми вы не пользуетесь. Если они еще могут пригодиться (косметика или пищевые добавки, срок годности которых пока не истек), заберите их домой. Будьте безжалостны. Вы представить себе не можете, сколько раз я входила в кабинеты клиентов, восхищалась чистотой и порядком, но затем они открывали ящик стола – и впечатление тут же портилось. Каждый день они садились за свой стол и старались работать как можно лучше, но рядом с ними зияла черная дыра. Берегитесь ее! Помните, что для нас важна любая зона рабочего пространства, даже если ее видите только вы. Вы – главная часть уравнения, и дзен-организация изменяет ваше рабочее место так, чтобы оно служило вам, а не чтобы им восхищались другие.

Эти подсказки помогут избавиться от лишних вещей (вне зависимости от того, что они собой представляют) безо всякого сожаления.

Установите таймер. Увидимся примерно через 35 минут: 30 – на то, чтобы поупражняться в уборке мусора и быстром принятии решений, а 5 – на расчистку завалов в вашем рабочем пространстве.

КАТЕГОРИЗИРУЙТЕ ОСТАВШИЕСЯ КАНЦЕЛЯРСКИЕ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ

За время осмотра ящиков стола вы, возможно, устроили там беспорядок почище того, что был. Не пугайтесь, это нормально. Прежде всего расчистите место для работы. В некоторых случаях я использую не поверхность стола, а пол. Мы готовы к следующей части Волшебной формулы: категоризации. Начните с первого ящика. Выньте из него все, располагая имеющие друг к другу отношение предметы рядом. К примеру, скрепки, скотч и клей – это предметы одной категории. Почему? Потому что они скрепляют одно с другим. Имеет смысл держать их в одном месте – когда вам понадобится что-то скрепить, вы просто выберете один из ряда этих инструментов. Степлер лучше держать рядом с удалителем скрепок и т.д. – думаю, суть вы уловили.

Обычно для канцелярских принадлежностей выделяется два-три ящика. Верхний – это ваш командный центр. Когда вам понадобится инструмент, он должен быть под рукой. Попробуйте создать свои категории. Возможно, вам поможет перечень категорий, которые использую я при организации ящиков стола.

Скрепляющие инструменты (скрепки, кнопки и т.д.).

Писчие принадлежности (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, ластики и т.д.).

Предметы личной гигиены (дезодорант, женские гигиенические средства, лак для волос и т.д.).

Товарные чеки.

Разное (деньги, батарейки, ключи, печати, визитки, линейки и т.д.).

Клейкие листочки (разных размеров, форм и цветов).

CD– и DVD-болванки.

Блокноты.

Конверты разных размеров.

Фирменные бланки и конверты вашей компании.

Чистящие средства.

Какие категории вы могли бы добавить к этому списку? Как только вынете все из ящика и произведете категоризацию, возможно, обнаружите, что можете выбросить чуть больше. Дело в том, что, когда мы видим сгруппированные предметы, легче понять, что у нас их больше, чем нужно. Вспомните нашу мантру: если вы купили вещь, которая теперь не нужна, заберите ее домой; если она принадлежит компании – верните завхозу или отдайте коллегам. Избавляйтесь от всего, что вам больше не пригодится.

Протрите поверхность стола. Теперь мы готовы к последней части Волшебной формулы – организации категорий.

УДИВИТЕ ИХ!

Если эта книга лежит у вас на столе или коллеги видят, как вы носитесь по офису, и слышат таймер, они могут начать комментировать происходящее (хотя их никто об этом и не просил). «Ого! Решил организовать рабочее пространство? Интересно, хватит ли тебя хоть на пару недель?» «Ничего себе, ну и беспорядок ты тут устроил!» «Что, пытаешься победить хаос? Ну-ну, удачи». И так без конца. Когда вы услышите такой комментарий, улыбнитесь, кивните в знак согласия и продолжайте заниматься своим делом. Не обсуждайте свои действия и не пытайтесь защититься от нападок. Получайте удовольствие. Скажите себе: «Да, Реджина была права, началось. Ну что ж, посмотрим, как вы удивитесь, когда выяснится, что это работает!» У вас есть выбор: потратить силы впустую или сберечь их. Докажите этим комментаторам делом, что при желании возможно все.

ПРОВОДИТЕ ОРГАНИЗАЦИЮ ПРИ ПОМОЩИ ПРАВИЛЬНЫХ ИНСТРУМЕНТОВ

Нам ни к чему, чтобы организация стоила вам больших денег, но все же я порекомендую несколько предметов, которые помогут не только организовать содержимое ящиков стола, но и сохранить такой порядок вещей надолго. Первое – это подложка, которую стелют в ящик. Я предпочитаю толстые, которые выглядят как бумажные полотенца и легко моются. Их обычно продают в рулонах, так что вам придется потратить несколько секунд на то, чтобы отрезать кусок нужного размера. Прокладка станет ключевым элементом организации ящика – она зафиксирует заданный вами порядок расположения предметов. Без нее достаточно будет одного хорошего толчка – и вуаля! Хаос вернется.

Когда будете покупать прокладку, не забудьте прихватить несколько маленьких контейнеров-пеналов – в них вы станете хранить мелкие предметы, которые в противном случае начнут рассыпаться по ящику. Эти контейнеры бывают акриловыми, пластиковыми и деревянными. Я предпочитаю акриловые, потому что их можно время от времени протирать, сохраняя первозданный вид вашего ящика. Контейнеры стоят недорого, к тому же при переходе на другую работу вы сможете взять их с собой – они будут служить вам и на новом месте. Я бы купила контейнеры разной формы и размера – их можно будет складывать в ящике, словно головоломку. Я ведь предупреждала, что организация – это весело? Впрочем, если вы хотите воздержаться от покупки контейнеров, ничего страшного в этом нет.

Возможно, компания выдала вам стандартный квадратный поддон, разделенный на секции. Он идеально подойдет для узкого среднего ящика. Маленьких углублений вполне достаточно для канцелярских принадлежностей. Если вы ощущаете себя комфортнее с большим запасом канцтоваров, можете хранить это все в отдельных пластиковых ящиках. Правда, для этих ящиков понадобится дополнительное место, и это точно будет не стол. Если у вас есть невысокий шкаф, он подойдет. Если нет – попробуйте приспособить для этого нижнюю полку книжного шкафа.

Вот подсказки для организации категорий

Положите ручки, карандаши, фломастеры и прочие писчие принадлежности, которыми вы регулярно пользуетесь, в настольный органайзер размером не больше кофейной чашки. У меня были клиенты, у которых на столе стояло несколько больших органайзеров. Это создает визуальный хаос и ложное ощущение безопасности. Ограничьтесь тем, чем пользуетесь в течение дня. Вам часто нужны ножницы? Поставьте их в этот органайзер. Иначе им место в верхнем ящике стола.

Если вам больше нравится пустой стол, не держите на нем писчие принадлежности. Их тоже можно сложить в верхний ящик, а запас – в большой пластиковый контейнер. Я в данном случае предпочитаю пенал. У меня есть небольшой матовый пенал, который лежит на верхней полке одного из трех моих офисных книжных шкафов – в нем я и храню запасные ручки, карандаши и т.д. У него есть и дополнительная функция: он служит держателем для справочников, в которые я время от времени заглядываю.

Для скрепляющих инструментов использую стандартный офисный органайзер, который находится в неглубоком верхнем ящике стола и который я щедро наполняю скрепками, резинками и клипсами для бумаги. Кстати, скрепки необязательно должны быть стандартными – их дизайн может быть весьма разнообразным и веселым.

Скрепки для степлера я бы из упаковки не вынимала – их очень легко рассыпать. Одной пачки, лежащей в задней части ящика, вам хватит на несколько месяцев. У меня на столе стоит диспенсер для скотча, в отдельном пластиковом ящике лежат еще два. Скотч высыхает, так что держать его про запас в больших количествах бессмысленно.

Очень многие хранят в ящиках стола чеки. Но знаете что? Им там не место! У вас есть выбор. Первый вариант: можно взять подвесную папку (обычно это картонная папка с металлическими уголками-«крючками», используется для хранения документов в «висячем» положении) с файлами, сделать на ней соответствующую надпись и, распределив чеки по категориям, поместить их в нее. Если ваши чеки в основном небольшого размера, купите папку с широким дном, краями «гармошкой» и карманами для файлов. Второй вариант: воспользуйтесь большими, четко маркированными конвертами.

Кстати, раз уж речь зашла о конвертах – с ними мои клиенты часто перебарщивают. Зачем хранить кучу конвертов в ящиках стола, когда можно воспользоваться подвесной папкой? Если же файлы не подходят к вашим ящикам, просто обратитесь к офис-менеджеру.

Клейкие листочки нравятся всем. Признайтесь, вам ведь хотелось бы, чтобы их изобретателем были именно вы? У большинства людей любовь к этим листочкам выражается в том, что листочков в их кабинете хватило бы на целую армию. Я бы оставила одну небольшую пачку на столе (для этого существуют специальные диспенсеры), а остальное отправила в один из тех акриловых органайзеров, которые упоминала выше. Кстати, снимите с листочков прозрачную пленку, в которой их продают. Зачем? От упаковки нужно избавляться при первой возможности – она зря занимает место, и смотреть на нее не особенно приятно.

Если вы храните в ящиках что-то связанное с личными банковскими счетами, лучше заберите эти предметы домой. В мире, где каждый день крадут личные данные, рано или поздно кто-то воспользуется тем, что вы не закрыли ящик на ключ.

Некоторые мои клиенты работают в офисах, где либо бумаг не так уж много, либо их папки хранятся в архивных шкафах вне рабочего пространства. Если это ваш случай, чудесно – положите в ящик для картотеки предметы личной гигиены и прочие вещи, которые хотите иметь под рукой. Постарайтесь только не превратить этот ящик в мусоросборник.

Впрочем, предметы гигиены лучше все же держать в одном из пластиковых ящиков. А в другой можно положить еду. (Еще одно предостережение: не забывайте о правилах хранения продуктов. Вы ведь не хотите, чтобы в вашем кабинете завелись тараканы, мыши или крысы?)

Все, что лежит на дне кучи, легко забыть и трудно достать. А вам нужно знать, что у вас есть, и иметь возможность немедленно этим воспользоваться. Контейнеры помогают избежать накопления посторонних вещей в ящиках стола. Заведите несколько в ящике для картотеки и храните в них различные мелкие предметы. Хотя лично я все же предпочитаю использовать картотечный ящик по назначению. Ведь это так важно – всегда иметь под рукой нужные документы (подробнее об этом мы поговорим в марте). В задней части ящика, как уже упоминалось, всегда существует мертвая зона. Если вам нравятся блокноты, сложите их туда.

И, наконец, вездесущие CD. Диски с нужными вам материалами можно хранить в скоросшивателе или специальном кейсе. Если у вас нет достаточно глубокого ящика для хранения чистых CD, может, свободное место найдется в книжном шкафу? На худой конец, если вы часто их используете, просто поставьте за монитором специальную пластиковую стойку.

А теперь сделаем шаг назад и оценим результат труда. Предвижу, что вы удивитесь, осознав, что должным образом организованные ящики стола могут вызвать у вас ощущение контроля над ситуацией и спокойствия. Ведь все, что нужно, всегда под рукой, а значит, вы экономите время!

Третья неделя

Расчистите свой стол

На этой неделе вы можете:

Быстро избавиться от хлама, мусора и прочих ненужных вещей.

Решить, какие предметы стоит держать на столе.

Необходимое время: по меньшей мере 60 минут (в зависимости от конкретной ситуации возможны варианты).

Я уверена, что вид организованных ящиков вас приятно удивил. А теперь наша цель – стол. Данная зона функционирует с ящиками как единое целое. Как часто мне попадаются клиенты, которые мало того что работают в маленьких офисных отсеках, так еще и заваливают свой стол всяким добром!

ДОСТУП К РАБОЧЕМУ ПРОСТРАНСТВУ

Беспорядок на столе, как и в любом другом месте, вызывается главным образом нашей неспособностью принимать решения. «А это пусть пока полежит здесь», – говорим мы, и организации приходит конец. Едва почувствовав зарождение этой мысли, гоните ее прочь!

Потрудитесь принять решение, где именно должна лежать данная вещь. Ключевой вопрос, который вы должны себе задать: «Зачем этот предмет?» Ответив на него, вы поймете, в какую категорию он входит.

Прежде чем приступить к блиц-уборке посторонних предметов со стола, оцените ситуацию. Не все рабочие пространства одинаковы. Попытаемся оценить ваше. Нам нужно понять, то ли у вас хорошая ситуация и вы просто плохо ею пользуетесь, то ли вам не повезло с рабочим местом.

Достаточно ли на вашем столе места для компьютера и работы с документами? Если да, но вам все равно вечно тесно, я готова поспорить, что всему виной – лишние предметы. Оглядите стол: не видите ли вы предметов, которые пора вернуть офис-менеджеру или забрать домой?

Большую часть стола занимает компьютер, а на меньшей вы работаете с документами, ведь так? Это обычное дело для большинства офисов. Иногда меньшая часть превращается в склад великого множества разнообразных электронных устройств – от принтеров и факсов до сканеров. Некоторые мои клиенты поставили на стол стойку для оргтехники, и теперь гаджеты у них стоят на двух уровнях. Если это ваш случай, спросите себя: а все ли эти устройства вам нужны? Если да, то нельзя ли их переместить со стола в какое-нибудь более подходящее место? Ведь вам необходимо пространство, которое позволяло бы свободно разложить документы.

Попытайтесь взглянуть на ситуацию со стороны. Помните ли вы, как выглядело рабочее пространство до того, как вы его заняли? Сузили вы его или расширили? Нет ли в вашем кабинете больших часов, притом что часы ведь есть и у вас на запястье, и в компьютере, и в мобильном телефоне? Взгляд со стороны поможет выявить и других пожирателей пространства. Прикиньте, что вы уберете со стола, после того как мы запустим таймер. У меня есть базовые правила для этой процедуры, но вначале – одна история.

Запущенный отсек Сони

Соня сказала мне, что хочет стать организованной. У нее появилось ощущение, что состояние ее рабочего места отрицательно сказывается на продажах. Увидев ее стол, я поразилась: там попросту не было свободного места. Я не могла понять, как Соня и двое ее коллег, деливших с ней отсек, умудрялись там дышать, не говоря уже о том, чтобы работать. Стол был кошмаром наяву: кипы документов, стопки папок; что важно, что нет – никто не знает.

Я включила таймер и попросила Соню сделать блиц-уборку. Поначалу она двигалась быстро, а почувствовав, что начала замедляться, я стала «заводить» ее вопросами: «Когда ты пользовалась этим в последний раз?», «Зачем это здесь?», «Тебе это и вправду нужно?». Спустя 15 минут наконец-то показалась поверхность стола. Соню это занятие увлекло. Мы с ней работали два дня и за это время вынесли столько мусора, что невозможно было представить, как все это умещалось в маленькой Сониной комнатке.

Мы создали систему папок, разобрались в ящиках стола и расчистили его поверхность. Угадайте, к чему это привело? Соня перестала опаздывать на работу, потому что больше не боялась своего рабочего места. Она начала использовать стол как рабочее пространство, а не как место, куда можно что-то положить. Вскоре ее продажи взлетели до небес.

Мы с Соней до сих пор общаемся. Она помнит тот день, когда обычный офисный стол превратился для нее в один из инструментов достижения успеха. Теперь настала ваша очередь.

БЛИЦ-УБОРКА СТОЛА

Вот некоторые мысли, касающиеся вещей, которые вам придется выбросить, сдать в утиль, отдать или вернуть. Прочитайте этот раздел, установите таймер – и за работу!

Документы, которые вам больше не нужны (деловые записки, старые приглашения на семинары, флаеры, меню и т.д.), отправляйте в корзину. (Документы из текущих и недавно законченных проектов отложите в сторону – категоризацией и организацией архивных материалов мы займемся чуть позже.)

Бумажные стаканчики из-под кофе имеются? В мусор! А как насчет чашек и тарелок, возврата которых ждет не дождется офисная кухня?

Возможно, вы обнаружите предметы, принадлежащие другим сотрудникам офиса. Отложите их в сторону, чтобы затем вернуть законным владельцам.

Нет ли вещей, которые нужно положить в портфель и отвезти домой?

А книг, которые надо поставить обратно на книжную полку?

Нельзя ли закрыть папки и убрать их со стола в другое место?

Вам могут встретиться папки уже завершенных проектов. Их нужно отложить, а затем отправить в архив.

Пожиратели пространства

Фотографии

Ваш стол заставлен семейными фотографиями? Почему бы не перевести их в цифровой вид! Пусть сменяются в режиме слайд-шоу на экране вашего компьютера. Или, может, сделать одну из фотографий, самую свежую, обоями «рабочего стола»? Или, скажем, повесить этот снимок на стену?

Мелкие канцтовары

Не слишком ли много у вас на столе мелких канцелярских принадлежностей? Вот вам их список для начала: степлеры, удалители скрепок, диспенсеры для скотча, подставки для ручек и карандашей. Оставьте себе по одному предмету каждого вида, а остальные раздайте тем, кто в них нуждается.

Электроточилка для карандашей

Проверьте, не занимает ли электроточилка слишком много места? Как часто вы ею пользуетесь? Не следует ли вынести ее в коридор? Заодно розетка освободится…

Цветы

Нет ли у вас на столе цветов? Действительно ли искусственным место именно здесь? Не пора ли пересадить живые? (Поднимите горшок – если корни растения пробрались в дренажное отверстие, пора подобрать горшок побольше.) Не лучше ли будет поставить цветок на полку книжного шкафа или на подоконник? Может быть, стоит оставить на работе искусственные цветы, а живые забрать домой?

Подставка для документов

У большинства офисных работников есть папки, которые всегда должны быть под рукой. Это может быть общая офисная документация или бумаги пары важных проектов. Существует несколько типов подставок для документов. Подробнее об этом мы поговорим в марте, а пока отмечу лишь, что моя любимая подставка позволяет держать папки горизонтально. Вертикальное расположение – это всегда риск, что папка раскроется, а ее содержимое разлетится по всей комнате. (Кстати, вне зависимости от того, как именно расположены папки, гораздо проще ориентироваться, когда на них есть ярлыки. Для изготовления ярлыков можно воспользоваться специальным устройством или напечатать их на компьютере.)

Если вы загружены работой, подставка для документов – то, что вам нужно. Но сначала убедитесь, что она вам в самом деле нужна и ваш ящик для папок не забит при этом всякой ерундой. Систему папок мы разработаем в марте. К тому времени мы их все переберем. Что за папки вы храните на столе? Возможно, в них лежат старые рабочие материалы, которые нужно отправить в шредер? Можно ли почистить и систематизировать ваши папки? Держите ли вы их в алфавитном порядке? Нет ли у вас документов, связанных с уже завершенными проектами и подлежащих отправке в архив?

Картотека визиток

Есть ли у вас на столе картотека визиток? Если ваши карточки разбросаны как попало, вы не сможете справиться с этим во время блиц-уборки. Этот проект потребует больше времени. Посвятите картотеке 20 минут. Быстро пролистайте карточки и вытащите те, владельцев которых вы не можете вспомнить, а также те, которые не использовали более года. Рынок меняется быстро, и не исключено, что эти люди давным-давно сменили работу. Не стоит недооценивать Интернет – он поможет вам найти кого угодно. Если все-таки жалко выбрасывать старые визитки, сложите их в конверт и приложите к другим архивным материалам.

Работа с документами

Разбираясь на столе, вы рано или поздно столкнетесь с необходимостью категоризации документов. Как уже было сказано, систему организации документов мы создадим в следующем месяце. Это один из самых сложных, длительных и важных проектов года. Пока же сгребите все документы в одну стопку и начинайте разбирать ее, распределяя бумаги по следующим категориям: «Выбросить» (сделайте это немедленно!), «Отправить в шредер» и «В работе». После этого создайте категории для проектов, которые вы ведете. В марте мы заведем особые папки, взяв документы «В работе», которые вы отложили сегодня, и разбив их на более мелкие категории. Так вы сможете лучше контролировать текущие задания. А пока просто соберите эти документы в одну папку. Это первый большой шаг. Заглядывайте в папку по утрам, чтобы понять, что вам предстоит сделать в течение рабочего дня.

Распределите документы для проектов в соответствующие папки, подготовленные заранее. Что, не подготовили? Не беда: тогда просто разложите их в алфавитном порядке. А теперь в зависимости от размера папок и частоты использования положите их либо в подставку для документов, либо в ящик стола – займемся ими через месяц. Сегодня мы просто собрали разрозненные бумаги в одну папку.

До тех пор пока вы не создадите систему документации или не усовершенствуете уже имеющуюся, пользуйтесь временными папками. Время, когда вы позволяли бумагам, словно опавшим листьям, заваливать ваш стол, прошло. Возможно, поначалу вы почувствуете себя не в своей тарелке, но через три недели, поверьте, и не вспомните, что можно работать по-другому.

Если категоризация вас пугает, крепитесь: со временем она станет для вас естественным занятием.

РЕШИТЕ, ЧТО ВАМ НУЖНО

Вернемся к вашему рабочему столу. Вы навели на нем относительный порядок. Теперь пора ответить на вопрос: какие вещи из тех, что лежат на столе, вам действительно здесь необходимы? То есть нужно понять, чем вы пользуетесь постоянно. Возьмем, к примеру, хирургов: у них в специальном поддоне лежат инструменты, необходимые при операции. Представьте, насколько неэффективной была бы их работа, если бы им пришлось всякий раз искать нужный инструмент в куче других? Столь же неэффективной становится и ваша работа, если у вас на столе хранится огромное количество предметов, которые вы держите там на всякий случай.