Текст книги "Практика управления человеческими ресурсами"
Автор книги: Майкл Армстронг
сообщить о нарушении
Текущая страница: 28 (всего у книги 84 страниц) [доступный отрывок для чтения: 30 страниц]
Организации состоят из групп людей, работающих вместе. Взаимодействия происходят внутри и между группами, и степень, в которой эти процессы формализованы, различается в зависимости от условий организации. Чтобы понимать организационное поведение и оказывать на него влияние, необходимо знать, как ведут себя группы. В частности, это означает рассмотрение характера:
• формальных групп;
• неформальных групп;
• процессов, которые происходят внутри групп;
• идеологии группы;
• сплоченности группы;
• понятия референтной группы и ее воздействия на своих членов;
• факторов, влияющих на эффективность группы;
• стадий развития группы;
• идентификации с группой.
Формальные группы создаются организацией для достижения определенной цели. В формальных группах собираются работники, имеющие навыки, необходимые для выполнения задания, при этом существует некоторая система, которая управляет, координирует и контролирует деятельность группы. Структура, состав и размер группы во многом зависят от характера задач, хотя традиции, организационная культура и стиль управления могут оказывать серьезное влияние на это. Чем более шаблонная задача ставится или чем четче она определена, тем более структурированной будет группа. В высокоструктурированной группе руководитель играет ведущую роль и может с успехом применять авторитарный стиль. Роль каждого члена группы в данном случае четко определена, и, вероятно, будет существовать иерархия власти. Чем более неопределенная задача стоит, тем труднее структурировать группу. Роль руководителя, вероятнее, сведется к поддержке: он или она будет обращать внимание на стимулирование и координацию, а не на распоряжения. Стиль работы группы будет более демократичным, а индивидуальные роли – изменчивыми и нечетко определенными.
Неформальные группы создаются работниками организации, которые имеют некоторую взаимную симпатию. Можно сказать, что формальные группы удовлетворяют потребности организации, тогда как неформальные – потребности ее членов. Одна из главных целей организационного проектирования и развития – гарантировать, насколько это возможно, что основы, на которых строится деятельность и допустимый и поощряемый образ действий группы, удовлетворяют потребности и тех и других. Ценности и нормы неформальных групп могут работать против организации. Впервые это было установлено в ходе Хоторнских экспериментов, которые показали, что группы могут управлять собственным поведением и уровнем производительности, независимо от желаний руководства. Однако понимание процессов, протекающих внутри групп, может помочь руководителю заставить их работать на потребности организации, а не против них.
Как отмечалось ранее, на способ функционирования групп влияют задачи и нормы организации. Дополнительным фактором является размер. В больших группах представлено больше разнообразных способностей, знаний и навыков, однако работникам труднее сделать свое присутствие в них ощутимым. Согласно Хэнди (1981), оптимальный размер группы в отношении наибольшей вовлеченности сотрудников и разносторонности задач – между пятью и семью. Но чтобы достичь требуемой широты знаний, иногда необходимо значительно увеличить группу, а это предъявляет повышенные требования к руководителю – он должен уметь привлекать людей к участию. Основные процессы, протекающие в группах, описаны далее. Они включают в себя взаимодействие, обязательные и вспомогательные функции, идеологию, сплоченность, развитие группы и идентификацию с группой.
Х. Ливитт (1951) определил три основных канала коммуникации внутри групп. Они показаны на рис. 20.1.
Эти типы групп характеризуются следующими признаками:
• группы-колеса – подходят для решения простых задач, работают быстрее, нуждаются в меньшей информации, чтобы решить проблему, допускают меньше ошибок, чем группы-круги, но не меняются при изменении задачи;
• группы-круги быстрее, чем группы-колеса, справляются со сложными проблемами;
• многоканальные группы самые гибкие и с успехом работают в сложных, меняющихся ситуациях.
Степень удовлетворенности работников ниже всего в группах-кругах, она достаточно высока в многоканальной группе, а в группах-колесах руководитель получает больше удовлетворения, чем рядовые члены группы.
РИСУНОК 20.1
Каналы коммуникации внутри групп
В группах должны выполняться следующие функции:
• обязательные – выдвижение инициатив, поиск информации, диагностика, опрос мнений, оценка, принятие решений;
• вспомогательные – поддержка, компромисс, сохранение мира, внесение ясности, подведение итогов, установление норм.
Именно руководитель или руководители должны гарантировать, что эти функции эффективно исполняются. Группы без руководителя могут работать, но только в специальных условиях. Руководитель – официальный или назначивший себя сам – это почти самое главное. Стиль руководства влияет на образ действий группы. Если руководителя уважают, это повышает сплоченность группы и ее способность добиваться результата. Неуместно авторитарный стиль создает напряженность и возмущения. Попустительский стиль означает, что уважение к руководителю низко и группа работает недостаточно эффективно.
В ходе взаимодействия сотрудников в группе и выполнения обязательных и вспомогательных функций группа порождает идеологию, которая влияет на отношения и действия ее членов и степень их удовлетворенности.
Сплоченность возрастет, если у группы сильная идеология и отдельные члены прочно отождествляют себя с группой. В этом случае будут развиваться групповые нормы или неписаные правила, которые определяют, какое поведение приемлемо, а какое нет. Однако сплоченность группы может приводить как к положительному, так и к отрицательному результату. Проведенное Дженисом (1972) исследование, посвященное процессу принятия решений в группах внешней политики США, установило, что сплоченная группа людей, разделяющих общую судьбу/гибель, оказывает сильное давление на отдельных членов, что ведет к конформизму. Дженис ввел термин «групповое мнение» для описания преувеличенных иррациональных тенденций, которые, по-видимому, имеют место в группах, и доказал, что окружение группы может ослаблять здравый смысл.
Быть «одним из нас» не всегда полезно в цикле управления. Здоровый дух независимости, даже склонность к инакомыслию, может приводить к более правильным решениям. Работа в команде – это хорошо, но в той степени, в какой в ней присутствует гибкость и независимость суждений. Эти качества не обязательно противоречат членству в команде, это происходит, если в группе делается слишком сильный упор на сплоченность и конформизм.
Референтная группа состоит из людей, с которыми человек себя идентифицирует. Это означает, что он принимает групповые нормы, а если возникают затруднения в отношении того, что сделать или сказать, он ссылается на эти нормы или на других членов группы, перед тем как действовать. Большинство работников организации принадлежат к какой-нибудь референтной группе, и это может значительно влиять на манеру их поведения.
Референтная группа также влияет на поведение отдельного человека. Это может осуществляться посредством явного давления или с помощью более незаметных процессов. Принятие групповых норм обычно происходит в два этапа – согласие и усвоение. Вначале член группы соглашается с ее нормами, чтобы не быть отвергнутым группой, хотя вне ее он может вести себя иначе. Однако в дальнейшем человек следует нормам и в группе, и вне ее – это означает, что групповые нормы усвоены. Как отмечал Челл (1987), давление на члена группы может вызывать проблемы, если:
• личные цели ее члена несовместимы с целями группы;
• членство в группе не вызывает чувства гордости;
• член группы не полностью включен в нее;
• цена конформизма слишком высока.
Б. Такман (1965) выделил четыре стадии развития группы:
1) формирование – когда имеется тревога, зависимость от лидера, попытка выяснить характер ситуации, задачи и приемлемость поведения;
2) смятение – когда существует конфликт, эмоциональное сопротивление требованиям задачи, сопротивление контролю и даже неповиновение лидеру;
3) установление норм – когда растет сплоченность группы, определяются нормы, идет открытый обмен мнениями, повышается взаимная поддержка и кооперация и группа приобретает самобытность;
4) эффективность – когда решаются межличностные проблемы, роли становятся гибкими и функциональными, предпринимаются конструктивные попытки выполнить задание и есть энергия для эффективной работы.
Люди будут отождествлять себя со своими группами, если они похожи на других членов, одобряют цели и работу группы и хотят быть связаны с положением группы в организации. Идентификация будет более полной, если группа занимает хорошее положение.
Согласно определению Д. Каценбача и Д. Смита (1993):
Команда – это небольшая группа людей, имеющих взаимодополняющие навыки, приверженных общим целям, практическим задачам и подходам, в отношении которых они несут ответственность друг перед другом.
Д. Каценбач и Д. Смит выделяют следующие характеристики эффективных команд:
• Команды являются основными единицами эффективности для большинства организаций. Они объединяют навыки, опыт и интуицию нескольких человек.
• Работа в команде относится ко всей организации так же, как к конкретной команде. Она подразумевает наличие «набора ценностей, которые поощряют людей выслушивать чужую точку зрения и реагировать на нее, стоять на позициях сотрудничества, доверять, если не доказано обратное, поддерживать тех, кто в этом нуждается, и признавать интересы и успехи других».
• Команды создаются и действуют ради решения сложных задач.
• Команды превосходят работников, действующих в одиночку или в больших организационных объединениях, особенно когда решение задачи требует сложных навыков, умения оценивать и опыта.
• Команды обладают гибкостью и реагируют на изменяющиеся события и требования. Они могут приспосабливать свой подход к новой информации и задачам быстрее, точнее и эффективнее, чем работники, захваченные сетью больших организационных объединений.
• Высокоэффективные команды тратят много времени и усилий ради исследования, формирования и согласования целей – общих и индивидуальных. Они характеризуются глубоким чувством приверженности своему росту и успеху.
Только что приведенное описание несколько идеализированно. Команды не всегда работают так. Они могут быть неспособны эффективно функционировать в следующих случаях:
• Атмосфера может быть напряженной и слишком формальной.
• Либо слишком много ни к чему не приводящих дискуссий, либо они подавляются доминантными членами команды.
• Члены команды на самом деле не понимают, что они делают, достижения каких целей, и исполнения каких норм от них ожидают.
• Люди не слушают друг друга.
• Постоянно происходят разногласия, и они часто связаны с личностями и различиями во мнениях, а не с обоснованным обсуждением альтернативных точек зрения.
• В принятии решений участвуют не все члены группы.
• Есть основания для открытых личных нападок или скрытой личной враждебности.
• Люди не чувствуют свободы для выражения своего мнения.
• Отдельные члены команды выходят из игры или им позволено это сделать, предоставляя другим выполнять работу за них.
• Члены группы действуют недостаточно гибко – люди склонны использовать ограниченный набор навыков или конкретных задач, а универсальные навыки проявляются мало.
• Лидер команды доминирует; больше внимания уделяется тому, кто берет в свои руки управление, а не тому, кто выполняет работу.
• Команда руководствуется своими собственными нормами и стандартами, которые могут не согласовываться с нормами и стандартами организации.
Белбин (1981) выделил следующие типы ролей, которые играют члены команды:
• председатель, который руководит деятельностью команды;
• разработчик, который точно определяет методы, которые команда должна использовать в работе;
• организатор, который переводит предложения в практические рабочие процедуры;
• «фабрика идей» – тот, кто создает идеи и стратегии;
• исследователь, который изучает доступность внешних ресурсов, идей и разработок;
• оценщик, анализирующий проблемы и оценивающий идеи;
• исполнитель, который обеспечивает членам команды поддержку, улучшает коммуникации в команде и способствует развитию командного духа;
• «доводящий дело до конца» – тот, кто сохраняет в команде ощущение сроков.
Другую классификацию ролей разработали Маргерисон и Р. Макканн (1986). Они выделяют восемь ролей:
• докладчик-консультант: собирает информацию и выражает ее в легкодоступной форме;
• творец-новатор: любит выдумывать новые идеи и способы работы;
• исследователь-промоутер: подхватывает идеи и доносит их до других;
• эксперт-разработчик: берет идеи и заставляет их работать на практике;
• двигатель-организатор: добивается выполнения работы, акцентируя цели, конечные сроки и требования бюджета;
• доводчик-производитель: устанавливает планы и стандарты системы, гарантирующие достижение результатов;
• контролер-инспектор: интересуется деталями и придерживается правил и инструкций;
• наблюдатель-защитник: обеспечивает руководство и помощь по соблюдению стандартов.
Согласно Маргерисону и Р. Макканну, для создания уравновешенной команды необходимо, чтобы каждый ее член выбрал одну из этих восьми ролей.
Основное, что влияет на функционирование организации, – это лидерство, власть, политика и конфликты.
Лидерство можно определить как способность добиваться от других того, чтобы они добровольно изменили свое поведение. Функция лидеров команд – с помощью группы выполнить задачу, поставленную перед ними. Поэтому лидеры и их группы зависят друг от друга.
У лидеров две основные обязанности. Во-первых, они должны выполнить задачу. Во-вторых, они должны сохранить эффективные взаимоотношения с группой и с ее отдельными членами – эффективные в том смысле, что они приводят к выполнению задачи. Как указывал Д. Адейр (1973), выполняя эти обязанности, лидеры должны удовлетворять следующие потребности:
1. Потребности задачи. Группа существует для того, чтобы достичь общей цели или выполнить задачу. Обязанность лидера – гарантировать, что цель достижима. В противном случае он потеряет доверие группы и результатом будет фрустрация, разочарование, критика и, возможно, окончательный распад группы.
2. Потребности группы в поддержке. Чтобы достичь общих целей, членам группы необходимо держаться вместе. Работа лидера состоит в том, чтобы поднять и поддерживать командный дух и мораль.
3. Потребности отдельных людей. У людей есть свои собственные потребности, которые они надеются удовлетворить в работе. Задача лидера – понять эти потребности, чтобы при необходимости иметь возможность привести их в соответствие с потребностями и задачами группы.
Эти три потребности взаимосвязаны. Действия лидеров в одной сфере влияют на две другие; таким образом, успешное выполнение задачи возможно при условии, что члены группы держатся вместе, и они мотивированы вкладывать все свои силы в работу. Действия, направленные на удовлетворение групповых или индивидуальных потребностей, должны быть связаны с потребностями общей задачи, стоящей перед группой. Невозможно рассматривать отдельных людей в изоляции от группы или рассматривать группу, не касаясь людей, входящих в нее. Если какая-то потребность игнорируется, будет страдать и другая – и лидер будет менее успешен.
Тип лидерства связан с характером задачи и людьми, которыми он управляет. Он также зависит от окружающей среды и, конечно, от действующего лидера. Анализ лидерских качеств в терминах интеллекта, инициативности, уверенности в себе и т. п. имеет ограниченную ценность. Необходимые качества различны в различных ситуациях. Полезнее применять вероятностный подход и принимать во внимание такие переменные, как задача, группа и собственное положение лидера по отношению к этой группе.
Организации существуют, чтобы добиваться выполнения какой-то работы, и в процессе этого люди или группы применяют власть. Прямое или косвенное использование власти для того, чтобы повлиять на поведение, является распространенной чертой организаций, независимо от того, кто применяет эту власть, – менеджеры, специалисты, неформальные группы или представители профсоюзов.
Власть – это способность добиваться того, чтобы чьи-либо цели и ценности доминировали над другими. Д. Френч и Б. Рейвен (1959) выделяют четыре различных типа власти:
• власть вознаграждать – происходит из уверенности людей в том, что подчинение принесет вознаграждение; возможность распределять вознаграждения вносит значительный вклад в усиление власти руководителей;
• власть принуждать – проясняет тот факт, что неподчинение будет наказано;
• власть профессионализма – власть людей известных или вызывающих восхищение, с которыми люди, обладающие меньшей властью, могут себя идентифицировать;
• законная власть – власть, предоставленная положением в организации, которое признано генеральным руководителем.
Власть и политика сложно переплетены, и в любой организации неизбежно будут люди, которые хотят достичь удовлетворения, приобретая власть, законно или незаконно. Какабадзе (1983) определяет политику как «процесс влияния отдельных людей или групп на вашу точку зрения, тогда как вы не можете опираться на власть».
Организации состоят из людей, которые якобы стремятся достичь общей цели, но в то же время ими управляют их собственные потребности и желание достичь своих собственных целей. Эффективное управление – это процесс согласования индивидуальных усилий и стремлений с общим благом. Некоторые люди искренне верят, что использование политических средств для достижения своих целей будет столь же выгодно организации, как и им самим. Другие находят логическое объяснение этой уверенности. Третьи бесстыдно преследуют свои собственные цели, не задумываясь об «общем благе».
Конфликты в организациях неизбежны, потому что последние функционируют благодаря разрешению споров и достижению компромисса между конкурирующими элементами в своей структуре. Конфликты часто возникают во время изменений (потому что кто-то неизбежно отвергает изменения и им сопротивляется) и при неудачах – они могут вызывать агрессивную реакцию; борьбу вместо отступления. Не стоит сожалеть о том, что конфликты имеют место. Они являются неизбежным результатом прогресса и изменений, и их можно и нужно использовать конструктивно.
Конфликт между отдельными людьми создает меньше проблем, чем конфликт между группами. Отдельные люди могут действовать независимо и разрешать свои разногласия, в то время как члены группы могут быть вынуждены принимать нормы, цели и ценности своей группы. Если группа находится в конфликте с другими, ее члены обычно преданны своей группе.
Взаимодействия между людьми пронизывают организацию вдоль и поперек, они создают социальные связи для осуществления тех вещей и обмена той информацией, которые не обеспечивает формальная структура. «Социальные связи» приобретают все большее значение в гибких и не поделенных на уровни организациях, где требуются более гладкие, пересекающие границы структуры взаимодействия между людьми и командами. Люди могут добиться значительно большего через социальные связи, чем по официальным каналам. По крайней мере это означает, что они могут собрать мнения и заручиться поддержкой для продвижения своих проектов или идей и обмена знаниями.
Кроме того, люди осуществляют что-либо в организациях, создавая союзы – согласуя курс действий с другими людьми и объединяя усилия для достижения чего-либо.
Коммуникации, используемые в организациях, заметно влияют на то, как они функционируют, особенно если коммуникация осуществляется через социальные связи, которые затем могут превратиться в «систему слухов». Электронная почта во внутренней сети позволяет мгновенно передавать информацию (и иногда вызывает информационную перегрузку), но может подавлять личное общение, которое часто является наилучшим способом чего-либо добиться.
